7-al-runde_22062021_gesamtdatei_gepruft
Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „Protokolle der AL-Runde des IT-Planungsrates aus 2021“
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=J00 —als' Ö nu il Verteiler: Vertreterinnen und Vertreter von Bund und Ländern in der Runde der Abteilungsleiter des IT- Planungsrates Vertreterinnen und Vertreter der Aktenzeichen: xxx kommunalen Spitzenverbände Frankfurt am Main, 25. Mai 2021 Umsetzung des Online-Zugangsgesetzes (OZG) - Überlegungen für eine alternative Umsetzungsstrategie Oberstes Ziel im Bereich der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung ist die Umsetzung des Online-Zugangsgesetzes (OZG). Die durch das OZG festgesetzte Frist ist bald erreicht. Die gesteckten Ziele werden mit der aktuellen Umsetzungsstrategie nicht erreicht werden können. Dieses Papier ist ein Denkanstoß für eine Anpassung der bestehenden Umsetzungsstrategie. Es dient als erster Impuls für eine Diskussion und ist nicht als konzeptionelle Grundlage zu verstehen. Die nachstehend beschriebene Perspektive bezieht sich auf Typ 2/3-Leistungen - also Leistungen, die aufgrund bundesgesetzlicher Vorgaben von Ländern und Kommunen vollzogen werden. Die nachstehende dargestellte Perspektive stellt die grundsätzliche Strategie „EfA-Dienste” nicht in Frage. Durch diese geänderte Perspektive können sich jedoch neue - bisher nicht genutzte - Möglichkeiten ergeben. Die bisherige Umsetzung der „EfA-Strategie" könnte derart angepasst werden, dass eine fristgerechte Umsetzung des OZG noch möglich ist. Das EfA-Prinzip wird seitens des Programmmanagements OZG wie folgt definiert: Land 1 digitalisiert einen Online-Lösung wird zentral Land 2 schließt sich an Online- Land1 und Land 2 entwickeln Antrag mit Landes-IT- vom Landes-IT-Dienstleister Lösung für Antrag an und kann “Önline-Lösung gemeinsam Dienstleister aus Land 1 betrieben Online-Lösung mit eigenem weiter in einem einheitlichen Design Landes-Logo nutzen Insbesondere zu Schritt 3 gibt es zahlreiche Diskussionspunkte. Unter anderem werden Themen wie dauerhafte Finanzierung, Pflege der EfA-Dienste und rechtliche Aspekte intensiv diskutiert. Einige dieser Diskussionspunkte könnten entfallen, wenn man den Blickwinkel auf EfA- Dienste verändert/ erweitert. Und zwar entlang der Fragestellungen: Was genau wird bei einem EfA-Dienst nachgenutzt? Und von wem? Bislang wurde aus einer reinen Verwaltungssicht heraus argumentiert, dass ein Land einen EfA-Dienst entwickelt und andere Länder diesen dann nachnutzen können. - Bearbeiter - [Datum] S.1 von 6
Allerdings stellt sich die Frage, wem der Dienst tatsächlich zur Verfügung gestellt wird. Anderen Ländern? Kommunen? Die Antwort lautet: Weder noch! Folgende Abbildung visualisiert diese Sichtweise: Fachverfahren NRW Fachverfahren Hessen Daten Laptop Anwender EfA-Dienst Antragsdaten- Fachverfahren Berlin Bayern übermittlung Hamburg Fachverfahren Flensburg Fachverfahren Rosenheim Ein Anwender aus Berlin ruft auf seinem Laptop die Seite eines EfA-Dienstes auf, der von Bayern zur Verfügung gestellt wird. Der Anwender hat keine Kenntnis davon, wer den EfA- Dienst zur Verfügung stellt – und muss es auch nicht. Er gibt die erforderlichen (Antrags)Daten in einer Maske mittels seines Laptops ein. Der EfA-Dienst übermittelt diese Daten an eine Antragsdatenübermittlungsinfrastruktur, die die entsprechend zuständige Behörde „kennt“, und liefert die Antragsdaten in einem gewünschten Format an ein bestimmtes Fachverfahren der zuständigen Behörde. Fast gleichzeitig nutzen eine Bürgerin aus Hannover, ein Unternehmer aus Stuttgart und eine Mitarbeiterin eines Großkonzerns in Brandenburg den gleichen Dienst, um entsprechende Antragsverfahren zu starten. Alle Nutzer nutzen die Webseite des EfA-Dienstes aus Bayern. Sie greifen direkt darauf zu. Sie haben die Webseite über eine Suche über Google, über den Portalverbund und ein Verwaltungsportal gefunden. Alle versenden ihre Antragsdaten auf dem genannten Weg. Eine Nachnutzung des Dienstes findet durch eine andere Verwaltung nicht statt. Das trifft auch für die empfangenden Behörden zu: Auch sie nutzen den EfA-Dienst nicht nach, sondern sie erhalten Informationen zu einem konkreten Antragsverfahren. Aus Sicht der zuständigen Behörde ist es zunächst unerheblich, wie die Antragsdaten zu ihr gelangen. Ob per Papier, per Fax, oder per Post – Bearbeiter [Datum] S. 2 von 6
der elektronische Eingangskanal, wie oben skizziert, ist eben auch genau das: ein weiterer Eingangskanal. Ein EfA-Dienst wird Bürgern und Bürgerinnen sowie der Wirtschaft zur Verfügung gestellt. Die Verwaltung nutzt keinen Antragsdienst. Dieser wird nur von Antragstellern genutzt, Antragsdaten stellt allein der Antragsteller zur Verfügung, nicht jedoch die Verwaltung. Die Nutzung sollte nicht mit der Bereitstellung eines Angebotes verwechselt werden. Natürlich fungiert die Verwaltung als Anbieter eines Online-Dienstes. Sie bietet damit Bürgerinnen und Bürgern sowie der Wirtschaft eine weitere Möglichkeit, Anträge an die Verwaltung zu stellen. Bei EfA-Diensten handelt es sich um eine Kommunikation zwischen Bürger/ Wirtschaft und Verwaltung. Es handelt sich nicht um eine verwaltungsinterne Kommunikation. Geht man also davon aus, dass keine Nachnutzung im bislang diskutierten Kontext stattfindet, ergeben sich folgende Schlussfolgerungen: - Das Problem der Nachnutzung im Kontext des Konjunkturpaketes ist gelöst, weil Bürger:innen und die Wirtschaft Antragsdienste nutzen, jedoch nicht die Verwaltung selbst - Das Problem der entstehenden Kosten durch Nachnutzung ist gelöst – wenn eine Nachnutzung nicht stattfindet, sind auch keine Nachnutzungskosten zu veranschlagen - Das Problem der Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen ist gelöst, da es in der Regel keine günstigere Möglichkeit gibt, einen einzelnen EfA-Dienst anstatt viele verschiedene Dienste zu betreiben - Rechtliche Vorgaben (Auftragsdatenvereinbarung, Nutzungsrechte, Datenschutz, IT- Sicherheit) können einmal und von zentraler Stelle gelöst werden, da alle EfA-Dienste dem Grunde nach den gleichen Voraussetzungen unterliegen. Damit sind einige zentrale Probleme und Fragestellungen gelöst. Für eine erfolgreiche Umsetzung des OZG bedarf es darüber hinaus weiterer Maßnahmen. Aufbauend auf den o.a. Überlegungen ist es wichtig, die vorhandene Komplexität der OZG- Umsetzung zu reduzieren. Dafür sind bestimmte (strategische) Rahmenbedingungen festzulegen und konsequent umzusetzen bzw. einzuhalten. Zu diesen Rahmenbedingungen gehören u.a.: o Konzentration auf das Wesentliche Z.B. können Layout-Diskussionen auch noch in 2023 diskutiert werden o Architektur der Antragsdatenübermittlungsinfrastruktur für die Kommunikation zwischen Bürger/ Wirtschaft und Verwaltung festlegen Die Festlegung auf eine Infrastruktur ist essentiell für den Projekterfolg o Digital First! Eine Diskussion oder Vergleiche mit Papierdokumenten sollte nicht erfolgen o Festlegung der Aufgaben der föderalen Ebenen und konsequente Verfolgung des jeweiligen Aufgabenportfolios auf (projekt)strategischer Ebene Zur Reduzierung der Komplexität ist eine Aufgabenklärung ein wichtiger Schritt. Ein genauer Aufgabenzuschnitt für die föderalen Ebenen bringt Klarheit und definiert eindeutige Schnittstellen zwischen den föderalen Ebenen. Diese können aktiv und zielgerichtet gesteuert Bearbeiter [Datum] S. 3 von 6
werden im Sinne eines föderalen Gesamterfolges der OZG-Umsetzung. So kann sich z.B. eine Kommune sicher sein, dass sie sich nicht um einen EfA-Dienst kümmern muss. Sie kann sich darauf verlassen, dass ein solcher Dienst zur Verfügung stehen wird. Die Kommune kann sich auf andere Aufgaben konzentrieren und damit ihren Anteil an der OZG- Umsetzung beitragen. Ein Aufgabenzuschnitt für die einzelnen föderalen Ebenen und den IT-Planungsrat könnte wie folgt gestaltet werden (mit der Annahme, dass Kommunen eine eigene föderale Ebene darstellen): - Bund o Zentrale Beauftragung, wenn Länder nicht genügend Kapazitäten haben für eine fristgerechte Umsetzung eines EfA-Dienstes o Zentrale Bereitstellung von Ressourcen (z.B. Berater, finanz. Mittel) o Zentrale Klärung juristischer und datenschutzrechtlicher Themen o Programmsteuerung - Länder o Umsetzung Themenfeldarbeit o Aufbau EfA-Dienste o Anschluss EfA-Dienste an Antragsdatenübermittlungsinfrastruktur o Unterstützung der Kommunen bei der Anbindung kommunaler Fachverfahren an Antragsdatenübermittlungsinfrastruktur - Kommunen/ KSpV o Anbindung der Fachverfahren an Antragsdatenübermittlungsinfrastruktur (Schnittstellenanbindung Hin- und Rückweg) Z.B. gemeinschaftliches Verhandeln mit Herstellern von Fachverfahren zur Anpassung/ zum Anschluss der Verfahren an die Antragsdatenübermittlungsinfrastruktur o Konsequente Nutzung bestehender Standards und Basiskomponenten o Aufgabenkritik und Prozessoptimierung - FITKO/ IT-Planungsrat o Aufbau der Antragsdatenübermittlungsinfrastruktur (Hin- und Rückkanal) o Aufbau einer zentralen Entwicklerplattform o Definition der benötigten IT-Architektur o Aufbau Portfoliomanagement o Entwicklung/ Bereitstellung benötigter Interoperabilitätsstandards o Vorgaben von Mindeststandards und Qualitätskriterien für Antragsdienste Bearbeiter [Datum] S. 4 von 6
Die Frage der Finanzierung der OZG-Umsetzung wird von den angestellten Überlegungen nicht tangiert. Zumindest für die Zeit bis 31.12.2022 steht einer zentralen Finanzierung über Mittel aus dem Konjunkturpaket des Bundes nichts entgegen. Im Rahmen der aktuellen Umsetzungsvorhaben ist allerdings die Frage der Finanzierung der EfA-Dienste über das Jahr 2022 hinaus aufgeworfen worden. Hierzu konnte bislang noch keine abschließende Meinungsbildung oder gar Entscheidung erfolgen. Konzepte wie der FIT-Store machen zwar Vorgaben für eine Finanzierung. Jedoch bedeuten entsprechende Konzepte einen hohen Verwaltungsaufwand. Geht man zudem davon aus, dass eine Nachnutzung nicht stattfindet, finden entsprechende Konzepte ohnehin keine Anwendung. Die Frage ist, ob sich als Folge der o.a. Überlegungen neue Finanzierungsmöglichkeiten für EfA-Dienste ab 01.01.2023 ergeben. Möglicherweise kämen folgende Optionen in Betracht: - Die Länder finanzieren die in ihrem Themenfeld zu errichtenden EfA-Dienste selbst. Im Gegenzug profitieren sie von den durch andere Länder erstellten EfA-Dienste. In einer Gesamtschau ergeben sich akzeptable Durchschnittskosten. Eingewendet werden kann, dass die Themenfelder nicht vergleichbar geschnitten sind, so dass einige Länder wesentlich mehr EfA-Dienste entwickeln als andere. Es würde möglicherweise keine gerechte Verteilung stattfinden. - Da es sich (auch perspektivisch) um föderale Dienste handelt, die allen Bürgern und der Wirtschaft zentral zur Verfügung gestellt werden, käme auch eine zentrale Finanzierung durch den IT-Planungsrat in Betracht. Denkbar wäre, wie in den vergangenen Jahren bereits andiskutiert, ein dauerhaft zur Verfügung stehendes Digitalisierungsbudget. Es könnte jährlich zusammen mit dem Wirtschaftsplan des IT- Planungsrates geplant und verabschiedet werden. - Eine dritte Möglichkeit könnte sein, dass die Finanzierung zentral über alle Bundesressorts erfolgt. Hintergrund: EfA-Dienste kommen für Typ 2/3-Leistungen in Betracht. Es geht um fachliche Daten, die auf gesetzlichen Vorschriften der Fachressorts beruhen. Insofern würde es sich um eine „verursachergerechte“ Finanzierung handeln. Weitere Finanzierungsmodelle sind denkbar. Aus den zuvor genannten Überlegungen kann sich nicht nur die Umsetzung des OZG beschleunigen. Sie eröffnen zudem strategische Perspektiven für die zukünftige Verwaltungsdigitalisierung ab 2023, wenn EfA-Dienste als gemeinsame föderale Dienste betrachtet werden: - Perspektivisch könnten EfA-Dienste insgesamt auf einer föderalen Cloud- Infrastruktur bereitgestellt werden o Dadurch wären agile Weiterentwicklungen ermöglicht o Entwicklerplattform kann integriert werden o Einbindung privater Dienstleister/ Start Ups wäre möglich, und damit auch neue Geschäftsmodelle o Zentrales Kosten- und Betreibermodell wäre möglich Bearbeiter [Datum] S. 5 von 6
o Trägt den aktuellen Überlegungen zu Plattform- und Cloudlösungen Rechnung - Organisatorische Strukturen können schlank gehalten werden, um EfA-Dienste insgesamt zu managen: o Über ein zentrales Management könnte die Pflege und Weiterentwicklung auch über 2022 hinaus sichergestellt werden. o Es könnte eine klare Unterscheidung zwischen fachlicher und technischer Administration und Verantwortung vorgenommen werden. o Das föd. IT-Architekturmanagement gibt techn. Rahmenbedingungen vor. EfA-Dienste als gemeinsame föderale Dienste zu verstehen bedingt auch eine intensivere und veränderte Form der Zusammenarbeit auf föderaler Ebene. Im Zuge der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung ein unabdingbares Erfordernis und insofern ein positiver „Nebeneffekt“ dieser Betrachtungsweise. Dieses Papier führt den EfA-Gedanken zurück zu seinen Ursprüngen. Grundsätzlich besteht kein konzeptionelles Problem. Problembehaftet ist die Umsetzung des EfA-Prinzips. Neben dessen konsequenter Umsetzung sollten alternative Umsetzungsvarianten in Einzelfällen zugelassen werden. Das gemeinsame Interesse ist die Erreichung der durch das OZG definierten Ziele! Dazu wird wesentlich mehr Geschwindigkeit in der Umsetzung benötigt. Durch die beschriebene Vorgehensweise kann die benötigte Geschwindigkeit noch erreicht werden. Dazu gehört unbedingt ein noch engeres Miteinander der föderalen Ebenen. Mit Beibehaltung der aktuellen Vorgehensweise wird die Erreichung der definierten Ziele nicht möglich sein. Bearbeiter [Datum] S. 6 von 6
=J00 Ö nu HA Fragen zur OZG Umsetzung - Antworten aus Bremen Sehr geehrte Damen und Herren, im Auftrag von ch innen, wie gestern in der AL-Runde verabredet, die Antworten Bremens zum Fragenkatalog OZG-Umsetzung weiter. 460 der insgesamt 575 OZG-Leistungen liegen in der Verantwortung der Länder und ihrer Kommunen. Wie stellt sich in Bremen der aktuelle Umsetzungstand dar? OZG-Leistungen werden im Rahmen der Themenfeldfederführung Familie & Kind sowie in Mitwirkung beim Themenfeld Unternehmensführung & -entwicklung durch Bremen entwickelt. Die FHB wird im Rah- men der Verantwortung für das Themenfeld Familie & Kind alle dort verorteten OZG-Leistungen als EfA- Dienste umsetzen. Einzelne OZG-Leistungen, wie z.B. die Namensbestimmung der Eltern im Zuge der Geburt oder der Unterhaltsvorschuss, sind hier bereits für Bremer Bürger:innen online gegangen und werden nun im Rahmen der Konjunkturmittel zu Einer-für-Alle-Diensten weiterentwickelt. Andere Um- setzungsprojekte, wie z.B. Ehe in Kooperation mit Hessen, stehen kurz vor dem ersten Go-Live. Weitere EfA-Lösungen, wie die Entschädigung nach 8 56 Infektionsschutzgesetz und der Onlinedienst Reiserückkehrer, sind produktiv. Im Test befindet sich BaföG digital (Einsatz im August), Wohngeld und die Ehevoranmeldung. In Vorbereitung befindet sich der Einsatz der EfA-Lösungen Lieferantencockpit, Sondernutzung Straße und Führerscheinangelegenheiten. In Planung sind die Baugenehmigung, Bega- sungsanzeige, Arbeitgeberpflichten, Marktverwaltung, Digitale Geburtsanzeige, Röntgen, Erlaubnis Kin- dertageseinrichtung/ - pflege und Geokartenbestellung. In vielen weiteren EfA-Projekten, z.B. Sozialplattform, sind die bremischen Ressorts durch die OZG Koordinator:in- nen und/oder Fachexpert:innen beteiligt und bringen ihre Expertise ein. Sofern weitere fertige EfA-Lösungen aus den Themenfeldern folgen, wird der Einsatz entsprechend der bremischen OZG-Umsetzungsstrategie geplant und umgesetzt. Wie arbeiten Sie mit anderen Bundesländern zusammen? Die FHB kooperiert im Rahmen der Umsetzungsallianzen mit allen Themenfeldern sowie im Rahmen des Koope- rationsverbunds der Dataport-Trägerländer. Ziel ist es, auch solche Dienste nachzunutzen, die ursprünglich nicht als EfA-Dienst entwickelt wurden. Im Rahmen der Themenfeldfederführung besteht eine stabile Zusammenarbeit mit den Ländern NRW, Hamburg und Hessen. Die anderen Bundesländer werden regelmäßig eingeladen, sich an den Umsetzungsprojekten zu beteiligen. Welche Unterstützungsmaßnahmen wünschen Sie sich vom Bund bzw. vom IT-Planungsrat und von der FITKO? Fragen zur OZG Umsetzung - Antworten aus Bremen : 24.06.2021 S.1von2
—o fl Vor dem Hintergrund, dass die Konjunkturmittel nur zeitlich begrenzt zur Verfügung stehen, sind schnelle Ent- scheidungen und schlanke Prozesse wichtig. Eine erfolgreiche Umsetzung setzt den konsequente Blick darauf ebenso voraus wie ein ergebnisorientiertes Management des Gesamtprozesses. Insbesondere hinsichtlich sich evtl. ergebender Hindernisse rechtlicher Natur in Fachgesetzen, die der Digitalisierung entgegenstehen, ist ein zielorientiertes und zügiges Gesetzgebungs- oder Gesetzänderungsverfahren unabdingbar. Wie schätzen Sie den (Fort-)Bildungsbedarf im Zuge der OZG-Um setzung für ihre Verwaltungen ein? Der Informationsbedarf zum OZG in allen Ressorts und Verwaltungsbereichen ist hoch. Er bezieht sich darüber hinaus auch auf Fortbildungen zum Prozessverständnis und -optimierung. Für Verantwortliche insbesondere in den Fachressorts fehlt ein entsprechendes Fortbildungsangebot. Das Einer-für-Alle-Prinzip sorgt in der mittelständischen IT-Wirtschaft zunehmend für Kritik. Branchen- verbände werfen der Politik eine Missachtung des Vergaberechts vor. Halten Sie diese Vorwürfe für ge- rechtfertigt oder sind Sie der Meinung, es bedürfe zunächst einer einheitlichen IT-Infrastruktur um die OZG-Umsetzung bewältigen zu können? Das EfA-Prinzip ist grundsätzlich der richtige Weg, auch wenn noch nicht alle Fragen abschließend geklärt sind. Dazu zählen auch natürlich auch Fragen des Vergaberechts, hier insbesondere der Einbeziehung von überregiona- len IT-Kooperationen (z.B. govdigital). Allerdings muss das Hauptaugenmerk aller Umsetzungsstrategien zukünftig gerade auch im Bereich der (nach)nutzenden Kommunen auf eine Modularisierung und Standardisierung der Inf- rastrukturen gelegt werden, um Konnektivität über gebietskörperschaftliche Grenzen hinweg zu gewährleisten. Hohe Aufwände für Fachverfahrensintegrationen sind zu reduzieren, damit Effizienzgewinne durch Digitalisierung auch tatsächlich erreicht werden können. Die Freie Hansestadt Bremen verfolgt in den von ihr verantworteten Projekten konsequent eine Strategie der Standardisierung von Schnittstellen mit XÖV-Standards. Diese Standardi- sierung ermöglicht einen „fairen“ Wettbewerb am Markt. Mit freundlichen Grüßen Im Auftrag Fragen zur OZG Umsetzung - Antworten aus Bremen - Bearbeiter - 24.06.2021 S.2von2
Presse-Fragen zur OZG-Umsetzung in Bayern Sehr geehrte Damen und Herren, wie in der AL-Runde besprochen die Antworten BYs auf die Umsetzungsfragen z.w.V.: 460 der insgesamt 575 OZG-Leistungen liegen in der Verantwortung der Länder und ihrer Kommunen. Wie stellt sich in Bayern der aktuelle Umsetzungstand dar? Antwort: in Bayern wurden insgesamt 305 OZG-Leistungen mit Digitalisierungspoten- tial klassifiziert, deren Umsetzung in die (Mit-)Verantwortung des Freistaats Bayern o- der seiner Kommunen fallen. Von diesen OZG-Leistungen sind über 40% bereits um- gesetzt und damit verfügbar, darunter alle 55 sogenannten „TOP-Leistungen“, deren Umsetzung bereits für Ende 2020 beschlossen und erreicht wurde. Derzeit wird der flächendeckende Rollout dieser TOP-Leistungen vorangebracht, um diese bis Ende 2021 in ganz Bayern nutzbar zu machen. Weitere knapp 30% der OZG-Leistungen be- finden sich derzeit bereits in Umsetzung; bei den restlichen knapp 30% sind Umset- zungsprojekte in Vorbereitung oder die Übernahme von EfA-Leistungen angedacht. Wie binden Sie die Kommunen des Landes in die Umsetzung ein, und wie arbeiten Sie mit anderen Bundesländern zusammen? Antwort: Eine der tragenden Säulen der Digitalisierungsstrategie des Freistaats ist der E-Government-Pakt, mit dem Land und Kommunen gemeinsam den digitalen Verwal- tungskreislauf schließen. Dies wird konkret umgesetzt durch eine enge Zusammenar- beit mit den kommunalen Spitzenverbänden bei der Gestaltung der rechtlichen und organisatorischen Rahmenbedingungen von eGovernment sowie die kostenfreie Be- reitstellung des BayernPortals und wichtiger Basisdienste (für Authentifizierung, sichere Kommunikation und ePayment) durch den Freistaat für die Kommunen. Die sehr gute Zusammenarbeit mit anderen Bundesländern ist geprägt von einem in- tensiven direkten Austausch (zum Beispiel zum Thema Nachnutzung in EfA-Projekten) sowie der gemeinsamen Behandlung allgemeiner Fragestellungen in den zuständigen Gremien des IT-Planungsrats und im Zuge des Digitalisierungsprogramms. Ferner setzt Bayern federführend mehrere bundesweit bedeutsame Infrastrukturprojekte um, wie zum Beispiel das am 01.06.2021 vorgestellte ELSTER-Unternehmerkonto. Welche Unterstützungsmaßnahmen wünschen Sie sich vom Bund bzw. vom IT-Planungs- rat und von der FITKO? Antwort: Im IT-Planungsrat als strategischem Entscheidungsgremium, in dem die CIOs von Bund und Ländern vertreten sind, werden wichtige Entscheidungen gemeinsam Presse-Fragen zur OZG-Umsetzung in Bayern Bearbeiter 29.06.2021 S. 1 von 3