6.3 Ein neues Fachverfahren für die Jugendhilfe Die Ausführungsvorschriften sind geeignet, den in den Jugend- und Gesund- heitsämtern tätigen Fachkräften die notwendige Rechtssicherheit im Umgang mit Fällen von Kindeswohlgefährdung zu geben und so einen effektiven Kin- derschutz unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen zu ermöglichen. Im Interesse der Praxis sollten die Ausführungsvorschriften zeitnah in Kraft gesetzt werden. 6.3 Ein neues Fachverfahren für die Jugendhilfe Die Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Wissenschaft wird sukzes- Aus der Praxis sive bis 2018 in den bezirklichen Jugendämtern ein neues Fachverfahren einführen. Das u. a. im Bereich der Gutscheinfinanzierung der Kinderta- geseinrichtungen in Berlin seit vielen Jahren bewährte Verfahren ISBJ124 wird als Basis für das neue IT-Fachverfahren ISBJ-Jugendhilfe (ISBJ-JuHi) verwendet werden. Die bisher heterogene Software-Landschaft in den bezirklichen Jugendämtern soll durch ein einheitliches Verfahren abgelöst werden, um eine erhebliche Arbeitsentlastung z. B. durch die Bereitstel- lung zentraler Dokumentvorlagen oder die Erstellung zentraler Statisti- ken in den Jugendämtern zu erreichen. Die Einführung des Verfahrens, das auf der Grundlage der Software SoPart KOMMUNAL realisiert wird, erfolgt in mehreren Stufen. Die erste Stufe 125 betrifft den Arbeitsbereich Wirtschaftliche Jugendhilfe (WJH). Die zweite Stufe umfasst die Arbeitsbereiche Allgemeiner Sozialer Dienst (ASD) und die dritte Stufe umfasst die Arbeitsbereiche Amtsvormundschaften/Unterhaltsvorschuss/ Beistandschaft (AV/UV). Da die Verarbeitung und Nutzung der Sozialdaten den gleichen datenschutz- rechtlichen Vorgaben unterliegen, die auch bei der herkömmlichen Aktenfüh- rung gelten, war es notwendig, die rechtlichen Anforderungen schon in den Planungen zu berücksichtigen. Die Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Wissenschaft hat uns bereits in den Prozess der Ausschreibung der Software 124 Integrierte Software Berliner Jugendhilfe 125 Die Software wird bereits in Teilen der Berliner Justiz eingesetzt. Jahresbericht BlnBDI 2015                                                     89

Kapitel 6    Jugend einbezogen. Da die bezirklichen Jugendämter als eigenständige datenverarbei- tende Stellen anzusehen sind, war es für uns entscheidend, dass die Software die notwendige Mandantenfähigkeit aufweist und damit die Möglichkeit zur Begrenzung der Zugriffsrechte auf die bezirkseigenen Jugendhilfedaten umset- zen konnte. Die Senatsverwaltung hat die rechtlichen Anforderungen berück- sichtigt, sodass die notwendige Trennung der Datenbestände gewährleistet ist. Angesichts der Komplexität des IT-Fachverfahrens und der besonderen Sen- sitivität der verarbeiteten Sozialdaten der Jugendhilfe ist es notwendig, die Implementierung auch unter Datensicherheitsaspekten intensiv zu begleiten. Die Beteiligten haben auch hier die Datenschutzvorgaben weitgehend bereits umgesetzt. 2015 konnten die Planungen zur Einführung von ISBJ Jugendhilfe für den Bereich der Wirtschaftlichen Jugendhilfe abgeschlossen werden. Ziel ist es, 2016 nach einer Pilotierungsphase in den Bezirksämtern Mitte, Neu- kölln und Treptow-Köpenick die bisher in diesem Bereich eingesetzte Soft- ware abzulösen. Wir befinden uns mit der Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Wissen- schaft in einem konstruktiven Abstimmungsprozess und erwarten, dass die datenschutzrechtlichen Anforderungen auch bei den weiteren Schritten der Einführung des neuen IT-Fachverfahrens berücksichtigt werden. 6.4 Videoaufnahmen in Kitas Im vergangenen Jahr berichteten wir darüber, dass im Rahmen eines vom Aus der Praxis Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend geförderten und vom Deutschen Jugendinstitut bundesweit durchgeführten Projek- tes zur Sprachförderung im Kitaalltag Videoaufnahmen von Kindern und pädagogischen Fachkräften angefertigt worden sind. Die vom Deutschen Jugendinstitut für die Anfertigung und Nutzung der Videoaufnahmen ent- wickelten Einverständniserklärungen genügten nicht den datenschutzrecht- lichen Anforderungen.   126 126 JB 2014, 4.1 90                                                      Jahresbericht BlnBDI 2015

6.4 Videoaufnahmen in Kitas Das Bundesministerium, das das Projekt mit erheblichen Finanzmitteln geför- dert hat, hat mit uns unter Beteiligung der Bundesbeauftragten für den Daten- schutz und die Informationsfreiheit sowie der Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Wissenschaft die Problematik im Hinblick auf die Videoaufnah- men der Kinder und der pädagogische Fachkräfte erörtert. Das Ministerium hat signalisiert, die bestehenden Bedenken aufgreifen zu wollen und zukünftig umfassender die Datenschutzbelange in entsprechenden Projekten zu regeln. Bei künftigen Projektförderungen, insbesondere solchen, in denen pädagogi- sche Materialien mittels Medien erarbeitet werden, solle zukünftig stets ein Datenschutzkonzept verlangt werden. Auch solle eine enge Abstimmung mit der behördlichen Datenschutzbeauftragten erfolgen. Für das zugrunde liegende Projekt zur Sprachförderung, in dem ein multimedi- ales Handbuch erarbeitet worden ist, konnte die zuständige Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit einige Verbesserungen wie eine teilweise Verpixelung der Gesichter unter Verzicht auf die Nennung von Namen der Kinder und pädagogischen Fachkräfte erreichen. Die Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Wissenschaft hat an uns den Wunsch herangetragen, dass wir Handlungsleitlinien entwickeln. Wir haben entsprechende Hinweise zum datenschutzgerechten Umgang mit Foto-,Video- und Tonaufnahmen in Kindertageseinrichtungen entworfen. Diese Hinweise befinden sich derzeit in der Abstimmung mit der Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Wissenschaft. Wir gehen davon aus, dass Handlungsleitlinien helfen, mehr Rechtssicherheit im Umgang mit den neuen Medien im pädagogischen Alltag der Kinderta- geseinrichtungen zu erreichen und so den Datenschutzbelangen wirksam Rechnung zu tragen. Jahresbericht BlnBDI 2015                                               91

Kapitel 6    Jugend 6.5 Nachbesserungen bei den Kita-Eigenbetrieben Bei dem Verfahren Kita Portal handelt es sich um ein Fachverfahren, wel- Aus der Praxis ches von allen dem Kita-Eigenbetrieb Nord-Ost zugehörigen Kitas genutzt werden soll. Das Kita Portal ist eine Webanwendung zur Unterstützung der Verwaltungsarbeit in den Kindertagesstätten und der Verwaltung des Kita-Ei- genbetriebes. Es werden personenbezogene Daten der Kinder, ihrer Familien und der Beschäftigten verarbeitet. Die uns vorgelegten Unterlagen mussten mehrfach überarbeitet werden, da die erörterten Anforderungen zunächst nicht ausreichend umgesetzt wurden. Ergänzungs- und Änderungsbedarf wurde insbesondere in dem vorgelegten Rollen- und Berechtigungskonzept, dem Protokollierungskonzept sowie der Dateibeschreibung festgestellt. Rollen- und Berechtigungskonzept Als wesentlicher Bestandteil der Sicherheit wurden die Zugriffsrechte über- prüft. So wurde der nicht begründete und nicht nachvollziehbare Zugriff auf die Daten des Bildungsgutscheins durch das Sekretariat der Geschäftsleitung inzwischen unterbunden. Bei weiteren Rollen, wie z. B. dem Controlling, wurde dahingehend nachgebessert, dass nun besser nachvollziehbar ist, wel- che Zugriffe bezüglich der umfangreichen Aufgaben notwendig sind. Einige Berechtigungen bedürfen jedoch noch einer aufmerksamen Betrachtung. Protokollierungskonzept Da im Rechte- und Rollenkonzept weitreichende Zugriffsrechte definiert wurden, kommen der Protokollierung und der Auswertung von Zugriffen eine erhebliche Bedeutung zu. Dies betraf vor allem den Aufbau der Protokolldaten- sätze (was wird protokolliert) und die Auswertung der Protokolle. Den Hinwei- sen wurde weitgehend gefolgt. So werden sämtliche Verarbeitungen (lesender, schreibender, löschender Zugriff) nutzerbezogen protokolliert und regelmäßig ausgewertet. Anhaltspunkte für eine datenschutzgerechte Protokollierung zur Gewährleistung der Revisionsfähigkeit gibt die Orientierungshilfe „Proto- 127 kollierung“ des Arbeitskreises Technik.128 127 § 5 Abs. 2 Nr. 5 BlnDSG 128 Abrufbar unter http://www.datenschutz-berlin.de/attachments/637/oh-proto.pdf 92                                                              Jahresbericht BlnBDI 2015

6.5 Nachbesserungen bei den Kita-Eigenbetrieben Bei der Löschung der Protokolldaten sind noch Unklarheiten vorhanden, die einer weiteren Abklärung bedürfen. Grundsätzlich gilt, dass eine kurze Auf- bewahrungsdauer zu begrüßen ist, jedoch sollte sichergestellt sein, dass die Daten nicht vor Auswertung gelöscht werden. Die Auswertung sollte generell im Vier-Augen-Prinzip erfolgen. Dateibeschreibung Für jede automatisierte Datenverarbeitung muss die datenverarbeitende Stelle eine Dateibeschreibung nach bestimmten Vorgaben fertigen.129 Diese kann von jeder Person unentgeltlich beim behördlichen Datenschutzbeauftragten einge- sehen werden. Sinn dieser Vorschrift ist, dass sich Betroffene selbst ein Bild über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und der ergriffenen Maßnah- men zum Schutz dieser Daten machen können. Wir haben empfohlen, die Dateibeschreibung so zu formulieren, dass dieses Recht auch sinnvoll wahrgenommen werden kann. Dazu ist es wichtig, die Formulierungen so zu wählen, dass die Sicherheit des technischen Verfahrens nicht beeinträchtigt wird und Bürgerinnen und Bürger sie verstehen.Verweise auf Sicherheitskonzepte oder ähnliche Unterlagen sollten vermieden werden. Vielmehr sollten die ergriffenen technisch-organisatorischen Maßnahmen all- gemeinverständlich in einer Übersicht dargestellt werden. Bei der Einführung neuer Fachverfahren sollte unsere Behörde möglichst frühzeitig einbezogen werden. Auf diese Weise lassen sich langwierige Abstimmungsprozesse häufig vermeiden. 129 Siehe § 19 Abs. 2 BlnDSG Jahresbericht BlnBDI 2015                                                     93

Kapitel 7     Soziales 7 Soziales 7.1 Entwurf eines Prostituiertenschutzgesetzes Wir haben gegenüber der Senatsverwaltung für Arbeit, Integration Aus der Praxis und Frauen zum Referentenentwurf eines Prostituiertenschutzgesetzes (­ProstSchG) des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend Stellung genommen. Ausweislich der Gesetzesbegründung soll das ProstSchG dazu beitragen, die in der Prostitution Tätigen besser zu schützen, ihr Selbstbestimmungsrecht zu stärken und Kriminalität in der Prostitution zu bekämpfen.130 Zu diesem Zweck sieht der Entwurf u.a. eine Anmelde- pflicht für die Aufnahme der Tätigkeit als Prostituierte oder Prostituier- ter, die Ausstellung einer Anmeldebescheinigung nach Durchführung einer obligatorischen gesundheitlichen Beratung sowie Kontrollen von Räumen und Personen vor. Bei Verstößen gegen die Anmelde- und Beratungspflicht sollen Anordnungen gegenüber den Prostituierten erlassen werden können. Zwar regelt der Referentenentwurf in allgemeiner Form die Verarbeitung per- sonenbezogener Daten, lässt aber offen, für welche konkreten Stellen diese Regelungen gelten sollen. Da die Länder das geplante Gesetz auszuführen haben, regeln die Länder auch die Einrichtung oder Benennung der zuständi- gen Behörden und das Verwaltungsverfahren. Solange dies nicht geschehen ist, lässt sich nicht abschließend beurteilen, inwieweit die Verarbeitung personen- bezogener Daten durch diese Behörden erforderlich ist. Ob die vorgesehene Anmeldepflicht ein geeignetes Mittel zum besseren Schutz der Prostituierten ist, wird in der öffentlichen Diskussion teilweise bezwei- felt. Der Entwurf sieht immerhin vor, dass die Betroffenen wählen können, ob auf ihrer Anmeldebescheinigung, die sie bei Kontrollen vorzeigen müssen, ihr Klarname oder ein Pseudonym eingetragen wird. Wir haben empfohlen, die Ausstellung einer pseudonymisierten Anmeldebescheinigung als Regelfall vorzusehen. Diese sollte neben dem Lichtbild lediglich den für die Prosti- tutionstätigkeit gewählten Alias-Namen, die angemeldeten Tätigkeitsorte, den 130 Siehe S. 32 des Referentenentwurfs 94                                                       Jahresbericht BlnBDI 2015

7.2 Übersendung vollständiger Schwerbehinderten­akten Gültigkeitszeitraum und die ausstellende Behörde enthalten. Weitere Angaben sind weder für die Überprüfung, ob die oder der Prostituierte eine tatsächlich für sie bzw. ihn ausgestellte Bescheinigung mit sich führt, noch für die Einlei- tung weiterer ordnungsrechtlicher Maßnahmen erforderlich. Die zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung vorgesehene Befugnis, Grundstücke, Geschäftsräume und Räum- lichkeiten, auch wenn sie zugleich Wohnzwecken dienen, jederzeit betreten zu können, begegnet verfassungsrechtlichen Bedenken. Es ist nämlich fraglich, ob die verfassungsunmittelbare Schranke des Art. 13 Abs. 2 GG beachtet wird. Danach dürfen Durchsuchungen nur durch den Richter, bei Gefahr im Verzug auch durch die in den Gesetzen vorgesehenen anderen Organe angeordnet und nur in der dort vorgeschriebenen Form durchgeführt werden. Aufgrund der genannten Kritikpunkte und verfassungsrechtlichen Bedenken sollte der Referentenentwurf eines Prostituiertenschutzgesetzes überarbeitet werden. 7.2 Ü  bersendung vollständiger Schwerbehinderten­akten zur externen Begutachtung Das Landesamt für Gesundheit und Soziales (LAGeSo) hat vollständige Aus der Praxis Schwerbehindertenakten zwecks Feststellung des Grades der Behinde- rung an externe Gutachterinnen und Gutachter versandt. Es hat dafür keine Einwilligungen der Betroffenen eingeholt, sondern diese zu Beginn des Verwaltungsverfahrens lediglich allgemein auf ein Widerspruchsrecht hingewiesen. Die Auswahl der begutachtenden Person und die Über- mittlung an diese erfolgten somit ohne Kenntnis und ohne Einwilligung der Betroffenen. Das Vorgehen des LAGeSo war unzulässig. Die Übermittlung der vollständigen Schwerbehindertenakte an externe Gutachterinnen und Gutachter ohne vor- herige Unterrichtung der Betroffenen war nicht erforderlich, da eine zumut- bare Alternative bestand. Denn bereits bei der Bewilligung bzw. Festsetzung von Sozialleistungen lassen sich die Zeiträume für spätere Begutachtungen festlegen. Jahresbericht BlnBDI 2015                                                   95

Kapitel 7     Soziales Solche Untersuchungen sind demnach planbar, sodass die Betroffenen zeitnah über die Einschaltung einer Gutachterin oder eines Gutachters und die damit verbundene Übermittlung ihrer Sozialdaten informiert werden können. Die bisherige Vorgehensweise des LAGeSo ließ das Widerspruchsrecht der Betroffenen gegen die Übermittlung von Sozialdaten an die konkrete Gutach- terin oder den konkreten Gutachter ins Leere laufen. Da die Betroffenen das Widerspruchsrecht aber auch nach Beginn des Verwaltungsverfahrens jederzeit ausüben können müssen, ist es aus Gründen der Verfahrenstransparenz gebo- ten, dass sie rechtzeitig die Information erhalten, an welche Gutachterin oder welchen Gutachter die Sozialdaten übermittelt werden sollen. Bisher waren die Betroffenen gezwungen, vorsorglich der Übermittlung ihrer Daten an jeg- liche externe begutachtende Person zu widersprechen, selbst wenn sie nur die Übermittlung an eine bestimmte Person ausschließen möchten. Damit wür- den die Betroffenen faktisch die Begutachtung als solche ablehnen und hätten die möglichen Folgen bis hin zur Ablehnung des Antrages wegen Verletzung der Mitwirkungspflichten zu tragen. Dies ist eine unangemessene Benachtei- ligung der Betroffenen. Aus Gründen der Handhabbarkeit des Verfahrens haben wir vorgeschlagen, die Unterrichtung über eine geplante, konkrete Übermittlung mit einem Hinweis auf das Bestehen einer Widerspruchsmöglichkeit zu verbinden. Das LAGeSo hat unsere Empfehlungen aufgegriffen und das Verfahren über- arbeitet. Die Betroffenen müssen über jede geplante Begutachtung zur Feststellung des Grades der Behinderung durch externe Gutachterinnen und Gutachter informiert und darauf hingewiesen werden, dass sie der Datenübermittlung an die begutachtende Person widersprechen können. 96                                                       Jahresbericht BlnBDI 2015

7.3 Probleme in Seniorenheimen 7.3 Probleme in Seniorenheimen 7.3.1 Ärztliche Gutachten als Aufnahmebedingung? Eine Bürgerin hat sich darüber beschwert, dass die Liegenschaftsverwal- Aus der Praxis tung eines Bezirksamtes für die Anmietung einer Wohnung in einem Seniorenwohnhaus die Vorlage eines ärztlichen Gutachtens verlangt. Hierzu hat uns die Liegenschaftsverwaltung mitgeteilt, anhand der ärztlichen Gutachten solle geprüft werden, ob die Mieterinnen und Mieter selbstständig und ohne fremde Hilfe in den Wohnungen leben können. Personal für Betreu- ung und Pflege sei in den Seniorenwohnhäusern nicht vorgesehen. Ein Arzt- gespräch vor dem Umzug in ein Seniorenwohnhaus biete die Gelegenheit, mit einer „neutralen“, jedenfalls nicht zu den Angehörigen zählenden Person unter Berücksichtigung des Gesundheitszustandes nachzudenken, ob noch einmal in eine andere Wohnung oder stattdessen gleich in ein Heim mit entsprechend ausgebildetem Pflege- und Betreuungspersonal gezogen werden solle. Da mit der Anmietung einer Wohnung in einem Seniorenwohnhaus keine Pflegedienstleistungen einhergehen, handelt es sich um normale Wohnungs- mietverträge. Die Entscheidung darüber, Dienstleistungen eines Pflegedienstes o. Ä. in Anspruch nehmen zu wollen, treffen somit die Bewohnerinnen und Bewohner bzw. deren Angehörige (wie bei anderen Mietverhältnissen auch) unabhängig von dem mit der Liegenschaftsverwaltung bestehenden Mietver- hältnis. Deshalb war nicht erkennbar, wofür die Liegenschaftsverwaltung in ihrer Funktion als Vermieterin Gesundheitsdaten der Bewohnerinnen und Bewohner benötigt. Wir haben darauf hingewiesen, dass die Anforderung ärzt- licher Bescheinigungen unter diesen Umständen unzulässig ist, und angeregt, zukünftig ein Informationsblatt an die Wohnungsinteressenten herauszugeben. Wir haben empfohlen, in diesem Informationsblatt zunächst die Erwägungen zur Frage des Umzugs in eine Wohnung oder ein Pflegeheim darzulegen und den Bewerberinnen und Bewerbern ein diesbezügliches Gespräch mit einem Arzt oder einer „neutralen“ Person nahezulegen. Die Liegenschaftsverwaltung hat uns mitgeteilt, dass man aufgrund unserer Hinweise nunmehr gänzlich auf die Anforderung ärztlicher Bescheinigungen Jahresbericht BlnBDI 2015                                              97

Kapitel 7   Soziales verzichte. Unserer Anregung folgend werde man ein Informationsblatt für Wohnungsinteressenten erstellen, sobald dies zeitlich möglich sei. Bis dahin werde man die Bewerberinnen und Bewerber im Rahmen eines Gespräches bitten, die Vor- und Nachteile eines Umzugs in die Seniorenwohnhäuser zu bedenken. Die Liegenschaftsverwaltung als Vermieterin von Seniorenwohnungen kann den Bewerberinnen und Bewerbern ein Gespräch mit einem Arzt zum Für und Wider des Umzugs in eine Seniorenwohnung nahelegen, darf aber selbst keine Gesundheitsdaten anfordern. Die Vermietung einer Seniorenwohnung darf nicht von der Vorlage eines ärztlichen Gutachtens abhängig gemacht werden. 7.3.2 Biografiefragebogen Die Bewohnerinnen und Bewohner eines Pflegeheims haben sich darüber Aus der Praxis beschwert, dass das Pflegeheim detaillierte biografische Angaben von ihnen erfragen wollte. Dafür wurde ihnen ein umfangreicher Fragebogen mit der Bitte vorgelegt, diesen auszufüllen. Er enthielt detaillierte Fragen, die z. T. intime Angaben verlangten. Wir haben uns an das Pflegeheim gewandt und betont, dass wir den Nutzen, den ein solcher Fragebogen in der Biografiearbeit haben kann, nicht in Frage stellen wollen. Der Nutzen ist vor allem darin zu sehen, dass die Einbeziehung der gesammelten Informationen eine persönlichkeitsfördernde und individuelle Pflege und Betreuung ermöglicht. Gleichwohl gab es zu bedenken, dass hier- mit eine umfangreiche Erhebung und Verarbeitung personenbezogener, teil- weise äußerst sensitiver Daten verbunden ist. Sammelt das Pflegeheim solche biografischen Angaben, greift es in das Recht der Pflegeheimbewohnerinnen und -bewohner auf informationelle Selbstbestimmung ein. Biografiearbeit kann nur auf freiwilliger Basis erfolgen. Eine Erhebung und Ver- arbeitung von Biografiedaten setzt deshalb voraus, dass die Betroffenen darin einwilligen. Dieser Einwilligung muss eine umfassende schriftliche und ver- ständliche Aufklärung, insbesondere über Sinn und Zweck der Biografiear- beit, vorausgehen. Hierbei muss deutlich werden, dass durch die Nichtangabe 98                                                        Jahresbericht BlnBDI 2015