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kungen auf den Grad des Verschuldens ergeben, kann nur im Rahmen der Regress-

prüfung durch Referat ZR 2 beurteilt werden

Die fälschliche Auszahlung der Jahresrechnungsbeträge ist nach Ansicht der Innen-
revision im Wesentlichen darauf zurückzuführen, dass die Rechnungsstellung der
uknow GmbH - entgegen der vertraglichen Vereinbarungen - jährlich statt vierteljähr-
lich erfolgte. Dabei weist die Jahresrechnung des Auftragnehmers den irrtümlich
vom Referat IT 1 angewiesenen Gesamtjahresrechnungsbetrag zwar aus, schlüsselt
diesen aber im unteren Teil der Rechnung unter Angabe der jeweiligen Fälligkeiten in
die vierteljährlich zahlbaren Teilbeträge auf. Die jährliche Rechnungsstellung der
Leistungen aus dem Instandhaltungs- und Pflegevertrag wurde vom Referat IT 1 je-
doch nicht beanstandet.

Um sicherzustellen, dass keine weiteren Ausfallrisiken vergleichbarer Art bestehen,
wird empfohlen, sämtliche derzeit bestehenden BVB-Pflege-, EVB-IT Instand-
haltungs-, Dienst-, und Systemverträge auf vertragskonforme Rechnungsstellung
sowie entsprechende Zahlung der Rechnungsbeträge erst zum vertraglich festgeleg-
ten Fälligkeitstermin hin zu überprüfen

Des Weiteren wurde festgestellt, dass im EVB-IT Instandhaltungsvertrag kein Leis-
tungsbeginn festgelegt wurde, obwohl dieser zwingend gemäß Nr. 4.1 der Ergän-
zenden Vertragsbedingungen zum EVB-IT Instandhaltungsvertrag vertraglich zu de-

finieren ist.

Um auch zu einem späteren Zeitpunkt Mitarbeitern, die nicht am Vertragsabschluss
mitwirkten, eine Prüfung der Rechnung auf rechnerische und sachliche Richtigkeit zu
ermöglichen, insbesondere, ob die Zahlung nach Rechtsgrund und Höhe richtig er-
mittelt worden ist und die Leistungen entsprechend der zugrundeliegenden Vereinba-
rung ab dem festgelegten Zeitpunkt ausgeführt worden sind, wird empfohlen, künftig
verstärkt auf eine ordnungsgemäße Vertragsgestaltung unter Angabe des Leistungs-

beginns zu achten.

112

B. Auftrag

Mit Vorlage des Referates ZR 2 vom 28. August 2008 wurde die AL'n Z darüber in-
formiert, dass dem Deutschen Bundestag aufgrund einer im Referat IT 1 vorgenom-
menen vorfälligen Auszahlung der Gesamtjahresvergütung des Jahres 2008 an den
nunmehr insolventen Vertragspartner uknow GmbH ein voraussichtlicher Vermö-

gensschaden in Höhe von ca. 60.000 Euro entstanden ist (Anlage 1).

Die Innenrevision wurde daraufhin am 8. September 2008 beauftragt, den Vorgang
im Rahmen einer Sonderprüfung zu untersuchen und den zugrundeliegenden Sach-
verhalt aufzuklären. Dabei sollten insbesondere der bzw. die verantwortliche Mitar-
beiter/-in sowie die Umstände, die zur vorfälligen Zahlung der Rechnung führten, er-

mittelt werden.

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C. Durchführung

Nach Erteilung des Prüfauftrages durch die Abteilungsleitung am 8. September 2008
nahm die Innenrevision telefonisch Kontakt mit dem Referat ZR 2 auf, welches den
Vorfall gegenüber der Abteilungsleitung zur Anzeige gebracht hatte (Anlage 1), und
forderte zur Erlangung eines Überblicks zunächst sämtliche dort bereits vorliegenden

fallrelevanten Unterlagen an.

Vom Referat ZR 2 wurden daraufhin mit Schreiben vom 9. September 2009 folgende

Unterlagen übersandt:

« EVB-IT! Instandhaltungsvertrag vom 12.02.2007/20.03.2007
« BVB? Pflegevertrag vom 12.02.2007/20.03.2007

« Schreiben IT4/5 2722 Pressedok vom 28. Mai 2008

« Schreiben IT 1 / 1310-0005 vom 10. Juli 2008

* Schreiben IT 1 / 1310-0005 vom 21. Juli 2008

Mit Schreiben vom 10. September 2008 setzte die Innenrevision die Referate IT 1
und IT 4 über die Sonderprüfung in Kenntnis und bat um Übersendung sämtlicher
den Vorgang betreffenden Unterlagen, insbesondere

- aller Belege zur Zahlungsabwicklung im Original

- des vollständigen Aktenmaterials zur Vergabe der Aufträge an die Firma
uknow GmbH

der Verträge über die Instandhaltung und Pflege der Hard- und Software

des Systems „Pressedokumentation“

Darüber hinaus wurde das Referat IT 1 um eine detaillierte Beschreibung der übli-

chen Verfahrensweise bei der Bearbeitung und Begleichung von Rechnungen, Bl

nu 0 u 1.0 > Be

! Ergänzende Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen
? Besondere Vertragsbedingungen für die Beschaffung von DV-Leistungen

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B;

lung gebeten, ob der Deutsche Bundestag weitere Verträge mit der

uknow GmbH geschlossen hat bzw. in der Vergangenheit geschlossen hatte.

Die oben genannten Unterlagen lagen der Innenrevison ab dem 24. September 2008

zur Auswertung vor. Die angeforderte Beschreibung der üblichen Verfahrensweise

‚ wurde mit E-Mail vom

bei der Bearbeitung und Begleichung von Rechnungen,

30. September 2008 vom Referatsleiter IT 1 nachgereicht.

Da Aufträge nur an Unternehmen vergeben werden dürfen, die leistungsfähig und
zuverlässig sind, prüfte die Innenrevision unter anderem auch, ob der Deutsche
Bundestag für den Nachweis dieser Unternehmenseigenschaften vom Auftragneh-
mer entsprechende Angaben im Vergabeverfahren gefordert hatte. Aus den vom Re-
ferat IT 1 der Innenrevision vorgelegten Unterlagen zur Auftragsvergabe des Projek-
tes „Pressedok ReDesign Phase 2“ ergeben sich zumindest keine Anhaltspunkte, die
auf eine zum Zeitpunkt der Auftragsvergabe erkennbare unzureichende wirtschaftli-
che Leistungsfähigkeit des Auftragnehmers schließen lassen. Informationen dazu, ob
bereits bei der im Jahr 2001 an das Unternehmen erfolgten Vergabe des Auftrags
„Pressedok ReDesign Phase 1“ Angaben zur wirtschaftlichen und finanziellen Leis-
tungsfähigkeit (z. B. Umsatzzahlen, Mitarbeiterzahl und -entwicklung, etc.) sowie Be-
lege zur Zuverlässigkeit (z. B. ordnungsgemäße Entrichtung von Steuern und Sozial-
versicherungsbeiträgen) von der Bundestagsverwaltung abgefragt wurden, sind in
den Vergabeunterlagen zum Projekt „Pressedok ReDesign Phase 2“ nicht enthalten.

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D. Ergebnisse

1. Sachverhalt

Im Jahr 2005 wurde das Presseinformationssystem des Deutschen Bundestages mit
dem Projekt „Pressedok ReDesign Phase 2“ technisch aktualisiert und den aktuellen
Anforderungen angepasst. Hierzu waren umfangreiche Entwicklungsleistungen bei
der Erstellung bzw. Anpassung der Software erforderlich, in deren Zusammenhang
unter anderem der Kauf und die Anbindung von zwei moderneren Hochleistungs-

scannern an das Pressedokumentationssystem erfolgten.

Mit Antrag vom 18. Januar 2007 wurde der Abschluss eines BVB-Pflegevertrages für
die Software Pressedok sowie eines EVB-IT Instandhaltungsvertrages für die zwei
Hochleistungsscanner im Wege eines Verhandlungsverfahrens gemäß
8 3 a Ziffer 2 lit. e VOL/A ohne öffentlichen Teilnahmewettbewerb beantragt.

Mit Schreiben vom 29. Januar 2007 stimmte der Vergabeausschuss zu, die Leistung
wie beantragt an die Firma uknow GmbH zu vergeben. Daraufhin wurden am
12.02./20.03.2007 ein EVB-IT Instandhaltungsvertrag und ein BVB-Pflegevertrag
(Az.: ZR 2/14-1310-2007-0009) abgeschlossen.

Die den Verträgen zugrundeliegenden Ergänzenden Vertragsbedingungen für die
Beschaffung von IT-Leistungen (EVB-IT) bzw. Besonderen Vertragsbedingungen für
die Beschaffung von DV-Leistungen (BVB) sind Vertragsmuster und Vertragsbedin-
gungen, welche vom Kooperationsausschuss Automatisierte Datenverarbeitung
Bund/Länder/Kommunaler Bereich (KoopA ADV) in Abstimmung mit den Hersteller-
verbänden formuliert wurden. Gemäß Nr. 3.1.1 der Verwaltungsvorschrift zu
8 55 BHO sind die EVB-IT bzw. BVB bei der Beschaffung und dem Betrieb von Da-
tenverarbeitungsanlagen, -geräten sowie -programmen in ihrer jeweils geltenden
Fassung anzuwenden und die Nutzerhinweise zu den EVB-IT Verträgen entspre-

chend zu berücksichtigen.

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Gemäß dem Vermerk des Referats ZR 2 vom 28. August 2008 (Anlage 1) ist mit Be-
schluss des Amtsgerichts Hamburg vom 2. Juli 2008 über das Vermögen der uknow
GmbH ein Insolvenzverfahren eröffnet worden. Mit Schreiben vom
17. Juli 2008 teilte der zum Insolvenzverwalter bestellte Rechtsanwalt Roge dem Re-
ferat IT 1 mit, dass den sich aus dem Instandhaltungsvertrag und Pflegevertrag er-
gebenden Verpflichtungen nicht mehr nachgekommen werden könne.

Zu diesem Zeitpunkt war jedoch bereits eine vorfällige Auszahlung der Gesamtjah-
resvergütung für das Jahr 2008 - sowohl für den Instandhaltungsvertrag, als auch für
den Pflegevertrag - angeordnet worden.

Der hieraus resultierende Vermögensschaden ergibt sich zum größten Teil aus dem
Ausfall infolge der Eröffnung des Insolvenzverfahrens, da Leistungen aus dem In-
standhaltungsvertrag sowie dem Pflegevertrag für die Zeit vom 2. Juli 2008 bis
31. Dezember 2008 im Wert von 57.931,88 € (Forderungsanmeldung zur Insolvenz-
tabelle durch Referat ZR 2), die bereits im Zuge der vorfälligen Begleichung der Jah-
resrechnung vergütet wurden, nicht mehr vom Auftragnehmer erbracht werden kön-

nen.

Die tatsächliche Höhe des Vermögensschadens wird jedoch erst nach Abschluss des
Insolvenzverfahrens feststehen. Wie bereits durch Referat ZR 2 im Vermerk vom
28. August 2008 dargestellt, ist zu erwarten, dass die Verteilungsquote auf die nicht-
bevorrechtigte Forderung des Deutschen Bundestages vergleichweise gering ausfal-

len wird.

Der verbleibende Anteil des Vermögensschadens resultiert aus dem eingetretenen
Zinsschaden aufgrund der Auszahlung des Gesamtrechnungsbetrages in einer
Summe, obwohl dieser jeweils zu vier Teilbeträgen quartalsweise zum 1. (BVB-
Pflegevertrag) bzw. 15. (EVB-IT Instandhaltungsvertrag) des zweiten Vierteljah-

resmonats fällig wurde.

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2. Vertragliche Regelungen zur Rechnungsstellung
und Fälligkeit

2.1 EVB-IT Instandhaltungsvertrag

Die Leistungen der uknow GmbH zur Instandhaltung der beiden Scanner wurden mit
einer monatlichen Pauschale in Höhe von 1.969,00 € vergütet. Der Instandhaltungs-
vertrag sieht unter Ziffer 3.2 vor, das die Rechnungsstellung bei pauschaler Vergü-
tung quartalsweise zu erfolgen hat, wobei die Rechnung bis zum 15. des zweiten

Quartalsmonats vom Bundestag zu begleichen ist (Anlage 2).

Gemäß Ziffer 8 Ergänzenden Vertragsbedingungen zum Instandhaltungs-
vertrag wird die pauschale Vergütung zum vereinbarten Termin fällig. Voraussetzung

für die Fälligkeit ist der Erhalt einer prüffähigen Rechnung.

2.2 BVB-Pflegevertrag

Für die Pflege der Software des Systems Pressedokumentation wurde im Pflegever-

trag eine monatliche pauschale Vergütung von insgesamt 6144,71 € vereinbart.

Die Zahlungsbedingungen gehen aus $ 6 der Besonderen Vertragsbedingungen für
die Pflege von DV-Programmen (BVB-Pflege) hervor, wonach der Auftragnehmer die
monatliche Vergütung zum 1. des zweiten Vierteljahresmonats in Rechnung stellt
und der Auftraggeber die Rechnung nach Eingang unverzüglich zu prüfen, festzustel-

len sowie den Betrag auszuzahlen hat (Anlage 3).

3. Jährliche Rechnungsstellung

Die uknow GmbH stellte dem Deutschen Bundestag für die in den Jahren 2007 und
2008 aus dem Instandhaltungs- und Pflegevertrag zu erbringenden Leistungen je-
weils einen Gesamtjahresbetrag in Rechnung (Anlagen 4 und 5). Dabei sind dem
unteren Teil der Rechnungen die Fälligkeitstermine und die Höhe der vierteljährlich
zum 15. des zweiten Quartalsmonats zu zahlenden Rechnungsbeträge zu entneh-

men.

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Die Ausstellung einer Rechnung für die Leistungen des gesamten Jahres durch den
Auftragnehmer entsprach allerdings nicht den vertraglichen Vereinbarungen. Sowohl
der Instandhaltungsvertrag als auch der Pflegevertrag enthalten individuelle Rege-
lungen zur Rechnungsstellung und sehen grundsätzlich eine nach Instandhaltungs-
leistungen und Pflegeleistungen getrennte vierteljährliche Rechnungsstellung vor.

Im Einzelnen wurden folgende Bestimmungen vertraglich festgelegt:

geregelt in Rechnungsstellung

quartalsweise,
tungsvertrag Nr. 3.2 des Vertrages
ten Quartalsmonats

8 6 Nr. 1a Besondere zum 1. des zweiten Quar-
BVB-Pflegevertrag
Vertragsbedingungen talsmonats

Die Rechnung der uknow GmbH vom 30. März 2007 für das Jahr 2007
(Anlage 4) wurde - wahrscheinlich nach telefonischer Rücksprache mit dem Auftrag-

   
    
    

  

      

 

EVB-IT Instandhal-
zahlbar bis 15. des zwei-

     
 
  

   
   

       

nehmer - storniert (Anlage 6) und am 2. Mai 2007 durch zwei neue, nach Verträgen
getrennte Einzelrechnungen, allerdings weiterhin für das gesamte Jahr 2007, ersetzt
(Anlagen 7 und 8).

Für das Jahr 2008 erstellte die uknow GmbH wiederum eine Gesamtrechnung, wel-
che die Leistungen aus den beiden Verträgen erneut zusammen auswies. Die Rech-
nung wurde diesmal aber nicht von der Bundestagsverwaltung beanstandet.

Des Weiteren sind die auf den Rechnungen der uknow GmbH ausgewiesenen Fäl-
ligkeitstermine für den vierteljährlich zu zahlenden Rechnungsbetrag (15. Februar,
15. Mai, 15. August, 15. November) nur für den Instandhaltungsvertrag zutreffend.
Die Rechnung für die Pflegeleistungen wäre gemäß 8 6 Nr. 1 a der Besonderen Ver-
tragsbedingungen Pflege (BVB-Pflege) bereits bis zum 1. des zweiten Quartalsmo-
nats von der uknow GmbH zu stellen. Die Besonderen Vertragsbedingungen des
Pflegevertrages sehen daraufhin eine unverzügliche Prüfung, Feststellung und Zah-
lung des Rechnungsbetrages nach erfolgtem Rechnungseingang vor. Hinsichtlich
der Abrechnung der Leistungen aus dem Pflegevertrag wurden somit von den ver-

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traglichen Bestimmungen abweichende Termine vom Auftragnehmer zu Grunde ge-

legt. Allerdings geschah dies nicht zum Nachteil des Deutschen Bundestages.

4. Zahlung der Rechnungen

4.1 Zahlvorgang 2008

Im vorliegenden Fall ist der Vermögensschaden - dessen Höhe noch nicht abschlie-
Rend festgestellt werden kann - durch die vorfällige Auszahlung der Gesamtjahres-
vergütung für die im Jahr 2008 von der uknow GmbH am Presse-
dokumentationssystem durchzuführenden Instandhaltungs- und Pflegeleistungen

entstanden.

Die Rechnung mit Datum vom 2. Januar 2008 für die im Zeitraum vom
1. Januar 2008 bis 31. Dezember 2008 zu erbringenden Leistungen ging am
14. Januar 2008 im Referat IT 1 ein und weist einen Gesamtjahresrechnungsbetrag
in Höhe von 115.863,78 € inklusive Mehrwertsteuer aus. Im unteren Abschnitt der
Rechnungen ist dieser Betrag in vier Teilrechnungsbeträge, zahlbar vierteljährlich
zum 15. des zweiten Quartalsmonats, aufgeteilt. Die Fälligkeitstermine der viertel-

jährlichen Rechnungsbeträge sind mit Datum benannt (Anlage 5).

Rechnungsnummer RG08-910021
Rechnungsdatum 02.01.2008
Eingang Referat IT 1 12.01.2008
Jahresrechnungsbetrag 115.863,78 €
Zahlungsmodus vierteljährlich 28.965,94 €
Fälligkeit 15.02.2008

15.05.2008

15.08.2008

15.11.2008
sachliche Richtigkeit -/-

 

 

Am 15. Januar 2008 wurde die rechnerische Richtigkeit der Rechnung bestätigt und

auf dem Rechnungsoriginal vermerkt. Die Prüfung auf sachliche Richtigkeit wurde

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hingegen nicht durch einen entsprechenden Vermerk mittels Stempel und Unter-
schrift durch den verfahrensbetreuenden Sachbearbeiter auf der Rechnung als zah-
lungsbegründende Unterlage dokumentiert (Anlage 5). Insofern übernahm die auf
der Auszahlungsanordnung sachliche richtig zeichnende Mitarbeiterin die Verantwor-
tung dafür.

Mit Auszahlungsanordnung (F05) vom 15. Januar 2008 wurde daraufhin der Gesamt-
rechnungsbetrag in Höhe von 115.963,78 € zur Auszahlung angewiesen, obwohl
gemäß Rechnung zunächst nur der erste der vier Teilrechnungsbeträge in Höhe von
28.965,94 € zum 15. Februar 2008 fällig gewesen wäre (Anlage 9).

sachliche Richtigkeit

Anordnungsbefugte

Darüber hinaus ist auf der Auszahlungsanordnung als Fälligkeitstermin der

    

 
 
   
       
   

    
   

17. Januar 2008 angegeben, während - sowohl durch die Rechnung als auch durch
die Verträge - vierteljährliche Zahlungstermine (je nach Vertrag der 1. bzw. 15. des
zweiten Quartalsmonats) vorgesehen sind. Hier hätte der jeweils vierteljährlich an-
stehende Fälligkeitstermin vermerkt werden müssen.

4.2 Zahlvorgang 2007

Die Prüfung der von Referat IT 1 übersandten Unterlagen ergab darüber hinaus,
dass bereits im Jahr 2007 die von der unknow GmbH aus dem Instandhaltungs- und
Pflegevertrag in Rechnung gestellten Leistungen ebenfalls vor Eintritt der Fälligkeit
der jeweils vierteljährlich zu zahlenden Rechnungsbeträge mit der Auszahlung des
gesamten Jahresrechnungsbetrages beglichen wurden. Je Vertrag wurde nur eine
Rechnung von der uknow GmbH übersandt, obwohl die Rechnungsstellung viertel-

jährlich zu erfolgen hatte.