10-44 Nr. 2.1 Verordnung über die zur Verarbeitung zugelassenen Daten von Schülerinnen, Schülern und Eltern (VO-DV I)
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10-44 Nr. 2.1 (2) Nicht in den Anlagen aufgeführte Daten dürfen nur erhoben werden, wenn die oder der Betroffene eingewilligt hat. Die Einwilligung ist schriftlich Verordnung gegenüber der Schulleitung zu erklären. Sofern dies wegen besonderer über die zur Verarbeitung zugelassenen Daten Umstände angemessen ist, kann die Einwilligung ausnahmsweise in elek- tronischer Form erfolgen. Dabei sind die Grundsätze des § 13 Absatz 2 von Schülerinnen, Schülern und Eltern des Telemediengesetzes vom 26. Februar 2007 (BGBl. I S. 179), das zu- (VO-DV I) 1 letzt durch Artikel 1 des Gesetzes vom 21. Juli 2016 (BGBl. I S. 1766) ge- ändert worden ist, zu erfüllen. Auch mit Einwilligung dürfen unzumutbare, Vom 14. Juni 2007 nicht zweckdienliche oder sachfremde Angaben nicht erhoben werden. geändert durch Verordnung vom 9. Februar 2017 (SGV. NRW. 223) (3) Personenbezogene Daten sind zu berichtigen, wenn sie unrichtig sind. Aufgrund des § 122 Abs. 4 des Schulgesetzes (SchulG) vom 15. Februar (4) Die in § 1 Abs. 1 genannten Personen sind mit den Einschränkungen 2005 (GV. NRW. S. 102), zuletzt geändert durch Artikel 1 des Gesetzes des § 120 Abs. 7 SchulG berechtigt, Einsicht in die sie betreffenden Unter- vom 27. Juni 2006 (GV. NRW. S. 278), wird mit Zustimmung des Aus- lagen zu nehmen und Auskunft über die sie betreffenden Daten und die schusses für Schule und Weiterbildung des Landtags verordnet: Stellen zu erhalten, an die Daten übermittelt worden sind. §1 §4 Zulässigkeit der Datenverarbeitung, Datensicherheit Datenbestand in der Schule (1) Schulen und Schulaufsichtsbehörden sind gemäß § 120 Abs. 1 Satz 1, (1) Bei der Aufnahme einer Schülerin oder eines Schülers legt die Schule Abs. 3 in Verbindung mit § 3 SchulG, im Übrigen nach den allgemeinen da- ein Schülerstammblatt an. tenschutzrechtlichen Vorschriften, berechtigt und verpflichtet, personen- (2) In das Schülerstammblatt sind aufzunehmen: bezogene Daten 1. die Personaldaten der in § 1 Abs. 1 Nr. 1 - 3 genannten Personen (Indi- 1. der Schülerinnen und Schüler, vidualdaten) gemäß Abschnitt A Nr. I der Anlage 1, 2. der Eltern gemäß § 123 SchulG 2. die Information zur schulischen Laufbahn der Schülerin oder des Schü- 3. der Verpflichteten gemäß § 41 SchulG lers (Organisations- bzw. Schullaufbahndaten) gemäß Abschnitt A Nr. II der Anlage 1, in Dateien und/oder Akten zu verarbeiten, soweit diese Verordnung oder andere Rechtsvorschriften dies zulassen. 3. die Angaben über den individuellen Leistungsstand der Schülerin oder des Schülers (Leistungsdaten) gemäß Abschnitt B der Anlage 1, (2) Die zur Verarbeitung zugelassenen Daten sind in den Anlagen ge- nannt. Die nicht für die automatisierte Datenverarbeitung zugelassenen 4. die für die einzelnen Schulformen oder Schulstufen benötigten zusätzli- Daten sind in den Anlagen besonders gekennzeichnet. Sofern die Erfül- chen Informationen (schulform- oder schulstufenspezifische Zusatzdaten) lung der übertragenen Aufgaben die Verarbeitung von in den Anlagen gemäß Abschnitt C der Anlage 1. nicht genannten Daten im Einzelfall erforderlich macht, gelten die allge- (3) Für die Anlage des Schülerstammblattes ist die Schulleiterin oder der meinen datenschutzrechtlichen Vorschriften. Die Zulässigkeit der Verar- Schulleiter verantwortlich. Das Schülerstammblatt wird in einfacher Aus- beitung erstreckt sich auch auf in der Anlage nicht genannte Daten, soweit fertigung geführt, bei automatisierter Verarbeitung zusätzlich in Papieraus- sie aus den in den Anlagen genannten Daten gebildet oder abgeleitet wer- fertigung. den und zur Erfüllung der übertragenen Aufgaben erforderlich sind. Die (4) Die Klassenlehrerin oder der Klassenlehrer, im Kurssystem der gymna- Verarbeitung umfasst auch die Auswertungen von Daten, die zur Erfüllung sialen Oberstufe die Jahrgangsstufenleitung (die Beratungslehrerin oder der übertragenen Aufgaben erforderlich sind. der Beratungslehrer), sorgt für die Aktualität des Schülerstammblattes und (3) Für die Schule stellt die Schulleiterin oder der Schulleiter, für die Schul- erledigt die damit zusammenhängenden Aufgaben. Eintragungsberechtigt aufsichtsbehörde die Leiterin oder der Leiter der Behörde durch techni- sind daneben die Mitglieder der Schulleitung und in besonderen Fällen sche oder organisatorische Maßnahmen sicher, dass der Schutz der ver- weitere von der Schulleiterin oder dem Schulleiter benannte Personen. arbeiteten Daten gemäß § 10 DSG NRW gewährleistet ist und die Lö- (5) Neben dem Schülerstammblatt führt die Schule in Papierausfertigung schungsbestimmungen eingehalten werden. Die Zuständigkeit der gemäß die in der Anlage 2 aufgeführten Dateien und Akten (sonstiger Datenbe- § 1 Abs. 6 VO-DV II bestellten behördlichen Datenschutzbeauftragten (§ stand); eine Verarbeitung in ADV-Anlagen ist mit den Einschränkungen 32 a DSG NRW) besteht auch für die Kontrolle der Einhaltung der daten- des § 1 Abs. 2 zulässig. schutzrechtlichen Vorschriften in Bezug auf die Daten der Schülerinnen, Schüler und Eltern. (6) Das Schülerstammblatt und der sonstige Datenbestand können von al- len Lehrerinnen und Lehrern der Schülerin oder des Schülers, der Bera- §2 tungslehrerin oder dem Beratungslehrer, Lehramtsanwärterinnen und Verfahren der automatisierten Datenverarbeitung Lehramtsanwärtern sowie Studienreferendarinnen und Studienreferendar- (1) Die automatisierte Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist zu- en eingesehen werden, soweit dies zur Erfüllung der Aufgaben dieser Per- lässig auf ADV-Arbeitsplätzen und in Netzwerken, die für Verwaltungszwe- sonen erforderlich ist. Die Genehmigung erteilt im Einzelfall oder generell cke eingerichtet sind, auf sonstigen schulischen ADV-Anlagen und in die Schulleiterin oder der Schulleiter. Das Recht auf Einsichtnahme durch sonstigen Netzwerken, wenn jeweils über die Konfiguration die Vertrau- Schulaufsichtsbeamtinnen und Schulaufsichtsbeamte im Rahmen ihrer lichkeit, Integrität, Verfügbarkeit, Authentizität, Revisionsfähigkeit und Aufgaben bleibt unberührt. Transparenz gemäß § 10 des Datenschutzgesetzes Nordrhein-Westfalen §5 gewährleistet sind. Insbesondere ist sicherzustellen, dass Berechtigte nur Allgemeine Bestimmungen für die Übermittlung von Daten Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten, die für die jeweilige Auf- gabenerfüllung erforderlich sind. (1) Die Übermittlung von personenbezogenen Daten an öffentliche Stellen oder an Stellen außerhalb des öffentlichen Bereichs richtet sich nach § 120 (2) Die Verarbeitung personenbezogener Daten von Schülerinnen und Abs. 5 SchulG. Schülern in privaten ADV-Anlagen von Lehrerinnen und Lehrern für dienst- liche Zwecke bedarf der schriftlichen, ein Verfahrensverzeichnis gemäß § (2) Die Datenübermittlung kann schriftlich, mündlich, automatisiert oder 8 DSG NRW enthaltenden Genehmigung durch die Schulleiterin oder den auf Datenträgern erfolgen. Datenträger, die versandt werden, dürfen per- Schulleiter. Die Genehmigung darf nur erteilt werden, wenn die Verarbei- sonenbezogene Daten nur enthalten, soweit diese für die Empfängerin tung der Daten nach Art und Umfang für die Erfüllung der schulischen Auf- oder den Empfänger bestimmt sind. Eine automatisierte Datenübermitt- gaben erforderlich ist und ein angemessener technischer Zugangsschutz lung kann auch über eine gemeinsam genutzte informationstechnische nachgewiesen wird. Die für die Verarbeitung zugelassenen Daten ergeben Basis-Infrastruktur erfolgen, sofern die technischen und organisatorischen sich aus der Anlage 3. Für die nach Satz 1 genehmigte Verarbeitung per- Sicherheitsanforderungen des § 10 des Datenschutzgesetzes Nordrhein- sonenbezogener Daten in privaten ADV-Anlagen ist die Schule öffentliche Westfalen erfüllt werden. Eine Datenübermittlung auf Datenträgern bedarf Stelle im Sinne des § 2 Abs. 1 und 2 Satz 3 DSG NRW. Die Lehrerinnen einer Verschlüsselung nach dem aktuellen Stand der Technik. Automati- und Lehrer sind verpflichtet, der Schulleiterin oder dem Schulleiter alle sierte Verfahren, die die Übermittlung personenbezogener Daten durch Auskünfte zu erteilen, die für die datenschutzrechtliche Verantwortung er- Abruf ermöglichen, sind unzulässig. forderlich sind. (3) Das für die Schule zuständige Ministerium kann zum Zwecke der ein- (3) Die Schulen und Schulaufsichtsbehörden sind berechtigt, unter Beach- heitlichen Erfüllung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen für die tung der Voraussetzung des § 11 DSG NRW die Datensicherheit gewähr- 1. zur Übermittlung von Daten einzusetzende Hard- und Software, leistende und zuverlässige Institutionen mit der Verarbeitung ihrer Daten 2. zur Übermittlung von Daten einzusetzenden Verfahren, zu beauftragen. Die Datenverarbeitung im Auftrag ist nur zulässig nach Weisung der Schule oder der Schulaufsichtsbehörden und ausschließlich 3. Maßnahmen und Verfahren zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen für deren Zwecke. Bestimmungen auf dem Übermittlungswege §3 Rahmenbedingungen schaffen oder im Einvernehmen mit den Schulträ- Datenerhebung, Berichtigung, Auskunft, Einsicht in Akten gern den Einsatz bestimmter Hardware, Software, Maßnahmen oder Ver- fahren vorschreiben. (1) Die in § 1 Abs. 1 genannten Personen sind bei der Erhebung personen- bezogener Daten zur Auskunft verpflichtet, soweit es sich um Daten han- §6 delt, die in den Anlagen aufgeführt sind. Datenübermittlung bei einem Schulwechsel (1) Bei einem Schulwechsel übermittelt die abgebende Schule der aufneh- 1) Die Vorschrift ist noch an die Datenschutzgrundverordnung und an das neu gefasste menden Schule personenbezogene Daten aus dem Schülerstammblatt Datenschutzgesetz NRW anzupassen. Die dazu rechtlich vorgesehenen Verfahren ein- und dem sonstigen Datenbestand, soweit die Daten für die weitere Schul- schließlich der Änderung der §§ 120 bis 122 des Schulgesetzes dauern noch an. © Ritterbach Verlag GmbH
ausbildung der Schülerin oder des Schülers erforderlich sind. Entspre- §8 chendes gilt bei der Kooperation von Schulen. Die Unterlagen selbst ver- Datenübermittlung zum Zwecke der Schulgesundheitspflege bleiben bei der abgebenden Schule. (1) Zur Durchführung von Maßnahmen der Schulgesundheitspflege über- (2) Folgende Daten werden übermittelt: mittelt die Schule der unteren Gesundheitsbehörde personenbezogene 1. Individualdaten der in § 1 Abs. 1 Nr. 1 - 3 genannten Personen Daten von Schülerinnen und Schülern sowie den Eltern. (Anlage 1, Abschnitt A, Nr. I), (2) Folgende Daten der Betroffenen werden übermittelt: 2. Daten über den sonderpädagogischen Förderbedarf und die sonderpäd- 1. Name, Vorname, agogische Förderung (Anlage 1, Abschnitt C, Nr. IV) sowie über gesund- 2. Geburtsdatum, -ort und -land, heitliche Beeinträchtigungen und/oder körperliche Behinderungen (Anlage 1, Abschnitt A, Nr. II, Ziffer 13), soweit für Schülerinnen und Schüler eine 3. Geschlecht, besondere schulische Betreuung in Betracht kommt, 4. Erreichbarkeit, 3. Daten über Schulbesuchszeiträume, über die bisher besuchten Schulen 5. Name, Vorname und Erreichbarkeit der Eltern und Klassenwiederholungen (mit Gründen), §9 4. Daten über erreichte Schul- oder Ausbildungsabschlüsse sowie Einzel- informationen, die für die neu begonnene Schullaufbahn unerlässlich sind Aufbewahrung, Aussonderung, Löschung und (z.B. bisheriger Fremdsprachen- und naturwissenschaftlicher Unterricht, Vernichtung der Dateien und Akten die Kurswahl und Leistungsergebnisse ab Jahrgangsstufe 111 der gymna- (1) Für personenbezogene Daten, die nach dieser Verordnung in Dateien sialen Oberstufe), gespeichert oder in Akten aufbewahrt werden, gelten folgende Fristen: 5. eine Zweitschrift des letzten Zeugnisses oder bei der Anmeldung für die 1. Zweitschriften von Abgangs- und Abschlußzeug- 50 Jahre weiterführende Schule auch des Halbjahreszeugnisses. nissen Die Eltern sind von der abgebenden Schule über die Übermittlung der Da- 2. Schülerstammblätter 20 Jahre ten gemäß Nummer 2 zu unterrichten. 3.Zeugnislisten, Zeugnisdurchschriften, (soweit es 10 Jahre (3) Die Übermittlung der Daten nach Absatz 2 kann auch schon bei der An- sich nicht um Abgangs- und Abschlußzeugnisse han- meldung erfolgen. delt), Unterlagen über die Klassenführung (Klassen- buch, Kursbuch), Akten über Schülerprüfungen §7 4. alle übrigen Daten 5 Jahre Datenübermittlung zum Zwecke der Schulpflichtüberwachung Tabelle 1: Aufbewahrungsfristen Schülerdaten (1) Zur Überwachung der Schulpflicht übermittelt die abgebende Schule Die Aufbewahrungsfristen beginnen mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der aufnehmenden Schule personenbezogene Daten schulpflichtiger die Akten oder Dateien abgeschlossen worden sind, jedoch nicht vor Ab- Schülerinnen und Schüler sowie in § 1 Abs. 1 Nr. 2 und 3 genannter Per- lauf des Kalenderjahres, in dem die Schulpflicht endet, sofern nichts ande- sonen nach Maßgabe der Absätze 2, 3 und 5. Die aufnehmende Schule res bestimmt ist. übermittelt der abgebenden Schule die Aufnahmeentscheidung. Die Über- wachung der Schulpflicht obliegt solange der abgebenden Schule, bis ihr (2) Sind die Daten nach Absatz 1 in öffentlichen ADV-Anlagen oder auf Da- die Aufnahme durch die aufnehmende Schule übermittelt wurde. tenträgern gespeichert, gelten die Aufbewahrungsfristen entsprechend. Für in privaten ADV-Anlagen gespeicherte Daten (§ 2 Abs. 2) beträgt die (2) Zur Überwachung der Schulpflicht werden der aufnehmenden Schule Aufbewahrungsfrist ein Jahr. Sie beginnt abweichend von Absatz 1 mit Ab- folgende Daten der Betroffenen übermittelt: lauf des Kalenderjahres, in dem die Schülerin oder der Schüler von der 1. Name, Vorname, Geburtsname, Lehrerin oder dem Lehrer nicht mehr unterrichtet wird. 2. Geburtsdatum, -ort und -land, (3) Akten und Dateien, deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, sind mit Ausnahme der Dateien nach § 2 Abs. 2 dem zuständigen Archiv zur 3. Geschlecht, Übernahme anzubieten. Akten und Dateien, die nicht durch ein Archiv 4. Staatsangehörigkeit, übernommen werden, sind zu vernichten oder zu löschen. 5. Erreichbarkeit, (4) Zur Führung der Schulchronik (Daten zur Schulgeschichte) dürfen 6. Name und Erreichbarkeit der in § 1 Abs. 1 Nr. 2 und 3 genannten Per- Schulen die folgenden personenbezogenen Daten von Schülerinnen und sonen, Schülern zeitlich unbefristet verwenden: 7. Schülernummer/Nummer des Gesamtschülerverzeichnisses, 1. Name, Geburtsname, Vorname, Geschlecht, 8. Datum der ersten Einschulung, 2. Geburtsdatum, Geburtsort, Geburtsland, 9. Klasse/Jahrgang, 3. Anschrift, 10. Angaben zu Schulbesuch/Schulversäumnis. 4. Daten über die Dauer des Besuchs der Schule. (3) Zur Überwachung der Schulpflicht in der Sekundarstufe II werden der § 10 aufnehmenden Schule neben den Daten des Absatzes 2 folgende Daten Ordnungswidrigkeiten der Betroffenen übermittelt: (1) Ordnungswidrig handelt, wer vorsätzlich oder fahrlässig als nach § 3 1. Angaben zur bisherigen Schulbildung und zur zuletzt besuchten Schule, Abs. 1 zur Auskunft Verpflichteter 2. Angaben zur angestrebten Ausbildung, insbesondere Angaben zur Be- 1. keine, rufsausbildung, zum Praktikanten- oder Arbeitsverhältnis. 2. unrichtige oder (4) Zur Überwachung der Schulpflicht in der Sekundarstufe II werden dem 3. unvollständige Ausbildungsbetrieb folgende Daten der Betroffenen übermittelt: Auskunft erteilt. 1. Name, Vorname, Geburtsname, (2) Die Ordnungswidrigkeit kann mit einer Geldbuße geahndet werden. 2. Geburtsdatum, (3) Verwaltungsbehörde im Sinne des § 36 Abs. 1 Nr. 1 des Gesetzes über 3. Geschlecht, Ordnungswidrigkeiten ist die Bezirksregierung. 4. Erreichbarkeit, § 11 5. Angaben zu unentschuldigten Schulversäumnissen. In-Kraft-Treten, Berichtspflicht (5) Soweit erforderlich werden im Rahmen der Überwachung der Pflicht (1) Diese Verordnung tritt am Tage nach der Verkündung in Kraft.2 zum Besuch des Berufskollegs oder einer anderen Schule der Sekundar- stufe II in den Fällen des Abgangs von der Schule und des Schulwechsels (2) Die Auswirkungen dieser Verordnung werden nach einem Erfahrungs- folgende Daten von der abgebenden Schule auch dem Schulträger zur Ko- zeitraum von fünf Jahren durch die Landesregierung überprüft. Die Lan- ordinierung des Übergangs in das Berufskolleg, in ein Berufsausbildungs- desbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit ist an dieser verhältnis oder in eine andere Schule der Sekundarstufe II übermittelt: Überprüfung zu beteiligen. Die Landesregierung unterrichtet den Land- tagsausschuss für Schule und Weiterbildung über das Ergebnis der Prü- 1. Name, Vorname, Geburtsname, fung. 2. Geburtsdatum, -ort und -land, 3. Geschlecht, Nachfolgend finden Sie die Anlagen zur VO-DV I: 4. Erreichbarkeit, 5. Name und Erreichbarkeit der in § 1 Abs. 1 Nr. 2 und 3 genannten Per- Anlage 1 sonen. (vgl. § 4 Abs. 2, § 6 Abs. 2 Nr. 1, 2) 2) Die Verordnung ist am 5. Juli 2007 (GV. NRW. 14/07 S. 220) in Kraft getreten. Satz 2 (Aufhebung der alten VO-DV I) ist hier nicht abgedruckt. Die letzte Änderung ist mit 1) jetzt: Einführungsphase der gymnasialen Oberstufe Datum vom 01.03.2017 (GV.NRW. S. 282) in Kraft. © Ritterbach Verlag GmbH
Abschnitt A 19.2 Benachrichtigung zur Schulpflichtüberwachung: Datum, Verpflichte- Individual- und Organisationsdaten ter, Art, Bekanntgabe I. Grunddaten 20. Vorsorgeuntersuchung: Datum, Art, Ergebnis2, nächste 21. Stundenplan der Person nach § 1 Abs 1 Nummer 1 VO-DV I Individualdaten der Person nach § 11 Abs. 1 Nummer 1 VO-DV I 1.1 Schülernummer/Nummer des Gesamtschülerverzeichnisses Abschnitt B 1.2 Name, Geburtsname Leistungsdaten 1.3 Vorname 1. Stand des Lernprozesses, Bescheinigungen (§§ 48, 49 SchulG): 1.4 Erreichbarkeit: Anschrift Wohnsitz, Anschrift Postzustellung, Telefon, 1.1 Datum, Art, Note, Bewertung, Leistungsbericht Fax1, private E-Mail-Adresse1, schulische E-Mail-Adresse 1.2 Fach/Kurs/Lernbereich, Kursart, Fachlehrerin/Fachlehrer, Fehlzei- 1.5 Geschlecht ten: Art, Umfang 1.6 Geburtsdatum, -ort und -land; Jahr des Zuzugs 1.3 Bemerkung, Bericht: Datum, Art, Inhalt 1.7 Konfession: Art, Angabe auf Zeugnis 1.4 Feststellungsprüfung in einer Fremdsprache: Datum, Sprache 1.8 Staatsangehörigkeit(en) 2. Versetzungsverfahren (§ 50 SchulG): Datum, Art, Inhalt, Bekanntgabe 1.9 Migrantenstatus, Anzahl der im Ausland geborenen Elternteile 3. Konferenz: Datum, Art, Ergebnis, Bekanntgabe 1.10 Muttersprache 4. Prüfung: Datum, Art, Verlauf, Teilergebnis, Gesamtergebnis, Qualifi- 1.11 gesprochene Sprache in der Familie kation 1.12 BaFöG: Beginn, Ende, Umfang 5. Ergebnis von Lernstandserhebungen und Vergleichsarbeiten gemäß §§ 3, 1.13 Foto1 120 Abs. 3 SchulG: Datum, Art, Ergebnis 1.14 Notfallinformationen1: 6. Ergebnis der Grundschulempfehlung gemäß § 11 Abs. 4 SchulG (jetzt: § 1.14.1: Art des Notfalls: Stichwort, Kurzinfo 11 Absatz 5 SchulG): Datum, Ergebnis 1.14.2: Wichtige Person oder Institution: Name, Vorname, Bezeichnung, Abschnitt C Erreichbarkeit: Anschrift Wohnsitz, Anschrift Arbeitsplatz, Telefon, Fax, Schulform- oder schulstufenspezifische Zusatzdaten E-Mail I. Grundschule Individualdaten der Person nach § 1 Abs.1 Nummer 2 VO-DV I 1. Vorschulische Beratung und Förderung (§ 36 SchulG): Beginn, Ende, 2.1 Name, Vorname Art, Einrichtung, Erreichbarkeit 2.2 Status (Eltern, Vormund, etc.) 2. Beginn der Schulpflicht (§ 35 SchulG): 2.3 Staatsangehörigkeit 2.1 vorzeitiger Beginn 2.4 Geburtsland Vater 2.2 Zurückstellung Beginn, Ende; Anrechnung auf Dauer der Schulpflicht 2.5 Geburtsland Mutter 2.3 schulärztliches Gutachten: Datum, Ergebnis2 2.6 Erreichbarkeit: Anschrift Wohnsitz, Anschrift Postzustellung, Telefon, 3. Sprachfeststellung (§ 36 Abs. 3 SchulG): Datum, Ergebnis2 Fax1, E-Mail1 II. Gymnasiale Oberstufe 2.7 Erreichbarkeit am Arbeitsplatz: Telefon1, E-Mail1 1. Bildungsgang: Kurswahl Sekundarstufe II, Erfüllung der Zulassungs- Individualdaten der Person nach § 1 Abs. 1 Nummer 3 VO-DV I voraussetzungen und der Zulassungsvoraussetzungen für die Abiturprü- 3.1 Name, Vorname fung: Datum, Art, Fach, Leistungsbewertung 3.2 Status 2. Weitere Berechtigungen (z.B. Latinum, Graecum etc.): Datum, Art 3.3 Erreichbarkeit: Anschrift Wohnsitz, Anschrift Postzustellung, Telefon, III. Berufskolleg Fax1, E-Mail1 1. Ausbildung Ausbildungsberuf, Berufsfeld, Fachrichtung 3.4 Erreichbarkeit am Arbeitsplatz: Telefon1, E-Mail1 2. Ausbildungsbetrieb Name, Ausbildungsstätte, Ausbilder, Erreichbarkeit: II. Organisations-(Schullaufbahn-)daten Anschrift Postzustellung, Telefon, Fax, E-Mail 1. erste Einschulung: Datum, Art 3. Organisation der Ausbildung Beginn, Ende, Ausbildungszeiten, Ver- 2. Aufnahme: Datum, Art lauf 3. bisherige Bildungsgänge/Ausbildungen: Beginn, Ende, Typ, Verlauf, 4. frühere Berufsausbildung Ausbildungsberuf, Berufsfeld, Fachrichtung, Prüfung, Abschluss Abschluss 4. bisherige Schulen/Ausbildungsstätten: Beginn, Ende, Name, Typ, Glie- 5. Organisation des Berufsschulunterrichts Beginn, Ende, Art, Umfang derung, Nummer, Reformpädagogik, Erreichbarkeit: Anschrift Postzustel- 6. nach dem Berufsbildungsgesetz zuständige Stelle Name, Erreichbarkeit: lung, Telefon, Fax, E-Mail Anschrift Postzustellung, Telefon, Fax1, E-Mail11 5. derzeitiger Bildungsgang: Beginn, Ende, Typ 7. die unter C II. genannten Daten dieses Katalogs 6. Klassenlehrerin, Klassenlehrer, Beratungslehrerin, Beratungslehrer; IV. Förderschule Stellvertretungen: Beginn, Ende, Art, Name sowie allgemeine Schule mit sonderpädagogischer Förderung 7. Entlassung: Datum, Art, Art und Inhalt des Entlassungsdokuments, Entscheidung über den sonderpädagogischen Förderbedarf: Datum, Art, Aushändigungsvermerk 2 Förderdauer, Förderort, Förderplan, Förderumfang, Datum und Ergebnis 8. Überweisung: Datum; Name, Nummer, Erreichbarkeit der aufnehmen- des zugrunde liegenden Gutachtens den Schule: Anschrift Postzustellung, Telefon, Fax, E-Mail Tabelle 1: Anlage 1 (Forts.) 9. Befreiung und Ausschluss vom Unterricht: Beginn, Ende, Art, Umfang 1) Angabe freiwillig und jederzeit widerrufbar 10. Teilnahme am Unterricht: Beginn, Ende, Art, Umfang, Verlauf, Lei- 2) Daten, die ausschließlich zur Erfüllung des Bildungs- und Erziehungsauftrags der Schule und den hierbei entstehenden Beurteilungen beziehungsweise notwendigen Dokumenta- tung, Fehlzeiten: Art, Umfang tionen automatisiert verarbeitet werden dürfen. Medizinische Gutachten und Atteste sind 11. Teilnahme an zusätzlichen Veranstaltungen der Schule, Programmen hiervon ausgenommen und dürfen nicht automatisiert verarbeitet werden. Auswirkungen der Daten dürfen durch maßnahmebezogene Entscheidungsbegriffe, eine Zahl oder Pro- und Organisationsformen: Beginn, Ende, Art, Umfang zentangabe automatisiert verarbeitet werden. 12. Praktikum: Beginn, Ende, Art, Umfang, Ausbildungsstätte, Erreichbar- keit Anlage 2 13. gesundheitliche Beeinträchtigung und/ oder körperliche Behinderung (vgl. § 4 Abs. 5) (soweit nach § 57 Absatz 1 SchulG notwendig)2: Beginn, Ende, Art, Um- fang 14. Schülerfahrkosten: Beginn, Ende, Art, Verbindung, Erstattung, Bewil- ligungszeitraum 15. Befreiung Eigenanteil Lernmittel: Beginn, Ende 16. Bescheinigung, Zeugnis: Datum, Art, Inhalt 17. Funktion der Personen nach § 1 Abs. 1 Nummer 1 und 2 VO-DV I 17.1 Mandat in Mitwirkungsorganen: Beginn, Ende, Art 17.2 sonstige schulbezogene Funktionen: Beginn, Ende, Art 18. Beurlaubung: Beginn, Ende, Grund 19. Schulversäumnis: 19.1 Beginn, Ende, Grund Tabelle 1: Anlage 1 © Ritterbach Verlag GmbH
Sonstiger Datenbestand 12. Vermerk über Benachrichtigungen gemäß § 50 Abs. 4 SchulG in den Fächern, in denen die Lehrkraft die Schülerinnen und Schüler I. Obligatorische Dokumentationen unterrichtet 1. das Klassenbuch, die ergänzenden Kurshefte für die Wahlpflichtbe- 13. Erreichbarkeit der in § 1 Absatz 1 Nummer 1 bis 3 genannten reiche und die Kurse mit Fachleistungsdifferenzierung der Sekun- Personen (Anlage 1, Abschnitt A, Teil I Nummern 1.4, 2.6, 2.7, darstufe I sowie die Kurshefte der gymnasialen Oberstufe mit 3.3, 3.4) folgenden Angaben: Bezeichnung der Klasse oder des Kurses, Namen der Lehr- II. kräfte unter Nennung der Fächer, Namen der Schülerinnen und Schulleiterinnen und Schulleiter, deren Stellvertretung und ggf. weitere mit der Schüler einschließlich evtl. schulischer Funktionen, Namen der Schulleitungsaufgaben betraute Lehrkräfte sowie Klassenlehrerinnen oder oder des Vorsitzenden der Klassenpflegschaft oder Jahrgangsstu- Klassenlehrer und Jahrgangsstufenleiterinnen oder Jahrgangsstufenleiter fenpflegschaft und der Stellvertretung, Telefonnummern und (Beratungslehrerinnen oder Beratungslehrer in der gymnasialen Oberstufe) Anschrift(en), unter denen die Eltern erreichbar sind, soweit dürfen darüber hinaus folgenden Schülerinnen- und Schülerdaten verarbei- diese nicht widersprochen haben, die von volljährigen Schüle- ten: rinnen und Schülern angegebene Kontaktadresse, Nachweise zum Unterricht, Vermerk über Schulversäumnisse, Verspätungen 1. Halbjahresnoten in allen Fächern und besondere (z.B. im Hinblick auf Maßnahmen gemäß § 53 2. alle zeugnisrelevanten Leistungsangaben SchulG relevante) Vorkommnisse im Unterricht 3. Zeugnisbemerkungen 2. Liste der schriftlichen Arbeiten und deren Ergebnisse 4. Vermerke über Benachrichtigungen gemäß § 50 Abs. 4 SchulG. 3. Prüfungsakten (Zulassungs- und Prüfungslisten, Prüfungsnie- derschriften usw.) Tabelle 3: Anlage 3 (Forts.) 4. Vermerke über erteilte Schulbescheinigungen für Anträge auf Schülerfahrkostenübernahme, Ausbildungsförderung; Lehr- und Lernmittelausgabe usw. einschließlich der zur Bearbeitung er- forderlichen Einzeldaten 5. Mitteilungen über Schülerunfälle an die Unfallkasse NRW II. Weitere Informationssammlungen 1. die Schülerakte (Schülerbegleitmappe), die ergänzend alle die ein- zelne Schülerin oder den einzelnen Schüler betreffenden Vorgänge enthält (z.B. Zeugniszweitschriften, Schriftverkehr zu Schulpflicht- verletzungen, Erziehungs- und Ordnungsmaßnahmen, Vermerke über erteilte Schulbescheinigungen, Schülerausweise usw., Aus- nahmegenehmigungen, sonderpädagogische Gutachten, Akten- vermerke über Schullaufbahnen) 2. die nicht im Schülerstammblatt enthaltenen, getrennt und verschlos- sen aufzubewahrenden Beratungsunterlagen sonderpädagogi- scher, medizinischer, psychologischer und sozialer Art, soweit für die Schülerin oder den Schüler eine besondere schulische Betreu- ung in Betracht kommt1 3. Auflistungen als Auszüge aus bestehenden Sammlungen, um ei- nen Überblick zu erleichtern oder eine Übersicht zu vereinfachen (z.B. zentrale Suchkartei mit den Individualdaten, Anmeldelisten, Anwesenheitslisten, Klassenlisten) 4. Notenliste (Notenbuch der Lehrkraft) mit Einzelnoten oder ggf. Teil- leistungsnoten je Fach/Kurs: Klassenarbeiten, Kursarbeiten, Klau- suren; Ergebnisse der sonstigen Mitarbeit mit Noten bzw. Punktbe- wertung sowie Aufzeichnungen zum Arbeits- und Sozialverhalten 5. Notenspiegel der Klasse/Jahrgangsstufe, Schulstufe; Zensurenlis- te 6. zusätzliche Daten: 6.1 Mandat der Eltern in Mitwirkungsorganen nach dem Schulmitwir- kungsgesetz (bekleidetes Amt) 6.2 Teilnahme an herausgehobenen künstlerischen, wissenschaftli- chen und schulsportlichen Wettbewerben (z.B. Wettbewerbe „Ju- gend forscht“ und „Schüler experimentieren“, Landessportfest der Schulen, Bundeswettbewerb der Schulen „Jugend trainiert für Olympia“ sowie Erwerb von sportlichen Leistungsabzeichen) Tabelle 2: Anlage 2 1) Daten, die ausschließlich zur Erfüllung des Bildungs- und Erziehungsauftrages der Schule und den hierbei entstehenden Beurteilungen beziehungsweise notwendigen Dokumentationen automatisiert verarbeitet werden dürfen. Medizinische Gutachten und Atteste sind hiervon ausgenommen und dürfen nicht automatisiert verarbeitet werden. Anlage 3 (vgl. § 2 Abs. 2) I. Datensatz bei Genehmigung der Verarbeitung personenbezogener Schüle- rinnen- und Schülerdaten auf privaten ADV-Anlagen der die Schülerinnen und Schüler unterrichtenden Lehrerinnen und Lehrer 1. Name, Geburtsname, 2. Vorname 3. Geschlecht 4. Geburtsdatum 5. Konfession 6. Klasse/Jahrgangsstufe, Kurs 7. Schülernummer/Nummer des Gesamtschülerverzeichnisses 8. Ausbildungsrichtung bzw. Ausbildungsberuf 9. Fächer, in denen die Lehrkraft die Schülerinnen und Schüler unter- richtet 10. Leistungsbewertung in den Fächern, in denen die Lehrkraft die Schülerinnen und Schüler unterrichtet 11. Zeiten des Fernbleibens vom Unterricht in den Fächern, in de- nen die Lehrkraft die Schülerinnen und Schüler unterrichtet Tabelle 3: Anlage 3 © Ritterbach Verlag GmbH