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traglichen Bestimmungen abweichende Termine vom Auftragnehmer zu Grunde ge-

legt. Allerdings geschah dies nicht zum Nachteil des Deutschen Bundestages.

4. Zahlung der Rechnungen

4.1 Zahlvorgang 2008

Im vorliegenden Fall ist der Vermögensschaden - dessen Höhe noch nicht abschlie-
Rend festgestellt werden kann - durch die vorfällige Auszahlung der Gesamtjahres-
vergütung für die im Jahr 2008 von der uknow GmbH am Presse-
dokumentationssystem durchzuführenden Instandhaltungs- und Pflegeleistungen

entstanden.

Die Rechnung mit Datum vom 2. Januar 2008 für die im Zeitraum vom
1. Januar 2008 bis 31. Dezember 2008 zu erbringenden Leistungen ging am
14. Januar 2008 im Referat IT 1 ein und weist einen Gesamtjahresrechnungsbetrag
in Höhe von 115.863,78 € inklusive Mehrwertsteuer aus. Im unteren Abschnitt der
Rechnungen ist dieser Betrag in vier Teilrechnungsbeträge, zahlbar vierteljährlich
zum 15. des zweiten Quartalsmonats, aufgeteilt. Die Fälligkeitstermine der viertel-

jährlichen Rechnungsbeträge sind mit Datum benannt (Anlage 5).

Rechnungsnummer RG08-910021
Rechnungsdatum 02.01.2008
Eingang Referat IT 1 12.01.2008
Jahresrechnungsbetrag 115.863,78 €
Zahlungsmodus vierteljährlich 28.965,94 €
Fälligkeit 15.02.2008

15.05.2008

15.08.2008

15.11.2008
sachliche Richtigkeit -/-

 

 

Am 15. Januar 2008 wurde die rechnerische Richtigkeit der Rechnung bestätigt und

auf dem Rechnungsoriginal vermerkt. Die Prüfung auf sachliche Richtigkeit wurde

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hingegen nicht durch einen entsprechenden Vermerk mittels Stempel und Unter-
schrift durch den verfahrensbetreuenden Sachbearbeiter auf der Rechnung als zah-
lungsbegründende Unterlage dokumentiert (Anlage 5). Insofern übernahm die auf
der Auszahlungsanordnung sachliche richtig zeichnende Mitarbeiterin die Verantwor-
tung dafür.

Mit Auszahlungsanordnung (F05) vom 15. Januar 2008 wurde daraufhin der Gesamt-
rechnungsbetrag in Höhe von 115.963,78 € zur Auszahlung angewiesen, obwohl
gemäß Rechnung zunächst nur der erste der vier Teilrechnungsbeträge in Höhe von
28.965,94 € zum 15. Februar 2008 fällig gewesen wäre (Anlage 9).

sachliche Richtigkeit

Anordnungsbefugte

Darüber hinaus ist auf der Auszahlungsanordnung als Fälligkeitstermin der

    

 
 
   
       
   

    
   

17. Januar 2008 angegeben, während - sowohl durch die Rechnung als auch durch
die Verträge - vierteljährliche Zahlungstermine (je nach Vertrag der 1. bzw. 15. des
zweiten Quartalsmonats) vorgesehen sind. Hier hätte der jeweils vierteljährlich an-
stehende Fälligkeitstermin vermerkt werden müssen.

4.2 Zahlvorgang 2007

Die Prüfung der von Referat IT 1 übersandten Unterlagen ergab darüber hinaus,
dass bereits im Jahr 2007 die von der unknow GmbH aus dem Instandhaltungs- und
Pflegevertrag in Rechnung gestellten Leistungen ebenfalls vor Eintritt der Fälligkeit
der jeweils vierteljährlich zu zahlenden Rechnungsbeträge mit der Auszahlung des
gesamten Jahresrechnungsbetrages beglichen wurden. Je Vertrag wurde nur eine
Rechnung von der uknow GmbH übersandt, obwohl die Rechnungsstellung viertel-

jährlich zu erfolgen hatte.

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Mit den Auszahlungsanordnungen zu den Rechnungen aus dem Jahr 2007
(Anlagen 10 und 11) wurden somit ebenfalls fälschlicherweise jeweils die Gesamtjah-

resrechnungsbeträge zur Auszahlung angeordnet, obwohl

für die Leistungen aus dem BVB-Pflegevertrag nur ein Betrag i. H. v.
21.936,81 € jeweils zum 1. des zweiten Quartalsmonats

bzw.
für Leistungen aus dem EVB-IT Instandhaltungsvertrag ein Betrag i. H. v.
7.029,33 € jeweils zum 15. des zweiten Quartalsmonats

fällig und damit rechnerisch sowie sachlich richtig gewesen wäre.

Im Weiteren entspricht der auf den beiden Auszahlungsanordnungen (Anlage 10 und
Anlage 11) vermerkte Fälligkeitstermin 9. Mai 2007 auch hier nicht den vertraglich
vorgesehenen Zahlungsterminen des jeweils 1. bzw. 15. des zweiten Quartalsmo-

nats.

 

a Pflegevertrag Instandhaltungsvertrag
Rechnungsdatum 30.03.2007 30.03.2007
Eingang Referat IT 1 02.05.2007 02.05.2007

© 87.746,46 € 28.117,32 €

2 Zahlungsmodus vierteljährlich 21.936,61 € | vierteljährlich 7.029,33 €

u zum 15. des zweiten Quar- zum 15. des zweiten
talsmonats Quartalsmonats

'
sachliche Richtigkeit

 

 

 

 

    
   

    
 
 

    
    
   
   
     
  

 

Anordnung vom 03.05.2007 03.05.2007

voswerscheronen | m

  
 

  

Zahlungsanordnung

 

Anordnungsbefugter

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4.3 Prüfungspflichten

Grundsätzlich sind Zahlungen an Vertragspartner erst dann vorzunehmen, wenn die
Lieferung oder Leistung entsprechend der zugrunde liegenden Vereinbarung oder

Bestellung sachgemäß und vollständig ausgeführt worden sind.

Die Auszahlung von Rechnungsbeträgen weit vor Eintritt der Fälligkeit entspricht
nicht einem Handeln nach dem Prinzip der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit. Aus-
gaben dürfen gemäß 8 34 Abs. 2 BHO nur soweit und nicht eher geleistet werden,

als sie zur wirtschaftlichen und sparsamen Verwaltung erforderlich sind.

Vor der Auszahlung ist die Rechnung auf ihre rechnerische und sachliche Richtigkeit
hin zu überprüfen und der Betrag schließlich durch den Anordnungsbefugten mit der

Auszahlungsanordnung anzuweisen.

Die Feststellung der rechnerischen Richtigkeit umfasst gem. Nr. 2.2.2.1 der Anlage
zu Nr. 9.2 der Verwaltungsvorschriften für Zahlungen, Buchführung und Rechnungs-
legung (88 70 bis 72 und 74 bis 80 BHO) die Verantwortung dafür, dass der auszu-
zahlende Betrag sowie alle auf Berechnungen beruhenden Angaben der Rechnung
richtig sind. Hierzu gehört auch die korrekte Anwendung der Berechnungsgrundlagen
(Vertrag, Bedingungen).

Die Feststellung der sachlichen Richtigkeit umfasst gem. Nr. 2.2.3.1 a. a. O. die Ver-
antwortung dafür, dass
« die in der Anordnung und in den sie begründenden Unterlagen enthaltenen,
für die Zahlung und Buchung maßgebenden Angaben vollständig und richtig
sind
und
« nach den geltenden Vorschriften, insbesondere nach den Grundsätzen der

Wirtschaftlichkeit, verfahren worden ist.

Zur Prüfung der sachlichen Richtigkeit gehört unter anderem auch, dass die angefor-
derte Zahlung nach Rechtsgrund und Höhe richtig ermittelt worden ist und die Leis-
tung entsprechend der zugrundeliegenden Vereinbarung sachgemäß und vollständig
ausgeführt worden ist.

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Die Ausübung der Anordnungsbefugnis umfasst schließlich die Verantwortung dafür,
dass in der Anordnung offensichtlich erkennbare Fehler nicht enthalten und die Be-
scheinigungen der rechnerischen und sachlichen Richtigkeit von den dazu Befugten
abgegeben worden sind.

4.4 Verantwortlichkeiten

Die Verantwortlichkeiten im Anordnungsverfahren werden durch die Feststellung der
sachlichen und rechnerischen Richtigkeit sowie die Ausübung der Anordnungsbe-
fugnis wahrgenommen. Die auf den Rechnungen bzw. Auszahlungsanordnungen der
Jahre 2007 und 2008 verantwortlich zeichnenden Mitarbeiter sind den oben aufge-

führten Tabellen zu entnehmen.

Die rechnerische Richtigkeit der Auszahlungsanordnungen der Jahre 2007 und 2008
war nicht gegeben, da mit den Anordnungen lediglich der jeweils vierteljährlich fällig
werdende Rechnungsbetrag zur Auszahlung hätte kommen dürfen. Dies konnte auch
dem Rechnungstext mit Angabe der vier Fälligkeitszeitpunkte entnommen werden.
Da die Höhe der angeforderte Zahlung als auch deren Fälligkeit nicht den vertragli-
chen Vereinbarungen entsprach, die Leistung zudem noch nicht bzw. nicht vollstän-
dig erbracht wurde, war auch die sachliche Richtigkeit der Auszahlungsanordnung
nicht gegeben. Es liegt somit ein Verstoß gegen diese haushaltsrechtlichen Prüf-

pflichten vor.

Da für die vier Fälligkeitstermine der Jahre 2007 und 2008 von der Firma uknow
GmbH - entgegen der vertraglichen Regelungen - nur je eine Gesamtjahresrechnung
gestellt wurde, hätte die Art der Rechnungsstellung (Jahresrechnung) von der Bun-
destagsverwaltung beanstandet werden und eine vertragskonforme vierteljährliche
Rechnungsstellung unter Angabe der jeweiligen Fälligkeit eingefordert werden müs-
sen. Zu einer mehrmaligen irrtümlichen Auszahlung des Gesamtjahresrechnungsbe-

trages wäre es in diesem Fall nicht gekommen.

Seitens des Referates IT 1 wurde die Rechnung des Auftragnehmers für das Jahr
2007 jedoch lediglich dahingehend beanstandet, dass die Leistungen aus dem In-
standhaltungsvertrag zusammen mit den Leistungen aus dem Pflegevertrag abge-

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rechnet wurden. Die ursprüngliche Rechnung der uknow GmbH wurde daraufhin
storniert (Anlage 6) und durch zwei nach Verträgen getrennte Rechnungen ersetzt
(Anlagen 7 und 8). Auch diese Rechnungen wiesen die Gesamtjahressumme, verteilt
auf die jeweils vierteljährlichen Fälligkeitstermine, aus. Eine Aufforderung an die u-
know GmbH die Rechnungen, wie vertraglich vorgesehen, vierteljährlich auszustellen

unterblieb.

Da im vorliegenden Fall auch für das Jahr 2008 eine Beanstandung hinsichtlich der
von der uknow GmbH vierteljährlich zu stellenden Rechnungen seitens des Referat
IT 1 unterblieb, hätte die sachliche und rechnerische Richtigkeit von den zuständigen
Mitarbeitern für die vierteljährlich fällig werdenden Zahlungen - deren Höhe und Fäl-
ligkeit auf den Jahresrechnungen der uknow GmbH gesondert ausgewiesen waren -
zumindest einzeln bescheinigt und zur Auszahlung angeordnet werden müssen (z.B.
sachlich und rechnerisch richtig für Zahlung am 15.02.2008 i. H. v. 28.965,94 €).

 

4.5 Bewertung

Durch die vorfällige Zahlung der Rechnungsbeträge erhöhte sich das Risiko, dass
Forderungen gegenüber dem Vertragspartner teilweise oder vollständig ausfallen,
wie es sich im vorliegenden Fall - aufgrund der Eröffnung des Insolvenzverfahrens
über das Vermögen des Vertragspartners uknow GmbH im Jahr 2008 - schließlich
verwirklicht und den nunmehr eingetretenen erheblichen Vermögensschaden verur-
sacht hat.

Darüber hinaus ist dem Deutschen Bundestag aufgrund der frühen Zahlung weit vor
Fälligkeit ein Vermögensschaden in Höhe der entgangenen Zinsen entstanden und
schränkte seine Verhandlungsposition im Falle des Auftretens von Leistungsstörun-
gen (Unmöglichkeit der Leistung, Verzug, Haupt- bzw. Nebenpflichtverletzungen,

etc.) ein.

Die fälschliche Auszahlung der Jahresrechnungsbeträge ist nach Ansicht der Innen-
revision im Wesentlichen darauf zurückzuführen, dass die Rechnungsstellung der
uknow GmbH - entgegen der vertraglichen Vereinbarungen - jährlich statt vierteljähr-
lich erfolgte. Dabei weist die Jahresrechnung des Auftragnehmers den irrtümlich

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vom Referat IT 1 angewiesenen Gesamtjahresrechnungsbetrag zwar aus, schlüsselt
diesen aber im unteren Teil der Rechnung unter Angabe der jeweiligen Fälligkeiten in
die vierteljährlich zahlbaren Teilbeträge auf. Die jährliche Rechnungsstellung der
Leistungen aus dem Instandhaltungs- und Pflegevertrag wurde vom Referat IT 1 je-

doch nicht beanstandet.

Zur Gesamtbewertung des Sachverhalts und der Ordnungsmäßigkeitsverstöße wur-
de das Referat IT 1 gebeten, die übliche Verfahrensweise bei der Bearbeitung und
Begleichung von Rechnungen, die aufgrund vertraglicher Vereinbarungen in Teilbe-

trägen fällig werden, darzustellen.

Nach Auskunft des Referatsleiters IT 1 seien Rechnungen, die in Teilbeträgen fällig
werden, unüblich. Die Firmen stellen die Rechnungen in der überwiegenden Zahl der
Fälle erst dann, wenn die Leistung bereits erbracht wurde. Bei den bestehenden In-
standhaltungs- bzw. Pflegeverträgen erfolge durch fast alle Auftragnehmer eine quar-
talsweise Rechnungsstellung. Eingehende Rechnungen würden zunächst im Vor-
und gescannt. Anschließend würden die Rechnungen an den
EEE... um vom Dienstposten IT 1/102 (da-

auf rechnerische Richtigkeit geprüft zu wer-

zimmer IT 1 erfasst
Dienstposten IT 1/12

mals Her

 
  
  

jetzt Frau
den. Danach erfolge die sachliche Richtigzeichnung durch den zuständigen Sachbe-
arbeiter bzw. Referenten. Schließlich komme es zur Erstellung der Auszahlungsan-
ordnung F05 (üblicherweise durch den Dienstposten IT1/102) und die Weitergabe

zur Auszahlung.

Im vorliegenden Fall enthielt die der Auszahlungsanordnung zugrundeliegende
Rechnung des Jahres 2008 keine sachliche Richtigzeichnung durch den verfahrens-
betreuenden Sachbearbeiter. Dennoch wurde der Rechnungsbetrag durch die Mitar-
beiterin Frau (IT 1/12) zur Zahlung angewiesen.

Gemäß der von den Referaten IT 1 und IT 4 gegenüber dem Referat ZR 2 abgege-
benen Stellungnahme, wurde die in vierteljährlichen Teilbeträgen zu begleichende
Rechnung der uknow GmbH für das Jahr 2008 mit einer anderen, jedoch jährlich zu
begleichenden Rechnung - welche zur gleichen Zeit bei der Haushaltsstelle einging

und bereits kontrolliert und mit den Vertragsunterlagen abgeglichen wurde - ver-

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wechselt. Als Ursache für dieses Versehen führen die Referate den besonderen
Leistungs- und Zeitdruck, der zum Jahreswechsel 2007/2008 auf der verantwortli-
chen Mitarbeiterin gelastet habe, an. So übernahm die Mitarbeiterin Frau zum
Zeitpunkt der Auszahlung die haushaltliche Betreuung der Referate IT 1 und IT 4 und

musste im Rahmen dieser Doppelbelastung:

« neben den zu Beginn des Jahres 2008 eingehenden Rechnungen auch die
Rechnungen aus dem Dezember des Jahres 2007 aufarbeiten,
« den Haushaltsplan für die beiden zu betreuenden Referate aufstellen,
« Reste des Vorjahres ermitteln,
« Sonderausgaben begründen,
« die mittelfristige Finanzplanung bis 2012 aufstellen,
und
« die IT-Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen berechnen.

Weitere zu berücksichtigende Umstände seien die Einarbeitung eines im November
2007 als Schwangerschaftsvertretung neu eingetretenen Mitarbeiters, die Umstellung
auf ein neues Bearbeitungssystem und die erforderliche Aufholung der Arbeit durch
eine krankheitsbedingte Fehlzeit Mitte des Monats Dezember 2007.

Da die Jahresrechnungsbeträge der uknow GmbH zu den Instandhaltungs- und Pfle-
geleistungen bereits im Jahr 2007 fälschlicherweise vorfällig ausgezahlt wurden, kön-
nen diese Gründe zwar als Erklärung für die ebenfalls im Jahr 2008 erfolgte vorfällige
Auszahlung mit herangezogen werden, sie können den Pflichtenverstoß aber nicht

rechtfertigen.

Eine Beurteilung seitens der Innenrevision, ob und in welchem Maße die in der Stel-
lungnahme vorgebrachten Umstände Auswirkungen auf den Grad des Verschuldens
der verantwortlichen Mitarbeiter haben, ist nicht Gegenstand des Prüfauftrages und
kann nur im Rahmen der Regressprüfung durch das Referat ZR 2 vorgenommen

werden.

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5. Dokumentation des Leistungsbeginns

Aus den der Innenrevision zur Prüfung vorgelegten Rechnungen für das Jahr 2007
geht hervor, dass von der uknow GmbH Instandhaltungs- und Pflegeleistungen ab
dem 1. Januar 2007 abgerechnet und vom Bundestag vergütet wurden. Da der EVB-
IT Instandhaltungsvertrag und BVB-Pflegevertrag jedoch erst zum 27. März 2007
(Datum Vertragsunterzeichnung durch Auftragnehmer) abgeschlossen wurde, prüfte
die Innenrevision, ab welchem Zeitpunkt die Leistungserbringung in den jeweiligen
Verträgen vorgesehen war. Hierbei wurde festgestellt, dass im EVB-IT Instandhal-
tungsvertrag unter >. REREEREREIE: kein Leistungsbeginn festgelegt wurde, obwohl
an dieser Stelle der Leistungsbeginn zu definieren war (Anlage 12).

Gemäß Nr. der Ergänzenden Vertragsbedingungen zum EVB-IT Instandhal-
tungsvertrag beginnen die beidseitigen Leistungsverpflichtungen zu dem im Vertrag

vereinbarten Datum.

Der in den Verträgen festgelegte Leistungsbeginn ist unter anderem im Zuge der
Prüfung der sachlichen Richtigkeit der vom Auftragnehmer in Rechnung gestellten
Leistungen, insbesondere ob die Zahlung nach Rechtsgrund und Höhe richtig ermit-
telt worden ist und die Leistungen entsprechend der zugrundeliegenden Vereinba-
rung ab dem festgelegten Zeitpunkt ausgeführt worden sind, heranzuziehen. Ist kein
Leistungsbeginn im Vertrag dokumentiert, können sich Schwierigkeiten bei der Beur-
teilung und Nachvollziehbarkeit zur Frage, ob die Leistungen vertragsgemäß ab dem
vereinbarten Zeitpunkt vom Auftragnehmer erbracht wurden, ergeben. Daher ist auf
jeden Fall der Leistungsbeginn für eine ordnungsgemäße Vertragsabwicklung festzu-

legen.

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E. Empfehlungen

1. Überprüfung bestehender Verträge auf vertragskonforme
Rechnungsstellung und Zahlung

Im vorliegenden Fall kam es aufgrund der nicht vertragskonformen jährlichen Rech-
nungsstellung durch den Vertragspartner in den Jahren 2007 und 2008 zur Auszah-
lung der Jahresrechnungsbeträge, obwohl die entsprechenden Leistungen zum
überwiegenden Teil noch nicht erbracht wurden und der Gesamtbetrag gemäß der
vertraglichen Vereinbarung sowie der vom Vertragspartner gestellten Rechnungen in

vierteljährlichen Teilbeträgen zu zahlen gewesen wäre.

Durch die vorfällige Begleichung der Rechnungen und die Eröffnung des Insolvenz-
verfahrens über das Vermögen des Vertragspartners uknow GmbH ist dem Deut-

schen Bundestag ein Vermögensschaden in nicht unerheblicher Höhe entstanden.

Um sicherzustellen, dass keine weiteren Ausfallrisiken dieser bzw. vergleichbarer Art
fortbestehen, wird empfohlen sämtliche derzeit bestehenden BVB-Pflege-, EVB-IT
Instandhaltungs-, Dienst-, und Systemverträge auf vertragskonforme Rechnungsstel-
lung durch den Auftragnehmer sowie entsprechende Zahlung der Rechnungsbeträge
durch den Bundestag erst zum vertraglich festgelegten Fälligkeitstermin hin zu über-

prüfen.

Soweit die Rechnungsstellung bzw. die Zahlung von Rechnungsbeträgen von der
vertraglichen Vereinbarung abweicht, sollte der Auftragnehmer zu einer vertragsge-
mäßen Rechnungsstellung aufgefordert bzw. künftige Zahlungen an die Auftragneh-
mer den vertraglich vereinbarten Zahlungsmodi angepasst werden.

2. Dokumentation des Leistungsbeginn

Zwar besteht grundsätzlich die Möglichkeit vertragliche Vereinbarungen auch münd-
lich zu treffen, um jedoch sicherzustellen, dass der Zeitpunkt für den Beginn der den