Abteilung Z                                                               November 2016 (aktualisiert am 21.01.2019) Hausinformation zur Aktenführunq Die elektronische Aktenführung im BMZ ist ein dynamischer Prozess, der von vielen fachlichen Faktoren und auch individuellen Arbeitsweisen abhängig ist. Dies bedingt, dass die Qualität der Aktenführung bestimmten Schwankungen unterliegt und von Zeit zu Zeit gegengesteuert werden muss, um diese Qualität weiterhin zu sichern. Die Qualität    betrifft in   diesem     Zusammenhang       sowohl     den       Umfang        der veraktungswürdigen Dokumente, als auch den Umgang mit vertraulichen, nicht für die Öffentlichkeit bestimmten Informationen. Zunächst     möchten    wir  daher    darauf   hinweisen,   dass    die     (elektronische) Schriftgutverwaltung in der fachlichen Zuständigkeit und Pflicht der einzelnen Referate liegt. Die Vorgänge bearbeitenden Personen haben eine zügige, vollständige und übersichtliche Veraktung sicherzustellen. Das heißt, dass alle aktenrelevanten Dokumente in den Vorgängen der E-Akte gut strukturiert auffindbar sind. Dies geschieht nicht nur aus verwaltungsinternen Gründen, sondern auch im Hinblick auf Informations- und Akteneinsichtsrechte. Damit künftig sowohl die Qualität der Veraktung steigt, gleichzeitig aber auch die Anforderungen an Vertraulichkeit und Informationssicherheit beachtet werden, sind nachfolgend nochmals die wichtigsten Aspekte einer ordnungsgemäßen Aktenführung zusammengefasst.       Zusätzlich    werden    Maßnahmen      beschrieben,         die     die Vertraulichkeit sensibler Akteninhalte künftig besser schützen helfen. Der Schutz sensibler Inhalte beginnt mit einer transparenten Strukturierung der Akten. Es soll in der Ablagestruktur direkt erkennbar sein, wo die Akten mit einer hausweiten Leseberechtigung verortet sind und wo die sensiblen Inhalte abgelegt werden, die vom hausweiten Lesezugriff ausgeschlossen sein müssen. Schutzbedürftige Akten sind vom hausweiten Lesezugriff auszunehmen! Zur Aktenführung      gehört   insbesondere     auch  ein   sorgfältiger     Umgang        mit schutzbedürftigen Dokumenten. Die Erfahrungen im Hause zeigen leider, dass die gebotene Sorgfalt im Umgang mit sensiblen Dokumenten nicht immer gegeben ist.

-2 - Dazu gehört u.a. auch, dass schutzbedürftige Akten und Vorgänge in DOMEA vom hausweiten Lesezugriff auszuschließen sind. Schutzbedürftige Akten sind u.a. alle internen Vorgänge aus laufenden parlamentarischen Anfragen und Kontakten, alle Vorgänge aus nicht öffentlichen Sitzungen von Gremien, alle zur Entscheidung der Hausleitung vorliegenden oder vorzulegenden Angelegenheiten etc. (siehe auch III. Nr. 2 in Hausregelung „Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung“, GO-BMZ Gruppe 1 Blatt 4). In diesem Kontext weisen wir Sie auf die allgemeine Pflicht zur Amtsverschwiegenheit hin. Bitte beachten Sie die entsprechende Hausverfügung (siehe Hausregelung „Verschwiegenheitspflicht der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des BMZ“, GO-BMZ Gruppe 5 Blatt 8). Ein Verstoß gegen die Verschwiegenheitspflicht stellt  eine   schwerwiegende    Dienstpflichtverletzung    dar, welche    entsprechend disziplinär- oder arbeitsrechtlich zu ahnden ist und strafbewährt sein             kann. Tarifbeschäftigte müssen in schweren Fällen mit ihrer Kündigung rechnen. Vollständigkeit der Akten sicherstellen „Grundsätzlich gehört in die Akte/den Vorgang, was geschäftsrelevant ist“, d.h. was das Verwaltungshandeln „selbsterklärend“ macht, so dass es von einer im Vertretungsfall oder nachfolgend mit der Bearbeitung betrauten Person aber auch von einer dritten Person nachvollzogen werden kann. Eindeutige Kriterien für die Veraktungswürdigkeit sind oft schwer zu finden. Folgender Fragenkatalog kann als Entscheidungshilfe dienen. Kann eine der Fragen mit „Ja“ beantwortet werden, ist davon auszugehen, dass eine Geschäftsrelevanz gegeben ist: •  Verlangt ein Dokument eine Reaktion? Löst es einen Arbeitsprozess aus, der zur Entstehung eines Dokuments führt? •   Ist das Dokument einem Sachbearbeiter zur „Beantwortung i.A.", „Prüfung“, „Rücksprache“ oder mit Bitte um Erstellung eines Entwurfs verfügt worden? •    Enthält es eine Antwort auf ein bereits erstelltes Dokument? •    Ist das Dokument von juristischer, finanzieller oder organisatorischer Relevanz? •   Wird im Dokument der Inhalt von Vereinbarungen festgehalten? •   Enthält das Dokument Beschwerden oder eine Anfrage? •   Enthält das Dokument eine Stellungnahme?

-2 - •   Unterliegt das Dokument einer Aufbewahrungsfrist? •   Haben an der Erstellung des Dokuments mehrere Bearbeiter bzw. Stellen mitgewirkt? •  Sollten andere Bearbeiter bzw. Stellen von dem Inhalt des Dokuments Kenntnis erhalten? •   Benötigt gegebenenfalls ein Stellvertreter oder ein Nachfolger das Dokument zum Verständnis des Sachverhalts? Folgende Dokumenttypen sind grundsätzlich nicht geschäftsrelevant: •  Begleitschreiben, Begleit-E-Mails, Briefumschläge oder Telefonnotizen, die nur Tageswert besitzen oder deren Inhalt ohnehin in Form von Metadaten den Dokumenten bzw. Vorgängen zugefügt werden; •  Einladungen, Gratulations- und Kondolenzschreiben, sofern sie nur Tageswert besitzen; •  Dokumente, die ein Bearbeiter zur Kenntnis erhalten hat und bei diesem keine weitere Reaktion auslösen; •  E-Mails, die ungefragt und unbegründet auf elektronischem Weg eintreffen; •  Broschüren, Kataloge, Prospekte, Werbematerial und Kursprogramme, die ungefragt eintreffen und keine Stellungnahme oder Reaktion auslösen; •  Bücher, Zeitschriften- und Zeitungsartikel mit nur sehr allgemeinem Bezug (Bibliotheksgut, Dokumentationsgut); •  Doppelexemplare (außer Rechnungen). Die Referatsleitung trägt hierbei die Gesamtverantwortung. Sie hat sicherzustellen, dass     eine    ordnungsgemäße      Aktenführung      auch    durch    entsprechende organisatorische Maßnahmen gewährleistet ist. Die Schriftgutverwaltung in den Referaten ist laut entsprechender Hausverfügung (siehe auch II. Nr. 2 in Hausregelung „Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung“, GO-BMZ Gruppe 1 Blatt 4) einem/einer BSB‘in zu übertragen. Diese(-r) unterstützt die Bearbeiter/-innen im Referat bei der Aktenablage oder übernimmt sie für diese.

-2 - Verwaltungsgerechte Sprache im aktenrelevanten E-Mail-Verkehr Nicht zuletzt mit Blick auf ggf. Akteneinsicht nehmende Bürgerinnen und Bürger wird gebeten, besonders bei aktenrelevanten E-Mails auch auf eine angemessene verwaltungsgerechte Sprache zu achten. Sachfremde Kommentare sind zu unterlassen. E-Mails sollen mit einer namentlichen Anrede beginnen und mit einer Grußformel und dem Namen der Absenderin / des Absenders schließen, sofern nicht bei hausinternen Mails die Verfügungsform gewählt wird. In der Regel ist eine persönliche Signatur mit den Kontaktdaten anzufügen. Informationsfreiheitsgesetz und Akteneinsichtsrechte Nach dem IFG haben jeder Bürger und jede Bürgerin einen Anspruch auf Zugang zu amtlichen Informationen. Maßgeblich für den Begriff der amtlichen Information im IFG sind insoweit die Regeln der ordnungsgemäßen Aktenführung. Ein Recht auf Akteneinsicht haben auch jeder und jede Beteiligte an einem Verwaltungs­ verfahren,    also   z.B.  ein   Antragsteller   oder  eine   Antragstellerin in   einem Zuwendungsverfahren,       §   29    VwVfG.    Ergänzt  werden    diese   Rechte    durch Akteneinsichtsrechte nach den Gerichtsverfahrensgesetzen. Weitere Hinweise zur ordnungsgemäßen Aktenführung finden Sie in der Registraturrichtlinie des BMI vom 11.07.2001       und     den     dort   genannten      Arbeitsanleitungen.    http://bmz- intranet/01 BMZIntern/02 Orqanisation/Sonstiqe Reqelunqen/13 Reqistraturrichtlini e.pdf Hausinterne Regelungen finden Sie unter: http://bmz- intranet/01 BMZIntern/01 Services/05 Informationstechnik relaunch 2015/032 Ha usanwendunqen/10 e-Akte - DOMEA -/index.html