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Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „Ideenmanagement BMAS: Berichte an die Behördenleitung“
Jahresbericht 2021 Ideenmanagement im BMAS
1. Vorbemerkung Nach § 4 Absatz 7 der Gemeinsamen Geschäftsordnung der Bundesministerien ist es Aufgabe aller Ressorts, das Vorschlagswesen zu fördern: „Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Bun- desministerien sollen durch Vorschläge an der Verbesserung der Organisation und der Arbeits- ergebnisse mitwirken. Verbesserungsideen sind kontinuierlich zu fördern und umzusetzen.“ Im Gesamtkonzept der Personal- und Organisationsentwicklung des BMAS ist das Ideenmanagement ein Baustein im Handlungsfeld „Organisationsentwicklung/Qualitätsmanagement“. Ziel ist es, die Kenntnisse, Fähigkeiten und Kreativität der Beschäftigten zu aktivieren und zu nutzen, um eine Verbesserung organisatorischer Rahmenbedingungen und Arbeitsabläufe zu erreichen. Gemäß der aktuellen Dienstvereinbarung zum Ideenmanagement im BMAS ist die Leitung über die Anzahl der eingegangenen und prämierten Verbesserungsvorschläge sowie die umgesetzten Verbesserungen jährlich zu unterrichten. Die Beschäftigten und der Personalrat erhalten diesen Bericht zur Kenntnis. 282
2. Organisation des Ideenmanagements im BMAS Nach der mit dem Hauptpersonalrat am 18./30. März 2010 geschlossenen Rahmendienstvereinbarung besteht im BMAS und seinen Dienststellen ein Ideenmanagement. Grundlage hierfür ist die vom Ausschuss für Organisationsfragen beschlossene Rahmenrichtlinie für das Ideenmanagement in der Bundesverwaltung die am 27. Januar 2010 verkündet wurde. Mit dem Personalrat wurde in der am 31. Mai/10. Juni 2010 vereinbarten Dienstvereinbarung zum Ideenmanagement im BMAS die Grundsätze zur Organisation, zum Verfahren sowie zur Prämierung geregelt: Zuständige Stelle und Ansprechpartner für das Ideenmanagement ist das Organisationsreferat (Verfahrensmanagement zur Begleitung einer Idee von der Eingabe bis zum Abschluss). Verbesserungsvorschläge sind schriftlich per E-Mail mit dem Vordruck „Verbesserungsvorschlag“ als Einzel- oder Gruppenvorschläge ein zu reichen. Ein neuer Vorschlag wird durch das Verfahrensmanagement zur Prüfung und Bewertung an die begutachtende/n Stelle/n (Fachreferate) weitergeleitet. Die vorschlagenden Personen werden hierüber informiert. Das Verfahrensmanagement überwacht die Abgabe der angeforderten Stellungnahmen. Die abschließende Entscheidung über einen Verbesserungsvorschlag erfolgt in Abstim- mung zwischen dem Verfahrensmanagement und der/den begutachtenden Stelle/n. Die Entscheidung über einen Verbesserungsvorschlag ist den vorschlagenden Personen mitzuteilen; Ablehnungen sind zu begründen. Über die Höhe der Prämie entscheidet der Leiter der Zentralabteilung auf Vorschlag des Verfahrensmanagements nach den Kriterien der Rahmenrichtlinie für das Ideen- management in der Bundesverwaltung. Die begutachtenden Stellen werden beteiligt. Der Personalrat erhält die Entscheidung über prämierte Verbesserungsvorschläge vor der Umsetzung zur Kenntnis. Der Standardprozess „Bearbeitung von Anträgen zum Ideenmanagement“ ist in Anlage 1 als Kooperationsbild dargestellt. Im BMASnet ist der detailierte Ablauf im Prozessportal als Prozess hinterlegt. 383
3. Bericht über die eingegangenen Vorschläge 3.1 Anzahl der Vorschläge und Prämien 80 72 70 58 60 55 53 50 48 50 45 40 33 29 30 23 24 19 18 16 20 10 2 0 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 Jahr 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 Gruppenvorschläge - 1 2 1 3 4 3 2 2 1 1 - 11 5 3 Beschäftigte mit mehr als einen - 3 1 - 4 7 7 5 4 4 7 3 10 5 1 Vorschlag pro Jahr prämierte Vorschläge 2 8 4 3 4 6 10 3 4 5 5 6 4 4 1 484
3.2 Inhalt der Vorschläge und Umsetzung Das Ideenmanagement im BMAS verfolgt vor allem ideelle Ziele, wie z. B. Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit, Mitarbeitermotivation, Identifikation mit dem BMAS, Förderung der Zusammenarbeit. Monetäre Bewertungen der Vorschläge z.B. in Form von Einsparungen von Ressourcen sind nur in seltenen Fällen möglich. Für die Prämierung und Umsetzung eines Vorschlags ist neben dem wirtschaftlichen Aspekt vor allem der interne Aufwand-Nutzen- Vergleich ausschlaggebend. Die eingereichten Vorschläge betreffen Verbesserungen der internen Arbeitsabläufe und Arbeitsbedingungen, die Optimierung der IT-Anwendungen und Telekommunikation. Verstärkt gehen Vorschläge ein, die das Gebäudemanagement des BMAS sowie das Betriebliche Gesundheitsmanagement und Nachhaltigkeitsaspekte betreffen. Die Kurzbezeichnungen sämtlicher Verbesserungsvorschläge des Jahres 2021 sind in Anlage 2 dargestellt. Für die Anregung zur Erweiterung der Funktionalitäten im Gesundheitsportal bei Terminbuchungen durch eine automatischen Eintrag im Outlook Kalender und durch eine automatische Erinnerungsfunktion wurde eine Prämie von 600 Euro gezahlt Für drei abgelehnte Verbesserungsvorschläge wurden Anerkennungsprämien in Höhe von jeweils 100 Euro gezahlt: - Voreinstellungen bei der Onlineerfassung, zusätzliche Auswahlmöglichkeiten der mobi- len Arbeit - Steigerung der Innvovationsfähigkeit des BMAS durch Einsatz einer internen Crowd- Plattform zur Nutzung der Schwarmintelligenz der Beschäftigten - Tandem Telearbeit (Homeoffice) - Optimierung der Büroausstattung 4. Werbung für das Ideenmanagement Für das Ideenmanagement wurde und wird mit folgenden Maßnahmen geworben: Information aller neuen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im BMAS im Rahmen der haus- internen Einführungsveranstaltung, Bekanntmachungen im Personal-/Serviceportal, 585
Nutzung eines speziellen Logos, Beschaffung und Verteilung von Werbeartikeln mit dem Logo zum Ideenmanagement (Schreibblöcke, Kugelschreiber, Einkaufswagenship, USB-Stick), die auch mal als Dankeschön für nicht prämierte Vorschläge ausgehändigt werden. Die Veröffentlichung des Jahresberichts nach Kenntnisnahme durch den Personalrat dient der Transparenz und weiteren Werbung für das Ideenmanagement im BMAS. 686
Anlage 1 - Strukturelle Darstellung der Bearbeitung von Anträgen zum Ideenmanagement Nach der Eingabe einer Idee (1) laufen alle Bearbeitungsschritte über das Verfahrensmanagement für Verbesserungsvorschläge bei Zb3. Kommt es zur Prämierung eines Vorschlages wird die Prämie über das BVA zusammen mit den Bezügen ausgezahlt. 787
Anlage 2 - Übersicht über die in 2021 eingereichten Verbesserungsvorschläge 1. Lüften der Toilettenräume bei gleichzeitig aufgedrehten Heizkörper 2. Beschaffung von Ordnungsmappen, Verfahren der Materialbestellung 3. OR Code für Einwahldaten von Videokonferenzen 4. Voreinstellungen bei der Onlinezeiterfassung, zusätzliche Auswahlmöglichkeiten der 5. freiwilliger Gehaltsverzicht 6. Flyerzustellung 7. Telefonclients auf den Rechnern 8. Frag mal Dr. Du - ein Hilfe-Blog zum gegenseitigen Austausch in Gesundheits/Inklusi 9. Verfügbarkeit von VK Anlagen verändern bzw. erweitern 10. Hinterlegen der dienstlichen Handynummer 11. Kennzeichnung bei Skype bei Büro bzw. Homeoffice 12. Statusübernahme bei mobiler und Telearbeit 13. Steigerung der Innovationsfähigkeit des BMAS durch Einsatz einer internen Crowd- Nutzung der Schwarmintelligenz der Beschäftigten 14. E-Mails an Verteiler-Listen wie z.B. Verteiler Gesamt 15. Überblick der koordinierenden Referat in nationalen und internationalen Angelegen 16 Tandem Telearbeit (Homeoffice) - Optimierung der Büroauslastung 17. Digitale Bildunterschrift 18. Montage von Fahrradbügeln am Eingang Mauerstraße 45 19. Ausschließlich elektronischer Workflow bei allen Leitungsanforderungen und -vorlag 20. Bildschirm im Homeoffice 21. Nutzung von Blutooth-Kopfhörern in der mobilen Arbeit 22. Beschaffung und kostenloses Bereitstellen der Software Babbel für die Verbesserun kenntnisse für einen befristeteten Zeitraum von drei Monaten 23. Vereinheitlichung Referatsbezeichnungen und Intranetbeiträge 24 Verbesserung des Gesundheitsportals 888
