Sehr geehrter Herr
Anonymer Nutzer,
unser Aktensystem ist ein kein Ersatz für die papierene Akte und
ergänzt diese nur, es enthält i.d.R. die Antwortschreiben, die
möglicherwiese auf eine papierende Anfrage erfolgen, aber über keine
(programmierbare) Auswertungsmöglichkeit, die eine automatisierte
Beantwortung Ihrer Fragen vom 19.3.13 erlaubt.
Zu den Akten werden prinzipiell alle ein- und ausgehenden Schreiben zu
einem Vorgang genommen. Im "elektronischen Teil" wird ein so genannter
Case-Brief erstellt, der den Fall abstrakt beschreibt sowie eine
Übersicht über die zur (papierenen) Akte vorhandenen einzelnen
Dokumente gibt, deren konkreter Inhalt bei nicht innerhalb unseres
Systems erzeugten Texten nicht recherchierbar ist. Teilweise sind
eingehende Schreiben eingescannt, Ausgangsschreiben liegen i.d.R: als
Word-Dokument vor.
Nicht jede Anfrage oder jedes Telefonat führt zur Anlage eines
(förmlichen) Vorgangs mit Aktenzeichen. Die Akten werden Sachgebieten
wie z.B. "Wirtschaft", "Justiz", "Inneres" usw. zugeordnet, bestimmte
Aktentypen im engeren Sine gibt es nicht.
Der Datengehalt der Akten ist sehr unterschiedlich; er kann
personenbezogene Daten enthalten, die weit über die bloße Angabe von
Bearbeiter oder Kontaktdaten beteiligter (anfragender) Dritte hinausgeht
(zugesandte Kopien aus Personal-, Gesundheits- oder Sozialakten)
Anderseits können etwa bei Stellungnahmen zu Gesetzesvorhaben konkrete
personenbezogene Angaben (außer den Bearbeiterdaten) völlig fehlen.
Die Aktenzeichen sind dreiteilig. Die erste Zahl betrifft das
Sachgebiet, die zweite den Jahrgang, die dritte beschreibt die
Reihenfolge des Eingangs im Jahr.
In Ihrem Fall: 002 = Akteneinsicht / 13 = das Jahr 2013 / 243 = die
243. in diesem Jahr angelegte Akte.
Zu jeder Akte können im System Wiedervorlagedaten eingegeben werden,
sodass die/der Bearbeiter/in sich die Akten terminieren kann.
Aus der letzten Zahl des Aktenzeichen folgt die Anzahl der im jeweilige
Jahr angelegten Akten, was jedoch keine belastbare Aussage über die
wirkliche Anzahl der bearbeiteten Vorgänge eines Jahres wiedergibt, da
z.B. bei Stellungnahmen zu Novellierungen von Gesetzen, diese bereits
vorhandenen Vorgängen zu diesem Gesetz zugeordnet werden und kein neuer
Vorgang mit eigenem Aktenzeichen angelegt wird. Auch können Vorgänge zu
bestimmten Sachverhalten eine größere Anzahl von Einzelanfragen
enthalten, was aus dem Aktenzeichen gleichfalls nicht ablesbar ist. Die
dritte Zahl im Aktenzeichen gibt damit lediglich die Anzahl der
Neuanlagen von (förmlichen ) Vorgängen pro Jahr an. Über Telefonate,
Kurzanfragen per Mail u.ä. erfolgt hingegen schon aus zeitökonomischen
Gründen nicht immer die Anlage einer Akte.
Für die von Ihnen angefragten Jahre ergeben sich folgende
"Aktenanlagenzahlen"
2007 = 616
2008 = 675
2009 = 706
2010 = 948
2011 = 1006
2012 = 934
2013 = 248 (Stand 3.4.)
Im Anhang sende ich Ihnen eine Aktenübersicht der LDA-Brandenburg, aus
der sich die unterschiedlichen Themenzuordnungsbereiche ergeben und die
jeweils dazu angelegten Vorgänge.
mit freundlichen Grüßen
Dr. Frank Jendro
________________________________________________________________
bei der Landesbeauftragten
für den Datenschutz und
für das Recht auf Akteneinsicht (LDA)
Stahnsdorfer Damm 77
D - 14532 Kleinmachnow
Tel.: 033203-35634
Fax.:033203-35649>>> <
< Adresse entfernt >><<Name und E-Mail-Adresse>>
28.03.2013 17:49 >>>
Sehr geehrte Damen und Herren,
Ist es korrekt, dass die Akten bei Ihnen also nicht elektronisch
gespeichert werden und so keine Statistiken möglich sind weil alle Akten
per Hand gezählt werden müssten ?
Welche Daten werden in einer Akte bei Ihnen erhoben ?
Gibt es bei Ihnen unterschiedliche Arten von Akten, wenn ja welche ?
Wie setzt sich ein Aktenzeichen bzw. eine Aktennummer
(Identifikationsnummer) bei Ihnen zusammen ?
Bitte nennen Sie das letzte Aktenzeichen bzw. Aktennummer
(Identifikationsnummer) für die Jahre 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012
und bisher 2013.
Meine Postanschrift habe ich angehängt.
Mit freundlichen Grüßen
Ihre E-Mail vom 19. März 2013 (Az. 002/13/243) Sehr geehrter Herr
Anonymer Nutzer, zunächst möchten wir Ihnen mitteilen, dass die
Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf
Akteneinsicht (LDA) nur insoweit dem Anwendungsbereich des
Akteneinsichts- und Informationszugangsgesetzes (AIG) unterliegt, als
sie Verwaltungsaufgaben erledigt, nicht jedoch hinsichtlich der
Erfüllung der ihr gesetzlich zugewiesenen Aufgaben. Dies ergibt sich
aus § 2 Abs.1, 2 AIG. Darin wird auf das Landesorganisationsgesetz
verwiesen, in dem die Stellen aufgeführt sind, welche bzw. in welchem
Umfang dem AIG unterworfen sind. Wir sehen es allerdings als unsere
Aufgabe an - unserem gesetzlichen Auftrag entsprechend - schon aus
Gründen einer Vorbildfunktion, Ihnen nach pflichtgemäßen Ermessen
Auskunft zu erteilen. Die Herausgabe der von Ihnen erbetenen
Informationen setzt voraus, dass entsprechende Statistiken bei der
Landesbeauftragten (LDA) geführt werden oder eine Auswertung
unseres
Vorgangsverwaltungssystems zu der erbetenen Fragestellung möglich
ist. Beides ist jedoch nicht der Fall. Ein guter Überblick über die
Tätigkeit der LDA ergibt sich aus den veröffentlichten
Tätigkeitsberichten, die wir in unseren Internetauftritt zum Abruf
bereithalten. Außerdem können Sie in unserem Internetangebot
www.lda.brandenburg.de unter der Rubrik
„Akteneinsicht/Informationsfreiheit“ in Brandenburg auch eine
Übersicht zu den Eingaben bei der Landesbeauftragten für den
Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht im Bereich
„Informationsfreiheit“ finden. Unsere Tätigkeitsberichte zeigen einen
Ausschnitt der Fälle, in denen die LDA in der Vergangenheit den Umgang
mit personenbezogenen Daten durch Verwaltungen oder private Unternehmen
im Land Brandenburg kritisiert hat. Unsere Kontrollzuständigkeit für den
nicht-öffentlichen Bereich besteht allerdings erst seit Juni 2010. Diese
Aufgabe wurde bis 2010 vom Ministerium für Inneres des Landes Bra
ndenburg
wahrgenommen. Der Schwerpunkt unserer gesetzlich geregelten Tätigkeit
liegt in der Bearbeitung der Bürgerbeschwerden und der Beratung.
Angesichts unserer personellen Ausstattung können wir von Amts wegen nur
einen Bruchteil der Daten verarbeitenden Stellen kontrollieren. Die von
Ihnen erbetenen detaillierten Angaben zu den von uns bearbeiteten
Einzelfällen würden die Durchsicht unseres gesamten Aktenbestands für
den Zeitraum 2007 bis 2012 zum Zwecke der Erhebung der von Ihnen
gewünschten Daten voraussetzen, was uns schon allein aus
Personalkapazitätsgründen nicht möglich ist. Hierbei würde es sich zudem
um eine Auswertung, nicht aber um um eine Auskunftserteilung handeln.
Bei Interesse stehen wir Ihnen gerne für ein Gespräch über unsere
Tätigkeit oder die Möglichkeit, Ihren Einsichtsantrag mit Hilfe von
‚Aktenzeichen‘ und ‚Schlagwortkatalog‘ näher einzugrenzen, zur
Verfügung. Von einer förmlichen Bescheidung Ihrer Anfrage sehen wir
zunächst ab, w
ürden d
ieses aber nachholen, wenn Sie es wünschen. In diesem Fall würden wir
Ihre Postanschrift benötigen, da es nach den Bestimmungen des AIG (§ 6)
zwar zulässig ist, einen Einsichtsantrag in elektronischer Form bei der
aktenführenden Behörde zu stellen, sie jedoch im Falle der Ablehnung
eines Akteneinsichtsantrag diesen schriftlich begründen muss. Diesem
Schrifterfordernis entspräche eine bloße Antwort per E-Mail nicht. Die
Kenntnis Ihrer Postanschrift wäre insoweit die Voraussetzung für einen
wirksamen Zugang eines Bescheids durch unsere Dienststelle. Mit
freundlichen Grüßen Dr. Frank Jendro
________________________________________________________________
bei der Landesbeauftragten für den Datenschutz und für das Recht auf
Akteneinsicht (LDA)
Stahnsdorfer Damm 77 D
- 14532 Kleinmachnow Tel.: 033203-35634 Fax.:033203-35649>>> << Adresse
entfernt <<E-Mail-Adresse>> 19.03.2013 22:37 >>> Antrag nach dem
Akteneinsichts- und Informationszugangsgesetz (AIG), UIG, VIG Sehr
geehrte Damen und Herren, bitte senden Sie mir folgendes zu: Wie viele
Kontrollen und Beratungen gab es 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012 und
bisher 2013 durch den Landesbeauftragten für den Datenschutz und für das
Recht auf Akteneinsicht (Brandenburg) ? Schlüsseln Sie bitte auf: - Wann
und bei welchen Behörden, anderen öffentlichen Stellen und
Telekommunikations- und Postdienstunternehmen gab es Kontrollen und
Beratungen ? - Aus welchem Grund gab es jeweils diese Kontrollen und
Beratungen ? - Welche jeweiligen Ergebnisse hatten diese Kontrollen und
Beratungen ? - Wurden jeweils Mängel bei der Verarbeitung oder Nutzung
personenbezogener Daten festgestellt, wenn ja welche ? - Gab es jeweils
Vorschläge zur Verbesserung des Datenschutzes, wenn ja welche ? - Wurden
jeweil
s für d
en Datenschutz und die Informationsfreiheit Verstöße festgestellt, wenn
ja welche ? - Gab es stichprobenartige Kontrollen, wenn ja welche ? Dies
ist ein Antrag nach dem Akteneinsichts- und Informationszugangsgesetz
Brandenburg (AIG), dem Umweltinformationsgesetz (soweit
Umweltinformationen betroffen sind) und dem
Verbraucherinformationsgesetz (soweit Verbraucherinformationen betroffen
sind). Meines Erachtens handelt es sich bei dieser Anfrage um einen
einfachen Fall, der darum nach der Akteneinsichts- und
Informationszugangsgebührenordnung (AIGGebO) kostenfrei zu beantworten
ist. Sollte dieser Antrag Ihres Erachtens gebührenpflichtig sein, bitte
ich, mir dies vorab mitzuteilen und dabei die Höhe der Kosten anzugeben.
Mit Verweis auf §6 Abs. 1 AIG bitte ich um unverzügliche Antwort,
spätestens innerhalb eines Monats. Sollten Sie für diesen Antrag
nicht zuständig sein, bitte ich, ihn an die zuständige Behörde
weiterzuleiten und mich darüber zu unterrichten. Ich bi
tte um e
ine Antwort in elektronischer Form (E-Mail) und behalte mir vor, nach
Eingang Ihrer Auskünfte um weitere ergänzende Auskünfte nachzusuchen.
Ich bitte um Empfangsbestätigung und danke Ihnen für Ihre Mühe. Mit
freundlichen Grüßen << Adresse entfernt >>
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