26BAnlage 2      Aktenplan Zur RegR 1. Der Gesamtaktenplan des BMVBS dient als Ordnungsrahmen für die Schriftgut- verwaltung. 3. Gliederungsstufen des Aktenplans sind Hauptgruppen (oberste Stufe), Obergruppen, Gruppen und soweit erforderlich Untergruppen sowie Betreffseinheiten (unterste Stufe). Die Betreffseinheiten sind durch die Ordnungszahl hinter dem separierenden Punkt gekennzeichnet. Jede Betreffseinheit ist einer Organisationseinheit eindeutig zugeordnet. 6. Der Aktenplan ist fortzuschreiben, wenn sich die Aufgaben des BMVBS ändern oder die Übersicht über die Sachakten zu verbessern ist. Beispiel:                                       Aktenplaneinheit Gliederungsstufe       Aktenplankennzeichen      Inhaltsangabe               Org.Einh. (Gliederungseinheit) Hauptgruppe            2                         Verwaltung Obergruppe             2   2                     Organisation, Informations- technik, Zentrale Dienste, Datenschutz Gruppe                 2   2    2                Informationstechnik Untergruppe            2   2    2   3            Informationstechnik im BMVBS Betreffseinheit        2   2    2   3   .    6   IT-Projekte                 Z 21 Bei geringerer Gliederungstiefe können Untergruppen entfallen. 8. Akten werden nur auf der Ebene der Betreffseinheiten gebildet und geführt. Der Aktenplan kann bis zur Stufe der Betreffseinheiten von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eingesehen werden. Auf Ebene der Betreffseinheiten ist die jeweils zu- geordnete für die Aufgabe zuständige Organisationseinheit ablesbar. Die Zuordnung der Organisationseinheiten zu den Betreffseinheiten des Aktenplans entspricht dem Geschäftsverteilungsplan des BMVBS.

Zur RegR 27BAnhang 1 Metainformationen Die Meta-Informationen zu Akten bzw. Dokumenten umfassen die nachfolgend aufgeführten Informationsinhalte. Die fett gedruckt dargestellten Metainformatio- nen sind zwingend beim Anlegen einer Akte bzw. Einstellen eines Dokuments in DoRIS zu erfassen. Meta-Informationen zur Akte  Aktenzeichen     Inhaltsbezeichnung der Betreffseinheit     Inhaltsangabe der Akte     Bezeichnung der aktenführenden Organisationseinheit     Stichwörter     Beginn und Ende der Laufzeit der Akte     Hinweis auf andere Akten     Verbleib der Akte     Hinweis auf alte Akten (altes Aktenzeichen)     Aufbewahrungsfrist     Archivwürdigkeit     Wiedervorlage-Datum     Wiedervorlage-Stelle     Name der Bearbeiterin/des Bearbeiters, an den eine (ggf.) vorhandene Papierakte abge- geben worden ist     Datum der Abgabe der Papierakte     Name des Empfängers der (elektronischen) Akte     Freigabe an (Namen)     Freigabe durch (Name)     Dokumentation der letzten Änderung (Name des Ändernden, Datum)     Barcode-Nummer Metainformationen zu Dokumenten     Aktenzeichen     Inhaltsangabe der Akte     Inhaltsangabe des Dokuments     Eingangs- bzw. Absendedatum     Erstelldatum     Einsender bzw. Verfasser     Geschäftszeichen des Einsenders     Hinweis auf andere Dokumente     Hinweis auf ein vorhandenes Papierdokument     Wiedervorlagedatum und -stelle     Empfänger des Dokuments     Freigabe an (Namen)     Freigabe durch (Name)     Dokumentation der letzten Änderung (Name des Ändernden, Datum)     Hinweis auf die Scannerfreigabe (Name des Freigebenden, Datum)     Versiegelung (Name, Datum)     Hinweis auf die Sachbearbeiter-Freigabe (Name, Datum)     ggf. Löschvermerk (Name, Datum)     Barcode-Nummer 14