Hardware-Ausstattung der Jobcenter, Aufbewahrungsfristen von Akten

Anfrage an:
Bundesagentur für Arbeit
Genutztes Gesetz:
Informationsfreiheitsgesetz Bund (IFG)
Status dieser Anfrage:
Anfrage erfolgreich
Zusammenfassung der Anfrage

In einer Anfrage vom 25.07.2014 erbat ich vom Jobcenter Märkischer Kreis u.a. die nachfolgende Auskünfte:

1. Bitte benennen Sie mir die vollständige Auflistung aller im Jobcenter Märkischer Kreis vorgehaltenen Faxgeräte in allen 15 Filialen samt Standorten in der Behörde und den zugehörigen Faxnummern.

2. Bitte benennen sie mir die jeweilige Anschaffungsdaten, Gerätehersteller und Gerätetypen

3. Bei Reklamationen und erforderlichen Reparaturen der Geräte sind Garantieleistungen und ggfs. Reparaturkosten dokumentiert. Bitte benennen Sie mir die Reparaturdaten, sofern solche aufgetreten sein sollten

4. Anhand der Bestellungen für Papier liegt Ihrem Einkauf ein Durchschnittswert für Papierverbräuche vor. Wie hoch ist der durchschnittliche Monatsverbrauch in den 15 Filialen des Jobcenters Märkischer Kreis.

5. Wie viele Personen in den 15 Jobcenter-Filialen haben Zugriff zu den jeweiligen Faxgeräten? Wie werden die Faxeingänge dokumentiert? Wie wird die Zuleitung der Faxe zu den bearbeitenden Sachbearbeitern sichergestellt?

https://fragdenstaat.de/anfrage/dokum...

Nach Auskunft der Datenschutzbeauftragten des Jobcenter Märkischer Kreis ist angeblich die Bundesagentur für Arbeit zuständig für die Hardwareausstattung der Jobcenter und damit auskunftsberechtigt für die gesamten technischen Geräte wie PC, Kopierer, Drucker und Faxgeräte.
https://fragdenstaat.de/files/foi/198...

Aus diesem Grund trete ich mit meinen Fragen an Sie heran.

Bitte übersenden Sie mir die entsprechenden Daten über die im Jobcenter Märkischer Kreis vorgehaltenen Faxgeräte, mit den jeweilige Anschaffungsdaten, den Gerätehersteller und den Gerätetypen.

Außerdem erbitte ich Informationen über die Aufbewahrungsfristen von den verschiedenen Akten und Dokumenten. Meinen besonderen Schwerpunkt möchte ich heute auf die Aufbewahrungsfristen von Faxjournalen richten, da diese Unterlagen auch als Beweismittel in sozialrechtlichen Auseinandersetzungen dienen.

Zusammenfassung des Ergebnisses

Die Hardware-Ausstattung der Jobcenter erfolgt dezentral durch die Bundesagentur für Arbeit. Die Konfiguration der Geräte wird nicht in Fernwartung, sondern vor Ort eingestellt.

Die Aufbewahrungsfristen für Dokumente und Faxjournale liegen in der Verantwortung der Organisation der Jobcenter selbst.

Angesicht der z.T. langen Verfahrensdauer sozialrechtlicher Klagen kann nicht mit Sicherheit ausgeschlossen werden, dass Beweismittel vorzeitig entsorgt werden und auf diese Weise Verfahren beeinflusst werden.


Korrespondenz

Von
<< Anfragesteller/in >>
Betreff
Hardware-Ausstattung der Jobcenter, Aufbewahrungsfristen von Akten [#7281]
Datum
31. August 2014 23:19
An
Bundesagentur für Arbeit
Status
Warte auf Antwort

Antrag nach dem IFG/UIG/VIG Sehr geehrte Damen und Herren, bitte senden Sie mir Folgendes zu:
In einer Anfrage vom 25.07.2014 erbat ich vom Jobcenter Märkischer Kreis u.a. die nachfolgende Auskünfte: 1. Bitte benennen Sie mir die vollständige Auflistung aller im Jobcenter Märkischer Kreis vorgehaltenen Faxgeräte in allen 15 Filialen samt Standorten in der Behörde und den zugehörigen Faxnummern. 2. Bitte benennen sie mir die jeweilige Anschaffungsdaten, Gerätehersteller und Gerätetypen 3. Bei Reklamationen und erforderlichen Reparaturen der Geräte sind Garantieleistungen und ggfs. Reparaturkosten dokumentiert. Bitte benennen Sie mir die Reparaturdaten, sofern solche aufgetreten sein sollten 4. Anhand der Bestellungen für Papier liegt Ihrem Einkauf ein Durchschnittswert für Papierverbräuche vor. Wie hoch ist der durchschnittliche Monatsverbrauch in den 15 Filialen des Jobcenters Märkischer Kreis. 5. Wie viele Personen in den 15 Jobcenter-Filialen haben Zugriff zu den jeweiligen Faxgeräten? Wie werden die Faxeingänge dokumentiert? Wie wird die Zuleitung der Faxe zu den bearbeitenden Sachbearbeitern sichergestellt? https://fragdenstaat.de/anfrage/dokum... Nach Auskunft der Datenschutzbeauftragten des Jobcenter Märkischer Kreis ist angeblich die Bundesagentur für Arbeit zuständig für die Hardwareausstattung der Jobcenter und damit auskunftsberechtigt für die gesamten technischen Geräte wie PC, Kopierer, Drucker und Faxgeräte. https://fragdenstaat.de/files/foi/198... Aus diesem Grund trete ich mit meinen Fragen an Sie heran. Bitte übersenden Sie mir die entsprechenden Daten über die im Jobcenter Märkischer Kreis vorgehaltenen Faxgeräte, mit den jeweilige Anschaffungsdaten, den Gerätehersteller und den Gerätetypen. Außerdem erbitte ich Informationen über die Aufbewahrungsfristen von den verschiedenen Akten und Dokumenten. Meinen besonderen Schwerpunkt möchte ich heute auf die Aufbewahrungsfristen von Faxjournalen richten, da diese Unterlagen auch als Beweismittel in sozialrechtlichen Auseinandersetzungen dienen.
Dies ist ein Antrag auf Aktenauskunft nach § 1 des Gesetzes zur Regelung des Zugangs zu Informationen des Bundes (IFG) sowie § 3 Umweltinformationsgesetz (UIG), soweit Umweltinformationen im Sinne des § 2 Abs. 3 UIG betroffen sind, sowie § 1 des Gesetzes zur Verbesserung der gesundheitsbezogenen Verbraucherinformation (VIG), soweit Informationen im Sinne des § 1 Abs. 1 VIG betroffen sind. Ausschlussgründe liegen m.E. nicht vor. M.E. handelt es sich um eine einfache Auskunft. Gebühren fallen somit nach § 10 IFG bzw. den anderen Vorschriften nicht an. Sollte die Aktenauskunft Ihres Erachtens gebührenpflichtig sein, bitte ich, mir dies vorab mitzuteilen und dabei die Höhe der Kosten anzugeben. Ich verweise auf § 7 Abs. 5 IFG/§ 3 Abs. 3 Satz 2 Nr. 1 UIG/§ 4 Abs. 2 VIG und bitte, mir die erbetenen Informationen unverzüglich, spätestens nach Ablauf eines Monats zugänglich zu machen. Sollten Sie für diesen Antrag nicht zuständig sein, bitte ich, ihn an die zuständige Behörde weiterzuleiten und mich darüber zu unterrichten. Ich bitte um eine Antwort in elektronischer Form (E-Mail) gemäß § 8 EGovG. Eine Antwort an meine persönliche E-Mail-Adresse bei meinem Telekommunikationsanbieter FragDenStaat.de stellt keine öffentliche Bekanntgabe des Verwaltungsaktes nach § 41 VwVfG dar. Ich behalte mir vor, nach Eingang Ihrer Auskünfte um weitere ergänzende Auskünfte nachzusuchen. Ich bitte um Empfangsbestätigung und danke Ihnen für Ihre Mühe. Mit freundlichen Grüßen, Antragsteller/in <<E-Mail-Adresse>> Postanschrift Antragsteller/in << Adresse entfernt >> << Adresse entfernt >> -- Rechtshinweis: Diese E-Mail wurde über den Webservice https://fragdenstaat.de versendet. Antworten werden ggf. im Auftrag der Antragstellenden automatisch auf dem Internet-Portal veröffentlicht. Falls Sie noch Fragen haben, besuchen Sie https://fragdenstaat.de/hilfe/fuer-behoerden/
Mit freundlichen Grüßen << Anfragesteller/in >>
  1. 4 Jahre, 1 Monat her31. August 2014 23:19: << Anfragesteller/in >> hat eine Nachricht an Bundesagentur für Arbeit gesendet.
Von
Bundesagentur für Arbeit
Betreff
AW: Hardware-Ausstattung der Jobcenter, Aufbewahrungsfristen von Akten [#7281]
Datum
2. Oktober 2014 18:15
Status
Warte auf Antwort
Anhänge

Sehr geehrter Herr Antragsteller/in, Ihrem Antrag auf Informationszugang gebe ich statt, soweit es um die Daten der Faxgeräte geht. In Anlage sende ich Ihnen eine Aufstellung der den jeweiligen Geschäftsstellen des Jobcenters Märkischer Kreis zur Verfügung gestellten Faxgeräten, aufgeschlüsselt nach Standort, Hersteller und Typ und Installationsdatum. Zu den Aufbewahrungsfristen der Faxjournale des Jobcenters Märkischer Kreis liegen in der Zentrale der Bundesagentur für Arbeit keine Informationen vor. Die Regelung der Aufbewahrungsfrist liegt in der Organisationshoheit des Jobcenters. Mit freundlichen Grüßen
  1. 4 Jahre her2. Oktober 2014 18:15: E-Mail von Bundesagentur für Arbeit erhalten.
  2. 4 Jahre her6. Oktober 2014 13:01: << Anfragesteller/in >> veröffentlichte einen Anhang bei der Anfrage Hardware-Ausstattung der Jobcenter, Aufbewahrungsfristen von Akten .
Von
<< Anfragesteller/in >>
Betreff
AW: AW: Hardware-Ausstattung der Jobcenter, Aufbewahrungsfristen von Akten [#7281]
Datum
11. Oktober 2014 21:12
An
Bundesagentur für Arbeit

Sehr geehrte Damen und Herren, ich bedanke mich für die Übersendung der Übersicht der Hardware-Fax-Geräte im Märkischen Kreis. Auffällig ist, dass nur ein Gerät in Werdohl (möglicherweise aus Altbeständen der BA, 2002) seit Einführung von Hartz IV im Januar 2005 in Betrieb ist. Alle anderen wurden möglicherweise wegen Defrekten oder im Rahmen von Modernisierung ausgetauscht. Da die Geräte offensichtlich in Fernwartung eingerichtet werden, bitte ich noch um eine kurze Mitteilung, welche Vorgaben für die Konfiguration der Faxprotokolle und Faxjournale routinemäßig eingestellt werden. Mit freundlichen Grüßen Antragsteller/in Anfragenr: 7281 Antwort an: <<E-Mail-Adresse>> Postanschrift Antragsteller/in << Adresse entfernt >> << Adresse entfernt >>
  1. 4 Jahre her11. Oktober 2014 21:12: << Anfragesteller/in >> hat eine Nachricht an Bundesagentur für Arbeit gesendet.
  2. 4 Jahre her15. Oktober 2014 14:48: << Anfragesteller/in >> legte Informationsfreiheitsgesetz als zutreffendes Informationsgesetz für die Anfrage Hardware-Ausstattung der Jobcenter, Aufbewahrungsfristen von Akten fest.
Von
<< Anfragesteller/in >>
Betreff
AW: AW: AW: Hardware-Ausstattung der Jobcenter, Aufbewahrungsfristen von Akten [#7281]
Datum
6. November 2014 15:37
An
Bundesagentur für Arbeit

Sehr geehrte Damen und Herren, bitte informieren Sie mich umgehend über den Stand meiner Nachfrage. Mit freundlichen Grüßen, Antragsteller/in Anfragenr: 7281 Antwort an: <<E-Mail-Adresse>>
  1. 3 Jahre, 11 Monate her6. November 2014 15:37: << Anfragesteller/in >> hat eine Nachricht an Bundesagentur für Arbeit gesendet.
Von
Bundesagentur für Arbeit
Betreff
Hardware-Ausstattung der Jobcenter, Aufbewahrungsfristen von Akten [#7281]
Datum
27. November 2014 16:01
Status
Anfrage abgeschlossen
Anhänge
Seite1.png Seite1.png   113,2 KB öffentlich
Seite2.png Seite2.png   82,0 KB öffentlich

Sehr geehrter Herr Antragsteller/in, entgegen Ihrer Annahme werden die Hardware-Fax-Geräte von der BA nicht in Fernwartung eingestellt. Die Konfiguration der Faxprotokolle und Faxjournale kann vom Anwender individuell am Gerät eingestellt werden (siehe Anhang Seite 1/2 Auszug Anleitung Brother Fax 2820). Weitere Informationen hierzu sind nicht vorhanden. Mit freundlichen Grüßen
  1. 3 Jahre, 10 Monate her27. November 2014 16:01: E-Mail von Bundesagentur für Arbeit erhalten.
  2. 3 Jahre, 10 Monate her5. Dezember 2014 11:55: << Anfragesteller/in >> veröffentlichte einen Anhang bei der Anfrage Hardware-Ausstattung der Jobcenter, Aufbewahrungsfristen von Akten .
  3. 3 Jahre, 10 Monate her5. Dezember 2014 11:55: << Anfragesteller/in >> veröffentlichte einen Anhang bei der Anfrage Hardware-Ausstattung der Jobcenter, Aufbewahrungsfristen von Akten .
  4. 3 Jahre, 10 Monate her5. Dezember 2014 12:07: << Anfragesteller/in >> hat den Status auf 'Anfrage teilweise erfolgreich' gesetzt.
  5. 3 Jahre, 10 Monate her5. Dezember 2014 12:23: << Anfragesteller/in >> hat den Status auf 'Anfrage erfolgreich' gesetzt.