101a-2020-09-lieferantenansprache-kurz-002
Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „Briefverkehr mit BioNtech“
Die Rechnungseingangsplattformen des Bundes
Informationen für Lieferanten und Dienstleister von öffentlichen Auftraggebern
Aufgrund bestehender rechtlicher Regelungen für Bei einer elektronischen Rechnung im Standard
die Rechnungsverarbeitung in der Bundesverwal- XRechnung handelt es sich demnach um eine Rech-
tung ist es Ihnen möglich, Ihrem Auftraggeber der nung in einem strukturierten einheitlichen XML-Da-
Bundesverwaltung eine elektronische Rechnung zu tensatz. Solche Rechnungen ermöglichen es, Rech-
übermitteln. Bis zum 26. November 2020 bleibt es nungsdaten in einem Buchhaltungssystem elektro-
Ihnen freigestellt, Ihre Rechnung elektronisch oder nisch zu verarbeiten und sämtliche rechnungsbe-
in Papierform einzureichen. gründenden Unterlagen direkt in die Rechnung ein-
zubetten.
Ab dem 27. November 2020 besteht dann für Sie
die Verpflichtung, Rechnungen elektronisch an die
Bundesverwaltung zu senden. Wo kann eine elektronische Rechnung an die
Bundesverwaltung eingereicht werden?
Die Verpflichtung der elektronischen Rechnungstel-
lung besteht nicht, wenn eine Ausnahmeregelung Für die elektronische Rechnungsstellung im Stan-
greift. So ist das Einreichen von Papierrechnungen dard XRechnung an die unmittelbare Bundesver-
weiterhin möglich, sollte die vertragliche Grundlage waltung steht Ihnen die Zentrale Rechnungsein-
Ihrer Rechnung einem Direktauftrag entsprechen gangsplattform des Bundes (ZRE) kostenlos zur Ver-
und die Höhe Ihrer Rechnung 1.000 € netto nicht fügung. Die OZG-konforme Rechnungseingangs-
übersteigen. Weitere Ausnahmen können Sie dem plattform des Bundes (OZG-RE) ist zu nutzen für die
§ 3 der E-Rechnungsverordnung1 (E-RechV) des Übermittlung elektronischer Rechnungen an ange-
Bundes entnehmen. bundene Einrichtungen der mittelbaren Bundes-
verwaltung (z. B. Stiftungen oder Anstalten ö. R.).
Ihr Auftraggeber teilt Ihnen mit, welche Plattform
Was bedeutet elektronische Rechnung im Stan-
zu nutzen ist.
dard XRechnung?
Es werden auch elektronische Rechnungen nach an-
Nach der EU-Richtlinie zur elektronischen Rech-
deren Standards angenommen, sofern diese kon-
nungsstellung und der E-RechV des Bundes gelten form mit der europäischen Norm zur elektronischen
Rechnungen als elektronisch, wenn sie in einem
Rechnungsstellung sind, den Nutzungsbedingungen
strukturierten elektronischen Format ausgestellt, der jeweiligen Plattform und den Anforderungen
übermittelt und empfangen werden. Weiterhin der E-RechV entsprechen.
muss das Format eine automatische und elektroni-
sche Verarbeitung der Rechnung ermöglichen. Eine Sie erreichen die Plattformen unter beta.bund.de
bloße Bilddatei oder ein einfaches PDF-Dokument oder direkt die ZRE unter xrechnung.bund.de und
sind demnach keine elektronische Rechnung. die OZG-RE unter xrechnung-bdr.de, wo Sie sich für
die Nutzung anmelden und freischalten können.
Die Grundlage für die Anforderungen ist die europä- Dieser Prozess unterscheidet sich im Wesentlichen
ische Norm EN-16931 sowie die deutsche Konkreti- nicht von denen, die Sie aus anderen Plattformen im
sierung der Norm, die mit dem Standard XRech- Internet bereits kennen.
nung für die Rechnungstellung bei öffentlichen Auf-
trägen an die deutsche Verwaltung umgesetzt Nach der Angabe aller erforderlichen Daten, dem
wurde. anschließenden Akzeptieren der Nutzungsbedin-
gungen und der Datenschutzerklärung der jeweili-
XRechnung ist gleichermaßen für Rechnungsstel- gen Plattform erhalten Sie über Ihre hinterlegte E-
lung an die Länder und Kommunen verwendbar. Die Mail-Adresse einen Aktivierungslink.
aktuellste Version des Standards ist frei zugänglich.2
1 2 https://www.xoev.de/die_standards/xrechnung-16828
https://www.bmi.bund.de/SharedDocs/downloads/DE/ge-
setztestexte/e-rechnungsverordnung.html
1
Über diesen Link können Sie den Registrierungspro- De-Mail: Auch via De-Mail wird Ihnen die
zess erfolgreich abschließen. Ihr Nutzerkonto steht Übermittlung von elektronischen Rechnun-
anschließend für Sie bereit. gen ermöglicht. Hierzu sind die gleichen An-
forderungen wie bei dem Kanal „E-Mail“ zu
Wie kann eine elektronische Rechnung über die beachten.
Plattformen eingereicht werden? Die Entscheidung für einen der Übertragungskanäle
liegt bei Ihnen. In Abhängigkeit Ihrer technischen
Zum Einreichen von elektronischen Rechnungen
Rahmenbedingungen können Sie sich den ge-
stehen Ihnen die folgenden drei Übertragungska-
wünschten Übertragungskanal bei der Verwaltung
näle zur Verfügung:
Ihrer Nutzerdaten auf der ZRE freischalten.
Weberfassung: Sie können elektronische
Rechnungen mittels eines geführten Web- Was muss bei selbst erstellten elektronischen
formulars direkt manuell erstellen, übermit- Rechnungen beachtet werden?
teln und für die eigene Archivierung herun-
terladen. Sollten Sie elektronische Rechnungen eigenständig
erzeugen können, können Sie den Übertragungska-
Upload: Sie können selbst erstellte elektroni- nal Upload, E-Mail oder Peppol (später auch De-
sche Rechnungen hochladen und übermit- Mail) wählen. Bei der Erstellung elektronischer
teln.
Rechnungen im Standard XRechnung oder anderen
E-Mail: Sie können auch selbst erstellte CEN-konformen Rechnungen ist zu beachten, dass
elektronische Rechnungen per E-Mail an gemäß § 5 E-RechV die folgenden Pflichtinformatio-
xrechnung@portal.bund.de über die ZRE nen erforderlich sind:
einreichen. Bei der Nutzung der OZG-RE er-
Pflichtinformationen Einzutragen in folgen-
halten Sie nach erfolgter Registrierung eine
gem. § 5 E-RechV des den Elementen einer
individuelle E-Mail-Adresse, die Sie für die
Bundes XRechnung
Rechnungsstellung nutzen können. Bitte be-
(vgl. XRechnung
achten Sie für die ZRE dazu, dass Sie diesen
V.1.2.2)
Kanal bei der Verwaltung Ihrer Nutzerdaten
Leitweg-ID BT-10
freischalten und Ihre zu verwendende E- (BT = Business Term bzw. In-
Mail-Adresse hinterlegen müssen. formationselement)**
Bankverbindung Bei Überweisung:
Peppol: Sie können elektronische Rechnun- BG-17 (BT-84 bis 86)
gen über einen automatisierten Informati- Bei Lastschrift:
onsaustausch (Maschine-zu-Maschine-Kom- BG-19 (BT-89 bis 91)
munikation) schnell und medienbruchfrei (BG = Business Group bzw.
aus Ihrer eigenen Software heraus übermit- Gruppe von Informationsele-
menten)
teln. Bitte beachten Sie dazu, dass Sie diesen
Zahlungsbedingungen BT-20 und/oder BT-9
Kanal bei der Verwaltung Ihrer Nutzerdaten
E-Mail oder De-Mail BT-43
in der ZRE freischalten müssen, um den Sta-
Lieferantennummer* BT-29
tus der eingereichten Rechnungen nachvoll-
ziehen zu können. Bestellnummer* BT-13
*Sofern durch den Auftraggeber bekannt gegeben.
Derzeit wird an dem weiteren Übertragungskanal **BT-Felder und BG-Gruppen dienen zu eindeutigen Identifizie-
rung und Zuordnung der Informationselemente in einer Rech-
De-Mail gearbeitet, der Ihnen künftig auch zur Ver- nung.
fügung stehen wird:
2
Wie gelangt meine Rechnung über die Platt- □ Excel-Tabellendokumente (XLSX)
form an den richtigen Rechnungsempfänger? □ OpenDocument-Tabellendokumente (ODS)
Um sicherzustellen, dass Ihre elektronische Rech-
Wie können Sie die termingerechte Zahlung Ih-
nung von der jeweiligen Plattform an den adressier-
rer Rechnung unterstützen?
ten Rechnungsempfänger weitergeleitet werden
kann, muss eine sogenannte Leitweg-ID zur eindeu- Ihre Rechnung soll bestmöglich automationsunter-
tigen Identifikation des Rechnungsempfängers an- stützt bearbeitet werden. Damit dies ohne weitere
gegeben werden. Ihr Auftraggeber teilt Ihnen die Eingriffe bis hin zur Zahlung geschehen kann, ist es
entsprechende Leitweg-ID mit. Liegt Ihnen diese hilfreich, wenn Sie in Ihren Rechnungsdaten auf Zei-
nicht vor, fragen Sie Ihren Auftraggeber. chen verzichten, die im Zahlungsverkehr nicht ge-
stattet sind (Bsp.: /§%).
Wie kann der Status eingereichter elektroni-
scher Rechnungen eingesehen werden? Hinweis zu bestehenden und neuen Verträgen
Nach Übermittlung Ihrer elektronischen Rechnung Es wird empfohlen, neue Verträge konform zur E-
prüft die jeweilige Plattform unmittelbar die Verar- RechV des Bundes abzuschließen bzw. beste-
beitungsfähigkeit der Rechnungsdaten hinsichtlich hende Verträge auf Konformität zur E-RechV zu prü-
der formellen Richtigkeit und Vollständigkeit. fen.
Den Status Ihrer eingereichten elektronischen Rech-
nung können Sie unabhängig von der Wahl Ihres Wo gibt es zusätzliche Informationen?
Übertragungskanals in Ihrem Nutzerkonto einse-
hen. Bei der Verwendung des Übertragungskanals Auf der Internetseite der KoSIT erhalten Sie viele In-
formationen rund um den Standard XRechnung.
Peppol erhalten Sie eine automatische Rückmel-
Die Internetseite des BMI enthält weitere hilfreiche
dung, ob die Übertragung der Rechnung funktio-
Informationen für Rechnungssender.
niert hat.
Gibt es einen Support für weitere Fragen und
Wo können Skontoinformationen eingetragen
Probleme?
werden?
Zur Beantwortung Ihrer allgemeinen Fragen zum
Das Informationselement „Zahlungsbedingungen“
Thema elektronische Rechnung und Rechnungsein-
(BT-20) kann genutzt werden, um Skontoinformati-
gangsplattformen des Bundes steht Ihnen ein Sup-
onen anzugeben. In der Weberfassung der Plattfor-
port zur Verfügung.
men erfolgt dies unter „Skonto und weitere Zah-
lungsbedingungen“. Bei Fragen zur ZRE:
Telefon: +49228 99 681-001
Können auch Anlagen zu einer elektronischen Sie erreichen den telefonischen Support von Mon-
Rechnung hinzugefügt werden? tag bis Freitag von 08:00 bis 16:00 Uhr.
Ihrer elektronischen Rechnung können Sie durch Bei Fragen zur OZG-RE:
Einbetten in das XML auch Anlagen beifügen, deren E-Mail: sendersupport-xrechnung@bdr.de
Anzahl auf 200 beschränkt ist. Die Dateigröße elekt- Für individuelle Fragen (Leitweg-ID, Teilnahme an
ronischer Anlagen ist begrenzt: auf 10 Megabyte bei der ZRE, OZG-RE o. ä.) wenden Sie sich bitte an Ihren
E-Mail und De-Mail, 11 Megabyte bei der Weberfas- Auftraggeber.
sung und 15 Megabyte bei Upload. Folgende Arten
von Anlagen sind zulässig:
Informationen zum Dokument
□ PDF-Dokumente
□ Bilder (PNG, JPEG) Version: 1.6
□ Textdateien (CSV) Datum: 08.07.2020
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