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Baden-Württemberg

MINISTERIUM FÜR KULTUS, JUGEND UND SPORT

(Vorhabensträger)

Projekt

Digitale Bildungsplattform Baden-Württemberg

Projekthandbuch

Dokumentenverantwortlicher:

Dokumentenart: Handbuch
Letzte Änderung: 27.05.2020
Status: In Bearbeitung
Verschlussgrad: Intern

Aktenzeichen:

DBP-Projekthandbuch Seite 2

 

Inhalt
1  Projektdefinition und -auftrag.....i...ses.0sun0uneunneonusennunnnunenuersonnesassnssnehsanessnnnnsnnnenene 3
1.1. Ausgangslage................. re RETTET 3
1.2  Projektziele............uuesonsenonnsssunssensensenssennsnsessnnasnnnsnssnunssnnnnnnnnnnssnsnssnssnunnsssnunnne 3
1.3 _Projektauftrag ......eeussesorssonsensonsenssuassnasensseinsnnschuhäcsehsnnessssensennseseretnssunrennnkeeunee 4
1.4 Rahmenbedingungen der Projektarbeit ..................urssnseeesnsnnnnnnnnnnnenenneeneen 4
1.5  Projektrisiken...............uussnennneneennnnnnennnnonnennnnannennnnnnnnnnnsnsssnsssnnnnnnsnsnssannnneesnen 7
1.6 Ressourcen- und Aufwandsabschätzung .................e0seesessennennnnnsnennnnenennns 7
2  Projektorganisation............. sesusssserelsnesenessnnneunennsunmennenenunenerssnnnevsreren nun 8
Hauptpersonalrat beim Ministerium für Kultus, Jugend und Sport ....u.eeesesennesseneeeseneees 8
2.1 Aufgaben und Verantwortlichkeiten...............-4.044444#400000nenennnennnnnnnennenensnnnnnnen 8
2.1.1 Lenkungsausschuss .......--.-.....-eosssuaussennessonsunensnannenssuonenssnsonsennsenszensenene 8
2.1.2 Projektleitung .....uuuesresnsessennnnnnensnnnnannnnnennenssnnnnnnsnnssnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnennnnn 9
2.1.3 Projektgruppe / Bereich Digitale Bildungsplattform ....................0.. 9
3  Projektstruktur / Gesamtarchitektur ...................srrnnnenneeeneneesennnnnennsennnsnensnnnen 9
4°: Projektphasen...nmssernennrensensssennen ananern nee ennnnenuneee en ssnereerenrereeeeee 10
5  _Kommunikationsplan „ses neeeenususen 12
6 Dokumentationsplan.............. ick 13
7 Change Management ...........-.usseseasoosessesnsniensessssässenesssnsnunnsnsnnsasesnsursnenennsnennnee 14
8 Risiko Managements. 15
9 Finanzen... een... near 15

DBP-Projekthandouch

1 Projektdefinition und -auftrag
1.1 Ausgangslage

Nach dem Scheitern der digitalen Bildungsplattform „ella“ wurde das Projekt im Februar
2018 gestoppt und am 20. September 2018 die Partnerschaft mit ITEOS zur Errichtung der
digitalen Bildungsplattform durch das Land Baden-Württemberg aufgekündigt.

Eine Markerhebung im Auftrag des Kultusministeriums Ende 2018 hatte ergeben, dass es
kein umfassendes Produkt am Markt und auch nicht in anderen Bundesländern gibt, mit
dem der „Gesamtfunktionsumfang" der bislang in Baden-Württemberg anvisierten digitalen
Bildungsplattform / Bildungscloud geleistet werden kann.

Daraufhin hatte das Kultusministerium entschieden und im Bildungsausschuss vom 11. April
2019 verkündet, das Projekt Digitale Bildungsplattform (DBP) neu aufzusetzen und wegen
der außerordentlich hohen Komplexität dabei modular und schrittweise vorzugehen.

Am 26. Sept. 2019 wurde die konkrete Vorgehensweise im Bildungsausschuss vorgestellt.

Prioritär sollten pädagogische Lernsysteme und digitale Kommunikationslösungen auf Basis
einer sicheren Zugangs- und Berechtigungsverwaltung angeboten werden. Die Auswahl von
Produkten und Lösungen sollte sich eng an vorhandenen Lösungsbausteinen am Markt ori-

entieren.

Parallel wurden die organisatorischen Voraussetzungen geschaffen und im Kultusministeri-
um eine Stabsstelle als Projektleitungsstelle eingerichtet sowie auf Grundlage der Pro-
jektrichtlinien des Landes eine Projektorganisation etabliert.

Die Gesamtprojektsteuerung für den Neustart des Projekts zur Einführung einer digitalen
Bildungsplattform liegt beim Kultusministerium. Die BITBW ist als Technologiepartner in das
Projekt eingebunden. Sie berät das KM bei der technischen Umsetzung des Gesamtprojekts,
stellt aus ihrem Portfolio Teile der Bildungsplattform zur Verfügung und unterstützt darüber
hinaus das KM bei der Vorbereitung und Durchführung von Ausschreibungen. Zur vertragli-
chen Sicherstellung der Leistungen durch die BITBW wurde eine Rahmenvereinbarung zwi-

schen KM und der BITBW geschlossen.

1.2 Projektziele

Ziel der Digitalen Bildungsplattform ist die zeitnahe Bereitstellung und Bündelung von digita-

len Anwendungen, Lösungen, und Werkzeugen
e zur Unterstützung der Lehrkräfte in der Unterrichtsvorbereitung sowie der Vermittlung

von Lerninhalten und Digitalkompetenzen,
e für Schülerinnen und Schülern, um unterrichtsbegleitend sowie in Selbstlerneinheiten

sich den Unterrichtsstoff zu erarbeiten,

DBP-Projektnandduch

e für Schulen zur Erfüllung ihres Bildungsauftrages... (siehe auch Bildung in der digitalen
Welt - Strategie der Kultusministerkonferenz, Beschluss der KMK vom 08.12.2016 i.d.F.

vom 07.12.2017)

1.3 Projektauftrag

Prioritär sollen pädagogische Lernsysteme und digitale Kommunikationslösungen auf Basis
einer sicheren Zugangs- und Berechtigungsverwaltung angeboten werden. Die Wahl der Lö-
sungen soll sich eng an vorhandenen Lösungsbausteinen am Markt orientieren. Die Umset-
zung soll unter der Nutzung der IT-Expertise und mit Hilfe der Unterstützung durch die

BITBW als Technologiepartner erfolgen.

Die im Mai 2018 in Kraft getretenen Anforderungen der EU-Datenschutzgrundverordnung

müssen in besonderer Weise Beachtung finden.

Spätere Nutzergruppen sollen bei der Planung, Entwicklung und Umsetzung konsequent und

regelmäßig einbezogen werden.

Weitere Ziele ergeben sich aus der Rahmendienstvereinbarung zum Einsatz einer landesein-

heitlichen digitalen Bildungsplattform vom 6.2.2018

$ 3 Zielsetzung,

(1) Die digitale Bildungsplattform stellt in der Ausgangskonfiguration zunächst ein Office-
Paket (...), Groupware (...), Funktionen einer Informations-und Kommunikationsplattform,
Zugänge zu Anwendungen der Kultusverwaltung, Zugänge zu digitalen Bildungsmedien sowie
das Lernmanagementsystem Moodle bereit. Weitere geplante Funktionalitäten sind ein Zu-
gang zur Verwaltungsanwendung (ASVBW) und zu weiteren Fachverfahren der Kultusverwal-

tung.

(2) Sie dient dazu, den Schulen im Land einen leistungsfähigen, datenschutzrechtlich unbe-
denklichen, dauerhaft verfügbaren digitalen Arbeitsraum für Lehrkräfte zur Verfügung zu
stellen, der die rechtssichere Gestaltung digital unterstützter Lehr- und Lernprozesse ermög-

licht.

(3) Die Nutzung der digitalen Bildungsplattformwird unter Berücksichtigung der Nutzbarkeit
und Zugänglichkeit für Menschen mit Behinderungen ausgestaltet (Barrierefreiheit

(4) Für die Nutzung im Unterricht und die Kommunikation mit den Lehrkräften erhalten Ler-
nende Zugänge zur Digitalen Bildungsplattform.

1.4 Rahmenbedingungen der Projektarbeit

DBP-Projekthandbuch Seite 5

 

Der Projektneustart wird analog aller IT-Projekte in der Landesverwaltung durch die Vorga-
ben und Rahmenbedingungen des Projektmanagement-Leitfadens und die gewonnenen Er-
kenntnisse (Lessons Learned) aus dem Vorprojekt aufgesetzt.

Die innerdienstliche Anordnung des Innenministeriums zum Management von Projekten der
Informationstechnik hat die Zielsetzung, dass eine einheitliche, zeitgemäße, wirtschaftliche
und vergleichbare IT-Projektplanung erreicht wird. Zudem wird die Ressortplanung unter-
stützt und die ressortübergreifende IT-Koordination erleichtert. Der Projektmanagement-
Leitfaden unterstützt die Verantwortlichen bei der Projektplanung, -durchführung und -
steuerung und trägt dazu bei, Projektrisiken zu reduzieren.

Im Zuge der Analyse und Berücksichtigung der gesammelten Lessons Learned zum Projekt-
neustart, finden folgende Aspekte Berücksichtigung:

e  _Zieldefinition und Planung sollen unter Einbeziehung von späteren Anwendenden erfol-
gen, um eine bedarfsgerechte Lösung zu entwickeln und bereitzustellen. Der erste
Schritt hierzu war die von der BITBW durchgeführte Markterkundung von Ende 2018
und die Einbindung und Beibehaltung von bestehenden und vor allem sinnvollen IT-
Diensten. Zudem erfolgt eine kritische Prüfung der IT-Infrastruktur und möglichen Be-
treibermodellen, um auch in diesem Bereich moderne und zukunftsträchtige Lösungs-
modelle bereitzustellen. Das Ziel ist eine optimale IT-Dienste-Ausstattung und Vermei-
dung von Doppelungen.

e Eine Fortführung der Evaluierung von bestehenden Lösungen in anderen Bundesländern
(Cloud-Angeboten). Der Austausch zu anderen Bundesländern und Lösungsanbietern
wird seit dem Scheitern des Ursprungsprojekts ella durch die Projektverantwortlichen
fortgeführt. Im Zuge der Umsetzung dieses länderübergreifenden Austausches wurden
Gespräche u.a. mit den Ländern Bremen, Nordrhein-Westfalen, Niedersachsen und Bay-
ern geführt. Auf kommunaler Ebene fanden Gespräche u.a. mit den Städten Nürnberg
und Köln statt.

e Ganzheitliche Planung und Berücksichtigung von allen Aspekten für Rollout und Betrieb
einer DBP, über die reine technische Projektierung hinaus. Das ganzheitliche Denken im
inhaltlichen und zeitlichen Kontext ist als grundlegende Prämisse in die Überlegungen
zur Projektorganisation eingeflossen und Teil der regelmäßigen Risikobetrachtung.

®  Generelles Vorgehensmodell: Planung, Grobkonzept, Proof of Concept oder Pilotierung,
Feinkonzept und anschließende Implementierung. Dieses Vorgehen wird gewählt, um
einerseits Anforderungen sukzessive einarbeiten und auf der anderen Seite agil agieren
zu können. Eine erste Reduzierung der Komplexität wird durch die Teilung des Gesamt-
vorhabens in mehrere Module erreicht.

e Technische Schwachpunkte und ungelöste Fragestellungen aus dem Vorprojekt sollen
prioritär angegangen werden und Berücksichtigung finden. Hierzu zählen im speziellen
ein niedrigschwelliger Zugang unter Berücksichtigung der Anforderungen der IT-
Sicherheit. Eine weitere Herausforderung und essentieller Punkt ist die Verwaltung der
Identitäten und darauf aufbauend der Steuerung der Zugriffe und Rechte innerhalb der

einzelnen IT-Dienste der DBP.

DBP-Projekthandbuch Seite 6

e _Informationssicherheit und Datenschutz sind entsprechend der gesetzlichen Anforde-
rungen sicherzustellen. Infrastrukturdienste sind entsprechend IT-Grundschutz zu pla-
nen, umzusetzen und zu betreiben. Dies wurde im Rahmen der Ausschreibung zur Be-
schaffung eines Lernmanagementssystems berücksichtigt. In den am 03.12.2019 ver-
sandten Vergabeunterlagen wird die vollumfängliche Konformität mit der EU-
Datenschutzgrundverordnung sowie die BSI-Zertifizierung im Sinne von Ausschlusskrite-

rien gefordert.
e Zeichnung von aussagekräftigen Verträgen und Vereinbarungen, bevor eine Leistungs-
erbringung startet. Für externe Partner sind die Standardverträge (EVB-IT) vollumfäng-

lich einzusetzen.

Ergänzungen aus September 2019: Mit Veröffentlichung des abschließenden Gutachtens
des Rechnungshofs Baden-Württemberg für das bisherige Projekt ella sind die hierin enthal-
tenen Erkenntnisse und Empfehlungen berücksichtigt worden. Die bis dato definierten und
übernommenen Maßnahmenpakete (Lessons Learned) spiegeln grundlegend die Erkenntnis-
se des Rechnungshofgutachtens wieder, sodass kein signifikanter Anpassungsbedarf identifi-
ziert werden konnte.

Ergänzung aus April 2020: Die Situation durch die Covid19 Pandemie stellt auch an das Pro-
jekt Digitale Bildungsplattform große Herausforderungen. So ist es notwendig, dass ein gro-
Ber Teil der Beschäftigten des Bereichs Digitale Bildungsplattform im Homeoffice arbeitet.
Etablierte Kommunikationsprozesse sind dadurch erschwert und müssen angepasst werden.
Im Ausschreibungsverfahren für ein marktverfügbares LMS ist es durch die Verordnungen
zur Covid19 Pandemie notwendig, die erste Bieterrunde im Verhandlungsverfahren zu ver-
schieben. Daraus ergibt sich eine mehrwöchige Verzögerung des Verfahrens.

Aufgrund des hohen Bedarfs an den Schulen, in der Zeit der Schulschließungen sicher elekt-
ronisch kommunizieren zu können, wird für das Modul „Sichere Kommunikation” geprüft, ob
die geplanten Lösungsbausteine (E-Mail für Lehrkräfte und Messenger) beschleunigt verfüg-
bar gemacht werden können. Für die E-Mail für Lehrkräfte ist dies nicht möglich. Beim
Messenger wird entschieden, durch die BITBW eine Dringlichkeitsvergabe für Messengerli-
zenzen durchzuführen, um den dringlichen Erstbedarf durch eine beschleunigte Beschaffung
abzudecken und anschließend ebenfalls durch die BITBW eine EU-weite offene Ausschrei-
bung zur Beschaffung von Lizenzen für einen Instant Messenger durchzuführen.

Seite 7

DBP-Projekthandbuch

1.5 Projektrisiken

Die Risikoanalyse dient der Prüfung von möglichen Risiken einschließlich möglicher Wider-
stände und Restriktionen. Daraus ergibt sich als Aufgabe, das Erarbeiten eines Maßnahmen-

plans zur Reduktion der identifizierten Risiken.

Die Projektrisiken sind in einer Risikobewertung beschrieben.

1.6 Ressourcen- und Aufwandsabschätzung

Kostenschätzung

Personalbedarf unter Berücksichtigung der Anforderungen an die Qualifikation, ein-
schließlich notwendiger externer Unterstützung,

Sachmittel einschließlich notwendiger Räume, Geräte und dergleichen.

Zeitliche Aufwandsschätzung, gegliedert nach Arbeitspaketen und Meilensteinen.

DBP-Projekihandbuch Seite 8

2 Projektorganisation

Projektorganisation

‚ Lenkungsausschuss (LA)

in Abstimmung mit

   

 

 

 

 

 
  
   

 
   

MD KM / Leiter Z/ HPRen /
E___ Präsident BuBN = m Schwerbehindertenvertretung
BE LI LfDI / BDSB / ISB
| Technische Beratungund | | Projektleitung (PL) | Laufende Beteiligung
Unterstützung | LUB-DBP, Bereichsleiter DBP _ KM Referat 16 „IT-Leitstelle”
. IBBW, Ref. 12

„Verwaltungsverfahren”

 

 

 

    

  
  
  

LUB-DBP
N.M.

LUB-DBP
Extern
BITBW

 
 

LUB-DBP
BITBW
IBEW

   
    

 

 

   

Ä

 

  
   

Abkürzungsverzeichnis
BDSB Behördlicher Datenschutzbeauftragter (des KM)
BITBW Landesoberbehörde IT Baden-Württemberg

HPR Hauptpersonalrat beim Ministerium für Kultus, Jugend und Sport
KM Kultusministerium

  
   

 

     

 

          
     

LfDI Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-
Württemberg
Ref. 36 Referat 36 des Kultusministeriums: Sonderpädagogische Beratungszentren, Inklusion

  
   

    
   
 

 

StLUB Stabstelle Lehrkräftegewinnung, Unterrichtsversörgung, Digitale Bildungsplattform

Z Zentralstelle

    
 

2.1 Aufgaben und Verantwortlichkeiten

2.1.1 Lenkungsausschuss

Der Lenkungsausschuss ist das oberste Entscheidungs- und Eskalationsgremium. Es setzt sich

zusammen aus un und Are In letzter Instanz entscheidet

Frau Min. Dr. Eisenmann.

DBP-Projekthandouch Seite 9

Die Projektleitung berichtet in regelmäßigen Abständen, i.d.R. etwa alle vier Wochen, an das
Lenkungsgremium. Der Präsident der. BITBW nimmt beratend an den Sitzungen des Len-
kungsausschuss teil. Frau Min. Dr. Eisenmann wird regelmäßig über den Projektstand unter-

richtet.

2.1.2 Projektleitung

Die Projektleitung wird von der Leitung des Bereichs Digitale Bildungsplattform, -

BE wahrgenommen.

Die Projektleitung trägt die Verantwortung für die ordnungsgemäße Planung, operative
Steuerung und fristgerechte Umsetzung des Projektes gemäß Projekthandbuch.

Die Projektleitung verantwortet außerdem die Verwendung der Projektmittel nach den
Grundsätzen ordnungsgemäßer Haushaltsführung, stellt die laufende Dokumentation des
Projektes sicher, berichtet in regelmäßigen Abständen der Hausspitze des KM über den Fort-
gang des Projektes und benennt frühzeitig mögliche Risiken, seien sie zeitlicher und/oder

finanzieller Art.

2.1.3 Projektgruppe / Bereich Digitale Bildungsplattform

Derzeit bestehend aus den Mitarbeitern der Stabsstelle LUB und hier des Bereichs Digitale
Bildungsplattform (DBP). Der Bereich DBP wird durch den Dienstleister BITBW unterstützt

3 Projektstruktur / Gesamtarchitektur

Die ersten generellen Entscheidungen für die Grundservicearchitektur sind in Bezug auf die
technologische Plattform und Partnerschaften zu treffen. Dies umfasst die Entscheidung eine
Cloud-Infrastruktur mit einem breiten Portfolio an Software as a Service (SaaS) Leistungen
als Grundlage für den pädagogischen Aufbau der Bildungsplattform zu nutzen oder alternativ
die Installation aller Komponenten beim Landesdienstleitster BITBW. i

Anfänglich gilt es den Einsatz einer OnPrem-Lösung vs. einer SaaS-Lösung abzuwägen. Für
eine SaaS-Lösung in Verbindung mit einem Hyperscaler spricht dessen Leistungsfähigkeit mit
Blick auf Verfügbarkeit, Performance und Kosten. Auf der anderen Seite stehen hier nicht
abschließend geklärte datenschutzrechtliche Fragen hinsichtlich DSGVO und eine bundes-
wie europaweit geführte Debatte zur digitalen Souveränität im Raum. Bis zur abschließen-
den Entscheidung der Grundpfeiler für das Projekt DBP werden die Pfade parallel verfolgt,
um keine weitere Zeit zu verlieren. Für die Bearbeitung der Themen werden einzelne Teil-
projekte definiert und durch die Mitarbeiter des Bereichs DBP begleitet. Die Arbeitsaufträge
und Zielsetzungen der einzelnen Teilprojekte werden jeweils vorab definiert und nach den

Regelungen dieses Handbuchs in den Gesamtkontext eingebettet.

Die folgende Abbildung zeigt das Servicehaus der DBP mit der Prämisse die Hauptanteile bei
der BITBW aus deren Portfolio abzurufen und nur sehr ausgewählt Leistungen in Form von

Software und SaaS$-Leistungen auszuschreiben.

 

Das Projekt DBP ist auf insgesamt vier Jahre angelegt und in drei operative Projektphasen

unterteilt:

beginnt mit dem 01. April 2019 und ist geplant bis Herbst 2020. Bis dahin sollen
den Lehrkräften die wichtigsten Basiskomponenten der künftigen digitalen Bil-
dungsplattform zur Verfügung stehen. Dazu zählen ein grundlegendes Identi-
tätsmanagement, ein marktverfügbares Lernmanagementsystem (LMS) ergän-
zend zum vorhandenen OpenSource-LMS Moodle, die E-Mail für Lehrkräfte und
ein sicherer Instant Messenger als zulässige Alternative zu derzeit in Schulen ein-

gesetzten Messengern (siehe Abbildung unten).

schließt sich an im Herbst 2020 und wird auf etwa ein Jahr angelegt. Sie dient im
Wesentlichen der Zusammenführung der Komponenten zu einer Plattform, die

die Dienste vereint und über ein übergreifendes Identitätsmanagement mit Sin-
gleSignOn-Zugang (SSO) verfügbar macht. In dieser Phase findet auch der Über-

gang in den Regelbetrieb statt.