Anlage 1
Dienstanweisung zur Dokumentation und Aktenführung ( #zumVorgang

im Auswärtigen Dienst

Großschadensereignissen mit hoher medialer Aufmerksamkeit oder Ereignisse, an die in
Form von Jahrestagen gedacht wird, von den festgelegten Aufbewahrungsfristen abweichen.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist in der E-Akte wird das Schriftgut automatisch den
zuständigen Anwenderinnen und Anwendern zur Aussonderung vorgelegt.

29. Was passiert, wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist? (Ziff. 4.11 DA)

   

Aussonderung von Papierakten allgemein
Im Rahmen der Aussonderung wird archivwürdiges Schriftgut in das Archiv überführt.

Nicht-archivwürdiges Schriftgut, auf dessen Übernahme das Politische Archiv für die
Zentrale in einem Fristenkatalog verzichtet hat und dessen Aufbewahrungsfrist abgelaufen
ist, kann vernichtet werden.

Schriftgut, das nicht archivwürdig ist, dessen Aufbewahrungsfrist aber noch nicht abgelaufen
ist, wird in das Zwischenarchiv des Politischen Archivs übernommen.

Schriftgut der Auslandsvertretungen kann im Rahmen der Aussonderung vernichtet werden,
wenn die Akten nach Anlage 4 zur DA Doku, Punkt III (Aufbewahrungsfristen an den
Auslandsvertretungen) zeitwertig sind und die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Schriftgut, dessen Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, ist in jedem Fall Referat 117

(N) anzubieten, es sei denn, Referat 117 hat schon von vorneherein im Fristenkatalog
oder nach Anlage 4 zur DA Doku, Punkt III (Aufbewahrungsfristen an den AVs)
darauf verzichtet. Die Entscheidung darüber, welches Schriftgut archivwürdig ist,
trifft Referat 117.

von 30 Jahren abzugeben. Die Anbietepflicht erstreckt sich auch auf Hilfsmittel der

©) Schriftgut ist nach spätestens zehn Jahren dem Archiv anzubieten und vor Ablauf
Registratur, die für die Verwaltung der anzubietenden Unterlagen maßgeblich sind.

Das Referat 117 anzubietende Schriftgut ist in einem vorläufigen elektronischen
Aussonderungsverzeichnis vollständig nach dem Aktenplan aufsteigend zu erfassen und
Referat 117 zur Prüfung und Bewertung zu übermitteln.

Das Aussonderungsverzeichnis wird in dem von Referat 117 vorgegeben Formular erstellt,
das wie folgt auszufüllen ist:

22 Stand: 22.02.2022

Anlage
Dienstanweisung zur Dokumentation und Aktenführung GC

im Auswärtigen Dienst

  

Starten Sie im Reiter "Reg. Aussonderung" in Zelle A3 mit "1" und füllen Sie die Zeile

bis M3 aus. Dann gehen Sie für den nächsten Band zu A4 und fahren fort.

- Geben Sie bitte Ihre Daten nur zeilenweise ein, damit die Excel-Formeln richtig
rechnen können.

- Erst nach Erhalt der Signaturaufkleber von Referat 117 werden die Zellen N und O
befüllt.

- Ist die letzte Akte erfasst, dann bitte die leeren Zeilen bis einschließlich Zeile 999
löschen, sonst werden viele Leerseiten beim Druck erzeugt.

Der Schwarzweißdruck erfolgt im Querformat für die Spalten A bis M

   
 
 
 
 
    
 

Das Ergebnis der Bewertung wird der Registratur mitgeteilt, die daraufhin das endgültige
Aussonderungsverzeichnis erstellt und Referat 117 per E-Mail übermittelt. Zwei von der
Leitung der Organisationseinheit unterschriebene Aussonderungsverzeichnisse werden mit
den Akten an Referat 117 abgegeben. Der genaue Zeitpunkt der Übergabe der Akten wird
mit Referat 117 vereinbart. Nach Übernahme der Akten erhält die abgebende Stelle ein
unterschriebenes Exemplar des Aussonderungsverzeichnisses als Übernahmebestätigung
zurück. Das Verzeichnis verbleibt 10 Jahre bei der Registratur.

Aussonderung im Auswärtigen Amt (Zentrale)

Referat 117 vereinbart mit der anbietenden Registratur einen Abgabetermin und übergibt die
Signatur-Aufkleber. Die Signatur-Aufkleber werden auf die Vorblätter der Abheftmappen
geklebt und in das elektronische Aussonderungsverzeichnis übertragen.

Das auszusondernde Schriftgut ist - ohne Metallteile und Doppel - in roten Heftrücken oder
Abheftmappen nach der Ordnung des Aussonderungsverzeichnisses aufsteigend abzugeben.
Maximal sind zwei Jahrgänge in einem Archivband zusammenzufassen. Die Heftrücken
sollen nicht dicker als 2 cm sein. Auf jedem Vorblatt werden die Aufbewahrungsfrist und die
Jahreszahl des Fristablaufs vermerkt. Die Fristen ergeben sich aus der Anlage 4. Sie beginnen
mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die jeweilige Bearbeitung abgeschlossen wurde
(Datum der letzten zdA-Verfügung).

Aussonderung an den Auslandsvertretungen

Die Auslandsvertretungen bewahren die Unterlagen bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist
vollständig auf. Dazu kann die Vertretung zusätzlich zur Registratur eine Altregistratur (auch:
Zwischenarchiv) einrichten. Sie muss wie die Registratur geschützt sein.

23 Stand: 22.02.2022

Anlage 1
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In Abständen von längstens drei Jahren ist dem Politischen Archiv jenes Schriftgut aus der
Altregistratur zur Übernahme anzubieten, das laut Anlage 4 als dauerwertig eingestuft ist
und dessen Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Bei Platzmangel oder unzulänglichem
Lagerort kann das Schriftgut unter Angabe der Gründe auch vor Fristablauf angeboten

werden.

Das Politische Archiv teilt nach Prüfung des Verzeichnisses mit, welche Akten zu übersenden
sind und übermittelt die zur Vorbereitung der Akten notwendigen Unterlagen zur
Schlauchheftung.

©

24

Hinweise für die Registraturen zur Schlauchheftung und Übersendung der Akten:

Die Schlauchheftungen sowie die Deck- und Rückblätter werden von Referat 117
nach Prüfung des Aussonderungsverzeichnisses in der benötigten Menge an die
Auslandsvertretungen übersandt. Eine gesonderte Bestellung bei Referat 117 ist
nicht erforderlich.

Die AVs versehen die angeforderten Akten mit den Schlauchheftungen sowie
Deck- und Rückblättern und übersenden die Akten anschließend zur Archivierung
an das Politische Archiv.

Der Übersendung der Akten ist das Aussonderungsverzeichnis beizufügen, das
vorher um die zu vernichtenden Bände bereinigt wurde.

Das auszusondernde Schriftgut ist nach dem Vorbild der von Referat 117 jeder
Registratur bereitgestellten Mustermappe - ohne Metallteile und Doppel - zu
heften und nach der Ordnung des Aussonderungsverzeichnisses aufsteigend
abzugeben. Maximal sind zwei Jahrgänge in einer Schlauchheftung
zusammenzufassen. Die Heftrücken sollen nicht dicker als 2 cm sein. Auf jedem
Vorblatt (A5-Format) und im Aussonderungsverzeichnis sind die jeweilige
Aufbewahrungsfrist und die Jahreszahl des Fristablaufs zu vermerken. Die Fristen
ergeben sich aus der Anlage 4 zur DA Doku. Sie beginnen mit Ablauf des
Kalenderjahres, in dem die jeweilige Bearbeitung abgeschlossen wurde (Datum der
letzten zdA-Verfügung).

Die Akten sind transportsicher zu verpacken (z. B. Regis-Fixbox). Werden mehrere
Transportbehältnisse benutzt, so sind diese deutlich zu beschriften und im
Verzeichnis zu benennen. Der günstigste geeignete Transportweg ist auszuwählen.

Stand: 22.02.2022

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Gemäß 828 (1) i.V.m. 85 Verschlusssachen-Dienstanweisung (VSA) sind Verschlusssachen so
zu vernichten, dass der Inhalt weder erkennbar ist noch erkennbar gemacht werden kann.
Das Vernichten mittels einer Brandtonne ist nicht zulässig.

Hierzu sind vom Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik (BSI) zugelassene
Produkte zu nutzen. Diese Produkte können über das Kaufhaus des Bundes beschafft
werden.

Aussonderungsarten in der E-Akte sind
U: Unbewertet-
Das Schriftgutobjekt wurde noch nicht durch das zuständige End-Archiv bewertet.)
A:  Archivwürdig-
Das Schriftgutobjekt wurde als archivwürdig bewertet und wird im Rahmen der
Aussonderung an das End-Archiv abgegeben (Abgabe).
B: Bewerten-
Das Schriftgutobjekt wird nach Abgabe an das End-Archiv bewertet.
V:  Vernichten-
Das Schriftgutobjekt wurde im Fristenkatalog vom Politischen Archiv zum Löschen
freigegeben und wird im Rahmen der Aussonderung aus der E-Akte Bund gelöscht
(Kassation).

Standardeinstellung für die Aussonderungsart ist „Bewerten“. Die Aussonderungsart darf nur
in „Vernichten“ geändert werden, wenn im Inland im Fristenkatalog ein Kreuz in der Spalte
„Nicht an das Zwischenarchiv“ vermerkt ist. Im Ausland, wenn es sich um Schriftgut von
Zeitwert „Z“ handelt. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist wird das Schriftgut entsprechend
der Aussonderungsart an das Politische Archiv abgegeben oder vernichtet.

Weiterführende Regelungen zur Aussonderung in der E-Akte werden derzeit erstellt.

30. Was ist die Transferfrist? (Ziff. 2.9 DA)

 

Die Transferfrist beginnt mit Abschluss der Bearbeitung durch die elektronische Zeichnung
„Abgeschlossen“. Die Transferfrist läuft parallel zur Aufbewahrungsfrist. Während der
Transferfrist ist es möglich, bereits abgeschlossene Vorgänge zur erneuten Bearbeitung
wieder zu „öffnen“.

Anleitung zum Öffnen bereits geschlossener Akten (in der lernbAAr)

Erst nach dem Ablauf der Transferfrist werden Schriftgutobjekte an einen Langzeitspeicher
übertragen. Danach ist keine weitere Bearbeitung mehr möglich. Ein lesender Zugriff bleibt

25 Stand: 22.02.2022

Anlage 1
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für die Dauer der Aufbewahrungsfrist und - sofern die Unterlagen als
dauerwertig/archivwürdig eingestuft wurden - in der digitalen Infrastruktur von Referat 117
erhalten.

31. Vernichten, Löschen, Stornieren - Was ist der Unterschied?

Für Löschen im Ausnahmefall definiert die E-Akte ein Lösch-Szenario mittels Vier-Augen-
Prinzip. Bei der Löschung ist das Gebot der vorherigen Anbietepflicht zur Archivierung zu
beachten. Die Löschung eines Schriftgutobjektes (Akte, Vorgang oder Dokument) wird
zunächst durch eine Anwenderin bzw. einen Anwender beantragt. Dies erfolgt mittels der
Unterschrift „Löschung anfordern“ im Kontextmenü des jeweiligen Schriftgutobjekts.

Zur Wahrung des Vier-Augen-Prinzips muss eine Löschung durch eine zweite Anwenderin
bzw. einen zweiten Anwender geprüft und freigegeben werden (Unterschrift „Lösch-
Anforderung freigegeben“). Die E-Akte ermittelt automatisch die nächste Vorgesetzte bzw.
den nächsten Vorgesetzten der Anwenderin bzw. des Anwenders. Hierzu wird die Aktivität
„Lösch-Anforderung“ an die Stelle „Leiter*in“ der eigenen Organisationseinheit verfügt.
Insofern der/die Anwender*in, welcher die Löschung beantragt, selbst die Stelle „Leiter*in “
innehat, wird die Aktivität „Lösch-Anforderung“ an die Stelle „Leiter*in“ der übergeordneten
Organisationseinheit verfügt.

Bei beiden Unterschriften wird ein Bemerkungsfeld angeboten, welches zwingend durch die
Anwenderinnen / den Anwender befüllt werden muss und so die Gründe zur Löschung
nachvollziehbar protokolliert. Die Unterschriften dürfen nicht durch die gleiche Anwenderin
bzw. den gleichen Anwender erfolgen.

Die eigentliche Löschung erfolgt zeitversetzt zwei Wochen nach der Unterschrift „Lösch-
Anforderung freigegeben“ automatisiert durch das E-Akte-System. Durch die Löschung
werden alle untergeordneten Schriftgutobjekte sowie fachliche Metadaten gelöscht.

Zur Dokumentation verbleibt im Basisdienst das Schriftgutobjekt mit folgenden Metadaten:
Datum der Löschung, Grund der Löschung (Bemerkungsfelder der Unterschriften),
Kennzeichen des Schriftgutobjektes.

Das beschriebene Lösch-Szenario gilt nur für formelles Schriftgut, also Schriftgut, das im
Arbeitsbereich Aktenplan abgelegt ist.

Anleitung zur Stornierung von Schriftgut in der E-Akte (in der lernbAAr)
Löschen im Vier-Augen-Prinzip

Die E-Akte definiert ein Löschszenario für Schriftgutobjekte mittels 4-Augen-Prinzip. Die
Löschung eines Schriftgutobjektes wird zunächst durch eine Benutzerin bzw. einen Benutzer

26 Stand: 22.02.2022

Anlage 1
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beantragt, dies erfolgt mittels der Unterschrift „Löschung anfordern“ im Kontextmenü des
jeweiligen Schriftgutobjekts.

Zur Wahrung des 4-Augen-Prinzips muss eine Löschung durch eine zweite Benutzerin bzw.
einen zweiten Benutzer geprüft und freigegeben werden. Demnach ermittelt das System
automatisch die Vorgesetzte bzw. den Vorgesetzten der Antragstellerin bzw. des
Antragstellers, welche bzw. welcher dann die Löschung bestätigt oder ablehnt.

Es wird kein Vernichtungsprotokoll generiert, sondern die Löschung wird im E-Akte-System
protokolliert.

Das Schriftgut der Arbeitsbereiche „Schreibtisch“ und „Informeller Arbeitsbereich“ unterliegt
dem Szenario nicht. Dieses Schriftgut kann allein von dem/der Benutzer*in oder von ihr bzw.
ihm Berechtigten gelöscht werden. Um einen Datenverlust im Falle einer Fehlbedienung
(versehentliches Löschen) zu vermeiden, ist im E-Akte-System ein globaler Papierkorb
eingerichtet. In diesem globalen Papierkorb werden alle gelöschten Objekte für eine
behördenspezifische Frist aufbewahrt und erst danach durch einen systemseitigen
Automatismus endgültig gelöscht. Das gelöschte Objekt wird für diesen Zeitraum mit dem
Namenszusatz „gelöscht“ versehen. Zugriff auf diesen globalen Papierkorb besitzen
ausschließlich Fachadministrator*innen der jeweiligen Behörde. Diese können auf Anfrage
der Eigentümerin bzw. des Eigentümers ein Objekt aus dem Papierkorb wiederherstellen und
somit die endgültige Löschung verhindern.

Die Vernichtung von Schriftgut in Papierform ist in einem Ausdruck des
Aussonderungsverzeichnisses als Vernichtungsprotokoll zu vermerken und von dem/der
Registrator*in sowie einem weiteren unterschriftsberechtigten Beschäftigten zu
unterschreiben. Es ist für die Dauer von 10 Jahren in der Registratur aufzubewahren.

32. Abgabe und Umprotokollierung von Akten

Wird z.B. eine Organisationseinheit im Auswärtigen Amt aufgelöst, ist das bei ihr geführte
Schriftgut an die neue Organisationseinheit abzugeben. Unabhängig davon, ob sich die neue
Organisationseinheit im Auswärtigen Amt oder auch im BfAA befindet, ist für Papier- wie
auch für elektronische Akten ein Verzeichnis über das abzugebende Schriftgut zu erstellen.
Für die Erstellung des Verzeichnisses ist das Formular „Aktenabgabe“ zu verwenden.

33. Wie bekomme ich Zugriff auf archivierte (analoge) Unterlagen?

Bereits archivierte Akten können für die amtliche Benutzung über die Registratur anhand der
Archivsignatur vom Zwischenarchiv angefordert werden.

27 Stand: 22.02.2022

Anlagei
Dienstanweisung zur Dokumentation und Aktenführung GC

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Ausgeliehene analoge Archivbände sind nicht wieder der laufenden Registratur einzufügen.
Schriftstücke dürfen kopiert, jedoch nicht entfernt oder inhaltlich verändert werden. Die
Archivbände sind nach Abschluss unverzüglich über die Registratur zurückzugeben. Die
Vernichtung ausgeliehener Akten ist untersagt.

28 Stand: 22.02.2022

Anlage 3
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Sonderregelungen für Fallakten

Warum brauchen wir Sonderregelungen für Fallakten?? Ist Akte nicht gleich Akte?

Nein, tatsächlich wird in der Aktenführung zwischen zwei Arten von Akten unterschieden:

der SACHAKTE u und der FALLAKTE

—yY , —y

Sachakten enthalten Schriftgut aus der sachbezogenen, thematischen Bearbeitung, die
Ausfluss der (sachbezogenen) Geschäftsverteilung in einer Behörde ist, z.B. bilaterale
Beziehungen mit Frankreich, Zielvereinbarungen mit Leiter*innen von

Auslandsvertretungen.

Fallakten dagegen sind Einzelsachakten, die in großer Zahl auftreten und sich voneinander
nur durch ein formales Ordnungsmerkmal - oft ist das der Name der betroffenen Person -
unterscheiden. Im Auswärtigen Dienst kommen sie etwa als Pass-oder Visaakten, Einzelfälle

zu Inhaftierungen, aber auch Stationsakten (z.B. Arbeitszeit der einzelnen AVs) vor.

Sofern in der Bearbeitung von Fallakten Sachverhalte oder Entscheidungen von
©) grundsätzlicher Bedeutung für das allgemeine Verwaltungshandeln dokumentiert werden,
stellen die Bearbeitenden sicher, dass die Informationen auch im Grundsatzvorgang
aufgenommen werden. Ein besonderes Augenmerk ist auf Vorgänge zu richten, die z.B.
Großschadensereignisse betreffen (=> Gedenkveranstaltungen) oder von besonderer
medialer Aufmerksamkeit (z.B. prominente Haftfälle) begleitet werden. Solche Fallakten
sollten nach Ablauf der vorgesehenen Aufbewahrungsfrist immer dem Politischen Archiv

(Referat 117) zur Abgabe angeboten werden.

! Die Begriffe Sach- und Fallakten“ leiten sich aus der RegR (Anlage 3, Ziff. 7) ab. Im Verständnis der E-Akte
werden Fall- und Sachakten als Vorgänge geführt.

1 Stand: 14.01.2022

Anlage 3
Dienstanweisung zur Dokumentation und Aktenführung #zumVorgang
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Bearbeite ich Sachakten oder Fallakten?

I FALLAKTE x

I

 

2.T. politisch/historisch relevante oder | [J] | Ausführendes Verwaltungshandeln U
grundsätzliche Sachverhalte

Lange Laufzeit, d.h. das Thema wird | [J | Kurze Laufzeit, Einzelfallbearbeitung oJ
Komplexere Vorgänge DJ] | Bearbeitung nach einem einheitlichen | U

% %

Für Sachakten ist die Dienstanweisung zur | Hier sind Sie richtig, bitte lesen Sie unten weiter!

 

 

Dokumentation und Aktenführung maßgeblich!

 

Ich bearbeite und führe Fallakten. Was heißt das konkret für mich?

Der wichtigste Unterschied zur Sachakte ist, dass bei Fallakten Schriftgutbearbeitung und -
verwaltung in der E-Akte oder in analoger Form in einer Hand bei Ihnen als Bearbeitenden
(und nicht bei der Registratur) liegen. Sie sind verantwortlich dafür, dass Ihre Vorgänge
vollständig, sinnvoll geordnet, gut lesbar, aktuell und nachvollziehbar sind. Die Vorgänge, die
von Ihnen angelegt und gepflegt werden, müssen auch für Ihre Vertreter*innen und
Nachfolger*innen, aber auch für Dritte außerhalb des Auswärtigen Dienstes (z.B. bei IFG-
Anfragen, Gerichtsverfahren, BRH-Prüfungen, o.ä.) verwertbar sein. Gut geführte Vorgänge
und Akten dienen auch Ihrer eigenen Sicherheit, damit Sie Ihr ordnungsgemäßes
Verwaltungshandeln nachweisen können. Gerade in haushaltsrelevanten Angelegenheiten
(z.B. Projektarbeit Ku/Pol/WZ, Liegenschaften, Vergaben) schützt eine gute Dokumentation
von Entscheidungen auch vor Regress. In verwaltungsrechtlichen Entscheidungen (z. B. RK-
Angelegenheiten) ist eine gute Dokumentation für ein mögliches verwaltungsgerichtliches
Streitverfahren unabdingbar. Die Vorgänge sollten daher so lückenlos geführt werden, dass

sie gerichtsfest sind.

2 Stand: 14.01.2022

Anlage 3
Dienstanweisung zur Dokumentation und Aktenführung #zumVorgang
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1. Anwendungsbereich...............usenensensenneensensensennennsensennensensnnennnnnsnennnnennnnnnensnnsnneenennnennsnneeannnsnnnnnnnen 4
2. Aufgaben .............uneseseneneneensensensenneennennensnnsennennnnnnonsnnnnnnennnnnnnnnnnnnennnnnennnnnnnsnnennsnnnnnnnnnnnnnnnnennnnesnsensennnnnenn 4
2.1 AUFGABEN DER BEARBEITENDEN VON FALLAKTEN aneaneenseensnnnannasunnnnnnannnennennnennunnannnennannnennnnnnnnnnennnennnenunnnnennnnnne 4
2.1.1 ALLGEMEINE AUFGABEN ....uuuessessennssnunseunnsennsnennnannsnnnnnennnsennnennnsennnnnnsnnnssnnnsnnnnnnnnennnnennnnnnnnennnnnnsennnnnnnnne 4
2.1.2 BILDUNG VON AKTEN UND VORGÄNGEN...ueenseessenssennsennnnannssnnnnnnnnnnnscennnonnsnnnennnnnnnsnnnsennnnnnnnnnnnnnnnnnnne 5
2.1.3 POSTEINGANGSBEHANDLUNG....uueeusseusseensseensennnsaensoennnnnnnennnnonnsannennnnnunsannssnnnsnnnnennnennnennnennnennennnnennnnne 5
2.1.4 BETEILIGUNG ANDERER ORGANISATIONSEINHEITEN...uureseeenseensunnsuusaunnennnannnnnnnsennnnennsennnnnnnnannnnennnne 5
2.1.5 POSTAUSGANGSBEHANDLUNG....uuneunseusenssenssnnnannnannannnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnenunennnennnnnnnennnen 5
2.1.6 ABGABE VON SCHRIFTGUT AN ANDERE ORGANISATIONSEINHEITEN ..unanesseeneeenseenneennennennnennnennne 5
2.1.7 AUFBEWAHRUNG UND AUSSONDERUNG VON SCHRIFTGUT ..nnensenssuunseensennnsennnennnsnnnennnnnnnnnnnennnnennnne 6
2.2 WEITERE AUFGABEN .neeesnsensunnsunnsunnsonnnsennenennnennnsennnennsennssnnssennnsennsennesennsnnnnnnnenensnenssnnennnssenssennsnunssennssnnesennssennssnnnee 6
2.2.1 AUFGABEN DER REGISTRATOR*INNEN...ueunseenssenssennsennssennsennsennnsannsennnannnsennennnnennnsnnnsnnnsnennseenssensennnsnannne 6
2.2.2 AUFGABEN DER REGISTRATURLEITUNG (NUR IM AUSWÄRTIGEN AMT (ZENTRALE)) .............. 6
2.2.3 AUFGABEN DER KANZLER*INNEN ...uaneusssensseunseennsennssnnnssunnsnnnennnennnsennnnnneensnennnnnnnensnensnennnnnnsnnnneennennnne 6

3 Stand: 14.01.2022