Aufgabenwahrnehmung FITKO Stellenplanung 2021 09..02.2021 | Abteilungsleiterrunde

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O Architekturmanagement

Projekt FIT-Connect und Architekturboard

Architekturmanagement 1. Organisation der Zusammenarbeit im föderalen Architekturboard 2. Projektplanung FIT-Connect Vortragstitel S. 2

Architekturmanagement Organisation Architekturboard Entsprechend der Beschlusslage der AL-Runde vom 19.01.2021 haben BMI und FITKO ein Papier „Zusammenwirken im föderalen Architekturboard (Organisation)“ erstellt. Zentrale Aufgaben des Architekturboards: Bewertung der Entscheidungsvorlagen der AL-Runden mit Bezug zur föderalen Architektur Überprüfung der Einhaltung von Architekturprinzipien und Qualitätskriterien (z.B. Servicestandard für die OZG-Umsetzung) Initiierung von Architekturvorhaben Beteiligung an Projekten, die die föderale IT-Architektur betreffen (Reviews) Dokumentation und Berichtswesen Besetzung mit Vertreter:innen von FITKO, BMI, Ländern und kommunalen Spitzenverbänden auf Bundesebene. Hinzuziehung weiterer Expert:innen bei Bedarf. Vortragstitel Ordentliche Sitzungen des Architekturboards finden alle 8 Wochen statt, außerordentliche Sitzungen bei Bedarf. S. 3

= )0 Architekturmanagement

Folgende Personen wurden mit Stand 05.02.2021 gemeldet:

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Zusammenwirken im föderalen Architekturboard (Organisation) Entwurf: 27.01.2021 Inhalt 1.        Einleitung....................................................................................................................................................... 1 2.        Begriffsbestimmungen............................................................................................................................... 2 3.        Aufgaben ....................................................................................................................................................... 2 4.        Mitglieder ...................................................................................................................................................... 3 5.        Architekturvorhaben .................................................................................................................................. 4 6.        Beteiligung an Projekten ........................................................................................................................... 4 7.        Entscheidungen ........................................................................................................................................... 4 8.        Sitzungstermine ........................................................................................................................................... 5 9.        Sitzungsvorbereitung, Durchführung und Nachbereitung ............................................................... 5 1. Einleitung Am 15.12.2020 beauftragte die AL-OZG-Runde die FITKO mit der Einrichtung eines föderalen Architekturboards. Mit dem Beschluss reagiert die OZG-Runde auf den Bedarf eines zielgerichteten Einsatzes der Konjunkturmittel, eines erhöhten Tempos in der OZG-Umsetzung und einer übergreifenden Fortentwicklung der dafür benötigten technischen Infrastruktur. Die Einrichtung des Architekturboards unterstützt die Umsetzung des IT-Planungsratsbeschlusses Entscheidung 2019/46 (Projekte Digitalisierungsbudget). Hier wird u. a. der Aufbau eines föderalen IT- Architekturmanagements beschlossen. Das IT-Architekturmanagement umfasst alle föderale IT- Architekturaspekte. Zunächst soll der Fokus auf hochpriorisierten Vorhaben liegen, u. a. auf der OZG- Umsetzung. IT-Architekturmanagement wird als strategisches Instrument verstanden. Die dynamische Weiterentwicklung der technischen und organisatorischen sowie die Anforderungen von Bürgern und Wirtschaft bedarf eines agilen Architekturmanagements mit kurzfristiger Wirkung. Vor diesem Hintergrund setzt sich das Architekturboard zum Ziel, durch die Bündelung von Architektur- Kompetenz die föderale Digitalisierungsinfrastruktur ganzheitlich und planvoll weiterzuentwickeln und der AL-Runde technisch fundierte Handlungsempfehlungen zur Verfügung zu stellen. Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument.  Bearbeiter  [Datum]                                                                             S. 1 von 5

2. Begriffsbestimmungen (1) Die föderale IT-Architektur umfasst die Beschreibung aller Basisdienste, die notwendig sind, um föderale Online-Dienste effizient umzusetzen und zu betreiben. Mit Hilfe der Basisdienste kann der Nutzer z. B. Verwaltungsleistungen und Online-Dienste finden, sich authentifizieren, online zahlen sowie Bescheide erhalten. Die föderale IT-Architektur sorgt dafür, dass die Antragsdaten an die zuständige Behörde/Fachverfahren möglichst automatisiert weitergeleitet werden können und dass Register sinnvoll eingebunden werden. Die hierfür notwendigen Basisdienste der föderalen IT-Architektur bieten für diesen Zweck Schnittstellen zu Online-Diensten, Fachverfahren, Registern sowie anderen Basisdiensten innerhalb der föderalen IT-Architektur an. (2) Ein Dienst ist eine logische Einheit, die einen definierten Umfang an funktionalen Anforderungen erfüllt. (3) Ein Basisdienst ist ein Dienst, der eine gemeinsame, übergreifende Grundlage für andere, darauf aufbauende Dienste bildet. Der Basisdienst ist keiner einzelnen fachlichen Aufgabe direkt zugeordnet. Beispiele sind Suchdienste, Authentifizierungsdienste und Bezahldienste. (4) Ein Online-Dienst bietet eine über das Internet erreichbare webbrowser-basierte Schnittstelle für Nutzer:innen an, damit diese eine Verwaltungsleistung (Antrag o. ä.) in Anspruch nehmen können. (5) Ein Fachverfahren ist eine IT-Unterstützung für die Sachbearbeitung, um Dienstleistungen der Verwaltung zu erbringen. (6) Ein Register ist eine IT-Unterstützung für die Ablage von strukturierten Informationen. Fachverfahren können Informationen in Registern lesen und verändern. Register sind entweder Teil eines Fachverfahrens oder werden als eigenständige IT-Lösungen betrieben. (7) Eine Schnittstelle ist ein Teil eines Systems (Basisdienst, Online-Dienst, Fachverfahren), welche der Kommunikation dient. Eine Schnittstelle wird durch eine Menge von Regeln beschrieben, der Schnittstellenbeschreibung. Neben der Beschreibung, welche Funktionen vorhanden sind und wie sie benutzt werden, gehört zu der Schnittstellenbeschreibung auch ein sogenannter Kontrakt, der die Semantik der einzelnen Funktionen beschreibt. 3. Aufgaben (1) Das Architekturboard konzipiert und gestaltet die föderale IT-Architektur, um das digitale Angebot an Verwaltungsleistungen nutzerorientiert, sicher, effizient und möglichst automatisiert umsetzen zu können. Der Fokus der Aufgaben liegt auf der Gestaltung der föderalen IT-Architektur. IT- Architekturen des Bundes und der Länder gehören nicht zum Zuständigkeitsbereich des Architekturboards. (2) Das Architekturboard überprüft und bewertet alle Entscheidungsvorlagen als Vorbereitung vor AL- Runden, sofern ein Bezug zur föderalen IT-Architektur besteht. Das Architekturboard prüft die Einhaltung von Architekturprinzipien der IT-Architektur, die Einhaltung relevanter Qualitätskriterien wie z. B. den Servicestandard für die OZG-Umsetzung sowie die Qualität der Dokumentation. Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument.  Bearbeiter  [Datum]               S. 2 von 5

(3) Das Architekturboard initiiert „Architekturvorhaben“, um Empfehlungen (beispielsweise Architekturskizzen) zu Architekturfragestellungen von höchster Priorität zu erarbeiten (siehe §4). (4) Das Architekturboard entwickelt die föderale IT-Architektur kontinuierlich weiter und veröffentlicht in regelmäßigen Abständen die Dokumentation der föderalen IT-Architektur. Die Dokumentation umfasst u. a. Zielbilder, Architekturprinzipien, Bebauungspläne (IST und SOLL), Beschreibungen bestehender und geplanter Basisdienste, Schnittstellenübersichten, Standards sowie Stellungnahmen zu Architekturvorschlägen von externen Akteuren. (5) Das Architekturboard unterrichtet den IT-Planungsrat jährlich über den aktuellen Status der föderalen IT-Architektur und gibt einen Ausblick hinsichtlich deren Weiterentwicklung. (6) Das       Architekturboard       legt    Prozesse    und        Verantwortlichkeiten des   föderalen Architekturmanagements fest. (7) Das Architekturboard ist bei laufenden und neu zu initiierenden Projekten zu beteiligen, sofern die föderale IT-Architektur betroffen ist. Das Architekturboard legt Vorgaben für Projekte hinsichtlich der Dokumentation der IT-Architektur sowie Zeitpunkte („Quality-Gate“) für die Einbindung des Architekturboards fest. Das Architekturboard formuliert Empfehlungen an die AL-Runde bzgl. Durchführung und Weiterführung von Projekten. (8) Das föderale Architekturboard berichtet an die AL-Runde. 4. Mitglieder (1) Den Vorsitz des Architekturboards übernehmen die FITKO und das BMI (letzteres zunächst bis Ende 2022). (2) Dem föderalen Architekturboard gehören als Mitglieder an: 1. Vertreter:innen der FITKO 2. Vertreter:innen des BMI (Bund) 3. Vertreter:innen der Länder. Das Board muss nicht mit Vertreter:innen aller Länder besetzt sein. 4. ein/e Vertreter:in und Stellvertreter:in des kommunalen Bereichs, die von den kommunalen Spitzenverbänden auf Bundesebene benannt werden. (3) Die AL-Runde legt die Länder fest, die die Länderinteressen im Architekturboard vertreten sollen. (4) Die Besetzung des Architekturboards soll mit Spezialist:innen, idealerweise aus den Bereichen IT- Architekturmanagement, Anforderungsmanagement, IT-Betrieb, erfolgen. (5) Das Architekturboard kann bei Bedarf weitere Expert:innen aus der Verwaltung, bundes- und landeseigenen IT-Dienstleistern, Wirtschaft und Zivilgesellschaft themen- bzw. projektbezogen beratend hinzuziehen. Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument.  Bearbeiter  [Datum]              S. 3 von 5

5. Architekturvorhaben (1) Das Architekturboard errichtet „Architekturvorhaben“, in denen es selbst Themen inhaltlich erarbeitet. Architekturvorhaben werden von einem Team in einem definierten Zeitraum zur Entscheidungsreife gebracht. (2) Das Team eines „Architekturvorhaben“ setzt sich aus Expert:innen aus Verwaltung und Wirtschaft zusammen. 6. Beteiligung an Projekten Das Architekturboard ist bei neu zu initiierenden und laufenden Projekten mit länderübergreifender Relevanz für die Gestaltung der föderalen IT-Architektur zu beteiligen. Das Architekturboard verantwortet das Monitoring der Projektarchitekturen. Folgende Beteiligungsmöglichkeiten in den Projekten sind möglich (beispielhaft): a. Teilnahme an Lenkungsausschüssen b. Durchführung von Architekturreviews als Vorbereitung vor Lenkungsausschuss-Sitzungen und/oder AL-Runden und Erstellung von Stellungnahmen und Empfehlungen c. Mitwirkung und inhaltliche Begleitung der Gestaltung der IT-Architektur. 7. Entscheidungen (1) Die AL-Runde und der IT-Planungsrat dürfen ohne vorherige Einbindung des Architekturboards keine Entscheidungen mit Relevanz für die föderale IT-Architektur treffen. (2) Das Architekturboard kann Entscheidungen innerhalb der vom IT-Planungsrat / der Abteilungsleiterrunde beschlossenen Architekturrichtlinien treffen. Durch das Architekturboard zu treffende Entscheidungen umfassen u. a.: 1. Architekturmanagementprozesse, organisatorische Strukturen und Verantwortlichkeiten (§2 Abs. 6) 2. Festlegung von zu verwendenden Standards 3. Eingesetzte Architekturmethoden, Vorgehensmodelle, Checklisten und Vorlagen 4. Inhalte der Dokumentation der föderalen IT-Architektur (§ 2 Abs.4) 5. Priorisierung und Auswahl von „Architekturvorhaben“, die zu behandeln sind (§4 Abs. 1) 6. Beteiligung an Projekten entsprechend §5 7. Teamzusammenstellung für die Erarbeitung von „Architekturvorhaben“ (§ 4 Abs. 2) 8. Vetorecht zu Beginn und bei der Weiterführung von Projekten, wenn die vorgelegte Architekturdokumentation bei Quality-Gates Mindestanforderungen nicht erfüllt. Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument.  Bearbeiter  [Datum]            S. 4 von 5

8. Sitzungstermine Das Architekturboard tagt alle 8 Wochen sowie bei Bedarf. Zwischen den Sitzungen wird die Arbeit des Architekturboards an den Architekturvorhaben fortgesetzt, siehe §4. 9. Sitzungsvorbereitung, Durchführung und Nachbereitung (1) Mitglieder der AL-Runde können bei den Vorsitzenden des Architekturboards Themen zur melden. (2) Für eingereichte Dokumente (z. B. Themenvorschläge und Architekturkonzepte) werden Dokumentationsvorlagen und Checklisten des föderalen Architekturboards verwendet. (3) Die Leitung der Sitzung obliegt dem Vorsitz. (4) Der Vorsitz erstellt ein Protokoll der im Architekturboard getroffenen Entscheidungen. (5) Der Vorsitz versendet Entscheidungsvorlagen an die AL-Runde. Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument.  Bearbeiter  [Datum]         S. 5 von 5