Dienstanweisung zur Dokumentation und Aktenführung
im Auswärtigen Dienst

( #zumVorgang

Verfügt der/die Bearbeitende eine Wiedervorlage an die Registratur, stellt der/die
Registrator*in die termingerechte Wiedervorlage sicher.

 

4.5 WIEDERVORLAGEN

4.6 UMLÄUFE

Die Registratur verteilt die Umläufe grundsätzlich elektronisch an die Beschäftigten in
der Organisationseinheit bzw. an der Auslandsvertretung.

4.7 ABLAGE

(1) Dokumente sind ihrem Inhalt entsprechend in engem zeitlichem Zusammenhang mit
ihrem Erhalt bzw. ihrer Erstellung dem dazugehörigen Vorgang zuzuordnen. Sofern
sie dem Inhalt nach zu mehreren Vorgängen gehören, sind sie dem Hauptinhalt
zuzuordnen; ggf. sind in den anderen Vorgängen Querverweise aufzunehmen. In der
E-Akte können Verweise in den Metadaten auf Ebene von Akten, Vorgängen oder
einzelnen Dokumenten erfolgen.

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Unterlagen in Papierform werden chronologisch nach ihrem Ausstellungsdatum bzw.
nach dem Datum des Eingangs abgeheftet, beginnend mit dem ältesten Dokument
(Behördenheftung). Anlagen werden hinter dem Schriftstück abgeheftet, zu dem sie
gehören. Umfangreiche Anlagen in Papierform und Schriftstücke, die nicht gelocht
werden können oder dürfen, sind als besonders gekennzeichnete Beiakten (Bsp.:
Baupläne) zu führen.

4.8 ÜBERNAHME VON ANALOG VORHANDENEM SCHRIFTGUT IN DIE E-AKTE

(1) Zum Zeitpunkt der Einführung der E-Akte bestehende Akten oder Vorgänge in
Papierform sind nicht einzuscannen, sondern nach Möglichkeit zu schließen. In
Ausnahmefällen kann analog vorhandenes Schriftgut nachträglich eingescannt und in
der E-Akte abgelegt werden.

(2) Das analoge Schriftgut wird anschließend wie Eingänge in Papierform (s. 4.2.2)
behandelt.

4.9 QUALITÄTSSICHERUNG DER AKTENFÜHRUNG

(1) Die Registrator*innen schaffen die organisatorischen Rahmenbedingungen, um eine
gute (elektronische) Aktenführung zu gewährleisten. Zu ihren Aufgaben gehört eine
regelmäßige, möglichst tagesaktuelle Ablage der an sie übersandten Dokumente. Sie
erinnern die Bearbeitenden regelmäßig daran, aktenrelevantes Schriftgut in die
Registratur zu geben.

(2) Im Rahmen der Qualitätssicherung der Ablage und der Aktenbildung prüfen die
Registrator*innen die richtige Zuordnung der Dokumente, deren Lesbarkeit
(Löschung von Doppeln und Mailschlangen) und die Vergabe von Metadaten.

21 Stand: 02.12.2021

Dienstanweisung zur Dokumentation und Aktenführung
im Auswärtigen Dienst

GC

(3) Die zur Führung der Akten und Vorgänge vorgegebenen Regelungen zur inneren und
äußeren Ordnung werden im Rahmen der Ordnungsprüfung auf ihre Einhaltung
überprüft.

 

4.9.1 IM AUSWÄRTIGEN AMT (ZENTRALE)

(1) Die Registratoren*innen sind in ihre jeweiligen Organisationseinheiten integriert. Ihre
Vorgesetzten sind die Leiter*innen der jeweiligen Organisationseinheit.

(2) Für die organisatorischen Aspekte des Registraturdienstes ist Referat 100 zuständig,
das die Fachaufsicht über die Registraturleiter*innen ausübt.

(3) Die Aufgaben der Registraturleiter*innen regelt Anlage 5 (Dienstanweisung für die
Ausübung der Fachaufsicht gegenüber Registratorinnen und Registratoren).

4.9.2 AN DEN AUSLANDSVERTRETUNGEN

(1) Vorgesetzte der Registrator*innen sind die Leiter*innen der Verwaltung. Diese regeln
die allgemeine Organisation des Registraturdienstes in Zusammenarbeit mit den
Registrator*innen und nehmen die Qualitätskontrolle wahr.

(2) In Kleinst- und Kleinvertretungen können in Abstimmung mit Referat 100 hiervon
abweichende Regelungen gelten, die an die jeweilige personelle Ausstattung
angepasst sind.

4.10 AUFBEWAHRUNG

(1) Ist ein Vorgang abgeschlossen, beginnen die Aufbewahrungsfrist und die Transferfrist
(2.9) zu laufen. Abschließend bearbeitetes Schriftgut ist für die Dauer der
Aufbewahrungsfrist (2.8) aufzubewahren.

(2) Für Akten und Vorgänge, die in Papierform geführt werden, beginnt die Frist zu
laufen mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Bearbeitung (Datum der letzten
zdA-Verfügung) abgeschlossen wurde.

(3) Schriftgut ist von den Registrator*innen regelmäßig, mindestens einmal jährlich in
Absprache mit den Bearbeiter*innen daraufhin zu überprüfen, ob es für die laufende
Arbeit noch gebraucht wird.

4.11 ANBIETUNG UND AUSSONDERUNG AN DAS POLITISCHE ARCHIV (REFERAT 117)

(1) Bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist bleibt der Zugriff der verfügungsberechtigten
Organisationseinheit bzw. Auslandsvertretung erhalten. Nach Ablauf der Frist geht
die Zuständigkeit für die Akten bzw. Vorgänge auf Referat 117 über, das die
endgültige Entscheidung über die Zeit- bzw. Dauerwertigkeit trifft. Die zuständige
Organisationseinheit bzw. Auslandsvertretung kann hieran beteiligt werden.

(2) Die archivische Bewertung durch Referat 117 bleibt hiervon unberührt.

22 Stand: 02.12.2021

Dienstanweisung zur Dokumentation und Aktenführung
im Auswärtigen Dienst

( #zumVorgang

(3) Für das in der E-Akte enthaltene Schriftgut ist eine Aussonderungsart beim Anlegen
des Vorgangs zu vergeben. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist wird das Schriftgut
entsprechend der Aussonderungsart an das Politische Archiv abgegeben oder
vernichtet. Näheres regelt Anlage 1 (Handbuch).

 

(4) Schriftgut in Papierform ist nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist dem Politischen
Archiv (Referat 117) anzubieten, es sei denn, Referat 117 hat schriftlich auf eine
Übernahme verzichtet.

(5) Das Verfahren zur Aussonderung von Unterlagen in Papierform ist in Anlage 1
(Handbuch) erläutert.

4.12 VERNICHTUNG VON UNTERLAGEN NACH ABSCHLUSS DER BEARBEITUNG

(1) In der E-Akte werden Schriftgutobjekte, die durch das Politische Archiv übernommen
wurden, durch Vernichten/Löschen aus dem System entfernt, nachdem das
Politische Archiv den korrekten Import der als archivwürdig übernommenen
Unterlagen bestätigt hat.

(2) Nicht als archivwürdig bewertete Schriftgutobjekte werden durch
Vernichten/Löschen aus dem System E-Akte entfernt, nachdem das Politische Archiv
die Löscherlaubnis nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist erteilt hat.

(3) Analoges Schriftgut, das als dauerwertig eingestuft ist, darf nicht vernichtet werden,
sondern ist in jedem Fall dem Politischen Archiv anzubieten. Schriftgut, dessen
Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, kann mit schriftlicher Zustimmung des
Politischen Archivs vernichtet werden.

(4) Die Vernichtung ist in einem Vernichtungsprotokoll, das im Vier-Augen-Prinzip
unterzeichnet wird, zu vermerken. Das Vernichtungsprotokoll ist in der jeweiligen
Registratur aufzubewahren.

(5) Weglegesachen werden monatsweise gesammelt und nach Ablauf von 12 Monaten
ohne Erstellung eines Protokolls vernichtet.

23 Stand: 02.12.2021

Dienstanweisung zur Dokumentation und Aktenführung
im Auswärtigen Dienst #zumVorgang

5. Funktion des Archivs

5.1 GRUNDSATZ

Im Politischen Archiv (Referat 117) werden alle Unterlagen aufbewahrt, die der
Auswärtige Dienst zur Erfüllung seiner Aufgaben benötigt.

5.2 UNTERSTÜTZUNG DER SCHRIFTGUTVERWALTUNG

Das Politische Archiv unterstützt und berät die Registrator*innen in Fragen der
Aufbewahrung und im Prozess der Aussonderung.

5.3 RÜCKGRIFF AUF UNTERLAGEN IM POLITISCHEN ARCHIV

(1) Der Rückgriff auf bereits archivierte Unterlagen erfolgt über Referat 117.

(2) Ausgeliehene Archivbände von analogen Unterlagen sind nicht wieder der laufenden
Registratur einzufügen. Schriftstücke dürfen kopiert, jedoch nicht entfernt oder
inhaltlich verändert werden. Die Archivbände sind nach Abschluss unverzüglich über
die Registratur zurückzugeben. Die Vernichtung ausgeliehener Akten ist untersagt.

5.4 RECHERCHE

Das Politische Archiv führt zur Unterstützung einzelner Organisationseinheiten des
Auswärtigen Dienstes Recherchen durch und unterstützt sie bei eigenständigen
Recherchen.

24 Stand: 02.12.2021

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im Auswärtigen Dienst

( #zumVorgang

 

6. Aktenauskunft, Akteneinsichtnahme, Aktenausleihe

25

(1) Die Bearbeitenden dürfen Auskünfte aus oder Einsicht in Unterlagen der eigenen
Organisationseinheit grundsätzlich nur an Beschäftigte des Auswärtigen Dienstes
erteilen und soweit dies dienstlich erforderlich ist (Grundsatz: Kenntnis nur wenn
nötig). Die Entscheidung darüber treffen die Bearbeitenden, die bei Zweifeln über die
Berechtigung der Auskunftsersuchenden das Einvernehmen der zuständigen
Vorgesetzten einholen.

(2) Auskünfte aus oder Einsicht in Unterlagen dürfen an Dritte wie Behörden oder
Privatpersonen nur erteilt werden, wenn ein rechtlicher Anspruch besteht oder ein
berechtigtes Interesse glaubhaft gemacht wird. Über Auskunft und Einsichtnahme
entscheiden grundsätzlich die zuständigen Organisationseinheiten.

(3) Auskunftsersuchen nach dem Informationsfreiheitsgesetz (IFG) sind nach RES 20-80
zu behandeln. Vorgänge, die bereits im Rahmen des IFG offengelegt wurden, sind in
der E-Akte von den Registrator*innen in den Metadaten zu kennzeichnen.

Stand: 02.12.2021

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im Auswärtigen Dienst #zumVorgang

7. Übergangs- und Schlussbestimmungen

Diese Dienstanweisung ersetzt mit ihrem Inkrafttreten die RegAZ in ihrer Fassung vom
15.08.2012, zuletzt aktualisiert im April 2013 und die RegAV in ihrer Fassung vom September
2017, zuletzt geändert am 22.09.2021.

Die Anlagen sind nicht Teil dieser Dienstanweisung. Änderungen der Anlagen erfordern
keine Änderung der Dienstanweisung.

Soweit einzelne Regelungen dieser Dienstanweisung aufgrund maßgeblicher Vorgaben
unwirksam sein sollten oder diese Dienstanweisung Lücken aufweist, berührt dies die
Wirksamkeit der übrigen Regelungen nicht.

26 Stand: 02.12.2021

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Anlage 1
Dienstanweisung zur Dokumentation und Aktenführung GC

im Auswärtigen Dienst

HANDBUCH

Das Handbuch enthält Hinweise und Anleitungen zur praktischen Umsetzung der in der
Dienstweisung zur Dokumentation und Aktenführung (DA Doku) enthaltenen Vorgaben.

Die Hinweise und Anleitungen werden sukzessive fortgeschrieben.

INHALT

1. Welche Regelungen gelten für die Schriftgutbearbeitung u. -verwaltung u. für wen gelten sie? (Ziff. 1.1 DA)..... 3
2. Was sind die Ziele der Schriftgutverwaltung?.......uuesssnesereenesennenennenennnenennnnnnnenennnnenennennnnenenennenennnennnenennennnannnann 3
3. Was sind die Funktionen und ihre Aufgaben in der Schriftgutbearbeitung und - verwaltung? (Ziff. 1.5 DA) ....... 3
4. Wo erfolgt die Aufbewahrung u. Verwaltung von Schriftgut? (Ziff. 1.5.4 DA)... 4
5. Was bedeutet die Unterscheidung zwischen Sach- und Fallakten? .......uuenueneesersensenneneennenennennennenenenennennnannannann 5

6. Wie wird die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung von Daten nach Art. 6 DSGVO sichergestellt? (Ziff. 1.1 DA)........ 5

7. Wie ist die E-Akte aufgebaut? (Ziff. 1.3 Abs. 4 DA).....neuesenenenenenenenenenenenensnenennnnennnnenennnnnnnsnnnnnnnnnaneeneneenenanen 7
8. Die Systematik des Bereichs „Aktenplan“ in der E-Akte (Ziff. 2.5 DA) ...eneneneeeeneneneneenenennnenennennenennnnennnnnnnnne en 8
9. Wozu dient der Aktenplan? (Ziff. 2.2 DA) ......ueeeesenesenenesnenenenenenennennnenenenennnennnnenenennenenennnenenennnnennnenenennnn na 10
10. Was ist der Unterschied zwischen Aktenplan und Aktenbestandsverzeichnis? (Ziff. 2.3 DA)... 11
12. Was mache ich, wenn ein Dokument zu inhaltlich verschiedenen Vorgängen gehört? (Ziff. 2.6, 4.7 DA).......... 11
13. Wer bewahrt mittels DKOR versandte Erlasse/Berichte auf? (Ziff. 2.9 DA) .........u.uuneneenenenenennenenennnennenennenen 12
14. Was sind Aktenzeichen: und wo finde ich sie?'.«.....:.:..::0.u000en nn 12
15. Wie wird das Geschäftszeichen gebildet? (Ziff. 2.5 DA) ......unenneenenenenenenenenenenennnennennnenenenennnnenennnnnnenennn en 12
16. Was passiert mit den Eingängen? (Ziff. 4.2.1 DA).....uuuenesenesenssnenenenenenennnnenennnennnnnnenenenenennnnnnnenenenennnnnnenenene en 14
17. Was muss ich beim elektronischen Behördenpostfach beachten? .......uruussersensenneneesnnnennennnnnnennennennnnnnennnnnennenn 17
18. Wie kann ich in der E-Akte andere Bearbeitende bzw. Organisationseinheiten beteiligen? (Ziff. 3.6 DA) ......... 17
19. Wie gehe ich mit Verfügungen um? (Ziff. 3.5 DA)......eaeeseensesnsnenenenenennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnenenenennnnnnnnnnenannnannnnnnan 18
20. Wie erfolgt die Wiedervorlage? (Ziff. 4.5 DA) .......nueneenessensensennennnennnnnnnnnnnnennennnnnenennnnennnnnennennennnnnnnnnenn nennen 18

1 Stand: 22.02.2022

Anlage 1
Dienstanweisung zur Dokumentation und Aktenführung ( #zumVorgang

im Auswärtigen Dienst

21. Wie ist mit Umläufen umzugehen? (Ziff. 4.6 DA).....eenenenenenenenenenenenenennnnnnnnnnnnnnnsnnnsnnnneenenenenensnnssenenenenenenentnens 18
22. Was passiert nach der Bearbeitung? (Ziff. 3.10 DA).............uneeessesenssensssnnnnnnnnnnnenenenenenenensnenensenenesenenesenenene 19
23: Wasıistiäktenrelevant? (Ziff, 2:1: DA)ltessasssssensusesssannnannenauenserteramennnensaeres em asnerenngarernesennernnn en enennenFasrensnsenene 20
25. Übergabeverhandlung bei Wechsel des Registrators/der Registratorin (Ziff. 1.5.3 DA) «unse: 20
26. Wie werden Ordnungsprüfungen durchgeführt? (Ziff. 1.5 DA) ........uunenenenenenenenenenenensnnnsnnnnnennnsnnnsnnenenenenenenennn 20
27. Wer sind die Vorgesetzten der Registrator*innen? .....uuussessessennennenuenunnnssennennnnnnnsnnnsnennssnssssnensennnssenensensensennsann 21
28. Wie lange ist die Aufbewahrungsfrist? Wer legt sie fest? (Ziff. 2.8 DA) ......ueueessesenenenenenennnnnenenenennneennnnnnnenenane 21
29. Was passiert, wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist? (Ziff. 4.11. DA) .....nenesenenenennenennnnnnenennnnnnenennnnenennn 22
30: Was.istidie Transferftist2 (Z1]f::2.9 DA) ieesesaneeuomnesnuendanupenennsnenen nun reanne sera nenn nansnnnnnenenennenenenuenenoenenarnennnnen 25
31, Vernichten; Löschen; Stornieren = Was. ist.der Unterschied? euussnasesneneessennensennnennen een nn nennen 26
32. Abgabe und Ümprotokollierung von Akten......:...:::22s::scsuss2002ss00an0n002u001800020000000000u0n02n0800n10uRR ER R0n nenn sn senennenerenen 27
33. Wie bekomme ich Zugriff auf archivierte (analoge) Unterlagen? ......uesenesesnenenenenennnnenenenennenenenenenesnnnenenenenasannnn 27

2 Stand: 22.02.2022

Anlage i1
Dienstanweisung zur Dokumentation und Aktenführung ( #zumVorgang

im Auswärtigen Dienst

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für wen gelten sie? (Ziff. 1.1 DA)

 

Die in der Richtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut (Akten und
Dokumenten) in Bundesministerien (RegR) enthaltenen Vorgaben gelten zukünftig sowohl
für die Zentrale als auch für die Auslandsvertretungen. Die RegR ist somit das zentrale
Regelungswerk.

Die DA Doku enthält die RegR ergänzende Regelungen und berücksichtigt die besonderen
Erfordernisse, die sich aus der Anwendung der E-Akte ergeben.

Das BfAA hat die RegR für sich für anwendbar erklärt (siehe HAOS 2021-2 vom 22.06.2021).
Das BfAA ist nicht Teil des Auswärtigen Dienstes, so dass die DA Doku nebst Anlagen für das
BfAA nicht gilt.

2. Was sind die Ziele der Schriftgutverwaltung?

a) Aktenmäßigkeit der Verwaltung sichern: Das eigene Tun und Denken stets
nachvollziehbar und nachprüfbar halten.

b) Gleichheitsgrundsatz beachten: In der gleichen Sache sind weitere Entscheidungen
zu fällen oder ähnliche Fälle zu entscheiden oder bestimmte Motive müssen ermittelt
werden.

c) Die Bearbeitung durch Bereitstellen aller einschlägigen Akten, die für die

Bearbeitung erforderlich sind, und Wiedervorlagen unterstützen.
d) Schriftgutbestand sichern:
I. schützen gegen Beschädigungen, Verlust, unzulässige Benutzung
ii. schrittweise und kontrollierte Verringerung der vorhandenen Akten, an deren
Ende die archivische Sicherung steht.
) Eine vollständige Bearbeitung ermöglichen.

_

ET Te ET ST TE TI TEN Te TEL TIER |

- verwaltung? (Ziff. 1.5 DA)

 

Schriftgutbearbeitung und - verwaltung gehen Hand in Hand. Eine enge und vertrauensvolle
Zusammenarbeit zwischen Bearbeitenden und Registrator*innen ist unabdingbar.
Vorgesetzte haben als Bearbeitende Vorbildfunktion und tragen Verantwortung für eine gute
und vollständige Aktenführung in ihrem Bereich.

3 Stand: 22.02.2022