Sehr geehrter Herr Kronmüller,
I. Es ergeht folgende Entscheidung:
1.Ihr Antrag auf Aktenauskunft nach § 1 Abs. 2 LIFG, § 25 UVwG bzw. § 2 Abs. l VIG wird abgelehnt.
2.Diese Entscheidung ergeht kostenfrei.
II. Begründung
a) Sachverhalt
Mit Email vom 23.12.2021 beantragten Sie Aktenauskunft nach§ 1 Abs. 2 LIFG bzw.§ 25 UVwG und§ 2 Abs. 1 VIG, soweit diese betroffen sind über "sämtliche Kommunikation (E-Mails, Gesprächsprotokolle, Briefe, etc.) mit zugehörigen der Dieter-Schwarz-StiftunggGmbh. Personenbezogene Daten und Betriebsgeheimnisse können geschwärzt werden."
Sie wurden darauf hingewiesen, dass Ihr Antrag zu unbestimmt im Sinne des § 7 Abs. 2 LIFG ist. Es war nicht erkennbar, was mit "Zugehörige" der Dieter-Schwarz-Stiftung gGmbH gemeint ist. Ihnen wurde Gelegenheit gegeben, Ihren Antrag zu präzisieren. Mit E-Mail vom 13.01.2022 präzisierten Sie Ihren Antrag insoweit, "dass als "Zugehörige" alle Personen gemeint sind, die im Namen des Unternehmens agieren bzw. agiert haben (Mitarbeitende)."
Weiterhin erfolgte auch ein Hinweis dazu, dass die Fragestellung mit der weit gefassten, zeitlich, personell und sachlich nicht eingegrenzten Aktenauskunft ohne eine entsprechende Eingrenzung bzw. Präzisierung voraussichtlich wegen unverhältnismäßigem Verwaltungsaufwand nach§ 9 Abs. 3 Nr. 3 LIFG abzulehnen wäre. Eine Einlassung Ihrerseits ist insoweit nicht erfolgt.
b) Rechtliche Begründung
Sie stützen Ihr Auskunftsersuchen auf§ 1 Abs. 2 des Landesinformationsfreiheitsgesetzes (LIFG) und auf§ 25 des Umweltverwaltungsgesetzes (UVwG), soweit Umweltinformationen im
Sinne des § 2 Abs. 3 Umweltinformationsgesetzes des Bundes (UIG) betroffen sind, sowie auf § 2 Abs. 1 des Gesetzes zur Verbesserung der gesundheitsbezogenen Verbraucherinformation
(VIG), soweit Verbraucherinformationen betroffen sind.
Zunächst ist nicht zu erkennen, inwieweit Umweltinformationen nach§ 25 UVwG in Verbindung mit§ 2 Abs. 3 UIG betroffen sein könnten. Konkrete Angaben wurden insoweit nicht gemacht. Gleiches gilt für die Auskunftsansprüche nach dem VIG. Es werden ersichtlich keine Auskünfte über Verbraucherinformationen geltend gemacht.
Demzufolge lässt sich die von Ihnen begehrte Auskunft nur auf§ 1 Abs. 2 LIFG stützen. Zunächst sind Sie als natürliche Person auskunftsberechtigt. Informationspflichtige Stelle ist die
Stadt Heilbronn.
Der grundsätzlich bestehende Auskunftsanspruch war aber aufgrund§ 9 Abs.3 Nr.3 LIFG abzulehnen.
Ein Auskunftsanspruch nach§ 9 Abs. 3 Nr. 3 LIFG kann abgelehnt werden, wenn er einen für die informationspflichtige Stelle unverhältnismäßigen Verwaltungsaufwand verursachen würde. Dies ist vorliegend der Fall. Ein unverhältnismäßiger Verwaltungsaufwand liegt nach der Rechtsprechung des Bundesverwaltungsgerichts (BVerwGE 154, 231-247) dann vor, wenn im Verhältnis zum Erkenntnisgewinn des Anspruchstellers und der Allgemeinheit ein unvertretbarer Aufwand an Kosten oder Personal entstünde, bzw. auch bei zumutbarer Personal und Sachmittelausstattung sowie unter Ausschöpfung aller organisatorischen Möglichkeiten die Wahrnehmung der vorrangigen Sachaufgaben der Behörde erheblich behindert würde.
Vorliegend musste also das Informationsinteresse in Relation zu dem durch die Auskunft entstehenden Aufwand gesetzt werden.
Die Dieter-Schwarz-Stiftung gGmbH wurde nach öffentlich zugänglichen Informationen am 18.11.1999 gegründet. Sie ist zum einen gemeinnützig auch und vor allem in Heilbronn im Bildungsbereich tätig, zum anderen ist sie über die Schwarz Beteiligungs GmbH Muttergesellschaft der Lidl Stiftung Co. KG und der Kaufland Stiftung Co. KG, welche wiederum Mutterge-
sellschaften der Schwarz Immobilienverwaltung sind.
Ihr Auskunftsersuchen ist weder auf einen bestimmten Tätigkeitsbereich, noch auf eine bestimmte Örtlichkeit, ein bestimmtes Projekt oder einen eingegrenzten Zeitraum bezogen. Weiterhin betrifft es Ihrer Präzisierung folgend alle Mitarbeitenden der Dieter-Schwarz-Stiftung gGmbH. Weiterhin richtet sich Ihr Auskunftsersuchen auf jedwede Aufzeichnung in den Behördenunterlagen, die jedweder Form der Kommunikation mit der Dieter Schwarz Stiftung gGmbH betreffen. Dazu gehören alle von Mitarbeitenden der Dieter Schwarz Stiftung gGmbH an die Stadt sowie umgekehrt gesandte Schreiben bzw. E-Mail-Verkehre und alle Gesprächsnotizen über Telefonate oder sonstige Besprechungen bezogen auf den gesamten Zeitraum von 1999 bis zur Antragstellung.
Der dadurch zu erzielende Erkenntnisgewinn ist allein angesichts der zu erwartenden Vielzahl an betroffenen amtlichen Informationen zwar durchaus erheblich, wird aber dadurch eingeschränkt, dass zu erwarten ist, dass ein großer Teil der Informationen dem Schutz personenbezogener Daten bzw. dem Schutz von Betriebs- oder Geschäftsgeheimnissen unterliegt und deswegen nur teilweise Zugang zu den Informationen gewährt werden kann. Weiterhin wird der Erkenntnisgewinn für die Öffentlichkeit dadurch eingeschränkt, dass durch die zu erwar-tende Vielzahl an betroffenen amtlichen Informationen ohne jeden Bezug zu bestimmten Themen oder eine Gewichtung nach Belangen des öffentlichen Informationsinteresses die Informationen nicht mehr überschaubar sind.
Im Gegensatz dazu steht der durch das Auskunftsersuchen entstehende Aufwand bei der Stadt Heilbronn. Dieser ist außerordentlich groß.
Eine gesonderte Aktenführung über die Kommunikation mit der Dieter Schwarz Stiftung gGmbH gibt es nicht. Vielmehr erfolgt die Aktenführung bei der Stadt Heilbronn nach einzelnen Vorgängen bzw. Anträgen/Vorhaben/Projekten. Es müsste demnach in den einzelnen Vorgangsakten überprüft werden, ob für das Auskunftsersuchen relevante amtliche Informationen vorhanden sind. Da eine Liste der Mitarbeitenden der Dieter Schwarz Stiftung gGmbH bei der Stadt nicht geführt wird, lässt sich dabei nicht gezielt nach bestimmten Kommunikationspartnern suchen. Dies gilt erst recht für die Vergangenheit und etwaige ehemalige Mitarbeitende.
Schon eine Vorauswahl der betroffenen Vorgangsakten ist entsprechend schwierig. Da die Dieter Schwarz Stiftung gGmbH auch Muttergesellschaft der Schwarz Immobilienverwaltung ist und auch Projekte bzw. Vorhaben Dritter unterstützt, sind nicht nur Vorgänge betroffen, bei der die Dieter Schwarz Stiftung gGmbH Antragsteller oder Adressat eines Verwaltungsakts ist,
sondern auch solche, in denen eine Anhörung oder sonstige Beteiligung der Dieter Schwarz Stiftung gGmbH erfolgt ist. Eine gezielte Suche nur nach solchen Vorgängen, bei denen die Dieter Schwarz Stiftung gGmbH Antragsteller ist, ist darum ebenfalls ausgeschlossen. Um Ihrem Anliegen nachzukommen müssten wir vielmehr nach Stichwörtern suchen, die irgendeine
Verbindung zu der Stiftung haben können.
Dies würde dazu führen, dass bei einer kaum abschätzbaren Anzahl von Vorgangsakten jeweils in der ganzen Akte nach dem Auskunftsersuchen entsprechenden Schriftstücken gesucht werden müsste.
Die Stadt Heilbronn ist derzeit nach Dezernaten und innerhalb der Dezernate nach 28 Ämtern, Eigenbetrieben und Stabsstellen organisiert. Nur sehr wenige Bereiche können insoweit vor
vornherein ausgeschlossen werden. Vielmehr gibt es für ortsansässige Betriebe eine Vielzahl von möglichen Berührungspunkten in fast allen Bereichen. Als Beispiele seien hierfür genannt:
- Ausländerbehörde wegen dem Aufenthaltstitel eines Mitarbeiters
- Stabsstelle Büro des Oberbürgermeisters wegen einem Empfang
- Stabsstelle Partizipation und Integration wegen einer interkulturellen Veranstaltung
- Baurechtsamt wegen einer Baugenehmigung
- Stabsstelle Geschäftsstelle des Gemeinderats wegen der Anlage zu einer Entscheidungsvorlage
- Amt für Familie, Jugend und Senioren wegen Betreuungsplätzen für Betriebsangehörige der Stiftung
- Stadtkämmerei wegen der Abwicklung einer Rechnung oder Zuwendung
- Amt für Liegenschaften und Stadterneuerung wegen der Nachfrage zu einem Grundstück
Diese Liste ließe sich noch durch eine Vielzahl von Ämtern und Tätigkeitsbereichen ergänzen. Zwar wird im Bereich des Schul-, Kultur-und Sportamts ein Schwerpunkt der erfolgten Kommunikation liegen, da sich die Dieter Schwarz Stiftung gGmbH vor allem bei der Experimenta und im Bildungsbereich engagiert hat, aber auch in allen anderen Bereichen von Abfallgebühren bis Zulassung von Firmenwagen kann eine Kommunikation stattgefunden haben. Dementsprechend müsste die Suche auf eine sehr große Anzahl von Vorgangsakten ausgedehnt werden. Geht man davon aus, dass nur ein Drittel der rund 3.200 Beschäftigten der Stadtverwaltung über möglicherweise relevante Akten verfügen könnten, bezieht sich Ihr Auskunftsersuchen auf Nachforschungsarbeiten demnach auf mehr als 1.000 Mitarbeitende der Stadtverwaltung.
Zusammenfassend ist aufgrund des breiten Spektrums der Stiftung davon ausgehen, dass in fast jedem städtischen Amt bzw. Stabsstelle in den letzten 20 Jahren irgendein Kontakt mit Mitarbeitenden der Stiftung stattgefunden hat und es nicht immer mit dem ersten Blick auf die Akten erkennbar ist, ob darin entsprechender Schriftverkehr vorliegt.
Weiterhin ist auch der Suchvorgang nicht einfach digital durchführbar. Die Einführung einer elektronischen Akte läuft derzeit, ist aber voraussichtlich frühestens 2028 abgeschlossen. Selbst in den Bereichen, die bereits digitale Akten führen, ist die Digitalisierung von Alt-Akten wegen der schieren Masse nur zu einem geringen Teil vorgesehen. Die aktuelle Aktenführung ist danach hybrid, also liegen die Daten und Dokumente teilweise in Papierform und teilweise digital vor. Digitale Recherchen mit Anspruch auch auf nur annähernde Vollständigkeit sind daher nicht möglich.
Die Stadt Heilbronn baut auf dezentrale Ressourcenverantwortung. Es besteht daher keine einheitliche zentrale Registratur. Die Akten, deren Inhalt von Ihrem Auskunftsersuchen betroffen sein könnten, sind daher ganz unterschiedlich über zahlreiche Ämter und Gebäude innerhalb der Stadtverwaltung verteilt. Sie reichen vermutlich von aktuellen Vorgangsakten bis hin zu Akten zu Vorgängen, die aufgrund ihres Alters bereits in unterschiedlichen Archiven gelagert werden, aber noch nicht ausgesondert und vernichtet wurden, da deren Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist.
Dies bedeutet, dass in einer Vielzahl von Vorgängen tatsächlich händisch aktuelle und auch bereits abgelegte Akten in Papierform durchgeblättert werden müssten, um die von Ihnen beantragte vollständige Auskunft abgeben zu können. Innerhalb des angefragten Zeitraums von mehr als 20 Jahren gab es auch innerhalb der Stadtverwaltung zahlreiche Wechsel, so dass auch das Erinnerungswissen der städtischen Mitarbeiter nicht ausreichen wird um gezielt nach bestimmten Unterlagen zu suchen.
Nach der Suche relevanter amtlicher Informationen in den Akten müssten die Schriftstücke entnommen und darauf überprüft werden, ob sie dem Informationsanspruch des LIFG unterfallen, ob Belange Dritter bzw. Geschäfts- oder Betriebsgeheimnisse betroffen und ob diese Personen bzw. die Dieter Schwarz Stiftung gGmbH nach§ 8 LIFG angehört werden müssten. Ggf. müssten danach einzelne Schriftstücke aussortiert bzw. geschwärzt werden. Bei der zuerwartenden Menge der Schriftstücke wird dadurch ebenfalls ein sehr großer Aufwand verursacht.
Eine Suche in einer nicht vorher einzugrenzenden Vielzahl an Vorgangsakten durch eine Vielzahl von städtischen Mitarbeitern ist selbst dann personell nicht durchführbar, wenn man organisatorisch auf bspw. Auszubildende zurückgreift. Bedingt durch die zu erwartende Masse könnte dennoch nicht gewährleistet werden, dass nicht die Aufgabenwahrnehmung dadurch behindert wird, dass eine Vielzahl von Mitarbeitern sich der Durchsicht von Akten widmen müssten.
Schließlich ist auch in finanzieller Hinsicht ein deutliches Missverhältnis zu erwarten. Nach der Gebührensatzung der Stadt Heilbronn kann für eine Auskunft nach dem LIFG maximal eine Gebühr in Höhe von 10.000 € bei einer Kalkulation von 19 € je angefangener Viertelstunde Arbeitszeit. erhoben werden. Dies deckt vorliegend nicht annähernd den zu erwartenden Bedarf an Arbeitszeit und sonstigen entstehenden Kosten. Auch eine prinzipiell denkbare Aussonderung der betreffenden Schriftstücke durch extra dafür angeworbene Aushilfen scheitert daran, dass die dadurch entstehenden Kosten nicht durch die Gebühr gedeckt werden könnten.
Der für das Auskunftsersuchen erforderliche Aufwand an Personal und Kosten steht demnach völlig außer Verhältnis zum zu erwartenden Erkenntnisgewinn sowohl von Ihnen als auch der
Allgemeinheit. Weiterhin wären auch erhebliche Einschränkungen der Aufgabenwahrnehmung zu erwarten, da eine Vielzahl städtischer Mitarbeiter mit der Suche beschäftigt wären. Eine Teilauskunft im Sinne des § 7 Abs. 4 LIFG nur über solche amtlichen Informationen, die übermittelt werden können, ohne dass ein unverhältnismäßiger Aufwand entstünde, ist vorliegend ebenfalls nicht möglich. Ihrem Auskunftsersuchen ist nicht zu entnehmen, welche Informationen für Sie von besonderem Interesse sind. Es wird weder nach bestimmten Vorgängen oder auch nur Bereichen, noch zeitlich oder personenabhängig irgendeine Einschränkung Ihrerseits vorgenommen. Dies kann nur so ausgelegt werden, dass es Ihnen gerade um die Vollständigkeit bzw. den Umfang der Kommunikation zwischen der Dieter Schwarz Stiftung gGmbH und der Stadt Heilbronn geht. Aus diesem Grund kann diesseits nicht festgelegt werden, welche Informationen im Sinne einer Teilauskunft ausgewählt werden könnten.
Die Auskunft im beantragten allumfassenden Umfang bleibt voraussichtlich auch in Zukunft unmöglich. Bei einer entsprechenden Einschränkung oder Präzisierung auf konkrete Zeiträume, Vorgänge oder Ähnliches wäre ggf. eine Teilauskunft möglich.
§ 9 Abs. 3 Nr. 3 LIFG gibt der informationspflichtigen Stelle ein Ermessen hinsichtlich der Ablehnung des Auskunftsersuchens. Bezüglich der für die Ausübung des Ermessens notwendigen Abwägung der betroffenen Belange wird auf das oben gesagte verwiesen. Die Abwägung führt dazu, dass es angemessen ist, den Auskunftsantrag abzulehnen, weil ein grobes Missverhältnis zwischen dem notwendigen Verwaltungsaufwand und dem zu erzielenden Erkenntnisgewinn besteht.
Von der Erhebung von Kosten wurde in Anbetracht dessen, dass die beantragte Auskunft nicht erteilt werden konnte, abgesehen. Dies bedeutet jedoch ausdrücklich nicht, dass es sich bei
Ihrem Auskunftsersuchen um eine einfache Auskunft im Sinne des§ 10 Abs. 3 LIFG handelt. Im Gegenteil würde nach unserer Gebührensatzung für entsprechende Auskünfte eine Gebühr von 19 Euro pro angefangene Viertelstunde Aufwand, höchstens aber 10.000 Euro anfallen. Aufgrund des Aufwands wäre insoweit vom Anfall der Höchstgebühr auszugehen.
III.
Rechtsbehelfsbelehrung
Gegen diese Entscheidung kann innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe dieser Entscheidung bei der Stadt Heilbronn mit Sitz in Heilbronn Widerspruch eingelegt werden.
Mit freundlichen Grüßen
