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11 201 (1308) AS 11.2019
Einführung des Matrix42 Lizenzmanagement

Hier: Grundlegende Microsoft-Lizenzierung der Desktop-PC’s, Notebooks und anderen
qualifizierten Endgeräten im pädagogischen Schulnetz

1. Seit November 2016 wird bei 11 2 aktiv ein Softwarelizenz-Management aufgebaut. Der
Aufbau eines Lizenzmanagementsystems ist nach aktuellen Recht von haher Wichtigkeit
für die Stadtverwaltung Bochum, Jederzeit können unangemeldet Software-Vertrags-
partner oder deren Vertreter die Stadt Bochum auf die rechtlich und vertraglich einwand-
freie Lizenzierung überprüfen. Je besser die IT-Abteilung auf diese sogenannten Software-
Audits vorbereitet ist und vor allem nachweislich die Softwareprodukte lizenzkonform lizen-
ziert hat, desto geringer ist die Möglichkeit von teils kosispieligen Konsequenzen. Neben
Strafzahlungen und erheblich kostenintensiveren Straf- bzw. Nachlizenzierungslizenzen
ist auch mit einer negativen Publicity zu rechnen. In der Regel wird dabei nicht der zustän-
üige Sachbearbeiter sondern bei Kommunen der Oberbürgermeister und/oder Stadtrat im
Focus der Öffentlichkeit stehen.

2. Als Schulträger der Bochumer Schulen ist die Stadt Bochum Ansprech- und Vertrags-
partner für Softwarehersteller. Ein Software-Audit bei der Stadt Bochum schließt auch im-
mer die Lizenzüberprüfung in den staatlichen Bochumer Schulen mit ein,

Zurzeit befinden sich in der Bochumer Schulen rund 7500 PC's/Notebooks (ohne Server)
im pädagogischen Netz, eine erhebliche Ausweitung des Hardwarebestandes versch. Ka-
tegorien ist im Rahmen versch. Projekte zur weiteren Digitalisierung der Bochumer Schu-
len geplant. Alle PC's benötigen in der Regel mindestens ein Betriebssystem und OÖffice-
Paket, unter Umständen sind auch Client Access Licens (CAL) für verschieden Server not-
wendig. SAL Lizenzen erlauben die digitalen Zugriffe auf MS- Windows Servern.

Der Hersteller Microsoft bietet nun unterschiedliche Lizenzierungsmöglichkelten für Schu-
ten an. Die günstigste Lizenzierungsart ist der FWU 3.0-Rahmenvertrag für Lehreinrich-
tungen, Die Lizenzierung basiert auf der Anzahl der Mitarbeiter (Lehrer), egal wie viele
Desktop-PC's, Notebooks oder andere berechtigte Basisgeräte in den Schulen vorhanden
sind. Hiermit wird den Bochumer Schulen neben der flächendeckenden Bereitstellung ei-

_ ner Büroapplikation Microsoft Office Prof. inkl. Cloud-Funktionen, versch. Zugriffslizenzen
(509. CAL) für verschiedene Dienste (z.B. Windows Server-CAL's) als auch das Recht auf
qualifizierten Endgeräten (also Endgeräten wie z.B. Desktop-PC’s oder Notebook’s mit
einem vorhandenen Betriebssystem WIN 7 Prof., WON 8 Prof., WIN 8,1 Prof, oder WIN 10
5} auf die aktuellste WIN 10 Pro Education kostenlos upzugraden. Da die Umstellung der
Betriebssysteme < WIN 10 zu großen Teilen noch in der Abwicklung und somit nicht ab-
geschlossen ist, bedeutet dies eine nicht unerhebliche Kosteneinsparung, Vereinfachung
und Beschleunigung dieser Maßnahme, da abhängig von der Vertragsform alle beziehba-
ren SW-Produkte aus dem FWU 3.0-Vertrag über einen einheitlichen und zentral verwai-
teten Lizenzkey betarıkt werden könnten.

Durch die so vereinfachte Lizenzverwaltung wird der Adrministrationsaufwand gering ge-
halten und das Risiko einer Fehllizenzierung geht gegen Null, da die Lizenzen pauschal
auf allen PCs, Notebooks usw. eingesetzt werden können. Als besonderen Benefit der
FWU-Lizenzierung ist die „Work at Home” Nutzung für Schüler und Lehrer gegen eine ge-
ringe Verwaltungspauschale zu sehen.

Der Ratsausschuss für Schule und Bildung hat der Vortage 2018730 für die grundsätzliche

Umsetzung der Microsoft-Lizenzierung und der Bereitstellung überplanmäßiger Mittel im

Wirtschaftsjahr zugestimmt, eine Mittelbereitstellung im 1. Quartal 2019 hat inzwischen
- stattgefunden.

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3. Fürden Einsatz von Softwarelösungen sind die Vorgaben der DSGVO zu beachten, wenn
und soweit personenbezogene Daten verarbeitet werden, darunter fallen eben auch Pro-
dukte des Herstellers Microsoft (WIN 10 Pro EDU ggf. Cloud-Lösungen), deren Einsatz in
Bochumer Schulen geplant ist, Entsprechende beratende Hinweise und Vorgespräche zwi-
schen Amt 40, Amt 11 IT und der Datenschutzbeauftragten der Stadt Bochum als Schul-
träger sind im Vorfeld erfolgt. Zur Nutzung von WIN 10 gibt es aktuell eine Handreichung
der Datenschutzkonferenz, deren Beachtung wird empfohlen, Leider gibt es für den Ein-
satz von Microsoft Office Prof. (inkl. der als Cloud-Lösung) keinen allgemeingültigen Hand-
lungsrahmen für die DSGVO-konforme Limsetzung, so dass vor dem produktiven Einsatz
in den Schulen müssen entsprechende Szenarien vom faderführenden und projektumset-
zenden Schulverwaltungsamt mit Unterstützung Dritter wie zum Beispiel durch das Bil-
dungsportal NRW und/oder der LDI NRW (ggfs. auch unter Beschaffung und Nutzung von
Zusatztools) und der engen Begleitung durch den Datenschutzbeauftragten der Schulen
noch final eigenverantwortlich ausgearbeitet werden müssen.

Von den Datenschutzbeauftragten der Länder gibt es zum Thema „Einsatz von Office 365

 ProPlus“ {was eine cloud-basierte-Ausführung ist) aktuell keine Handlungsempfehlung zur
Umsetzung, lediglich der hessische Datenschutzbeauftragte hat mit Pressemitteilung vom
07.08.2019 Bezug zu der Problematik genommen. Demnach

- Werden Cloud-Anwendungen z.B. des Büropakeles Office 365 ProPlus, die bereils erworben
wurden, angepasst geduldet {hierbei muss die Übermittlung jedweder Art von Diagnosedaten
unterbunden werden), Die Versionsnummer muss hierbei 1904 oder höher sein.

-  Schulfräger oder Schulen, bei denen der Lizenzerwerb vor Juli 2019 haushallsrechtlich gesi-
ohert war oder durchgeführt wurde, können sich auf sin vorübergehendes Zugeständnis auf
Basis von „Verlrauenserwägungen” berufen, die eingesetzte Versionsnummer muss per Pro-
duktupdafe entsprechend auf die Version 1904 oder höher upgedatet werden.

Im Rahmen der beratenden Funktion durch die Datenschutzbeauftragte der Stadt Bochum
und seitens 11 IT werden für die Umsetzung der geplanten Maßnahme beispielhaft eben-
falls empfohlen/vorausgesetzt

» Nicht nolwendige Connected-Services sollten nicht genutzt werden, um so den Datenfluss zu
minimieren,

- Alle datenschutzrechtlichen Konfigurationsmöglichkeiten der Produkte und Dienste, soweit
technisch möglich, möglichst zu nutzen, insbesondere ist die Option personenbezogene Daten
der Nutzer zur „Verbesserung von Office” an Microsoft zu senden, in dem ausgeroliten Office
soweit als möglich zu deaktivieren,

- Die Verarbeitung personenbezogener Daten arı Schulen sollte nicht unter Anwendung des Bü-
ropakels Office 368 ProPlus erfölgen.

» Dass die Nutzung der Büroappfikation allein und ausschließlich für den pädagogischen Bereich
geplant ist und nicht im Sekretarlatsbereich der Schulen eingesetzt werden darf (also nicht auf
Endgeräten, die über den FWU-Vertrag für das Verwaltungsnetz in den Schulen lizenziert sind).

-  Ausarbeilung eines DSGVO-Aktionsplans für die Einführung von Office als Claud-Version

Für die beschaffungstechnische Umsetzung sind versch. Modelle möglich. Diese Modelle
müssen neben der Wirtschaftlichkeit auch die praktische Umsetzung berücksichtigen.
Hierbei kommt bei der FWU 3.0 Vertragsgestaltung wie folgt in Betracht:

- Variante 1 Desktop-Education; diese Variante beinhaltet neben einer lokal installierba-
ren Bürcapplikation MS Office 20xx-Version, versch, Zugriffs-CAL’s und das OS WIN
10 Pro EDU-Lizenz) auch das Nutzungsrecht von Office 365 ProPlus für Schüler und
Lehrer auf bis zu 15 weiteren Geräfen im Privatgebrauch für die Dauer der Schulzuge-
hörigkeit.

- Variante 2 Microsoft Office 365 Education; diese Variante beinhaltet neben einer auch
iokal installierbaren Büroapplikation Office 365 ProPlus auch die entsprechende Cleud-
Version (wahlweise), versch. Zugriffs-CAL’s und das OS WIN 10 Pro EDU-Lizenz auch
das Nutzungsrecht von Office 355 ProPlus für Schüler und Lehrer auf bis zu 15 weite-
ren Geräten im Privatgebrauch für die Dauer der Schulzugehörigkeit.

Seite 2 von 3

s

- Variante 3 Microsoft 365 Education; diese Variante beinhaltet neben einer lokal instal-
lierbaren Büroapplikation Office 365 ProPlus auch die entsprechende Cloud-Version
(wahlweise), versch. Zugriffs-CAL’s und das OS WIN 10 Pro EDU-Lizenz auch das
Nutzungsrecht von Office 365 ProPlus für Schüler und Lehrer auf bis zu 15 weiteren
Geräten im Privatgebrauch für die Dauer der Schulzugehörigkeit. Des Weiteren kom-
men bei diesem Modell kastenneutra! weitere Enterprise Mobility + Security-Funktio-
nen hinzu. Hierbei kann über das Microsoft 365 Security-Center in Kombination mit
dem Microsoft Compliance-Center zentral, detaillierter und einheitlich auf eine einheit-
liche Verwaltung von Microsoft 365-Diensten zugegriffen werden. Auch ist hier ein
Rollout via MAK/KMS über ein VLSC-Center für alle Schulen mit Einräumung von ent-
sprechenden Rechten für die dezentrale Verwaltung in den Schulen möglich.

Aufgrund der beschriebenen Szenarien wird auf Grund der darin beschriebenen Vorteile
eine Vergabe auf Basis der Variante 3 durchgeführt, Angebote wurden von unserem durch-
führenden und alleinberechtigten Microsoft EA-Partner Cancom lediglich für die Varianten
+ und 3 angefordert.

Die Kosten für die Einführung der Microsoft-Lizenzierung im beschriebenen Umfang be-
läuft sich bei Variante 3 auf insgesamt 213.876,37 Euro netto / 254.512,88 Euro brutto
pro Jahr.

Hinweis: Das FWU 3.0 Lizenzprogramm ist grundsätzlich nur ein Mietmodell mit ei-
ner Mindestlaufzeit von 12 Monaten.

Die Kosten teilen sich wie folgt auf

- 3484 x MS FWU Microsoft 365 auf Mietbasis (inkl, Teacher-Use-Benefit) mit einer Jah-

- fesrate von 60,78 Euro netto (die Anzahl basiert auf der von Amt 40 für 2019 gemel-
deten Vollzeitmitarbeiterzahl in den Schulen)

- 42477 x MS FWU Microsoft 365 auf Mietbasis für das Student-Use-Benefit mit einer
Jahresrate von 0,05 Euro netto (die Anzahl basiert auf den von Amt 40 für 2019 ge-
meldeten Schülerzahl in den Schulen)

Mittel für die beschriebene Maßnahme stehen bei Amt 40, SK 525612, PSP 1.21.02.01.11,
zur Verfügung.

Weitere Aufwände für die technische und organisatorische Aufwände unter Begleitung der
Fa. Cancom sind noch einzuplanen, abschließende Gespräche mit der Fa. Cancom laufen
aktuell noch, ausreichende Haushaltsmittel hierfür stehen ebenfalls zur Verfügung. Hierzu
erfolgt zu einern späteren Zeitpunkt eins gesonderte Beauftragung.

4. Auftrag B 1.802.962 zur Unterschrift vorbereiten ß

FL £ w
5. Amt 40 - zur Mitzeichnung FO L, BEN X Aslaalas

  

6. Amt 112 - Frau Hermesmeyer zur Kenntnis A Xu 18 Vor-Geprüft
/ .

29.11.2019

    
 
 

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7. Amt 11 - Frau Werthmann-Grossek zur Mitunterschrift : x #11

   

Rechnungsprüfungsamt
Fabian Blondeel

- a
8. Dez, Il - Herr Kopietz zur Unterschrift 22, Nov. far
9. Per Mail dem Rechnungsprüfungsamt mit der Bitte um Vorprüfung übersandt

10, Wiedervorlage bei Eingang dl und anschl. z,d.A (Bearb.-Nr. 10384)

Achun | dv

Seite 3 von3

U > TA DI Der Oberbürgermeister
B OÖ @ H U M Amt für Personalmanagement,

Informationsstechnologie und Organisation
Technisches Rathaus
Hans-Böckler-Straße 19

44777 Bochum

Stadt Bochum 11 44777 Bochum UN U
Herr Dietmar Hecker
Zimmer

CANCOM GmbH Tel 0234/910 1308

Fuggerstraße 1d Fax 0234/910 79 1308

04158 Leipzig hecker@bochum.de

http://www.bochum.de/amitsblatt

 

Datum und Zeichen
Ihres Schreibens

0341 / 240455-7099

behoerden@cancom.de Mein Zeichen (bei Antwort
bitte angeben)

18 11

15. November 2019
Auftrag: B 1.802.962
Durchschrift Rechnung

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit erteile ich Ihnen den Auftrag, die Lieferungen bzw. Leistungen gem. beiliegendem Leistungs-
verzeichnis frei Liefer- bzw. Verwendungsstelle auszuführen. Es gelten die Lieferbedingungen der Stadt
Bochum, die mit der Annahme oder Ausführung des Auftrages Vertragsbestandteil werden.

Liefer-/Verwendungsstelle: Auftragsausführung:
Amt für Personalmanagement, nach Vereinbarung
Informationstechnologie und Organisation

Bereich IT, TR -Zimmer E.4.230-, Hr. Hecker Betreff :

Hans-Böckler-Straße 19 40VNetz-10400 #10384, FWU 3.0 für BO-Schulen,
44787 Bochum Mittel 40

Auftragssumme netto: 213.881,37 EUR
abzgl. Rabatt: 0,00 EUR
zzgl. MWSt: 40.637,46 EUR
Auftragssumme incl. MwSt: 254.518,83 EUR

Zahlungsbedingung : netto, 30 Tage

Geben Sie bitte bei Rechnungsstellung meine Auftragsnummer an, damit Ihre Rechnung
zügig bearbeitet werden kann. Senden Sie Ihre Rechnung bitte in doppelter Ausfertigung

unter Beifügung des Liefernachweises direkt an obengenannte Anschrift, sofern im Leistungsverzeichnis keine
andere Rechnungsanschrift angegeben ist.

 

 

      
    
  

Mit freundlichen Grüßen Mit freundlichen Grüßen
In Vertretung Im Auftrag

Sebastian Kopietz a Elke Werthmann-Grossek

   

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Anlage:
Sparkasse Bochum IBAN: DE69 4305 0001 0001 2178 50 SWIFT-BIC: WELADED1BOC

Anlage: Leistungsverzeichnis Auftrag: B 1.802.962 Seite : 2
vom: 15. November 2019

Ifd-Nr. Bezeichnung der Lieferungen bzw. der Leistungen Menge und Preis je Einheit Gesamtpreis
- ggf. auf besonderer Anlage - Einheit EUR EUR
Lennon rennen mann
1. Einführung der zentralen Microsoft- _ 1,00
Lizenzierung mittels FWU 3.0 in den STCK
2 Bochumer Schule. 1,00
STCK
3 MS FWU Microsoft 365 mit Teacher Benefit 3.484,00 60,780000 211.757 ,52
“  Jahresmietpreis / Vollzeitmitarbeiter STCK
4 MS FWU Microsoft 365 Student Benefit 42.477,00 0,050000 2.123,85
Jahresmietpreis / Schülerzahl STCK

Auftragssumme netto: 213.881,37 EUR

GKZ HJ Haushaltstelle/Kostenstelle E.-Schi. | Jahr Kw. JU-Konto, Nr.
U-Konto, Nr. =
2019 * für weitere U-Kto. bitte Anlagen beifügen)
Auftragssumme davon auf Lfd. Ansatz davon auf VE davon auf HAR (-9)
254.518,83
Auftragsdatum Auftrags-Nr. Empfänger-Nr. Erstauftrags-Nr. Jahr auf VE Veranschl.
15.11.2019 B 1.802.962

Bemerkungen (max. 21 Stellen) Eingang Mittelbindung Mittelbindung Handzeichen, Datum