Jahresbericht 2020 Ideenmanagement im BMAS
Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „Ideenmanagement BMAS: Berichte an die Behördenleitung“
Jahresbericht 2020 Ideenmanagement im BMAS
1. Vorbemerkung Nach § 4 Absatz 7 der Gemeinsamen Geschäftsordnung der Bundesministerien ist es Aufgabe aller Ressorts, das Vorschlagswesen zu fördern: „Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Bun- desministerien sollen durch Vorschläge an der Verbesserung der Organisation und der Arbeits- ergebnisse mitwirken. Verbesserungsideen sind kontinuierlich zu fördern und umzusetzen.“ Im Gesamtkonzept der Personal- und Organisationsentwicklung des BMAS ist das Ideenma- nagement ein Baustein im Handlungsfeld „Organisationsentwicklung/Qualitätsmanagement“. Ziel ist es, die Kenntnisse, Fähigkeiten und Kreativität der Beschäftigten zu aktivieren und zu nutzen, um eine Verbesserung organisatorischer Rahmenbedingungen und Arbeitsabläufe zu erreichen. Gemäß der aktuellen Dienstvereinbarung zum Ideenmanagement im BMAS ist die Leitung über die Anzahl der eingegangenen und prämierten Verbesserungsvorschläge sowie die umgesetz- ten Verbesserungen jährlich zu unterrichten. Die Beschäftigten und der Personalrat erhalten diesen Bericht zur Kenntnis. -3-
2. Organisation des Ideenmanagements im BMAS Nach der mit dem Hauptpersonalrat am 18./30. März 2010 geschlossenen Rahmendienstver- einbarung besteht im BMAS und seinen Dienststellen ein Ideenmanagement. Grundlage hierfür ist die vom Ausschuss für Organisationsfragen beschlossene Rahmenrichtlinie für das Ideen- management in der Bundesverwaltung die am 27. Januar 2010 verkündet wurde. Mit dem Personalrat wurden in der am 31. Mai/10. Juni 2010 Dienstvereinbarung zum Ideen- management im BMAS die Grundsätze zur Organisation, zum Verfahren sowie zur Prämierung geregelt: • Zuständige Stelle und Ansprechpartner für das Ideenmanagement ist das Organisations- referat (Verfahrensmanagement zur Begleitung einer Idee von der Eingabe bis zum Ab- schluss). • Verbesserungsvorschläge sind schriftlich per E-Mail mit dem Vordruck „Verbesserungs- vorschlag“ als Einzel- oder Gruppenvorschläge ein zu reichen. • Ein neuer Vorschlag wird durch das Verfahrensmanagement zur Prüfung und Bewertung an die begutachtende/n Stelle/n (Fachreferate) weitergeleitet. Die vorschlagenden Per- sonen werden hierüber informiert. • Das Verfahrensmanagement überwacht die Abgabe der angeforderten Stellungnahmen. • Die abschließende Entscheidung über einen Verbesserungsvorschlag erfolgt in Abstim- mung zwischen dem Verfahrensmanagement und der/den begutachtenden Stelle/n. • Die Entscheidung über einen Verbesserungsvorschlag ist den vorschlagenden Perso- nen mitzuteilen; Ablehnungen sind zu begründen. • Über die Höhe der Prämie entscheidet der Leiter der Zentralabteilung auf Vorschlag des Verfahrensmanagements nach den Kriterien der Rahmenrichtlinie für das Ideenmanage- ment in der Bundesverwaltung. Die begutachtenden Stellen werden beteiligt. • Der Personalrat erhält die Entscheidung über prämierte Verbesserungsvorschläge vor der Umsetzung zur Kenntnis. Der Standardprozess „Bearbeitung von Anträgen zum Ideenmanagement“ ist in Anlage 1 als Kooperationsbild dargestellt. Im BMASnet ist der detailierte Ablauf im Prozessportal als Prozess hinterlegt. -4-
3. Bericht über die eingegangenen Vorschläge 3.1 Anzahl der Vorschläge und Prämien 80 72 70 58 60 55 53 48 50 50 45 40 33 29 30 23 19 18 20 16 10 2 0 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 Jahr 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Gruppenvorschläge - 1 2 1 3 4 3 2 2 1 1 - 11 5 Beschäftigte mit mehr als einen - 3 1 - 4 7 7 5 4 4 7 3 10 5 Vorschlag pro Jahr prämierte Vorschläge 2 8 4 3 4 6 10 3 4 5 5 6 4 4 3.2 Inhalt der Vorschläge und Umsetzung Das Ideenmanagement im BMAS verfolgt vor allem ideelle Ziele, wie z. B. Erhöhung der Mitar- beiterzufriedenheit, Mitarbeitermotivation, Identifikation mit dem BMAS, Förderung der Zusam- menarbeit. Monetäre Bewertungen der Vorschläge z.B. in Form von Einsparungen von Res- -5-
sourcen sind nur in seltenen Fällen möglich. Für die Prämierung und Umsetzung eines Vor- schlags ist neben dem wirtschaftlichen Aspekt vor allem der interne Aufwand-Nutzen-Vergleich ausschlaggebend. Die eingereichten Vorschläge betreffen Verbesserungen der internen Arbeitsabläufe und Ar- beitsbedingungen, die Optimierung der IT-Anwendungen und Telekommunikation. Verstärkt ge- hen Vorschläge ein, die das Gebäudemanagement des BMAS sowie das Betriebliche Gesund- heitsmanagement und Nachhaltigkeitsaspekte betreffen. Die Kurzbezeichnungen sämtlicher Verbesserungsvorschläge des Jahres 2020 sind in An- lage 2 dargestellt. Für die vier prämierten Vorschläge des Jahres 2020 wurden insgesamt 1.700 Euro an vier Ide- engeber ausgezahlt. Dabei handelt es sich um folgende Ideen: • Kennzeichnung des Standortes der Durchführung von internen Angeboten, Semina- ren auf der Intranet Seite (200,00 Euro) • BMAS-internes Beschwerdemanagement einführen (600,00 Euro) • Zusätzliches Antwortfeld im eFormular Aktenplanänderung (600,00 Euro) • Kinderhochstühle für das BMAS in Berlin und Bonn (300,00 Euro) 4. Werbung für das Ideenmanagement Für das Ideenmanagement wurde und wird mit folgenden Maßnahmen geworben: • Information aller neuen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im BMAS im Rahmen der haus- internen Einführungsveranstaltung, • Bekanntmachungen im Personal-/Serviceportal, • Nutzung eines speziellen Logos, • Beschaffung und Verteilung von Werbeartikeln mit dem Logo zum Ideenmanagement (Schreibblöcke, Kugelschreiber, Einkaufswagenship, USB-Stick), die auch als Danke- schön für nicht prämierte Vorschläge ausgehändigt werden. • Erstellung und Verteilung Flyer „Gute Ideen bleiben haften“ vom Flyerteam. -6-
Die Veröffentlichung des Jahresberichts nach Kenntnisnahme durch den Personalrat dient der Transparenz und weiteren Werbung für das Ideenmanagement im BMAS. -7-
Anlage 1 - Strukturelle Darstellung der Bearbeitung von Anträgen zum Ideenmanagement Nach der Eingabe einer Idee (1) laufen alle Bearbeitungsschritte über das Verfahrensmanage- ment für Verbesserungsvorschläge bei Zb3. Kommt es zur Prämierung eines Vorschlages wird die Prämie über das BVA zusammen mit den Bezügen ausgezahlt. -8-
Anlage 2 - Übersicht über die in 2020 eingereichten Verbesserungsvorschläge 1. Standardgemäße Einstellung der Silbentrennung in Word auf automatisch 2. Zusätzliches Antwortfeld im eFormular Aktenplanänderung 3. Rückruf-/Briefkastenfunktion beim mobilen Arbeiten 4. Verwendung vorhandener Dyson Ventilatoren als Luftreiniger zur Reduzierung des Corona Ansteckungsrisikos 5. Übersicht der Druckerei-Erzeugnisse im Intranet veröffentlichen 6. Angebot der Testung auf SARS-CoV-2 in der Liegenschaft Bonn durch den Ärztlichen Dienst auf freiwilliger Basis 7. Pflege von Angehörigen 8. Einheitliche Design und zur Verfügungstellung von dienstlichen Mund-Nasen-Bedeckungen 9. Dyson-Ventilatoren mit Luftreiniger-Funktion in Besprechungsräumen während der Pande- miewinter 10. Depot für Rettungsmittel zur Notöffnung 11. BMAS-eigener Mund-Nasenschutz 12. Erfassung der Kundendaten in der Kantine via QR Code 13. Information über IT Störungen 14. Raummanagement durch Anzeige des buchenden Referats vereinfachen 15. Zeiterfassung Mobiler Arbeit bei Teilzeitbeschäftigen automatisieren, verbessern 16. Anzeige einer Rückrufbitte auch im Homeoffice unter CTI o. ä 17. Dienstfahrrad-Leasing für Arbeitgeber zum Beispiel JobRad 18. BMAS-internes Beschwerdemanagement einführen 19. Überdachung der Fahrradstellplätze in der Taubenstraße 20. Verbesserter Überblick über die Spiegelreferate im BMAS und in den anderen Ressorts 21. Verwendung von Logo der EU-Ratspräsidentschaft in den email Signaturen für externe emails verwenden 22. Einführung einer Steh-Uhr 23. Kennzeichnung des Standortes der Durchführung von Internen Angeboten/Seminaren auf der Intranet Seite 24. Online-Handbuch des BMAS für Führungskräfte 25. Einsparung von Beleuchtungskosten 26. Bereitstellung von Dienstfahrrädern 27. Automatisches Öffnen des Zeiterfassungssystems bei der mobilen Arbeit sowie bei der Te- learbeit 28. Erwerb von Datensicherheitsbehältern für Post/Kopierräume zur Datenvernichtung 29. Kontaktinfo auf dem gesperrten Iphone/pad für eventuelle Fehler 30. Übersetzung der Social-Media-Posts des BMAS 31. Gleichzeitige Nutzung von Telefonapparaten durch zwei KollegInnen -9-
32. Wesentliche Informationen für Erste-Hilfe-Situationen im BMAS 33. Angebot von JobRad für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch das BMAS 34. Mobiles Drucken ins BMAS 35. Rollladenschalter mit Einrastfunktion 36. Information für Referatsmitglieder bzw. Boten 37. Ressortübergreifende Koordination von Arbeitskräften während der Corona Krise 38. Fahrradbügel vor dem Neubau RHH 39. Weiterverwendung von Umlaufmappen im BMAS 40. Bedienungsanleitung für Videokonferenzen zur Verfügung zu stellen 41. Unisex-Toiletten 42. Grundgesetz für neue Mitarbeiter 43. Begrünung des Übergangs Haupthaus Wilhelmstraße zum RHH 44. Mitwachsende Ordner Zero Max von Plus Japan 45. Shortcut Neu für Dokumentenvorlagen 46. Telefonumschaltung und Zeiterfassung in die Info Portal 47. Notrufknopf mit Ortung für alleinarbeitende Kolleginnen und Kollegen 48. Entwurf eines Info-Flyers des BMAS "Gute Gründe sich bei uns zu bewerben" 49. Einführung eines Social Day 50. Verbesserung der Zeiterfassung im Online-Bereich 51. Hinweismeldung beim Ausfüllen von Kassenformularen 52. Bessere Erreichbarkeit von im Ausland eingesetzten Kolleginnen und Kollegen 53. Behördenacount bei Foto- und Vorlagendatenbanken wie Fotolia u. Presentmedia 54. Papierlose Behördenkommunikation bei Reisekostenanträgen 55. Nachhaltige Energiegewinnung der Dächer des BMAS 56. Nachhaltigkeit durch Wegfall des hausinteren Drucks von Flyern 57. Kinderhochstühle für die Kantine des BMAS in Bonn und Berlin 58. Maßnahmenbündel gegen überhitzte Büros im Sommer
