Mitteilung der Verwaltung Vorlage Nr.: 20182730 Status: öffentlich Datum: ███████▍ Verfasser/in▊█████████▍ Fachbereich: Schulverwaltungsamt Bezeichnung der Vorlage: Abschluss eines Rahmenvertrages mit der Fa. Microsoft zur Beschaffung von Microsoft Lizenzen für die pädagogische Ausstattung der städtischen Bochumer Schulen Bezug: Beratungsfolge: Gremien:                                                         Sitzungstermin:    Zuständigkeit: Ausschuss für Schule und Bildung                                20.11.2018 Kenntnisnahme Wortlaut: Seit November 2016 wird beim            Amt für Personalmanagement, Informationstechnologie und Organisation (1        1 IT) ein Softwarelizenz-Management aufgebaut. Der Aufbau eines Lizenz- managementsystems ist nach aktuellem Recht von hoher Wichtigkeit für die Stadtverwaltung Bochum. Jederzeit können unangemeldet Software            -Vertragspartner oder deren Vertreter die Stadt Bochum ufa die rechtlich und vertraglich einwandfreie Lizenzierung überprüfen. Je besser die IT-Abteilung auf diese sogenannten Software         -Audits vorbereitet ist und vor allem nachweislich die Softwareprodukte lizenzkonform lizenziert hat, desto geringer ist die Mög- lichkeit von teils kostspieligen Konsequenzen. Neben Strafzahlungen und erheblich kostenin- tensiveren Straf         - bzw. Nachlizenzierungslizenzen ist auch mit einer negativen Publicity zu rechnen. In der Regel wird dabei nicht der zuständige Sachbearbeiter,                      rn bei sondeKommu- nen der Oberbürgermeister und/oder Stadtrat im Focus der Öffentlichkeit stehen. Als Schulträger der Bochumer Schulen ist die Stadt Bochum Ansprech               - und Vertragspartner für Softwarehersteller. Ein Software        -Audit bei der Stadt Bochum schließt    auch immer die Lizenzüberprüfung in den städtischen Bochumer Schulen mit ein. Zurzeit befinden sich in den Bochumer Schulen rund 7.500 PC’s/Notebooks (ohne Server) im pädagogischen Netz. Alle PC’s benötigen in der Regel mindestens ein Betriebssystemfice                    und -Paket, Of unter Umständen sind auch Client Access Lizenzen (CAL) für verschiedene Server notwendig. CAL Lizenzen erlauben die digitalen Zugriffe auf           -Windows MS Server. Die Unternehmung Microsoft bietet unterschiedliche Lizenzierungsmöglichkeiten len                 für an. SchuDie günstigste Lizenzierungsart ist der FWU          -Rahmenvertrag für Lehreinrichtungen. Die Lizenzierung basiert auf der Anzahl der Mitarbeiter (Lehrkräfte), egal wie viele PC ́s/Notebooks dabei in den Schulen vorhanden sind.           Der Schulträger bzw. die einze lne Schule können selbst entschei- den, in welchem Umfang sie den -Rahmenvertrag   FWU            nutzen wollen. Durch eine einfache Lizenzverwaltung wird der Administrationsaufwand gering gehalten und das Risiko einer Fehllizenzierung geht gegen Null, da die Lizenzen            schal pauauf allen PC ́s/Notebooks ein- gesetzt werden können. 1

Als besonderen Benefit der FWU-Lizenzierung ist die „Work at Home“ Nutzung für Schüle- rinnen und Schüler (SuS) und Lehrkräfte (LK) gegen eine geringe Verwaltungspauschale von derzeit 0,05 € pro Person und Jahr zu sehen. Die Kosten belaufen sich in 2019 auf ca. 283.000 €, ab 2020 auf ca. 276.000 € pro Jahr (siehe unten). Für die vorläufige Schätzung wurde von dem derzeitigen Listenpreis für eine FWU Desktop Education Lizenz (beinhaltet Upgrade auf MS-Windows Professional, einer MS-Office 365 ProPlus (On Premise-Installation mit cloudbasierten Möglichkeiten, die Um- setzung bzw. der Einsatz hierzu erfolgt unter Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Anfor- derungen sowie unter Beteiligung der Datenschutzbeauftragten der Schulen) und MS-Core CAL Suite) in Höhe von 60,78 € netto ausgegangen. Lizenziert werden alle Vollzeitkräfte der Schule, wobei nach Definition von Microsoft jeder Mitarbeiter ab 200 Stunden pro Jahr als Vollzeitkraft gilt. Die Mitarbeiter der Schulverwaltung (einschließlich der Schulsekretärinnen) sind bereits über den FWU-Vertrag der Stadtverwaltung im „Verwaltungsnetz“ lizenziert. Es werden zur Berechnung der Lizenzanzahl nur noch die beschäftigten Lehrkräfte ermittelt. Zurzeit sind in etwa 3.700 Lehrerinnen und Lehrer für die Bochumer Schulen im Einsatz, die ca. 42.500 Schülerinnen und Schüler unterrichten. Des Weiteren müssten bei dem beabsichtigten Lehrer/Schüler-Benefit noch weitere Kosten für die Verwaltung der Lehrer / Schüler (Einrichtung und Betrieb von Lizenzservern inkl. der entsprechenden Lizenzen) sowie für Consultingleistungen (Einrichtung Admin-Center usw.) einkalkuliert werden. Hier müsste nach Einschätzung von 11 IT von Anfangskosten von ein- malig ca. 12.000 Euro im ersten Jahr und lfd. Kosten von ca. 5.000 Euro in den Folgejahren ausgegangen werden. Ob und inwieweit diese Kosten tatsächlich anfallen werden, kann sei- tens der Schulverwaltung aufgrund fehlender Erfahrungswerte zum gegenwärtigen Zeitpunkt noch nicht abschließend beurteilt werden, da diese von der finalen Ausgestaltung des Ver- trages und der künftigen Verwaltung desselben abhängig sind. Aufstellung der voraussichtlichen Gesamtkosten für die Lizenzierung der im pädagogischen Bereich in den Schulen eingesetzten Rechner: Desktop Education                    3.700 LK       60,78 €       224.886,00 € zzgl. MwSt                                                         42.728,34 € Zwischensumme 1                                                   267.614,34 € Schüler-Benefit                     42.500 SuS       0,05 €          2.125,00 € Lehrer-Benefit                        3.700 LK       0,05 €            185,00 € zzgl. MwSt.                                                            438,90 € Zwischensumme 2                                                      2.748,90 € Summen 1 und 2 incl. MwSt.                                        270.363,24 € Verwaltung Benefit (evtl.)                                       12.000/5.000 € Gesamtsumme                                                      282.363/ 275.363 € 283.000* € Summe p. a. (aufgerundet)                                        276.000** € *       im ersten Jahr **       in den Folgejahren 2

Alternativen zum Abschluss des FWU-Vertrages werden seitens 11 IT ausdrücklich nicht gesehen, da die Stadt Bochum als Schulträger verpflichtet ist, die lizenzrechtlichen Bestim- mungen einzuhalten. Aus bildungspolitischen Gründen ist die Verbindung mit den Benefits für Lehrer/Schüler auch aus dortiger Sicht empfehlenswert. Zur Finanzierung des Erwerbs der beschriebenen Microsoft Lizenzen für die pädagogische Verwendung in den Bochumer Schulen ab dem Haushaltsjahr 2019 und die Folgejahre er- folgt eine gesonderte Vorlage durch die Finanzverwaltung. Anlagen: 3