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Unterlagen zum Verfahren zur Versendung sensibler Dokumente als passwortgeschützte PDFs

Anfrage an: Stadt Karlsruhe

Unterlagen zum Verfahren, welches Einrichtungen der Stadt Karlsruhe nutzen, um sensible Dokumente als passwortgeschützte PDFs zu versenden, insbesondere:
1. Anleitungen und Erklärungen des Verfahrens
2. technische Erklärungen und Dokumentationen des Verfahrens
3. Bewertungen, Stellungsnahmen und Äußerungen des LfDI zum Verfahren
4. Prüfungen, Äußerungen, Bewertungen und Stellungsnahmen sonstiger Dritter

Falls Ihnen unklar sein sollte, welches Verfahren gemeint ist: Bei besagtem Verfahren versendet der*die Mitarbeiter*in sensible Dokumente - i.d.R. per E-Mail - als passwortgeschütze PDF. Das Passwort wird dem Empfänger / der Empfängerin dann in einer separaten E-Mail zugesandt oder auf anderem Wege kommuniziert. Das Verfahren wird u.a. von der Stadt- und Jugendbehörde sowie dem Städtischen Klinikum benutzt, wahrscheinlich aber auch von weiteren städtischen Einrichtungen.

Mit der Schwärzung personenbezogener Daten erkläre ich mich einverstanden, insoweit ohne die Schwärzung nach Maßgabe der anwendbaren Auskunftsgesetze eine Auskunft nicht oder nicht ohne Drittbeteiligungsverfahren durchgeführt werden kann.

Ergebnis der Anfrage

Die Stadt Karlsruhe nutzt "JULIA MailOffice" von Allgeier IT: https://www.allgeier-it.de/it-security-…

Für "vertrauliche" Dokumente wird TLS verwendet.
Für "geheime" Dokumente wird symmetrische PDF-Verschlüsselung verwendet.
Für "streng geheime" Dokumente wird S/MIME-Verschlüsselung verwendet.

Der LfDI Baden-Württemberg hat die Software nicht geprüft.

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat die Software getestet und freigegeben (Anfrage dazu hier: https://fragdenstaat.de/a/237114).

Weitere amtliche Unterlagen (Anleitungen, Erklärungen, Prüfungen, Äußerungen, Bewertungen und Stellungsnahmen Dritter) nicht vor.

Anfrage erfolgreich

  • Datum
    30. November 2021
  • Frist
    4. Januar 2022
  • 0 Follower:innen
<< Anfragesteller:in >>
Antrag nach dem LIFG/UVwG/VIG Sehr geehrte Damen und Herren, bitte senden Sie mir Folgendes zu: Unterlagen zum…
An Stadt Karlsruhe Details
Von
<< Anfragesteller:in >>
Betreff
Unterlagen zum Verfahren zur Versendung sensibler Dokumente als passwortgeschützte PDFs [#234217]
Datum
30. November 2021 17:35
An
Stadt Karlsruhe
Status
Warte auf Antwort — E-Mail wurde erfolgreich versendet.
Antrag nach dem LIFG/UVwG/VIG Sehr geehrte Damen und Herren, bitte senden Sie mir Folgendes zu:
Unterlagen zum Verfahren, welches Einrichtungen der Stadt Karlsruhe nutzen, um sensible Dokumente als passwortgeschützte PDFs zu versenden, insbesondere: 1. Anleitungen und Erklärungen des Verfahrens 2. technische Erklärungen und Dokumentationen des Verfahrens 3. Bewertungen, Stellungsnahmen und Äußerungen des LfDI zum Verfahren 4. Prüfungen, Äußerungen, Bewertungen und Stellungsnahmen sonstiger Dritter Falls Ihnen unklar sein sollte, welches Verfahren gemeint ist: Bei besagtem Verfahren versendet der*die Mitarbeiter*in sensible Dokumente - i.d.R. per E-Mail - als passwortgeschütze PDF. Das Passwort wird dem Empfänger / der Empfängerin dann in einer separaten E-Mail zugesandt oder auf anderem Wege kommuniziert. Das Verfahren wird u.a. von der Stadt- und Jugendbehörde sowie dem Städtischen Klinikum benutzt, wahrscheinlich aber auch von weiteren städtischen Einrichtungen. Mit der Schwärzung personenbezogener Daten erkläre ich mich einverstanden, insoweit ohne die Schwärzung nach Maßgabe der anwendbaren Auskunftsgesetze eine Auskunft nicht oder nicht ohne Drittbeteiligungsverfahren durchgeführt werden kann.
Dies ist ein Antrag auf Aktenauskunft nach § 1 Abs. 2 des Landesinformationsfreiheitsgesetzes (LIFG), nach § 25 des Umweltverwaltungsgesetzes (UVwG), soweit Umweltinformationen im Sinne des § 2 Abs. 3 Umweltinformationsgesetzes des Bundes (UIG) betroffen sind, sowie nach § 2 Abs. 1 des Gesetzes zur Verbesserung der gesundheitsbezogenen Verbraucherinformation (VIG), soweit Verbraucherinformationen betroffen sind. Sollte die Aktenauskunft Ihres Erachtens gebührenpflichtig sein, bitte ich, mir dies vorab mitzuteilen und dabei die Höhe der Kosten anzugeben. Es handelt sich meines Erachtens um eine einfache Auskunft bei geringfügigem Aufwand. Gebühren fallen somit nicht an. Ich verweise auf § 7 Abs. 7 LIFG/§243 Abs. 3 UVwG/§ 5 Abs. 2 VIG und bitte, mir die erbetenen Informationen unverzüglich, spätestens nach Ablauf eines Monats zugänglich zu machen. Sollten Sie für diesen Antrag nicht zuständig sein, bitte ich, ihn an die zuständige Behörde weiterzuleiten und mich darüber zu unterrichten. Ich widerspreche ausdrücklich der Weitergabe meiner Daten an Dritte. Ich bitte um eine Antwort in elektronischer Form (E-Mail) und um eine Empfangsbestätigung. Vielen Dank für Ihre Mühe! Mit freundlichen Grüßen Antragsteller/in Antragsteller/in Anfragenr: 234217 Antwort an: <<E-Mail-Adresse>> Laden Sie große Dateien zu dieser Anfrage hier hoch: https://fragdenstaat.de/a/234217/ Postanschrift Antragsteller/in Antragsteller/in << Adresse entfernt >> << Adresse entfernt >> << Adresse entfernt >>
Mit freundlichen Grüßen << Anfragesteller:in >>
<< Anfragesteller:in >>
Sehr geehrte Damen und Herren, meine Informationsfreiheitsanfrage „Unterlagen zum Verfahren zur Versendung sensib…
An Stadt Karlsruhe Details
Von
<< Anfragesteller:in >>
Betreff
AW: Unterlagen zum Verfahren zur Versendung sensibler Dokumente als passwortgeschützte PDFs [#234217]
Datum
4. Januar 2022 01:02
An
Stadt Karlsruhe
Status
E-Mail wurde erfolgreich versendet.
Sehr geehrte Damen und Herren, meine Informationsfreiheitsanfrage „Unterlagen zum Verfahren zur Versendung sensibler Dokumente als passwortgeschützte PDFs“ vom 30.11.2021 (#234217) wurde von Ihnen nicht in der gesetzlich vorgeschriebenen Zeit beantwortet. Sie haben die Frist mittlerweile um 1 Tag überschritten. Bitte informieren Sie mich umgehend über den Stand meiner Anfrage. Mit freundlichen Grüßen Antragsteller/in Antragsteller/in Anfragenr: 234217 Antwort an: <<E-Mail-Adresse>> Laden Sie große Dateien zu dieser Anfrage hier hoch: https://fragdenstaat.de/a/234217/ Postanschrift Antragsteller/in Antragsteller/in << Adresse entfernt >> << Adresse entfernt >>

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Stadt Karlsruhe
Sehr Antragsteller/in Ihre Anfrage haben wir postalisch am 27. Dezember 2021 auf den Weg gebracht. Sehr gerne ü…
Von
Stadt Karlsruhe
Betreff
Unterlagen zum Verfahren zur Versendung sensibler Dokumente als passwortgeschützte PDFs [#234217]
Datum
4. Januar 2022 11:12
Status
Anfrage abgeschlossen
Sehr Antragsteller/in Ihre Anfrage haben wir postalisch am 27. Dezember 2021 auf den Weg gebracht. Sehr gerne übermittle ich Ihnen aber noch unsere Antwort auf diesem Weg. Freundliche Grüße
Diese Anfrage wurde geschlossen und kann keine weiteren Nachrichten empfangen.