Az.: I 5 – 1530/2 – A 2 – 286/2014
Sehr
geehrt<< Anrede >>
ich komme zurück auf Ihre o. g. E-Mail. Mit dieser E-Mail haben Sie unter Berufung auf das Informationsfreiheitsgesetz des Bundes (IFG) um Beantwortung mehrerer Fragen zur Verwaltung des im Bundesamt für Justiz entstandenen Schriftguts gebeten.
Ihre Fragen beantworte ich wie folgt:
Zu Frage 1:
Werden die Akten bei Ihnen elektronisch gespeichert?
Im Bundesamt für Justiz wird das anfallende Schriftgut ganz überwiegend in papiergebundenen Akten verwaltet. Zur Registrierung der Metadaten zu den Akten und Vorgängen wird unter anderem das elektronische DOMEA Registraturprogramm genutzt. Elektronisch geführte Akten werden in Form eines DOMEA - Dokumentenmanagementsystems beim Bundesamt für Justiz eingesetzt. So werden die Verfahren zur Einleitung von Ordnungsgeldverfahren nach § 335 HGB (
www.bundesjustizamt.de > Themen > Ordnungsgeld- und Bußgeldverfahren; Zwangsvollstreckung > Jahresabschlusspublizität: Ordnungsgeldverfahren) sowie die eingehenden ausländischen Strafnachrichten in elektronischer Form geführt.
Zu Frage 2:
Gibt es bei Ihnen unterschiedliche Arten von Akten, wenn ja welche?
Im Bundesamt für Justiz werden Sachakten und Fallakten geführt.
Die Sachakten sind in Sammel-, Einzel- und Sondersachakten gegliedert. Sammelsachakten werden nur dann gebildet, wenn die Neubildung einer Einzelsachakte nicht gerechtfertigt ist. Da in dem überwiegenden Teil des anfallenden Schriftguts die Neuanlegung einer Einzelsachakte gerechtfertigt ist, wird das anfallende Schriftgut in aller Regel in Einzelsachakten geführt, die nach „Betreffseinheiten“ geordnet werden. Zur Erleichterung der Bearbeitung von Einzelsachakten wird umfangreiches Schriftgut in einer Sondersachakte angelegt. Die Sondersachakte erhält eine römische Ziffer als Zusatzerkennung zum Aktenzeichen.
Die Einzelfallakten enthalten personenbezogene Vorgänge von vorübergehender Bedeutung. Sie erhalten als Zusatzerkennung ein großes „E“ zum Aktenzeichen oder werden durch andere formale Ordnungsmerkmale gekennzeichnet.
Darüber hinaus werden Länderakten geführt. Die Länderakten werden entsprechend den in der Anlage zum Generalaktenplan (§ 2 der Generalaktenverfügung für die Justizverwaltung) genannten Vorgaben gekennzeichnet (
https://www.justiz.nrw.de/Bibliothek/ge…).
Zu Frage 3:
Welche Daten werden in den jeweiligen Arten von Akten bei Ihnen erhoben?
Daten von Akten werden nicht erhoben. Gemäß § 7 der Registraturrichtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut in Bundesministerien
http://www.bmi.bund.de/SharedDocs/Downl…) sind aktenrelevante Dokumente grundsätzlich vor der Bearbeitung zu registrieren. Die Registrierung dieser Dokumente in papiergebundener Form sollen auf das Nötigste beschränkt werden. Metadaten sind z. B. der Name des Einsenders, das Datum des Schreibens des Einsenders, das vom Einsender verwendete Aktenzeichen sowie Betreffs-Angaben zum Geschäftsvorfall.
Bei der elektronischen Vorgangsbearbeitung sind darüber hinaus erforderliche Metainformationen zu erfassen.
Zu Frage 4:
Wie setzt sich ein Aktenzeichen bzw. eine Aktennummer ( Identifikationsnummer ) bei den jeweiligen Akten zusammen?
Grundlage zur Vergabe von Aktenzeichen ist der Aktenplan des Bundesamts für Justiz, der im hiesigen Internet-Auftritt (
www.bundesjustizamt.de) unter dem Link
> Startseite > Organisation > Aktenplan des Bundesamts für Justiz
eingestellt ist.
Der Aktenplan enthält eine thematische Stoffgliederung, die es ermöglicht, eine systematische Zuordnung nach Fachbereichen zu treffen.
Der Aktenplan des Bundesamts für Justiz ist – in Anlehnung an den Generalaktenplan (§ 2 der Generalaktenverfügung) - nach dem Dezimalsystem aufgebaut und in neun Hauptgebiete aufgegliedert. Jedes Hauptgebiet umfasst 10 Gruppen (Nummern 10 bis 99), jede Gruppe 10 Untergruppen (Nummern 100 bis 999), jede Untergruppe wiederum 10 Einzelakten (Nummern 1000 bis 9999).
Das Grundaktenzeichen eines jeweiligen Geschäftsvorgangs im Bundesamt für Justiz ist vierstellig, z.B.:
- die 1. Ziffer eines Aktenzeichens ist das Hauptgebiet
o 1 - Verfassung und Verwaltung
- die 2. Ziffer ist die Gruppe innerhalb eines Hauptgebiets
o 15 -Elektronische Datenverarbeitung, Informationen und Dokumentationen
- die 3. Ziffer ist die Untergruppe innerhalb der Gruppe
o 153 - Informationen und Dokumentationen
- die 4. Ziffer ist die Einzelakte innerhalb der Untergruppe
o 1530- Informationen und Dokumentationen im Allgemeinen.
Bei Bedarf können Unterakten abgeleitet werden. Diese sind mit einem Schrägstrich zu kennzeichnen (z.B. 1530/2 - Informationsfreiheitsgesetz - Anträge auf Akteneinsicht und Anfragen nach dem IFG).
Jedem aktenrelevanten Dokument ist ein Geschäftszeichen zuzuordnen. Das Geschäftszeichen setzt sich aus der Referatsbezeichnung, dem Aktenzeichen, der Tagebuchnummer und dem Geschäftsjahr zusammen.
Ihre Anfrage wird unter dem Geschäftszeichen „ I 5 - 1530/2-A2 286/2014“ bearbeitet. Die Bezeichnung „I 5“ steht für das zuständige Referat, „1530/2“ für das Aktenzeichen, „ A2“ für den zuständigen Tagebuchplatz. Die Nummer „286“ ist die fortlaufende Nummer aus dem Geschäftsjahr „2014“.
Zu Frage 5:
Bitte nennen Sie das letzte Aktenzeichen bzw. Aktennummer (Identifikationsnummer) der jeweiligen Akten für die Jahre 2007, 2008 , 2009 , 2010, 2011, 2012 , 2013 und bisher 2014.
Im Bundesamt für Justiz werden die verschiedenartigen Geschäftsvorfälle auf mehreren Arbeitsplätzen bearbeitet. Ein Direktzugriff auf die ab dem Kalenderjahr 2007 bis heute vergebenen letzten Tagebuchnummern zu allen Aktenzeichen ist daher nicht möglich. Eine auf die Jahre 2007 bis heute ausgerichtete Auswertung ist mit einem hohen Aufwand und einer nicht unerheblichen Bearbeitungszeit verbunden. Die Beantwortung Ihrer Frage könnte nicht mehr als einfache Auskunft nach § 10 Absatz 1 Informationsfreiheitsgesetz gewertet werden. Dies hat zur Folge, dass für die erbetene Auskunft eine Gebühr nach der Informationsgebührenverordnung zu erheben wäre. Nach einer ersten vorsichtigen Einschätzung würde sich die zu erhebende Gebühr auf mindestens 80,00 € belaufen.
In Anbetracht dessen gehe ich davon aus, dass Sie die unter 5. erbetene Auskunft nicht weiterverfolgen. Anderenfalls bitte ich, mich entsprechend zu unterrichten.
Für die erteilte Auskunft werden Kosten nicht erhoben, da es sich gemäß § 10 Absatz 1 des Informationsfreiheitsgesetzes in Verbindung mit Ziffer 1.1 der Anlage zu § 1 Absatz 1 der Informationsgebührenverordnung um eine einfache Auskunft handelt.
Mit freundlichen Grüßen
Im Auftrag
Rita Niewerth
Bundesamt für Justiz
- Referat I 5 (Justiziariat) –
Adenauerallee 99 – 103
53113 Bonn
