BUNDESMINISTERIUM DES INNERN Gruppe 1 1 Blatt 1 1 Hau s a n o r d nu ng Anwendung des Informationsfreiheitsgesetz es (IFG) 1 Allgemeines Nach Maßgabe des IFG hat jede natürliche Person und jede juristische Person des Privatrechts ohne eigene Betroffenheit Anspruch auf Zugang zu amtlichen Informationen der Behörden des Bundes. Amtliche Informationen sind gemäߧ 2Nr. 1 IFG alle Aufzeichnungen, die amtlichen Zwecken dienen und zwar unabhängig von der Art ihrer SpeicherUng. Dazu gehören nach den Regelungen der Registraturrichtlinie registrierte Dokumente, die Eingang in den Papiervorgang bzw. in die elektronische Akte (E-Akte) finden. Ausgenommen sind Entwürfe und Notizen, soweit diese- auch nach Verfahrensabschluss- nicht Vorgangsbestandteil werden (vgl. Schriftgutverwaltung im BMI- Hausanordnung Gruppe 8 Blatt 1 ) . 2 Z uständigkeiten des Referates Z I 4 Das Referat "Justiziariat; Anwendung IFG/IWG" (Referat Z I 4) ist zuständig für die • zentrale Koordinierung und abschließende Bearbeitung der an das BMI gerichteten Informationsersuchen nach dem IFG, • Führung der Widerspruchs- und Klageverfahren, • Gebührenerhebung im Antrags- und Widerspruchsverfahren gemäß Informationsgebührenverordnung (IFGGebV) und • Bearbeitung von Stellungnahmeersuchen der BfDI in Zusammenhang mit der Anwendung des IFG. Bei der Anwendung des IFG hat das Referat Z I 4 die Fachaufsicht über die Geschäftsbereichsbehörden des BMI sowie zur Gewährleistung der Einheitlichkeit des Antwortverhaltens eine Koordinierungsfunktion zwischen den Bundesministerien. 3 Unterstützung des Referates Z 14 Die Referate und sonstigen Organisationseinheiten (insgesamt im Folgenden: OE) unterstützen das Referat Z I 4 bei der Antragsbearbeitung im Rahmen ihrer Stand: 1. Februar 2016

-2- fachlichen Zuständigkeiten. Zur Erreichung eines optimalen Abstimmungsprozesses benennen die Fachabteilungen und Stäbe jeweils eine zentrale Ansprechperson. 4 Hinweise zur Abgrenzung eines Antrages nach dem IFG von einer Bürger- oder Presseanfrage 4.1 Anträge nach dem IFG ·um einen Antrag nach dem IFG handelt es sich regelmäßig, wenn der Antrag beispielsweise • unter Bezugnahme auf das IFG erfolgt, • deutlichen Aktenbezug enthält (z. B. Angabe des Bearbeiters, des Geschäfts­ zeichens-oder vorangegangener Anträge) oder • auf Zugang zu amtlichen Informationen gerichtet ist. Das Beteiligtenrecht auf Akteneinsicht gemäߧ 29 Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG), für das ein rechtliches Interesse erforderlich ist, besteht neben einem Anspruch nach dem IFG. 42 . Bürgeranfragen Bei einer Bürgeranfrage (Hausanordnung Gruppe 4 Blatt 6, zuständig: Referat 0 3 "Bürgerservice") fehlt der konkrete Bezug zum IFG oder zu einem Vorgang; erbeten wird beispielsweise • die Zusendung einer lnformationsbroschüre, • die Mitteilung der Fundstelle einer Rechtsvorschrift, • die Mitteilung der Rechtsauffassung der Behörde zu einer bestimmten Frage oder die Überprüfung zu einer bereits geäußerten Rechtsauffassung unter Angabe des Geschäftszeichens und/oder des Bearbeiters oder • Hilfe bei vermeintlich falschem Verhalten einer Behörde. 4.3 Anfragen von Pressevertretern Anfragen von Pressevertretern sind nur bei konkreter Bezugnahme auf das IFG als Anträge auf Informationszugang nach diesem Gesetz zu behandeln, anderenfalls als eine vom Referat "Presse; Öffentlichkeitsarbeit; Internet" (Pressereferat) zu beantwortende Presseanfrage. 4.4 Zweifelsfälle ln Zweifelsfällen ist das Referat Z I 4 unmittelbar zu beteiligen. Stand: 1. Februar 2016

-3- 5 Antragsbearbeitung Schriftliche und elektronische Anträge nach dem IFG sind dem Referat Z I 4 umgehend zuzuleiten. Referat Z I 4 beteiligt die jeweils fachlich zuständigen OE. Unter Berücksichtigung der Bearbeitungshinweise (Anlage 1 ) erstellt die zuständige OE einen einrückfähigen Antwortbeitrag. Das Referat Z I 4 prüft die Schlüssigkeit des Antwortbeitrages und übernimmt diesen in den Bescheid. Gegebenenfalls notwendige Ergänzungen oder Änderungen erfolgen in Abstimmung mit der zuständigen OE. Entwürfe zu Bescheiden an Pressevertreter sind vom Referat Z I 4 mit dem Presse­ referat abzustimmen. Bei Anträgen von übergeordneter Bedeutung, Mitgliedern des Bundes- oder eines Landtages sowie Pressevertretern ist im Einzelfall aufgrund der Bedeutung des Antrages zu entscheiden, ob eine Billigung der Hausleitung einzuholen ist. Fernmündliche Anfragen nach dem IFG sind, soweit sie inhaltlich einfach zu beantworten sind, durch die zuständige OE zu beantworten, ansonsten an das Referat Z I 4 abzugeben. 6 Akteneinsicht Akteneinsicht erfolgt in der Liegenschaft des BMI, in welcher der Vorgang bearbeitet wird. Alle hierfür anfallenden Aufgaben übernimmt die zuständige OE (Terminverein­ barung, Empfang der antragstellenden Person, Begleitung zum Ort der Einsicht­ nahme und Unterbreiten eines Gesprächsangebotes am Ende der Einsichtnahme). Sofern erforderlich, nimmt ein/e Mitarbeiter/in des Referates Z I 4 teil. Das Referat Z I 4 ist deshalb über den vereinbarten Termin zur Einsichtnahme vorab frühzeitig zu informieren. Bei elektronischer Aktenführung ist die Akteneinsicht in Form eines Ausdruckes oder durch Erstellung eines maschinenlesbaren Datenträgers (vorzugsweise CD-ROM) zu gewährleisten. Der maschinenlesbare Datenträger darf nur an einem Stand­ Aione-PC zur Einsicht bereitgestellt werden. Ein Zugang zur Laufwerkstruktur des BMI (Ablagen des Dateisystems der fachlich zuständigen OE) oder zur E-Akte darf nicht ermöglicht werden. Stand: 1. Februar 2016

-4- Während der Akteneinsicht ist eine ständige Aufsicht durch einein Mitarbeiter/in der zuständigen OE sicherzustellen. Diese/r nimmt den Wunsch nach Ablichtungen entgegen, fertigt sie nach Abschluss der Akteneinsicht an und händigt sie, soweit nicht mehr als20 Ablichtungen erbeten sind, der antragstellenden Person unmittelbar aus. Werden mehr als20 Ablichtungen gewünscht, werden diese der antragstellenden Person durch das Referat Z I 4 mit einem entsprechenden Kosten­ bescheid übersandt. 7 Gebühren und Auslagen Die Festsetzung von Gebühren und Auslagen für Amtshandlungen nach dem IFG im Rahmen der Bearbeitung eines Antrags- und Widerspruchsverfahrens erfolgt zentral durch das Referat Z I 4 auf der Grundlage der IFGGebV. Der zuständigen OE steht ein Erhebungsbogen gemäß Anlage 2 zur Verfügung, mit dem sie dem Referat Z I 4 den Bearbeitungsaufwand mitteilen kann. Stand: 1. Februar 2016

- . Anlage 1 zur Hausanordnung Gruppe 1 1 Blatt 1 1 Hinweise zur Bearbeitung von Anträgen nach dem IFG 1 . Geschäftszeichen Ein Antrag ist unter dem Geschäftszeichen- bestehend aus der Kurzbezeichnung der zuständigen Organisationseinheit und dem Aktenzeichen- 1 3002- zu bearbeiten. 2. Zuständigkeit Sollte Ihre Organisationseinheit ( OE) nicht zuständig sein, bittet Referat Z I 4 um umgehende Benachrichtigung. 3. Antragsbegründung Die antragstellende Person muss ihren Antrag grundsätzlich nicht begründen. Sofern der Antrag jedoch Daten Dritter (§ 2Nr. 2 IFG) im Sinne von§ 5 Abs. 1 und2 IFG ( Schutz personenbezogener Daten) betrifft, ist gemäߧ 7 Abs. 1 Satz 3 IFG eine Begründung durch die antragstellende Person erforderlich. Die zuständige OE gibt entsprechende Hinweise an das Referat Z I 4, das dann eine Begründung von der antragstellenden Person anfordert. 4. Prüfung der Ausnahmetatbestände § 1 Abs. 1 IFG enthält nach Maßgabe des Gesetzes einen voraussetzungslosen Anspruch auf Zugang zu amtlichen Informationen. Sollten Anhaltspunkte für die Ausnahmetat­ bestände der§§ 3 bis 6 IFG vorliegen, sind diese durch die zuständige OE in eigener Zuständigkeit zu prüfen. Referat Z I 4 berät hierbei. Für den Fall einer gerichtlichen Über­ prüfung ist die substantiierte fachliche Begründung für das Vorliegen eines Ausnahme­ tatbestandes von entscheidender Bedeutung. 5. Beteiligung Dritter Die Beteiligung Dritter gemäߧ 8 IFG ( personenbezogene Daten, geistiges Eigentum, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse) ist von der zuständigen OE nach Mitzeichnung durch das Referat Z I 4 mit längstens einmonatiger Fristsetzung einzuleiten. Die Antwort der/des Dritten ist im Antwortbeitrag der zuständigen OE zu berücksichtigen und mit diesem zur abschließenden Bearbeitung an das Referat Z I 4 zu übermitteln. Stand: 1. Februar 2016

-2- 6. Anspruch auf Informationszugang nur zum Teil; Unkenntlichmachung oder Aussortieren von Informationen Besteht ein Anspruch zum Informationszugang nur zum Teil, sind die nicht dem Zugang offen stehenden Informationen durch die für den Vorgang zuständige OE unkenntlich zu machen (Ablichtung einer geschwärzten Ablichtung) oder auszusortieren. Die zuständige OE stellt sicher, dass in ihrem tFG-Vorgang nachvollziehbar ist, zu welchen Informationen der Antragsteller Zugang hatte. 7. Antwortbeitrag Der von der zuständigen OE erstellte Antwortbeitrag ist dem Referat Z I 4 möglichst per E-Mail zuzusenden. 8. Gebühren und Auslagen Gemäߧ 1 0 Abs. 1 IFG werden für individuell zurechenbare öffentliche Leistungen nach dem IFG Gebühren und Auslagen erhoben; dies gilt nicht für die Erteilung "einfacher Auskünfte". Näheres regelt die Informationsgebührenverordnung (IFGGebV). Die zuständige OE teilt dem Referat Z I 4 zusammen mit ihrem Antw-ortbeitrag den entstandenen Arbeitsaufwand und/oder die entstandenen Auslagen mit, soweit die Auskunft nicht als "einfache Auskunft" zu bearbeiten war. "Einfach" heißt hier ca. 30 Minuten Arbeitszeit gD/hD. Sofern erkennbar ist, dass die Bearbeitung einen beträchtlichen Arbeitsaufwand erfordern wird, oder sofern die antragstellende Person eine Vorabmitteilung zur Gebührenhöhe wünscht, ist Referat Z I 4 zu benachrichtigen. Es wird dann eine Vorabkostenschätzung an die antragstellende Person übermitteln und gegebenenfalls klären, ob durch eine Antrags­ konkretisierung Aufwand und somit Kosten reduziert werden können. 9. Unverzügliche Antwort Gemäߧ 7 Abs. 5 IFG sind die Informationen "unverzüglich" zugänglich zu machen. ln der Regel bedeutet dies Antwort innerhalb eines Monats. Einfache Auskunftsbegehren, die keine Beteiligung Dritter oder aufwendige fachliche Stellungnahmen erfordern, sind nach Möglichkeit in kürzerer Zeit zu beantworten. Sofern sich die Antwort verzögern sollte, gibt das Referat Z I 4 der antragstellenden Person eine Zwischennachricht 10. Materialien zum IFG Der Text des IFG sowie weitere Informationen und Arbeitsmaterialien zur Anwendung des IFG sind im iNet unter Hausdienstleistungen/Justiziariat, IFG eingestellt. Stand: 1. Februar 2016

Anlage 2 zur Hausanordnung Gruppe 11 Blatt 11 Erhebungsbogen Gebühren und Auslagen für individuell zurechenbare öffentliche Leistungen nach dem IFG Im Rahmen der 0Antrags- bzw. 0Widerspruchsbearbeitung Geschäftszeichen: a) -13002 ���------------------------------------- ---- sind folgende Kosten entstanden: Gebühren Arbeltsschrltte� �ngr:� �d J'loeten in € (ermfttelt Ref. {mD, gD; llD) '· Z14) Aktenrecherche Sichtung und Prüfung der Unterlagen auf Grundlage des IFG (ggf. Angabe des Umfangs, d.h. Anzahl Ordner: u./o. Dokumente: u./o. Seiten: ) Fertigung des Auskunftstextes (Antwortbeitrag) Beteiligung Dritter Zusammenstellen der Unterlagen Schwärzung von Unterlagen Beaufsichtigung während der Akteneinsicht Sonstiges* ... . .. . .. (*nicht z u berücksichtigen sind: vertraut machen mit dem IFG-Text, referatsinterne Besprechungen, Mit- zeichnungsverfahren, Rücksprachen/Abstimmungen mit Z 14, Leitungsvorlagen u.ä., sowie i.d.R. ausführliche Literaturrecherchen (Rechtsprechung, Kommentare)) b) Auslagen Kopien DIN A 4 0,10 Kopien DIN A 3 0,15 Farbkopien DIN A 4 5,00 Farbkopien DIN A 3 7,50 Wiedergabe von verfilmten Akten 0,25 in voller Höhe in voller Höhe Unterschrift Bearbeiter/in FachOE: Stand: 1. Februar 2016 Datum: