Allgemeine Geschäftsordnung für die Bundeswehr
Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „Hausanordnung zur Schriftgutverwaltung“
Offen Allgemeine Geschäftsordnung A-500/15 ! st en sd i ng ru de Än m de ht ic tn eg rli te un k uc dr us rA se ie D Strategisch-politische Konzeptionelle Dokumentenlandschaft Dokumente Dokumentenlandschaft Einsatz Regelungsnahe Technische Regelungen Druckschriften Dokumente Stand: Juli 2021
A-500/15 Offen Detailinformationen Standards für Verwaltungsabläufe, Wahrnehmung von Dienstgeschäften und Akten-/Schriftgutführung. Zweck der Regelung: Zuständigkeiten und Verfahren sowie allgemein gültige Regeln für die Durchführung des Geschäftsbetriebs Geltungsbereich: Bundeswehr Datum Gültigkeitsbeginn: 07.01.2021 Herausgebende Stelle: BMVg Digitale Verwaltung Einsatzrelevanz: Nein Berichtspflichten: Nein ! Regelungsnummer, Version: A-500/15, Version 1.1 st en Ersetzt: A-500/15, Version 1 sd i Aktenzeichen: 11-02-01 ng ru de Hauptpersonalrat beim BMVg, Beteiligte Än Gesamtvertrauenspersonenausschuss beim BMVg, Interessenvertretungen: Hauptschwerbehindertenvertretung beim BMVg m Gebilligt durch: de Staatssekretär Hoofe ht Datum nächste Überprüfung: 06.01.2026 ic tn eg Bestellnummer/DSK: Keine rli te un k Änderungsschwerpunkt zur Vorversion uc dr Die Regelung wurde redaktionell überarbeitet und -unter Berücksichtigung der fortschreitenden us rA Digitalisierung in der Verwaltung- sprachlich als auch in ihrer Gliederung angepasst. se ie D Mögliche Kennzeichnungen (vgl. A-550/1, Abschnitt 3.4) Ä Änderungen zur vorherigen Veröffentlichung B Berichtspflichten ! Besonders wichtige Wörter, Zeilen oder Abschnitte E Abweichende Vorgaben für den Einsatz Y Befehle im Sinne des § 2 Nr. 2 WStG S Sicherheitsbestimmungen Stand: Juli 2021
Offen A-500/15 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeines 5 1.1 Anwendungsbereich und Zweck 5 1.2 Leitprinzip 6 1.3 Umsetzung in den Dienststellen 6 2 Organisation 6 2.1 Behörden- und Dienststellengliederung 6 2.2 Aufbau- und Ablauforganisation 6 2.3 Gleichstellungsbeauftragte 7 2.4 Interessenvertretungen 7 2.5 Funktionsträger und Funktionsträgerinnen ! st 8 2.6 Geschäftsverteilung en 9 2.7 Neue Aufgaben/Projektorganisationen sd i 9 ng 2.8 Externe Beratungs- und Unterstützungsleistungen ru 10 de 3 Geschäftsbetrieb Än 10 3.1 Grundsätze m 10 de 3.2 Führung ht 10 3.3 Arbeitsabläufe ic 11 tn 3.3.1 Grundsätze eg 11 3.3.2 rli Notfallkonzepte der Dienststellen 12 te 3.3.3 Bearbeitung eingehender Dokumente un 12 3.3.4 Erstellung von Schriftgutk 13 uc 3.3.5 Besonderheiten des Umgangs mit papiergebundenem Schriftgut dr 16 3.3.6 us Behandlung von Geschäftsvorfällen 17 3.3.7 Geschäftsgang rA 21 3.3.8 se Schriftgutobjekte 22 ie 3.3.9 D Dokumentenformate 23 3.4 Aktenführung und Schriftgutverwaltung 25 3.4.1 Aktenrelevanz 25 3.4.2 Aktenführung 26 3.4.3 Rechtsnormen und gesetzliche Bestimmungen 28 4 Dienstbetrieb und Zusammenarbeit 29 4.1 Allgemeiner Dienstbetrieb 29 4.2 Zusammenarbeit in der Dienststelle 29 4.2.1 Gleichstellungsbeauftragte 29 4.2.2 Interessenvertretungen 30 4.3 Arbeitsschutz und Prävention 32 4.4 Zusammenarbeit im Bereich Sicherheitsmanagement 32 4.4.1 Grundsätze 32 Seite 3 Stand: Juli 2021
Offen A-500/15 Inhaltsverzeichnis 4.4.2 Informationssicherheit 32 4.4.3 Militärische Sicherheit 33 4.4.4 Administrativer Datenschutz 33 4.5 Zusammenarbeit mit der Militärseelsorge 33 4.6 Sozialdienst der Bundeswehr 34 4.7 Dienststellenübergreifende Zusammenarbeit 34 4.7.1 Geltung des Dienstwegprinzips 34 4.7.2 Bundesministerium der Verteidigung 34 4.7.3 Anfragen aus dem parlamentarischen Raum 34 4.8 Wehrbeauftragte bzw. Wehrbeauftragter des Deutschen Bundestages und Petitionsausschuss 35 4.9 Informationsarbeit 35 5 Anlagen ! 37 5.1 Abkürzungsverzeichnis st 38 en 5.2 Geschäftsvermerke und Farbmarkierungen sd i 41 5.3 Verfügungen ng 42 ru 5.4 Aufbewahrungsfristen de 43 5.5 Vorgaben zur Vorlagenerstellung Än 44 5.6 Standards und Kriterien zur Aktenführung m 46 de 5.7 Rollen und Berechtigungen ht 49 5.7.1 Rollen ic 49 5.7.2 Berechtigungen tn 50 eg 5.8 Bezugsjournal rli 51 5.9 Änderungsjournal te 53 un k uc dr us rA se ie D Seite 4 Stand: Juli 2021
Offen Allgemeines A-500/15 1 Allgemeines 1.1 Anwendungsbereich und Zweck 101. Die vorliegende Allgemeine Regelung (AR) „Allgemeine Geschäftsordnung“ (AGO) A- 500/15 legt verbindliche Vorgaben für den Geschäftsbetrieb in der Bundeswehr (Bw) und den allgemeinen Dienstbetrieb in den Dienststellen (DSt) fest. Die Regelungen bilden einen einheitlichen Rahmen, der im Einzelfall auf die Besonderheiten der DSt angepasst werden muss. 102. Die Vorgaben und Festlegungen gelten medienunabhängig für das Stabs- und Verwaltungshandeln (StVwH) sowohl auf digitaler Basis („Elektronische Verwaltungsarbeit“) als auch 1 für papiergebundenes Arbeiten. ! 103. st Soweit Vorgaben der GO-BMVg analog für die Bw gelten sollen, ist dieses in dieser AGO en ausdrücklich bestimmt. sd i ng 104. Die AGO legt den Rahmen für einen rechtskonformen und leistungsfähigen Geschäftsbetrieb, ru de eine transparente Aktenführung sowie den ordnungsgemäßen Umgang mit Schriftgut verbindlich fest. Än Neben diesen allgemeinen Rahmenvorgaben sind, wo erforderlich, spezifische Festlegungen den m hierzu erlassenen Regelungen zu entnehmen. de ht ic tn eg rli te un k uc dr us rA se ie D Abb. 1: Landkarte der Geschäftsordnungen im Geschäftsbereich (GB) des Bundesministeriums der Verteidigung (BMVg) 1 Das StVwH umfasst die Durchführung des allgemeinen Geschäftsbetriebs in den militärischen und zivilen DSt. Seite 5 Stand: Juli 2021
Offen A-500/15 Organisation 1.2 Leitprinzip 105. Basis der AGO ist ein hohes Maß an Selbstständigkeit im Denken und Handeln aller zivilen und militärischen Angehörigen der Bw und die Verpflichtung der Vorgesetzten sowie der mit Leitungs- aufgaben Betrauten zur Übernahme von persönlicher Verantwortung. Diese Verantwortung ist untrennbar mit den ihnen übertragenen Befugnissen verknüpft und nicht delegierbar. 1.3 Umsetzung in den Dienststellen 106. Die DSt bzw. die Organisationsverantwortlichen legen eigenverantwortlich und widerspruchsfrei zur AGO einen auf die Besonderheit der DSt angepassten Regelungsbedarf in einer „Ergänzenden Geschäftsordnung“ (GO-[DSt]) fest. Diese haben das Prinzip des „Führens mit 2 Auftrag“ in angemessener Weise zu berücksichtigen. ! st en 2 Organisation sd i ng ru 2.1 Behörden- und Dienststellengliederung de Än 201. Der Aufbau und die Struktur von DSt in der Bw folgt einheitlichen (Organisations-) m de Grundsätzen. Im Wesentlichen leitet sich die Organisation aus den zugewiesenen Aufgaben ab. Hierzu ht ic soll die gewählte Organisationsform Flexibilität ermöglichen und sich aufgaben- und prozessorientiert tn eg auf die jeweiligen Kernaufgaben konzentrieren. Aufbau- und Ablauforganisation folgen einem klaren rli hierarchischen Aufbau. Den Dienstposten werden Ebenen gerecht und personenunabhängig dauerhaft te un wahrzunehmende Aufgaben und die dazu benötigten Kompetenzen (Rechte) und Verantwortungen k uc zugeordnet. Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung bilden dabei eine untrennbare Einheit (AKV- dr us Prinzip). Daneben spielen Wirtschaftlichkeitserwägungen eine wesentliche Rolle. 3 rA se In DSt der Bw sind die zivilen und militärischen Gleichstellungsbeauftragten (GleiBziv und GleiBmil) ie sowie darüber hinaus ein institutioneller Rahmen von Beteiligungs- und Vertretungsgremien sowie D Funktionsträgern und Funktionsträgerinnen, zu beachten. Soweit Gesetze und Regelungen deren Beteiligung vorsehen, ist dies zu beachten und deren Belange sind zu berücksichtigen. 2.2 Aufbau- und Ablauforganisation 202. Aufbau- und Ablauforganisation werden in der Bw gemeinsam zur Aufgabenwahrnehmung genutzt. Die Aufbauorganisation schafft Strukturen, in denen Organisationselemente (OrgElem) (Abteilungen, Referate, Gruppen, Sach- und Fachgebiete usw.) abgebildet werden. Darüber hinaus werden die 2 Anstelle des Begriffs „Geschäftsordnung“ kann in militärischen DSt der Begriff „Stabsdienstordnung“ genutzt werden. 3 Weiterführend hierzu siehe AR „Grundsätze der Organisation“ A-500/50 VS-NfD. Seite 6 Stand: Juli 2021
Offen Organisation A-500/15 OrgElem sowohl vertikal (Linie) als auch horizontal (Prozesse/Abläufe) miteinander verknüpft. Es entsteht dadurch ein formales Beziehungsgeflecht, das den Rahmen für die Ablauforganisation bildet. Die Ablauforganisation beschäftigt sich mit der Regelung der (Arbeits-)Prozesse. Arbeitsabläufe und -prozesse werden unter den Gesichtspunkten „Inhalt, Zeit, Zuordnung und Raum“ geordnet. Die Ablauforganisation bildet das Zusammenwirken der an der Aufgabenerledigung beteiligten OrgElem, Verfahren und Sachmittel ab. 203. Die gültigen Organisationsgrundlagen (OrgGdlg) für die DSt bilden den Rahmen für die Ausgestaltung der Aufbau- und Ablauforganisation der DSt. 204. Bei wesentlichen Änderungen der Aufgaben, der Abläufe und der Zuständigkeiten der DSt sind deren OrgGdlg anzupassen. 205. ! Formalisierte Arbeits- und Fachaufsichtsbeziehungen zwischen OrgElem der DSt und dem st 4 BMVg sind in den entsprechenden OrgGdlg der DSt abzubilden. en sd i 206. ng Die Organisationsstruktur der DSt ist im Informationssystem OrgGdlg der Bundeswehr im 5 ru IntranetBw veröffentlicht. de Än 2.3 Gleichstellungsbeauftragte m de ht 207. Die GleiBziv und GleiBmil werden nach Maßgabe des Bundesgleichstellungsgesetzes ic tn (BGleiG) bzw. des Soldatinnen- und Soldatengleichstellungsgesetzes (SGleiG) gewählt. Sie sind eg rli unmittelbar der Dienststellenleitung (DStLtg) zugeordnet und üben ihre Tätigkeiten weisungsfrei aus te un (siehe Abschnitt Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.). k uc 2.4 dr Interessenvertretungen us 208. rA Der Personalrat in personalratsfähigen DSt wird auf Grundlage der Vorschriften des Bundes- se ie personalvertretungsgesetzes (BPersVG) gewählt. Sofern Soldatinnen und Soldaten zum Personalrat D wahlberechtigt sind, ist § 60 Absatz 2 Soldatinnen- und Soldatenbeteiligungsgesetz (SBG) zu beachten. In diesem Gremium können, abhängig von der jeweiligen Personalkörperstruktur der DSt, die Gruppen der Beamtinnen und Beamten, der Tarifbeschäftigten sowie der Soldatinnen und Soldaten vertreten sein. Die Namen der Mitglieder des amtierenden Personalrates sowie die Erreichbarkeit werden von der Personalvertretung veröffentlicht. 209. In militärischen DSt ohne Zivilpersonal werden nach den Vorschriften des SBG Vertrauens- personen (VP) gewählt, die die Interessen der Soldatinnen und Soldaten in der DSt vertreten. 210. Die Belange schwerbehinderter Menschen werden durch die örtliche Schwerbehinderten- vertretung wahrgenommen. Sie wird nach den Bestimmungen des Sozialgesetzbuches – Neuntes 4 Siehe Nr. 204 der AR „Zusammenarbeit des BMVg mit Dienststellen des nachgeordneten Bereiches“ A-500/1. 5 https://isog.bundeswehr.org/isorggdlgWeb/index.html. Seite 7 Stand: Juli 2021
Offen A-500/15 Organisation Buch (SGB IX) „Rehabilitation und Teilhabe von Menschen mit Behinderungen“ dann gewählt, wenn mindestens fünf schwerbehinderte Menschen in der DSt beschäftigt sind. 2.5 Funktionsträger und Funktionsträgerinnen 211. Gemäß § 181 SGB IX ist in jeder DSt eine Inklusionsbeauftragte bzw. ein Inklusionsbeauf- tragter zu benennen, die bzw. der die DStLtg in Angelegenheiten schwerbehinderter Menschen verantwortlich vertritt. Sie oder er achtet darauf, dass die der DSt gegenüber schwerbehinderten Menschen obliegenden Verpflichtungen erfüllt werden. 212. Bei jeder DSt, die Einnahmen oder Ausgaben bewirtschaftet, ist eine Beauftragte bzw. ein Beauftragter für den Haushalt (BfdH) zu bestellen, soweit die DStLtg diese Aufgabe nicht selbst wahrnimmt. Einzelregelungen hierzu werden im Rahmen der Erarbeitung der OrgGdlg für die DSt ! st getroffen. Die fachliche Zuständigkeit liegt bei der Abteilung Haushalt und Controlling im BMVg. Zur en Unterstützung der bzw. des BfdH können auf ihren oder seinen Vorschlag von der DStLtg Titelverwalter sd i oder Titelverwalterinnen zur Haushaltsmittelbewirtschaftung ng schriftlich bestellt werden. Bei ru Kommandobehörden und Ämtern mit einer Abteilung Verwaltung ist der Leiter oder die Leiterin der de Än Abteilung Verwaltung BfdH und damit verantwortlich für die Haushaltsführung im Kommando- bzw. m Amtsbereich und auch für die Verteilung der dem Kommando- oder Amtsbereich bereitgestellten de ht Haushaltsmittel an die nachgeordneten mittelbewirtschaftenden DSt. ic tn 213. Jede DStLtg hat für die religiösen Anliegen ihres militärischen Personals aufgeschlossen zu eg rli sein und ist für deren religiöse Betreuung mitverantwortlich. Sie hat sorgfältig darüber zu wachen, dass te un den Soldatinnen und Soldaten im Rahmen von Dienst und Freizeit hinreichend Gelegenheit zur freien k uc religiösen Betätigung gegeben wird. Die religiöse Betreuung innerhalb des GB BMVg wird von der dr Militärseelsorge im Auftrag der Religionsgemeinschaften wahrgenommen. Die Militärseelsorge ist ein us rA eigenständiger ziviler Organisationsbereich (OrgBer) im GB BMVg. Ihre Angehörigen unterstehen se hinsichtlich ihrer religiösen Tätigkeit ausschließlich der Aufsicht ihrer Religionsgemeinschaft und in ihrer ie D staatlichen Aufgabe den Leitungen ihrer Bundesoberbehörden. DStLtg, welche nicht nur ziviles Personal in ihrer DSt haben, sollen die Militärseelsorgerinnen und Militärseelsorger bei deren Dienstantritt in geeigneter Weise in der DSt vorstellen und ihnen somit Gelegenheit geben, über ihre Aufgaben in der Militärseelsorge zu sprechen. 214. Weiterführend wird zur Zusammenarbeit mit Gleichstellungsbeauftragten, Institutionen und Gremien auf Abschnitt 4.2 „Zusammenarbeit in der Dienststelle“ dieser AR hingewiesen. Seite 8 Stand: Juli 2021
Offen Organisation A-500/15 2.6 Geschäftsverteilung 215. Die Verteilung aller Aufgaben bzw. Dienstgeschäfte regelt der Geschäftsverteilungsplan 6 (GVPl). Dieser wird auf Grundlage der Sollorganisation (SollOrg) von der DSt erstellt. Der GVPl ist ein dienststelleninternes Dokument, das keine Außenwirkung entfaltet und zur übersichtlichen Erfassung und Darstellung von Zuständigkeiten und Vertretungsregelungen dient. Zweck ist eine Tätigkeits- und Kompetenzabgrenzung, die klare Verantwortungsbereiche schafft. 216. In militärischen DSt kann die Geschäftsverteilung auf Grundlage der SollOrg in einer Stabsdienstordnung der DSt abschließend festgelegt werden. In diesem Fall sind die nachfolgenden Regeln zum GVPl analog anzuwenden. Die Erstellung eines gesonderten GVPl ist in diesem Fall nicht erforderlich. 217. ! Der GVPl grenzt die Aufgabenbereiche so ab, dass Zuständigkeitsüberschneidungen st en vermieden und gleichartige oder verwandte Aufgaben grundsätzlich nur von einer Stelle bearbeitet sd i werden. In ihm sind die jedem Dienstposten zugeordneten wesentlichen und ständigen Aufgaben ng darzustellen. Vertreterregelungen obliegen der DStLtg. ru de 218. Än Der GVPl bzw. die Stabsdienstordnung (Nr. 216) ist verbindliche Grundlage für die Auftrags- und Aufgabenerfüllung. m de ht 219. Zuständigkeiten, die nicht im Detail im GVPl bzw. in der SollOrg eindeutig zugeordnet sind ic tn (neue Aufgaben oder Aufgaben, die fachlich mehrere OrgElem betreffen), werden durch das eg rli übergeordnete OrgElem wahrgenommen, soweit es hierzu keine anderen Regelungen gibt. Der te un Zuständigkeitsbereich dieses OrgElem ist somit weiter gefasst. k 220. uc Der GVPl ist anlassbezogen, jedoch mindestens einmal jährlich, zu prüfen und zu dr aktualisieren. us rA 221. se Die Angehörigen der DSt haben sich mit dem Inhalt des GVPl vertraut zu machen. ie D 2.7 Neue Aufgaben/Projektorganisationen 222. Zur Erfüllung von komplexen und umfangreichen neuen Aufgaben kann, soweit ihre Ausführung einen zeitlich begrenzten Ressourceneinsatz erfordert, die DStLtg eine Projektorganisation 7 einrichten und/oder durch Aufgabenkritik und Binnenoptimierung eine Schwerpunktbildung anweisen. 223. Bei Verstetigung einer neuen Aufgabe im Sinne einer dauerhaften Aufgabenwahrnehmung ist durch die DSt zu einem frühestmöglichen Zeitpunkt ein SollOrg-Änderungsantrag unter Anwendung 6 Die SollOrg legt die planmäßige Ausstattung einer Organisationseinheit bezüglich Personal (Stärke und Zusammensetzung nach Funktionen und Aufgaben) und Material (z. B. Fahrzeuge, Ausrüstungen und Verbrauchsmaterialien) fest. 7 AR „Schwerpunkteinsatz von zivilem Personal“ A-1330/39. Seite 9 Stand: Juli 2021
Offen A-500/15 Geschäftsbetrieb 8 angemessener Methoden der Personalbedarfsermittlung in der Mittelfristigen Personalplanung bzw. im Rahmen des Integrierten Planungsprozesses einzuleiten. 2.8 Externe Beratungs- und Unterstützungsleistungen 224. Soweit aufgrund mangelnder eigener Expertise eine externe Beratungs- und Unterstützungs- leistung in Anspruch genommen werden soll, sind die zentralen Vorgaben zur Inanspruchnahme von 9 externen Beratungs- und Unterstützungsleistungen zwingend zu beachten . 3 Geschäftsbetrieb 3.1 Grundsätze ! 301. st Zur Durchführung des elektronischen Geschäftsverkehrs und zur Bearbeitung von en Geschäftsvorfällen (GV) ist ausschließlich die dienstlich bereitgestellte Informationstechnik (IT)- sd i ng Unterstützung/-Infrastruktur zu nutzen, soweit nicht ausdrücklich etwas anderes angeordnet ist. ru 302. de Die Berechtigung für IT-Zugriffe auf IT-Infrastruktur der Bw wird durch Rollen- und Än Berechtigungskonzepte geregelt. Näheres hierzu ist in der Anlage 5.7 enthalten. m de 303. Die für den Sozialdienst der Bw geltenden Abweichungen von den nachfolgenden ht ic Grundsätzen ergeben sich aus der AR „Datenschutz, Aktenführung und Berichtswesen für den tn Sozialdienst“ A-2641/6 VS-NfD. eg rli te 3.2 Führung un k uc 304. Vorgesetzte haben Aufträge mit klaren, eindeutigen und präzisen Vorgaben und Auflagen zu dr us geben. Hierbei sind vorab Mittel und Ressourcen realistisch einzuschätzen, um eine Überforderung der rA anvertrauten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu vermeiden. se ie 305. D Führungsverantwortung erstreckt sich hier sowohl auf die Optimierung der Leistungs- erbringung der DSt als auch auf die Wahrnehmung der Fürsorgeverpflichtungen. Neben der erforderlichen Fach- und Sachkompetenz ist auch auf berechtigte Belange und Vorschläge der Angehörigen der DSt einzugehen. 306. Personal der DSt ist zu fördern. Hierzu nutzen Vorgesetzte den gesamten Vorrat an Mitteln der Personalführung aus (Beurteilungswesen, Qualifizierungsgespräche, förmliche Anerkennung, leistungsbezogene Besoldung/leistungsbezogenes Entgelt, Teilnahme an Qualifizierungsmaßnahmen, Auszeichnungen, …). 8 Handbuch für Organisationsuntersuchungen und Personalbedarfsermittlung des Bundesministeriums des Innern, für Bau und Heimat (BMI) sowie des Bundesverwaltungsamtes (BVA) (OrgHandbuch BMI). 9 AR „Inanspruchnahme von externen Beratungs- und Unterstützungsleistungen“ A-1670/2. Seite 10 Stand: Juli 2021
