Aufbewahrung Zahlungsbegründender Unterlagen

Anfrage an:
Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung
Verwendete Gesetze:
Status dieser Anfrage:
Anfrage erfolgreich
Zusammenfassung der Anfrage

Anfrage zur Regelung zur Aufbewahrungspflicht
Bürgeranfrage

Sehr geehrte<< Anrede >>

in der Drucksache 19/12071, aber auch bei anderen Angelegenheiten, legen Sie unter Verweis auf die regulatorischen Vorgaben dar, dass zahlungsbegründende Unterlagen lediglich fünf Jahre aufbewahrt werden müssen. Diese Regelung hat u.a. ihre Grundlage darin, dass diese in der Vergangenheit papiermässig aufbewahrt wurden und daher nach dem 5 Jahres-Zeitraum im Rahmen einer effizienten und wirtschaftlichen Archivierung diese Unterlagen nicht mehr benötigt werden.

Durch die moderne Technik haben sich diese Voraussetzungen geändert. Viele Unternehmen sind dazu übergegangen, ihre Unterlagen zu digitalisieren. Auch die Bundesverwaltung ist entsprechenden den IT-Rahmenkonzepten gehalten, ihre Aktenführung auf elektronische Aktenführung umzustellen.
Auch wenn auch elektronische Speichermedien nicht umsonst sind, so würde sich hier die Möglichkeit bieten, diese Unterlagen auch dauerhaft zu speichern.

Welche Möglichkeiten der Aktenführung nutzt das BMZ derzeit? Wie lange werden diese Akten aufbewahrt und ist im Zuge der Digitalisierung hier eine Änderung zur Aufbewahrungsfrist geplant?

Ich möchte Sie um eine Empfangsbestätigung bitten und danke Ihnen für Ihre Mühe!

Mit freundlichen Grüßen


Korrespondenz

Von
Ricardo Lago
Betreff
Aufbewahrung Zahlungsbegründender Unterlagen [#162783]
Datum
5. August 2019 13:20
An
Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung
Status
Warte auf Antwort — E-Mail wurde erfolgreich versendet.

Anfrage zur Regelung zur Aufbewahrungspflicht Bürgeranfrage Sehr geehrte<< Anrede >> in der Drucksache 19/12071, aber auch bei anderen Angelegenheiten, legen Sie unter Verweis auf die regulatorischen Vorgaben dar, dass zahlungsbegründende Unterlagen lediglich fünf Jahre aufbewahrt werden müssen. Diese Regelung hat u.a. ihre Grundlage darin, dass diese in der Vergangenheit papiermässig aufbewahrt wurden und daher nach dem 5 Jahres-Zeitraum im Rahmen einer effizienten und wirtschaftlichen Archivierung diese Unterlagen nicht mehr benötigt werden. Durch die moderne Technik haben sich diese Voraussetzungen geändert. Viele Unternehmen sind dazu übergegangen, ihre Unterlagen zu digitalisieren. Auch die Bundesverwaltung ist entsprechenden den IT-Rahmenkonzepten gehalten, ihre Aktenführung auf elektronische Aktenführung umzustellen. Auch wenn auch elektronische Speichermedien nicht umsonst sind, so würde sich hier die Möglichkeit bieten, diese Unterlagen auch dauerhaft zu speichern. Welche Möglichkeiten der Aktenführung nutzt das BMZ derzeit? Wie lange werden diese Akten aufbewahrt und ist im Zuge der Digitalisierung hier eine Änderung zur Aufbewahrungsfrist geplant? Ich möchte Sie um eine Empfangsbestätigung bitten und danke Ihnen für Ihre Mühe! Mit freundlichen Grüßen Ricardo Lago <<E-Mail-Adresse>>
Von
Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung
Betreff
IFG-Antrag, GZ: 04010-0288/053; hier: Bitte um ladungsfähige Anschrift
Datum
7. August 2019 10:46
Status
Warte auf Antwort

Sehr geehrter Herr Lago, ich bestätige den Eingang Ihres Antrags nach dem Informationsfreiheitsgesetz (IFG) vom 05.08.2019, eingegangen im BMZ an demselben Tag. Ihr Antrag wird unter dem oben angegebenen Geschäftszeichen geführt. Bitte teilen Sie mir bis spätestens 14.08.2019 Ihre ladungsfähige Postanschrift mit. Begründung: Für Amtshandlungen nach dem IFG werden Gebühren nach der Informationsgebührenverordnung (IFGGebV) erhoben, sofern es sich nicht um die Erteilung einer kostenfreien einfachen Auskunft im Sinne der IFGGebV handelt. Die IFGGebV kann im Internet unter http://bundesrecht.juris.de/ifggebv/ind… eingesehen werden. Für IFG-Anfragen können je nach Arbeitsaufwand Gebühren bis zur Höhe von 500 EUR erhoben werden. Die Gebührenerhebung soll nicht kostendeckend erfolgen. Die Gebühren werden daher nicht auf Grundlage der tatsächlichen Kosten erhoben, sondern orientieren sich an den vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) bezüglich der IFGGebV festgelegten pauschalen Personalkostensätzen. Diese Personalkostensätze stellen lediglich den Ausgangspunkt für die Bemessung der Gebührenhöhe im Einzelfall dar. Die pauschalen Personalkostensätze betragen: § 60 EUR pro Stunde für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des höheren Dienstes, § 45 EUR pro Stunde für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des gehobenen Dienstes, § 30 EUR pro Stunde für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des mittleren Dienstes. Zur Sicherung eines ordnungsgemäßen Verwaltungsverfahrens ist es erforderlich, dass die Identität der Beteiligten zweifelsfrei feststeht, weil es sich bei der Bescheidung eines IFG-Antrags um einen Verwaltungsakt handelt. Gemäß § 41 Abs. 1 Satz 1 Verwaltungsverfahrensgesetz ist ein Verwaltungsakt demjenigen bzw. derjenigen bekanntzugeben, für den oder die er bestimmt ist. Dies wird mit einer Beantwortung Ihres Informationsersuchens an die von Ihnen genannte E-Mail-Adresse nicht sichergestellt. Sobald die ladungsfähige Postanschrift vorliegt, wird Ihr Antrag weiterbearbeitet. Sollte ich keine Rückmeldung erhalten, gehe ich davon aus, dass Sie Ihren Antrag nicht weiterverfolgen wollen. Mit freundlichen Grüßen
Von
Ricardo Lago
Betreff
AW: IFG-Antrag, GZ: 04010-0288/053; hier: Bitte um ladungsfähige Anschrift [#162783]
Datum
7. August 2019 11:19
An
Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung
Status
E-Mail wurde erfolgreich versendet.

Sehr geehrte<< Anrede >> ich bin etwas verwundert, da ich keine Anfrage nach dem IFG gestellt habe, sondern um Auskunft bat. Auch steht meine Adresse in der Signatur. Mit freundlichen Grüßen Ricardo Lago Anfragenr: 162783 Antwort an: <<E-Mail-Adresse>>
Von
Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung
Betreff
AW: IFG-Antrag, GZ: 04010-0288/053; hier: Bitte um ladungsfähige Anschrift [#162783]
Datum
7. August 2019 11:36
Status
Warte auf Antwort

Sehr geehrter Herr Lago, in diesem Fall verweise ich Sie auf die Kontaktstelle für Bürgeranfragen: <<E-Mail-Adresse>>. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass unter dem von Ihnen bisher adressierten E-Mail-Postfach ausschließlich Anfragen nach dem Informationsfreiheitsgesetz (IFG) entgegengenommen werden können. Mit freundlichen Grüßen
Von
Ricardo Lago
Betreff
AW: IFG-Antrag, GZ: 04010-0288/053; hier: Bitte um ladungsfähige Anschrift [#162783]
Datum
7. August 2019 13:42
An
Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung
Status
E-Mail wurde erfolgreich versendet.

Sehr geehrte<< Anrede >> können Sie sich der Anfrage annehmen? Mit freundlichen Grüßen Ricardo Lago Anfragenr: 162783 Antwort an: <<E-Mail-Adresse>>
Von
Ricardo Lago
Betreff
AW: IFG-Antrag, GZ: 04010-0288/053 [#162783]
Datum
7. September 2019 13:03
An
Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung
Status
E-Mail wurde erfolgreich versendet.

Sehr geehrte<< Anrede >> meine Informationsfreiheitsanfrage „Aufbewahrung Zahlungsbegründender Unterlagen“ vom 05.08.2019 (#162783) wurde von Ihnen nicht in der gesetzlich vorgeschriebenen Zeit beantwortet. Sie haben die Frist mittlerweile um 1 Tag überschritten. Bitte informieren Sie mich umgehend über den Stand meiner Anfrage. Mit freundlichen Grüßen Ricardo Lago Anfragenr: 162783 Antwort an: <<E-Mail-Adresse>>
Von
Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung
Betreff
AW: IFG-Antrag, GZ: 04010-0288/053 [#162783]
Datum
9. September 2019 13:07
Status
Anfrage abgeschlossen

Sehr geehrter Herr Lago, haben Sie vielen Dank für Ihre Nachricht an das Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ), in der Sie uns an die Beantwortung Ihrer Anfrage erinnern. Ich entschuldige mich dafür, dass Sie so lange auf unsere Antwort warten müssen. Wegen des sehr hohen Anfrage-Aufkommens kommt es gegenwärtig leider zu etwas längeren Bearbeitungszeiten. Ich versichere Ihnen, dass Ihr Anliegen bereits in Bearbeitung ist und dass wir Ihnen die gewünschten Informationen so bald wie möglich zukommen lassen. Mit freundlichen Grüßen
Von
Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung
Betreff
AW: Aufbewahrung Zahlungsbegründender Unterlagen [#162783]
Datum
20. September 2019 09:30

Sehr geehrter Herr Lago, haben Sie vielen Dank für Ihre Nachricht an das Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ), in der Sie sich zur Aufbewahrung zahlungsbegründender Unterlagen erkundigen. Bitte entschuldigen Sie unsere verzögerte Antwort – wir haben Ihre Geduld sicher auf eine harte Probe gestellt. Das Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung hat seine Aktenführung bereits auf eine elektronische Aktenführung umgestellt. Die elektronische Akte ist damit die führende und einzig verbindliche Akte. Es gibt jedoch Bereiche und Dokumente, die aus rechtlichen Gründen weiterhin in Papierform aufbewahrt werden müssen. Dazu zählen auch zahlungsbegründende Unterlagen. Hierfür gilt grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren, soweit für diese Unterlagen keine längeren Aufbewahrungsfristen festgelegt sind. Dies kann zum Beispiel bei längerfristigen Mietverträgen, Finanzierungsverträgen und ähnlichem der Fall sein. Auch im Zuge der Digitalisierung und mit der Einführung elektronischer Akten kommen je nach Art und Inhalt der Akte unterschiedliche Aufbewahrungs- und Löschfristen zum Tragen. Enthält eine Akte zum Beispiel die Entstehungsgeschichte eines noch geltenden Rahmenabkommens mit einem Entwicklungsland oder einer Institution, so kann eine sehr lange Aufbewahrungsfrist sinnvoll sein. Bei Personaldaten hingegen gelten aus Datenschutzgründen in der Regel deutliche kürzere Fristen, soweit nicht Fragen der Altersvorsorge betroffen sind. Die Entscheidung darüber, wie die Aufbewahrungsfrist für zahlungsbegründende Unterlagen sein wird, wenn diese zu einem zukünftigen, noch unbekannten Zeitpunkt auch digital veraktet werden dürfen, ist derzeit noch offen. Ich bedanke mich für Ihr Interesse an der Arbeit des BMZ sowie dafür, dass Sie sich die Zeit genommen und uns geschrieben haben. Mit freundlichen Grüßen