Nutzung von MS Teams an der Universität des Saarlandes

1. Wurden neben MS Teams noch alternative Anbieter bzw. Lösungen diskutiert, wenn ja,
welche und warum wurden diese verworfen?

2. Wie wird sichergestellt, dass Microsoft die Daten im Geltungsbereich der DSGVO verarbeitet? Gab es eine Datenschutzfolgeabschätzung zum Einsatz von MS Teams für den Lehrbetrieb und ggf Vorkehrungen, die getroffen werden müssen/sollen, damit ein datenschutzfreundlicher Betrieb gewährleistet ist. Sofern diese existiert, senden Sie mir diese bitte auf elektronischem Wege zu.

3. Wo kann die Lizenzvereinbarung der Universität des Saarlandes mit Microsoft eingesehen werden? Falls es noch keine gibt, wie lautet der Vertragstext oder Entwurf oder Vorvertrag oder das Angebot, welches Sie mit Microsoft vereinbart oder geschlossen haben?

4. Wie hoch fallen die Linzenzgebühren aus?

5. Wie hoch fallen die sonstigen Kosten für Personal etc. aus, z.B. Schulungen, IT etc.

6. Wie schützt die Universität des Saarlandes ihre MS Teams-Nutzer vor einer Datenweitergabe durch Microsoft, bzw. sonstigen Missbrauch (auch innerhalb der DSGVO)?

7. Gibt es spezielle Nutzungsvereinbarungen mit den Nutzer/Lehrenden? Erfolgt insb. ein Hinweis bzgl. der Daten, die erhoben werden. Welche persönlichen Daten werden in MS Teams eingepflegt? Gibt es ein Widerspruchsrecht gegen die Verwendung persönlicher Daten in diesem Kontext (u.a. Nutzername)?

8. Entsteht Studierenden und Mitarbeitenden, die MS Teams nicht nutzen möchten, ein Nachteil? Ist eine verpflichtende Nutzung vorgesehen.

9. Werden Studierende und Mitarbeitende über die erheblichen Bedenken bzg. des Einsatzes von MS Teams informiert? Gibt es Informationen zu Widerspruchslösungen?

Ergebnis der Anfrage

Auf privatem Wege wurde mir auf mehrmaliges Nachfragen nach der Datenschutzfolgeabschätzung folgendes mitgeteilt:
" Sehr geehrte [...],
das Drittbeteiligungsverfahren nach § 8 IFG konnte in der Zwischenzeit durchgeführt werden. Da die Datenschutzfolgeabschätzung nicht in allen Punkten aktuell ist und sich derzeit grundsätzlich in der Überarbeitung befindet, hat der mit der Erstellung bzw. aktuell der Überarbeitung der Datenschutzfolgeabschätzung befasste externe Dienstleister seine Zustimmung zur Weitergabe der Datenschutzfolgeabschätzung an Sie nicht erteilt. Es besteht daher - zumindest zum derzeitigen Zeitpunkt - nach § 6 IFG kein Anspruch auf Informationszugang. Nach Abschluss der Überarbeitung der Datenschutzfolgeabschätzung werden wir Ihre Anfrage erneut prüfen und Ihnen eine abschließende Entscheidung zukommen lassen.

Freundliche Grüße
im Auftrag"

Anfrage erfolgreich

  • Datum
    26. Januar 2021
  • Frist
    2. März 2021
  • 2 Follower:innen
<< Anfragesteller:in >>
Antrag nach dem SIFG/SUIG/VIG Sehr geehrteAntragsteller/in bitte senden Sie mir Folgendes zu: 1. Wurden neben M…
An Universität des Saarlandes Details
Von
<< Anfragesteller:in >>
Betreff
Nutzung von MS Teams an der Universität des Saarlandes [#209757]
Datum
26. Januar 2021 21:05
An
Universität des Saarlandes
Status
Warte auf Antwort — E-Mail wurde erfolgreich versendet.
Antrag nach dem SIFG/SUIG/VIG Sehr geehrteAntragsteller/in bitte senden Sie mir Folgendes zu:
1. Wurden neben MS Teams noch alternative Anbieter bzw. Lösungen diskutiert, wenn ja, welche und warum wurden diese verworfen? 2. Wie wird sichergestellt, dass Microsoft die Daten im Geltungsbereich der DSGVO verarbeitet? Gab es eine Datenschutzfolgeabschätzung zum Einsatz von MS Teams für den Lehrbetrieb und ggf Vorkehrungen, die getroffen werden müssen/sollen, damit ein datenschutzfreundlicher Betrieb gewährleistet ist. Sofern diese existiert, senden Sie mir diese bitte auf elektronischem Wege zu. 3. Wo kann die Lizenzvereinbarung der Universität des Saarlandes mit Microsoft eingesehen werden? Falls es noch keine gibt, wie lautet der Vertragstext oder Entwurf oder Vorvertrag oder das Angebot, welches Sie mit Microsoft vereinbart oder geschlossen haben? 4. Wie hoch fallen die Linzenzgebühren aus? 5. Wie hoch fallen die sonstigen Kosten für Personal etc. aus, z.B. Schulungen, IT etc. 6. Wie schützt die Universität des Saarlandes ihre MS Teams-Nutzer vor einer Datenweitergabe durch Microsoft, bzw. sonstigen Missbrauch (auch innerhalb der DSGVO)? 7. Gibt es spezielle Nutzungsvereinbarungen mit den Nutzer/Lehrenden? Erfolgt insb. ein Hinweis bzgl. der Daten, die erhoben werden. Welche persönlichen Daten werden in MS Teams eingepflegt? Gibt es ein Widerspruchsrecht gegen die Verwendung persönlicher Daten in diesem Kontext (u.a. Nutzername)? 8. Entsteht Studierenden und Mitarbeitenden, die MS Teams nicht nutzen möchten, ein Nachteil? Ist eine verpflichtende Nutzung vorgesehen. 9. Werden Studierende und Mitarbeitende über die erheblichen Bedenken bzg. des Einsatzes von MS Teams informiert? Gibt es Informationen zu Widerspruchslösungen?
Dies ist ein Antrag auf Aktenauskunft nach § 1 des Saarländischen Informationsfreiheitsgesetzes (SIFG) sowie § 3 des Saarländischen Umweltinformationsgesetzes (SUIG), soweit Umweltinformationen im Sinne des § 2 Abs. 3 SUIG betroffen sind, sowie § 1 des Gesetzes zur Verbesserung der gesundheitsbezogenen Verbraucherinformation (VIG), soweit Informationen im Sinne des § 1 Abs. 1 VIG betroffen sind. Ausschlussgründe liegen meines Erachtens nicht vor. Sollte die Aktenauskunft wider Erwarten gebührenpflichtig sein, bitte ich Sie, mir dies vorab mitzuteilen und dabei die Höhe der Kosten anzugeben. Meines Erachtens handelt es sich um eine einfache und damit gebührenfreie Auskunft. Ich verweise auf § 1 SIFG i.V.m. § 7 Abs. 5 IFG/§ 3 Abs. 3 Satz 2 Nr. 1 SUIG/§ 4 Abs. 2 VIG und bitte Sie, mir die erbetenen Informationen baldmöglichst, spätestens jedoch nach Ablauf eines Monats zugänglich zu machen. Sollten Sie für diesen Antrag nicht zuständig sein, bitte ich Sie, ihn an die zuständige Behörde weiterzuleiten und mich darüber zu unterrichten. Ich widerspreche ausdrücklich der Weitergabe meiner Daten an Dritte. Ich bitte Sie um eine Antwort in elektronischer Form (E-Mail). Ich möchte Sie um eine Empfangsbestätigung bitten und danke Ihnen für Ihre Mühe! Mit freundlichen Grüßen Antragsteller/in Antragsteller/in Anfragenr: 209757 Antwort an: <<E-Mail-Adresse>> Laden Sie große Dateien zu dieser Anfrage hier hoch: https://fragdenstaat.de/a/209757/ Postanschrift Antragsteller/in Antragsteller/in << Adresse entfernt >>
Mit freundlichen Grüßen << Anfragesteller:in >>
Universität des Saarlandes
Sehr Antragsteller/in vielen Dank für Ihre Anfrage zur Nutzung von MS Teams an der Universität des Saarlandes vom…
Von
Universität des Saarlandes
Betreff
Re: Nutzung von MS Teams an der Universität des Saarlandes [#209757]
Datum
1. März 2021 09:55
Status
Warte auf Antwort
Sehr Antragsteller/in vielen Dank für Ihre Anfrage zur Nutzung von MS Teams an der Universität des Saarlandes vom 26.01.2021. Leider konnten wir diese noch nicht abschließend bearbeiten, da eine umfangreiche Prüfung und Abstimmung erforderlich ist. Wir kommen so schnell wie möglich auf Sie zu. Freundliche Grüße
<< Anfragesteller:in >>
Sehr << Anrede >> meine Informationsfreiheitsanfrage „Nutzung von MS Teams an der Universität des Saa…
An Universität des Saarlandes Details
Von
<< Anfragesteller:in >>
Betreff
AW: Re: Nutzung von MS Teams an der Universität des Saarlandes [#209757]
Datum
15. April 2021 22:43
An
Universität des Saarlandes
Status
E-Mail wurde erfolgreich versendet.
Sehr << Anrede >> meine Informationsfreiheitsanfrage „Nutzung von MS Teams an der Universität des Saarlandes“ vom 26.01.2021 (#209757) wurde von Ihnen nicht in der gesetzlich vorgeschriebenen Zeit beantwortet. Sie haben die Frist mittlerweile um 45 Tage überschritten. Bitte informieren Sie mich umgehend über den Stand meiner Anfrage. Mit freundlichen Grüßen Antragsteller/in Antragsteller/in Anfragenr: 209757 Antwort an: <<E-Mail-Adresse>> Laden Sie große Dateien zu dieser Anfrage hier hoch: https://fragdenstaat.de/a/209757/
Universität des Saarlandes
Sehr Antragsteller/in wie mit E-Mail vom 01. März 2021 auf Ihre Anfrage zur Nutzung von MS Teams an der Universit…
Von
Universität des Saarlandes
Betreff
Re: Nutzung von MS Teams an der Universität des Saarlandes [#209757]
Datum
16. April 2021 08:35
Status
Warte auf Antwort
Sehr Antragsteller/in wie mit E-Mail vom 01. März 2021 auf Ihre Anfrage zur Nutzung von MS Teams an der Universität des Saarlandes vom 26.01.2021 mitgeteilt, konnten wir Ihre Anfrage noch nicht abschließend bearbeiten, da eine umfangreiche Prüfung und Abstimmung erforderlich war. Zu Ihrer Anfrage nehmen wir nunmehr wie folgt Stellung: 1. Wurden neben MS Teams noch alternative Anbieter bzw. Lösungen diskutiert, wenn ja, welche und warum wurden diese verworfen? Vor der Einführung von MS Teams wurden alternative Lösungen diskutiert, beispielsweise Adobe Connect, Jitsii, Big-Blue-Button und Zoom. Die alternativen Lösungen wurden aus unterschiedlichen Gründen verworfen, hauptsächlich ausschlaggebend waren: a) Kosten b) Schnelligkeit der Einführung (der Lockdown war wenige Wochen vor dem Semesterbeginn) c) Netzwerkanbindung Insbesondere durch die erwarteten Zugriffszahlen und notwendigen Bandbreiten wurde die Entscheidung getroffen ein Cloud-Produkt zu nutzen. Insgesamt hatte nur Microsoft Teams alle Anforderungen erfüllt und war zudem das wirtschaftlichste Produkt. 2. Wie wird sichergestellt, dass Microsoft die Daten im Geltungsbereich der DSGVO verarbeitet? Gab es eine Datenschutzfolgeabschätzung zum Einsatz von MS Teams für den Lehrbetrieb und ggf Vorkehrungen, die getroffen werden müssen/sollen, damit ein datenschutzfreundlicher Betrieb gewährleistet ist. Sofern diese existiert, senden Sie mir diese bitte auf e lektronischem Wege zu. Es wurde vor der Einführung von Teams ein Datenschutzgutachten erstellt und begleitend mit der Einführung eine Datenschutzfolgeabschätzung durchgeführt. Bei der Implementation wurden Einstellungen und Vorkehrungen getroffen, um die Verarbeitung von personenbezogenen Daten zu minimieren und einen DSGVO-konformen Einsatz zu ermöglichen. Da das Gutachten und die Datenschutzfolgenabschätzung von externen Anwälten durchgeführt wurde können wir diese nicht veröffentlichen (Urheberrecht). Der Aufsichtsbehörde wurden die Dokumente vorgelegt. 3. Wo kann die Lizenzvereinbarung der Universität des Saarlandes mit Microsoft eingesehen werden? Falls es noch keine gibt, wie lautet der Vertragstext oder Entwurf oder Vorvertrag oder das Angebot, welches Sie mit Microsoft vereinbart oder geschlossen haben? Die Lizenzvereinbarungen sind auf den Seiten von Microsoft abrufbar: [ https://www.microsoftvolumelicensing.... | https://www.microsoftvolumelicensing.... ] 4. Wie hoch fallen die Linzenzgebühren aus? Es fallen keine Lizenzgebühren an. Teams ist für Universitäten kostenlos erhältlich. 5. Wie hoch fallen die sonstigen Kosten für Personal etc. aus, z.B. Schulungen, IT etc. Die sonstigen Kosten sind nicht abgrenzbar und können daher nicht dediziert ermittelt werden. 6. Wie schützt die Universität des Saarlandes ihre MS Teams-Nutzer vor einer Datenweitergabe durch Microsoft, bzw. sonstigen Missbrauch (auch innerhalb der DSGVO)? Alle Verstöße gegen die DSGVO oder sonstiger Missbrauch, der der UdS bekannt wird, wird von der UdS an die Aufsichtsbehörde gemeldet. 7. Gibt es spezielle Nutzungsvereinbarungen mit den Nutzer/Lehrenden? Erfolgt insb. ein Hinweis bzgl. der Daten, die erhoben werden. Welche persönlichen Daten werden in MS Teams eingepflegt? Gibt es ein Widerspruchsrecht gegen die Verwendung persönlicher Daten in diesem Kontext (u.a. Nutzername)? Alle Nutzenden wurden vor Anlage der Accounts über den Umfang der Datenweitergabe an Microsoft informiert. Es werden folgende Daten übermittelt: Vorname, Nachname, HIZ-Nutzerkennung sowie die dienstliche/studentische E-Mail-Adresse. Ein Widerspruchsrecht gibt es in diesem Kontext nicht. 8. Entsteht Studierenden und Mitarbeitenden, die MS Teams nicht nutzen möchten, ein Nachteil? Ist eine verpflichtende Nutzung vorgesehen. Es ist eine verpflichtende Nutzung vorgesehen. 9. Werden Studierende und Mitarbeitende über die erheblichen Bedenken bzg. des Einsatzes von MS Teams informiert? Gibt es Informationen zu Widerspruchslösungen? Es gibt weder erhebliche Bedenken noch ein Widerspruchsrecht. Freundliche Grüße
<< Anfragesteller:in >>
Sehr [geschwärzt], mit Verweis auf die Anfrage https://fragdenstaat.de/anfrage/dsfa-fur-microsoft-365/ bitte ich…
An Universität des Saarlandes Details
Von
<< Anfragesteller:in >>
Betreff
AW: Re: Nutzung von MS Teams an der Universität des Saarlandes [#209757]
Datum
27. Mai 2021 21:58
An
Universität des Saarlandes
Status
E-Mail wurde erfolgreich versendet.
Sehr [geschwärzt], mit Verweis auf die Anfrage https://fragdenstaat.de/anfrage/dsfa-fur-microsoft-365/ bitte ich um eine Zusendung der Datenschutzfolgeabschätzung an folgende Adresse: [geschwärzt] Dass Online-Dienste mit Sitz des Mutterkonzerns in den USA datenschutzrechtlich bedenklich sind, wurde mit dem Schrems-II Urteil und dem Fall des "Privacy Shields" vom Europäischen Gerichtshof festgestellt. Unter anderem ist eine freiwillige Einwilligung zur Datenweitergabe unverzichtbar. Dieses Vorgehen lag hier nicht vor. Die Daten wurden direkt an Microsoft weitergegeben, die Möglichkeit eines Widerspruchs oder Widerrufs muss jedoch sowohl nach der DSGVO als auch nach dem Bundesdatenschutzgesetz gegeben sein. Links: * https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Orientierungshilfen/Artikel/Orientierungshilfe_Videokonferenz.pdf * https://www.gesetze-im-internet.de/bdsg_2018/ Weiterhin ist nach dem Schrems-II Urteil die UdS als verantwortliche Institution dafür verantwortlich, dass ein Datenabfluss in die USA nicht stattfindet bzw. dieser den gleichen Bedingungen unterliegt, wie es in der EU der Fall wäre. Dies ist bei Microsoft 365 im Allgemeinen nicht der Fall. Insgesamt ist die Verwendung von Microsoft 365/MS Teams an öffentlichen Einrichtungen höchst bedenklich und nicht empfohlen, wie auch die Datenschutzbeauftragte des Saarlandes, Frau Grethel in ihrem Vortrag zur Vorlesung "Datenschutz in der Praxis" (Prof. Dr. Borges) an der UdS. In diesem Sinne bitte ich Sie, das Thema Datenschutz besonders in diesem Kontext mit der gebotenen Ernsthaftigkeit zu behandeln. Freundliche Grüße, [geschwärzt] Anfragenr: 209757 Antwort an: [geschwärzt] Laden Sie große Dateien zu dieser Anfrage hier hoch: [geschwärzt]

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Universität des Saarlandes
Sehr Antragsteller/in vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis einschließlich 28.05.2021 nicht im Büro. Ab 31.…
Von
Universität des Saarlandes
Betreff
AW: Re: Nutzung von MS Teams an der Universität des Saarlandes [#209757]
Datum
27. Mai 2021 21:58
Status
Warte auf Antwort
Sehr Antragsteller/in vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis einschließlich 28.05.2021 nicht im Büro. Ab 31.05.2021 können Sie mich wieder erreichen. Ihre E-Mail werde ich gerne beantworten, sobald ich zurückgekehrt bin. Bitte beachten Sie, dass Ihre Nachricht nicht automatisch weitergeleitet wird. Bei dringenden Anfragen wenden Sie sich in der Zwischenzeit bitte an: <<E-Mail-Adresse>> oder Tel: 0681 302 2764 --- Hello, Thank you for your email. I am currently out of the office and will be back on 31.05.2021. I will reply to your email after I have returned. Please note that your email will not be automatically forwarded. For urgent enquiries or if you require immediate assistance, please contact: <<E-Mail-Adresse>> or Tel: 0681 302 2764 --- Madame, Monsieur, Merci pour votre message. Je suis absente jusqu’au 28.05.2021 inclus. Vous pourrez à nouveau me joindre à compter du 31.05..2021. Je répondrai à votre message dès mon retour. Veuillez noter qu’en mon absence, vos messages ne seront pas redirigés automatiquement. Pour toute question urgente, veuillez vous adresser à : <<E-Mail-Adresse>> où Tel: 0681 302 2764 Freundliche Grüße