2021-04-23_Empfehlung_LfDI
Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „Bewertungen und Empfehlungen des LfDI zu Office 365 an Schulen“
ten Schwierigkeiten auch noch tiefergehend geprüft werden können. Aber bereits anhand der vorgenommenen Prüfungstiefe wurden Mängel offenbar, die zu der nachfolgenden Empfehlung führen: Im Ergebnis empfiehlt der LfDI, von der Nutzung der erprobten MS-Produkte im Schulbereich abzusehen. Trotz des besonderen Zuschnitts der eingesetzten Produkte bleiben eine Vielzahl von Problemen und offenen Fragestellungen, welche weder das Kultusministerium noch die einzelnen Schulen datenschutzrechtlich verantworten kön- nen. Bereits mit Blick auf den im Pilotprojekt geprüften eingeschränkten Status, in dem ledig- lich die Lehrkräfte der ausgewählten Schulen einen Account bekamen, stellt der LfDI ein hohes Risiko der Verletzung von Rechten und Freiheiten Betroffener fest. Dies gilt für die ins Auge gefasste — und bei einer digitalen Bildungsplattform letztlich auch nur nahelie- gende — Erweiterung des Systems um Konten für die Schülerinnen und Schüler umso mehr. Vor dem Hintergrund der Garantenstellung des Staates insbesondere für die der Schulpflicht unterliegenden, regelmäßig minderjährigen Schülerinnen und Schüler emp- fiehlt der LfDI von einer Nutzung der im Pilotversuch eingesetzten Microsoft-Produkte abzusehen. Es erscheint zwar nicht gänzlich ausgeschlossen, dass mit anderen Varian- ten der im Pilotversuch genutzten Produkte und unter wesentlich modifizierten Einsatz- bedingungen im Schulbereich damit rechtskonform gearbeitet werden könnte. Gerade im Schulbereich ist diese Nutzung allerdings mit einer Reihe erheblicher, von den Schulen nicht kontrollierbarer Risiken verbunden, die angesichts der dort besonders hohen Schutzpflichten als inakzeptabel hoch bewertet werden.
Beratungsleistung LfDI und Ablauf des Pilotversuchs Der LfDI hat mit hohem Personalaufwand das Kultusministerium (KM) bei dem Aufbau der digitalen Bildungsplattform und hier insbesondere beim vom KM gewünschten Ein- satz von Mcrosoft (MS) 365 beraten und begleitet. Der zeitliche Ablauf im Überblick Bereits vor dem endgültigen Ende von ella@bw hat das KM um eine Bewertung eines Einsatzes von Microsoft Office 365 im Rahmen einer digitalen Bildungsplattform durch den LfDI gebeten. Zu einem ersten Gespräch hierüber kam es am 8. Juni 2018 unter Teilnahme von Frau Ministerialdirektorin Windey und des LfDI Dr. Brink. Am 3. Dezember 2018 fand ein erstes Treffen des LfDI und der BITBW mit Vertretern von Microsoft statt. Seitens des LfDI wurde auf die Notwendigkeit einer Datenschutz- Folgenabschätzung (DSFA) verwiesen. Weitere Gespräche zwischen KM und LfDI fanden auf Arbeitsebene im Herbst 2019 nach Gründung der Stabsstelle Digitale Bil- dungsplattform des KM statt. Nach mehreren Gesprächen im Januar und Februar 2020 legte das KM sodann Ende April 2020 eine DSFA vor, die vom LfDI Anfang Juli nach ausführlicher Analyse als völlig unzureichend zurückgewiesen wurde. Ab Anfang September 2020 hat das KM mitgeteilt, dass es eine zweite DSFA vorlegen und am Projekt festhalten wolle. Infolgedessen und wegen des vom KM nachvollzieh- bar aufgezeigten Zeitdrucks wurden die Beratungsleistungen des LfDI stark intensiviert. Es fanden zahlreiche Termine, Gespräche und Videokonferenzen statt, oftmals unter Einbeziehung hochrangiger Vertreter der Firma Microsoft, einschließlich Mitgliedern der Geschäftsleitung der deutschen Niederlassung und Vertretern der Fachabteilungen aus den USA. Mitte Oktober 2020 legte das KM eine ergänzte und erheblich überarbeitete Version der DSFA vor und teilte mit, dass es auf dieser Basis im Rahmen eines Pilotbetriebs die Praxistauglichkeit von MS 365 für den Schulbetrieb testen möchte. Auch die überarbeite- te DSFA betrachtete nur einen eingeschränkten Umfang des Produkts. Insbesondere wurden ausdrücklich nur die Web-Versionen und weder Android- und iOS-Apps noch Desktop-Versionen mit einbezogen. Auch sah die DSFA nicht vor, dass die Schülerinnen und Schüler einen Account bekämen. Im selben Zeitraum stellte Microsoft erweiterte rechtliche Garantien insbesondere ge genüber den Zugriffen von US-Sicherheitsbehörden, in Aussicht
Am 30. Oktober 2020 gab der LfDI bekannt, dass er das Pilotprojekt beratend begleiten
würde https ://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/lfdi-begleitet-pilotprojekt-des-
kultusministeriums -zur-nutzung-von-microsoft-office-365-an-schulen). Verbesserungs-
bedarf an der DSFA gab es weiterhin, das deutlich überarbeitete Dokument erkannte der
LfDi aber als Grundlage für den Pilot an. Im Praxistest sollten die angekündigten Verbes-
serungen an MS 365 sowie der individuellen Konfiguration seitens des KM geprüft wer-
den.
Am 17. November 2020 fand eine weitere Videokonferenz zum Zweck der Erörterung
datenschutzrechtlicher Fragen im Rahmen der Durchführung des Pilotprojekts mit dem
KM statt. Weiterer E-Mail-Verkehr zu diesen Themen folgte.
Im Januar 2021 fanden weitere Abstimmungen zur gemeinsamen Begleitung und Evalu-
ierung des Piloten mit dem KM und Microsoft statt.
Während des laufenden Pilotversuchs nahm der LfDI verschiedene technische Untersu-
chungen insbesondere zu den Datenflüssen vor. Ferner erhielt der LfDI - nach Informati-
on der Lehrkräfte über die Zugriffsmöglichkeit des LfDI - Einblick in ein Forum, indem das
KM den beteiligten Lehrkräften die Möglichkeit zur Diskussion von Problemen und Fra-
gestellungen im Umgang mit dem pilotierten Dienst gewährte. Außerdem erarbeiteten zur
Evaluation des Pilotprojektes KM und LfDI einen gemeinsamen Fragebogen für die
Schulleitungen und Lehrkräfte an den teilnehmenden Schulen. Die dem LfDI von KM
übersandten Ergebnisse dieser Umfrage wertete der LfDi sodann separat aus.
Mt Stand 13. April 2021 übersandte das KM dem LfDI das Dokument „Ergänzende Be-
trachtung zur Datenschuützfolgenabschätzung betreffend a. die Einführung von Microsoft
Office 365 als SaaS als Teil der Digitalen Bildungsplattform und b. den Verarbeitungsum-
fang im Vergleich zum Pilotprojekt ‚Office 365 an Schulen“.
Eine umfangreiche Übersicht über den Zeitplan findet sich in Anlage 9 - Zeitlicher Ab-
lauf.docx
2 Zusammenfassung wesentlicher Ergebnisse Im Rahmen der Begleitung des Pilotprojekts hat der LfDI geprüft: e ob die in der Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) des Ministeriums vorge- schlagenen Abhilfemaßnahmen zur Minimierung des Risikos tatsächlich umge- setzt wurden und ausreichend sind; e welche Verarbeitungen abseits der von den Nutzern gewünschten/angeforderten stattfinden (in Stichproben); e ob der Funktionsumfang ausreichend ist und den Erwartungen der Lehrkräfte ent- spricht; «e ob die als deaktiviert geltenden problematischen Verarbeitungen auch deaktiviert sind, z.B. solche, die in den USA verarbeitet werden oder bei denen MS perso- nenbezogene Daten zu eigenen Zwecken verarbeitet wie Übersetzungs- und Dik- tatfunktion; e ob durch Verschlüsselung die Möglichkeiten des Zugriffs seitens Microsoft oder von erfolgreichen Angreifern auf Daten eingeschränkt werden konnten. Der Pilot war auf das Umfeld von Lehrenden begrenzt und hat nicht die Schülerschaft miteinbezogen bzw. nur die Verwendung von MS Teams ohne eigenen Account für Schüler ermöglicht. Beim Einsatz für Schülerinnen und Schüler bestehen besondere Herausforderungen, u.a. durch die Schulpflicht und die altersbedingte besondere staatli- che Fürsorgepflicht. Für den Piloten sollte eine speziell konfigurierte Softwareversion eingesetzt werden, also nicht die handelsübliche Software, die ein Endkunde kaufen kann. Bei der speziell konfi- gurierten Variante sollte die Übermittlung von Telemetrie-, Diagnose- und anders ge- nannten Daten an MS deutlich eingeschränkt sein. Der mehrmonatige und intensive Praxistest hat gezeigt, dass dieser Versuch nicht erfolg- reich war, Annahmen sich als nicht zutreffend erwiesen haben und dass der Einsatz von MS (Office) 365 im schulischen Kontext zahlreiche ungeklärte datenschutzrechtliche Risiken birgt. Dass sich diese Risiken künftig — auch unter konstruktiver Mitwirkung von MS - reduzieren oder teilweise beheben lassen, ist zwar nicht ausgeschlossen, aber der- zeit auch nicht absehbar. Beispiele: «e Es liegt für einige Verarbeitungen für den Betrieb an einer Schule keine Rechts- grundlage vor - vor allem für Übermittlungen an Microsoft zu eigenen Ge- schäftstätigkeiten oder Geschäftsinteressen. Schulen unterliegen in diesem
Bereich deutlich engeren’ rechtlichen Vorgaben als Unternehmen, welche MS- Produkte einsetzen. Beispiele dafür sind die vollständige und detaillierte Überwa- chung und Protokollierung des gesamten Nutzerverhaltens und die Analyse von E-Mails. Das KM stellt das Vorhandensein einer entsprechenden Rechtsgrundlage in seiner „Ergänzenden Betrachtung zur Datenschutzfolgenabschätzung“ vom 13. April 2021, Seite 10, zutreffend selbst als fraglich dar. Die Deaktivierung problematischer bzw. vom Prüfumfang (Scope) der DSFA des KM ausdrücklich ausgenommener Verarbeitungen personenbezogener Daten konnte nur teilweise festgestellt werden. Für die Verarbeitung von besonderen Kategorien von Daten nach Artikel 9 DS- GVO, wie z.B. Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen hervorgehen sowie Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person, von Minderjährigen, welche einem besonderen Schutz unterliegen, ist eine Eingrenzung der hohen Risiken für die Rechte und Frei- heiten der Betroffenen kaum erkennbar. Es bestehen zahlreiche Datentransfers in die USA, die nicht unterbunden wer- den können. Daraus ergeben sich auch vor dem Hintergrund des Urteils des Eu- ropäischen Gerichtshofs vom 16. Juli 2020 in der Rechtssache C-311/18 („Schrems I) große Risiken. Es ist offen, welche weiteren Entscheidungen die Datenschutzkonferenz (DSK) als Zusammenschluss der Aufsichtsbehörden der Länder und des Bundes, der Europäische Datenschutzausschuss (EDSA) und schließlich der Europäische Gerichtshof (EuGH) in Bezug auf die Zulässigkeit sol- cher Datenübermittlungen in die USA treffen werden. Die mit derartigen Übermitt- lungen zusammenhängenden Risiken konnten zwar durch die begrüßenswerten zusätzlichen Garantien von Microsoft zu den Standardvertragsklauseln des Mcro- soft Online Services Data Protection Addendum („DPA") gemindert, aber nicht ab- schließend ausgeräumt werden. Dies ist umso bedenklicher, als die Drittstaaten- transfers auch in der pilotierten Softwarevariante weiterhin einen großen Umfang haben. Der Kreis der Nutzenden der Bildungssoftware soll nach dem Plan des KM eben- so wie nach dem Wunsch der befragten Lehrerinnen und Lehrer auf die Schüle- rinnen und Schüler erweitert werden. Dieser Erweiterungswunsch ist im Interes- se der effektiven Nutzung einer Bildungsplattform auch durchaus naheliegend. Aus datenschutzrechtlicher Sicht wird dadurch das Risiko in der hier vorliegenden Konstellation allerdings weiter erheblich erhöht. Das KM geht ebenfalls davon aus,
dass die Verarbeitung der zuvor genannten besonderen Kategorien personenbe- zogener Daten in der Bildungsplattform bei Nutzung des hier verwendeten Diens- tes von MS nicht zulässig sei und untersagt dies per Nutzungsordnung. Jedoch zeigt die Umfrage unter den Lehrkräften (Anlage 6 - Auswertung Umfrage zum MS Office Pilot des Kultusministeriums), dass diese Maßnahme eines Verbots per Nutzungsordnung nicht ausreichend wirksam ist. Wenn diese Maßnahme bereits bei Lehrkräften nicht ausreichend ist, so ist davon auszugehen, dass sie bei der Schülerschaft gänzlich ungeeignet ist. Die besonders problematischen Telemetrie- und Diagnosedaten konnten im Rahmen des Pilotprojekts nicht deaktiviert oder reduziert werden. Eine Übermitt- lung von Diagnose-, Telemetrie- oder anders genannten personenbezogenen Da- ten der Nutzer an Microsoft (für welche die jeweilige Schule als Verantwortliche im Sinne von Artikel 4 Nummer 7 DS-GVO anzusehen ist) sowie die eigennützige Weiterverarbeitung dieser Daten durch Microsoft im Wege der Beobachtung, Aufzeichnung und Auswertung des Nutzer- und Geräteverhaltens ohne er- kennbare Rechtsgrundlage findet nach unseren Messungen im Rahmen des Pi- lotbetriebs weiterhin und in sehr großem sowie für die Diensterbringung nicht er- forderlichen Umfang statt. Insbesondere beschränken sich Einstellungsmöglic h- keiten innerhalb von MS 365 für die Deaktivierung im Wesentlichen auf die (nicht im Prüfumfang der DSFA enthaltenen) Desktop-Versionen und umfassen nicht die (vom KM zum Einsatz vorgesehenen) Online-/Web-Versionen vom MS 365. Trotz umfangreicher Bemühungen seitens des LfDI im direkten Gespräch mit Ver- tretern von Microsoft war es nicht möglich, eine vollständige Übersicht über alle Verarbeitungen personenbezogener Daten (auch zu eigenen Zwecken seitens Microsofts) zu erhalten. Im Rahmen des Pilotbetriebs wurde festgestellt, dass die in der DSFA des KM als unbedingt erforderlichen Abhilfemaßnahmen nicht vollständig und teilweise gar nicht umgesetzt wurden, so zum Beispiel die Abhilfemaßnahmen „Ende-zu- Ende-Verschlüsselung“ und „privacy by default“. Es konnte keine Verschlüsselung festgestellt werden, die einen Zugriff durch Mcrosoft, Beschäftigte von Mcrosoft bzw. von deren Unterauftragnehmern oder erfolgreichen Angreifern auf personenbezogene Daten technisch ausschließen oder signifikant reduzieren konnte. Im Rahmen des Pilotbetriebs konnte nicht fest- gestellt werden, dass Nutzende die Kontrolle über die Schlüsselverwaltung ei- ner eventuell vorhandenen Verschlüsselung haben.
-10 - 3 Technische Prüfung Durch das KM bzw. die BITBW und den beteiligten Subdienstleister wurden dem LfDI im Herbst 2020 fünf Testzugänge bereitgestellt. Diese Accounts entsprachen den ganz normalen Lehrer-Konten. Ein Testaccount wurde gegen Ende der Testphase noch mit der „Global Reader“-Rolle versehen, um Einstellungen (aber keine Daten) einsehen zu können. Diese Accounts wurden für verschiedene funktionale Tests sowie zur Analyse des jewei- ligen Datenverkehrs verwendet. Zur Prüfung der Online-Anwendungen auf Telemetrie- und Diagnose-Daten sowie der Frage, ob MS noch sonstige, ggf. anders bezeichnete Nutzerdaten verarbeitet, wurde der gesamte Datenverkehr mittels mitmproxy oder BurpSuite aufgezeichnet und analysiert. Da im Laufe des Prozesses vom KM entschieden wurde, dass im Rahmen des Pilotbe- triebs nur die Online-Version vom MS 365 im Browser zum Einsatz kommen sollten, wurden die begonnenen Prüfungen der Android- und IOS-Apps nicht vertieft. Zusätzlich zur Protokollierung mittels mitmproxy/BurpSuite wurden Stichproben mit den Firefox-Entwickler-Werkzeugen gemacht, die alle gemessenen Datenflüsse bestätigten. Dabei wurden im Rahmen der Prüfung in mehreren Sitzungen verschiedene Tätigkeiten von der ersten Registrierung bis hin zur Bearbeitung von Dokumenten durchgeführt. Details der Prüfung mit Listen der kontaktierten Hosts und festgestellten Telemetriedaten finden sich in Anlage 7 - Technische Analyse. Übersicht technische Mängel Hierbei wurden mehrere technische Mängel festgestellt (siehe Anlage 1 - Findings- MS365--Technisch), zu denen Microsoft in einem Gespräch am 6. April 2021 angehört wurde, ohne dass die Punkte bis dato geklärt werden konnten. Zu den Mängeln gehören: e Umfangreiche, größtenteils in den Unterlagen der DSFA des Ministeriums nicht dokumentierte Datenflüsse von MS 365. Dabei ist oftmals nicht nachvollziehbar, welchen Zwecken die umfangreichen Verarbeitungen personenbezogener Daten dienen, welche Datenkategorien diese umfassen und weshalb diese Verarbeitun- gen für die Zwecke der jeweiligen Schule erforderlich sind. Im gesamten Prüfzeit- raum wurden Verbindungen zu rund 500 verschiedenen Microsoft-Servern (Hosts) festgestellt, wovon nur gut 50 dokumentiert sind (Details dazu siehe Anlage 7 - Technische Analyse).
-11- Bei der Nutzung von MS 365 werden von MS mit verschiedenen Begriffen verse- hene, aber nicht näher dargelegte, personenbezogene Daten für (von MS so bezeichnete) „rechtmäßige Geschäftsvorgänge von Microsoft“ bzw. „legitime Geschäftstätigkeiten von Microsoft“ an MS übermittelt und von MS verarbei- tet. Unter anderem werden diese als Telemetrie- oder Diagnose-Daten bezeichnet oder mit anderen Begriffen umschrieben (z.B. als „dienstgenerierte Daten“ oder „wesentliche Dienste“), ohne dass der genaue Umfang der verarbeiteten Daten damit nachvollziehbar dargelegt wäre. Einige wenige dieser Daten sind von Mcro- soft dokumentiert, eine vollständige Dokumentation aller dabei verarbeiteten per- sonenbezogenen Daten, Datenflüsse und Umfang der Verarbeitung (z.B. Abhän- gigkeit von Ereignissen), deren Zwecke und Erforderlichkeit, Verantwortlichkeiten und Rechtsgrundlagen ist uns nicht bekannt. Das Kultusministerium bzw. Mcro- soft wurde bereits im Oktober 2020 gebeten, anhand von 26 beispielhaften Daten- flüssen diese zu beschreiben (vgl. Anlage 10 - Beispielhafte Datenflüsse Be- schreibung und Anlage 11 - Vorlage Dokumentation Datenflüsse und Ereignisse), eine Beschreibung liegt bisher (Stand 23. 4. 2021) nicht vor. WE Die Datenverarbeitung ist daher insoweit nicht transparent. Das Vorhan- densein einer Rechtsgrundlage für jeden dieser Verarbeitungsvorgänge kann schon deswegen nicht festgestellt werden. Eine mögliche Rechtsgrundlage für ei- ne derart umfangreiche Übermittlung personenbezogener Daten im Schul-Umfeld ist für den LfDI nicht ersichtlich. Da im Vorfeld des Pilotbetriebs durch den LfDI festgestellt wurde, dass die Mcro- soft-Authenticator-App Datentransfers zu Werbedienstleistern enthält, solite de- ren Nutzung im Rahmen des Pilotbetriebs deaktiviert sein. Dennoch wurden Nut- zer anstelle zu der in der DSFA untersuchten Alternative „FreeOTP" zur Nutzung der Microsoft-Authenticator-App gedrängt. Bei der Nutzung von Microsoft 365 im Rahmen der digitalen Bildungsplattform wurde an einigen Stellen eine Einwilligung der Nutzer in die „Datenschutzer- klärung“ von Microsoft, und/oder die Zustimmung zu Allgemeinen Ge- schäftsbedingungen, „Nutzungsbedingungen“ oder einen „Microsoft- Servicevertrag“ verlangt oder auf diese mit dem Hinweis verwiesen, dass diese gelten würden. Hier stellt sich die Frage, ob Nutzer einer staatlichen Plattform in die Datenverarbeitung durch ein privates Unternehmen einwilligen können und ob eine solche Einwilligung freiwillig erfolgt (vgl. EG 43 DS-GVO). Zudem wird auf diese Weise der Versuch unternommen, die an sich maßgeblichen Rechtsbezie- hungen (das Nutzungsverhältnis zwischen Nutzer und Schule, die wiederum ein
Auftragsverarbeitungsverhältnis mit dem KM abgeschlossen hat, während dieses als Unter-Auftragsverarbeiter MS einsetzt) durch ein direktes Vertrags- bzw. Ein- willigungsverhältnis zwischen Nutzer und MS zu überlagern. Das führt zu weiterer, aus Sicht des LfDI nicht akzeptabler Intransparenz. Obwohl laut DSFA die Nutzung von allen Anwendungen abseits der Browser- Versionen deaktiviert sein sollte, war es auch im Rahmen des Pilotbetriebs mög- lich, die iOS- und Android-Versionen von Outlook, Word, Excel usw. zu nutzen. Bei der Outlook-App ist dies besonders kritisch, da bei dieser auch beliebige E- Mail-Dienste abseits von Microsoft 365 (z.B. der private E-Mail-Account eines Leh- rers) genutzt werden können, in diesem Falle aber unnötigerweise auch alle E- Mails dieses Accounts auf Servern von Microsoft verarbeitet werden und Passwörter der Nutzer von Microsoft im Klartext verarbeitet werden. Dies kann - jenseits der datenschutzrechtlichen Problematik der überschießenden Ver- arbeitung personenbezogener Daten - in vielen Situationen einen Verstoß gegen IT-Sicherheitsvorgaben darstellen. Da in der DSFA nur die Online-/Web-Versionen der Anwendungen von Microsoft 365 und MS Teams im Web-Browser betrachtet wurde, hätte die Nutzung der Desktop-Versionen der Anwendungen deaktiviert sein sollen. Dennoch war es im Pilotbetrieb möglich, z.B. die Desktop-Version von MS Teams zu nutzen. Die da- mit einhergehenden Verarbeitungen und Risiken wurden aber nicht betrachtet. Obwohl Transfers in Drittstaaten weitgehend ausgeschlossen sein sollten, sind bei Tests des LfDI im Rahmen der Bildungsplattform sehr zahlreiche Drittstaaten- transfers — im Wesentlichen in die USA - aufgefallen. Eine Rechtsgrundlage dafür ist insbesondere für öffentliche Stellen nicht zu erkennen. Es konnte nicht geklärt werden, dass Microsoft die Schulen in die Lage versetzt, die Rechte der Betroffenen nach Artikel 15 DS-GVO ausreichend zu gewährleis- ten. Es ist unklar, ob die Vertraulichkeit der Kommunikation im erforderlichen Maß gewährleistet werden kann. Dies betrifft zum einen die Frage, welche Kommunika- tionsdaten Mcrosoft zu eigenen Zwecken (wie Spam- und Malwarebekämpfung) verarbeitet, zum anderen, ob diese ausreichend vor dem Zugriff ausländischer Geheimdienste geschützt werden können. Die Technische Richtlinie „Sicherer E- Mail-Transport“ des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI TR-03108) wird vom Anbieter nicht eingehalten.