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Antrag nach dem Informationsfreiheitsgesetz NRW, UIG NRW, VIG Sehr geehrteAntragsteller/in bitte senden Sie mir Folgendes zu:

Return Receipt Your Fwd: ✔️ Informationsfreiheitsanfrage gesendet [#209105] document: was <<E-Mail-Adresse>> received by: at: 25.01.2021 06:48:05 Sehr Antragsteller/in bitte übersenden Sie mir eine Eingangsbestätigung für beiliegende Anfrage (Link unten) an diese Mailadresse. Mit freundlichen Grüßen,

Guten Morgen Herr Antragsteller/in? leider kann ich ihre Anfrage zu diesem Zeitpunkt nicht beantworten, da Sie offensichtlich anonym, bzw. unter einem Pseudonym gestellt wurde. Nach zwischenzeitlich gängiger Rechtsprechung ist das nicht zulässig. Bitte teilen Sie mir doch Ihre korrekten Kontaktdaten mit, dann werden wir uns unmittelbar bemühen zumindest die Fragestellungen zu beantworten für die wir zuständig sind. Vielen Dank für ihre Mithilfe. Mit freundlichen Grüßen

meinen Sie folgende Mail? Mit freundlichen Grüßen

Guten Tag Herr Antragsteller/in, kann ihre Mail so verstanden werden, dass sich ihre Anfrage zunächst mit der Weiterleitung an den LDI erledigt hat, oder sind ihre Einlassungen so zu verstehen das Sie auch in anonymer Form weiter auf deren Beantwortung dringen? In diesem Fall lass ich das gerne erneut prüfen. Mit freundlichen Grüßen

Sehr Antragsteller/in ich beziehe mich auf ihre Anfrage und die Ihnen in Durchschrift zugegangene Stellungnahme des LDI. Nachdem hier nun eindeutig geklärt ist das auch eine anonymisierte/pseudonymisierte Stellungnahme zumindest in NRW zulässig ist ( hier bestand ja durchaus unser Angebot das nochmals prüfen zu lassen), wäre diese Sachfrage geklärt. Ich beziehe mich aber auf die weitere Stellungnahme des LDI, hinsichtlich des Inhaltes des nach IFG zu erfüllenden Auskunftsbegehrens, welche wie folgt ausführt: § 4 Abs. 1 IFG NRW beschränkt den Zugangsanspruch auf vorhandene Informationen. Durch diese Einschränkung wird klargestellt, dass eine öffentliche Stelle nicht verpflichtet ist, ihr nicht vorliegende Informationen zu beschaffen oder in irgendeiner Weise hervorzubringen, um so das Informationsbegehren erfüllen zu können. Das Informationszugangsrecht nach § 4 Abs. 1 IFG NRW gewährt einen Anspruch auf Offenlegung vorliegender Informationen, nicht aber auch ein Recht darauf, dass eine öffentliche Stelle rechtliche oder tatsächliche Bewertungen, Erläuterungen o.ä. abgibt. Nach Rücksprache mit dem LDI bestehen erhebliche Zweifel, dass die hier aufgeworfenen Fragestellungen in Gänze vom IFG gedeckt sind. Vielemehr handelt es sich im Wesentlichen um Fragestellungen des Datenschutzes. Unabhängig davon, ob ein Anspruch ihrerseits mithin besteht, der in großen Teilen wohl zu verneinen wäre, haben wir uns dennoch entschieden, vor dem Hintergrund größtmöglicher Transparenz, ihre Fragestellungen bestmöglich zu beantworten. Die Ausführungen finden sie im folgenden in Ihre Fragestellungen integriert. A. Informationen zur zukünftig eingesetzten Software als Ersatz für Microsoft Office 365 / MS Teams an den Tönisvorster Schulen. B. Falls MS Produkte weiter eingesetzt werden sollen, das Vertragswerk (Lizenzbedingungen, Auftragsdatenverarbeitung, Zusatzvereinbarungen), welches mit Microsoft seit dem 16.07.2020 geschlossen wurde, um das gleiche Schutzniveau wie unter der DSGVO zu erreichen. Die Einführung von Office 365 erfolgte auf ausdrücklichen Wunsch der Schulen und mit ausdrücklicher Übernahme der Verantwortung durch die Schulleitungen. Campus FWU 4.0 Microsoft 365 A3 Unified Shared per User, Monthly Subscription, Faculty M365 A3 Inhalte C. Auflistung der bisher unternommenen Schritte, welche seit dem Fall des Privacy Shield unternommen wurden, um einen rechtmäßigen, DSGVO-konformen Betrieb der Software zu gewährleisten. Die Einstellungen wurden nach den Möglichkeiten des Systems vorgenommen. Beispielsweise ist eine Kontaktaufnahme von Außerhalb der Schulumgebung nicht möglich. Insbesondere: 1.) Wer ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO? Die Schulleitungen, auf ihren Wunsch hin wurde Office 365 eingeführt. Sie wurden über mögliche Datenschutzrechtliche Bedenken aufgeklärt und haben zusätzlich schriftlich erklärt, in Kenntnis gesetzt worden zu sein und die Verantwortung zu übernehmen. 2.) Wer hat die Einführung und die Nutzung von MS Teams zu verantworten? Siehe unter 1. 3.) Wurden Lehrer und Schülervertreter in die Entscheidung für MS Teams eingebunden? Das ist dem Schulträger nicht bekannt, da es Sache der Schulen ist. 4.) Existieren wirksame Einwilligungen zur Nutzung von MS Teams von Schülern UND Lehrern? Entsprechende Vereinbarungen müssten die Schulen mit den Schülern und Lehrern regeln. Inwieweit das passiert ist, ist dem Schulträger nicht bekannt. Falls ja, bitte um Übersendung der Vordrucke 5.) Existieren Nutzungsbedingungen seitens der Schulen und/oder des Schulträgers für die Verwendung von MS Teams sowie der Schüler und Lehrer IPads (Falls ja, bitte um Übersendung) und in welchem Umfang dürfen Lehrkräfte und Schüler die Geräte privat nutzen oder mit privaten IDs verknüpfen (nicht DSGVO konform)? Nutzung Teams siehe Ausführungen unter Nr. 4. Die private Nutzung (Apple ID) ist durch MDM ausgeschlossen. Der Schulträger hat Nutzungsvereinbarungen für die Endgeräte zur Verfügung gestellt. (See attached file: 140121_Leihvertrag_Endgeraet_LehrerIn.docx)(See attached file: 011220_Leihvertrag_Endgeraet_SchuelerIn.docx) 6.) Wer ist Administrator der Schüler und Lehrergeräte (IPads) und von MS Teams? Welche Qualifikation bringt der/die Administratoren unter Berücksichtigung der Datensicherheit mit? Die Ersteinrichtung von Office 365 und die Schulung der Lehrer erfolgte durch einen externen Anbieter. Ersteinrichtung der Geräte durch die städtische IT. Zukünftig soll der gesamte Support durch einen Exterenen Anbieter übernommen werden. 7.) Welche technischen Zugriffsmöglichkeiten auch auf E-Mails / vertrauliche Kommunikation besitzt der/die Administratoren und wurde(n) diese(r) auf das Datenschutzgeheimnis nach DSGVO verpflichtet? Zugriff auf die Kommunikation besteht nicht. Externe Anbieter werden vertraglich verpflichtet, Mitarbeiter des öffentlichen Dienstes (sowohl städtische, als auch Lehrer)sind grundsätzlich auf den Datenschutz verpflichtet. 8.) Wurden Lehrkräfte allgemein gemäß DSGVO auf das Datengeheimnis verpflichtet? Bedienstete des öffentlichen Dienstes werden grundsätzlich verpflichtet. 9.) Erfolgte eine Beratung/Aufklärung seitens der/des behördlichen Datenschutzbeauftragten? Zu welchem konkreten Sachverhalt? 10.) Werden Krankmeldungen / Leistungsbeurteilungen / Fehlzeiten / Coronatests in MS Teams erfasst? Nein 11.) Welche Schulen in Tönisvorst nutzen KEIN MS Teams sondern z.B. Logineo/Jitsi etc.? Aktuell nutzt nur eine Grundschule ein alternatives Angebot (Logineo). 12) Wann werden gemäß DSGVO welche Daten aus MS Teams gelöscht (Löschkonzept)? Da lediglich Nutzerdaten erfasst werden, soweit Sie für die Nutzung von Office 365 erforderlich sind, sobald der Schüler oder die Lehrkraft ausscheidet. 13.) Handelt es sich bei den Zugangsdaten (EMail-Adressen) der Lehrer und Schüler um Pseudonyme oder um Klarnamen? Können diese z.B. leicht von unbefugten Dritten erraten werden und zur missbräuchlichen Kontaktaufnahme genutzt werden? Es werden Klarnamen verwendet, allerdings ist die Kontaktaufnahme von außerhalb der geschossenen Schulumgebung gesperrt. 14.) Sind die Webseiten der Schulen mit gültigen SSL Zertifikaten gesichert und enthalten diese eine DSGVO konforme Datenschutzerklärung? Nicht bekannt. Es handelt sich um kein vom Schulträger bereitgestelltes Angebot. Hier sind die Schulleitungen verantwortlich. 15.) Gibt es eine Beratung der Kinder / Eltern /Lehre wie eine Installation/Verwendung von MS Windows (IOS), MS Teams datenschutzfreundlich durchzuführen ist? Die Lehrer wurden durch entsprechende Schulungen vorbereitet. Ansonsten werden Fragen im Rahmen des Supports beantwortet. 16.) Wie werden Kinder beschult, die der Verwendung von Office 365 NICHT zugestimmt haben? Gibt es aktuell keine bekannten Fälle. 17.) Wer hat die Anlage von Benutzerkonten mit Klarnamen für Lehrer und Schüler (?) bei Microsoft authorisiert. Die Einrichtung des Systems, auch dieser Aspekt wurde mit den Schulen abgestimmt und erfolgte auf dortigen Wunsch so. Verantwortlich sind die Schulleitungen. 18.) Wie kann ausgeschlossen werden, das Microsoft und oder Apple (privates oder schulisches) Surfverhalten bzw. Nutzungsverhalten von Schülern und Lehrern über den (namentlichen Account) protokolliert. Eine Übermittlung von Systemdaten kann nicht gänzlich unterbunden werden. Mit freundlichen Grüßen

Guten Tag, ich habe das nochmals abgestimmt, ja aktuell hat das MEG lediglich die Administration der Endgeräte auf eigenen Wunsch und gegen unsere Empfehlung selbst übernommen, Office 365 wird wie beschrieben zentral im Auftrag des Schulträgers für alle Schulen administriert. Im Zuge der Supportvergabe soll allerdings erneut versucht werden auch das MEG zu überzeugen, die Schule in eine einheitliche Administration zu übernehmen. Mit freundlichen Grüßen

Guten Morgen Herr Antragsteller/in, nochmals der Hinweis, dass dies in Regie der Schulen passiert, die Zahl ist uns nicht bekannt unsere Empfehlung war das bei Ausgabe der Geräte die Bedingungen unterschrieben werden. Wir gehen davon aus das das so passiert ist. Die Schulleitungen sind für den Datenschutz an Schulen verantwortlich. Ein Datenschutzverstoss oder eine Zuwiderhandlung gegen die Nutzungsbedingungen ist uns zudem nicht bekannt. Mit freundlichen Grüßen

Guten Tag Herr Antragsteller/in, hinsichtlich des veröffentlichten Videos werden ihren Hinweis gerne aufgreifen und Kontakt mit der Schule aufnehmen und nochmals explizit auf die Problematiken hinweisen Ihre Einlassungen betreffen auch nur das MEG, das hier ja eigenverantwortlich unterwegs ist. Exchange ist nicht im Einsatz. Darüber hinaus verweise ich erneut darauf, dass es sich bei ihren Fragen nicht um Anfragen nach IFG handelt. Wir haben in dieser Hinsicht denke ich mit der Beantwortung ihrer bisherigen Fragen sehr viel Entgegenkommen gezeigt. Ich bitte daher von weiteren Anfragen abzusehen. Mit freundlichen Grüßen

Guten Tag Herr Antragsteller/in, wir werden die Vertragsunterlagen diesbezüglich nochmal ünberprüfen und die Information nachreichen. Vorweg sei aber gesagt, dass der Auftrag nur die Ersteinrichtung und erste Begleitung der Einführung umfasst. Die Vergabe des eigentlich dauerhaften Supports läuft gerade, hier wird eine entsprechende Verpflichtung in jedem Fall beinhaltet sein. Mit freundlichen Grüßen

Guten Tag Herr Antragsteller/in, letztlich hatte ich ihnen zugesagt ihre Frage zum AVV noch zu beantworten. Für die Ersteinrichtung wurde ein solcher explizit nicht geschlossen. Es handelt sich allerdings um eine deutsche Firma die per se der DSGVO unterliegt. Zudem ist es so das der Schulträger eine solche gar nicht abschließen kann, sondern die Schule dies tun muss, da die Schuleitungen Verantwortliche im Sinne von Art.4 Nr.7 DSGVO. Im Zuge der Beauftragung der Firma für den dauerhaften Support werden wir aber mit einer entsprechenden Empfehlung an die Schulen herantreten. Zur Abgrenzung der Aufgaben Schulträger, als Sachaufwandsträger und inneren Schulangelegenheiten hier ein Link zu einem entsprechenden Artikel. https://datenschutz-schule.info/2019/03/02/schule-und-schultraeger-verantwortung-beim-datenschutz/ Mit freundlichen Grüßen

Guten Morgen Herr Antragsteller/in, es wurden selbstverständlich ausreichend Lizenzen incl. eines gewissen Puffers beschafft, sodass alle Lehrer und Schüler entsprechend lizensiert werden können. Mit freundlichen Grüßen

Guten Tag Herr Antragsteller/in, selbstverständlich nicht. Es geht um ca. 14.000 € pro Jahr. Das resultiert aus dem Lizenzmodell, das vorsieht, dass kostenpflichtige Lizenzen nur für das Lehrpersonal angeschafft werden müssen und die Schüler hierüber mit lizensiert werden. Mit freundlichen Grüßen