Hinweis zu gescannten Dokumenten Das in den zentralen Scan-Stellen eingesetzte Scanverfahren verfügt im Gegensatz zu anderen im Haus eingesetzten Geräten (Etagen-Scannern) über eine Volltexterkennung (OCR-Erkennung). D. h. für die beim Scannen erzeugten pdf-Dokumente gilt nach der Veraktung in ELVA:     sie sind über die Volltextsuche „Suche“ vollständig recherchierbar     Textteile der Scans können aus der E-Akte herauskopiert und für die Erstellung neuer Do- kumente genutzt werden. 2. Zentrale Posteingänge (1) Bei den Referaten, bei denen die E-Akte im Einsatz ist, werden Papier-Posteingänge im Regel- fall nach Öffnung in der Poststelle gescannt und dann unmittelbar an das „elektronisches Post- fach“ des zuständigen Referats in ELVA (sog. „Scan-Eingang“) weitergeleitet. Die Papierorigina- le verbleiben in der Regel in der Poststelle. (2) Nach der Negativ-Scanliste (Anlage 1) nicht zu öffnende und nicht zu scannende Posteingänge werden in Papierform über den Botendienst an die Empfängerin / den Empfänger zugestellt. Dies gilt insbesondere für persönlich adressierte Post und nicht scannbare Formate. Zentrale Posteingänge  Posteingangsstempel  Auszeichnung auf Referat 12

(3) Zugriff auf das ELVA-Postfach „Scan-Eingang“ haben im Regelfall die Referatsleitung und de- ren Vertretung. Sie erhalten bei neuen Scan-Eingängen eine E-Mail-Nachricht mit Link auf das ELVA-Postfach. Von hier aus kann die Referatsleitung die gescannten Posteingänge sichten und an die zuständige Bearbeiterin / den zuständigen Bearbeiter verfügen. Mit Verfügung des Scans „Scan verfügen“ erhält die Bearbeiterin / der Bearbeiter eine entsprechende E-Mail- Benachrichtigung und wird für die jeweilige Scan-Sendung berechtigt. (4) Bei fehlgeleiteter Zuleitung der Scan-Sendung bzw. Zuständigkeit eines anderen Referats ver- fügt die Referatsleitung die Scan-Sendung über die Funktion „An Referat abgeben“ an die zu- ständige Organisationseinheit. Sofern der Scan-Eingang aktenrelevant ist, veranlasst die zuständige Bearbeiterin / der zuständige Bearbeiter die Veraktung über die Funktion „Zur Akte geben“. Hiermit wird die Scan-Sendung aus dem Bereich „Scan-Eingang“ in den sog. Postkorb der Registratur verschoben, die im Anschluss das Zufügen zur E-Akte übernimmt. Hinweis zur Qualität verakteter Scans Nur bei den auf der Scan-Eingangsseite befindlichen pdf-Dokumenten sind die technischen Vor- aussetzungen gegeben, um im Bedarfsfall eine Übereinstimmung des Scans mit dem Papier- Original nachweisen zu können. Es ist daher bei der Veraktung darauf zu achten, dass die pdf- Dokumente direkt von der Scan-Seite aus zur Akte gegeben werden. Bei einer erstellten Kopie des Scans ist ein späterer technischer Nachweis der Übereinstimmung mit dem Original nicht mehr ohne weiteres möglich. (5) Nicht aktenrelevante Eingänge sollten gelöscht oder in den sog. Weglegebereich (Aufbewah- rung erfolgt bis Ende des folgenden Kalenderjahres) verschoben werden. 3. Persönlich adressierte Posteingänge (1) Persönlich adressierte Posteingänge werden ungeöffnet an die Empfängerin / den Empfänger weitergeleitet. Persönlich adressiert ist die Post, wenn der Name der Empfängerin / des Emp- fängers zuerst d.h. vor dem Namen der Behörden genannt ist oder der Zusatz „persönlich“ vor- handen ist. (2) Sofern diese aktenrelevant sind, veranlasst die Empfängerin / der Empfänger nach Empfang das Scannen des Dokuments in der Poststelle. Die Poststelle übersendet – je nach Verfügung - nach erfolgtem Scan die Scans an das ELVA-Postfach des Referats „Scan-Eingänge“ (Verfü- 13

gung: Geschäftsgang, GG) oder unmittelbar an die Bearbeiterin / den Bearbeiter (Verfügung: WV). Die Papier-Originale verbleiben in der Regel zur vorübergehenden Aufbewahrung in der Scan-Stelle. 4. Postausgänge (1) Postausgänge, d.h. Schreiben an Externe in Papier, werden grundsätzlich nicht gescannt. Der bisherige Absendevermerk durch die Poststelle in der Entwurfsfassung entfällt. Anstelle dessen vermerkt die Bearbeiterin / der Bearbeiter die Absendung in der elektronischen Entwurfsfassung und verfügt diese zur E-Akte. (2) Wenn das Ausgangsschreiben aufgrund eines Schriftformerfordernisses mit einer eigenhändi- gen Unterschrift zu versehen ist, veranlasst die Bearbeiterin / der Bearbeiter den Scan der Reinschrift vor Versendung bei der Poststelle (Anlage 2); dasselbe gilt für unterzeichnete Schreiben der Leitung an Externe. Papier-Schreiben an Externe Bearbeiter/in Bearbeiter/in •• erstellt erstellt Dok. Dok. in in Word Word •• druckt druckt Dokument Dokument •• unterzeichnet unterzeichnet Original Original •• fertigt fertigt Absendehinweis Absendehinweis im im elektr. elektr. Dokument Dokument 14

5. Eingangspost an die Leitung (1) Die Eingangspost an die Leitung wird wie bisher von der Poststelle ungeöffnet direkt an die Lei- tungsregistratur (L-Reg) gesandt. Nach erfolgter Eingangsbehandlung wird die Eingangspost der Leitung im Papier-Original vorgelegt und von dieser in Papier bearbeitet. Die Eingänge wer- den im Anschluss über die L-Reg an die Fachabteilungen verfügt. Nachdem die L-Reg die je- weiligen Vorgänge in ELVA erfasst hat, sendet sie die Eingangspost zum Scannen an die Scanstelle der Registratur. (2) Die Registratur leitet die Scans per E-Mail an die nächste im Geschäftsgang verfügte Organisa- tionseinheit (i. d. R. AL) weiter. Die weitere Bearbeitung und Weiterleitung an das zuständige Referat erfolgt elektronisch. Die Papier-Originale verbleiben zur vorübergehenden Aufbewah- rung in der Scan-Stelle. 6. „Rückläufe“ von Leitungsvorlagen (1) Rückläufe von Leitungsvorlagen in Papier werden nach Verlassen des Leitungsbereichs über die L-Reg direkt an die Scanstelle der Registratur gesendet. Die Registratur übersendet den Scan des Rücklaufs grundsätzlich an das ELVA-Postfach des zuständigen Referats „Scan- Eingänge“. Das Papieroriginal verbleibt in der Scanstelle. (2) Etwas anderes gilt bei Reinschriften von unterzeichneten Leitungsschreiben (z. B. als Anlage zu einer Leitungsvorlage). Hier sind die Reinschriften zum Versand an das zuständige Fachreferat weiterzuleiten. Die Leitungsvorlage selbst verbleibt im Papier-Original in der Scanstelle. 15

7. Weitere in Papier bearbeitete Unterlagen Weitere in Papier bearbeitete Unterlagen übersendet die zuständige Bearbeiterin / der zuständige Bearbeiter, sofern aktenrelevant, als Scanauftrag an die Scanstelle der Registratur, insbes. zur anschließenden Veraktung des Scans in der E-Akte. Dort erfolgt – je nach Verfügung – nach dem Scannen der Versand des Scans an das zuständige Referat oder die direkte Veraktung in ELVA. Das Papier-Original verbleibt zur vorübergehenden Aufbewahrung in der Scan-Stelle. 8. Umgang mit Papier-Originalen (1) Papier-Originale werden nach erfolgtem Scannen im Regelfall für sechs Monate in den zentra- len Scan-Stellen aufbewahrt und anschließend gemäß § 7 Abs. 2 E-Government-Gesetz ver- nichtet (sog. „Ersetzendes Scannen“). (2) In bestimmten Fällen sind einzelne Dokumente aus rechtlichen Gründen nach dem Scannen längerfristig im Papier-Original aufzubewahren (Anlage 3). Dies betrifft im Wesentlichen unter- zeichnete Verträge und Urkunden sowie zahlungsbegründende und zuwendungsrelevante Un- terlagen, soweit die Akten nicht von einem Projektträger geführt werden. In diesen Fällen wird der Scan zur E-Akte genommen und das Papier-Original zusätzlich als Papierbestandteil einer sog. Hybridakte in der Registratur aufbewahrt. (3) Papierdokumente in nicht scanbaren Formaten (DIN A 3 und größer) und papiergebundene Broschüren o.ä. werden ausschließlich als Papierbestandteil einer sog. Hybridakte in der Re- gistratur aufbewahrt. VI. Datenschutz (1) Die E-Akte unterliegt den datenschutzrechtlichen Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Eine Speicherung personenbezogener Daten in der E-Akte ist daher nur bei Erforder- lichkeit nach § 14 Abs.1 BDSG zulässig. Dies ist vor einer Übernahme von Dokumenten mit personenbezogenen Daten in die E-Akte zu prüfen. Gleiches gilt für die Vergabe von Metadaten zu E-Akten und deren Vorgänge und Dokumente. Auch für die E-Akte gilt der Grundsatz, dass Akten grundsätzlich fachbezogen und nicht personenbezogen zu führen sind. (2) Bei der Erfassung von Metadaten zu Vorgängen und Dokumenten sind im Feld „Betreff“ so we- nige personenbezogene Daten wie möglich aufzunehmen. Insbesondere sollen, soweit möglich, anstelle von Personennamen Funktionsbezeichnungen verwendet werden (z. B. anstelle „Be- stellung von Frau / Herrn X zur Allgemeinvertretung Z 15“ wird formuliert „Bestellung Allgemein- vertretung Z 15“). Hierauf sollte die zuständige Bearbeiterin / der zuständige Bearbeiter bereits 16

bei der Formulierung des Betreffs in Outlook im Zuge der Übersendung von Dokumenten und E-Mails an die Registratur über „Vorgang direkt registrieren“ achten. Denn: Der eingetragene Betreff wird für die Erfassung der Metadaten automatisisiert als Name des Vorgangs („Inhalt“) vorbelegt. (3) In den Metadaten dürfen zudem keine besonderen personenbezogenen Informationen nach § 3 Abs. 9 BDSG verwendet werden. Dazu gehören Angaben über die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen oder Gewerk- schaftszugehörigkeit. Ausgenommen von diesem Verbot und damit zulässig ist die Verwendung von Daten, die die / der Betroffene offenkundig öffentlich gemacht hat. Dies betrifft insbesonde- re Funktionsträgerinnen / Funktionsträger, die in ihrer Funktion als z. B. Gewerkschaftsvorsit- zende, Parteivorsitzende, Kirchenleute etc. betroffen sind. VII.   Rechnungsbearbeitung (1) Zahlungsbegründende Unterlagen sind gemäß den Aufbewahrungsbestimmungen für die Un- terlagen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens des Bundes (ABestB-HKR) bis auf weiteres in Papierform aufzubewahren. Bis zu einer Änderung der entsprechenden Verwal- tungsvorschriften erfolgt die Rechnungsbearbeitung daher weiterhin in Papierform. Die zah- lungsbegründenden Unterlagen (s. Anlage 3) werden in der E-Akte abgelegt und zusätzlich im Papier-Original als Papierbestandteil einer Hybridakte durch die Registratur aufbewahrt. (2) Hierbei wird empfohlen, wie folgt zu verfahren:    Eingehende Rechnungen werden nicht mit Posteingang in der Poststelle gescannt, son- dern von der Poststelle im Papier-Original an das zuständige Referat weitergeleitet.    Die zuständige Bearbeiterin / der zuständige Bearbeiter prüft den Zahlungsvorgang wie bisher in Papierform und stellt durch Unterschrift und Datum auf der Original-Rechnung die sachliche und rechnerische Richtigkeit fest.    Der Zahlungsvorgang wird wie bisher in profi erfasst und bearbeitet. Der aus profi erzeug- te Ausdruck der Kassenanordnung (z.B. EIZA) wird unterzeichnet und sollte nach Ab- schluss der Bearbeitung gemeinsam mit der geprüften Original-Rechnung an die Scan- Stelle der Registratur zum Scannen verfügt werden.    Nach erfolgtem Scan übernimmt die Registratur die Zuführung des Scans zur E-Akte und bewahrt Original-Rechnung und profi-Ausdruck bis auf weiteres zusätzlich als Papierbe- standteil einer Hybridakte auf. 17

VIII.   Zuwendungsbearbeitung (1) Zuwendungsrelevante Unterlagen, d.h. insbesondere Zuwendungsanträge (Anträge auf Förde- rung, Aufstockungen und Verlängerung), Zuwendungsbescheide und Verwendungsnachweise werden zunächst weiter wie bisher bearbeitet. In Zusammenhang mit Zahlbarmachungen gelten auch hier die besonderen Aufbewahrungsbestimmungen für zahlungsbegründende Unterlagen. Daneben sind Schriftformerfordernisse für Zuwendungsanträge und Zuwendungsbescheide gemäß VV zu § 44 BHO zu beachten (s. Anlage 3). Daher sind auch diese Dokumente vom Grundsatz her in Papierform aufzubewahren. (2) Bei Hausvorhaben ohne Einsatz eines Projektträgers bedeutet dies, dass zuwendungsrelevante Unterlagen nach dem Anbringen handschriftlicher Verfügungen und Zeichnungen bzw. Unter- schrift an einer der Scan-Stellen zum Scannen verfügt werden. Zuwendungsbescheide sollten vor Versand in der Poststelle eingescannt werden. Nach erfolgtem Scan sind die gescannten Dokumente in der E-Akte zu verakten. Die Registratur bewahrt bis auf weiteres zusätzlich die Papier-Originale als Papierbestandteil einer Hybridakte auf. (3) Erfolgt die Aktenführung durch einen Projektträger erfolgt die Aufbewahrung von Papier- Originalen durch den Projektträger. Spiegelakten des BMBF können bei Bedarf als reine E- Akten geführt werden. 18

Anlage 1 Negativ-Scanliste (Dokumente, die nicht mit Eingang in der Poststelle gescannt werden) A. Folgende Dokumente werden nicht in der Poststelle geöffnet, sondern verschlossen direkt an die in der Anschrift genannte Person oder Organisationseinheit weitergeleitet. 1. Offensichtliche Irrläufer/Fehlzustellungen, 2. Persönlich adressierte Sendungen (an Frau/Herrn………im BMBF), 3. Post an den Leitungsbereich (Öffnung erfolgt durch Leitungsregistratur), 4. Sendungen, die an das Referat „Personal“ gerichtet sind, 5. Sendungen, die an das Referat „Personalausgaben; Sicherheit“ gerichtet sind, 6. Sendungen, als deren Absender    das Bundesamt für Justiz (Führungszeugnisse)    oder Ärztinnen/Ärzte / Institutionen des Gesundheitswesens (ärztliche Gutachten, sonstige Dokumente mit Gesundheitsinformationen) erkennbar sind, 7. Angebote auf Ausschreibungen bei der Vergabe öffentlicher Aufträge, 8. Verschlusssachen ab VS – Nur für den Dienstgebrauch, 9. Sendungen an    den Personalrat,    die Gleichstellungsbeauftragte,    die/den Datenschutzbeauftragte/n,    die/den Geheimschutzbeauftragte/n,    die/ den Sabotagebeauftragte/n    die Vertrauensperson für schwerbehinderte Menschen,    die Jugend- und Auszubildendenvertretung. B. Folgende Dokumente werden nach Öffnung durch die Poststelle nicht gescannt, sondern direkt an das zuständige Referat weitergeleitet. 1. Rechnungen 2. Personalrelevante Eingänge, die nicht an das Personalreferat gerichtet sind    Anträge auf Telearbeit / Mobile Arbeit    Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen    Personalrelevanter Eingang von externen Einrichtungen 3. Prozessrelevante Posteingänge des Rechtsreferates    Klageschriften, Schriftsätze, Gerichtsbeschlüsse, Urteile    Sonstiger Schriftverkehr mit Prozessaktencharakter (Schreiben von Rechtsanwältinnen/ Rechtsanwälten, Gerichten, Empfangsbekenntnisse, Postzustellungsurkunden, Einschrei- ben-Rückscheine etc.) 19

4. Privates  Zusendungen, deren Inhalte zweifelsfrei privaten Charakter haben, z. B. Urlaubspost 5. Werbung und Ähnliches  Werbung (Kataloge, Prospekte etc.)  Einladungen, insbesondere von Firmen, zu Veranstaltungen 6. Periodika, Bücher und Vergleichbares  Zeitungen und Zeitschriften  Hausnachrichten anderer Ressorts  Bücher, Broschüren 7. Sonderformate  Technische Pläne, Bauzeichnungen  Einsendungen, die wegen ihrer äußeren Form (Überformat, mangelhaftes Druckbild usw.) nur schwer bzw. gar nicht gescannt werden können. Bei Ziffern 6 und 7 wird lediglich das Begleitschreiben oder Deckblatt (ggf. mit Inhaltsverzeichnis) digi- talisiert. 20

Anlage 2 Scannen von Postausgängen in Papier In folgenden Fällen wird empfohlen, Postausgänge in Papier mit eigenhändiger Unterschrift zu ver- senden. Hierbei wird zur Beweissicherung die Reinschrift vor Versand durch die Poststelle gescannt. 1. Schriftstücke, die aufgrund bestehender Rechtsvorschriften eigenhändig zu unterzeichnen sind (z.B. öffentlich-rechtliche Verträge nach § 57 VwVfG) 2. Verwaltungsakte, soweit die Schriftform vorgeschrieben ist 3. Verträge und Urkunden 4. Schriftstücke im Rahmen von gerichtlichen Prozessen Soweit erforderlich, veranlasst die zuständige Bearbeiterin / der zuständige Bearbeiter das Scannen des Postausgangs vor Versendung. Dies gilt auch für im Original unterzeichnete Leitungsschreiben an Externe. Hier ist ebenfalls vor Ver- sand der Reinschrift das Scannen durch die Poststelle zu veranlassen. 21