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- Der Lieferschein war in den Akten nicht vorhanden und wurde von ZT 3 erst am
5. Oktober 2007 nachträglich angefordert. Zu den vollständigen Unterlagen bei
der Lieferung von Waren gehört in der Regel immer ein Lieferschein. Die sachli-
che Richtigzeichnung und Anordnung des Rechnungsbetrags ist zwar nicht unzu-
lässig, wenn ein solcher Lieferschein fehlt, birgt jedoch bei Zweifelsfällen
über die ordnungsgemäße Lieferung ein gewisses Risiko. Genau dieses Risiko
hat sich im Prüfungsfall verwirklicht, da nicht mehr festgestellt werden kann, ob
und welche Schalttafel tatsächlich geliefert wurde.

Auch bei der zeitlich darauf folgenden Beschaffung einer zweiten identischen Schalt-

tafel gab es Auffälligkeiten.

So fehlte hier ebenfalls die Erklärung des Titelverwalters, dass Haushaltsmittel zur
Verfügung stünden, obwohl eine entsprechende Abfrage im von ZT 3 verwendeten

Formular vorgesehen war.

Ungewöhnlich ist auch, dass der Auftrag von ZT 3 eine Firmen- und Ortsangabe ent-
hält, die mit den Angaben des Angebots nicht in allen Punkten identisch ist. Ebenso
fehlt auch hier eine Auftragsbestätigung des Auftragnehmers, obgleich eine solche

im übersandten Lieferauftrag vorgesehen war.

Bei der Auftragsabwicklung wurde im Rahmen der Prüfung festgestellt, dass zwar die
übersandte Rechnung auf ihre sachliche und rechnerische Richtigkeit überprüft wur-
de, diese Bestätigung jedoch fehlerhaft war. In der Rechnung des Auftragnehmers
war nämlich ein Additionsfehler enthalten, der auch bei Feststellung der rechneri-
schen Richtigkeit nicht aufgefallen ist (berechnete Gesamtsumme: 4.731,18 € statt
4.731,58 €).

Darüber hinaus fehlt auch hier ein Lieferschein in den Akten. Obwohl ZT 3 versucht
hat, im Oktober 2007 nachträglich diese Unterlage vom Auftragnehmer zu erhalten,
konnte das Dokument nicht beigebracht werden.

Anlass der Sonderprüfung war der ungeklärte Verbleib einer der beiden bestellten
und auch bezahlten Schalttafeln. Mangels des Lieferscheins kann nicht aktenmäßig

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belegt werden, dass überhaupt eine Lieferung erfolgte. Gerade hier hat sich die Ge-

fahr, trotz fehlenden Lieferscheins die Leistung zu bezahlen, verwirklicht.

Dennoch wurde die richtige und vollständige Lieferung am 23. Juli 2004 durch einen
Mitarbeiter von ZT 3 schriftlich bestätigt. Daher bleibt unaufgeklärt, ob eine der bei-
den Schalttafeln gar nicht geliefert wurde oder trotz der Lieferung erst später abhan-

den gekommen ist.

Darüber hinaus kann aus den Akten nicht erklärt werden, warum bei der Beschaffung
der zweiten Schalttafel kein Angebot der Firma eingeholt wurde, die bei der ersten
Beschaffung das preisgünstigste Angebot abgab. Diese Beschaffung lag zum maß-
geblichen Zeitpunkt erst drei Monate zurück. Schwierigkeiten oder Leistungsmängel
konnten nicht festgestellt werden. Daher wäre entweder eine erneute Einholung ei-
nes Angebots erforderlich gewesen oder ein kurzer Hinweis, warum dies unterlassen

wurde.

Andernfalls wäre das vergaberechtliche Wettbewerbsgebot sowie der Grundsatz der

Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit nicht ausreichend beachtet worden.

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E. Empfehlungen

I. Laptop und Farbdrucker

Die Herkunft der beiden Geräte konnte nicht geklärt werden.

Da der betreffende Mitarbeiter schriftlich gegenüber ZT 3 dargelegt hat, dass er seit
2004 im Unklaren über die Beschaffung des Rechners war, hätte er die dienstliche
Verpflichtung gehabt, den Sachverhalt seinen Vorgesetzten unverzüglich mitzuteilen
(vgl. 8 48 Abs. 3 AD-BTV bzw. die Vorgängerversion sowie & 8 BAT). Ein bloßes
Abwarten einer bekanntermaßen unklaren Sachlage ist nicht hinnehmbar. Daher wird
angeregt, diesen Sachverhalt und die möglicherweise vorliegende Verletzung ar-
beitsvertraglicher Pflichten dem zuständigen Personalreferat ZV 2 zur Prüfung mitzu-

teilen.

ll. Schalttafeln

Aus den Feststellungen der Prüfung ergibt sich, dass neben einigen formalen Unzu-
länglichkeiten bei der Beschaffung und Auftragsbearbeitung bei beiden Schalttafeln
erst nachträglich die bisher fehlenden Lieferscheine angefordert wurden.

Daher wird empfohlen, zukünftig in jedem Fall sicherzustellen, dass die Lieferscheine
spätestens bei Zahlungsanordnung in den Akten vorliegen. Um Risiken zu minimie-
ren, sollte diese Nachweispflicht - zumindest bei Mitarbeitern mit Auffälligkeiten in der
Vergangenheit - stichprobenmäßig durch die Vorgesetzten nachgehalten werden.
Darüber hinaus wird angeregt, auf die einheitliche Verwendung der entsprechenden
Formblätter bei gleichgelagerten Beschaffungen zu achten.

Im Rahmen der Beurteilung der Wirtschaftlichkeit, konnte aus den Akten nicht geklärt
werden, warum bei zwei zeitlich dicht aufeinanderfolgenden Beschaffungen der da-
mals preisgünstigste Anbieter nicht erneut zur Angebotsabgabe aufgefordert wurde.

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190 Daher sollte in solchen Fällen ein abweichendes Verhalten zumindest mit einer kur-

191 zen nachvollziehbaren Begründung dokumentiert werden.

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192 Berlin, den 8. April 2008

L{ı
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194 Prüfer und Leiter Innenrevision
195 RD Oliver Trampler