ErrichtungsanordnungAnonymesHinweisgebersystem-IFG73.20
Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „Errichtungsanordnung Anonymes Hinweisgebersystem“
en, Erstmeldung X . Änderungsmeldung < 12. Dezember 2014 Errichtungsanordnung Auflösungsmeldung Dateiführende Stelle Der Polizeipräsident in Berlin Piatz der Luftbrücke 6 12101 Berlin LKA 345 | Dateibezeichnung Anonymes Hinweisgebersystem Zweckbestimmung der Datei Die Datei dient der Aufnahme und Weiterleitung von Hinweisen, Anzeigen und Mitteilungen zur Korruptionsbekämpfung an das LKA Berlin. Sie ermöglicht eine anonyme Kommunikation zwischen dem Hinweisgeber und dem polizeilichen Hinweissachbearbeiter. Die Übermittiung personenbezogener bzw. personenbeziehbarer Daten. des Hinweisgebers durch diesen an den polizeilichen Hinweissachbearbeiter ist optional. Der Hinweisgeber kann somit selbst entscheiden, ob er anonym bleibt oder nicht. Eine Bearbeitung innerhalb des Hinweisgebersystems erfolgt nicht. Eingehende Hinweise, Anzeigen und Mitteilungen werden vom polizeilichen Hinweissachbearbeiter aus dem Hinweisgebersystem extrahiert und in bestehenden polizeilichen Systemen weiterverarbeitet. Beschreibung des betroffenen Personenkreises und der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien 4.1 Betroffener Personenkreis (a) Personen, die über das Anonyme Hinweisgebersystem Kontakt zur Polizei aufnehmen. (b) Personen, deren Daten durch Hinweisgeber an die Polizei übermittelt werden. ' DS-Nr.: 1572 SEEN. AL AAN TE Free IÄeo ne Bann TEENAGER BUTTER FONETAERE ORGAN tete ne ne
-2- 4.2 Art der gespeicherten Daten oder Datenkategorien Siehe Anlage (Beschreibung der zu verarbeitenden Daten) 5 Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung 8 1 Abs. 2ASOG i.V.m. 88 158, 163 StPO, 88 A2fF ASOG. - 6 Art und Empfänger zu übermittelnder Daten Die Hinweise werden von den Hinweissachbearbeitern bewertet. Als Ergebnis der Bewertung kommen verschiedene Abgabegründe in Betracht: Art der Daten . Empfänger/Stelle Die Hinweise sind nicht ausreichend, einen LKA 34 Anonymes Hinweisgebersystem (AHS) einfachen Verdacht für das Vorliegen einer Ablage Straftat zu begründen oder es handelt sich offenbar um eine Denunziation oder einen nicht ernst gemeinten Hinweis. Es erfolgt keine Datenweitergabe. Hinweise werden als Tätigkeitsbericht in POLIKS erfasst. Der Hinweis wird als Dokument beigefügt. Es erfolgt ein Abschluss mit der Ausgangskennung: Ablage Dienststelle Der Hinweis lässt tatsächlich zureichende Der Hinweis wird an die zuständige Anhaltspunkte für das Vorliegen einer Straftat Polizeidienststelle oder an eine Justizbehörde erkennen. weitergeleitet. Es wird ein Vorgang in POLIKS eröffnet. Der Hinweis wird als Dokument dem Anwendungsfall Strafanzeige beigefügt. Der Hinweis lässt keine tatsächlich Der Hinweis wird an die zuständige Behörde zureichenden Anhaltspunkte für das Vorliegen weitergeleitet. einer Straftat erkennen. Es liegen jedoch Anhaltspunkte für einen Verstoß gegen andere Bestimmungen ( z.B. dienstrechtliche Bestimmungen) vor. In POLIKS wird ein Anwendungsfall Tätigkeitsbericht geschaffen, der Hinweis wird als Dokument beigefügt. 7 Herkunft regelmäßig empfangener Daten Art der Daten Herkunft/Stelte entfällt . ' entfällt 8 Art der Verarbeitung, Fristen, Zugriffsberechtigu ng, technische und organisatorische Maßnahmen 8.1 Art der Verarbeitung Automatisiert DS-Nr.: 1572 nennen tree name gen
-3- 8.2 Fristen für die Prüfung der Daten Inhalte der Hinweise: . Hinweise werden durch die Hinweisgeberstelle des LKA grundsätzlich in das POLIKS übertragen. Für das Aufrechterhalten der Kommunikation mit dem Hinweisgeber ist der Verbleib des Hinweises im Hinweisgebersystem zwingend notwendig. Die Löschung des Hinweises macht es unmöglich, Fragen an den Hinweisgeber zu richten, Unter Anwendung des Vieraugenprinzips ist von der Hinweisgeberstelle des LKA monatlich zu prüfen, ob eine Kommunikation mit dem Hinweisgeber über sein Postfach erfolgt. Erfolgte in- ' . herhalb eines Monats keine Kommunikation und wird keine weitere Kommunikation durch den Hinweisgeber in Aussicht gestellt, ist der Hinweis im System durch berechtigte Nutzer der Hin- weisgeberstelle des LKA zu löschen. Durch die Wiedervorlagefunktion des Systems erfolgt die Erinnerung an diese Prüfung automatisiert. Das vom Hinweisgeber eingerichtete Postfach wird bei Inaktivität automatisch nach 6 Monaten gelöscht, Statistikdaten/ Protokollierungsdaten: Automatische Löschung nach zwei Jahren, 8.3 Zugriffsberechtigung Zugriffsberechtigt sind alle berechtigten Mitarbeiter des LKA 3, die mit der unter Pkt. 3 genannten Vorgangserfassung, -verwaltung und -auswertung befasst sind. Dieser Zugriff ist innerhalb der Datenbank auf das Sach- bzw. Aufgabengebiet des jeweiligen Mitarbeiters beschränkt. 8.4 Technische und organisatorische Maßnahmen nach $ 5 Abs.2 und 3 BinDSG Vertraulichkeit‘ Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf einem Server der Firma ZEUSWARE bei der Firma STRATO AG. Die Übertragung an die Polizei erfolgt verschlüsselt, Die PC-Arbeitsplätze der Polizei befinden sich im gesicherten Dienstgebäude der Polizei Berlin. Der Zugriff ist beschränkt auf MAP-Arbeitsplätze im Dienstgebäude Columbiadamm 4, Ge- _ bäudeteil H2 lang. Der Zugriff auf die MAP-Arbeitsplätze ist passwortgeschützt. Die Anmeldung für den Backend-Bereich der von der Firma ZEUSWARE bereitgestellten Anwendersoftware für die Hin- weissachbearbeiter erfolgt über einen persönlichen Account mit Passwortschutz. Die übermittelten Daten werden in einem PDF-Dokument un- veränderbar gespeichert. Eine Veränderung oder Löschung von Hinweisen in der Datenbank ist nicht möglich. Integrität Verfügbarkeit Die wichtigen Komponenten des Verfahrens sind redundant ausgelegt. Über Verträge wird bel Systemausfall die kurzfris- tige Wiederherstellung abgesichert. Authentizität Die Speicherung von Dokumenten erfolgt automatisch: sie sind für jeden Hinweissachbearbeiter verfügbar. Nachträgliche Änderungen sind nicht möglich. Revisionsfähigkeit Im Rahmen der fachlichen Protokollierung werden alle Benut- zeraktivitäten, wie zum Beispiel Benutzungszeiten, Datenzu- griff, Dateneingaben, Antworten an den Hinweisgeber oder Da- tenübertragungen protokolliert. DS-Nr.: 1572 ‚ E | ä 3 3
-4A- Transparenz Die Verfahrensweisen bei der Verarbeitung personenbezoge- ner Daten werden vollständig, aktuell und so dokumentiert, dass sie In zumutbarer Zeit nachvollziehbar sind. 9 Art der Datenverarbeitung bei automatisierten Dateien . 9.1 Art und Typ | Mehrplatzsystern (MAP) 9.2 Betriebsart des Verfahrens Dialogverfahren, sofern vom Hinweisgeber gewollt 10 Verfahren zur Übermittlung, Prüfung der Fristen und Auskunftserteilung 10.1 Art der Übermittlung entfällt Empfänger und Rechtsgrundlage des automatisierten Abrufverfahrens entfällt 10.2 | Einhaltung der Prüffristen. | automatisiert 10.3 Auskunftserteilung durch: Zentrale Auskunftsstelle der Berliner Kriminalpolizei (z.Zt. LKA 554) Internes Ordnungsmerkmal: A615 DS-Nr.: 1572 ee A EFT HAN ENUPIEEI URL TAT AUT