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Von: Schüssel, Herbert
Gesendet: Montag, 22. April 2013 16:01
An: <<E-Mail-Adresse>>
Betreff: Aktenzeichen
Sehr geehrter Herr Anonymer Nutzer,
Ihre Fragen beantworte ich gerne. Die Auskunft ist gebührenfrei.
Werden die Akten bei Ihnen elektronisch gespeichert?
Nein.
Welche Daten werden in einer Akte bei Ihnen erhoben?
Die Akten dienen der Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen und nicht primär der Datenerhebung. Daher kann die Frage allenfalls dahingehend beantwortet werden, dass diejenigen Daten erhoben werden, welche für die Erfüllung des mit der Akte verbundenen Zwecks erforderlich sind.
Gibt es bei Ihnen unterschiedliche Akten und wenn ja, welche?
(1) A-Akten - auch Haupt- oder Generalakten genannt - enthalten Schriftgut von genereller Bedeutung (z. B. Gesetze, Verordnungen, Satzungen sowie Bekanntmachungen, Erlasse, Verfügungen und Entscheidungen von grundsätzlicher Bedeutung).
(2) B-Akten - so genannte Sachakten - enthalten Schriftgut, das einzelne Personen, Sachen, Ereignisse oder Rechtsverhältnisse betrifft, und dem über die Erledigung des Einzelfalles hinaus keine allgemeine Bedeutung zukommt.
(3) Sonstiges Schriftgut/Beiakten sind Unterlagen, die wegen ihrer äußeren Beschaffenheit zur Aufnahme in die Akten, zu denen sie gehören, nicht geeignet sind (z. B. Druckschriften, umfangreiche Maschinenausdrucke, Karten, Pläne, Zeichnungen, Bildmaterial, Filme, Schallplatten, Tonbänder usw.). Sie tragen außer dem Aktenzeichen der Einzelakten die Bezeichnung "Beiakte". Die Führung einer Beiakte ist in der Einzelakte/Sachakte zu vermerken.
(4) Loseblattsammlungen sind Unterlagen von untergeordneter Bedeutung (z. B. Prospekte, Werbematerial usw.), die zur Aufnahme in die Akten nicht geeignet sind, in losen Sammlungen zusammenzufassen und etwa 1 Jahr nach Eingang des letzten in die Sammlung aufgenommenen Stückes zu vernichten sind.
(5) Altakten sind die für den Dienstbetrieb nicht mehr ständig benötigten, aber noch befristet aufzubewahrenden Vorgänge.
(6) Archivakten sind Altakten, die wegen ihres geschichtlichen, kulturellen oder sonstigen Wertes nicht vernichtet werden dürfen.
(7) Weiterhin existieren noch Personalakten.
Wie setzt sich ein Aktenzeichen bzw. eine Aktennummer (Identifikationsnummer) bei Ihnen zusammen?
Grundsätzlich aus der Bezeichnung der Organisationseinheit (i.d.R. Referat) und einem vierstelligen Aktenzeichen, teilweise mit Ableitungen unterschiedlicher Art.
Bitte nennen Sie das letzte Aktenzeichen bzw. Aktennummer (Identifikationsnummer) für die Jahre 2007 bis 2012 und bisher 2013.
In der Aktenstruktur gibt es kein eindeutig als letztes Aktenzeichen identifizierbares Aktenzeichen.
Mit freundlichen Grüßen
Im Auftrag
Herbert Schüssel