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D. Ergebnisse

I. Allgemeines

Im Zusammenhang mit der laufenden Ausschreibung eines Rahmenvertrages für
Sicherungsbaumaßnahmen des Deutschen Bundestages sind durch die Vergabe-
stelle bei ZT 2 etliche Mängel bei Abrufen aus den zu Grunde liegenden Rahmenver-
trägen festgestellt worden (vgl. Anhang 1: Vermerk ZT 2/4 -VOB Vergaben vom
14. Mai 2007).

Insbesondere wurden in erheblichem Umfang Leistungen beauftragt, ohne dass hier-
für eine Grundlage im Rahmenvertrag bestanden hätte. Somit hat der zuständige
Mitarbeiter des Referats ZT 3 kostenwirksame Leistungen vergeben, die eigentlich

zahlreiche Nachverhandlungen bzw. Nachbeauftragungen vorausgesetzt hätten.

Die im Folgenden geprüften Sachverhalte waren bereits im o. g. Vermerk des Refe-
rats ZT 2 angesprochen worden. Nach Beteiligung des Referates ZR 2, um gegebe-
nenfalls Regressansprüche gegen die zuständigen Mitarbeiter zu prüfen, wurde auch

die Innenrevision eingeschaltet.

ll. Rechnungen der Firma Hengsberg

1. Rechnung 28. Juli 2006

Mit Auftrag vom 18. Juli 2006 wurden durch ZT 3 konkrete Sicherungsbaumaßnamen
für ein Objekt auf der Insc an die Firma Gebrüder M. Hengsberg GbR ver-
geben. Der Auftragnehmer berechnete dafür unter anderem Fährkosten in Höhe von
470,00 € (netto) (vgl. Rechnung Nr. 06.0110 vom 28. Juli 2006, Position 12).

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Bereits ZR 2 hat mit Schreiben vom 8. Oktober 2007 an ZT 3 festgestellt, dass diese
Position im Rahmenvertrag keine Grundlage findet. Dort ist eine Pauschale von
BERE € (netto) für An- und Abfahrt sowie Spesen vorgesehen, wenn der Auf-
tragswert unter € und die Entfernung des Firmensitzes zum Einbauort zwi-
schen km und km beträgt. Da der oben genannte Rechnungsbetrag jedoch
über € lag (34.601,83 €, brutto), durfte eine solche Pauschale hier nicht

berechnet werden.

Damit wurden bei der Beauftragung sowie der sachlichen und rechnerischen Richtig-

zeichnung wesentliche Vorgaben des Rahmenvertrages außer Acht gelassen.

2. Rechnung vom 20. September 2006

Auch bei dem Auftrag vom 21. Juli 2006 rechnete der Auftragnehmer für dasselbe
Objekt Fährkosten in Höhe von 470,00 € (netto) ab (vgl. Rechnung vom 20. Septem-
ber 2006, Nr. 06.0113, Position 10).

Für diese Rechnungsposition gab es — wie von ZR 2 ebenfalls mit Schreiben vom

8. Oktober 2007 an ZT 3 bereits festgestellt — im Rahmenvertrag keine Grundlage.

3. Rückforderungen

Diese beiden Rechnungspositionen (2 x 470,00 € netto) forderte der damals mit dem

Auftrag beschäftigte Ü :: Schreiven vom 13. su-

ni 2007 von der beauftragten Firma zurück.

Er verwendete dabei seine Privatanschrift im Briefkopf und bat um Rückerstattung
per Verrechnungsscheck.

Dieses Verhalten verstößt gegen die Pflicht des Beamten, die vom Dienstherren er-
lassenen Anordnungen auszuführen und dessen allgemeine Richtlinien zu befolgen
($ 55 Bundesbeamtengesetz — BBG). Eine solche allgemeine Richtlinie ist die Anla-

ge 6 (Schriftgutanweisung) zur Allgemeinen Dienstanweisung für die Verwaltung des

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Deutschen Bundestages (AD-BTV). Darin ist geregelt, welche Absenderangaben
Schreiben an Empfänger außerhalb der Verwaltung tragen müssen (8 7 und 9 der
Anlage 6 zur AD-BTV). Da es sich hierbei um ein Schreiben in rein dienstlichen An-
gelegenheiten handelte, ist die Verwendung der Privatanschrift und -adresse nicht

zulässig.

Mit der Bitte, den Ausgleich per Verrechnungsscheck vorzunehmen, und der Entge-
gennahme eines solchen Schecks durch den Sachbearbeiter bei ZT 3, wäre darüber
hinaus gegen Haushaltsrecht verstoßen worden, weil dies grundsätzlich nur beson-
deren für Zahlungen zuständigen Stellen (in der Regel Kassen- und Zahlstellen) vor-
behalten ist (Allgemeine Verwaltungsvorschrift zur Bundeshaushaltsordnung Nr. 5.2
zu & 70 BHO). Dass es zu dieser Pflichtverletzung nicht kam, beruht darauf, dass
sich die Firma gegen diese Art und Weise der Rückzahlung mit Schreiben vom
22.06.2007 wandte und den Betrag nur unter Vorbehalt zurück überwiesen hat.

Auf Nachfrage der Innenrevision teilte der betreffende Sachbearbeiter bei ZT 3 mit,
dass er die Privatanschrift angab, „um die Rückerstattung der Überzahlung ohne
großen dienstlichen Aufwand durchzuführen“. Dies kann nicht nachvollzogen wer-
den. Der Aufwand wäre bei Angabe der korrekten Absenderangaben, nämlich der
Behördenanschrift, gleich gewesen.

Soweit im Rahmen der Prüfung durch die Innenrevision von dem Mitarbeiter ange-
geben wurde, dass er um Zahlung per Verrechnungsscheck bat, weil er davon aus-
gegangen sei, dass dies „üblicherweise“ so geschehe, entbindet dies nicht von der
Pflicht zur Einhaltung der haushaltsrechtlichen Vorschriften.

Der Vorgang wurde den Vorgesetzten durch ein Schreiben der beauftragten Firma
auf die Rückzahlungsbitte des Be bekannt. Daraufhin wurde das Refe-
rat ZR 2 eingeschaltet. Eine förmliche Belehrung des Beamten über die pflichtgemä-
Re Verhaltensweise bei Rückerstattung erfolgte nach bisherigem Kenntnisstand we-

der im Fachreferat noch durch das zuständige Personalreferat.

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Il. Rechnungen der Firma Chubb

1. Rechnung vom 14. Juli 2006

Mit Rechnung vom 14. Juli 2006 stellte die Firma Chubb Nordalarm GmbH, unter
anderem pauschal Fahr- bzw. Reisekosten in Höhe von 300,00 € (netto) dem Auf-
traggeber ZT 3 in Rechnung (vgl. Position Nr. 1.27, Rechnung Nr. 31100921). Der
Auftrag belief sich insgesamt auf 11.000,00 € (netto) und hatte den Einbau von Bi

VAT in einem Objekt auf ER zum Gegenstand.

Im zu Grunde liegenden Rahmenvertrag war eine solche Pauschale nicht vorgese-
hen. Vielmehr enthielt dieser Vertrag feste Leistungspreise, unter anderem auch für
Arbeitsstunden inklusive An- und Abfahrt.

Da für eine Berechnung dieser Fahr- bzw. Reisekosten keine rahmenvertragliche
Grundlage existierte, wurde mit der Beauftragung und Abrechnung eines solchen

Postens gegen Vergaberecht verstoßen.

2. Rechnung vom 18. September 2006

Am 18. September 2006 wurden von der Firma Chubb abermals Leistungen für den

Einbau von BEER. am oben genannten Objekt in einer

Gesamthöhe von rund 10.000,00 € (netto) dem Bundestag in Rechnung gestellt (vgl.
Rechnung Nr. 31100976). Mit Position 1.27 kamen erneut 300,00 € (netto) als Reise-

bzw. Fahrtkosten in Ansatz.

Auch hier fehlte im Rahmenvertrag die entsprechende Grundlage, sodass abermals

ein Verstoß gegen vergaberechtliche Vorschriften vorlag.

Darüber hinaus wurde durch die Innenrevision zunächst festgestellt, dass in der

Rechnung insgesamt 170 Montagestunden abgerechnet, als sachlich und rechne-

risch richtig durch den en anerkannt und daraufhin

angeordnet wurden. Die Bautagesberichte vom 11., 12., 13. und 14. September 2006

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ergaben zusammen jedoch nur 154 Stunden. Somit fehlte in den Akten ein Nachweis
für 16 Stunden Er € (netto), insgesamt somit € (netto).

Auf Anfrage der Innenrevision vom 16. Oktober 2007 teilte der zuständige 0 ng
Be mit, dass der Stundennachweis mit 4 Stunden für 4 Monteure für den 15.
September 2006 fehle, der bei Rechnungsprüfung jedoch vorgelegen habe. Er könne

sich nicht erklären, warum dieser Nachweis nun nicht in den Akten vorhanden sei.

Nachdem die Innenrevision den Entwurf dieses Berichtes ZT 3 übersandt und darin
das Fehlen des Nachweises angemerkt hatte, wurde der Bautagesbericht vom
15. September 2006 im Abschlussgespräch am 13. März 2008 übergeben. Damit
konnte der laut Rahmenvertrag erforderliche Nachweis der zunächst nicht belegten
16 Arbeitsstunden nachträglich erbracht werden.

3. Wirtschaftlichkeit der An- und Abfahrtskosten

Sowohl bei den geprüften Vorgängen der Firma Hengsberg als auch der Firma
Chubb bestanden offensichtlich bei Auftragnehmer- wie Auftraggeberseite Unklarhei-
ten über die Möglichkeit, Reise- bzw. Fahrtkosten abzurechnen. In beiden Fällen
wurden solche Kosten in Auftrag gegeben bzw. abgerechnet, ohne dass die entspre-

chenden Rahmenverträge dafür eine Grundlage geboten hätten.

Im Fall der Firma Chubb, die mit Rechnungen vom 14. Juli 2006 sowie 18. Septem-
ber 2006 jeweils eine Pauschale für Fahr- und Reisekosten in Höhe von 300,00 €
(netto) berechnete, wurde daraufhin von ZT 3 eine Vergleichsberechnung angestellt,

um einen möglicherweise eingetretenen Schaden beurteilen zu können.

Mit Vermerk vom 20. September 2007 (vgl. Anhang 2) setzte ZT 3 diese zweimalig
pauschal berechneten Fahrt- und Reisekosten von insgesamt 600,00 € (netto) in
Vergleich zu den ansonsten nach Stunden abzurechnenden Reisekosten. Dabei ge-
langte ZT 3 zu dem Ergebnis, dass pro Auftrag rund 1.900,00 € (netto) alleine an

abrechnungsfähigen Reisezeiten entstanden wären.

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Bei einer Gesamtsumme von rund 20.000,00 € (netto) für die zwei Aufträge
(10.915,00 € und 9.445,00 €, netto) machen die Fahrtkosten damit einen nicht uner-
heblichen Anteil der Gesamtkosten von fast 20 % aus. Die pauschale Abgeltung von

300,00 € (netto) pro Auftrag war somit wesentlich wirtschaftlicher.

Dennoch hätte die beauftragte Firma nach dem zu Grunde liegenden Rahmenvertrag
den viel höheren zeitlichen Aufwand aus rechtlichen Gründen abrechnen dürfen. Der
Auftrag durch ZT 3 enthielt nämlich keine Klausel, die sicherstellte, dass die Firma
auf die ihr laut Rahmenvertrag zustehende Abrechnung von Fahrtzeiten verzichtete
und im Gegenzug der Bundestag dafür 300,00 € (netto) pauschale Fahrkosten er-
stattete. Der Bundestag war damit allein auf die Kulanz des Auftragnehmers ange-

wiesen.

Zusätzlich konnte durch die Innenrevision festgestellt werden, dass beim Rahmen-
vertrag mit der Firma Hengsberg der Zeitaufwand für die An- und Abfahrt nicht ge-
sondert abgerechnet werden kann, sondern stattdessen eine Pauschalregelung für
An- und Abfahrt aufgenommen wurde. Beim Rahmenvertrag mit der Firma Chubb
konnte der Zeitaufwand hingegen zum vollen Arbeitsstundenansatz abgerechnet
werden.

Auf Nachfrage der Innenrevision zu dieser unterschiedlichen Verfahrensweise bei
der Vergütung von An- und Abfahrtszeiten, teilte ZT 3 mit, dass sich diese Rahmen-
verträge grundsätzlich unterscheiden. In einem Fall würden Einheitspreise für be-
stimmt Sachleistungen, die neben der Materiallieferung auch den kompletten Installa-
tionsaufwand umfassen, vereinbart sein. Im anderen Fall würden die Arbeitsstunden

in der Regel noch zu den Materialpreisen hinzukommen.

Selbst unter Würdigung dieser unterschiedlichen Kalkulationsgrundlagen ist ein An-
teil von fast 20 % für reine An- und Abfahrtszeiten am Gesamtvolumen eines Auftra-
ges, der erhebliche Materiallieferungen beinhaltet, nicht mehr wirtschaftlich. Der
Deutsche Bundestag hat als Auftraggeber auf den berechneten Zeitaufwand für An-
und Abfahrt der Mitarbeiter der beauftragten Firmen kaum Einfluss, sodass durch
ungünstige Umstände auch ein außergewöhnlich hoher Zeitaufwand auf Seiten des

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227 Auftragnehmers entstehen könnte, der dann gegebenenfalls sogar über 20 % des

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E. Empfehlungen

l. Vergabeverfahren

Durch die Beauftragung und Abrechnung von Reise- bzw. Fahrtkosten ohne Grund-
lage im Rahmenvertrag wurde mehrfach gegen vergaberechtliche Vorschriften ver-

stoßen.

Um dies künftig zu vermeiden, wird empfohlen, vor Beauftragung und Bescheinigung
der sachlichen Richtigkeit der Rechnungen die Übereinstimmung der einzelnen Leis-
tungspositionen mit den zu Grunde liegenden Rahmenverträgen sicherzustellen. Ei-
ne angemessene (Stichproben-)Kontrolle im Rahmen der gestuften Verantwortlich-
keit innerhalb des Referates kann hierzu beitragen.

Da nicht ausgeschlossen werden kann, dass in weiteren Beauftragungen Positionen
abgerechnet wurden, die keine Grundlage im Rahmenvertrag besitzen, wird darüber
hinaus empfohlen, im Fachreferat weitere Fälle in der Vergangenheit zu überprüfen.
Auch hier wird eine Information an die Innenrevision angeregt.

ll. Personelle Maßnahmen

Soweit N hat, den überzahlten Betrag vom

Auftragnehmer durch ein Schreiben unter seinem eigenen Namen und seiner Privat-
anschrift per Verrechnungsscheck zurück zu erbitten, entspricht dies nicht den an-
zuwendenden Regelungen.

Neben einer ausdrücklichen Belehrung über die einzuhaltenden Vorschriften, sollte
auch das zuständige Personalreferat eingeschaltet werden, um die Vorkommnisse in
der dort geführten Personalakte aufnehmen zu können.

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Soweit von zwei Beamten des Referates ZT 3 Leistungen beauftragt wurden, die
keinerlei Grundlage in den Rahmenverträgen haben, wurden die Mitarbeiter zwar
durch ZT 3 bereits belehrt, dennoch sollte auch hier eine Beteiligung des zuständi-
gen Personalreferates erfolgen, um diese nicht unerheblichen Verstöße in die Perso-
nalakte aufnehmen zu können. Dies sollte auch deswegen erfolgen, da zurzeit nicht
geklärt ist, in wie vielen Fällen und mit welchen Summen weitere Beauftragungen

unter Verstoß gegen vergaberechtliche Vorschriften erfolgt sind.

Entsprechend der Richtlinie zur Korruptionsprävention in der Bundestagsverwaltung
und in der Funktion als Ansprechpartner für Korruptionsvorsorge empfiehlt die Innen-
revision darüber hinaus, eine Personalrotation der beiden betroffenen Beamten
ernsthaft zu prüfen. Durch die festgestellten Verstöße gegen vergaberechtliche Vor-
schriften und die häufigen Außenkontakte mit Kontroll- und Aufsichtstätigkeiten lie-
gen im Sinne der Richtlinie tatsächliche Anhaltspunkte vor, die eine besondere Kor-
ruptionsgefährdung dieser Arbeitsplätze nahe legen.

Il. Wirtschaftlichkeit

Bei der Prüfung der Rahmenverträge wurde unter anderem festgestellt, dass zum
Teil erhebliche Anteile des Gesamtauftragvolumens auf die Vergütung für An- und
Abfahrtszeiten entfallen. Statt Pauschalen kann nach dem Rahmenvertrag der Zeit-
aufwand für alle An- und Abreisen der Monteure mit dem für Arbeitsleistungen ver-
einbarten Stundensatz in voller Höhe in Rechnung gestellt werden.

Bei anderen Rahmenverträgen des Referates ZT 3 wurden hingegen sogenannte

Pauschalen zur Abgeltung des Aufwandes für An- und Abreise vereinbart.

Daher wird empfohlen, bei Abschluss von neuen Rahmenverträgen die Art und Wei-
se der Vergütung von An- und Abreisezeiten im Rahmen einer wirtschaftlichen Be-

trachtungsweise sorgfältig zu prüfen.

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Bei Aufträgen mit Umsätzen von zum Teil über 10.000,00 € (netto) erscheint ein An-
teil von knapp 2.000,00 € allein für die bloße An- und Abreise kaum noch wirtschaft-

lich vertretbar.

Soweit diese Abrechnung nach Zeitaufwand laut Auskunft von ZT 2 im geprüften Fall
nicht zum tragen kam, beruht dies nicht auf einer wirksamen vertraglichen Abrede
zwischen Bundestag und Auftragnehmer, sondern ausschließlich auf dem Verhalten

der entsprechenden Firma.

Mit gestaffelten Pauschalregelungen — basierend auf den jeweiligen Entfernungen —

wäre hier voraussichtlich eine wirtschaftlichere Lösung möglich.