D1-2013/3(TG)
Sehr geehrter Herr
Anonymer Nutzer,
vielen Dank für Ihre erneute Anfrage und an Ihrem regen Interesse an der Tätigkeit des Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit (HmbBfDI).
Ihre Fragen werden wie folgt beantwortet:
Werden die Akten bei Ihnen elektronisch gespeichert? Nein.
Welche Daten werden in einer Akte bei Ihnen erhoben? Gibt es bei Ihnen unterschiedliche Arten von Akten, wenn ja welche?
Beim HmbBfDI werden 4 verschiedene Arten von Akten geführt. Das sind zunächst die Sachakten, die sich mit einem bestimmten Thema oder ggf. mit einer bestimmten Behörde oder einem bestimmten Unternehmen beschäftigen. Daneben gibt es die Eingabenakten Datenschutz und Informationsfreiheit sowie - erst seit 01.04.2013 – Akten zu den Anfragen, die nach dem HmbTG an uns gerichtet werden.
Gerade die in den Sachakten erhobenen Daten sind sehr vielfältig, da auch die Themenbereiche sehr unterschiedlich sind; sie reichen von der Ausstattung der Dienststelle über Schriftverkehr und Abstimmungen zur Datenschutzkonferenz bis zu datenschutzrechtlichen Prüfungen von Firmen. Eine erschöpfende Angabe, welche Daten in den Sachakten gespeichert sind, ist daher nicht möglich. Als Beispiele seien aber genannt: Name der Behörde/des Unternehmens oder Bezeichnung des Themas, ggf. Ansprechpartner, Schriftverkehr, ggf. Prüfungsprotokolle, Bewerbungsunterlagen und so weiter. Für nähere Informationen empfehle ich Ihnen Einsicht in unseren Aktenplan, der unter
http://www.datenschutz-hamburg.de/uploa… veröffentlicht ist.
Die Akten zu datenschutzrechtlichen oder informationsfreiheitsrechtlichen Eingaben von Bürgerinnen und Bürgern enthalten in der Regel denn Namen und die Kontaktdaten des Petenten/der Petentin, den Gegenstand der Beschwerde, Schriftverkehr mit der entsprechende Behörde bzw. dem Unternehmen und ggf. Vermerke zur Sache.
Akten zu Anfragen nach dem HmbTG enthalten in der Regel ebenfalls die Kontaktdaten der/des Anfragenden, die Anfrage und das Antwortschreiben ggf. mit Anlagen.
Wie setzt sich ein Aktenzeichen bzw. eine Aktennummer (Identifikationsnummer) bei Ihnen zusammen?
Die Aktenzeichen der Sachakten setzen sich wie folgt zusammen (vgl. Aktenplan):
Erste 2 Ziffern: Übergeordneter Bereich, z.B. 02 = Öffentlichkeitsarbeit, Gutachten, Tätigkeitsberichte;
folgende 2 Ziffern (durch einen Punkt getrennt): Thema, z.B. 02.01 = Öffentlichkeitsarbeit;
folgende 2 Ziffern (durch Bindestrich getrennt): spezielles Thema, z.B. 02.01-17 = Herstellung eines Datencheckheftes;
nach Bedarf kann das Aktenzeichen noch um weitere Ziffern, getrennt durch einen Schrägstrich, ergänzt werden,
z.B. 02.01-17/1 = Datencheckheft, Qualitätsumfrage.
Die Aktenzeichen der Eingaben und Anfragen setzen sich aus dem Jahr und der laufenden Nummer sowie, zur Unterscheidung, einem erläuternden Klammerzusatz zusammen, z.B.
2013/500 = die fünfhundertste datenschutzrechtliche Eingabe im Jahr 2013;
2013/500(IFG) = die fünfhundertste informationsfreiheitsrechtliche Eingabe im Jahr 2013 und
2013/500(TG) = die fünfhundertste Anfrage nach dem HmbTG im Jahr 2013.
Im Schriftverkehr wird der Nummer in der Regel das Leitzeichen des bearbeitenden Referenten vorangestellt (siehe oben).
Bitte nennen Sie das letzte Aktenzeichen bzw. Aktennummer (Identifikationsnummer) für die Jahre 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012 und bisher 2013.
Wie oben ausgeführt, werden die Sachakten nicht chronologisch geführt. Eine Angabe des zuletzt vergebenen Aktenzeichens ist daher nicht möglich. Die jeweils letze Nummer der übrigen Aktenarten sind wie folgt (Stand 09.04.2013):
2007/759
2008/945
2009/1198
2009/11(IFG)
2010/1728
2010/21 (IFG)
2011/1295
2011/23 (IFG)
2012/1102
2012/40 (IFG)
2013/330
2013/23(IFG)
2013/3(TG)
Diese Auskunft ergeht gebührenfrei,
mit freundlichen Grüßen
Arne Gerhards
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Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Klosterwall 6 (BlockC), 20095 Hamburg
Telefon: 040/42854-4153 (Durchwahl) -4040 (Geschäftsstelle)
Fax: 040/42854-4000, eFax: 040/ 427911-806
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Vertrauliche Informationen sollten auf elektronischem Weg nur verschlüsselt an uns übermittelt werden.
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