7. Weitere in Papier bearbeitete Unterlagen Weitere in Papier bearbeitete Unterlagen übersendet die zuständige Bearbeiterin / der zuständige Bearbeiter, sofern aktenrelevant, als Scanauftrag an die Scanstelle der Registratur, insbes. zur anschließenden Veraktung des Scans in der E-Akte. Dort erfolgt – je nach Verfügung – nach dem Scannen der Versand des Scans an das zuständige Referat oder die direkte Veraktung in ELVA. Das Papier-Original verbleibt zur vorübergehenden Aufbewahrung in der Scan-Stelle. 8. Umgang mit Papier-Originalen (1) Papier-Originale werden nach erfolgtem Scannen im Regelfall für sechs Monate in den zentra- len Scan-Stellen aufbewahrt und anschließend gemäß § 7 Abs. 2 E-Government-Gesetz ver- nichtet (sog. „Ersetzendes Scannen“). (2) In bestimmten Fällen sind einzelne Dokumente aus rechtlichen Gründen nach dem Scannen längerfristig im Papier-Original aufzubewahren (Anlage 3). Dies betrifft im Wesentlichen unter- zeichnete Verträge und Urkunden sowie zahlungsbegründende und zuwendungsrelevante Un- terlagen, soweit die Akten nicht von einem Projektträger geführt werden. In diesen Fällen wird der Scan zur E-Akte genommen und das Papier-Original zusätzlich als Papierbestandteil einer sog. Hybridakte in der Registratur aufbewahrt. (3) Papierdokumente in nicht scanbaren Formaten (DIN A 3 und größer) und papiergebundene Broschüren o.ä. werden ausschließlich als Papierbestandteil einer sog. Hybridakte in der Re- gistratur aufbewahrt. VI. Datenschutz (1) Die E-Akte unterliegt den datenschutzrechtlichen Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Eine Speicherung personenbezogener Daten in der E-Akte ist daher nur bei Erforder- lichkeit nach § 14 Abs.1 BDSG zulässig. Dies ist vor einer Übernahme von Dokumenten mit personenbezogenen Daten in die E-Akte zu prüfen. Gleiches gilt für die Vergabe von Metadaten zu E-Akten und deren Vorgänge und Dokumente. Auch für die E-Akte gilt der Grundsatz, dass Akten grundsätzlich fachbezogen und nicht personenbezogen zu führen sind. (2) Bei der Erfassung von Metadaten zu Vorgängen und Dokumenten sind im Feld „Betreff“ so we- nige personenbezogene Daten wie möglich aufzunehmen. Insbesondere sollen, soweit möglich, anstelle von Personennamen Funktionsbezeichnungen verwendet werden (z. B. anstelle „Be- stellung von Frau / Herrn X zur Allgemeinvertretung Z 15“ wird formuliert „Bestellung Allgemein- vertretung Z 15“). Hierauf sollte die zuständige Bearbeiterin / der zuständige Bearbeiter bereits 16

bei der Formulierung des Betreffs in Outlook im Zuge der Übersendung von Dokumenten und E-Mails an die Registratur über „Vorgang direkt registrieren“ achten. Denn: Der eingetragene Betreff wird für die Erfassung der Metadaten automatisisiert als Name des Vorgangs („Inhalt“) vorbelegt. (3) In den Metadaten dürfen zudem keine besonderen personenbezogenen Informationen nach § 3 Abs. 9 BDSG verwendet werden. Dazu gehören Angaben über die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen oder Gewerk- schaftszugehörigkeit. Ausgenommen von diesem Verbot und damit zulässig ist die Verwendung von Daten, die die / der Betroffene offenkundig öffentlich gemacht hat. Dies betrifft insbesonde- re Funktionsträgerinnen / Funktionsträger, die in ihrer Funktion als z. B. Gewerkschaftsvorsit- zende, Parteivorsitzende, Kirchenleute etc. betroffen sind. VII.   Rechnungsbearbeitung (1) Zahlungsbegründende Unterlagen sind gemäß den Aufbewahrungsbestimmungen für die Un- terlagen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens des Bundes (ABestB-HKR) bis auf weiteres in Papierform aufzubewahren. Bis zu einer Änderung der entsprechenden Verwal- tungsvorschriften erfolgt die Rechnungsbearbeitung daher weiterhin in Papierform. Die zah- lungsbegründenden Unterlagen (s. Anlage 3) werden in der E-Akte abgelegt und zusätzlich im Papier-Original als Papierbestandteil einer Hybridakte durch die Registratur aufbewahrt. (2) Hierbei wird empfohlen, wie folgt zu verfahren:    Eingehende Rechnungen werden nicht mit Posteingang in der Poststelle gescannt, son- dern von der Poststelle im Papier-Original an das zuständige Referat weitergeleitet.    Die zuständige Bearbeiterin / der zuständige Bearbeiter prüft den Zahlungsvorgang wie bisher in Papierform und stellt durch Unterschrift und Datum auf der Original-Rechnung die sachliche und rechnerische Richtigkeit fest.    Der Zahlungsvorgang wird wie bisher in profi erfasst und bearbeitet. Der aus profi erzeug- te Ausdruck der Kassenanordnung (z.B. EIZA) wird unterzeichnet und sollte nach Ab- schluss der Bearbeitung gemeinsam mit der geprüften Original-Rechnung an die Scan- Stelle der Registratur zum Scannen verfügt werden.    Nach erfolgtem Scan übernimmt die Registratur die Zuführung des Scans zur E-Akte und bewahrt Original-Rechnung und profi-Ausdruck bis auf weiteres zusätzlich als Papierbe- standteil einer Hybridakte auf. 17

VIII.   Zuwendungsbearbeitung (1) Zuwendungsrelevante Unterlagen, d.h. insbesondere Zuwendungsanträge (Anträge auf Förde- rung, Aufstockungen und Verlängerung), Zuwendungsbescheide und Verwendungsnachweise werden zunächst weiter wie bisher bearbeitet. In Zusammenhang mit Zahlbarmachungen gelten auch hier die besonderen Aufbewahrungsbestimmungen für zahlungsbegründende Unterlagen. Daneben sind Schriftformerfordernisse für Zuwendungsanträge und Zuwendungsbescheide gemäß VV zu § 44 BHO zu beachten (s. Anlage 3). Daher sind auch diese Dokumente vom Grundsatz her in Papierform aufzubewahren. (2) Bei Hausvorhaben ohne Einsatz eines Projektträgers bedeutet dies, dass zuwendungsrelevante Unterlagen nach dem Anbringen handschriftlicher Verfügungen und Zeichnungen bzw. Unter- schrift an einer der Scan-Stellen zum Scannen verfügt werden. Zuwendungsbescheide sollten vor Versand in der Poststelle eingescannt werden. Nach erfolgtem Scan sind die gescannten Dokumente in der E-Akte zu verakten. Die Registratur bewahrt bis auf weiteres zusätzlich die Papier-Originale als Papierbestandteil einer Hybridakte auf. (3) Erfolgt die Aktenführung durch einen Projektträger erfolgt die Aufbewahrung von Papier- Originalen durch den Projektträger. Spiegelakten des BMBF können bei Bedarf als reine E- Akten geführt werden. 18

Anlage 1 Negativ-Scanliste (Dokumente, die nicht mit Eingang in der Poststelle gescannt werden) A. Folgende Dokumente werden nicht in der Poststelle geöffnet, sondern verschlossen direkt an die in der Anschrift genannte Person oder Organisationseinheit weitergeleitet. 1. Offensichtliche Irrläufer/Fehlzustellungen, 2. Persönlich adressierte Sendungen (an Frau/Herrn………im BMBF), 3. Post an den Leitungsbereich (Öffnung erfolgt durch Leitungsregistratur), 4. Sendungen, die an das Referat „Personal“ gerichtet sind, 5. Sendungen, die an das Referat „Personalausgaben; Sicherheit“ gerichtet sind, 6. Sendungen, als deren Absender    das Bundesamt für Justiz (Führungszeugnisse)    oder Ärztinnen/Ärzte / Institutionen des Gesundheitswesens (ärztliche Gutachten, sonstige Dokumente mit Gesundheitsinformationen) erkennbar sind, 7. Angebote auf Ausschreibungen bei der Vergabe öffentlicher Aufträge, 8. Verschlusssachen ab VS – Nur für den Dienstgebrauch, 9. Sendungen an    den Personalrat,    die Gleichstellungsbeauftragte,    die/den Datenschutzbeauftragte/n,    die/den Geheimschutzbeauftragte/n,    die/ den Sabotagebeauftragte/n    die Vertrauensperson für schwerbehinderte Menschen,    die Jugend- und Auszubildendenvertretung. B. Folgende Dokumente werden nach Öffnung durch die Poststelle nicht gescannt, sondern direkt an das zuständige Referat weitergeleitet. 1. Rechnungen 2. Personalrelevante Eingänge, die nicht an das Personalreferat gerichtet sind    Anträge auf Telearbeit / Mobile Arbeit    Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen    Personalrelevanter Eingang von externen Einrichtungen 3. Prozessrelevante Posteingänge des Rechtsreferates    Klageschriften, Schriftsätze, Gerichtsbeschlüsse, Urteile    Sonstiger Schriftverkehr mit Prozessaktencharakter (Schreiben von Rechtsanwältinnen/ Rechtsanwälten, Gerichten, Empfangsbekenntnisse, Postzustellungsurkunden, Einschrei- ben-Rückscheine etc.) 19

4. Privates  Zusendungen, deren Inhalte zweifelsfrei privaten Charakter haben, z. B. Urlaubspost 5. Werbung und Ähnliches  Werbung (Kataloge, Prospekte etc.)  Einladungen, insbesondere von Firmen, zu Veranstaltungen 6. Periodika, Bücher und Vergleichbares  Zeitungen und Zeitschriften  Hausnachrichten anderer Ressorts  Bücher, Broschüren 7. Sonderformate  Technische Pläne, Bauzeichnungen  Einsendungen, die wegen ihrer äußeren Form (Überformat, mangelhaftes Druckbild usw.) nur schwer bzw. gar nicht gescannt werden können. Bei Ziffern 6 und 7 wird lediglich das Begleitschreiben oder Deckblatt (ggf. mit Inhaltsverzeichnis) digi- talisiert. 20

Anlage 2 Scannen von Postausgängen in Papier In folgenden Fällen wird empfohlen, Postausgänge in Papier mit eigenhändiger Unterschrift zu ver- senden. Hierbei wird zur Beweissicherung die Reinschrift vor Versand durch die Poststelle gescannt. 1. Schriftstücke, die aufgrund bestehender Rechtsvorschriften eigenhändig zu unterzeichnen sind (z.B. öffentlich-rechtliche Verträge nach § 57 VwVfG) 2. Verwaltungsakte, soweit die Schriftform vorgeschrieben ist 3. Verträge und Urkunden 4. Schriftstücke im Rahmen von gerichtlichen Prozessen Soweit erforderlich, veranlasst die zuständige Bearbeiterin / der zuständige Bearbeiter das Scannen des Postausgangs vor Versendung. Dies gilt auch für im Original unterzeichnete Leitungsschreiben an Externe. Hier ist ebenfalls vor Ver- sand der Reinschrift das Scannen durch die Poststelle zu veranlassen. 21

22

Anlage 3 Aufbewahrung der Papieroriginale Einzelne Dokumente werden nach der Digitalisierung nicht vernichtet, sondern sind aufgrund gesetzli- cher Aufbewahrungsbestimmungen oder zum Zwecke der Beweissicherung in den Registraturen für die Dauer der Aufbewahrungsfristen im Papier-Original aufzubewahren. Dies betrifft insbesondere: 1.   Dokumente, die prozessrelevant sein können und deren Aufbewahrung aus rechtlichen Gründen zur Beweissicherung erfolgt, insbes.:  Private Urkunden (Verträge und Urkunden, an denen Private, d.h. nicht öffentliche Stellen mit- gewirkt haben)  Urkunden mit Relevanz in Grundbuchverfahren (z.B. notarielle Kaufverträge) oder Strafverfah- ren  Ausländische Urkunden  Völkerrechtliche Verträge, Abkommen mit internationalen Organisationen  Originalverträge, Originalgutachten, gesiegelte Dokumente  beglaubigte Kopien  Urteile und Beschlüsse von Gerichten  Empfangsbekenntnisse von Gerichten, Postzustellungsurkunden / Einschreiben -Rückscheine 2.   Zahlungsbegründende Unterlagen gemäß der Aufbewahrungsbestimmungen für die Unterlagen für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes (ABestB-HKR) 2.1 Beschaffungen /Dienstleistungen/ Baumaßnahmen   Nachweis der Notwendigkeit einer Beschaffung/ Dienstleistung   Dokumentation des Vergabeverfahrens, soweit durchgeführt   Rahmenvereinbarung, aus der abgerufen wurde (bei KdB Nr. angeben)   Vertrag/ Auftrag/ Bestellung   aktuelle Vertragsänderungen, sofern Bezug zur Zahlung gegeben   Lieferschein/ Vermerk, dass Leistung erbracht wurde   Rechnung mit Eingangsnachweis 2.2 Baumaßnahmen   Nachweis der Notwendigkeit einer Baumaßnahme   Dokumentation des Vergabeverfahrens   Vertrag/ Auftragsschreiben/ Bestellscheine   ggf. aktuelle Nachtragsvereinbarungen, sofern Bezug zur Zahlung gegeben   Abnahmebescheinigungen 23

   Abschlags-, Teilschuss- bzw. Schlussrechnung (mit Eingangsnachweis und Feststel- lungsvermerken über fachtechnische Prüfung) 2.3 Zuwendungen    Zuwendungsantrag (Anträge auf Förderung, Aufstockungen und Verlängerung)    Vermerk zur Antragsprüfung    Zuwendungsbescheid bzw. Zuwendungsvertrag einschl. Nebenbestimmungen    ggf. Mittelanforderungen    bei Zahlungen über Abrufverfahren: Anordnung für die Bereitstellung des bewilligten Betrags    bei Zuwendungen an Empfänger im Ausland: privatrechtlicher Zuwendungsvertrag mit Zustimmung BMF    Erklärung des Zuwendungsempfängers auf Verzicht eines Rechtsbehelfs 3.   Zuwendungsrechtlich relevante Unterlagen gemäß § 44 BHO, über Zi. 2.3 hinaus:  Verwendungsnachweise Dies betrifft nur zuwendungsrechtlich relevante Unterlagen bei Vorhaben, bei denen die Akten nicht bei Projektträgern geführt und aufbewahrt werden. 4.   Weitere Dokumente:  Gesetzestexte im Original  Verwaltungsvereinbarungen, Erlasse und Dienstvereinbarungen i. Original unterzeichnet  Dokumente, deren Vernichtung spezialgesetzlich ausgeschlossen ist (z.B. § 623 BGB: Kündi- gung Dienstvertrag) Zukünftig wird regelmäßig überprüft, ob aufgrund neuer technischer Entwicklungen oder geänderter rechtlicher Rahmenbedingungen auf die Aufbewahrung der aufgelisteten Papieroriginale verzichtet werden kann. Die Übersicht wird dann aktualisiert. 24

Notizen