-13 -

227 Auftragnehmers entstehen könnte, der dann gegebenenfalls sogar über 20 % des

228  Auftragsvolumens liegt.

229

230

231
232
233

234
235
236
237
238

239
240
241
242

243

244
245
246
247

248
249
250

-14 -

E. Empfehlungen

l. Vergabeverfahren

Durch die Beauftragung und Abrechnung von Reise- bzw. Fahrtkosten ohne Grund-
lage im Rahmenvertrag wurde mehrfach gegen vergaberechtliche Vorschriften ver-

stoßen.

Um dies künftig zu vermeiden, wird empfohlen, vor Beauftragung und Bescheinigung
der sachlichen Richtigkeit der Rechnungen die Übereinstimmung der einzelnen Leis-
tungspositionen mit den zu Grunde liegenden Rahmenverträgen sicherzustellen. Ei-
ne angemessene (Stichproben-)Kontrolle im Rahmen der gestuften Verantwortlich-
keit innerhalb des Referates kann hierzu beitragen.

Da nicht ausgeschlossen werden kann, dass in weiteren Beauftragungen Positionen
abgerechnet wurden, die keine Grundlage im Rahmenvertrag besitzen, wird darüber
hinaus empfohlen, im Fachreferat weitere Fälle in der Vergangenheit zu überprüfen.
Auch hier wird eine Information an die Innenrevision angeregt.

ll. Personelle Maßnahmen

Soweit N hat, den überzahlten Betrag vom

Auftragnehmer durch ein Schreiben unter seinem eigenen Namen und seiner Privat-
anschrift per Verrechnungsscheck zurück zu erbitten, entspricht dies nicht den an-
zuwendenden Regelungen.

Neben einer ausdrücklichen Belehrung über die einzuhaltenden Vorschriften, sollte
auch das zuständige Personalreferat eingeschaltet werden, um die Vorkommnisse in
der dort geführten Personalakte aufnehmen zu können.

251

253
254
255

257

258
259
260
a
261
262
263
264

266
267
268

270

271
272

273
274
275

-15 -

Soweit von zwei Beamten des Referates ZT 3 Leistungen beauftragt wurden, die
keinerlei Grundlage in den Rahmenverträgen haben, wurden die Mitarbeiter zwar
durch ZT 3 bereits belehrt, dennoch sollte auch hier eine Beteiligung des zuständi-
gen Personalreferates erfolgen, um diese nicht unerheblichen Verstöße in die Perso-
nalakte aufnehmen zu können. Dies sollte auch deswegen erfolgen, da zurzeit nicht
geklärt ist, in wie vielen Fällen und mit welchen Summen weitere Beauftragungen

unter Verstoß gegen vergaberechtliche Vorschriften erfolgt sind.

Entsprechend der Richtlinie zur Korruptionsprävention in der Bundestagsverwaltung
und in der Funktion als Ansprechpartner für Korruptionsvorsorge empfiehlt die Innen-
revision darüber hinaus, eine Personalrotation der beiden betroffenen Beamten
ernsthaft zu prüfen. Durch die festgestellten Verstöße gegen vergaberechtliche Vor-
schriften und die häufigen Außenkontakte mit Kontroll- und Aufsichtstätigkeiten lie-
gen im Sinne der Richtlinie tatsächliche Anhaltspunkte vor, die eine besondere Kor-
ruptionsgefährdung dieser Arbeitsplätze nahe legen.

Il. Wirtschaftlichkeit

Bei der Prüfung der Rahmenverträge wurde unter anderem festgestellt, dass zum
Teil erhebliche Anteile des Gesamtauftragvolumens auf die Vergütung für An- und
Abfahrtszeiten entfallen. Statt Pauschalen kann nach dem Rahmenvertrag der Zeit-
aufwand für alle An- und Abreisen der Monteure mit dem für Arbeitsleistungen ver-
einbarten Stundensatz in voller Höhe in Rechnung gestellt werden.

Bei anderen Rahmenverträgen des Referates ZT 3 wurden hingegen sogenannte

Pauschalen zur Abgeltung des Aufwandes für An- und Abreise vereinbart.

Daher wird empfohlen, bei Abschluss von neuen Rahmenverträgen die Art und Wei-
se der Vergütung von An- und Abreisezeiten im Rahmen einer wirtschaftlichen Be-

trachtungsweise sorgfältig zu prüfen.

276
277
278

279
280
281
282

284

ie:

Bei Aufträgen mit Umsätzen von zum Teil über 10.000,00 € (netto) erscheint ein An-
teil von knapp 2.000,00 € allein für die bloße An- und Abreise kaum noch wirtschaft-

lich vertretbar.

Soweit diese Abrechnung nach Zeitaufwand laut Auskunft von ZT 2 im geprüften Fall
nicht zum tragen kam, beruht dies nicht auf einer wirksamen vertraglichen Abrede
zwischen Bundestag und Auftragnehmer, sondern ausschließlich auf dem Verhalten

der entsprechenden Firma.

Mit gestaffelten Pauschalregelungen — basierend auf den jeweiligen Entfernungen —

wäre hier voraussichtlich eine wirtschaftlichere Lösung möglich.

47 =

285 Berlin, den 8. April 2008

er DB

287° Prüfer und Leiter Innenrevision
288 RD Oliver Trampler

289

290

291

F. Anhang

Anhang Nr. 1

Anhang Nr. 2

-18 -

Vermerk ZT 2/4 -VOB Vergaben 14. Mai 2007

Vermerk ZT 3/1 vom 20. September 2007

Al ag € ‚1

ZT2/4 14. Mai 07
VOB Vergaben Tel.: 34577
Vermerk

Betr.: Ausschreibung eines Rahmenvertrages über materielle Siche-

rungsmaßnahmen an Wohnobjekten an Privathäusern von Bun-
destagsabgeordneten und Bürogebäuden des Deutschen Bundes-
tages

Bezug: 2 Einzelvorgänge ZT3/

1. Vorgang Sicherungsmaßnahmen eh (konkrete Sicherungs-

maßnahme)

Sicherungskonzeption BKA in Abstimmung mit Fra on 31. Mai / 21
Juni 2006

Einstung Geährcucctr TE

 

NIEREN en. \

Konzeption BKA;:

 

Schreiben ZR 3 (Bestätigung der konkr. Gefährdung) 06. Juli 2006

Auftrag Fa. Hengsberg 18. Juli 2006
Rahmenzeitvertragspartner gem. ZT-GM/T-40-01-002 vom 05. Juni 2002

Auftrag gem. Angebot der Fa. Hengsberg vom 23. Juni 2006 in Höhe von 34.639,04
€ brutto / 29.861,24 € netto

Eine Vielzahl von Positionen nicht im Rahmenzeitvertrag erkennbar (s. Anlage);
offensichtlich unabhängig vom Rahmenzeitvertrag beauftragt
Leistungspositionen im Wert von ca. 12.000 € nicht aus dem Rahmenvertrag
hätten nachbeaufragt werden müssen rt mu Och '

Weiterer Auftrag an Fa. Hengsberg am 21. Juli 2006

Angebot vom 17. Juli 2006

Wiederum div. Positionen nicht im RV enthalten (s. Anlage)
erneut Fährkosten abgerechnet, die auch in Anreisekostenpauschale enthalten sind

offensichtlich unabhängig vom Rahmenzeitvertrag beauftragt
Leistungspositionen im Wert von ca. 5.800 € nicht aus dem Rahmenvertrag;
hätten nachbeaufragt werden müssen

Insgesamt Nach-Beauftragung im Wert von 17.800,00 €

Kein Vergabeantrag

Verstoß gegen Beschaffungsanweisung (Vergabeausschuss-Beteiligung gem.
Kap. Ill Ziff. 6.2 erforderlich)

Vergabestelle nicht beteiligt

Haushaltsmittel?

Vergabeverfahren: Beschränkte Ausschreibung / Freihändige Vergabe (Geheimhal-
tung / Dringlichkeit)

Beschaffungsanweisung: 3 schriftliche Angebote auch bei freihändiger Vergabe!

Auftrag Fa. Chubb Nord-Alarm
Rahmenvertragspartner ZT 2-T3-50-05-002 vom 07. November 2005

Bestandteile:

Einbau  RIFETEIDETTRNNENNER in den privaten Wohnsitzen von
Bundestagsabgeordneten

Sicherheitsbaumaßnahmen

Instandhaltung

'
U)
'

07. Juni 2006: Anschreiben an Fa. Chubb („Sicherungsmaßnahmen Er
mit der Bitte um Erstellung Ange-

bot, Montagetermin 26. KW 2006 (ab 26. Juli).
12. Juni 2006: Angebot der Fa. Chubb

Div. Positionen nicht gem. Rahmenvertrag beauftragt:
>cs. 15.1 EEE
Pos; 1.17
>os.120:
Pos. 1.27 Nebenkosten für Anfahrt
m insgesamt ca. 2.000,00 € (von 9.116,12 € Gesamtvol|.)
hätten nachverhandelt bzw. nachbeauftragt werden müssen (bei 2.000 € Volumen
freihändig in eig. Referatszuständigkeit möglich)

Ei — TE
Fahrtkostenerstattung überhaupt nicht im RV vorgesehen! )

15. Juni 2006 Auftrag; 03. - 08. Juli 2006 Montage

Weiterer Auftrag Fa. Chubb Nord-Alarm >: Juli 2006) zwischen

Dt. Bundestag - ZT 3 - und Fa. Chubb in Höhe von € mtl. Gebühr

  
 
 

 

  

€, pro Jahr
auf 48 Monate gem. $ 3 VgV: =

kein Vergabevorgang erkennbar !!!

En

Weiterer Auftrag am 17. August 2006 an Fa. Chubb
Gem. Angebot vom 10. August 2006

Wiederum div. Pos. nicht aus Rahmenvertrag erkennbar
u. a. Pos. 1.8.1, Pos. 1.19, Pos. 1.27 (Nebenkosten für Fähre und Überfahrt 300,00

€), Pos. 1.28, 1.29

 

z— neun
z in _—

Wiederum Abrechnung Fahrtkostenerstattung (nicht mie 12

Weiterer Auftrag Fa. Chubb Nord Alarm Instandhaltungsvertrag für 2 Jahre
Wartung gem. Beiblatt II (Seite 11 des Vertrages)

Anreisekosten Fähre und Flugzeug vereinbart!

Auftragsvolumer fl <

Vergaberechtlich: Wartung / Instandhaltung der Anlagen ist Bestandteil des Rah-
menvertrages und ist mit € (Pos. 1.2.10) angeboten und bezuschlagt.
Es ist nicht erkennbar, warum eine Wartung/Instandhaltung mit Kosten in Höhe von

BE Pius: Fahrkosten -: pro Jahr beauftragt wird.

= Widerspruch zum Rahmenvertrag

SE

Lieferung und Einsetzung von BE \ <:o 461,05 €
Auftrag / Angebot wohl mündlich (Rechnung 16. August 2006)

Schriftl. Auftrag in der Akte vom 23.08.2006
ZT 3-interner Vergabevermerk vom 25.08.2006

Vier-Augen-Prinzip ??
Hinweis: Rahmenvertrag Fa. Hengsberg enthält grds. auch re

Tischlerei Hillig, RR

Rechnung vom 21.08.2006

Auftrag vom 30.08.2006 (wohl mündlich vorher beauftragt)
kein schriftliches Angebot in der Akte

Netto 993,59 €

ZT3-interner Vergabevermerk vom 29.08.2006

Begründung zur Freih. Vergabe nicht korrekt (Nr. 4 a ein bestimmter Unternehmer;
Freihändige Vergabe aber It. Beschaffungsanweisung in Ordnung)

Vier-Augen-Prinzip ??
Hinweis: Rahmenvertrag Fa. Hengsberg enthält grds. auch