Unterlagen zum Verfahren zur Versendung sensibler Dokumente als passwortgeschützte PDFs
Unterlagen zum Verfahren, welches Einrichtungen der Stadt Karlsruhe nutzen, um sensible Dokumente als passwortgeschützte PDFs zu versenden, insbesondere:
1. Anleitungen und Erklärungen des Verfahrens
2. technische Erklärungen und Dokumentationen des Verfahrens
3. Bewertungen, Stellungsnahmen und Äußerungen des LfDI zum Verfahren
4. Prüfungen, Äußerungen, Bewertungen und Stellungsnahmen sonstiger Dritter
Falls Ihnen unklar sein sollte, welches Verfahren gemeint ist: Bei besagtem Verfahren versendet der*die Mitarbeiter*in sensible Dokumente - i.d.R. per E-Mail - als passwortgeschütze PDF. Das Passwort wird dem Empfänger / der Empfängerin dann in einer separaten E-Mail zugesandt oder auf anderem Wege kommuniziert. Das Verfahren wird u.a. von der Stadt- und Jugendbehörde sowie dem Städtischen Klinikum benutzt, wahrscheinlich aber auch von weiteren städtischen Einrichtungen.
Mit der Schwärzung personenbezogener Daten erkläre ich mich einverstanden, insoweit ohne die Schwärzung nach Maßgabe der anwendbaren Auskunftsgesetze eine Auskunft nicht oder nicht ohne Drittbeteiligungsverfahren durchgeführt werden kann.
Ergebnis der Anfrage
Die Stadt Karlsruhe nutzt "JULIA MailOffice" von Allgeier IT: https://www.allgeier-it.de/it-security-…
Für "vertrauliche" Dokumente wird TLS verwendet.
Für "geheime" Dokumente wird symmetrische PDF-Verschlüsselung verwendet.
Für "streng geheime" Dokumente wird S/MIME-Verschlüsselung verwendet.
Der LfDI Baden-Württemberg hat die Software nicht geprüft.
Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat die Software getestet und freigegeben (Anfrage dazu hier: https://fragdenstaat.de/a/237114).
Weitere amtliche Unterlagen (Anleitungen, Erklärungen, Prüfungen, Äußerungen, Bewertungen und Stellungsnahmen Dritter) nicht vor.
Anfrage erfolgreich
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Datum30. November 2021
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4. Januar 2022
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