STRUKTUREN

Strukturen INTEGRATION DER DIGITALEN KOMMUNIKATION Bundespresseamt System I Hauptverantwortl. Bereich                     Abteilung 3                               Stab              GPuM            Abteilung 2 Unmittelbarer Dialog mit der               Wahrnehmung der Information der Öffentlichkeit Kernaufgaben                                                     Öffentlichkeit                        Öffentlichkeit § Broschüren, Flyer, Anzeigen etc. § Eigene soziale Medienkanäle § Massenmedien (Hörfunk, § Internetseite                       (Twitter, YouTube, Flickr etc.) TV, Zeitung § App                              § E-Mail, Kontaktformulare § Internet § Pressematerial                      Internetseite § Soziale Medien § Themenworkshops                  § Pressekonferenzen Medien/ Kanäle Bürgerinnen und Bürger, Medien / Journalisten System II BPA Social Media Strategie    03.12.14     68

Strukturen BEGRÜNDUNG Eine Integration der digitalen Kommunikation in die Gruppe Presse- und Medienbetreuung (GPuM) wurde aus folgenden Gründen vollzogen: § Die GPuM ist unmittelbar an den Stab angedockt, dessen Kernaufgabe der Dialog mit der Öffentlichkeit ist, welcher durch digitale Kommunikation unterstützt wird. § Aufgrund der bisherigen Position der GPuM sind keine aufwendigen Umstrukturierungen und Prozessänderungen notwendig. § Die CvD‘s als Teil der GPuM spielen eine essentielle Rolle bei der digitalen Kommunikation. BPA Social Media Strategie 03.12.14    69

Strukturen AUFGABEN ALLGEMEIN Das Feld digitale Kommunikation übernimmt die Verantwortung für folgende Aufgaben: § Social Media Strategie § Koordination aller Aktivitäten in den sozialen Medien § Koordination, Planung und Umsetzung sämtlicher Inhalte, die in den sozialen Medien gespielt werden § Führen des Dialoges mit den Bürgern § Ausführung des Social Media Monitorings und Analytics inklusive Reporting und Controlling § Zentrale Beantwortung von Fragen aus dem Hause, die digitale Kommunikation betreffen BPA Social Media Strategie 03.12.14    70

Strukturen ROLLEN UND IHRE AUFGABEN I/II ROLLE              AUFGABEN CvD Digital        Disziplinarische Führung der Felder Community Management / Dialog Redaktion und Bewegtbild (Leitung, Ansprechpartner und Verantwortung): § aktive Begleitung der Etablierung der Redaktion im Haus § Supervision des Redaktionsplanes § Freigabe von Beiträgen / Kommentaren § Schnittstelle zu CvD's, Sprecher und den Abteilungen 2/3 § Koordination der Vernetzung der Kanäle § Weiterentwicklung des Engagements § Meinungsaustausch mit den Ressorts und anderen Schlüsselakteuren Tageschef digitale Die Tageschefs der digitalen Kommunikation werden jeweils zwei Tage im Voraus benannt (aus dem Pool Kommunikation      der Redakteure) und verantworten das jeweilige Tagesgeschäft: § Vorbereiten von Fragen zur Kanzlermappe, Teilnahme Morgenlage, Vorstellung des Redaktionsplans / der Besonderheiten des Tages § Im Nachgang: Weitergabe und systematische Ablage von Kanzlermappe, Sprechzetteln, Antworten des Sprechers, sowie sämtlichen Informationen, die im Team eintreffen. § Teilnahme Redaktionskonferenz am Freitag – im Vorfeld präsentationsfähige Aufarbeitung der geplanten Inhalte § Sichtung von Kommentaren auf Facebook und YouTube, Entwurf von Antworten oder direkte Weiterleitung an Redaktionsleitung (CvD's / Sprecher ) oder an die Fachabteilung (entsprechendes Referat) zur Beantwortung, Einholen der Freigabe durch CvD D oder Sprecher § Veröffentlichen der Antworten / Beiträge § Weiterleitung von Feedback aus der Community an CvD D, YouTube-Redaktion und Fachabteilungen BPA Social Media Strategie     03.12.14    71

Strukturen ROLLEN UND IHRE AUFGABEN II/II ROLLE               AUFGABEN Community           Die Community Manager sind für die Planung und Erstellung von zielgruppenrelevanten Inhalten Manager / Redakteur zuständig: § Entwicklung von Ideen für Inhalte, Formate und die Visualisierung dieser § Verfassen von Beiträgen § Koordination der benötigten externen Inhalte (Bildmaterial, Videos, Interviews, Fachinformationen) § Abstimmung der Inhalte mit der Redaktionsleitung und Einholen der Freigaben § Auswertung von Facebook-Insights im Hinblick auf die Wirksamkeit der eigenen Inhalte / Beitrags- Zeitpunkte § Wöchentliche Aufarbeitung der Ergebnisse (Reporting) § Vertretung des Facebook-Tageschef bei „Sichtung von Kommentaren auf Facebook und YouTube, Entwurf von Antworten oder direkte Weiterleitung an Redaktionsleitung (CvD's / Sprecher ) oder die Fachabteilung zur Beantwortung, Einholen der Freigabe durch CvD D oder Sprecher, Posten der Antworten / Beiträge“ YouTube-Redakteur   Die YouTube-Redakteure sind für die Planung und Erstellung von zielgruppenrelevanten Inhalten im Bereich Bewegtbild zuständig: § Entwicklung von Ideen für Inhalte, Formate und die Visualisierung dieser § Filmerische Umsetzung der geplanten Inhalte § Koordination der benötigten externen Inhalte (Bildmaterial, Interviews, Fachinformationen) § Abstimmung der Inhalte mit der Redaktionsleitung und Einholen der Freigaben § Auswertung von YouTube-Analytics im Hinblick auf die Wirksamkeit der eigenen Inhalte / Beitrags- Zeitpunkte § Wöchentliche Aufarbeitung der Ergebnisse (Reporting) BPA Social Media Strategie       03.12.14    72

Strukturen STRUKTUR GKUM I/II Gruppe Kommunikation und Medienbetreuung Leitung: Frau Kaiser Arbeitsbereich Kommunikation CvD Feld: Community Management Feld: Bild               Feld: Bewegtbild und Dialog Redaktion BPA Social Media Strategie 03.12.14    73

Strukturen STRUKTUR GKUM II/II Kommunikation und Medienbetreuung § Neben dem CvD wird es zukünftig die Aufgabe des CvD D(igital) geben. Diese Position         CvD                 CVD D (Dialog) wird aus den Reihen der CvD's erfüllt. Tageschef digitale § Analog zur Arbeitsweise der                                 Kommunikation CvD, wird auch der CvD D in Rotation besetzt.                  Community Manager /          Community Manager / Redakteur                     Redakteur § Die digitale Kommunikation wird durch einen wechselnden Tageschef vertreten, der bei             YouTube Redakteur(Filmer) Community Manager / Redakteur den CvD‘s sitzt. YouTube Redakteur           Community Manager / (Filmer)                     Redakteur BPA Social Media Strategie          03.12.14    74

Strukturen BEGRÜNDUNG Eine Integration der digitalen Kommunikation unter den CvD‘s ist auf Grund der dialogischen Ausrichtung die ideale Lösung: § Die CvD‘s liefern dialogische Kompetenz, agile und dennoch strukturierte Arbeitsweisen und starke Vernetzung in alle Bereiche und damit ideale Voraussetzungen für eine erfolgreiche Kommunikation im Social Web. § Das Team wäre unter der Führung von einem CvD D schnell weitgehend eigenständig kommunikations- und handlungsfähig, da die vorhandenen Strukturen analog auf den digitalen Bereich erweitert werden könnten. § Der CvD als letzte Instanz vor der Veröffentlichung minimiert durch die Erfahrung in der digitalen Kommunikation (z.B. @RegSprecher-Account) Risiken auf Grund von ungeschickten Formulierungen. BPA Social Media Strategie 03.12.14    75

Strukturen ERGÄNZUNG IN BESONDEREN SITUATIONEN §  Ein CvD D Stv. (Interim) ergänzt die Struktur in der Anfangsphase,                       CVD D (Dialog) sowie in Krisensituationen und wird von der EWVA gestellt. CvD D Stv. (Interim) §  Die Position agiert als Vermittler und Puffer zwischen CvD D und der digitalen Kommunikation.                           Tageschef digitale Kommunikation §  Der CvD D wird so entlastet. §  Digitale Kommunikation hat mit     Community Manager /       Community Manager / Redakteur dem CvD D Stv. (Interim) einen          Redakteur bekannten und vertrauten Ansprechpartner.                    YouTube Redakteur (Filmer) Community Manager / Redakteur §  Die Redakteure werden unter Echtzeitbedingungen angelernt und können langfristig autark       YouTube Redakteur (Filmer) Community Manager / Redakteur arbeiten. BPA Social Media Strategie        03.12.14    76