Nicht immer alles
Regelmäßig stellen Anfragen nach „allen Dokumenten“ zu einem Thema Behörden vor große Herausforderungen. Denn oft verbirgt sich hinter einem Begriff oder Stichwort eine Vielzahl von Akten, Dokumenten oder Vorgängen. Das genaue Ziel der Anfrage erschließt sich den Behörden nicht, wenn eine Begründung fehlt.
Die Behörden reagieren darauf unterschiedlich: Manche von ihnen ignorieren sie oder legen die Anfragen zu den Akten. Andere Behörden fragen nach, worum es sich genau handelt und versuchen, die IFG-Anfrage nach den tatsächlich benötigten Informationen einzugrenzen. Andere Behörden wiederum teilen dem Antragssteller mit, dass mit der Zusendung „aller Dokumenten“ ein sehr hoher Aufwand verbunden ist und hier viele Kosten anfallen würden, die Antragsteller in der Regel nicht zahlen wollen.
Für eine erfolgreiche IFG-Anfrage müssen deswegen beide Seiten aktiv werden: Die höchste Erfolgschance verspricht eine möglichst präzise Anfrage nach amtlichen Informationen, die sich aus Dokumenten ergeben können oder durch das Fachwissen der Behördenmitarbeiter beantwortet werden können. Hierbei schadet es auch nicht, den Grund für die IFG-Anfrage mitzuteilen und ggf. darauf einzugehen, was mit dem Ergebnis geschehen soll - dies ist allerdings keine Voraussetzung für eine Anfrage.
Aber auch die Behörde sollte in Kontakt mit dem Anfragesteller treten, um zu sondieren, was das eigentliche Anliegen und Ziel der Anfrage ist. Dazu gehört die Kommunikation mit dem Antragssteller, die primär über den Kanal erfolgen sollte, die der Anfragesteller gewählt hat. Es hat sich aber auch bewährt, für genauere Absprachen zum Telefonhörer zu greifen.
Am wichtigsten dabei: Immer höflich bleiben. Schließlich sitzt am anderen Ende der Leitung eine andere Person. Wer unfreundlich wird, hat deutlich schlechtere Chancen, Informationen zu bekommen.
