FR Bundesministerium vBS
für Familie, Senioren, Frauen u

und Jugend

00 Allgemeine und übergreifende Angelegenheiten des Ministeriums
En Verfassung und Verwaltung
BEEEEE BEE Familie, Kinder und Jugend

Bürgerschaftliches Engagement, Selbsthilfe, Freiwilligendienste, Wohl-

fahrtspflege, Kriegsfolgenhilfe, Freizeit und Tourismus

Sozialwesen, Menschen mit Behinderung, Migration, Flüchtlinge, Asyl,
Integration

BEE BE E17
ET Tieren = Atere Mensenen DD
Teens, Ghansengiennen DD

Jede Hauptgruppe des Aktenplans wird unter thematischen Gesichtspunkten weiter untergliedert.

 

a] Hauptgruppe Verfassung und Verwaltung

En Betreffseinheit Fortbildung

 

Akten werden auf der Ebene der Betreffseinheit, d. h. auf der niedrigsten Gliederungsstufe gebil-
det.

Jede Akte wird von der Registratur mit Aktenzeichen und Aktenbezeichnung („Aktenbetreff“)
erfasst.

5.1 Aktenzeichen

Die Vergabe von Aktenzeichen erfolgt nach den hier vorgegebenen Regeln zur Bildung und
Kennzeichnung von Akten. Grundsätzlich wird ein Aktenzeichen gebildet, indem an das vierstelli-
ge Aktenplankennzeichen der Betreffseinheit eine Ordnungsnummer (fortlaufende Nummer) an-
gefügt und mit einem Schrägstrich abgetrennt wird. Ein Aktenzeichen muss mindestens aus Ak-
tenplankennzeichen und Ordnungsnummer bestehen, die Angabe des Aktenplankennzeichens

allein ist nicht ausreichend.

ne

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Beispiel:

1106/000 Sprachkurse allgemein

1106/001 Sprachkurse Englisch
1106/002 Sprachkurse Französisch

Die erste Akte zu einer Betreffseinheit (lfd. Nummer 000) enthält grundsätzlich Allgemeines zu

 

dieser Themenstellung.

Bildung von „abgeleiteten“ Aktenzeichen

Die Menge der unter einer Betreffseinheit zu führenden Akten kann weitere inhaltliche Unter-
teilungen erforderlich machen, in diesem Fall können sogenannte abgeleitete Betreffseinhei-
ten gebildet werden. Ableitungen werden immer durch einen Bindestrich (-) vom Aktenplan-
kennzeichen getrennt. Ableitungen werden verbindlich vorgegeben oder können frei ge-

wählt werden.

Freie Ableitungen
Freie Ableitungen können vom Registrator/von der Registratorin im Rahmen der geltenden

Vorschriften vergeben werden. Freie Ableitungen werden gebildet, wenn eine weitere Untertei-
lung der Betreffseinheit zur Wahrung der Übersichtlichkeit erforderlich ist und keine „feste“

Ableitung vorgegeben ist bzw. passt.

1106 — 01/001 Sprachkurse Englisch

1106 - 01/002 Sprachkurse Französisch
1106 — 01/003 Sonstige Sprachkurse

 

Feste Ableitungen
Feste Ableitungen sind von der Registraturleitung verbindlich vorgegebene Kürzel, die eine be-

stimmte inhaltliche Aussage treffen und damit als „sprechende Aktenzeichen“ fungieren. Feste
Ableitungen werden zur Kennzeichnung von häufig gebrauchten inhaltlichen Unterteilungen ge-

bildet. Es wurden vier verschiedene Arten von festen Ableitungen festgelegt:

se

•    zweistellige Buchstabenkürzel für die Bundesländer (BW, BY, BE etc.) 2449-NW/001 •    dreistellige Buchstabenkürzel für Länder sog. Länderschlüssel (AUS, FRA, GER etc.) 2443 – GBR/000 Internationale Programme im Rahmen der internationalen Jugendarbeit mit Großbritannien 6403 – CZE/001      Bilaterale und multilaterale Austauschprogramme, Fachtagungen und Seminare auf dem Gebiet der Seniorenpolitik mit der Tsche- chischen Republik •    dreistellige Kennziffern sog. Stammzahlen für die Zuwendungsempfänger und Institutionen, die häufig oder regelmäßig Förderungen erhalten 6700 – 221/000      Ältere Menschen und Recht/Zusammenarbeit mit der BAGSO all- gemein 6084 – 326/002      Europäische Staatsbürgerakademie: „Solidarität sichern und Würde bewahren – Lebensqualität und Altersentwicklung in Eu- ropa“ vom 01. – 08.10.2010 •    dreistellige Kennziffern für inhaltsbezogene Ableitungen (z. B. Große Anfragen, kleine Anfra- gen, schriftliche Anfragen) 1720 – 902/001      Forschungsvorhaben und Forschungsförderung/Kleine Anfrage zur Forschungsförderung der Bundesregierung Die Verzeichnisse der festen Ableitungen sind im Intranet unter der Rubrik „Ser- vice/Registraturen/Grundlagen der Aktenzeichenbildung“ eingestellt. Bei Bedarf können weite- re Stammzahlen und inhaltsbezogene Ableitungen durch die Registraturleitung vergeben wer- den. Kombinationsmöglichkeiten Zulässig sind eine feste Ableitung oder eine freie Ableitung, zwei feste Ableitungen oder eine freie und eine feste Ableitung. Die freie Ableitung kann vor oder nach der festen Ableitung an- geordnet werden. Folgen zwei feste Ableitungen aufeinander, muss die feste Ableitung mit Buchstabenkürzel vorangestellt werden. 8

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5.2 Geschäftszeichen

Die Akten werden nach Organisationseinheiten geführt („aktenführende Stelle“). Wird einem Ak-
tenzeichen die Kurzbezeichnung der aktenführenden Stelle vorangestellt, entsteht das Ge-
schäftszeichen. Kurzbezeichnung und Aktenzeichen sind immer durch einen Bindestrich ge-

trennt.

Beispiel:

Z21-1106/000 Sprachkurse allgemein

Z21-1106/001 Sprachkurse Englisch
Z21-1106/002 Sprachkurse Französisch

In der Praxis wird zwischen beiden Bezeichnungen nicht immer hinreichend differenziert, im

 

Sprachgebrauch wird häufig die Bezeichnung „Aktenzeichen“ verwendet, obwohl tatsächlich das
Geschäftszeichen gemeint ist (siehe z. B. Abkürzung „Az.“ im Kopfbogen des BMFSFJ oder in

der Vermerkvorlage).

Um das Auffinden von Vorgängen im VBS zu ermöglichen, wird an das Geschäftszeichen zusätz-
lich ein Vorgangskennzeichen angehängt. Dies geschieht automatisch bei Anlage eines neuen
Vorgangs, indem die laufende Nummer des Vorgangs mit einem Stern hinter das Geschäftszei-

chen gesetzt wird.

Beispiel: Akte „Sprachkurse Französisch 2018“, Gz.: Z21-1106/007

«e Vorgang 1: „Sprachkurs 03. — 05.01.2018“ Gz.: Z21-1106/007*01
e Vorgang 2: „Sprachkurs 11. — 14.01.2018“ Gz.: Z21-1106/007*02
e Vorgang 3: „Sprachkurs 22. — 25.01.2018“ Gz.: Z21-1106/007*03

Kennzeichnung von Sondersachakten

Sonderakten werden gebildet, wenn umfangreiches Schriftgut zur Erleichterung der Bearbeitung
von der Einzelsachakte abzugrenzen ist. Sonderakten werden durch römische Ziffern gekenn-
zeichnet, die an das Aktenzeichen angehängt werden. Sonderakten können für folgende Inhalte

gebildet werden:

ve

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Dokumente von vorübergehender Bedeutung
Einzeleinsendungen
Berichte, Stellungnahmen

Veröffentlichungen, Presseäußerungen
Gutachten, Entscheidungen
Materialsammlungen

0443/00111 Einzeleinsendungen

 

 

2155 — 33/011111 Europäischer Drogenaktionsplan/Stellungnahmen der Länder

Alle Bestandteile des Aktenzeichens bzw. Geschäftszeichens werden im VBS hinterlegt. Eintra-
gungen im System sind nur möglich, wenn sie den hinterlegten Vorgaben entsprechen; abwei-
chende Eintragungen werden nicht angenommen.

6. Bezeichnung von Dokumenten
Dokumente, die in einem elektronischen Vorgang abgelegt werden, sollten möglichst konkret
bezeichnet werden. Bei der Übernahme eines vorhandenen Betreffs sollte geprüft werden, ob

dieser hinreichend aussagekräftig ist.

Bei Abstimmungsprozessen, die per E-Mail durchgeführt werden, wird häufig eine Vielzahl von
E-Mails mit identischem Betreff verschickt. Da der E-Mail-Betreff beim Import von E-Mails in das
VBS automatisch übernommen wird, kann sich die Dokumentliste eines Vorgangs zum Beispiel

wie folgt darstellen:

Akte „Schriftliche Fragen“
Vorgang: Schriftliche Frage MdB XY vom 01.02.2018 „Energieeffiziente Beschaffungen“
Dokumente:
- WG.: Schriftl. Frage MdB XY „Energieeffiziente Beschaffungen“
- WG.: Schriftl. Frage MdB XY „Energieeffiziente Beschaffungen“
- WG.: Schrift. Frage MdB XY „Energieeffiziente Beschaffungen“
USW.

Hier empfiehlt sich eine Konkretisierung der Betreffsangaben, damit der Inhalt der einzelnen Do- kumente bereits in der Dokumentliste erkennbar ist. Aussagekräftig sind möglichst kurze und konkrete Bezeichnungen, im vorstehenden Fall z. B.: Dokumente: -              Schriftl. Frage MdB XY „Energieeffiziente Beschaffungen“ -              Bearbeitungsvorgaben durch BMI zur Schriftl. Frage MdB XY „Energieeffizient Beschaffungen“ -              Anforderung von Antwortbeiträgen/Schriftl. Frage MdB XY „Energieeffiziente Beschaffungen“ -              Antwortbeitrag Referat A zur Schriftl. Frage MdB XY „Energieeffiziente Beschaffungen“ -              Antwortbeitrag Referat B zur Schriftl. Frage MdB XY „Energieeffiziente Beschaffungen“ -              Antwortbeitrag Referat C zur Schriftl. Frage MdB XY „Energieeffiziente Beschaffungen“ -              AL-Vorlage Antwort BMFSFJ/Schriftl. Frage MdB XY „Energieeffiziente Beschaffungen“ -              Antwortbeitrag BMFSFJ an BMI/Schriftl. Frage MdB XY „Energieeffiziente Beschaffungen“ 7.    Schlussverfügungen Die Schlussverfügung ist eine Arbeitsanweisung an die Registratur, die in der „Papieraktenwelt“ von den Bearbeitenden auf das jeweilige Schriftstück geschrieben wird. Mit der Schlussverfügung wird festgelegt, wie Schriftgut nach Abschluss der Bearbeitung zu behandeln ist. Im VBS wird die Schlussverfügung in den Text der E-Mail, mit der das Dokument der Registratur zugeleitet wird, aufgenommen. Nach der Registraturrichtlinie gibt es verschiedene Verfügungen, die in Bezug auf den Verbleib des Schriftgutes unterschiedliche Wirkungen haben: 11

• Zum Vorgang (zVg): Mit dieser Verfügung werden neue Dokumente in einen laufenden Vorgang, dessen Bearbei- tung noch nicht abgeschlossen ist, überführt und in die Dokumentenliste des Vorgangs auf- genommen. Dokumente können im VBS sowohl von der Registratur als auch von den Bearbeiterinnen und Bearbeitern selbst per „drag and drop“ in einen Vorgang abgelegt werden. Werden die Bearbeitenden selbst tätig entfällt eine Verfügung an die Registratur. In Cc erhaltene E-Mails sind in der Regel lediglich zur Kenntnisnahme gedacht und erfordern keine weitere Bearbei- tung. Für die Registraturen allerdings ersetzt die Zuleitung Cc die Verfügung „zum Vorgang“ (vgl. auch Haus-INFO vom 26.03.2019). • Zu den Akten (zdA): Dokumente werden „zu den Akten“ verfügt, wenn der gesamte zugrundeliegende Vorgang mit diesem Dokument von der Registratur abgeschlossen werden soll. Das Dokument wird in diesem Fall dem Vorgang zugeführt und – soweit noch nicht geschehen – in die Dokumen- tenliste aufgenommen, der Vorgang wird durch die Registratur geschlossen. Mit dem Datum der zdA-Schreibung beginnt die Transferfrist von 1 Jahr zu laufen. Innerhalb dieser Frist kann die zdA-Schreibung wieder aufgehoben werden, dies erfolgt automatisch, wenn ein Dokument dem Vorgang angefügt wird. Nach Ablauf der Transferfrist werden die Dokumente „eingefroren“ und können nur noch gelesen werden. • Weglegen (wgl): Dokumente von geringem Informationsgehalt, die nicht aktenrelevant sind, werden „Wegle- gen“ verfügt. Diese Dokumente werden von der Registratur in den Weglege-Ordner verscho- ben; nach Ablauf des folgenden Kalenderjahres werden sie automatisch gelöscht. Bis dahin können die Dokumente im Weglege-Ordner eingesehen und ggf. auch bearbeitet werden. • Wiedervorlage (Wv): Dokumente, die zu einem späteren Zeitpunkt erneut bearbeitet werden sollen, werden zur „Wiedervorlage“ verfügt. Die Registratur erfasst die Wiedervorlagetermine und leitet die Do- kumente zum betreffenden Termin der Bearbeiterin/dem Bearbeiter zu. 12