Die Abfrage besteht aus drei Feldern, in denen der VIS-/Visa-Treffer sowie ggf. der ausstellende Staat, das Visum-Gültigkeitsgebiet und der Visum-Status abgefragt werden. Falls kein Treffer vorliegt, ist dies ebenfalls zu erfassen. Relevant ist jeweils der Visum- Status zum Zeitpunkt der Asylantragsstellung. Erläuterungen zur Befüllung der Abfrage in MARiS finden sich hier. Hinweis: Leichte Abweichungen der Schreibweisen im kumulierten Gesamtdokument der Registerabgleiche/VIS-Antragsauskunft           und     den     Auswahlmöglichkeiten      im Abfrageautomaten sind möglich. Dies liegt daran, dass die Ergebnisse aus verschiedenen Datenbanken abgerufen werden. Erfassung bei mehreren Treffern: Grundsätzlich soll immer der jüngste Treffer erfasst werden. Eine Ausnahme hiervon kann bei mehreren VIS-/Visa-Treffern mit je verschiedenem Visum-Status in den letzten 90 Tagen bezogen auf das Datumsfeld „Antragsdaten übermittelt“ vorkommen. In diesen Fällen erfolgt eine Erfassung entsprechend der Priorisierung nach Visums-Status. Diese erfolgt in der Reihenfolge: Erteilt > Annulliert > Beantragt > Abgelehnt. Erläuterungen zur Befüllung der Abfrage in MARiS finden sich hier. Hinweis: Leichte Abweichungen der Schreibweisen im kumulierten Gesamtdokument der Registerabgleiche/VIS-Antragsauskunft           und     den     Auswahlmöglichkeiten      im Abfrageautomaten sind möglich. Dies liegt daran, dass die Ergebnisse aus verschiedenen Datenbanken abgerufen werden. Erfassung bei mehreren Treffern: Grundsätzlich soll immer der jüngste Treffer erfasst werden. Eine Ausnahme hiervon kann bei mehreren VIS-/Visa-Treffern mit je verschiedenem Visum-Status in den letzten 90 Tagen bezogen auf das Datumsfeld „Antragsdaten übermittelt“ vorkommen. In diesen Fällen erfolgt eine Erfassung entsprechend der Priorisierung nach Visums-Status. Diese erfolgt in der Reihenfolge: Erteilt > Annulliert > Beantragt > Abgelehnt. Beispiele für die Priorisierung bei mehreren Treffern finden sich hier. DA-AVS: Registerabgleiche                       9/9                          Stand 07/21

Dienstanweisung für das AVS Scannen / Indizieren Grundsatz Eingescannte Schriftsätze und Unterlagen dürfen erst dann vernichtet werden, wenn diese auf die korrekte, vollständige und qualitätsgesicherte Scannung geprüft wurden. Hinweis: PZU’s dürfen nach dem Scannen nicht vernichtet werden, sondern sind bis zum Abschluss des Verfahrens (Eintritt der Bestands-/ Rechtskraft) aufzubewahren. Ein erneutes Scannen mit qualifizierter digitaler Signatur (über ZPE) ist nicht erforderlich. Hinweis: Der Qualitätssicherung bei Scannung und Indizierung kommt eine besonders große Bedeutung zu, da sich Fehler im weiteren Verfahren gravierend auswirken können. Nach dem „Vier-Augen-Prinzip“ müssen daher Scanner und Indizierer verschiedene Personen sein. Dies ist in den Außenstellen durch organisatorische Maßnahmen sicherzustellen. Sofern das korrekte, vollständige und qualitätsgesicherte Scannen und Indizieren der eingehenden Unterlagen nicht nach dem „Vier-Augen-Prinzip“ qualitätsgesichert ist, dürfen diese keinesfalls vernichtet werden. Die Übersicht aller Scanindizierbegriffe siehe hier. Nachfolgend ein Beispiel, wie in Außenstellen, in denen es keine eigene Indizierstelle gibt, nach dem "Vier-Augen-Prinzip" verfahren werden kann: -   Nach dem Einscannen werden Schriftücke tagesaktuell (Tagesstapel) abgelegt. -   Der Empfänger eines Schriftstückes erhält die Scanmappe und prüft die Qualität des eingescannten Schriftstückes. -   Sofern keine vollständige oder qualitativ ausreichende Scannung erfolgt ist, veranlasst der Empfänger die erneute Scannung. -   Wurden die Schriftstücke vollständig und in ausreichend guter Qualität eingescannt, ist seitens des Empfängers keine entsprechende Rückmeldung an den Einscanner erforderlich. -   Prüfung, ob personenbezogene Daten unbeteiligter Dritter, z.B. Zeugen, Mitangeklagte in Strafverfahren etc. datenschutzkonform geschwärzt wurden. DA-AVS: Scannen/Indizieren                    1/2                             Stand 07/21

Start des Scannens Vor dem Start des Scannens sind die Einstellungen des Scanners den Erfordernissen der einzuscannenden Unterlagen anzupassen. Grundsatz ist, gute Lesbarkeit bei geringstmöglicher Auflösung - Schwarz-Weiß vor Graustufe. Die Standardauflösung beim Scannen beträgt 200 dpi. Sofern es für die Lesbarkeit einzelner Seiten erforderlich ist, kann ausnahmsweise für diese eine höhere Auflösung oder der Graustufen-Modus benutzt werden. Vollständigkeit des Scannens Für die Vollständigkeit der Scannung ist der Mitarbeiter verantwortlich, der die Unterlagen einscannt. Dieser hat insbesondere darauf zu achten und zu kontrollieren, dass alle Seiten - auch die Rückseiten - lesbar und vollständig gescannt wurden und einzelne Seiten eines Dokumentes diesem richtig zugeordnet sind. Die Referenzierung auf ein Aktenzeichen und die Indizierung der Dokumente ist mit äußerster Sorgfalt durchzuführen. Der Mitarbeiter am Indizierarbeitsplatz trägt für die Qualität der Scanbilder, ihre Zusammenfassung zu einem elektronischen Dokument sowie die korrekte Indizierung die gleiche Verantwortung wie der Mitarbeiter der Scanstelle. Vollständigkeits- und Qualitätskontrolle Bei der Indizierstelle erfolgt nach dem „Vier-Augen-Prinzip“ eine weitere Qualitätskontrolle. Hierbei sind die eingescannten Unterlagen nochmals mit dem Original des Papierdokumentes abzugleichen. Die Indizierstelle prüft insbesondere nochmals die Vollständigkeit und Qualität der gescannten Unterlagen, prüft ob die Postmappe dem korrekten Aktenzeichen zugeordnet ist und kontrolliert, dass sich in einem Dokument keine Seiten befinden, die zu einem anderen Verfahren gehören. Ggf. ist ein neuer Scanauftrag zu erteilen. Hinweis: Sofern festgestellt wird, dass ein Dokument falsch indiziert wurde, ist die Indizierung mittels dem Menü „Dokumentenvorlage ändern“ entsprechend zu korrigieren. DA-AVS: Scannen/Indizieren                  2/2                             Stand 07/21

Dienstanweisung für das AVS Sprachbiometrie 1. Allgemeines Bei der Sprachbiometrie handelt es sich um ein Verfahren, bei dem durch die Erkennung der gesprochenen Sprache und Dialekte eine Zuordnung zur regionalen Herkunft möglich ist. Ziel der sprachbiometrischen Herkunftslandbestimmung ist  die Schaffung einer frühzeitig unterstützenden, nicht obligatorischen, im Asylverfahren einsetzbaren sprachbasierten Herkunftsverifikation als Assistenzsystem zur Glaubhaftmachung der Angaben von Antragstellern.     die Erhöhung der Validität der Asylentscheide durch verbesserte Plausibilisierung der Antragstellerangaben auf Basis der Herkunftslandprognostik. Die Sprachbiometrie soll zum frühestmöglichen Zeitpunkt erfolgen, idealerweise bereits im Rahmen der Erstregistrierung. Ist die Sprachbiometrie im Rahmen der Erstregistrierung nicht möglich oder nicht erfolgt, ist dies spätestens bei Antragstellung in der für die Antragsentgegennahme zuständigen Außenstelle des Bundesamtes vorzunehmen. Die Sprachbiometrie darf nur zur Bestimmung des Herkunftsstaates oder der Herkunftsregion erfolgen und kommt im Rahmen der Erstregistrierung bzw. der Antragsentgegennahme zum Einsatz, wenn die Herkunft des Antragstellers nicht zweifelsfrei festgestellt werden kann. Dies ist z. B. dann der Fall, wenn der Antragsteller seine Identität bzw. seine Herkunft nicht durch die Vorlage eines gültigen Passes, Passersatz oder eines anderen Identitätspapieres zweifelsfrei belegen kann oder in denen ein vorgelegtes Identitätspapier Fälschungsmerkmale aufweist (siehe hierzu vergleichend DA Asyl Abschnitt „Urkundenprüfung“). Die sprachbiometrische Analyse erfolgt bei Antragstellern ab vollendetem 14. Lebensjahr. Hinweis: Eine Sprachbiometrie entfällt, wenn im Rahmen des AZR- Registerabgleichs ein VIS-Treffer angezeigt wird und ein Visum erteilt wurde. Die dort genannten Personalien sind als Führungspersonalien zu verwenden (siehe Kapitel Registerabgleiche). DA-AVS: Sprachbiometrie                      1/4                           Stand 07/21

Für den Einsatz der Sprachbiometrie kommen derzeit lediglich Antragsteller in Betracht, die einen der arabischen Großdialekte ( Maghrebinisch, Ägyptisch, Irakisch, Levantinisch und Golf) sprechen bzw. vorgeben diesen zu sprechen. Der Einsatz erfolgt in diesen Fällen auch bei angegebener Mehrsprachigkeit. 2. Verfahren bei Erstregistrierung oder Antragsentgegennahme Bei Antragstellern, die keine gültigen Personaldokumente (bspw. Reisepass) oder ein anderes Identitätspapier (siehe hierzu vergleichend DA Asyl Abschnitt „Urkundenprüfung“) vorlegen können und somit keine gesicherte Herkunftsbestimmung möglich ist bzw. Zweifel an den Identitäts- und Herkunftsangaben und/oder Echtheit der vorgelegten Dokumente bestehen, kann der Antragsteller aufgefordert werden, eine Sprechprobe per Telefon abzugeben. Die weitere Verfahrensweise gestaltet sich wie folgt:  Nach vollständig abgeschlossener Aktenanlage einschl. Aushändigung der Belehrungen       und  Einholung   aller   erforderlichen Unterschriften,   wird  der Antragsteller über die Sprechprobe in Kenntnis gesetzt. Dies ist mit Dokument D1728 "Information_SprachbiometrieAst“ zu dokumentieren.   Der Antragsteller wird darauf hingewiesen, dass er keine personenbezogenen Daten, wie z.B. Vorname, Familienname, Geburtsdatum, Herkunftsland, Ort, Beruf etc. in der Sprechprobe nennen soll.   Dem Antragsteller wird erklärt, wie die Abgabe der Sprechprobe durchgeführt wird. Hierbei ist die Möglichkeit zur Klärung etwaiger Fragen zu gewährleisten. Eine detaillierte Aufschlüsselung finden Sie in dem Informationsblatt für Dolmetscher im InfoPort unter der Rubrik „Integriertes Identitätsmanagement“.   Der Antragssteller wird darauf hingewiesen, möglichst ohne Pausen und frei zu sprechen.   Für die Durchführung der Sprechprobe ist zunächst die bereitgestellte interne Rufnummer (#72099) zu wählen.   Zur eindeutigen Identifikation des Antragstellers ist über die Telefontastatur die MARiS-Personennummer des Antragstellers sowie die Dienststellennummer einzugeben und mit der #-Taste zu bestätigen.   Es ist unbedingt darauf zu achten, dass der Antragsteller in einen aktiven Telefonhörer spricht.   Nach       erfolgtem    Signalton    beschreibt      der  Antragsteller,    möglichst unterbrechungsfrei, entweder ein zur Verfügung gestelltes Bild, ggf weitere Bilder oder einen frei wählbaren Inhalt für mindestens 2 Minuten. Hinweis zum Inhalt der Sprechprobe: DA-AVS: Sprachbiometrie                       2/4                            Stand 07/21

Sofern der Antragsteller vor Ablauf der 2 Minuten bereits das Bild vollständig beschrieben hat, kann er ein weiteres Bild aus der Auswahl beschreiben. Dies muss dem Antragsteller vor der Sprachaufnahme erklärt werden. Der frei gewählte Inhalt darf keine persönlichen Angaben oder Bezüge (Name und Vorname in Kombination mit Reiseweg, Erfahrungen, etc.) enthalten. Zweisprachige Antragsteller können eine Sprachprobe in ihrer Zweitsprache abgeben, sofern diese im Sprachmodell implementiert ist. Hinweis zur Aufnahmequalität: Umgebungsgeräusche beeinträchtigen die Ergebnisqualität in erheblichem Maße und können zu nicht brauchbaren Ergebnissen führen. Für die zuverlässige Analyse der Sprechprobe ist eine nebengeräuschfreie Umgebung erforderlich. Die Analyseergebnisse werden insbesondere durch Radios oder Zwischenrufe der Dolmetscher/weiterer Personen verändert. Stellen Sie für die Aufnahme eine möglichst ruhige Aufnahmeumgebung sicher, indem Sie beispielsweise Radios ausschalten, keine Gespräche führen, den Antragsteller durch Handzeichen zum Weiterreden annimieren und den Telefonhörer verwenden. (Die Freisprechfunktion des Telefons führt zu starken Nebengeräuschen).   Nach 2 Minuten erfolgt ein Signalton, welcher die Beendigung der Aufnahme anzeigt.   Der Prozess ist durch die Bestätigung der #-Taste zu beenden.   Nach erfolgter sprachbiometrischer Analyse wird ein Ergebnisbericht (Report) erzeugt, der darüber informiert, welche Sprache / welcher Dialekt mit welcher Wahrscheinlichkeit gesprochen wurde.   Über die auf dem Desktop hinterlegte Verlinkung „Ergebnissuche“ erfolgt die Weiterleitung auf die Suchoberfläche. Hier kann der Ergebnisbericht heruntergeladen werden. o Stellt der BSB-AVS bei der Durchsicht des Ergebnisberichts fest, dass die Nettosprechzeit weniger als 60 Sekunden beträgt, wird die Wiederholung des Tests empfohlen. Im Bedarfsfall kann die Beschreibung mehrerer Bilder erbeten werden,   Der Ergebnisbericht wird durch den BSB-AVS mit dem Indizierbegriff „Sprachbiometrie_Report“ (Dokument D1696) in die MARiS-Akte importiert und dem Entscheider damit zur Vorbereitung der Anhörung zur Verfügung gestellt. Im Anschluss ist der über die o. g. Ergebnissuche heruntergeladene Ergebnisbericht zu löschen.   Der in die MARiS-Akte importiere Ergebnisbericht D1696 ist der ABH zusammen mit dem Bescheid zu übermitteln. S. hierzu auch Kap. Zustellung/Bescheid an ABH. DA-AVS: Sprachbiometrie                     3/4                         Stand 07/21

3. Verfahrensweise bei schriftlich gestellten Erstanträgen Bei Ausländern, die ihren Asylantrag schriftlich gem. den Regelungen des § 14 Abs. 2 AsylG gestellt haben, wird ggf. ein Nachholen der Sprachbiometrie im Vorfeld der Anhörung durchgeführt. Der für die Anhörung zuständige Entscheider weist im Falle eines erforderlichen Nachholens der Sprachbiometrie den zuständigen AVS Mitarbeiter an, unmittelbar vor Beginn der Anhörung die Sprachbiometrie durchzuführen. 4. Verfahren bei Folgeanträgen und Altverfahren Für die Anwendung der IDM-S-Tools auf Altverfahren gilt der Grundsatz, dass das geltende Verfahrensrecht für alle anhängigen Asylverfahren gilt. Daher können die Tools auch in Altverfahren eingesetzt werden. Es sollte vor Ort abgewogen werden, ob es im Einzelfall Sinn macht, die Antragsteller erneut zu laden. Das gleiche gilt für Folgeanträge. Auch Folgeantragsteller sind Asylsuchende, bei denen die IDMS-Tools angewendet werden können. Auch hier sollte im Einzelfall entschieden werden, ob eine Ladung erfolgen soll, weil evtl. die Identität aus dem Erstverfahren nicht ausreichend geklärt ist. Falls ohnehin aus sachlichen Gründen eine (informatorische) Anhörung erfolgen soll, kann in diesem Zusammenhang auch die weitere Identitätsklärung erfolgen. Muss der Folgeantrag persönlich gestellt werden, bietet es sich an, die Tools bei Bedarf in diesem Zusammenhang einzusetzen. DA-AVS: Sprachbiometrie                      4/4                             Stand 07/21

Dienstanweisung für das AVS Tod des Antragstellers Verstirbt ein Antragsteller während eines laufenden Asylverfahrens, wird auf die Regelungen in der DA-Asyl/Tod des Antragstellers verwiesen. DA-AVS: Tod des Antragstellers           1/1                       Stand 07/18

Dienstanweisung für das AVS Umprotokollieren Durch Umprotokollieren kann eine Akte oder Mappe aus dem aktuellen Prozessschritt in einen anderen Prozessschritt, einen anderen Prozess und/oder Verfahrenstyp gebracht werden. Eine Umprotokollierung darf nur zum Beheben von Fehlern, z.B., wenn sich die Akte in einem falschen Prozessschritt befindet, durchgeführt werden. Beispiel: - Ein Benutzer hat irrtümlich in eine falsche Abzweigung des Workflows weitergeleitet. Der korrekte Durchlauf ist nur mittels Rückprotokollierung in die Abzweigaktivität und korrekte Weiterleitung möglich. Eine Umprotokollierung ist auch erforderlich, wenn sich der Verfahrensablauf aus unvorhersehbaren Gründen ändert. Beispiel: - Der Verfahrenstyp ist wegen nachträglicher Beschränkung oder Erweiterung des Antrages zu ändern oder -   nach Anlage eines Erstantrages wird festgestellt, dass es sich tatsächlich um einen Folgeantrag handelt. Das Umprotokollieren von Akten in Mappentypen (z. B. Posteingang, Geschäftsfall usw.) oder von Mappen in Akten ist unzulässig. Außerdem darf das Umprotokollieren nicht dazu missbraucht werden, um Weiterleitungsschritte zu überspringen. Eine standardmäßige Umprotokollierung kann               nur    in   den    nachfolgenden Umprotokollierungspunkten erfolgen: - Anhörung erfolgt - Vorbereitung Anhörung - Vorbereitung Bescheid - Dublin-Bescheid Unterschrift - Versand-Kontrolle / Abschlussarbeiten (bk) - Bescheid - Prüfung Dublin-Verfahren DA-AVS: Umprotokollieren                    1/4                            Stand 06/18

-   Antwort des MS bearbeiten -   Persönliche Rücknahme -   Schriftliche Rücknahme (Bescheid) -   Anhörung(sonstige) -   VG Posteingang prüfen -   Warte auf Dokumentenmappe -   Anfrage2 RK-Datum bei VG Weitere evtl. ausgegraute Prozessschritte wie - Dublin-AG-Fall - Votum? - Wiederaufnahmeverfahren-Rücknahme werden nur angeboten, wenn sich die Akte im entsprechenden Prozess befindet. Beim Umprotokollieren in die o. g. Prozessschritte bleibt der Verfahrenstyp immer gleich. Umprotokollierung aus einem nicht standardisierten Umprotokollierungspunkt Aus verschiedenen Gründen kann es erforderlich sein, Akten in einem Prozessschritt umzuprotokollieren, der nicht als standardgemäßer Umprotokollierungspunkt definiert ist. Nachfolgend einige typische Beispiele: - Eine Mehrpersonenakte wird in den Prozess Klage weitergeleitet, obwohl nicht alle Personen klagen. -  Nach Passieren der Prüfautomaten wird eine Mehrfachidentität festgestellt und die Akte muss manuell in die daraus resultierenden Bearbeitungsschritte gebracht werden. -   Eine automatische Aktivität läuft auf Fehler (z.B. Mappen-/Timererstellung im BS12), was zu Sperren führt. Zur Behebung der Sperren muss die automatische Aktivität ggf. wiederholt werden, was mittels Umprotokollierung in eine Voraktivität durchgeführt wird -   Eine erneute Bescheiderstellung im Klageverfahren lässt sich zur Nutzung der Bescheidzustellautomaten nur durch Umprotokollieren erreichen, ebenso wie der nachfolgende Rücksprung an die jeweilige Aktivität im Klageablauf. Nachfolgend Beispiele für das Erfordernis einer Umprotokollierung in einen anderen Verfahrenstyp: - Nachträgliche Beschränkung oder Erweiterung des Antrages. - Umprotokollierung eines Erstantrages in einen Folgeantrag aufgrund nachträglicher Feststellung, dass es sich um einen Zweitantrag, verdeckten Folgeantrag oder § 20 Folgeantrag handelt. DA-AVS: Umprotokollieren                    2/4                             Stand 06/18