STADT MANNHEIM ~

1. Allgemeines 1.1 Grundlagen Grundlagen dieser Geschäftsanweisung sind: a) das Informationsfreiheitsgesetz des Landes Baden-Württemberg (LIFG) vom (UVwG) vom 17. Dezember 2015, b) das Umweltverwaltungsgesetz des Landes Baden-Württemberg 25. November 2014, c) das Gesetz zur Verbesserung der gesundheitsbezogenen Verbraucherinformation (Verbraucherinformationsgesetz Ausführungsgesetz zum - VIG) vom 5. November Verbraucherinformationsgesetz des 2007 i.V.m. Landes dem Baden- Württemberg vom 10. Juni 2008 (AGVIG) vom 10. Juni 2008 in der jeweils geltenden Fassung. 1.2 Zweck Zweck dieser Geschäftsanweisung ist es, unter Beachtung der gesetzlichen Rahmenbedingungen den freien Zugang zu amtlichen Informationen zu gewährleisten. 1.3 Regelungsbereich Diese Geschäftsanweisung regelt Zuständigkeiten und Aufgaben im Bereich der Informationsfreiheit gern. den unter Ziff. 1.1 aufgeführten Gesetzen. Bestehende und künftige verwaltungsinterne Regelungen, soweit sie diese Bereiche berühren, sind dieser Geschäftsanweisung anzupassen. Nicht Gegenstand dieser Geschäftsanweisung sind Veröffentlichungen, Auskünfte und sonstige Datenweitergaben insbesondere a) nach der Gemeindeordnung, b) nach dem Baugesetzbuch, c) nach dem Landesgeoinformationszugangsgesetz, d) nach dem Landespressegesetz, e) an Verfahrensbeteiligte, f) an Betroffene im datenschutzrechtlichen Sinne, g) aus öffentlichen Registern und dergleichen sowie die Nutzung des Stadtarchivs. 3

1.4 Geltungsbereich Diese Geschäftsanweisung gilt für alle Dienststellen der Stadt Mannheim. Unter dem Begriff Dienststelle wird nachfolgend ein Dezernat, Fachbereich, Amt oder Eigenbetrieb verstanden. Sie kann ferner in Organisationen, die unter Beteiligung der Stadt Mannheim in privatrechtlicher Rechtsform geführt werden, auf vertraglicher Grundlage für sinngemäß anwendbar erklärt werden. 1.5 Begriffsbestimmungen Für die in dieser Geschäftsanweisung verwendeten Begriffe gelten die in den o.g. Rechtsvorschriften vorhandenen Definitionen. 2 Zuständigkeiten 2.1 Zentrale Koordinierung im Bereich Informationsfreiheit (behördlicher lnformationsfreiheitsbeauftragter) 2.1.1 Bestellung Der Oberbürgermeister bestellt einen behördlichen Informationsfreiheitsbeauftragten (biFB) für den Geltungsbereich dieser Geschäftsanweisung (Ziffer 1.4) sowie einen allgemeinen Vertreter. 2.1.2 Aufgaben Der biFB ist zuständig für die Beantwortung aller rechtlichen Fragen, die die Informationsfreiheit betreffen, und für die Koordinierung entsprechender Verfahren. Er erfüllt dazu insbesondere folgende Aufgaben, soweit die Informationsfreiheit betroffen ist: a) Beratung der Verwaltungsspitze in Grundsatzfragen; b) rechtliche Beratung und Unterstützung der Dienststellen; c) Koordinierung von und Unterstützung bei Anfragen nach LIFG, UVwG und/oder VIG insbesondere durch Hinwirken auf formell und materiell rechtmäßige Entscheidungen innerhalb der gesetzlichen Fristen; d) Hinwirken auf informationsfreiheitsfreundliche Gestaltung von Verträgen, Gutachten, Plänen und ähnlichen von und mit Dritten im Auftrag der Stadt erstellten Unterlagen; e) Führung relevanter Statistiken auch mit Blick auf die gesetzlich vorgesehene Evaluation des LIFG (Art. 3 des Gesetzes zur Einführung der Informationsfreiheit); 4

f) lnitiierung und Koordinierung von und Mitwirkung bei Projekten und Verfahren, sowie von Satzungen; g) Federführung in der Korrespondenz mit dem Landesbeauftragten für die Informationsfreiheit Baden-Württemberg; h) Beteiligung bei Planung, Entwicklung, Einführung und Betrieb von IT-Verfahren; i) Entwicklung von Schulungskonzepten und Durchführung von Schulungen, auch in Zusammenarbeit mit anderen Stellen; j) Teilnahme an internen Arbeitskreisen und Vertretung der Stadt Mannheim in externen Arbeitskreisen und Gremien; k) der biFB ist in Angelegenheiten der Informationsfreiheit unmittelbare Ansprechperson aller Dienststellen, des Gemeinderats sowie aller Bürgerinnen und Bürger. Ein Weisungsrecht des biFB besteht nicht. Der biFB kann die Dienststellen auf deren Wunsch auch in weiteren, insbesondere den in Ziff. 1.3 Abs. 2 dieser Geschäftsanweisung genannten, Bereichen beraten. 2.1.3 Unterrichtungspflicht Der biFB ist vor Umsetzung einer Maßnahme, soweit sie die Informationsfreiheit betrifft, von den zuständigen Dienststellen unaufgefordert, rechtzeitig und umfassend zu informieren. 2.2 Dezentrale Gewährleistung der Informationsfreiheit Den einzelnen Dienststellen obliegt die Zuständigkeit für die Einhaltung und Umsetzung der jeweils anzuwendenden Vorschriften über die Informationsfreiheit nach den in Ziff. 1.1 genannten Rechtsvorschriften. Die Zuständigkeit der Dienststellen umfasst insbesondere folgende Aufgaben: a) Entgegennahme von Anträgen nach den in Ziff. 1.1 genannten Vorschriften unabhängig von der eigenen Zuständigkeit; b) bei Unzuständigkeit: Abgabe an die zuständige Stelle, hilfsweise an den biFB; c) Benachrichtigung des biFB von der Anfrage und die sie betreffenden Daten; d) je nach zu erwartendem Aufwand ggf. Erstellen eines Kostenvoranschlags betreffend die voraussichtlich entstehenden Gebühren und Auslagen; e) Identifizieren der von dem Antrag betroffenen Informationen; 5

f) Identifizieren und bewerten möglicherweise entgegenstehender öffentlicher oder privater Belange (personenbezogene Daten, Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse, geistiges Eigentum, öffentliche Sicherheit, Durchführung von Verfahren u.ä.), ggfs. unter Anhörung betroffener Dritter und/oder Beteiligung geeigneter Ansprechpartner (biFB, behördlicher Datenschutzbeauftragter u.a.); g) Entscheidung über den Antrag nach Abwägung der widerstreitenden Belange und Verbescheidung samt Gebühren-/Auslagenerhebung innerhalb der gesetzlichen Fristen; h) tatsächliche Akteneinsicht, Durchführung der Aktenübersendung Informationszugangsgewährung o.ä., ggf. unter durch Auskunft, Aussonderung/Schwärzung geheimhaltungsbedürftiger Informationen; i) Entscheidung über die generelle Veröffentlichungsfähigkeit von Informationen aus und ohne Anlass eines konkreten Antrags und ggf. Veranlassung der j) Veröffentlichung; möglichst informationsfreiheitsfreundliche Gestaltung von Verträgen, Gutachten, Plänen und ähnlichen von und mit Dritten im Auftrag der Stadt erstellten Unterlagen; 2.3 Besondere Zuständigkeiten der Abteilung Rechtsangelegenheiten des Rechtsamts ln Rechtsfragen, die die Informationsfreiheit berühren, liegt die Bearbeitung von Strafanzeigen, Strafanträgen und Schadensersatzansprüchen sowie das Führen von Rechtsstreitigkeiten vor Gerichten in der Zuständigkeit der Abteilung Rechtsangelegenheiten des Rechtsamts. Im Übrigen ist der biFB ausschließlich zuständig. Er kann die Abteilung Rechtsangelegenheiten des Rechtsamts einschalten, wenn zu besonderen Fragestellungen Rechtsgutachten einzuholen sind. 6

3 lnkrafttreten Diese Geschäftsanweisung tritt am unten genannten Tag ihrer Schlusszeichnung in Kraft. Mannheim, den l~ , G.'Z ();( ~ Dr. Peter Kurz Oberbürgermeister 7