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"outline": "- [1 Allgemeines](#page-5)\n - [1.1 Anwendungsbereich und Zweck](#page-5)\n - [1.2 Leitprinzip](#page-6)\n - [1.3 Umsetzung in den Dienststellen](#page-6)\n- [2 Organisation](#page-6)\n - [2.1 Behörden- und Dienststellengliederung](#page-6)\n - [2.2 Aufbau- und Ablauforganisation](#page-6)\n - [2.3 Gleichstellungsbeauftragte](#page-7)\n - [2.4 Interessenvertretungen](#page-7)\n - [2.5 Funktionsträger und Funktionsträgerinnen](#page-8)\n - [2.6 Geschäftsverteilung](#page-9)\n - [2.7 Neue Aufgaben/Projektorganisationen](#page-9)\n - [2.8 Externe Beratungs- und Unterstützungsleistungen](#page-10)\n- [3 Geschäftsbetrieb](#page-10)\n - [3.1 Grundsätze](#page-10)\n - [3.2 Führung](#page-10)\n - [3.3 Arbeitsabläufe](#page-11)\n - [3.3.1 Grundsätze](#page-11)\n - [3.3.2 Notfallkonzepte der Dienststellen](#page-12)\n - [3.3.3 Bearbeitung eingehender Dokumente](#page-12)\n - [3.3.4 Erstellung von Schriftgut](#page-13)\n - [3.3.5 Besonderheiten des Umgangs mit papiergebundenem Schriftgut](#page-16)\n - [3.3.5.1 Übergang von papiergebundener Vorgangsbearbeitung zu DokMBw](#page-16)\n - [3.3.5.2 Laufmappen](#page-17)\n - [3.3.6 Behandlung von Geschäftsvorfällen](#page-17)\n - [3.3.6.1 Federführung](#page-18)\n - [3.3.6.2 Einbindung weiterer Stellen](#page-18)\n - [3.3.6.3 Zeichnung/Schlusszeichnung](#page-19)\n - [3.3.6.4 Abschluss der Bearbeitung](#page-20)\n - [3.3.6.5 Inkrafttreten](#page-21)\n - [3.3.7 Geschäftsgang](#page-21)\n - [3.3.8 Schriftgutobjekte](#page-22)\n - [3.3.9 Dokumentenformate](#page-23)\n - [3.4 Aktenführung und Schriftgutverwaltung](#page-25)\n - [3.4.1 Aktenrelevanz](#page-25)\n - [3.4.2 Aktenführung](#page-26)\n - [3.4.3 Rechtsnormen und gesetzliche Bestimmungen](#page-28)\n- [4 Dienstbetrieb und Zusammenarbeit](#page-29)\n - [4.1 Allgemeiner Dienstbetrieb](#page-29)\n - [4.2 Zusammenarbeit in der Dienststelle](#page-29)\n - [4.2.1 Gleichstellungsbeauftragte](#page-29)\n - [4.2.2 Interessenvertretungen](#page-30)\n - [4.2.2.1 Personalrat](#page-30)\n - [4.2.2.2 Vertrauenspersonen der Soldatinnen und Soldaten](#page-31)\n - [4.2.2.3 Schwerbehindertenvertretung](#page-31)\n - [4.3 Arbeitsschutz und Prävention](#page-32)\n - [4.4 Zusammenarbeit im Bereich Sicherheitsmanagement](#page-32)\n - [4.4.1 Grundsätze](#page-32)\n - [4.4.2 Informationssicherheit](#page-32)\n - [4.4.3 Militärische Sicherheit](#page-33)\n - [4.4.4 Administrativer Datenschutz](#page-33)\n - [4.5 Zusammenarbeit mit der Militärseelsorge](#page-33)\n - [4.6 Sozialdienst der Bundeswehr](#page-34)\n - [4.7 Dienststellenübergreifende Zusammenarbeit](#page-34)\n - [4.7.1 Geltung des Dienstwegprinzips](#page-34)\n - [4.7.2 Bundesministerium der Verteidigung](#page-34)\n - [4.7.3 Anfragen aus dem parlamentarischen Raum](#page-34)\n - [4.8 Wehrbeauftragte bzw. Wehrbeauftragter des Deutschen Bundestages und Petitionsausschuss](#page-35)\n - [4.9 Informationsarbeit](#page-35)\n- [5 Anlagen](#page-37)\n - [5.1 Abkürzungsverzeichnis](#page-38)\n - [5.2 Geschäftsvermerke und Farbmarkierungen](#page-41)\n - [5.3 Verfügungen](#page-42)\n - [5.4 Aufbewahrungsfristen](#page-43)\n - [5.5 Vorgaben zur Vorlagenerstellung](#page-44)\n - [5.6 Standards und Kriterien zur Aktenführung](#page-46)\n - [5.7 Rollen und Berechtigungen](#page-49)\n - [5.7.1 Rollen](#page-49)\n - [5.7.2 Berechtigungen](#page-50)\n - [5.8 Bezugsjournal](#page-51)\n - [5.9 Änderungsjournal](#page-53)\n",
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"content": "Offen Allgemeine Geschäftsordnung A-500/15 ! st en sd i ng ru de Än m de ht ic tn eg rli te un k uc dr us rA se ie D Strategisch-politische Konzeptionelle Dokumentenlandschaft Dokumente Dokumentenlandschaft Einsatz Regelungsnahe Technische Regelungen Druckschriften Dokumente Stand: Juli 2021",
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"content": "A-500/15 Offen Detailinformationen Standards für Verwaltungsabläufe, Wahrnehmung von Dienstgeschäften und Akten-/Schriftgutführung. Zweck der Regelung: Zuständigkeiten und Verfahren sowie allgemein gültige Regeln für die Durchführung des Geschäftsbetriebs Geltungsbereich: Bundeswehr Datum Gültigkeitsbeginn: 07.01.2021 Herausgebende Stelle: BMVg Digitale Verwaltung Einsatzrelevanz: Nein Berichtspflichten: Nein ! Regelungsnummer, Version: A-500/15, Version 1.1 st en Ersetzt: A-500/15, Version 1 sd i Aktenzeichen: 11-02-01 ng ru de Hauptpersonalrat beim BMVg, Beteiligte Än Gesamtvertrauenspersonenausschuss beim BMVg, Interessenvertretungen: Hauptschwerbehindertenvertretung beim BMVg m Gebilligt durch: de Staatssekretär Hoofe ht Datum nächste Überprüfung: 06.01.2026 ic tn eg Bestellnummer/DSK: Keine rli te un k Änderungsschwerpunkt zur Vorversion uc dr Die Regelung wurde redaktionell überarbeitet und -unter Berücksichtigung der fortschreitenden us rA Digitalisierung in der Verwaltung- sprachlich als auch in ihrer Gliederung angepasst. se ie D Mögliche Kennzeichnungen (vgl. A-550/1, Abschnitt 3.4) Ä Änderungen zur vorherigen Veröffentlichung B Berichtspflichten ! Besonders wichtige Wörter, Zeilen oder Abschnitte E Abweichende Vorgaben für den Einsatz Y Befehle im Sinne des § 2 Nr. 2 WStG S Sicherheitsbestimmungen Stand: Juli 2021",
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"content": "Offen A-500/15 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeines 5 1.1 Anwendungsbereich und Zweck 5 1.2 Leitprinzip 6 1.3 Umsetzung in den Dienststellen 6 2 Organisation 6 2.1 Behörden- und Dienststellengliederung 6 2.2 Aufbau- und Ablauforganisation 6 2.3 Gleichstellungsbeauftragte 7 2.4 Interessenvertretungen 7 2.5 Funktionsträger und Funktionsträgerinnen ! st 8 2.6 Geschäftsverteilung en 9 2.7 Neue Aufgaben/Projektorganisationen sd i 9 ng 2.8 Externe Beratungs- und Unterstützungsleistungen ru 10 de 3 Geschäftsbetrieb Än 10 3.1 Grundsätze m 10 de 3.2 Führung ht 10 3.3 Arbeitsabläufe ic 11 tn 3.3.1 Grundsätze eg 11 3.3.2 rli Notfallkonzepte der Dienststellen 12 te 3.3.3 Bearbeitung eingehender Dokumente un 12 3.3.4 Erstellung von Schriftgutk 13 uc 3.3.5 Besonderheiten des Umgangs mit papiergebundenem Schriftgut dr 16 3.3.6 us Behandlung von Geschäftsvorfällen 17 3.3.7 Geschäftsgang rA 21 3.3.8 se Schriftgutobjekte 22 ie 3.3.9 D Dokumentenformate 23 3.4 Aktenführung und Schriftgutverwaltung 25 3.4.1 Aktenrelevanz 25 3.4.2 Aktenführung 26 3.4.3 Rechtsnormen und gesetzliche Bestimmungen 28 4 Dienstbetrieb und Zusammenarbeit 29 4.1 Allgemeiner Dienstbetrieb 29 4.2 Zusammenarbeit in der Dienststelle 29 4.2.1 Gleichstellungsbeauftragte 29 4.2.2 Interessenvertretungen 30 4.3 Arbeitsschutz und Prävention 32 4.4 Zusammenarbeit im Bereich Sicherheitsmanagement 32 4.4.1 Grundsätze 32 Seite 3 Stand: Juli 2021",
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"content": "Offen A-500/15 Inhaltsverzeichnis 4.4.2 Informationssicherheit 32 4.4.3 Militärische Sicherheit 33 4.4.4 Administrativer Datenschutz 33 4.5 Zusammenarbeit mit der Militärseelsorge 33 4.6 Sozialdienst der Bundeswehr 34 4.7 Dienststellenübergreifende Zusammenarbeit 34 4.7.1 Geltung des Dienstwegprinzips 34 4.7.2 Bundesministerium der Verteidigung 34 4.7.3 Anfragen aus dem parlamentarischen Raum 34 4.8 Wehrbeauftragte bzw. Wehrbeauftragter des Deutschen Bundestages und Petitionsausschuss 35 4.9 Informationsarbeit 35 5 Anlagen ! 37 5.1 Abkürzungsverzeichnis st 38 en 5.2 Geschäftsvermerke und Farbmarkierungen sd i 41 5.3 Verfügungen ng 42 ru 5.4 Aufbewahrungsfristen de 43 5.5 Vorgaben zur Vorlagenerstellung Än 44 5.6 Standards und Kriterien zur Aktenführung m 46 de 5.7 Rollen und Berechtigungen ht 49 5.7.1 Rollen ic 49 5.7.2 Berechtigungen tn 50 eg 5.8 Bezugsjournal rli 51 5.9 Änderungsjournal te 53 un k uc dr us rA se ie D Seite 4 Stand: Juli 2021",
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"content": "Offen Allgemeines A-500/15 1 Allgemeines 1.1 Anwendungsbereich und Zweck 101. Die vorliegende Allgemeine Regelung (AR) „Allgemeine Geschäftsordnung“ (AGO) A- 500/15 legt verbindliche Vorgaben für den Geschäftsbetrieb in der Bundeswehr (Bw) und den allgemeinen Dienstbetrieb in den Dienststellen (DSt) fest. Die Regelungen bilden einen einheitlichen Rahmen, der im Einzelfall auf die Besonderheiten der DSt angepasst werden muss. 102. Die Vorgaben und Festlegungen gelten medienunabhängig für das Stabs- und Verwaltungshandeln (StVwH) sowohl auf digitaler Basis („Elektronische Verwaltungsarbeit“) als auch 1 für papiergebundenes Arbeiten. ! 103. st Soweit Vorgaben der GO-BMVg analog für die Bw gelten sollen, ist dieses in dieser AGO en ausdrücklich bestimmt. sd i ng 104. Die AGO legt den Rahmen für einen rechtskonformen und leistungsfähigen Geschäftsbetrieb, ru de eine transparente Aktenführung sowie den ordnungsgemäßen Umgang mit Schriftgut verbindlich fest. Än Neben diesen allgemeinen Rahmenvorgaben sind, wo erforderlich, spezifische Festlegungen den m hierzu erlassenen Regelungen zu entnehmen. de ht ic tn eg rli te un k uc dr us rA se ie D Abb. 1: Landkarte der Geschäftsordnungen im Geschäftsbereich (GB) des Bundesministeriums der Verteidigung (BMVg) 1 Das StVwH umfasst die Durchführung des allgemeinen Geschäftsbetriebs in den militärischen und zivilen DSt. Seite 5 Stand: Juli 2021",
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"content": "Offen A-500/15 Organisation 1.2 Leitprinzip 105. Basis der AGO ist ein hohes Maß an Selbstständigkeit im Denken und Handeln aller zivilen und militärischen Angehörigen der Bw und die Verpflichtung der Vorgesetzten sowie der mit Leitungs- aufgaben Betrauten zur Übernahme von persönlicher Verantwortung. Diese Verantwortung ist untrennbar mit den ihnen übertragenen Befugnissen verknüpft und nicht delegierbar. 1.3 Umsetzung in den Dienststellen 106. Die DSt bzw. die Organisationsverantwortlichen legen eigenverantwortlich und widerspruchsfrei zur AGO einen auf die Besonderheit der DSt angepassten Regelungsbedarf in einer „Ergänzenden Geschäftsordnung“ (GO-[DSt]) fest. Diese haben das Prinzip des „Führens mit 2 Auftrag“ in angemessener Weise zu berücksichtigen. ! st en 2 Organisation sd i ng ru 2.1 Behörden- und Dienststellengliederung de Än 201. Der Aufbau und die Struktur von DSt in der Bw folgt einheitlichen (Organisations-) m de Grundsätzen. Im Wesentlichen leitet sich die Organisation aus den zugewiesenen Aufgaben ab. Hierzu ht ic soll die gewählte Organisationsform Flexibilität ermöglichen und sich aufgaben- und prozessorientiert tn eg auf die jeweiligen Kernaufgaben konzentrieren. Aufbau- und Ablauforganisation folgen einem klaren rli hierarchischen Aufbau. Den Dienstposten werden Ebenen gerecht und personenunabhängig dauerhaft te un wahrzunehmende Aufgaben und die dazu benötigten Kompetenzen (Rechte) und Verantwortungen k uc zugeordnet. Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung bilden dabei eine untrennbare Einheit (AKV- dr us Prinzip). Daneben spielen Wirtschaftlichkeitserwägungen eine wesentliche Rolle. 3 rA se In DSt der Bw sind die zivilen und militärischen Gleichstellungsbeauftragten (GleiBziv und GleiBmil) ie sowie darüber hinaus ein institutioneller Rahmen von Beteiligungs- und Vertretungsgremien sowie D Funktionsträgern und Funktionsträgerinnen, zu beachten. Soweit Gesetze und Regelungen deren Beteiligung vorsehen, ist dies zu beachten und deren Belange sind zu berücksichtigen. 2.2 Aufbau- und Ablauforganisation 202. Aufbau- und Ablauforganisation werden in der Bw gemeinsam zur Aufgabenwahrnehmung genutzt. Die Aufbauorganisation schafft Strukturen, in denen Organisationselemente (OrgElem) (Abteilungen, Referate, Gruppen, Sach- und Fachgebiete usw.) abgebildet werden. Darüber hinaus werden die 2 Anstelle des Begriffs „Geschäftsordnung“ kann in militärischen DSt der Begriff „Stabsdienstordnung“ genutzt werden. 3 Weiterführend hierzu siehe AR „Grundsätze der Organisation“ A-500/50 VS-NfD. Seite 6 Stand: Juli 2021",
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"content": "Offen Organisation A-500/15 OrgElem sowohl vertikal (Linie) als auch horizontal (Prozesse/Abläufe) miteinander verknüpft. Es entsteht dadurch ein formales Beziehungsgeflecht, das den Rahmen für die Ablauforganisation bildet. Die Ablauforganisation beschäftigt sich mit der Regelung der (Arbeits-)Prozesse. Arbeitsabläufe und -prozesse werden unter den Gesichtspunkten „Inhalt, Zeit, Zuordnung und Raum“ geordnet. Die Ablauforganisation bildet das Zusammenwirken der an der Aufgabenerledigung beteiligten OrgElem, Verfahren und Sachmittel ab. 203. Die gültigen Organisationsgrundlagen (OrgGdlg) für die DSt bilden den Rahmen für die Ausgestaltung der Aufbau- und Ablauforganisation der DSt. 204. Bei wesentlichen Änderungen der Aufgaben, der Abläufe und der Zuständigkeiten der DSt sind deren OrgGdlg anzupassen. 205. ! Formalisierte Arbeits- und Fachaufsichtsbeziehungen zwischen OrgElem der DSt und dem st 4 BMVg sind in den entsprechenden OrgGdlg der DSt abzubilden. en sd i 206. ng Die Organisationsstruktur der DSt ist im Informationssystem OrgGdlg der Bundeswehr im 5 ru IntranetBw veröffentlicht. de Än 2.3 Gleichstellungsbeauftragte m de ht 207. Die GleiBziv und GleiBmil werden nach Maßgabe des Bundesgleichstellungsgesetzes ic tn (BGleiG) bzw. des Soldatinnen- und Soldatengleichstellungsgesetzes (SGleiG) gewählt. Sie sind eg rli unmittelbar der Dienststellenleitung (DStLtg) zugeordnet und üben ihre Tätigkeiten weisungsfrei aus te un (siehe Abschnitt Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.). k uc 2.4 dr Interessenvertretungen us 208. rA Der Personalrat in personalratsfähigen DSt wird auf Grundlage der Vorschriften des Bundes- se ie personalvertretungsgesetzes (BPersVG) gewählt. Sofern Soldatinnen und Soldaten zum Personalrat D wahlberechtigt sind, ist § 60 Absatz 2 Soldatinnen- und Soldatenbeteiligungsgesetz (SBG) zu beachten. In diesem Gremium können, abhängig von der jeweiligen Personalkörperstruktur der DSt, die Gruppen der Beamtinnen und Beamten, der Tarifbeschäftigten sowie der Soldatinnen und Soldaten vertreten sein. Die Namen der Mitglieder des amtierenden Personalrates sowie die Erreichbarkeit werden von der Personalvertretung veröffentlicht. 209. In militärischen DSt ohne Zivilpersonal werden nach den Vorschriften des SBG Vertrauens- personen (VP) gewählt, die die Interessen der Soldatinnen und Soldaten in der DSt vertreten. 210. Die Belange schwerbehinderter Menschen werden durch die örtliche Schwerbehinderten- vertretung wahrgenommen. Sie wird nach den Bestimmungen des Sozialgesetzbuches – Neuntes 4 Siehe Nr. 204 der AR „Zusammenarbeit des BMVg mit Dienststellen des nachgeordneten Bereiches“ A-500/1. 5 https://isog.bundeswehr.org/isorggdlgWeb/index.html. Seite 7 Stand: Juli 2021",
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"content": "Offen A-500/15 Organisation Buch (SGB IX) „Rehabilitation und Teilhabe von Menschen mit Behinderungen“ dann gewählt, wenn mindestens fünf schwerbehinderte Menschen in der DSt beschäftigt sind. 2.5 Funktionsträger und Funktionsträgerinnen 211. Gemäß § 181 SGB IX ist in jeder DSt eine Inklusionsbeauftragte bzw. ein Inklusionsbeauf- tragter zu benennen, die bzw. der die DStLtg in Angelegenheiten schwerbehinderter Menschen verantwortlich vertritt. Sie oder er achtet darauf, dass die der DSt gegenüber schwerbehinderten Menschen obliegenden Verpflichtungen erfüllt werden. 212. Bei jeder DSt, die Einnahmen oder Ausgaben bewirtschaftet, ist eine Beauftragte bzw. ein Beauftragter für den Haushalt (BfdH) zu bestellen, soweit die DStLtg diese Aufgabe nicht selbst wahrnimmt. Einzelregelungen hierzu werden im Rahmen der Erarbeitung der OrgGdlg für die DSt ! st getroffen. Die fachliche Zuständigkeit liegt bei der Abteilung Haushalt und Controlling im BMVg. Zur en Unterstützung der bzw. des BfdH können auf ihren oder seinen Vorschlag von der DStLtg Titelverwalter sd i oder Titelverwalterinnen zur Haushaltsmittelbewirtschaftung ng schriftlich bestellt werden. Bei ru Kommandobehörden und Ämtern mit einer Abteilung Verwaltung ist der Leiter oder die Leiterin der de Än Abteilung Verwaltung BfdH und damit verantwortlich für die Haushaltsführung im Kommando- bzw. m Amtsbereich und auch für die Verteilung der dem Kommando- oder Amtsbereich bereitgestellten de ht Haushaltsmittel an die nachgeordneten mittelbewirtschaftenden DSt. ic tn 213. Jede DStLtg hat für die religiösen Anliegen ihres militärischen Personals aufgeschlossen zu eg rli sein und ist für deren religiöse Betreuung mitverantwortlich. Sie hat sorgfältig darüber zu wachen, dass te un den Soldatinnen und Soldaten im Rahmen von Dienst und Freizeit hinreichend Gelegenheit zur freien k uc religiösen Betätigung gegeben wird. Die religiöse Betreuung innerhalb des GB BMVg wird von der dr Militärseelsorge im Auftrag der Religionsgemeinschaften wahrgenommen. Die Militärseelsorge ist ein us rA eigenständiger ziviler Organisationsbereich (OrgBer) im GB BMVg. Ihre Angehörigen unterstehen se hinsichtlich ihrer religiösen Tätigkeit ausschließlich der Aufsicht ihrer Religionsgemeinschaft und in ihrer ie D staatlichen Aufgabe den Leitungen ihrer Bundesoberbehörden. DStLtg, welche nicht nur ziviles Personal in ihrer DSt haben, sollen die Militärseelsorgerinnen und Militärseelsorger bei deren Dienstantritt in geeigneter Weise in der DSt vorstellen und ihnen somit Gelegenheit geben, über ihre Aufgaben in der Militärseelsorge zu sprechen. 214. Weiterführend wird zur Zusammenarbeit mit Gleichstellungsbeauftragten, Institutionen und Gremien auf Abschnitt 4.2 „Zusammenarbeit in der Dienststelle“ dieser AR hingewiesen. Seite 8 Stand: Juli 2021",
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"content": "Offen Organisation A-500/15 2.6 Geschäftsverteilung 215. Die Verteilung aller Aufgaben bzw. Dienstgeschäfte regelt der Geschäftsverteilungsplan 6 (GVPl). Dieser wird auf Grundlage der Sollorganisation (SollOrg) von der DSt erstellt. Der GVPl ist ein dienststelleninternes Dokument, das keine Außenwirkung entfaltet und zur übersichtlichen Erfassung und Darstellung von Zuständigkeiten und Vertretungsregelungen dient. Zweck ist eine Tätigkeits- und Kompetenzabgrenzung, die klare Verantwortungsbereiche schafft. 216. In militärischen DSt kann die Geschäftsverteilung auf Grundlage der SollOrg in einer Stabsdienstordnung der DSt abschließend festgelegt werden. In diesem Fall sind die nachfolgenden Regeln zum GVPl analog anzuwenden. Die Erstellung eines gesonderten GVPl ist in diesem Fall nicht erforderlich. 217. ! Der GVPl grenzt die Aufgabenbereiche so ab, dass Zuständigkeitsüberschneidungen st en vermieden und gleichartige oder verwandte Aufgaben grundsätzlich nur von einer Stelle bearbeitet sd i werden. In ihm sind die jedem Dienstposten zugeordneten wesentlichen und ständigen Aufgaben ng darzustellen. Vertreterregelungen obliegen der DStLtg. ru de 218. Än Der GVPl bzw. die Stabsdienstordnung (Nr. 216) ist verbindliche Grundlage für die Auftrags- und Aufgabenerfüllung. m de ht 219. Zuständigkeiten, die nicht im Detail im GVPl bzw. in der SollOrg eindeutig zugeordnet sind ic tn (neue Aufgaben oder Aufgaben, die fachlich mehrere OrgElem betreffen), werden durch das eg rli übergeordnete OrgElem wahrgenommen, soweit es hierzu keine anderen Regelungen gibt. Der te un Zuständigkeitsbereich dieses OrgElem ist somit weiter gefasst. k 220. uc Der GVPl ist anlassbezogen, jedoch mindestens einmal jährlich, zu prüfen und zu dr aktualisieren. us rA 221. se Die Angehörigen der DSt haben sich mit dem Inhalt des GVPl vertraut zu machen. ie D 2.7 Neue Aufgaben/Projektorganisationen 222. Zur Erfüllung von komplexen und umfangreichen neuen Aufgaben kann, soweit ihre Ausführung einen zeitlich begrenzten Ressourceneinsatz erfordert, die DStLtg eine Projektorganisation 7 einrichten und/oder durch Aufgabenkritik und Binnenoptimierung eine Schwerpunktbildung anweisen. 223. Bei Verstetigung einer neuen Aufgabe im Sinne einer dauerhaften Aufgabenwahrnehmung ist durch die DSt zu einem frühestmöglichen Zeitpunkt ein SollOrg-Änderungsantrag unter Anwendung 6 Die SollOrg legt die planmäßige Ausstattung einer Organisationseinheit bezüglich Personal (Stärke und Zusammensetzung nach Funktionen und Aufgaben) und Material (z. B. Fahrzeuge, Ausrüstungen und Verbrauchsmaterialien) fest. 7 AR „Schwerpunkteinsatz von zivilem Personal“ A-1330/39. Seite 9 Stand: Juli 2021",
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"content": "Offen A-500/15 Geschäftsbetrieb 8 angemessener Methoden der Personalbedarfsermittlung in der Mittelfristigen Personalplanung bzw. im Rahmen des Integrierten Planungsprozesses einzuleiten. 2.8 Externe Beratungs- und Unterstützungsleistungen 224. Soweit aufgrund mangelnder eigener Expertise eine externe Beratungs- und Unterstützungs- leistung in Anspruch genommen werden soll, sind die zentralen Vorgaben zur Inanspruchnahme von 9 externen Beratungs- und Unterstützungsleistungen zwingend zu beachten . 3 Geschäftsbetrieb 3.1 Grundsätze ! 301. st Zur Durchführung des elektronischen Geschäftsverkehrs und zur Bearbeitung von en Geschäftsvorfällen (GV) ist ausschließlich die dienstlich bereitgestellte Informationstechnik (IT)- sd i ng Unterstützung/-Infrastruktur zu nutzen, soweit nicht ausdrücklich etwas anderes angeordnet ist. ru 302. de Die Berechtigung für IT-Zugriffe auf IT-Infrastruktur der Bw wird durch Rollen- und Än Berechtigungskonzepte geregelt. Näheres hierzu ist in der Anlage 5.7 enthalten. m de 303. Die für den Sozialdienst der Bw geltenden Abweichungen von den nachfolgenden ht ic Grundsätzen ergeben sich aus der AR „Datenschutz, Aktenführung und Berichtswesen für den tn Sozialdienst“ A-2641/6 VS-NfD. eg rli te 3.2 Führung un k uc 304. Vorgesetzte haben Aufträge mit klaren, eindeutigen und präzisen Vorgaben und Auflagen zu dr us geben. Hierbei sind vorab Mittel und Ressourcen realistisch einzuschätzen, um eine Überforderung der rA anvertrauten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu vermeiden. se ie 305. D Führungsverantwortung erstreckt sich hier sowohl auf die Optimierung der Leistungs- erbringung der DSt als auch auf die Wahrnehmung der Fürsorgeverpflichtungen. Neben der erforderlichen Fach- und Sachkompetenz ist auch auf berechtigte Belange und Vorschläge der Angehörigen der DSt einzugehen. 306. Personal der DSt ist zu fördern. Hierzu nutzen Vorgesetzte den gesamten Vorrat an Mitteln der Personalführung aus (Beurteilungswesen, Qualifizierungsgespräche, förmliche Anerkennung, leistungsbezogene Besoldung/leistungsbezogenes Entgelt, Teilnahme an Qualifizierungsmaßnahmen, Auszeichnungen, …). 8 Handbuch für Organisationsuntersuchungen und Personalbedarfsermittlung des Bundesministeriums des Innern, für Bau und Heimat (BMI) sowie des Bundesverwaltungsamtes (BVA) (OrgHandbuch BMI). 9 AR „Inanspruchnahme von externen Beratungs- und Unterstützungsleistungen“ A-1670/2. Seite 10 Stand: Juli 2021",
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"content": "Offen Geschäftsbetrieb A-500/15 307. Die hierarchisch übergeordnete DSt übt Fachaufsicht über die ihr nachgeordneten DSt aus. Diese umfasst die Prüfung der Recht- und Zweckmäßigkeit des Verwaltungshandelns bzw. der 10 Aufgabenwahrnehmung in den zu beaufsichtigenden DSt . Bei Werkbankbeziehungen mit dem BMVg sind die Vorgaben der A-500/1 zu beachten. 308. Daneben unterstützen Revisionen durch das BMVg oder Revisionen der Bw in allen 11 Organisationseinheiten und Zuständigkeitsbereichen das gesamte Verwaltungshandeln . Alle Angehörigen der Bw können mit Anregungen und Hinweisen unmittelbar und anonym an die Revision herantreten. 3.3 Arbeitsabläufe 3.3.1 Grundsätze ! st en 309. Zur Bearbeitung regelmäßig auftretender GV sind durch die DStLtg standardisierte sd i ng Arbeitsabläufe/Verfahren festzulegen. Die Bearbeitungszuständigkeit für regelmäßig auftretende GV ru der DSt ergibt sich aus dem GVPl. Arbeitsabläufe haben sich an Rechtsnormen „(inklusive Regelungen de Än des GB BMVg), hierarchischen Strukturen und organisatorischen Einordnungen auszurichten. m 310. de Der Dienstweg ist einzuhalten. Der Dienstweg bezeichnet den vorgeschriebenen Weg für den ht Austausch von Informationen zwischen einzelnen Dienstposten, OrgElem und DSt. Neben schlichten ic tn Informationen sind damit auch Weisungen, Verfügungen, Berichte, Befehle und dergleichen gemeint. eg Bei der Einrichtung von Projektorganisationen ist der Dienstweg festzulegen. rli te 311. un Die im Weiteren genannten Vorgaben zur Schriftguterstellung und Aktenführung sind in allen k Arbeitsabläufen zu beachten. Die rechtlichen Anforderungen für den Umgang mit Schriftgut gelten uc dr grundsätzlich sowohl für die elektronische Form, wie auch für die Papierform. us rA Dokumente, Vorgänge und Akten müssen in beiden Formen den Kriterien Vollständigkeit, Integrität und Authentizität, se Nachvollziehbarkeit und Rechtmäßigkeit des Verwaltungshandelns und den ie D Bestimmungen über die Sicherheit in der Informationstechnik genügen. 312. Grundsätzlich sind für den elektronischen Schriftverkehr die Organisationsbriefkästen (OBK) der DSt zu nutzen. Bei Kenntnis der bzw. des zuständigen Bearbeitenden kann diese bzw. dieser zur Beschleunigung des Vorgangs in Kopie über ihren bzw. seinen persönlichen Briefkasten (PBK) beteiligt werden. Die Beteiligung in Kopie ist auf das notwendige Maß zu beschränken. 10 Nr. 401 der AR „Fachaufsicht“ A-500/100. 11 Näheres dazu in Nr. 402 der AR „Revision“ A-700/1. Seite 11 Stand: Juli 2021",
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"content": "Offen A-500/15 Geschäftsbetrieb 3.3.2 Notfallkonzepte der Dienststellen 12 313. Für den Fall des Ausfalls der elektronischen Bürotechnik sind durch die DSt vorsorglich Notfall-Planungen vorzunehmen und zum Erhalt der Führungsfähigkeit Regelungen und Verfahren festzulegen. Diese Planungen müssen insbesondere alle Geschäftsprozesse aufzeigen, die in diesem Fall noch weiterhin (ggf. eingeschränkt) auf anderem Wege zu leisten sind. Notwendige Regelungen und Verfahren zur Umsetzung dieser Planung legen die DSt eigenverantwortlich in ihrer GO-[DSt] oder Stabsdienstordnung fest. 3.3.3 Bearbeitung eingehender Dokumente 314. Eingänge sind alle Dokumente, die der DSt zugeleitet werden. Sie sind analog der Gemeinsamen Geschäftsordnung der Bundesministerien (GGO Anlage 1) zu behandeln. Hierzu haben ! st die DSt ihre postalische Anschrift sowie die Bezeichnung ihres zentralen OBK/ihrer DE-Mail-Adresse 13 en 14 und ggf. des besonderen Behördenpostfachs in geeigneter Weise zu publizieren . sd i ng 315. Alle Eingänge sind auf ihre Relevanz hinsichtlich der Aufgabenwahrnehmung der DSt zu ru de prüfen. Die Entscheidung über die weitere Bearbeitung der Posteingänge ist grundsätzlich der Än DStLtg vorbehalten. Sie kann auf die Leitung eines nachgeordneten OrgElem delegiert werden. m de 316. Liegt die Bearbeitung nicht in Zuständigkeit der eigenen DSt (Irrläufer), ist die zuständige DSt ht ic soweit möglich zu ermitteln und der Eingang unverzüglich an diese weiterzuleiten. Sofern dies nach tn eg Sachlage geboten ist, erhält der Absender eine Abgabenachricht. Kann die zuständige DSt nicht rli te 15 ermittelt werden, ist der Eingang unverzüglich an den Absender zurückzusenden . un 317. k Zur Sicherstellung der verzugslosen Bearbeitung aller Eingänge ist in den DSt eine zentrale uc dr Posteingangsstelle für den Posteingang in Papierform sowie eine zentrale elektronische Posteingangs- us stelle (OBK) für elektronische Post oder De-Mail einzurichten. rA se 318. Postfächer und OBK sind regelmäßig auf Eingänge zu überprüfen. Die Aktivierung des E-Mail- ie D Abwesenheitsagenten ist für OBK nicht statthaft. 319. Sollten Eingänge von Relevanz für die DStLtg an die postalische Adresse oder den OBK eines der OrgElem der DSt gerichtet worden sein, sind diese durch das OrgElem an den zentralen Posteingang der DSt weiterzuleiten. 12 Digitale Infrastruktur wie Arbeitsplatzcomputer und Telefone können z. B. durch gezielte Angriffe (Hacker- angriffe, elektromagnetischer Impuls usw.) ggf. auch längerfristig ausfallen. Hierdurch dürfen DSt der Bw nicht komplett ausfallen. 13 Ab Verfügbarkeit für die DSt. 14 Vorzugsweise im IntranetBw und Internet. 15 Förmlich zugestellte Posteingänge (z. B. Einschreiben), die nicht eindeutig in der Zuständigkeit der empfangenen DSt liegen (z. B. Pfändungs- und Überweisungsbeschluss) sollen sofort an den Absender unter Hinweis auf die fehlerhafte Zustellung zurückgegeben werden. Seite 12 Stand: Juli 2021",
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"content": "Offen Geschäftsbetrieb A-500/15 320. Empfangsbestätigungen/Fehlanzeigen sollten nur im Ausnahmefall bei besonderem Dokumentationsinteresse angefordert werden. 3.3.4 Erstellung von Schriftgut 321. Die Schriftguterstellung in der Bw richtet sich aufgabenorientiert nach den Erfordernissen transparenten StVwH und umfasst (medienunabhängig) die Produktion von Dokumenten, Vorgängen und Akten. Ihre Standards, Kriterien und Vorgaben gelten für sämtliche durch DSt der Bw geführte Kommunikation, unabhängig davon, ob Empfangende der Bw angehören oder nicht. 322. Die Schriftguterstellung erfolgt grundsätzlich digital. 323. Die AR „Geschäftsverkehr“ A2-500/0-0-10 enthält formale Vorgaben für die Erstellung von Schriftgut sowie Schriftgutvorlagen für den Geschäftsverkehr. Diese allgemeinen Vorlagen können ! st durch DSt-interne Vorlagen ergänzt werden und sind über die GO-[DSt] allen Angehörigen der DSt en sd zentral zur Verfügung zu stellen. Bei der Gestaltung sind die Vorgaben des „Corporate Design der Bw“ i einzuhalten. ng ru de 324. Die AR „Anwendung des Einheitsaktenplans“ A2-500/0-0-2 VS-NfD enthält Vorgaben für Än die Verwendung von Aktenzeichen sowie den Einheitsaktenplan (EAPl), d. h. den jeweils im GB BMVg m de aktuell gültigen Vorrat an Aktenzeichen. Schriftgut ist grundsätzlich mit einem Aktenzeichen zu ht versehen. ic tn 325. eg Die AR „Abkürzungsmanagement“ A-425/3 enthält Vorgaben zur Nutzung von rli te Abkürzungen in der Bw. Abkürzungen sind sparsam und nur zu nutzen, wenn die Verständlichkeit des un Schriftguts nicht beeinträchtigt wird. Sie sind bei ihrer ersten Erwähnung zu erläutern, indem die k uc Abkürzungen dem Wort/Begriff in Klammern angefügt werden. Die für die Bw standardisierten dr us Abkürzungen sind in der „Datenbank für Abkürzungen der Bundeswehr“ (DBAbkBw) aufgeführt. rA 326. se Die AR „Terminologiearbeit“ A-425/2 enthält Vorgaben zur Terminologiearbeit in der Bw und ie D den verbindlich zu nutzenden Fachwortschatz der Bw. Dieser wird über die „Datenbank für Terminologie der Bundeswehr“ (DBTermBw) bereitgestellt. 327. Die AR „Behandlung und Archivierung von Unterlagen“ A-500/3 VS-NfD regelt die verbindlichen Vorgaben zur Behandlung und Archivierung von Unterlagen/Schriftgut. 328. Texte sind in klarer, präziser und verständlicher Sprache zu formulieren. Inhaltlich haben sie sich grundsätzlich auf das Wesentliche (den „Kern“) eines darzustellenden Sachverhalts, einer Bewertung, Folgerung und/oder einer Empfehlung zu konzentrieren. Die Darstellung hat sachlich und objektiv zu erfolgen. Im Schriftverkehr ist die Gleichstellung von Frauen und Männern sprachlich zum Ausdruck zu bringen. Seite 13 Stand: Juli 2021",
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"content": "Offen A-500/15 Geschäftsbetrieb 329. Für die Erstellung des Bw-spezifischen Schriftguts in Form von „Vorlagen“ (an hierarchisch übergeordnete Stelle innerhalb der eigenen DSt) und „Berichten“ (an hierarchisch übergeordnete DSt) 16 gelten die zusätzlichen inhaltlichen und formalen Verfahrensvorgaben . 330. Entwürfe sind mit Datum und dem Zusatz „Entwurf“ im Dateinamen zu versehen. Zudem ist eine leicht wahrnehmbare Kennzeichnung als Entwurf im Dokument einzufügen. Dies kann beispiels- weise in einer Kopfzeile (mindestens Schriftgröße 16) oder als Wasserzeichen (quer in Seitenmitte) erfolgen. 331. Dokumentvorlagen aus dem Formularmanagement der Bw und den Fachinformationsportalen (OrgBer, DSt im IntranetBw) sind hierbei zu nutzen. 332. Bei der Vergabe von Dateinamen außerhalb eines Dokumentenmangementsystems sind unterschiedliche Versionen und Bearbeitungsstände zu kennzeichnen. ! Zusatzinformationen st (Metadaten) in den Dokumenteneigenschaften dienen dazu, das konkrete Schriftgutobjekt in der en sd i Gesamtheit aller in einer DSt verwalteten Akten und Vorgänge eindeutig zu verorten und damit die ng Schriftgutverwaltung in einer DSt effektiver und effizienter zu gestalten (siehe Anlage 5.6). ru de 333. Än Im Rahmen der elektronischen Aktenführung kommt der Nutzung und Anwendung von m Dateinamen und Metadaten eine herausgehobene Bedeutung zu. Sie stellen ein zentrales Ordnungs- de mittel und ein wichtiges Hilfsmittel für das Auffinden und Bearbeiten von Vorgängen dar. ht ic 334. tn Die im Dokument zu führenden Metadaten sind in der A2-500/0-0-10 beschrieben. Mit Vorlage eg des Entwurfs zur Schlusszeichnung sind die notwendigen Metadaten zu vervollständigen, da sie für rli te Metadaten-Suchmaschinen (insbesondere dem Dokumentenmanagementsystem der Bundeswehr un k [DokMBw]) und im IntranetBw benötigt werden. uc dr Alle neu begonnenen aktenrelevanten Vorgänge sind nach Einführung des DokMBw soweit zulässig us rA nur noch im DokMBw zu bearbeiten. 17 se 335. Schriftgut ist grundsätzlich zu verakten. Bei Nichtverfügbarkeit des DokMBw ist für die ie D kurzfristige Zwischenspeicherung auf die HERKULES-Netzlaufwerke zurückzugreifen. Hierfür ist für jeden GV ein eigener Ordner(-bereich) entlang der für die DSt festgelegten Ordnersystematik anzulegen. Es gilt dabei der Grundsatz der Vollständigkeit und Einheitlichkeit. Gleiches gilt analog für die Führung von Papierakten. Bis zur Einführung des DokMBw in der DSt ist Schriftgut weiterhin in Papierakten zu führen. 336. Im DokMBw dürfen Daten bis einschließlich der Einstufung VS - NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH bearbeitet werden. Die zu bearbeitenden Informationen oder die aus diesen 16 Corporate Design der Bw. 17 Die Regelungen für DokMBw gelten analog für alle IT-Fachanwendungen, die für die Veraktung vorgesehene Bearbeitung freigegeben sind. Seite 14 Stand: Juli 2021",
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"content": "Offen Geschäftsbetrieb A-500/15 Informationen insgesamt gebildete E-Akte dürfen nicht als Verschlusssache (VS) des Geheimhaltungs- grades VS - VERTRAULICH oder höher einzustufen sein. Sollten die in einem elektronischen Vorgang oder einer E-Akte zusammengeführten Informationen den Geheimhaltungsgrad VS - NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH übersteigen, sind diese Inhalte von der DSt unverzüglich aus dem DokMBw zu entfernen. 337. Das DokMBw ist für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten bis einschließlich Schutzbereich 2 (PersDat SB 2) zugelassen. 338. Vorgänge welche höher als VS - NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH oder höher als PersDat SB 2 eingestuft sind, dürfen nur in dafür bereitgestellten zertifizierten Systemen bearbeitet werden. Ohne ein zertifiziertes System hat die Aktenführung in Papierform zu erfolgen. Die Vorgaben der AR „Militärische Sicherheit in der Bundeswehr – Verschlusssachen“ A-1130/2 VS-NfD sind zu beachten. ! st 339. Für Vorlagen und Berichte sowie in der externen Kommunikation werden E-Mails nur als en sd i Transportmedium genutzt. Dokumente, insbesondere ein elektronisch schlussgezeichnetes Dokument ng oder das eingescannte Abbild des schlussgezeichneten Papierdokuments, sind als Anhang einer E- ru Mail zu versenden. de Än 340. m Der Betreff von E-Mails muss zum Inhalt Aussagekraft besitzen (der Betreff soll Schlagwörter de beinhalten). Die Wiederholung des Betreffs im Text der E-Mail ist nicht erforderlich. Bei Weiterleitungen ht ic und Beantwortungen von E-Mails sollten automatisierte Ergänzungen in der Betreffzeile gestrichen tn eg werden. Die E-Mails müssen mit einem Aktenzeichen versehen sein; die herausgebende rli te Organisationseinheit muss ersichtlich sein. un k uc dr us rA se ie D Abb. 2: Verwendung von Aktenzeichen in E-Mails Seite 15 Stand: Juli 2021",
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"content": "Offen A-500/15 Geschäftsbetrieb 3.3.5 Besonderheiten des Umgangs mit papiergebundenem Schriftgut 3.3.5.1 Übergang von papiergebundener Vorgangsbearbeitung zu DokMBw 341. Laufende, in Papierform vorliegende Vorgänge, die nicht kurzfristig zum Abschluss gebracht werden können, sind nach Einführung des DokMBw grundsätzlich in eine digitale Fassung zu überführen und digital weiterzubearbeiten. Die Entscheidung, ob eine bereits in Papierform angelegte Akte nachträglich digitalisiert wird, trifft der Aktenführer bzw. die Aktenführerin. 342. Sofern fachrechtliche Vorgaben einer Übertragung der Papierdokumente in elektronische Dokumente entgegenstehen, die Übertragung unverhältnismäßigen Aufwand verursacht (siehe § 7 Absatz 1 Satz 3 E-Government-Gesetz (EGovG)) (z. B. gebundene Eingänge) oder die Aufbewahrung von Papierdokumenten aus rechtlichen Gründen oder zur Qualitätssicherung des Übertragungs- ! vorgangs weiterhin erforderlich ist (vgl. § 7 Absatz 2 EGovG), kann es erforderlich sein, dass bestimmte st en papierbasierte Originale in einer Papierrestakte geführt werden müssen. sd i 343. ng Ausnahmen von der grundsätzlichen Vernichtung oder Zurückgabe des Papierdokumentes ru de (vgl. § 7 Absatz 2 EGovG) greifen, wenn es für das Verfahren auf die Originaleigenschaft des Än Dokumentes ankommt bzw. eine Vernichtung aus anderen Gründen ausgeschlossen ist. Als solche m Ausnahmetatbestände können in Betracht kommen: de ht Ausschluss der Vernichtung durch eine (spezialgesetzliche) Vorschrift, tn ic eine nur für die Dauer der Bearbeitung vorübergehende Überlassung der Dokumente, die dann nicht eg rli in das Eigentum der Behörde übergehen und dem Absender entweder nach expliziter Erklärung te un oder aus den Umständen des Falles erkennbar zurückzugeben sind (z. B. bei Ausweispapieren, k Originalverträgen) sowie uc dr us Urkunden, an denen die Verfahrensbeteiligten ein Beweisführungsrecht haben und bei denen es im rA Verfahren auf die Gewährung der Möglichkeit des Urkundsbeweises ankommen kann. se ie 344. D Eine Abweichung von der Soll-Vorschrift des § 7 Absatz 2 EGovG ist auch gerechtfertigt z. B. bei kulturhistorisch wertvollen archivwürdigen Papierunterlagen oder wenn die Abgabe des Verfahrens an eine Behörde notwendig ist, die ihre Akten nicht elektronisch führt. 345. In Einzelfällen wird also das Führen einer Papierakte weiterhin möglich bzw. nötig sein und somit eine Akte aus elektronischen sowie Papieranteilen bestehen (sogenannte Hybrid-Akte). Um die Vollständigkeit der elektronischen Akte (E-Akte) im DokMBw zu gewährleisten, werden bei scanbaren papiernen Originalen elektronische Kopien der E-Akte zugeordnet. Zur Nachvollziehbarkeit der Beziehung zwischen Papierrestakte und vollständiger E-Akte werden beiderseitig Verweise angelegt. Auf diese Weise wird auch bei nicht scanbaren Unterlagen die Aktenvollständigkeit gewährleistet. Seite 16 Stand: Juli 2021",
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"content": "Offen Geschäftsbetrieb A-500/15 3.3.5.2 Laufmappen 346. Für die Weiterleitung von Vorgängen sind Laufmappen zu verwenden: Grundsätzlich gilt für die Verwendung der verschiedenen Laufmappen: gelb mit Aufdruck „Sofort“ Sofortsachen (sofort = unverzüglich) gelb Eilsachen (eilt = vor den übrigen) rot, verschließbar und nicht verschließbar mit VS mit einem Geheimhaltungsgrad höher als oder ohne besondere VS-Kennzeichnung VS - NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH grün, verschließbar Personalangelegenheiten, personenbezogene Daten ! orange st Zeitschriften und Zeitungen en sd i rot/gelb diagonal gestreift Fernschreiben, Telegramme und Schnellbriefe ng ru grau alle übrigen GV de Än Verschließbare Laufmappen sind mit Verschlussstreifen zu verschließen, sofern sie nicht von Hand m zu Hand weitergegeben werden. de ht Schnellbriefe, Telefaxe, Eingänge aus dem Military Message Handling System sowie mittels E-Mail ic 18 tn übersandte Eilvorgänge sind sofort weiterzuleiten. eg rli te Der geplante Laufweg der Mappen ist auf den Außenseiten in den vorgesehenen Feldern zu ver- un merken. k uc dr us 3.3.6 rA Behandlung von Geschäftsvorfällen se ie 347. Der GV ist die kleinste Bearbeitungseinheit in der Aufgabenwahrnehmung der DSt. Für die D Bearbeitung eines konkreten GV ist grundsätzlich eine federführende Stelle (FFSt) zu benennen. Die Bearbeitung selbst erfolgt in einem „Vorgang“, der als zentrale Ablage für das in Bearbeitung des GV angefallene Schriftgut dient. Die Bearbeitung erfolgt grundsätzlich elektronisch; einzelfallbezogen ist auch eine mündliche Bearbeitung zulässig. Soweit die GV-Bearbeitung mündlich erfolgt, ist sie 19 grundsätzlich schriftlich zu dokumentieren (Aktenvermerk, Aktennotiz). 348. Soweit der GV von erheblicher Relevanz für eine andere Stelle erscheint, soll diese nachrichtlich beteiligt werden. Dies umfasst die Information über den zu bearbeitenden GV oder 18 Ist eine elektronische Weiterleitung von digital bereitgestellten Eilvorgängen nicht möglich, bzw. nicht gestattet, sind diese unverzüglich zu drucken und in Laufmappen weiterzuleiten. 19 Eine nachträgliche schriftliche Dokumentation kann bei nicht aktenrelevanten und bereits erledigten Vorgängen entbehrlich sein. Seite 17 Stand: Juli 2021",
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"content": "Offen A-500/15 Geschäftsbetrieb dessen Endprodukt. Nachrichtliche Beteiligungen sind auf ein unabdingbar notwendiges Maß zu beschränken. 3.3.6.1 Federführung 349. Die in einem OrgElem eingehenden GV sind zunächst daraufhin zu überprüfen, ob eine sachliche Zuständigkeit gegeben ist. Eine Abgabe des Vorganges ist nur mit dem Einverständnis des aufnehmenden OrgElem zulässig. Über die Zuständigkeit und eine eventuelle Federführung (FF) ist zunächst auf der jeweiligen Organisationsebene Einvernehmen zu erzielen; gelingt dies nicht, ist über die Hierarchieebenen aufsteigend zu eskalieren. 350. Die FF für die Bearbeitung von GV ergibt sich aus dem GVPl. Zur Bearbeitung von GV, die fachlich mehrere OrgElem betreffen, ist gemäß Nr. 219 zu verfahren. Beauftragung und ggf. ! Änderungen der FF haben aktenkundig zu erfolgen. st en 351. Der Auftrag muss klar definiert sein. sd i ng 352. Der FFSt ist grundsätzlich ausreichend Zeit zur Bearbeitung des GV sowie erforderlichenfalls ru zur Einbindung weiterer Fachexpertisen einzuräumen. de Än 353. m Die FFSt legt zur Bearbeitung des GV einen Vorgang an. de 354. ht Die FFSt ist der DStLtg gegenüber verantwortlich, jederzeit Auskunft über den aktuellen Stand ic tn der ihr zur Bearbeitung übertragenen GV geben zu können. eg rli 3.3.6.2 Einbindung weiterer Stellen te un 355. k Soweit die Bearbeitung des GV die fachliche Zuständigkeit einer anderen Stelle berührt, ist uc dr diese durch die FFSt im Rahmen von Abstimmung, Zuarbeit, Mitprüfung (MP) und/oder Mitzeichnung us (MZ) zu beteiligen. rA se 356. Die einfache Beteiligung (EB) umfasst die Information der beteiligten Stellen durch die FFSt ie D über zu erstellende Dokumente/bearbeitende Vorgänge. EB sind auf ein unabdingbar notwendiges Maß zu beschränken. Aus ihr erwachsen den beteiligten Stellen zunächst keine Verpflichtungen zur Zuarbeit an die FFSt oder fachliche Verantwortung zu dem Vorgang/Dokument. 357. Die Abstimmung erfolgt im Rahmen der Vorgangsbearbeitung zur Identifizierung von Gemeinsamkeiten und Angleichung unterschiedlicher Interessenlagen zu Vorgängen/Dokumenten. Dabei muss im Hinblick auf Interessenunterschiede die Erlangung eines tragfähigen Kompromisses das gemeinsame Ziel aller Beteiligten sein. Ist dies nicht möglich, hat die FFSt die abweichenden Interessenlagen mit begründeter Bewertung zu dokumentieren und nachzuweisen. Sie hat darüber hinaus die Möglichkeit, die beteiligten Stellen ergänzend zur Abstimmung zum Mitzeichnen aufzufordern. Seite 18 Stand: Juli 2021",
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"content": "Offen Geschäftsbetrieb A-500/15 358. Im Rahmen der Zuarbeit leistet eine beteiligte Stelle einen fachlichen Beitrag zum GV. Der nachgeordnete Bereich ist erforderlichenfalls zur Zuarbeit aufzufordern, im Übrigen wird um sie gebeten. 359. Die MP ist eine Form der Zuarbeit und stellt einen Beitrag einer fachlich zuständigen Stelle mit Bewertung eines GV dar. Aus ihr erwächst lediglich fachliche Verantwortung für den Teil, der die eigene fachliche Zuständigkeit betrifft. Die Berücksichtigung von MP-Bemerkungen obliegt der FFSt. Bei Nichtberücksichtigung ist die fachlich abweichende Stellungnahme als Anlage zum Vorgang zu nehmen. 360. Beteiligung in Form von MZ ist auf Vorgänge von Bedeutung zu beschränken. Durch MZ wird die fachliche Verantwortung für den vertretenen Aufgabenbereich übernommen. 361. Die MZ stellt die Übernahme der fachlichen Verantwortung des rechtlichen und sachlichen ! st Inhaltes eines GV für den vertretenen Aufgabenbereich dar. Dabei muss die zur MZ aufgeforderte Stelle en zeitgerecht sd i ng den Entwurf mitzeichnen (durch MZ zustimmen) oder ru de den Entwurf mitzeichnen unter dem Vorbehalt, dass vorgeschlagene Änderungen oder Än Ergänzungen übernommen werden oder m de den Entwurf (oder Teile davon) nicht mitzeichnen (mit Begründung). ht ic tn Die Begründung für eine Ablehnung der MZ ist der FFSt in Form eines Aktenvermerks als abweichende eg Stellungnahme zu übersenden. rli te 362. un Den im Rahmen der MZ beteiligten weiteren Stellen ist der maximal mögliche Zeitraum für die k uc MZ einzuräumen. Anträge auf Fristverlängerung sind mit konkretem Terminvorschlag rechtzeitig vor dr us Fristablauf an die FFSt zu richten. Sofern die FFSt dem Antrag nicht aktiv und aktenkundig widerspricht, rA gilt die Fristverlängerung grundsätzlich als gewährt. se ie 363. Änderungen im MZ-Entwurf sind zu kennzeichnen. Grundsätzlich sind hierfür der Änderungs- D modus und die Kommentarfunktion zu nutzen. Daneben können auch separate Dokumente (z. B. MZ- Matrix) genutzt werden. 364. Kann im Rahmen der MZ keine Einigung erzielt werden, führt die FFSt durch Vorlage des strittigen Entwurfs die Entscheidung der nächsten gemeinsamen, vorgesetzten Stelle herbei. Dabei sind die strittigen Positionen in Form eines Aktenvermerks darzustellen und vorzulegen. 3.3.6.3 Zeichnung/Schlusszeichnung 365. Mit der Zeichnung übernimmt die bzw. der Zeichnende die Verantwortung für den Inhalt des Dokuments. Seite 19 Stand: Juli 2021",
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"content": "Offen A-500/15 Geschäftsbetrieb 366. Bearbeiterinnen und Bearbeiter zeichnen eigene Dokumente im Rahmen ihres Aufgaben- bereichs grundsätzlich selbst. Vorgesetzte zeichnen, soweit dies in Rechts- und Verwaltungs- vorschriften vorgeschrieben ist, es sich aus der Bedeutung der Sache ergibt oder soweit sie sich die Zeichnung in besonderen Fällen vorbehalten haben. 367. Die DStLtg kann Angehörigen der DSt Zeichnungsbefugnis für weitere, abschließend zu 20 bearbeitende Aufgaben übertragen. Der Umfang der Zeichnungsbefugnis ergibt sich aus dem GVPl und/oder anderen dienstlichen Anweisungen und ist in geeigneter Weise nachzuweisen. Die Dienstaufsichtspflicht verbleibt bei dem bzw. der Vorgesetzten. 368. Die Zeichnungsbefugnis ist schriftlich zu erteilen. Sie geht nicht auf eine Vertretung über. Ist die Zeichnungsbefugnis bereits im GVPl, in Regelungen oder in anderen dienstlichen Anweisungen geregelt, bedarf es keiner zusätzlichen Ermächtigung. ! st 369. Im Schriftverkehr nach außen zeichnet die DStLtg ohne Zeichnungszusatz. Die nach den en sd OrgGdlg festgelegten, zur Vertretung berechtigten Personen zeichnen „In Vertretung“. Alle anderen i ng Zeichnungsbefugten zeichnen „Im Auftrag“. ru de 370. Die Schlusszeichnung durch die zeichnungsbefugte Person erfolgt bei Papierdokumenten Än m durch eigenhändige Unterschrift bzw. bei elektronischen Dokumenten durch Anbringung des de ausgeschriebenen Namen des Unterzeichnenden. Bei rechtsförmlichen Dokumenten ist eine ht ic elektronische Signatur (elektronischer Dienst- und Truppenausweis (eDTA – Public Key Infrastructure tn Bundeswehr (PKIBw)) erforderlich. eg rli te 371. Ist bei dem zu zeichnenden Dokument einem Schriftformerfordernis gemäß, bzw. im Sinne un k des §§ 126, 126a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) nachzukommen, so kann, falls die elektronische uc dr Form nicht explizit ausgeschlossen ist, ein mit einer qualifizierten elektronischen Signatur signiertes us elektronisches Dokument das eigenhändig unterschriebene Dokument in Papierform ersetzen. rA se 372. Im ausschließlich GB-internen Geschäftsverkehr ist in allen Fällen in denen eine ie D eigenhändige Unterschrift lediglich durch eine GB-interne Regelung angeordnet ist und die keine Rechtsverbindlichkeit außerhalb des GB BMVg entfalten sollen ein mit PKIBw signiertes elektronisches Dokument ausreichend. 3.3.6.4 Abschluss der Bearbeitung 373. Die FFSt legt nach erfolgter Schlusszeichnung fest, wie mit dem Dokument bzw. dem zugehörigen Vorgang weiter zu verfahren ist. 20 Ein Beispiel/Muster für die Übertragung ist in Anlage 3.2 der AR „Zeichnungsbefugnis“ C1-2510/0-9104 enthalten. Seite 20 Stand: Juli 2021",
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"content": "Offen Geschäftsbetrieb A-500/15 374. Der Versand des schlussgezeichneten Dokuments erfolgt, soweit zulässig, in elektronischer 21 Form . 375. Bis zur Einführung des ersetzenden Scannens im GB BMVg sind eigenhändig gezeichnete aktenrelevante Dokumente (Urkundsfunktion) aufzubewahren. Postausgänge sind im Kontext des bearbeiteten GV grundsätzlich nachzuweisen. 376. Bei Versand über den Postweg sind die Vorgaben der Nrn. 502 ff. der A2-500/0-0-10 zum Versand von Papierpost zu beachten. Die Kommunikation mit anderen Bundesbehörden erfolgt elektronisch, soweit geltendes Recht nicht entgegensteht. Von einer zusätzlichen papiergebundenen Kommunikation ist abzusehen. 377. Bei Versand über Kurier sind darüber hinaus die Vorgaben der AR „Kurierdienst in der Bundeswehr“ A1-900/0-1 VS-NfD zu beachten. ! st 378. en Der Postausgang kann im Einzelfall per Telefax erfolgen. Hierbei ist beim Versand die Sende-/ sd i Empfangsbestätigungs-Funktion des Telefaxgerätes zu aktivieren. Die beim Versand entstandenen ng ru Sende-/Empfangsbestätigungen und Fehlerprotokolle sind zu den Unterlagen zum GV zu nehmen. de 379. Än Der abgeschlossene GV ist zu den Akten (zdA) zu nehmen. Soweit ein Vorgang m abgeschlossen wird, verfügt die FFSt diesen zdA und markiert damit den Abschluss der Phase der de ht aktiven Bearbeitung. Mit der zdA-Verfügung (Vfg) wird der zugehörige Vorgang für eine weitere ic tn Bearbeitung geschlossen und in die Langzeitspeicherung der DSt übergeben (Überführung in die eg Aktenhaltung im DokMBw bzw. Abgabe des Vorgangs an die zentrale Schriftgutverwaltung rli te (Registratur)). un k 380. Bei Abschluss eines Vorgangs („zdA-Vfg“) sind alle wesentlichen Verfahrensschritte, uc dr insbesondere MZ und Schlusszeichnungen aller Art, die über die Aufgabensteuerung im DokMBw us laufen, mit zu verakten. rA se ie 3.3.6.5 InkrafttretenD 381. Die Inkraftsetzung eines Dokuments erfolgt mit dem Datum der Schlusszeichnung, es sei denn, im Dokument ist ein explizites anderes Inkraftsetzungsdatum genannt. 3.3.7 Geschäftsgang 382. Die Steuerung der Bearbeitung von GV im Geschäftsgang (GG) der DSt erfolgt über GG- Vermerke und Vfg. 21 Mit den Gerichten ist spätestens ab 1. Januar 2022 ausschließlich in elektronischer Form zu kommunizieren. Seite 21 Stand: Juli 2021",
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"content": "Offen A-500/15 Geschäftsbetrieb 383. Es werden die standardisierten GG-Vermerke und Farben (siehe Anlage 0) sowie Vfg (siehe Anlage 5.3) genutzt. Ist ein GV priorisiert zu bearbeiten, kann dies durch die ergänzende Anbringung eines Beschleunigungsvermerks (siehe Anlage 0) festgelegt werden. 384. Dokumente, die auf dem Weg zum Adressaten mehrere Hierarchieebenen durchlaufen sollen, sind im Adressfeld vorab mit der Versandwegvorgabe: „Auf dem Dienstweg“ (a. d. D.) zu beschriften. 3.3.8 Schriftgutobjekte 385. Das vom BMI herausgegebene „Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit“ (OKeVA) setzt verschiedene Schriftgutobjekte in eine hierarchisch gegliederte Ordnung. Diese sieht Dokumente, Vorgänge und Akten vor. Die Schriftgutverwaltung in der Bw fußt analog dazu ebenfalls auf der dreistufigen Hierarchie der Schriftgutobjekte „Dokument“, „Vorgang“ und „Akte“. ! 386. st Die Bearbeitung eines GV umfasst üblicherweise die Erstellung von Schriftgut, in der Regel en eines oder mehrerer Dokumente . 22 sd i ng 387. Ein „Dokument“ bildet medien- und formatunabhängig die kleinste logische Einheit einer ru de dokumentierten GV-Bearbeitung. Die Bearbeitung ausgewählter Dokumente erfolgt im Vorgang. Än 388. m Ein „Vorgang“ beinhaltet Dokumente, die im Zuge der GV-Bearbeitung als aktenrelevant de identifiziert werden (vgl. Nr. 402). Der Vorgang gibt den formalen und inhaltlichen Rahmen der ht ic Dokumente hierarchisch vor und ist grundsätzlich Teil einer Akte. tn eg 389. Eine „Akte“ ist die logische und geordnete Zusammenfassung sachlich zusammengehöriger rli te un oder verfahrensgleicher Vorgänge unter einem Aktenzeichen. Sie hat eine vollständige, einheitliche k und transparente Information über die GV eines Sachverhalts zu ermöglichen. uc dr us rA se ie D 22 Bei Textdokumenten auch „Schriftstücke“ genannt. Seite 22 Stand: Juli 2021",
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"content": "Offen Geschäftsbetrieb A-500/15 ! st en sd i ng ru de Abb. 3: Aufbau der Schriftgutobjekte (Beispiel) Än 390. Die Abfolge „Dokument Vorgang Akte“ gibt den hierarchischen Aufbau der Aktenführung m de vor. Hieraus leitet sich der Grundsatz (und „Merksatz“): „Ohne Dokument kein Vorgang und ohne ht Vorgang keine Akte“ ab. ic tn 391. eg Akten sind revisionssicher zu führen. Für E-Akten weist Revisionssicherheit im GB BMVg weist rli dabei folgende Merkmale auf: te un E-Akten, Vorgänge und Dokumente werden vollständig, unverändert (originär) und fälschungssicher k uc dr gespeichert, Dokumente werden zusätzlich versioniert, us E-Akten, Vorgänge und Dokumente sind durch eine Suche wiederauffindbar und rA se alle Aktionen, die zu Änderungen/Ergänzungen in den Akten, Vorgängen oder Dokumenten führen, ie D werden aus Gründen der Nachvollziehbarkeit protokolliert. 3.3.9 Dokumentenformate 23 392. Neben den in der A2-500/0-0-10 vorgegebenen Formaten von Dienstschreiben werden weitere Dokumentenformate im Rahmen der GV-Bearbeitung genutzt. 393. Vorlagen sind DSt-interne Dokumente zur Einbindung der hierarchisch übergeordneten Stelle in Vorgänge. Aus Vorlagen muss ersichtlich sein, wozu die Vorlage dienen soll (z. B. zur Billigung, zur Kenntnisnahme usw.). Hierzu ist der Dienstweg einzuhalten. Vorlagen dienen zur Information (VzI) oder 24 zur Entscheidung (VzE). Daneben können Aufträge mit dem Vorbehalt der Zeichnung erteilt werden 23 A2-500/0-0-10, Nr. 320. 24 Muster in A2-500/0-0-10, Anlage 6.11. Seite 23 Stand: Juli 2021",
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"content": "Offen A-500/15 Geschäftsbetrieb (Buntkreuze). Hierbei erfolgt die Beauftragung durch Anbringung eines GG-Vermerks in Form eines farbigen Kreuzes mit der entsprechenden Farbe gemäß Anlage 0 (z. B. stellvertretende DStLtg = Rotkreuz, Abteilungsleitung = Blaukreuz). 394. Über Besprechungen sowie über Telefonate, Videokonferenzen und Abstimmungen, die für die Entscheidungsfindung und weitere Bearbeitung eines Vorgangs entscheidend waren oder sind, ist durch die FFSt eine Aktennotiz (z. B. gemäß A2-500/0-0-10, Anlage 6.4) zu fertigen und zum Vorgang zu nehmen. 395. Protokolle dienen der zeitgleichen oder nachträglichen, offiziellen, formalen und schriftlichen Dokumentation von Besprechungen und deren Verlauf. Sie werden durch einen Protokollführer bzw. eine Protokollführerin (ProtFhr) erstellt, sind von diesem bzw. dieser aufzubewahren und stets auch auf ihre Aktenrelevanz hin zu überprüfen („Aktenrelevanz“ siehe Abschnitt 3.4.1). ! st In der Regel reichen Ergebnisprotokolle aus. Diese beschränken sich auf die zusammenfassende en Wiedergabe von aus den Gesprächsrunden folgenden sd i Entscheidungen, Festlegungen, ng Vereinbarungen und geplanten Folgemaßnahmen. ru de Für eine detailliertere und möglichst vollständige Darstellung sämtlicher Aktivitäten und Verläufe von Än m Gesprächsrunden (z. B. Konferenzen, Tagungen usw.) ist ein Verlaufsprotokoll erforderlich. de ht Beide Protokollformen setzen die Anwesenheit von ProtFhr über die gesamte Zeitdauer der ic tn Gesprächsrunden voraus, um so eine belastbare sowie vollständige Dokumentation gewährleisten zu eg können. ProtFhr haben bei ihrer Tätigkeit strikte Neutralität zu wahren und so objektiv wie möglich zu rli te protokollieren. un k 396. uc Ergebnisvermerke können auch aufgrund ihres eher informellen Charakters von jeder und dr jedem Gesprächsrundenteilnehmenden erstellt werden und sich dabei auch auf nur einzelne us rA Gesprächsabschnitte beschränken/fokussieren. se 397. ie Gesprächsnotizen sind formlos zu erstellen, wenn der Inhalt des (ggf. auch ungeplanten) D Gesprächs über dienstliche Angelegenheiten absehbar erhebliche Folgen und Auswirkungen auf die Wahrnehmung der Dienstgeschäfte haben kann. Hierzu zählen insbesondere angekündigte Entscheidungen und Maßnahmen von Vorgesetzten oder anderen Stellen, die spürbar nachhaltigen Einfluss auf die Aufgabenwahrnehmung und Auftragserfüllung entfalten können. Von dem bzw. der Verfassenden sind sie aufzubewahren und stets auch auf ihre Aktenrelevanz hin zu überprüfen („Aktenrelevanz“ siehe Abschnitt 3.4.1). 398. Sprechempfehlungen werden im Vorfeld von geplanten Gesprächsrunden schriftlich erstellt und dienen zu deren inhaltlichen und strukturellen Vorbereitung in Form von mündlichen Beiträgen. Die jeweiligen Teilnehmenden an Gesprächsrunden nutzen sie als Informationsquelle und „Gedächtnis- stütze“ vor und während der Gespräche. Bei ihrer Erstellung ist zu berücksichtigen, dass Verfassende und Nutzende von Sprechempfehlungen üblicherweise nicht identisch sind. Sie müssen Nutzende Seite 24 Stand: Juli 2021",
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"content": "Offen Geschäftsbetrieb A-500/15 daher in die Lage versetzen, ebenen gerecht den Gesprächen/Diskussionen inhaltlich folgen und im Bedarfsfall auch sachgerecht das Wort aktiv ergreifen zu können. Der Verfasser bzw. die Verfasserin hat sich dazu vorab mit dem aktuellen Kenntnisstand der Nutzerin bzw. des Nutzers vertraut zu machen und diesen zu berücksichtigen. Alle Sprechempfehlungen erfordern klar strukturierte, vollständige und nachvollziehbare Aussagen zum jeweiligen Sachstand des Themas. Dieser ist zudem aus Sicht des bzw. der Verfassenden sachgerecht und begründet zu bewerten. Ebenso ist eine fundiert-belastbare Begründung zur eigenen Position (einschließlich einer kurzen, sachbezogenen Risikoanalyse) zu verfassen. Abschließend ist eine unmissverständliche, konkrete Empfehlung, abgeleitet aus Sachstand und Bewertung, aufzuführen. Entscheidend für den Verfassenden bzw. die Verfassende ist die Formulierung kurzer, präziser und korrekter Kernbotschaften, die auch mündlich leicht und gut verständlich vermittelbar sind. Ergänzend ! st erfolgt ein Hinweis (mit Begründung) darüber, ob die Positionen durch die Nutzende bzw. den en Nutzenden aktiv oder reaktiv in der Gesprächsrunde vertreten werden sollten. sd i ng ru 3.4 Aktenführung und Schriftgutverwaltung de Än m 3.4.1 Aktenrelevanz de ht 25 399. Transparentes Verwaltungshandeln ist eine gesetzliche Vorgabe , der alle DSt ausnahmslos ic tn verpflichtet sind. eg rli 400. te Akten sind Mittel zur laufenden Dokumentation des Verwaltungshandelns und geben den un formalen, inhaltlichen Rahmen der enthaltenen Vorgänge und Dokumente hierarchisch vor. k uc 401. dr Grundvoraussetzung für eine transparente Aktenführung ist eine klare Ordnung und Struktur us der Akte. Die für eine transparente Nachweisführung des Verwaltungshandels notwendigen rA se entscheidungsbegründenden Dokumente sind in die Akte aufzunehmen. Zwischenstände sollen nur ie D insoweit veraktet werden, soweit sie einer besonderen Dokumentationspflicht unterliegen (z. B. Gerichtsverfahren und Gesetzesvorhaben) oder wesentliche Teilergebnisse („Meilensteine“) dokumentieren. Dokumente ohne Informationswert sind zu vernichten. 402. Zudem kann es zusätzliche Anforderungen an Spezial-/Sonderformen von Akten (Personal- akten, Gesundheitsakten, Geräteakten, Beschaffungsakten, Observierungsakten, Fliegerische Akten usw.) geben, welche in den jeweiligen fachspezifischen Regelungen geregelt sind. 403. Die Entscheidung zur Aktenrelevanz trifft der bzw. die jeweilige Bearbeitende. Relevant für eine Veraktung sind grundsätzlich Dokumente sowie die zugehörigen entscheidungs- erheblichen Bearbeitungsschritte, wenn sie zum späteren Nachweis der Vollständigkeit, zur 25 Abgeleitet aus Artikel 20 Absatz 3 Grundgesetz. Seite 25 Stand: Juli 2021",
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"content": "Offen A-500/15 Geschäftsbetrieb Nachvollziehbarkeit und für die Transparenz des Verwaltungshandelns sowohl innerhalb der Verwaltung als auch gegenüber Dritten beweisfest vorzuhalten sind. Unter Beweisfestigkeit versteht man die langfristige, unveränderliche Les- und Nutzbarkeit. Soweit sich die Bedeutsamkeit der Dokumente nicht bereits unmittelbar aus einzuhaltenden Rechts- und Verwaltungsvorschriften ergibt, beurteilt sich die Relevanz der in den Akten und Vorgängen vorgehaltenen Dokumente insbesondere nach den folgenden Kriterien: Eingriffe in Rechte Dritter, Prozessrisiko, haushalterische bzw. finanziell wirksame Maßnahmen, Nachweis der ausgeübten und tradierten Verwaltungspraxis und Dokumentation und Rechtfertigung des Handelns der Beschäftigten gegenüber Vorgesetzten und ! st Dritten. en sd i Aktenrelevanzprüfungen erfolgen entlang vorstehender Kriterien zu Aufgaben-, Sach- und ng Bearbeitungszusammenhängen. ru de Än m Aufgabenzusammenhang „Warum ist es entstanden?“ de ht Sachzusammenhang „Was ist entstanden?“ ic tn Bearbeitungszusammenhang eg „Wie ist es entstanden und wer war beteiligt?“ rli te un k Abb. 4: Aufgaben-, Sach- und Bearbeitungszusammenhang uc dr Weiterführende Detailaussagen, Hinweise und Hilfestellungen/Beispiele zur Bewertung und Festlegung us rA von Aktenrelevanz enthält das OKeVA des BMI (Baustein E-Akte; Nr. 2.3.1.1 sowie Anlage 1). se ie 3.4.2 AktenführungD 404. Aktenführung ist die Summe aller anfallenden Arbeitsschritte und Einzeltätigkeiten, die über die neun Entwicklungsstadien (den „Lebenszyklus“) einer Akte hinweg zu einer gesetzeskonformen Akte führen. Der Lebenszyklus einer Akte erstreckt sich dabei über die drei chronologisch aufeinander folgenden Phasen der Aktenführung: Bearbeitung, Langzeitspeicherung und Archivierung. 405. Zur Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Aktenführung sind die weiterführenden, detaillierten Hinweise und Vorgaben zu den hier dargestellten Phasen/Stufen der Anlage 5.6 zu entnehmen und konsequent umzusetzen und anzuwenden. Seite 26 Stand: Juli 2021",
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"content": "Offen Geschäftsbetrieb A-500/15 ! st en sd i ng ru de Än m de ht ic tn eg Abb. 5: Prozessualer Arbeitsablauf Aktenführung Bw rli 406. te Im Regelfall sind die Akten nur von dem bzw. der jeweils für den Aufgabenbereich zuständigen un Bearbeitenden (nachfolgend „Aktenführender bzw. Aktenführerende“ (AFhr)) zu führen und zu k uc verwalten (Aktenführungsbefugnis). Der bzw. die AFhr ist grundsätzlich für die inhaltliche dr us Bearbeitung und administrative Behandlung und Verwaltung seiner bzw. ihrer Akte verantwortlich. rA 407. se In der DSt ist ein zentrales Aktenbestandsverzeichnis vorzuhalten und jährlich fortzu- ie D schreiben, das die Grundlage des Aktengesamtlagebildes der DSt darstellt. Zu diesem gehören Angaben über Art, Gesamtanzahl, Verortung sowie die jeweilige Organisationseinheit der in und von der DSt bearbeiteten Akten. 26 408. Eine grundlegende Strukturvorgabe für die Aktenführung enthält der EAPl . 409. Die hybride (d. h. die „gemischte“) Führung von Akten auf unterschiedlichen, d. h. analogen und digitalen Medien ist aufgrund der hieraus resultierenden Intransparenz grundsätzlich zu vermeiden. Soweit eine durchgängige Speicherung in elektronischer Form nicht möglich ist, ist auf den jeweils parallel bestehenden Aktenvorgang (Digital/Papier) eindeutig hinzuweisen. 26 A2-500/0-0-2 VS-NfD, Anlage 5.1. Seite 27 Stand: Juli 2021",
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"content": "Offen A-500/15 Geschäftsbetrieb 410. Dem Bundesarchiv (BArch) ist Schriftgut nach Maßgabe der A-500/3 zur Archivierung anzubieten. Auf Grundlage der Entscheidung des BArch erfolgt die Übergabe des archivwürdigen Materials an das BArch sowie die Löschung/Vernichtung des nicht archivwürdigen Materials (A-500/3 VS-NfD, Nr. 308). 411. Orientierungswerte für Aufbewahrungsfristen von Akten sind gesetzlich normiert und in der Anlage 5.4 grafisch dargestellt und erläutert. 412. Die in der Anlage 5.6 abgebildeten übergeordneten Standards und Kriterien zur Aktenführung sind grundsätzlich durch alle DSt einzuhalten. 3.4.3 Rechtsnormen und gesetzliche Bestimmungen 413. Die zur Erreichung des geforderten, transparenten Verwaltungshandelns anzuwendenden ! st Verfahrensstandards beruhen auf einer Vielzahl unterschiedlicher, häufig spezifischer Rechtsnormen. en sd Für den (für das Verwaltungshandeln wichtigen) Teilbereich der Aktenführung und seiner Rechtsfolgen i sind hierbei hervorzuheben das Verwaltungsverfahrensgesetz ng (VwVfG), die Europäischen ru Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), das de Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), das Än Bundesarchivgesetz (BArchG) sowie das Strafgesetzbuch (StGB). m de 414. Das VwVfG regelt für die Aktenführung gesetzlich die Akteneinsicht (§ 29) und sieht eine ht ic Sonderregelung für Verteidigungsangelegenheiten nach Feststellung des Verteidigungsfalls (§ 95) vor. tn 415. eg Der Datenschutz gemäß der DSGVO und dem BDSG setzt den gesetzlichen Rahmen für die rli te Verarbeitung PersDat z. B. für das Datengeheimnis (§ 53) sowie für die Auftragsverarbeitung (§ 62) u. un a. für alle öffentlichen Stellen des Bundes und damit auch für sämtliche DSt der Bw und die dort k uc erfolgende Aktenführung. dr us 416. rA Die Bestimmungen der DSGVO und des BDSG gehen denen des VwVfG vor, soweit bei der se Ermittlung des Sachverhalts PersDat verarbeitet werden (Art. 1 DSGVO und § 1 BDSG). ie D 417. Das BArchG realisiert den gesetzlichen Rahmen u. a. für die Anbietung und Abgabe von Unterlagen (§§ 5-7) sowie für Schutzfristen (§ 11) und die Nutzung von Archivgut durch die abgebenden Stellen (§ 15). 418. Für das mit der Aktenführung betraute Personal der DSt sowie für deren Vorgesetze kann bei auftretenden Straftatbeständen wie Urkundenfälschung und/oder Urkundenunterdrückung das StGB (§§ 267, 274) ebenfalls Relevanz gewinnen bzw. haben. Seite 28 Stand: Juli 2021",
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"content": "Offen Dienstbetrieb und Zusammenarbeit A-500/15 4 Dienstbetrieb und Zusammenarbeit 4.1 Allgemeiner Dienstbetrieb 501. Die Dienst- und Arbeitszeit ist für die Beamtinnen, Beamten sowie Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in der Dienstvereinbarung über die Arbeitszeit und die automatisierte Arbeitszeiterfassung der DSt sowie den einschlägigen gesetzlichen und tariflichen Bestimmungen 27 geregelt . Die Arbeitszeit für die Soldatinnen und Soldaten ist in der Soldatenarbeitszeitverordnung (SAZV), der AR „Anwendung der Verordnung über die Arbeitszeit der Soldatinnen und Soldaten“ A-1420/34 und im SG geregelt. 502. ! In den DSt wird in geeigneten Aufgabengebieten sowie im Interesse der Beschäftigten und st en der DSt für mehr Flexibilität bei der individuellen Ausgestaltung des Dienstes Telearbeit und mobiles sd i 28 Arbeiten praktiziert . ng ru 503. de Dienstreisen dürfen nur dann durchgeführt werden, wenn sich der gleiche Zweck nicht durch Än Schriftwechsel, Ferngespräche, Fernschreiben, datenverarbeitungsgestützten Nachrichtenaustausch, m Nutzung einer Videokonferenz oder Arbeitsbesprechungen in den Liegenschaften vor Ort erreichen de ht lässt. Die Zahl der an einer Dienstreise teilnehmenden Personen ist auf das notwendige Maß zu ic tn beschränken. Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ist zu beachten. eg 504. rli Beschäftigte bzw. Soldatinnen und Soldaten, die eine Nebentätigkeit aufnehmen möchten, te un unterrichten unabhängig von Art und Umfang der Nebentätigkeit ihren Dienst- bzw. Disziplinar- k uc vorgesetzten oder ihre Dienst- bzw. Disziplinarvorgesetzte. Im Weiteren sind die Vorgaben der AR dr „Nebentätigkeiten“ A-1400/12 zu beachten. Im Übrigen richtet sich die Ausübung von Nebentätigkeiten us rA nach den Bestimmungen des BBG, des TVöD, des SG sowie der Bundesnebentätigkeitsverordnung se (BNV) und den hierzu ergangenen Erlassen. ie D 4.2 Zusammenarbeit in der Dienststelle 4.2.1 Gleichstellungsbeauftragte 505. Die GleiBziv und GleiBmil (siehe auch AR „Umsetzung des Bundesgleichstellungsgesetzes“ 29 B-1441/1) gehören der jeweiligen DSt an und sind unmittelbar deren Leitung zugeordnet. Sie sind in der Ausübung ihrer Tätigkeit weisungsfrei, haben ein unmittelbares Vortragsrecht bei der DStLtg und werden von dieser bei der Durchführung ihrer Aufgaben unterstützt. Sie sind keine 27 §§ 87, 88 BBG; AR „Arbeitszeitrechtliche Regelungen für zivile Beschäftigte“ A-1400/14; Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). 28 AR „Telearbeit und mobiles Arbeiten“ A-2645/1. 29 AR Anwendung des Soldatinnen- und Soldatengleichstellungsgesetzes A-1442/1“. Seite 29 Stand: Juli 2021",
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"number": 30,
"content": "Offen A-500/15 Dienstbetrieb und Zusammenarbeit Interessenvertretungen; vielmehr sind sie Sachwalterinnen der im BGleiG und im SGleiG niedergelegten Ziele. 506. In Angelegenheiten ihrer Funktion und ihres Aufgabenbereiches verwenden GleiB im Schriftverkehr nach innen und außen den jeweiligen Briefkopf „Zivile Gleichstellungsbeauftragte“ bzw. „Militärische Gleichstellungsbeauftragte“. Sie unterzeichnen ohne den Zusatz „Im Auftrag“. 507. Die Aufgaben-, Mitwirkungs- und Beteiligungsrechte der GleiBziv und GleiBmil richten sich nach den gesetzlichen Bestimmungen, den dazu erlassenen Anwendungsbestimmungen zum SGleiG und den sonstigen dazu erlassenen Regelungen. Die GleiBziv und GleiBmil fördern und überwachen den Vollzug der gesetzlichen Grundlagen im Hinblick auf den Schutz vor und das Verbot von Benachteiligungen wegen des Geschlechts und sexueller Belästigung (§ 25 Absatz 1 BGleiG, § 19 Absatz 1 Satz 1 SGleiG). ! st 508. en Die GleiBziv und GleiBmil sind von den DSt, unverzüglich und umfassend über alle sd i personellen, organisatorischen und sozialen Angelegenheiten zu informieren, die ihr Aufgabenfeld ng berühren. Sie sind dazu so frühzeitig in die Entscheidungsprozesse einzubinden, dass sie die ru de Möglichkeit haben, aktiv daran teilzunehmen. Dies schließt die Zuleitung aller entscheidungsrelevanten Än Unterlagen ein. m de 509. Die GleiBziv und GleiBmil wirken bei allen personellen, organisatorischen und sozialen ht ic Maßnahmen ihrer DSt mit, die ihr Aufgabenfeld berühren. Maßnahmen sind Entscheidungen, tn eg Erklärungen, Handlungen und Tätigkeiten, die den Rechtsstand der Beschäftigten berühren oder rli verändern können. Die Entscheidung, ob ihr Aufgabenbereich betroffen ist, obliegt der te un Gleichstellungsbeauftragten selbst. Die Mitwirkung der GleiBziv und GleiBmil erfolgt zeitlich vor k uc Beteiligung der Interessenvertretungen und regelmäßig durch schriftliches Votum, das zdA zu nehmen dr ist. us rA 510. Die formelle Mitwirkung der GleiBziv und GleiBmil an Regelungen wird nicht durch einen se ie Zusatz zum Ausdruck gebracht. D 511. In allen Fragen, die ihrer Mitwirkung unterliegen, haben die GleiBziv und die GleiBmil ein 30 Initiativrecht nach Maßgabe der jeweilig für die Statusgruppe einschlägigen Rechtsgrundlage . 4.2.2 Interessenvertretungen 4.2.2.1 Personalrat 512. Die DStLtg und der Personalrat arbeiten unter Beachtung der Gesetze und Tarifverträge zum Wohle der Beschäftigten und zur Erfüllung der der DSt obliegenden Aufgaben vertrauensvoll zusammen. Hierzu sind mit dem Personalrat regelmäßig Gespräche (Monatsgespräche usw.) 30 § 32 Absatz 1 Bundesgleichstellungsgesetz (BGleiG); § 20 Abs. 2 Soldatengleichstellungsgesetz (SGleiG); ergänzend für GleiBmil A-1442/1. Seite 30 Stand: Juli 2021",
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"number": 31,
"content": "Offen Dienstbetrieb und Zusammenarbeit A-500/15 durchzuführen. Die Maßnahmen, die eine förmliche Beteiligung der Personalvertretung erfordern, sind nach den entsprechenden Vorgaben des BPersVG zu bearbeiten. Soweit eine Maßnahme der Mitbestimmung des Personalrates unterliegt, kann sie nur mit seiner Zustimmung getroffen werden. Bei reversiblen Maßnahmen, die der Mitbestimmung bzw. Mitwirkung der Personalvertretung unterliegen, können – sofern die sonstigen Voraussetzungen vorliegen – vorläufige Regelungen getroffen werden (§ 69 Absatz 5, § 72 Absatz 6 BPersVG). 4.2.2.2 Vertrauenspersonen der Soldatinnen und Soldaten 513. VP wirken in vielfältiger Weise an der Vorbereitung von Entscheidungen mit. Sie sind an der Planung, Vorbereitung und Durchführung des Dienstes zu beteiligen. Die Beteiligung der VP erfolgt gemäß den Vorgaben des SBG. Die VP sind Mittler zwischen den Disziplinarvorgesetzten und den ! Soldatinnen und Soldaten ihrer Wählergruppe, deren Interessen sie vertreten. st en 514. sd Ihrer Tätigkeit kommt große Bedeutung für die vertrauensvolle Zusammenarbeit, die Erhaltung i ng des kameradschaftlichen Miteinanders und das Leben in der militärischen Gemeinschaft zu. Die ru de Beteiligung soll die Entscheidungsqualität von Vorgesetzten optimieren, zur Transparenz von Än Entscheidungen führen, individuelle und soziale Belange der Soldatinnen und Soldaten angemessen m de berücksichtigen und damit die Akzeptanz der Dienstgestaltung und das gegenseitige Verständnis erhöhen. ht ic tn 515. Die DStLtg, Disziplinarvorgesetzten, die Kasernenkommandantinnen bzw. Kasernen- eg rli kommandanten sowie die Standortältesten sind für die Gesetzesanwendung verantwortlich. Sie haben te un für die Umsetzung des SBG unter Berücksichtigung der besonderen Bedingungen ihres Zuständigkeits- k uc bereiches Sorge zu tragen. Unterstützt werden die Disziplinarvorgesetzten dabei durch Fachpersonal dr der Personalabteilungen sowie durch die für soldatische Beteiligung zuständigen Stellen bei den us rA Kommandos der Militärischen OrgBer. VP, deren Gremien sowie Ausschüsse und die Disziplinar- se vorgesetzten sind verpflichtet, zur Erfüllung des Auftrages der Bw und im Interesse der Soldatinnen ie D und Soldaten mit dem Ziel der Verständigung eng zusammenzuarbeiten. Das setzt gegenseitiges Vertrauen, Kompromissbereitschaft und Rücksichtnahme voraus und erfordert das regelmäßige, offene Gespräch miteinander. VP und Disziplinarvorgesetzte sind gleichberechtigte Beteiligungspartner, deren gemeinsames Ziel die wirkungsvolle Dienstgestaltung zur Erfüllung des Auftrages der Bw und deren Einsatzbereitschaft ist. 4.2.2.3 Schwerbehindertenvertretung 516. Die Vertrauensperson der schwerbehinderten Menschen (SchwbVP) ist als eigen- ständiges, unabhängiges Organ für die Vertretung der schwerbehinderten und diesen gleichgestellten Menschen in der DSt zuständig. Sie fördert deren Eingliederung in die DSt, vertritt ihre Interessen in Seite 31 Stand: Juli 2021",
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"content": "Offen A-500/15 Dienstbetrieb und Zusammenarbeit 31 der DSt und steht ihnen beratend und helfend zur Seite . Sie besitzt die gleiche persönliche 32 Rechtsstellung wie ein Mitglied des Personalrats . Die SchwbVP ist in allen Angelegenheiten der DSt, die Belange der schwerbehinderten Menschen betreffen, zu beteiligen. 4.3 Arbeitsschutz und Prävention 33 517. Die DStLtg ist für die Herstellung und Aufrechterhaltung der Arbeitssicherheit verantwortlich . Arbeitssicherheit ist Führungsaufgabe aller Vorgesetzten und Teil der vorgeschriebenen Fürsorge- pflicht. Alle Vorgesetzten sind verpflichtet, die Einhaltung der Arbeitsschutzbestimmungen zu überwachen und durchzusetzen. 518. Die DStLtg wird bei der Durchführung dieser Aufgabe durch Betriebsärzte bzw. Betriebs- ärztinnen und Fachkräfte für Arbeitssicherheit (FAS) sowie weiteres Fachpersonal im Arbeitsschutz ! beraten und unterstützt. Das Aufgabenportfolio sowie die zur Aufgabenwahrnehmung erforderlichen st en 34 Qualifikationen für Betriebsärzte bzw. Betriebsärztinnen und FAS sind vorgegeben . sd i ng 4.4 Zusammenarbeit im Bereich Sicherheitsmanagement ru de Än 4.4.1 Grundsätze m de 519. Um dem Schutzbedarf für die Bw ganzheitlich gerecht zu werden, sollen in den DSt der Bw ht ic die Aufgaben des Administrativen Datenschutzbeauftragten bzw. tn der Administrativen eg Datenschutzbeauftragten (ADSB), des bzw. der Beauftragten für den Geheimschutz und der rli te Militärischen Sicherheit und des bzw. der Informationssicherheitsbeauftragten (ISB) in einem OrgElem un Sicherheitsmanagement – unter Beibehaltung der zuständigen Fachaufsichten im BMVg – k uc zusammengeführt werden. Dieses OrgElem Sicherheitsmanagement ist in jeder DSt der Bw als dr us Immediatselement dem bzw. der für Informationssicherheit (InfoSichh), Datenschutz und Militärische rA Sicherheit/Geheimschutz jeweils Verantwortlichen unmittelbar zuzuordnen. se ie 4.4.2 Informationssicherheit D 520. Die DStLtg ist für die InfoSichh inklusive des IT-Risikomanagements in ihrer DSt 35 verantwortlich . 521. Der bzw. die ISB der Dienststelle (ISBDSt) berät und unterstützt die DStLtg in allen 36 Angelegenheiten der InfoSichh und des IT-Risikomanagements. Sein bzw. ihr Aufgabenportfolio sowie weitere Regelungen zur InfoSichh und zum IT-Risikomanagement sind in der A-960/1 31 Abschnitt 13 der AR „Inklusion schwerbehinderter Menschen“ A-1473/3. 32 § 179 Absatz 3 SGB IX. 33 Nr. 200 der AR „Arbeitsschutz und Prävention“ A-2010/1. 34 A-2010/1, Abschnitt 2.4. 35 Nr. 447 der AR „Informationssicherheit“ A-960/1. 36 A-960/1, Abschnitt 9.7. Seite 32 Stand: Juli 2021",
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"content": "Offen Dienstbetrieb und Zusammenarbeit A-500/15 vorgegeben. Er bzw. sie ist insbesondere zuständig für die Erarbeitung und Fortschreibung des Informationssicherheitskonzepts der DSt. 4.4.3 Militärische Sicherheit 522. Die Militärische Sicherheit leistet mit Maßnahmen der Absicherung im personellen, materiellen und organisatorischen Bereich einen wesentlichen Beitrag zur Einsatz- und Führungsbereitschaft einer 37 DSt. Verantwortlich für die Absicherung in ihrer DSt ist die DStLtg . Der bzw. die Sicherheitsbeauftragte (SichBeauftr) berät und unterstützt die DStLtg bei der Koordi- nierung und Prüfung der Absicherungsmaßnahmen und der Abstellung von Mängeln. Seine bzw. ihre Aufgaben sowie weitere Vorgaben sind der A-1130/1 VS-NfD zu entnehmen. Der bzw. die (militärische) SichBeauftr ist durch die DStLtg schriftlich zu bestellen. Ihm bzw. ihr ist ein unmittelbares Vortragsrecht ! bei der DStLtg einzuräumen. st en sd Die Aufgaben und Rechtsstellung der Geheimschutzbeauftragten sind gesondert in der AR „Militärische i ng Sicherheit/Personeller Geheim- und Sabotageschutz“ A-1130/3 geregelt. ru de 4.4.4 Administrativer Datenschutz Än m 523. de Die DStLtg ist verantwortlich für die datenschutzkonforme Verarbeitung von PersDat in ihrer 38 ht DSt . ic tn 524. eg Die DStLtg wird in ihren Pflichten zur Sicherstellung der nachweislich datenschutzkonformen rli Verarbeitung von PersDat in ihren Verantwortungsbereichen durch einen ADSB unterstützt. Aufgaben te un 39 und erforderliche Qualifikationen sind in der A-2122/4 geregelt . Der bzw. die ADSB ist durch die k uc DStLtg schriftlich zu bestellen. In dieser Bestellung ist ein unmittelbares Vortragsrecht des bzw. der dr us ADSB gegenüber dem Verantwortlichen festzulegen. rA se 4.5 Zusammenarbeit mit der Militärseelsorge ie D 525. Die grundsätzliche Zusammenarbeit mit den Militärgeistlichen ist in der AR „Militärseelsorge“ A-2500/2 geregelt. Das Katholische Militärbischofsamt (KMBA), das Evangelische Kirchenamt (EKA) und das Militärrabbinat der Bw arbeiten im Rahmen ihrer zentralen Zuständigkeit unmittelbar mit den DSt zusammen. Die Zusammenarbeit mit den beauftragten Militärgeistlichen des KMBA, des EKA sowie den Militärrabbinerinnen und Militärrabbinern richtet sich nach der AR „Militärseelsorge – Zusammenarbeit mit den Streitkräften“ B-2520/3. Die Vertreter und Vertreterinnen der Militärseelsorge informieren und beraten die DStLtg in ihren Verantwortungsbereichen in allen Fragen der Militärseelsorge, insbesondere über Planungen und organisatorische Maßnahmen der Militärseelsorge 37 Nr. 204 der AR „Militärische Sicherheit in der Bundeswehr – Militärische Sicherheit“ A-1130/1 VS-NfD. 38 Nr. 3006 der AR „Datenschutz – Vorgaben zur Umsetzung der Europäischen Datenschutzgrundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes“ (Stand 01.05.2020) A-2122/4. 39 Abschnitt 3.7 und 3.8 der A-2122/4. Seite 33 Stand: Juli 2021",
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"content": "Offen A-500/15 Dienstbetrieb und Zusammenarbeit bei besonderen Einsätzen der Streitkräfte. Außerdem koordinieren und steuern sie den Einsatz der Militärseelsorge. 4.6 Sozialdienst der Bundeswehr 526. Die DStLtg und Angehörige von DSt können und sollen auf ein umfangreiches fachliches Netzwerk für die umfassende Wahrnehmung ihrer Fürsorgeverpflichtung zurückgreifen. Hierzu hat die 40 DStLtg für das ihnen unterstellte Personal eine barrierefreie Einbindung des Sozialdienstes sicherzustellen. DStLtg von DSt, denen ein Sozialdienst angehört, arbeiten eng mit dem fachlich für den Sozialdienst der Bw zuständigen Referat im Bundesamt für das Personalmanagement der Bundeswehr zusammen. 4.7 Dienststellenübergreifende Zusammenarbeit ! st en 4.7.1 Geltung des Dienstwegprinzips sd i ng 527. ru Bei einer (auch DSt-übergreifenden) Einbindung über mehrere Hierarchieebenen hinweg gilt de das Dienstwegprinzip: Der Dienstweg ist einzuhalten. Zur DSt-übergreifenden Kommunikation ist der Än m von jeder DSt einzurichtende und zu betreibende zentrale Posteingang für Papier- (Poststelle) bzw. de elektronische Post (zentraler OBK) zu nutzen. ht ic 528. tn Ausnahmen zum hierarchischen Dienstwegprinzip können sich für im GB BMVg etablierte 41 eg Fachaufgaben-Arbeitsbeziehungen ergeben, soweit die ministerielle Fachaufsicht darüber eine rli te anderweitige Regelungen bezüglich der Kommunikation getroffen hat. un k uc 4.7.2 Bundesministerium der Verteidigung dr us 529. rA Die Zusammenarbeit mit dem BMVg ist in der A-500/1 abschließend geregelt. se ie 4.7.3 Anfragen aus dem parlamentarischen Raum D 530. Parlamentarische Anfragen von Fraktionen und Abgeordneten des Deutschen 42 Bundestages , die den GB BMVg betreffen, werden über das Bundeskanzleramt an das BMVg zur Bearbeitung/Beantwortung weitergeleitet. Die Kommunikation des BMVg mit dem Parlament steuert das Parlament- und Kabinettreferat. 531. DSt der Bw werden durch das BMVg zu einer Zuarbeit zur Erstellung der Antwort auf eine konkrete Anfrage aufgefordert. Dabei ist die Zuarbeit inhaltlich grundsätzlich so zu fassen, dass eine 40 AR „Sozialdienst in der Bundeswehr“ A-2641/1 VS-NfD. 41 Dazu gehören Fachaufgaben-Arbeitsbeziehungen, die in der AR „Zusammenarbeit des BMVg mit Dienststellen des nachgeordneten Bereichs“ A-500/1 nicht dezidiert abgebildet sind. 42 Große Anfrage, Kleine Anfrage, schriftliche Frage, mündliche Frage. Seite 34 Stand: Juli 2021",
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"content": "Offen Dienstbetrieb und Zusammenarbeit A-500/15 43 Einstufung als VS nicht erforderlich wird. Eine Einstufung als VS ist zu begründen. Die Zuarbeit ist durch die jeweilige DStLtg zu billigen; sie ist auf dem Dienstweg vorzulegen. 4.8 Wehrbeauftragte bzw. Wehrbeauftragter des Deutschen Bundestages und Petitionsausschuss 44 532. Wehrbeauftragtenangelegenheiten sind vordinglich zu bearbeiten . Posteingänge, deren Absender der bzw. die Wehrbeauftragte des Deutschen Bundestages ist, sind unverzüglich der DStLtg vorzulegen. Hat die DStLtg ein nachgeordnetes OrgElem mit der Entscheidung über die weitere Bearbeitung der Posteingänge beauftragt, ist es unverzüglich diesem vorzulegen. 533. Hat der bzw. die Wehrbeauftragte Angehörige der Bw persönlich angeschrieben, so ist das Schreiben unverzüglich an den Adressaten bzw. die Adressatin weiterzuleiten. Auf das Schreiben ! st antworten die Adressaten, an die das Schreiben gerichtet ist. Die A-2600/2 regelt weitere Einzelheiten en sd zur Bearbeitung von Eingaben und weiteren Wehrbeauftragtenangelegenheiten. i ng 534. Gemäß Artikel 17 Grundgesetz hat „Jedermann“, also auch zivile Angehörige der Bw und ru de Angehörige von Soldatinnen und Soldaten, das Recht, sich mit einer Bitte oder Beschwerde an den Än Deutschen Bundestag zu wenden. Behandelt und beraten werden diese Anliegen im Petitions- m de ausschuss. ht ic 535. tn Angelegenheiten des Petitionsausschusses sind analog der Nr. 531 f. vorgegebenen Verfahrensweise zu behandeln. eg rli te un 4.9 Informationsarbeit k uc 536. dr Die DSt ist in die Informationsarbeit 45 (InfoA) im GB BMVg eingebunden. InfoA ist eine us 46 rA Führungsaufgabe und durch alle Vorgesetzten wahrzunehmen . Sie findet aktiv und reaktiv statt. se Bei der Initiierung und der weiteren Planung von Maßnahmen zur InfoA der DSt ist die örtlich zuständige ie D Stelle der InfoA oder aber das Presse- und Informationszentrum (PIZ) des jeweiligen OrgBer/Ber einzubeziehen. In der DSt ist jederzeit mit externen Presse- und sonstigen Anfragen zu rechnen. Äußerungen zu dienstlichen Angelegenheiten gegenüber den Medien werden generell durch die lokal zuständige Stelle der InfoA getätigt, auf die durch die DSt zu verweisen ist. 537. Angehörige der DSt unterliegen bezüglich des Grundrechts der freien Meinungsäußerung aufgrund ihres besonderen Treue- oder Arbeitsverhältnisses gemäß Artikel 5 Absatz 2 43 VS - NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH oder höher. 44 Nr. 301 der AR „Wehrbeauftragtenangelegenheiten“ A-2600/2. 45 AR „Informationsarbeit“ A-600/1. 46 A-600/1, Nr. 2001. Seite 35 Stand: Juli 2021",
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"content": "Offen A-500/15 Dienstbetrieb und Zusammenarbeit 47 Grundgesetz weiteren Pflichten, die sie bei der Ausübung dieses Rechts zu berücksichtigen haben . Bei der Ausübung des Grundrechts der freien Meinungsäußerung sind daher alle Pflichten zu beachten, die für Soldatinnen und Soldaten im Soldatengesetz (SG) und für Beamtinnen und Beamte im Bundesbeamtengesetz (BBG) festgelegt sind. 538. Bei in der DSt eingehenden Informationsersuchen, die sich direkt oder mittelbar auf das Informationsfreiheitsgesetz (IFG) berufen, sind die Vorgaben der AR „Informationsfreiheitsgesetz – Bearbeitung von Anträgen –“ A-2122/1 zu berücksichtigen. 539. In der DSt eingehende Informationsersuchen, die sich direkt oder mittelbar auf das Umwelt- informationsgesetz (UIG) berufen, werden zur Beantwortung an das Bundesamt für Infrastruktur, Umweltschutz und Dienstleistungen der Bundeswehr (BAIUDBw) weitergeleitet. ! st en sd i ng ru de Än m de ht ic tn eg rli te un k uc dr us rA se ie D 47 AR „Private Veröffentlichungen und Vorträge“ A-2110/3. Seite 36 Stand: Juli 2021",
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"content": "Offen Anlagen A-500/15 5 Anlagen 5.1 Abkürzungsverzeichnis 38 5.2 Geschäftsvermerke und Farbmarkierungen 41 5.3 Verfügungen 42 5.4 Aufbewahrungsfristen 43 5.5 Vorgaben zur Vorlagenerstellung 44 5.6 Standards und Kriterien zur Aktenführung 46 5.7 Rollen und Berechtigungen st ! 49 en 5.8 Bezugsjournal sd i 51 ng 5.9 Änderungsjournal ru 53 de Än m de ht ic tn eg rli te un k uc dr us rA se ie D Seite 37 Stand: Juli 2021",
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"content": "Offen A-500/15 Anlagen 5.1 Abkürzungsverzeichnis Abkürzung Bedeutung a. d. D. auf dem Dienstweg administrativer Datenschutzbeauftragter bzw. administrative ADSB Datenschutzbeauftragte AFhr Aktenführender bzw. Aktenführende AGO Allgemeine Geschäftsordnung AR Allgemeine Regelung AKV Aufgaben – Kompetenzen – Verantwortung AZV Arbeitszeitverordnung Bundesamt für Infrastruktur, Umweltschutz und Dienstleistungen der BAIUDBw Bundeswehr ! st BArch Bundesarchiv en BArchG Bundesarchivgesetz sd i ng BBG Bundesbeamtengesetz ru de BDSG Bundesdatenschutzgesetz Än BfdH Beauftragte bzw. Beauftragter für den Haushalt m de BGB Bürgerliches Gesetzbuchht ic BGleiG Bundesgleichstellungsgesetz tn BMI eg Bundesministerium des Innern für Bau und Heimat rli BMVg te Bundesministerium der Verteidigung un BNV Bundesnebentätigkeitsverordnung uc k BPersVG dr Bundespersonalvertretungsgesetz us BVA rA Bundesverwaltungsamt Bw se Bundeswehr ie D DBAbkBw Datenbank für Abkürzungen der Bundeswehr DBTermBw Datenbank für Terminologie der Bundeswehr DokMBw Dokumentenmanagementsystem der Bundeswehr DSGVO Datenschutzgrundverordnung DSt Dienststelle DStLtg Dienststellenleitung E-Akte elektronische Akte EAPl Einheitsaktenplan EB einfache Beteiligung eDTA Elektronischer Dienst- und Truppenausweis EGovG E-Government-Gesetz Seite 38 Stand: Juli 2021",
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"content": "Offen Anlagen A-500/15 Abkürzung Bedeutung EKA Evangelisches Kirchenamt eVA elektronische Verwaltungsarbeit FAS Fachkraft für Arbeitssicherheit FF Federführung FFSt Federführende Stelle GB Geschäftsbereich GG Geschäftsgang GGO Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien GleiBmil Militärische Gleichstellungsbeauftragte GleiBziv Zivile Gleichstellungsbeauftragte ! st GO-BMVg ergänzende Geschäftsordnung des BMVg en sd i GO-[DSt] ergänzende Geschäftsordnung der/des [DSt] ng GS ru Gesetzliche Schutzaufgaben (Referat im BAIUDBw) de GV Geschäftsvorfall Än GVPl Geschäftsverteilungsplan m de IFG Informationsfreiheitsgesetz ht ic InfoA tn Informationsarbeit eg InfoSichh Informationssicherheit rli te IPD Integrierter Planungsprozess un IT k Informationstechnik uc dr Informationssicherheitsbeauftragter bzw. ISBDSt us Informationssicherheitsbeauftragte der Dienststelle rA KMBA se Katholisches Militärbischofsamt MP ie Mitprüfung D MPP Mittelfristige Personalplanung MZ Mitzeichnung OBK Organisationsbriefkasten OKeVA Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit OrgBer Organisationsbereich OrgElem Organisationselement OrgGdlg Organisationsgrundlage PBK Persönlicher Briefkasten PersDat personenbezogene Daten PIZ Presse- und Informationszentrum Seite 39 Stand: Juli 2021",
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"content": "Offen A-500/15 Anlagen Abkürzung Bedeutung PKIBw Public Key Infrastructure Bundeswehr ProtFhr Protokollführer bzw. Protokollführerin Richtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut (Akten und RegR Dokumente) in Bundesministerien SAZV Soldatenarbeitszeitverordnung SB Schutzbereich SBG Soldatinnen- und Soldatenbeteiligungsgesetz SchwbVP Vertrauensperson der schwerbehinderten Menschen SG Soldatengesetz SGB Sozialgesetzbuch SGleiG Soldatinnen- und Soldatengleichstellungsgesetz ! st SichBeauftr en Sicherheitsbeauftragte bzw. Sicherheitsbeauftragter sd i SollOrg Sollorganisation ng ru StGB Strafgesetzbuch de StVwH Stabs- und VerwaltungshandelnÄn m TVöD Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst de UIG ht Umweltinformationsgesetz ic Vfg Verfügung tn eg VP rli Vertrauensperson te VS un Verschlusssache k VzE uc Vorlage zur Entscheidung dr VzI us Vorlage zur Information rA VwVfG se Verwaltungsverfahrensgesetz zdA ie zu den Akten D Seite 40 Stand: Juli 2021",
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"content": "Offen Anlagen A-500/15 5.2 Geschäftsvermerke und Farbmarkierungen Auf Eingängen und Entwürfen können Vermerke zum GG angebracht werden. Die Farben für GG-Vermerke nach Anlage 2 zu § 13 Absatz 2 GGO werden für die Hierarchieebenen in den DSt der Bw wie folgt ergänzt und zugeordnet: Funktion Farbstift IT-Schriftfarbe DStLtg Grünstift Grün Stellvertretende DStLtg Rotstift Rot 48 Abteilungsleiter bzw. Abteilungsleiterin Blaustift Blau alle Anderen Schwarzstift Schwarz Abb. 6: Farbmarkierungen für GG-Vermerke ! Die Vertretenden im Amt zeichnen unter Hinzufügen des Zeichnungszusatzes „i. V.“ und mit dem st en gleichen Buntstift bzw. der gleichen IT-Markierung, wie der jeweilige Amtsinhaber bzw. die sd i Amtsinhaberinnen. ng ru Folgende GG-Vermerke kommen zur Anwendung: de Än Markierung m Bedeutung de / ht ic Kenntnis genommen Strich mit Farbstift oder Namenszeichen tn + eg vorbehaltlich der Schlusszeichnung rli FF te Federführung un ZA k Zuarbeit zK uc zur Kenntnis dr zwV us Zur weiteren Veranlassung/Verwendung rA Tse Termin ie bV bitte Vortrag (Darstellung einer Angelegenheit) D bitte Rücksprache (Erörterung einer Angelegenheit) bR innerhalb der nächsten drei Arbeitstage vAbg vor Abgang zur Kenntnisnahme vorlegen GG in den Geschäftsgang nAbg nach Abgang zur Kenntnisnahme vorlegen Ist ein GV „außerhalb der Reihe“ priorisiert zu bearbeiten, kann dies durch die beauftragende Stelle mit einem ergänzenden Beschleunigungsvermerk kenntlich gemacht werden: EILT Der GV ist nach Abschluss des laufenden GV zu bearbeiten. SOFORT Der GV ist sofort zu bearbeiten, die Bearbeitung des laufenden GV ist zu unterbrechen. 48 Auch Bereichsleitung des Bundeswehr-Dienstleistungszentrum. Seite 41 Stand: Juli 2021",
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"number": 42,
"content": "Offen A-500/15 Anlagen 5.3 Verfügungen Die Bearbeitung eines GV wird durch förmliche Verfügungen eingeleitet bzw. abgeschlossen: GG = In den Geschäftsgang (z. B. Dokumente, die unter persönlicher Anschrift eingegangen sind und vom Adressaten in den GG gegeben werden, weil die Bearbeitung über den GG der DSt abzuwickeln ist). VgAnlg = Vorgang anlegen für einen zu bearbeitenden GV. zVg = Zum Vorgang. Ein Dokument ist zVg zu verfügen, wenn im gleichen Zusammenhang bereits Vorgänge (Wv oder zdA-verfügt) zum jeweiligen GV vorhanden sind und das neue Dokument keinen Bedarf für einen weiteren Vorgang begründet. Wgl = Weglegen. Anzuwenden auf Dokumente, die nicht zdA zu nehmen, jedoch noch ! kurzfristig aufzubewahren sind. Weglegesachen sind nur bis zum Ablauf des st en Kalenderjahres aufzubewahren, in dem keine weitere Bearbeitung erfolgt ist. sd i Wv = ng Wiedervorlage (mit Terminangabe). Der Vorgang/das Dokument ist noch nicht ru abschließend bearbeitet. de Vern/VV = Än Vernichten/Vernichtungsverhandlung. Gemäß §10 (1) RegR sind Dokumente m ohne Informationswert zu vernichten, bei nur geringem Informationswert sind sie de als Weglegesache (siehe Verfügung „Wgl“) zu behandeln. Das Dokument ist ht ic tn noch mindestens sechs Werktage vorzuhalten und erst dann zu löschen. eg Im Falle der Nutzung des DokMBw sind diese Dokumente außerhalb der rli te Vorgangsbearbeitung des DokMBw aufzubewahren. un zdA = Zu den Akten. Die Bearbeitung des GV ist abgeschlossen, der zugehörige k uc Vorgang wird zu den Akten gelegt. Aufbewahrungsfristen beginnen zu laufen. dr us rA se ie D Seite 42 Stand: Juli 2021",
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"content": "Offen Anlagen A-500/15 5.4 Aufbewahrungsfristen 49 Orientierungswerte für Aufbewahrungsfristen von Schriftgut der obersten Bundesbehörden (in Jahren): Grad der Zuständigkeit Federführung Mitwirkung Nur Information ressort- innerhalb der abteilungs- innerhalb der abteilungs- über- Behörde intern Behörde intern greifend 50) I Inhalt des Schriftguts 51 1. Rechtsvorschriften 30 20 10 10 ! 5 5 (Vorbereiten, st Fortschreiben) en sd i 2. Verwaltungsvorschriften 20 15 10 5 5 5 (Vorbereiten, ng Fortschreiben) ru de 3. Verwaltungsangelegen- 15 15 Än 10 5 5 5 heiten (Durchführung) m de ht ic II Art des Schriftguts tn eg 1. Sammelsachakten 10 rli 10 5 5 3 2 te 2. Sondersachakten mit un 10 10 5 5 3 2 geringerem Rückgriffswert k uc 52 dr 3. Fallakten us 20 15 5 10 5 - rA 4. Weglegesachen se 1 1 1 1 1 1 ie D Quelle: Anlage zu den Hinweisen des Bundesarchivs vom November 2007 49 Es handelt sich in der Regel um Höchstfristen, die im Einzelfall oft verkürzt werden können. 50 Die Fristen beziehen sich auf Einzelsachakten (Fallakten: siehe II 3). 51 Eine längere Frist ist nicht erforderlich, weil Schriftgut dieser Art – soweit es sich nicht um Sondersachakten geringeren Rückgriffwerts (vgl. II 2) handelt – archivwürdig ist und deshalb dauernd aufbewahrt wird. 52 Bei besonderen rechtlichen oder verwaltungsmäßigen Verpflichtungen kann ausnahmsweise eine Frist von 30 Jahren in Betracht kommen (vgl. Hinweise III A 2). Seite 43 Stand: Juli 2021",
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"number": 44,
"content": "Offen A-500/15 Anlagen 5.5 Vorgaben zur Vorlagenerstellung Die Vorlage ist ein DSt-internes standardisiertes Format, das der Information über einen bestimmten Sachverhalt oder der Herbeiführung einer Entscheidung dient. Sie mündet dabei immer in einer konkreten Empfehlung. Die Erstellung von Vorlagen erfolgt entweder aufgrund eines Auftrags/einer Weisung oder eigeninitiativ durch das OrgElem, das ein entsprechendes dienstliches Erfordernis festgestellt hat. Der Umfang einer Vorlage sollte im Regelfall zwei DIN-A4-Seiten nicht überschreiten. Der bzw. die Schriftguterstellende nutzt Vorlagen als schriftliche Meldung entweder zur Information an Vorgesetze oder zur Herbeiführung einer Entscheidung durch Vorgesetzte oder zum Transport von Weisungen oder sonstigen Vorgängen, die zur Schlusszeichnung vorzulegen ! st oder weiterzuleiten sind. en sd Eine bessere Lesbarkeit ist durch Unterüberschriften und Hervorhebungen im Text zu erreichen. i ng Abkürzungen sind bei erstmaligem Gebrauch in Klammern dem ausgeschriebenen Begriff ru nachzusetzen. de Än Die Vorlage muss selbsterklärend und logisch aufgebaut sein. Es muss erkennbar sein, wer den m de Vorgesetzten bzw. die Vorgesetzte zu welchem Thema und mit welcher Absicht anschreibt. ht Die Kernaussage enthält die kurze Zusammenfassung der wesentlichen Inhalte der Vorlage. Der ic tn Hauptzweck der Vorlage („Information“ oder „Entscheidung“) ist hier klar zu formulieren. eg rli Die den Hauptabschnitten der Vorlage (Teile I bis III) nachgeordneten Unterabschnitte sind mit te un fortlaufenden, arabischen Zahlen (jeweils gefolgt von einem Bindestrich) zu versehen. k uc Der Sachverhalt umfasst eine kurze objektive und konkrete Darstellung des Sachstandes, wobei dr us mit den wesentlichen, aktuellen Entwicklungen begonnen wird. rA Die Bewertung beinhaltet eine kurze Darstellung der eigenen Position bzw. Meinung mit se ie entsprechender Begründung. Bei Vorlagen „zur Entscheidung“ ist in diesem Abschnitt der D unterbreitete Entscheidungsvorschlag zu begründen. Argumente für bzw. gegen die vorgeschlagene Entscheidung sind anzuführen und es ist auf die damit ggf. verbundenen Risiken hinzuweisen. In der Mitzeichnungsleiste ist anzugeben, welche Stellen beteiligt wurden bzw. mitgezeichnet oder abweichend Stellung genommen haben. Soweit von der Einholung einer eigentlich erforderlichen Mitzeichnung abgesehen wurde, ist dies in der Vorlage zu begründen. Angegebene Bezüge müssen sich im Text der Vorlage in der entsprechenden Reihenfolge der fortlaufenden Nummerierung wiederfinden. Vorlagen werden grundsätzlich elektronisch auf dem Dienstweg vorgelegt. Seite 44 Stand: Juli 2021",
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"content": "Offen Anlagen A-500/15 Anlagen sind auf das unabdingbar notwendige Maß zu beschränken und mit arabischen Zahlen durchzunummerieren. In der Vorlage aufgelistete Anlagen sind vollzählig beizufügen. Soweit Anlagen lediglich auszugsweise beigefügt werden, darf der Auszug nicht entstellend oder inhaltlich unvollständig sein. Die auslösende Information (z. B. Weisung) ist bei elektronischem Versand als Anhang beizufügen. Bei ausgedruckten Versionen ist diese in der Vorlagenmappe auf der linken Innenseite vorzuheften. Bearbeitungsverfügungen der Adressaten oder ihrer Zwischenvorgesetzten sind ebenfalls als Anlage beizufügen. Vorlagen werden grundsätzlich auf der Ebene gezeichnet, auf der die Bearbeitung erfolgt ist. Bei erforderlicher Abstimmung mehrerer beteiligter Stellen erfolgt die Zeichnung auf dieser Ebene. Vorgesetzte paraphieren die Vorlage auf dem Dienstweg und bestätigen damit den Sachverhalt, die ! st en Bewertung und den Entscheidungsvorschlag in Wahrnehmung ihrer Gesamtverantwortung für die sd i Arbeitsergebnisse der ihnen zugeordneten OrgElem. ng Vorgesetzte können sich die Zeichnung vorbehalten bzw. diese bei besonders bedeutsamen ru de Vorgängen übernehmen. Än Wird eine Vorlage nach bereits erfolgter Zeichnung der Bearbeitungsebene durch Vorgesetzte m de inhaltlich geändert oder ergänzt, ist dieses in der jeweils zugewiesenen GG-Farbe vorzunehmen. ht ic Soweit die Vorlage durch Vorgesetzte neu gefasst wird, sind die zuständigen, in ihrer Fachlichkeit tn eg betroffenen Stellen, nochmals zu beteiligen. rli te un k uc dr us rA se ie D Seite 45 Stand: Juli 2021",
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"content": "Offen A-500/15 Anlagen 5.6 Standards und Kriterien zur Aktenführung Ergänzende Hinweise/Vorgaben zu den Arbeitsabläufen, Zuständigkeiten und Tätigkeiten in der Aktenführung im Zuge des 9-stufigen Aktenlebenszyklus: Bemerkunge Stadium Vorgesetzte Aktenführer Sonstige n Erstellung, 1 Antrag, Anregung, Anweisung zur Anlage Namensgebung, Az- Petition, Eingabe, (Anlage) einer Akte Zuordnung und Beschwerde usw. Registrierung Zuordnung und 2 Auszeichnung der Kontrolle der Einstufung (Einstufung und Akte zum/mit keine Tätigkeit und Auszeichnung Auszeichnung) entsprechenden VS- Grad ! st Prüfung, Auswahl en 3 Kontrolle der Prüf- und sd Auswahlkriterien und Aufnahme von i keine Tätigkeit (Befüllung) Dokumenten ng ru Erstellung des de 4 Abschlussvermerks Än Kontrolle der Fristauswahl keine Tätigkeit (Abschluss) mit Angabe der m de Aufbewahrungsfrist ht 5 Sicherung der Akte ic tn und Überwachung (Aufbewahrung keine Tätigkeit eg keine Tätigkeit der ) rli Aufbewahrungsfrist te Kontrolle der un k Bundesarchiv/ 6 Anbietungspflicht,uc Militärarchiv: Vorschlag zur Prüfung/Genehmigung dr (Aussonderung Aussonderung und Prüfung und des us und Anbietung) Anbietung der Akte Bescheidung des Aussonderungsvorschlag rA s Angebots se ie Abgabe der Akte an Bundesarchiv/ Übergang der 7 D Kontrolle der das Bundesarchiv/ Militärarchiv: Verantwortung (Abgabe) Aktenabgabe Militärarchiv Annahme der Akte für die Akte Bundesarchiv/ 8 Militärarchiv: keine Tätigkeit keine Tätigkeit (Archivierung) Archivierung der Akte Bundesarchiv/ Beantragung der Militärarchiv: 9 Kontrolle der Vernichtungsfreigabe Übergang der Erteilung ordnungsgemäßen , Rücknahme der Verantwortung (Vernichtung) Vernichtungsfreigab Aktenvernichtung Akte und für die Akte e und Rückgabe der Aktenvernichtung Akte Seite 46 Stand: Juli 2021",
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"content": "Offen Anlagen A-500/15 Eingänge: Akteneingänge sind grundsätzlich und lückenlos vor der Bearbeitung zu registrieren. Das Registrieren ist bei Dokumenten in papiergebundener Form auf das Notwendige zu beschränken; bei elektronischer Vorgangs- bearbeitung sind darüber hinaus erforderliche Metainformationen zu erfassen. Registrierung: Schriftgut ist grundsätzlich durch Registraturkräfte zu verwalten. Bei Bedarf können Aufgaben der Schriftgutverwaltung auf bestimmte Organisations- einheiten oder Bearbeiterinnen und Bearbeiter übertragen werden. Persönliche Zusammenstellungen von Dokumenten dürfen ebenso wie persönliche elektronische Ablagen kein dienstliches Schriftgut enthalten. Ausdrucke: Aktenrelevante elektronisch empfangene, erstellte oder versandte Dokumente sind bei papiergebundener Bearbeitung auszudrucken. Die ! st en Ausdrucke sind zusammen mit den GG- und Bearbeitungsvermerken und sd i dem Nachweis der Versendung des Dokuments (E-Mail-Kopf) als Original ng gekennzeichnet zdA zu nehmen. ru Kennzeichnung: de Akten, Schriftgut und Dokumente sind immer mit dem zutreffenden Än Aktenzeichen gemäß EAPl der Bw zu kennzeichnen. Ggf. sind sie zusätzlich m de zum Schutz von VS gemäß ihrer Einstufung mit der erforderlichen Kenn- ht zeichnung gemäß Verschlusssachenanweisung (VSA – vom 31.03.2016/ ic tn 53 GMBl 2010, S. 846) zu versehen . eg Kategorisierung: rli Die Kategorisierung im Zuge der Aktenführung in den DSt hat entlang te un einheitlich festgelegter, sachbezogener Strukturen und Ordnungsmerkmale k uc zu erfolgen. dr Strukturen: us Ablagestrukturen sind durch die DSt zentral und einheitlich vorzugeben, rA einzurichten und zu pflegen, wobei Mehrfachablagen unzulässig sind. se Klarheit: ie Die Aktenführung hat stets so zu erfolgen, dass im Regelfall auch solche D Personen, die nicht unmittelbar und fortgesetzt mit dem Schriftgut der Akte vertraut sind, die Akte verstehen können. Erklärungshilfen für „Nichteingeweihte“ sollten damit so selten wie möglich erforderlich werden. Auffindbarkeit: Einen besonderen Aspekt der Aktenklarheit stellt die zeitnahe und wenig aufwendige Auffindbarkeit von Akten dar, die durch Zuordnung, Ablage und Speicherung von Daten und Dokumenten in den DSt in einem sachbezogenen Dateiverzeichnis sicherzustellen ist. Übersichtlichkeit: Zur Verbesserung der Übersichtlichkeit von Akten sind entsprechende Inhaltsverzeichnisse und Register anzulegen und fall-/bedarfsweise zu aktualisieren. 53 Die A-1130/2 VS-NfD ist hierbei zu beachten. Seite 47 Stand: Juli 2021",
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"content": "Offen A-500/15 Anlagen Vollständigkeit: Die Vollständigkeit von Dokumenten und Unterlagen im Rahmen der Aktenführung in der Bw ist stets zu gewährleistende Grundvoraussetzung für die Schaffung eines zutreffenden Gesamtbildes der Aktenlage/des Gangs der Bearbeitung. Ohne sie kann z. B. auch die geforderte Wahrheitstreue (s. u.) in der Aktenführung nicht ausreichend gewährleistet werden. Einheitlichkeit: Durch Einheitlichkeit in der Aktenführung, werden die Voraussetzungen für effizientes und transparentes Verwaltungshandeln geschaffen. Sie beschränkt sich dabei nicht nur auf Formate und Medien, sondern zeichnet sich auch durch die Wiederspiegelung der aufgelisteten Kriterien und Standards aus. Sorgfalt: Korrekte Aktenführung ist sowohl durch inhaltliche als auch formale Sorgfalt im Umgang mit den Akten und den in ihnen enthaltenen Vorgängen und ! st en Dokumenten sicherzustellen. Äußere Indizien hierfür sind insbesondere die sd i formale Gestaltung und die innere Ordnung der Akten, die dem jeweiligen ng Inhaltsverzeichnis entsprechen und dieses widerspiegeln müssen. ru Aktenwahrheit: de Zur Sicherstellung der Wahrheitstreue hat die Aktenführung unverfälscht, Än authentisch und integer zu erfolgen. Aktenwahrheit wird auch dadurch m de gewährleistet, dass z. B. Vermerke, Protokolle u. Ä. zeitnah gefertigt werden, ht ic sodass das Risiko von Erinnerungslücken und/oder -verschiebungen tn minimiert wird. eg E-Akte: rli Bei elektronischer Vorgangsbearbeitung ist sicherzustellen, dass die te un Dokumente, der Laufweg und die Aufzeichnungen aus der Bearbeitung in k Protokoll- uc und Bearbeitungsinformationen nachgewiesen und der dr elektronischen Akte zugeordnet werden. us Löschung: rA Dokumente dürfen nicht aus der Akte entfernt oder bei elektronischer se Vorgangsbearbeitung gelöscht werden. ie D Zusammengefasste Dass aus der Bearbeitung eines Vorgangs entstehende Schriftgut muss in Mindeststandards: der zutreffenden Akte auffindbar, vollständig, authentisch, übersichtlich, lesbar und verständlich sein. Seite 48 Stand: Juli 2021",
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"content": "Offen Anlagen A-500/15 5.7 Rollen und Berechtigungen IT-Zugriffe auf Daten, Akten, Vorgänge und Dokumente werden durch Rollen- und Berechtigungs- konzepte geregelt. Die Art der Berechtigungen richtet sich sowohl nach den Aufgaben der Nutzenden als auch nach deren organisatorischer Verortung (Dienstposten). Einzelne Nutzerinnen und Nutzer werden in Nutzergruppen zusammengefasst, denen bestimmte Rollen mit den erforderlichen Berechtigungen zugewiesen werden. Eine konsistente Rollen- und Berechtigungsvergabe in den DSt ist eine wesentliche Voraussetzung für die elektronische Abbildung von Arbeitsabläufen (Workflows). Für die Vergabe von Rollen und Berechtigungen ist eine Nutzeradministration in der DSt vorzusehen. Diese Aufgabe ist Fachadministratorinnen bzw. Fachadministratoren zuzuweisen. Die Rahmenbedingungen dafür legen die OrgBer sowie die dem BMVg unmittelbar unterstellten DSt ! fest. st en Jede DSt erstellt in Abhängigkeit von den Aufgaben des jeweiligen Dienstpostens ein dienststellen- sd i ng spezifisches Rollen- und Berechtigungskonzept auf der Grundlage der vorhandenen Standardrollen ru de und -berechtigungen des jeweiligen IT-Systems. Das dienststellenspezifische Rollen- und Än Berechtigungskonzept ist zu dokumentieren sowie regelmäßig zu überprüfen und anzupassen. m Grundsätzlich sind durch die DSt Vertretungsregelungen für Funktionsträgerinnen und Funktions- de träger vorzusehen. ht ic tn eg 5.7.1 Rollen rli te un Eine (Einzel-)Rolle bildet eine oder mehrere typisierte Aufgaben einer Funktionsträgerin bzw. eines k uc Funktionsträgers ohne konkreten Organisationsbezug ab. Diese bzw. dieser kann daher eine oder dr mehrere Rollen innehaben. Die Rolle besitzt einen engen inhaltlichen Zusammenhang zur Definition us rA von Aufgaben, da Rollen üblicherweise die Zusammenfassung verschiedener Einzelaufgaben se abbilden. Sammelrollen dienen der Abbildung von häufig auftretenden Kombinationen mehrerer ie D Einzelrollen (z. B. „Dezernentin bzw. Dezernent“ im [DSt]). Ihre Verwendung erleichtert die Nutzeradministration und ist daher – wo sinnvoll – anzustreben. Bei der Vergabe von Einzel-oder Sammelrollen ist das Vier-Augenprinzip anzuwenden. Die Zuordnung der Rollen/Sammelrollen zu den grundsätzlich organisatorisch abgeleiteten Berechtigungen erfolgt durch die zuständigen Fachadministratorinnen bzw. Fachadministratoren über entsprechende Aufträge. Fehlende Rollen- oder Rechtekombinationen müssen zentral beantragt werden. Bei einem Dienstpostenwechsel oder Ausscheiden verlieren Beschäftigte die Nutzerrechte ihrer bisherigen Funktion. Auf dem neuen Dienstposten sind anschließend die dafür benötigten Rollen und Berechtigungen – der neuen Aufgabe entsprechend – wieder zuzuweisen. Für den Bereich der Qualitätssicherung, für gesetzliche Kontrollaufgaben und zur Durchführung von Revisionen können bei Bedarf zusätzliche lesende Rollen (z. B. die Rolle Revisor) zeitlich begrenzt vergeben werden. Seite 49 Stand: Juli 2021",
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"content": "Offen A-500/15 Anlagen 5.7.2 Berechtigungen Berechtigungen definieren die Zugriffs- und Bearbeitungsmöglichkeiten einer Rolle auf bestimmte Daten, Akten, Vorgänge und Dokumente. Den Umfang der Berechtigungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter legt grundsätzlich die DStLtg im Rahmen des Direktionsrechts über die Mitarbeiterin bzw. den Mitarbeiter fest. Nur in Kombination von Rollen und Berechtigungen ist ein Zugriff bzw. die Bearbeitung in einer IT- Anwendung möglich. ! st en sd i ng ru de Än m de ht ic tn eg rli te un k uc dr us rA se ie D Seite 50 Stand: Juli 2021",
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"number": 51,
"content": "Offen Anlagen A-500/15 5.8 Bezugsjournal (Nr.) Interne Nr. Titel Bezüge/Verweise 1. A-1130/1 VS-NfD Militärische Sicherheit in der Bundeswehr – Militärische Sicherheit 2. A-1130/2 VS-NfD Militärische Sicherheit in der Bundeswehr – Verschlusssachen 3. A-1130/3 Militärische Sicherheit/Personeller Geheim- und Sabotageschutz 4. A-1330/39 Schwerpunkteinsatz von zivilem Personal 5. A-1400/12 Nebentätigkeiten 6. A-1400/14 Arbeitszeitrechtliche Regelungen für zivile Beschäftigte ! Anwendung der Verordnung über die Arbeitszeit der Soldatinnen und 7. A-1420/34 st Soldaten en sd i 8. A-1442/1 Anwendung des Soldatinnen- und Soldatengleichstellungsgesetzes ng 9. A-1473/3 ru Inklusion schwerbehinderter Menschen de Än Inanspruchnahme von externen Beratungs- und Unterstützungs- 10. A-1670/2 leistungen m de 11. A-2010/1 Arbeitsschutz und Prävention ht ic 12. A-2110/3 tn Private Veröffentlichungen und Vorträge eg 13. A-2122/1 rli Informationsfreiheitsgesetz – Bearbeitung von Anträgen – te un Datenschutz – Vorgaben zur Umsetzung der Europäischen 14. A-2122/4 k Datenschutzgrundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes uc dr 15. A-2500/2 Militärseelsorge us rA 16. A-2600/2 se Wehrbeauftragtenangelegenheiten ie D 17. A-2641/1 VS-NfD Sozialdienst in der Bundeswehr 18. A-2641/6 VS-NfD Datenschutz, Aktenführung und Berichtswesen für den Sozialdienst 19. A-2645/1 Telearbeit und mobiles Arbeiten 20. A-425/2 Terminologiearbeit 21. A-425/3 Abkürzungsmanagement Zusammenarbeit des BMVg mit Dienststellen des nachgeordneten 22. A-500/1 Bereiches 23. A-500/100 Fachaufsicht 24. A-500/3 VS-NfD Behandlung und Archivierung von Unterlagen 25. A-500/50 VS-NfD Grundsätze der Organisation Seite 51 Stand: Juli 2021",
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"number": 52,
"content": "Offen A-500/15 Anlagen 26. A-600/1 Informationsarbeit 27. A-700/1 Revision 28. A-960/1 Informationssicherheit 29. A1-900/0-1 VS-NfD Kurierdienst in der Bundeswehr 30. A2-500/0-0-10 Geschäftsverkehr 31. A2-500/0-0-2 VS-NfD Anwendung des Einheitsaktenplans 32. B-1441/1 Umsetzung des Bundesgleichstellungsgesetzes 33. B-2520/3 Militärseelsorge – Zusammenarbeit mit den Streitkräften 34. C1-2510/0-9104 Zeichnungsbefugnis ! st en sd i ng ru (Nr.) Externe de Nr. Titel Bezüge/Verweise Än Verordnung über die Arbeitszeit der Beamtinnen und Beamten des m 35. AZV de Bundes (Arbeitszeitverordnung) ht Gesetz über die Nutzung und Sicherung von Archivgut des Bundes 36. BArchG ic tn (Bundesarchivgesetz) 37. BBG eg Bundesbeamtengesetz rli te 38. BDSG un Bundesdatenschutzgesetz k 39. BGB uc Bürgerliches Gesetzbuch dr us Gesetz für die Gleichstellung von Frauen und Männern in der 40. BGleiG rABundesverwaltung und in den Unternehmen und Gerichten des se Bundes (Bundesgleichstellungsgesetz) ie Verordnung über die Nebentätigkeit der Bundesbeamten, D 41. BNV Berufssoldaten und Soldaten auf Zeit (Bundesnebentätigkeitsverordnung) 42. BPersVG Bundespersonalvertretungsgesetz Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung (E-Government- 43. EGovG Gesetz) 44. GG Grundgesetz für die Bundesrepublik Deutschland 45. GGO Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien 46. GleiG Gleichstellungsgesetz Gesetz zur Regelung des Zugangs zu Informationen des Bundes 47. IFG (Informationsfreiheitsgesetz) 48. OKeVa Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit Seite 52 Stand: Juli 2021",
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"number": 53,
"content": "Offen Anlagen A-500/15 Handbuch für Organisationsuntersuchungen und 49. OrgHandbuch BMI Personalbedarfsermittlung des Bundesministeriums des Innern, für Bau und Heimat (BMI) sowie des Bundesverwaltungsamtes (BVA) Registraturrichtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut 50. RegR (Akten und Dokumente) in Bundesministerien Verordnung über die Arbeitszeit der Soldatinnen und Soldaten 51. SAZV (Soldatenarbeitszeitverordnung) 52. SBG Soldatinnen- und Soldatenbeteiligungsgesetz 53. SG Gesetz über die Rechtsstellung der Soldaten (Soldatengesetz) Sozialgesetzbuch Neuntes Buch – Rehabilitation und Teilhabe von 54. SGB IX Menschen mit Behinderungen – (Artikel 1 des Gesetzes v. 23. Dezember 2016, BGBl. I S. 3234) (Neuntes Buch Sozialgesetzbuch) Gesetz zur Gleichstellung von Soldatinnen und Soldaten der ! 55. SGleiG st Bundeswehr (Soldatinnen- und Soldatengleichstellungsgesetz) en 56. StGB Strafgesetzbuch sd i ng 57. TVöD ru Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst de 58. UIG Umweltinformationsgesetz Än m VSA vom de 59. 31.03.2016/GMBl Verschlusssachenanweisung ht 2010, S. 846 ic tn 60. VwVfg eg Verwaltungsverfahrensgesetz rli te un k uc dr 5.9 Änderungsjournalus rA Version se Gültig ab Geänderter Inhalt ie D 1 07.01.2021 Erstveröffentlichung Teilweise Aktualisierung Die Regelung wurde redaktionell überarbeitet und -unter Berücksichtigung der fortschreitenden Digitalisierung in der 1.1 01.07.2021 Verwaltung- sprachlich als auch in ihrer Gliederung angepasst. Seite 53 Stand: Juli 2021",
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