bmi_ifg_hausanordnung

Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „Social Media Aktivitäten des BMI

BUNDESMINISTERIUM DES INNERN                                          Gruppe 3 Blatt 4.3 H a u sa nor d nu ng Nutzung von soz ia le n Medi en mi BMI 1     Begrffsbes i       tim m ung Soziale Medien sind internetbasierte mediale Angebote, die auf sozialer Interaktion, nut­ zergenerierten Inhalten und den technischen Möglichkeiten des Web 2.0 basieren. Hier­ zu gehören insbesondere soziale Netzwerke (z.B. Facebook, Google+, jappy), Microblogging-Dienste (z.B. Twitter), Wikis (z.B. Wikipedia), Weblogs, Foren sowie Por­ tale zum Austausch von Medien (z.B. youtube). 2     Nutzung von sozia l e n Medi en im BMI 2.1   Dienstliche Nutzung sozialer Medien Als dienstliche Nutzung gilt die aktive Kommunikation über die vom BMI betriebenen Profile und Accounts sowie jegliche Äußerung im Namen des BMI in sozialen Medien. Unabhängig hiervon können soziale Medien durch die Organisationseinheiten des Hau­ ses im Hinblick auf Fachthemen im Rahmen der technischen Verfügbarkeit verfolgt und ggf. ausgewertet werden (passive Nutzung). 2.1.1 Dienstliche Nutzung sozialer Medien durch die Organisationseinheiten des BMI Die dienstliche Nutzung sozialer Medien im BMI erfolgt grundsätzlich durch das Referat "Presse; Öffentlichkeitsarbeit; Internet" (Pressereferat). Die dienstliche Nutzung sozialer Medien durch andere Organisationseinheiten des Hau­ ses ist nur in begründeten Ausnahmefällen und nur für ein genau zu bestimmendes und abzugrenzendes Thema, Projekt oder Vorhaben zulässig. Die Organisationseinheiten des Hauses können hierzu nach vorheriger Billigung durch die fachlich zuständige Abteilungsleitung das Pressereferat um Zustimmung zur eigen­ ständigen dienstlichen Nutzung sozialer Medien ersuchen. Entsprechende Ersuchen sind über die fachlich zuständige Abteilungsleitung schriftlich an das Pressereferat zu richten. Das Pressereferat prüft das Ersuchen im Hinblick auf Stand: 2. Dezember 2013
- 2- Kompatibilität mit dem Internetauftritt und sonstigen Internetangeboten des BMI und die Leitung des Pressereferats entscheidet dann im Einvernehmen mit dem •    Personalreferat (AG Z I 1) im Hinblick auf personalwirtschaftliche Auswirkungen und Fragestellungen, •   Organisationsreferat (Referat Z I 2) im Hinblick auf hausorganisatorische Auswir­ kungen und Fragestellungen, •    Haushaltsreferat (Referat Z I 5) im Hinblick auf haushalterische Auswirkungen und Fragestellungen sowie •   luK-Referat (Referat Z II 1) im Hinblick auf IT-relevante Auswirkungen und Frage­ stellungen abschließend über den Antrag. 2.1.2 Erstellung eines Kommunikationskonzepts Die beantragende Organisationseinheit hat dem Pressereferat als Entscheidungsgrund­ lage im Rahmen der Antragstellung ein Kommunikationskonzept vorzulegen, welches insbesondere Aussagen zu folgenden Fragestellungen trifft: •   Was ist Thema, Projekt oder Vorhaben, zu dem soziale Medien genutzt werden sol­ len? •   Welches Ziel soll mit dem Einsatz von sozialen Medien erreicht werden? •   Welches soziale Medium soll genutzt werden? •   Welche Zielgruppe soll erreicht werden? •   Welche Inhalte sollen in dem sozialen Medium präsentiert werden? •   Für welche Dauer ist der Einsatz von sozialen Medien geplant? •   Wie soll die Betreuung des sozialen Mediums organisatorisch im Rahmen der in der Organisationseinheit zur Verfügung stehenden Ressourcen sichergestellt werden? •   Wie sind die fachlichen Verantwortlichkeiten festgelegt? •   Wie soll eine inhaltliche Kontrolle der über das soziale Medium zu verbreitenden In­ formationen erfolgen? •   Wie wird eine zeitnahe Reaktion auf Aktivitäten Dritter im ausgewählten sozialen Medium sichergestellt? •   Wie wird mit kritischen und ggf. eskalierenden Diskussionsverläufen umgegangen? Stand: 2. Dezember 2013
- 3- •    Soll auch . eine Beobachtung anderer sozialer Medien zu dem Thema, Projekt oder Vorhaben erfolgen? Wenn ja, soll auch dort eine Reaktion auf Aktivitäten Dritter er­ folgen? •    Wie ist die Einhaltung von Pflichten aus dem Telemediengesetz (TMG), Regelungen zum Datenschutz, Vorgaben zur Barrierefreiheit von lnternetangeboten, Regelungen bezüglich des Namens- und Markenrechts, Regelungen des Presse- und Urheberrechts sowie Haftungsregelungen sichergestellt? Die beantragende Organisationseinheit beteiligt im Rahmen der Erstellung des Kommu­ nikationskonzepts den Beauftragten für den Datenschutz im BMI im Hinblick auf die Einhaltung der maßgeblichen Regelungen zum Datenschutz. Das Pressereferat prüft das vorgelegte Kommunikationskonzept auf Plausibilität und Kompatibilität im Hinblick auf bereits bestehende Kommunikationskonzepte des Hauses und stellt die notwendigen Beteiligungen im Rahmen der Antragstellung sicher (siehe Ziffer 2.1.1 ). Es berät die Organisationseinheiten des Hauses hierzu. Bevor eine Organisationseinheit erstmalig mit der dienstlichen Nutzung von sozialen Medien beginnt, informiert diese hierüber das Lagezentrum (Referat KM 6), damit das Lagezentrum gegebenenfalls auch außerhalb der regulären Bürozeiten etwaige Fragen und Hinweise Dritter an die Organisationseinheit leiten kann. Eine Beobachtung der so­ zialen Medien durch das Lagezentrum erfolgt nicht    . 2.1.3 Regelungen zum Umgang mit aktenrelevanten Informationen und zum Daten­ schutz Alle aktenrelevanten Informationen im Rahmen der dienstlichen Nutzung von sozialen Medien sind unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Regelungen zu verakten. Wurden die Kommunikationspartner im sozialen Medium nicht explizit auf eine mögliche Veraktung der Kommunikation hingewiesen, so hat diese unter Anonymisierung aller personenbezogenen Daten zu erfolgen. Es gelten die Regelungen der Registraturrichtli­ nie (RegR) sowie der Hausanordnung Gruppe 8 Blatt 1 "Verwaltung des Schriftguts im Bundesministerium des lnnern". Stand: 2. Dezember 2013
-4- 2.1.4 Regelungen im Falle der Eskalation der Kommunikation über ein soziales Medi­ um Kommt es im Rahmen einer dienstlichen Nutzung sozialer Medien zu einer Eskalation der Kommunikation über ein soziales Medium - insbesondere bei einer sich hieraus er­ gebenden Gefahr eines Schadens in der Außendarstellung des BMI -, so hat die be­ troffene Organisationseinheit unverzüglich das Pressereferat hiervon in Kenntnis zu set­ zen. Notwendige deeskalierende Maßnahmen werden durch das Pressereferat und der fachlich betroffenen Organisationseinheit eingeleitet. 2.1.5 Selbsteintritt und Evaluation Das Pressereferat kann jederzeit die dienstliche Nutzung sozialer Medien von einzelnen hierzu ermächtigten Organisationseinheiten in seiner alleinigen Zustäntligkeit überneh­ men (Selbsteintritt). Zudem evaluiert das Pressereferat anlassbezogen die dienstliche Nutzung sozialer Me­ dien einzelner hierzu ermächtigter Organisationseinheiten. Wird im Ergebnis der Evalua­ tion festgestellt, dass •    maßgebliche der im Kommunikationskonzept der ermächtigten Organisationseinheit im Rahmen der Antragstellung dargelegten Rahmenbedingungen (siehe Ziffer 2.1.2) nicht mehr zutreffend oder weggefallen sind bzw. •    die Nutzerzahlen des sozialen Mediums (z.B. Anzahl der " Freunde" und/oder "Posts" auf einer Facebook-Seite, Anzahl der "Follower" eines Twitter-Accounts, Anzahl der "Posts" in Webblogs oder Foren, Seitenaufrufe im sozialen Medium) derart gering sind, dass eine fachliche Betreuung und Moderation durch die bislang zuständige Organisationseinheit unwirtschaftlich ist, so entscheidet die Leitung des Pressereferats abschließend über eine Einstellung der Nutzung des sozialen Mediums durch die hierzu ermächtigte Organisationseinheit Dem Pressereferat obliegt in diesem Fall die weitere Betreuung und Moderation des so­ zialen Mediuhis und ggf. die geordnete Abwicklung des Zugangs unter Berücksichtigung der einschlägigen datenschutzrechtlichen Regelungen. Hierzu sind dem Pressereferat alle notwendigen Zugangsdaten (Benutzernamen, Pass­ wörter, etc.) für die genutzten sozialen Medien zu übergeben. Stand: 2. Dezember 2013
- 5- 2.2    Private Nutzung sozialer Medien Für die private Nutzung sozialer Medien am Arbeitsplatz-PC oder mithilfe dienstlich zur Verfügung gestellter mobiler Endgeräte gelten die Regelungen des BMI zur privaten ln­ ternetnutzung. Die private Nutzung sozialer Medien am Arbeitsplatz-PC oder mithilfe dienstlich zur Ver­ fügung gestellter mobiler Endgeräte ist demnach in geringfügigen Umfang zulässig, so­ weit die dienstliche Aufgabenerfüllung und die Verfügbarkeit des IT-Systems für dienstli­ che Zwecke nicht beeinträchtigt werden sowie haushaltsrechtliche Grundsätze dem nicht entgegenstehen (siehe Ziffer 9.2.4 der Hausanordnung Gruppe 3 Blatt 4.1 "Einsatz von Informationstechnik (IT)"). Es gelten folgende Einschränkungen: •    Das Abrufen von kostenpflichtigen Informationen für den Privatgebrauch ist unzu­ lässig. •    Im Rahmen der zulässigen privaten Nutzung dürfen keine kommerziellen oder sons- tigen geschäftlichen Zwecke verfolgt werden. Die Weitergabe von Informationen mit Dienstbezug - auch in anonymisierter Form - mittels sozialer Medien im Rahmen der privaten Nutzung am Arbeitsplatz-PC oder mit­ hilfe dienstlich zur Verfügung gestellter mobiler Endgeräte ist unzulässig. Dies gilt auch bei der Verwendung von Nutzernamen (sog. "Nicknames"), die zunächst keine Rück­ schlüsse auf eine tatsächliche Identität ermöglichen. Für private Äußerungen in sozialen Medien mit Bezug zur dienstlichen Tätigkeit gelten die einschlägigen Regelungen des Beamten-, Tarif- und Arbeitsrechts insbesondere zur Mäßigung, Zurückhaltung und Verschwiegenheit im Außenverhältnis. Die Verbreitung von rassistischen, diffamierenden, beleidigenden oder v,erfassungs­ feindlichen sowie sonstigen strafrechtlich relevanten Inhalten im Rahmen der privaten Nutzung sozialer Medien ist unzulässig und zieht neben dienst- und arbeitsrechtlichen Folgen auch strafrechtliche Konsequenzen nach sich. 3      Maß nahm en bei Vers tößen/M i s sbrauchsregel ung Die Internetnutzung wird gemäß der Regelungen der Ziffer 10 der Hausanordnung Gruppe 3 Blatt 4.1 "Einsatz von Informationstechnik (IT)" protokolliert. Stand: 2. Dezember 2013
-6- Bei Verdacht eines Verstoßes gegen die Regelungen dieser Hausanordnung sind Maß­ nahmen entsprechend der Ziffer 11 der Hausanordnung Gruppe 3 Blatt 4.1 "Einsatz von Informationstechnik (IT)" einzuleiten. 4     Schutz von Angeh öri gen des BMI Erlangen Organisationseinheiten oder einzelne Mitarbeiter des Hauses über Diffamie­ rungen oder Beleidigungen einzelner Angehöriger des BMI bzw. die Verbreitung offen­ sichtlich unwahrer Behauptungen über diese in sozialen Medien Kenntnis, so ist dies dem Pressereferat mitzuteilen. Notwendige Maßnahmen werden dann durch das Pres­ sereferat in Abstimmung mit den betroffenen Personen eingeleitet. Stand: 2. Dezember 2013