Änderung VO DV II Begründung (Stand: 10. September 2020) I. Allgemeine Begründung: Die Verordnung über die zur Verarbeitung zugelassenen Daten der Lehrerinnen und Lehrer (VO-DV II) regelt bereichsspezifisch, welche Datenverarbeitungen ohne Einwilligung der Be- troffenen zulässig ist. Sie konkretisiert damit die Regelungen des § 121 Schulgesetz (SchulG). Nach § 122 Absatz 4 SchulG ist das Schulministerium ermächtigt, per Verordnung die zur Verarbeitung zugelassenen Beschäftigtendaten zu bestimmen. §§ 121, 122 SchulG und die VO-DV I sind somit die Rechtsgrundlagen für den Eingriff in das Recht auf informationelle Selbstbestimmung. Seit dem 25. Mai 2018 gilt die Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutzgrundverordnung – DSGVO) als unmittelbar anwendbares Recht. Daraus ergibt sich ein Anpassungsbedarf im bereichsspezifischen Datenschutzrecht des Landes, hier in der VO DV II. Wegen des europarechtlichen Wiederholungsverbotes dürfen Regelungen der DSGVO nicht im nationalen Recht wiederholt werden. Entsprechend wurde das Datenschutzgesetz NRW (DSG) neugefasst, mit der Folge, dass die bisherigen grundsätzlichen Bestimmungen und tra- genden Grundsätze des Datenschutzes darin nicht mehr definiert sind, sondern nur nationale Sonderregelungen getroffen wurden. Dies führt für die Anwendungsverantwortlichen im Schulbereich zu der Situation, zur Verarbei- tung von Beschäftigtendaten die DSGVO, das DSG sowie die schulspezifischen Regelungen (SchulG und VO DV II) nebeneinander anwenden zu müssen. Um insbesondere den pädagogisch ausgebildeten und tätigen Schulleitungen eine praktikable Rechtsgrundlage zur Verfügung zu stellen, ohne gegen das europarechtliche Wiederholungs- verbot zu verstoßen, wird die VO DV II im Amtsblatt und bei der Online-Version der Bereinigten Amtlichen Sammlung der Schulvorschriften (BASS) mit einer redaktionellen Vorbemerkung versehen. Darin wird auf die für den Schulbereich wesentlichen Bestimmungen der DSGVO gesondert hingewiesen und diese verlinkt. Auch werden die im Verordnungstext selber sach- bezogen genannten Artikel der DSGVO dort unmittelbar für den Rechtsanwender verlinkt. Daneben wird Änderungsbedarfen Rechnung getragen, die sich in der Praxis und aufgrund der zunehmenden Digitalisierung der Datenverarbeitung ergeben haben. Sie sind nachfolgend im Einzelnen näher erläutert. 1

II. Zu den einzelnen Vorschriften Zum Titel der Verordnung: Redaktionelle Klarstellung. In § 1 Absatz 1 Nr. 2 bis 5 werden auch Regelungen zu Personal getroffen, das nicht oder noch nicht als Lehrkraft tätig ist. Zu § 1: Zu Absatz 1: Zu Nr. 2: Klarstellung, dass sämtliche Personen, die am ZfsL und an den Schulen ausgebildet werden, erfasst sind (z.B. Praxissemesterstudierende, Studierende im Eignungs- und Orien- tierungspraktikum. Auch sind perspektivisch Sondermaßnahmen zur Qualifizierung von Sei- teneinsteigern denkbar). Zu Nr. 3: Redaktionelle Anpassung an das 15. Schulrechtsänderungsgesetz (hier: § 121 SchulG). Die Datenverarbeitung kann nicht strikt auf landeseigenes Personal begrenzt wer- den, auch die Verarbeitung von z.B. Kontaktdaten und Daten aus dienstlicher Tätigkeit anderer Personen kann erforderlich sein (z.B. Sekretariat, Hausmeister/-in, Integrationshelfer/-in). Zu Absatz 5: Redaktionelle Anpassung an die geänderte Rechtssystematik. Zu Absatz 6: Redaktionelle Anpassung an die geänderte Rechtssystematik und sprachliche Korrektur. Um die personalvertretungsrechtliche Zielsetzung umzusetzen, bei Benennung von Daten- schutzbeauftragten die betroffene Personalvertretung zu beteiligen, wird die Zuständigkeit für die Benennung der schulischen Datenschutzbeauftragten auf die Bezirksregierungen übertra- gen. Erst auf dieser Ebene sind für alle Schulformen Personalvertretungen gebildet. Die Schul- ämter schlagen die ausgewählten Personen vor, die von den Bezirksregierungen benannt und wie bisher von ihnen an das Schulamt zur Ausübung dieser Funktion teilabgeordnet werden. Art. 37 Abs. 3 DSGVO lässt die Benennung gemeinsamer Datenschutzbeauftragter für meh- rere öffentliche Stellen zu, ohne Festlegung, durch wen die Benennung zu erfolgen hat. Inso- weit ist die Bestimmung der Bezirksregierungen eine zulässige Zuständigkeitszuweisung im Rahmen der Behördenhierarchie. Schulen wird die Möglichkeit eingeräumt, alternativ eine schuleigene Datenschutzbeauftragte oder einen schuleigenen Datenschutzbeauftragten zu benennen, was insbesondere bei gro- ßen oder besonders technisierten Schulen zweckmäßig sein könnte. Dieses Wahlmodell wurde auch von der LDI angeregt. Wenn für Zentren für schulpraktische Lehrerausbildung gemeinsame Datenschutzbeauftragte benannt werden sollen, erfolgt dies ebenfalls durch die Bezirksregierungen, um eine personal- vertretungsrechtliche Beteiligung zu ermöglichen. 2

Zu § 2: Zu Absätzen 1 bis 4: Redaktionelle Anpassungen an die geänderte Rechtssystematik. Zu Absatz 1: Redaktionelle Kürzung. Der neue Satz 3 dient der anwendungsfreundlichen Vereinheitlichung der Rechtsgrundlage; die Verarbeitung von Protokolldaten wäre ansonsten auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e), Abs. 3 lit. b) DSGVO i.V.m. § 3 Abs. 1 DSG zu stützen. Auf Anregung der LDI ist die Zulässigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten für den Einsatz von Lehr- und Lernmitteln im § 121 Abs. 1 SchulG klargestellt worden. Entsprechend folgt die Detaillierung für die Protokolldaten ebenfalls im bereichsspezifischen Recht; dies wird zugleich für IT-Infra- strukturen (z. B. LOGINEO NRW) sowie Systeme zur digitalen Kommunikation (z. B. LOGI- NEO NRW Messenger) klargestellt. Die Zulässigkeit der Verarbeitung der personenbezoge- nen Daten innerhalb digitaler Lern-/Lehrmittel (z.B. Name, Unterrichtsfach) sowie innerhalb der vg. Systeme ist in den nachfolgenden Paragrafen sowie den Anlagen zur VO DV II gere- gelt. Zu Absatz 2: Neben Sekretariatsbediensteten und Lehrkräften können auch sonstigen Bediensteten, insbe- sondere Schulverwaltungsassistenten/-innen, entsprechende Aufgaben übertragen werden. Die Ermächtigung aus § 121 Absatz 1 Satz 1 Schulgesetz sieht für die Datenverarbeitung an Schule keine Begrenzung auf bestimmte Personen vor. Zu Absatz 4: Redaktionelle Anpassung des betroffenen Personenkreises (vgl. oben zu § 1 Absatz 1 Nr. 2) und Ersatz des technisch unpassenden Begriffs „ADV-Anlagen“. Klarstellende Regelung zur Zuständigkeit: Soweit personenbezogene Daten von Lehramtsan- wärtern und -anwärterinnen sowie Lehrkräften in Ausbildung auf privaten digitalen Geräten verarbeitet werden sollen, muss die Genehmigungspflicht bei dem Funktionsträger liegen, der die generelle datenschutzrechtliche Verantwortung für die Daten dieser Personen trägt. Ent- sprechend erteilt die Leitung eines Zentrums für schulpraktische Lehrerausbildung (ZfsL) die Genehmigung für Seminarausbilderinnen und Seminarausbilder; dies sind Seminarleitungen, Fachleitungen und vorübergehend mit Ausbildungsaufgaben des ZfsL beauftragte Lehrkräfte. Für Lehrkräfte, die an Ausbildungsschulen zur Mitwirkung an der Ausbildung verpflichtet wer- den (§10 Absatz 5 Allgemeine Dienstordnung - ADO), erteilt die Schulleitung die Genehmi- gung. Das Land verstärkt seine Investitionen in die Digitalisierung im Schulbereich, die Ausstattung des Personals mit digitalen Endgeräten ist angestrebt. Damit wird auch eine Forderung der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit (LDI) erfüllt. In der Praxis wird es eine Übergangszeit geben, bis sämtliche mit der Ausbildung beauftragte Personen mit di- gitalen Geräten ausgestattet sein werden. Daher ist es weiterhin notwendig, die Möglichkeit vorzusehen, Privatgeräte zu nutzen. Unter den bisherigen Bedingungen der qualifizierten Ge- nehmigung ist dies datenschutzrechtlich vertretbar. Sobald jedoch eine persönliche dienstliche Ausstattung ausgehändigt wird, entfällt die Erforderlichkeit zur Nutzung eines Privatgerätes. 3

Eine Genehmigung zu erteilen, ist dann nicht mehr zulässig; eine bereits erteilte Genehmigung erlischt. Zur Rechtsklarheit wird dies ausdrücklich geregelt, es bedarf somit keines gesonder- ten Widerrufs der Genehmigung. Zu Absatz 5: Wenn Lehrkräfte sowie Ausbilderinnen und Ausbilder auf privaten digitalen Geräten Doku- mente aus dem Arbeitsalltag verarbeiten, können personenbezogene Daten anderer Lehr- kräfte und anderer an Schule oder am ZfsL tätiger Personen enthalten sein, z.B. beim Erstel- len, Übermitteln oder Empfang von Dokumenten wie: Protokolle über Konferenzen, Unter- richts-/Vertretungspläne, Ausbildungs-Stundenpläne, Aufsichtspläne, Sprechstundenlisten. Soweit hier Namen, Kontaktdaten, Unterrichtsfächer des Personals enthalten sind, wäre es unzweckmäßig, wenn Lehrkräfte hierzu die Genehmigung ihrer Schulleitungen bzw. ZfsL-Lei- tungen einholen müssten. Es handelt sich um bekannte Daten als Amtsträger in Bezug auf ihre Funktion in der Schule; diese Daten unterliegen auch nach § 9 Abs. 3 Informationsfrei- heitsgesetz einem geringeren Schutz. Unter der Bedingung der dienstlichen Erforderlichkeit und Gewähr eines angemessenen Zugangsschutzes wird diese Verarbeitung daher zugelas- sen. Zu Absatz 6: Mit dem neu eingefügten Absatz wird klargestellt, dass auch Schulleitungen und ZfsL-Leitun- gen auf privaten digitalen Geräten personenbezogene Beschäftigtendaten nur in dem genann- ten begrenzten Umfang verarbeiten dürfen. Die Klarstellung ist erforderlich, weil die vorste- henden Regelungen zur Genehmigungspflicht nach Abs. 4 nicht gelten, soweit sie selber Pri- vatgeräte nutzen. Zu Absatz 8: Erforderliche Anpassung an Änderung der §§ 22, 45 des Personenstandsgesetzes. Danach sind nunmehr vier verschiedene Eintragungen für das Geschlecht möglich (weiblich, männlich, divers, ohne Angabe). Die Festlegung konkreter Verschlüsselungsnummern in der VO DV II ist jedoch nicht erforderlich und zudem unzweckmäßig, weil ggf. in unterschiedlichen techni- schen Systemen andere Verschlüsselungsmethoden verwendet werden. Es reicht daten- schutzrechtlich aus zu regeln, dass die Erfassung des Geschlechts in der Identnummer zuläs- sig ist. Zu § 3: Redaktionelle Anpassungen an die geänderte Rechtssystematik. Zu § 4: Zu Absätzen 2 und 3: Redaktionelle Anpassung an die geänderte Rechtssystematik. Wegen des europarechtlichen Wiederholungsverbotes kann nur auf die relevanten Artikel der DSGVO verwiesen werden; die Regelung von gleichen Inhalten des Berichtigungs- und Aus- kunftsrechts ist nicht zulässig. 4

Zu § 8: Zu Absatz 1: Klarstellende Ergänzung, dass selbstverständlich auch Schulaufsichtsbehörden untereinander (z.B. Schulamt an Bezirksregierung, Bezirksregierung an MSB) sowie an die Schulen perso- nenbezogene Daten übermitteln dürfen, sofern dies zur Aufgabenerfüllung erforderlich. Rechtsgrundlage ist ansonsten Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe e, Abs. 3, Art. 9 Absatz 2 Buchstabe g DSGVO in Verbindung mit § 3 Absatz 1 Datenschutzgesetz NRW. Zu § 9: Zu Absatz 1: Notwendige Anpassung der Fristenregelung an die neu eingefügten Absätze 5 und 6 zu § 2. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten von auszubildenden Personen nach § 2 Ab- satz 4 durch die mit der Ausbildung beauftragten Personen bleibt es bei der bisherigen Rege- lung (Aufbewahrungsfrist: 1 Jahr; Fristbeginn: Ende der konkreten Ausbildungsbetreuung). Für die Datenverarbeitung nach § 2 Absatz 5 und 6 wird ebenfalls die übliche Frist von 1 Jahr festgelegt; für den Fristbeginn gilt hier die generelle Regelung des § 9 Abs. 3. Im Übrigen redaktionelle Anpassung an § 2 Abs. 4 und Kürzung. Zu Absatz 2: Rechtschreibkorrektur. Zu Absatz 5 (neu): Erforderliche Regelung für den Fall der Schulschließung. Zu Absatz 6 (neu): Die LDI hat angeregt, die Zulässigkeit einer Schulchronik ersatzlos zu streichen, da die Norm zwar zur Führung einer Schulchronik, nicht aber zu deren Veröffentlichung oder Einsicht- nahme berechtige und daher irreführend und missverständlich sei. Insbesondere bei Geburts- datum, Geburtsort, Geburtsland und Anschrift handele es sich zudem um sensible Daten, für deren dauerhafte Vorratshaltung kein hinreichender Grund bestehe. Die Anregung wird stattdessen derart umgesetzt, dass der schulinterne Charakter der Chronik klargestellt wird und lediglich Name und Vorname der (ehemaligen) Lehrkräfte sowie Beschäf- tigungsart/-dauer erfasst werden dürfen. Dies erscheint datenschutzrechtlich vertretbar, um überhaupt für die Schulhistorie eine Chronik bereithalten zu können. Zu § 11: Mit der Änderung des § 9 Absatz 6 dürfen die bisherigen ausführlichen Daten nicht mehr für Schulchroniken verwendet werden. Entsprechend müssten sämtliche in Schulen vorhandenen historischen Chroniken vernichtet werden. Um dies zu vermeiden, erfolgt die Übergangsrege- lung, dass sie weiterhin schulintern aufbewahrt, jedoch nicht veröffentlicht werden dürfen. Die Übergangsregelung wäre allerdings entsprechend der Anregung der LDI datenschutzrechtlich nicht unbedenklich. Zu Anlage 1: Redaktionelle Anpassung an die unter 1. genannten Zweckbestimmungen. 5

Zu Anlage 2: Zu IV Nr. 4.: Klarstellende Ergänzung, weil Schulleiterinnen und Schulleitern nach § 1 Absatz 7 Nr. 1 der Verordnung über beamtenrechtliche und disziplinarrechtliche Zuständigkeiten im Geschäfts- bereich (SGV.NRW.2030) die Beurteilungsbefugnis für einzelne Beurteilungsanlässe übertra- gen ist. Zu IV Nr. 8.: Redaktionelle Korrektur. Zu Anlage 5: Redaktionelle Korrektur: Einfügen fehlender Fußnotenzeichen. Zu Anlage 6: Redaktionelle Anpassungen an die geänderten Begrifflichkeiten in § 2 Absatz 4. Zu Anlage 7: Redaktionelle Korrektur: Einfügen der fehlenden Fußnote. 6