Allgemeine Geschäftsordnung für die Bundeswehr
Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „Hausanordnung zur Schriftgutverwaltung“
Offen A-500/15 Dienstbetrieb und Zusammenarbeit 47 Grundgesetz weiteren Pflichten, die sie bei der Ausübung dieses Rechts zu berücksichtigen haben . Bei der Ausübung des Grundrechts der freien Meinungsäußerung sind daher alle Pflichten zu beachten, die für Soldatinnen und Soldaten im Soldatengesetz (SG) und für Beamtinnen und Beamte im Bundesbeamtengesetz (BBG) festgelegt sind. 538. Bei in der DSt eingehenden Informationsersuchen, die sich direkt oder mittelbar auf das Informationsfreiheitsgesetz (IFG) berufen, sind die Vorgaben der AR „Informationsfreiheitsgesetz – Bearbeitung von Anträgen –“ A-2122/1 zu berücksichtigen. 539. In der DSt eingehende Informationsersuchen, die sich direkt oder mittelbar auf das Umwelt- informationsgesetz (UIG) berufen, werden zur Beantwortung an das Bundesamt für Infrastruktur, Umweltschutz und Dienstleistungen der Bundeswehr (BAIUDBw) weitergeleitet. ! st en sd i ng ru de Än m de ht ic tn eg rli te un k uc dr us rA se ie D 47 AR „Private Veröffentlichungen und Vorträge“ A-2110/3. Seite 36 Stand: Juli 2021
Offen Anlagen A-500/15 5 Anlagen 5.1 Abkürzungsverzeichnis 38 5.2 Geschäftsvermerke und Farbmarkierungen 41 5.3 Verfügungen 42 5.4 Aufbewahrungsfristen 43 5.5 Vorgaben zur Vorlagenerstellung 44 5.6 Standards und Kriterien zur Aktenführung 46 5.7 Rollen und Berechtigungen st ! 49 en 5.8 Bezugsjournal sd i 51 ng 5.9 Änderungsjournal ru 53 de Än m de ht ic tn eg rli te un k uc dr us rA se ie D Seite 37 Stand: Juli 2021
Offen A-500/15 Anlagen 5.1 Abkürzungsverzeichnis Abkürzung Bedeutung a. d. D. auf dem Dienstweg administrativer Datenschutzbeauftragter bzw. administrative ADSB Datenschutzbeauftragte AFhr Aktenführender bzw. Aktenführende AGO Allgemeine Geschäftsordnung AR Allgemeine Regelung AKV Aufgaben – Kompetenzen – Verantwortung AZV Arbeitszeitverordnung Bundesamt für Infrastruktur, Umweltschutz und Dienstleistungen der BAIUDBw Bundeswehr ! st BArch Bundesarchiv en BArchG Bundesarchivgesetz sd i ng BBG Bundesbeamtengesetz ru de BDSG Bundesdatenschutzgesetz Än BfdH Beauftragte bzw. Beauftragter für den Haushalt m de BGB Bürgerliches Gesetzbuchht ic BGleiG Bundesgleichstellungsgesetz tn BMI eg Bundesministerium des Innern für Bau und Heimat rli BMVg te Bundesministerium der Verteidigung un BNV Bundesnebentätigkeitsverordnung uc k BPersVG dr Bundespersonalvertretungsgesetz us BVA rA Bundesverwaltungsamt Bw se Bundeswehr ie D DBAbkBw Datenbank für Abkürzungen der Bundeswehr DBTermBw Datenbank für Terminologie der Bundeswehr DokMBw Dokumentenmanagementsystem der Bundeswehr DSGVO Datenschutzgrundverordnung DSt Dienststelle DStLtg Dienststellenleitung E-Akte elektronische Akte EAPl Einheitsaktenplan EB einfache Beteiligung eDTA Elektronischer Dienst- und Truppenausweis EGovG E-Government-Gesetz Seite 38 Stand: Juli 2021
Offen Anlagen A-500/15 Abkürzung Bedeutung EKA Evangelisches Kirchenamt eVA elektronische Verwaltungsarbeit FAS Fachkraft für Arbeitssicherheit FF Federführung FFSt Federführende Stelle GB Geschäftsbereich GG Geschäftsgang GGO Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien GleiBmil Militärische Gleichstellungsbeauftragte GleiBziv Zivile Gleichstellungsbeauftragte ! st GO-BMVg ergänzende Geschäftsordnung des BMVg en sd i GO-[DSt] ergänzende Geschäftsordnung der/des [DSt] ng GS ru Gesetzliche Schutzaufgaben (Referat im BAIUDBw) de GV Geschäftsvorfall Än GVPl Geschäftsverteilungsplan m de IFG Informationsfreiheitsgesetz ht ic InfoA tn Informationsarbeit eg InfoSichh Informationssicherheit rli te IPD Integrierter Planungsprozess un IT k Informationstechnik uc dr Informationssicherheitsbeauftragter bzw. ISBDSt us Informationssicherheitsbeauftragte der Dienststelle rA KMBA se Katholisches Militärbischofsamt MP ie Mitprüfung D MPP Mittelfristige Personalplanung MZ Mitzeichnung OBK Organisationsbriefkasten OKeVA Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit OrgBer Organisationsbereich OrgElem Organisationselement OrgGdlg Organisationsgrundlage PBK Persönlicher Briefkasten PersDat personenbezogene Daten PIZ Presse- und Informationszentrum Seite 39 Stand: Juli 2021
Offen A-500/15 Anlagen Abkürzung Bedeutung PKIBw Public Key Infrastructure Bundeswehr ProtFhr Protokollführer bzw. Protokollführerin Richtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut (Akten und RegR Dokumente) in Bundesministerien SAZV Soldatenarbeitszeitverordnung SB Schutzbereich SBG Soldatinnen- und Soldatenbeteiligungsgesetz SchwbVP Vertrauensperson der schwerbehinderten Menschen SG Soldatengesetz SGB Sozialgesetzbuch SGleiG Soldatinnen- und Soldatengleichstellungsgesetz ! st SichBeauftr en Sicherheitsbeauftragte bzw. Sicherheitsbeauftragter sd i SollOrg Sollorganisation ng ru StGB Strafgesetzbuch de StVwH Stabs- und VerwaltungshandelnÄn m TVöD Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst de UIG ht Umweltinformationsgesetz ic Vfg Verfügung tn eg VP rli Vertrauensperson te VS un Verschlusssache k VzE uc Vorlage zur Entscheidung dr VzI us Vorlage zur Information rA VwVfG se Verwaltungsverfahrensgesetz zdA ie zu den Akten D Seite 40 Stand: Juli 2021
Offen Anlagen A-500/15 5.2 Geschäftsvermerke und Farbmarkierungen Auf Eingängen und Entwürfen können Vermerke zum GG angebracht werden. Die Farben für GG-Vermerke nach Anlage 2 zu § 13 Absatz 2 GGO werden für die Hierarchieebenen in den DSt der Bw wie folgt ergänzt und zugeordnet: Funktion Farbstift IT-Schriftfarbe DStLtg Grünstift Grün Stellvertretende DStLtg Rotstift Rot 48 Abteilungsleiter bzw. Abteilungsleiterin Blaustift Blau alle Anderen Schwarzstift Schwarz Abb. 6: Farbmarkierungen für GG-Vermerke ! Die Vertretenden im Amt zeichnen unter Hinzufügen des Zeichnungszusatzes „i. V.“ und mit dem st en gleichen Buntstift bzw. der gleichen IT-Markierung, wie der jeweilige Amtsinhaber bzw. die sd i Amtsinhaberinnen. ng ru Folgende GG-Vermerke kommen zur Anwendung: de Än Markierung m Bedeutung de / ht ic Kenntnis genommen Strich mit Farbstift oder Namenszeichen tn + eg vorbehaltlich der Schlusszeichnung rli FF te Federführung un ZA k Zuarbeit zK uc zur Kenntnis dr zwV us Zur weiteren Veranlassung/Verwendung rA Tse Termin ie bV bitte Vortrag (Darstellung einer Angelegenheit) D bitte Rücksprache (Erörterung einer Angelegenheit) bR innerhalb der nächsten drei Arbeitstage vAbg vor Abgang zur Kenntnisnahme vorlegen GG in den Geschäftsgang nAbg nach Abgang zur Kenntnisnahme vorlegen Ist ein GV „außerhalb der Reihe“ priorisiert zu bearbeiten, kann dies durch die beauftragende Stelle mit einem ergänzenden Beschleunigungsvermerk kenntlich gemacht werden: EILT Der GV ist nach Abschluss des laufenden GV zu bearbeiten. SOFORT Der GV ist sofort zu bearbeiten, die Bearbeitung des laufenden GV ist zu unterbrechen. 48 Auch Bereichsleitung des Bundeswehr-Dienstleistungszentrum. Seite 41 Stand: Juli 2021
Offen A-500/15 Anlagen 5.3 Verfügungen Die Bearbeitung eines GV wird durch förmliche Verfügungen eingeleitet bzw. abgeschlossen: GG = In den Geschäftsgang (z. B. Dokumente, die unter persönlicher Anschrift eingegangen sind und vom Adressaten in den GG gegeben werden, weil die Bearbeitung über den GG der DSt abzuwickeln ist). VgAnlg = Vorgang anlegen für einen zu bearbeitenden GV. zVg = Zum Vorgang. Ein Dokument ist zVg zu verfügen, wenn im gleichen Zusammenhang bereits Vorgänge (Wv oder zdA-verfügt) zum jeweiligen GV vorhanden sind und das neue Dokument keinen Bedarf für einen weiteren Vorgang begründet. Wgl = Weglegen. Anzuwenden auf Dokumente, die nicht zdA zu nehmen, jedoch noch ! kurzfristig aufzubewahren sind. Weglegesachen sind nur bis zum Ablauf des st en Kalenderjahres aufzubewahren, in dem keine weitere Bearbeitung erfolgt ist. sd i Wv = ng Wiedervorlage (mit Terminangabe). Der Vorgang/das Dokument ist noch nicht ru abschließend bearbeitet. de Vern/VV = Än Vernichten/Vernichtungsverhandlung. Gemäß §10 (1) RegR sind Dokumente m ohne Informationswert zu vernichten, bei nur geringem Informationswert sind sie de als Weglegesache (siehe Verfügung „Wgl“) zu behandeln. Das Dokument ist ht ic tn noch mindestens sechs Werktage vorzuhalten und erst dann zu löschen. eg Im Falle der Nutzung des DokMBw sind diese Dokumente außerhalb der rli te Vorgangsbearbeitung des DokMBw aufzubewahren. un zdA = Zu den Akten. Die Bearbeitung des GV ist abgeschlossen, der zugehörige k uc Vorgang wird zu den Akten gelegt. Aufbewahrungsfristen beginnen zu laufen. dr us rA se ie D Seite 42 Stand: Juli 2021
Offen Anlagen A-500/15 5.4 Aufbewahrungsfristen 49 Orientierungswerte für Aufbewahrungsfristen von Schriftgut der obersten Bundesbehörden (in Jahren): Grad der Zuständigkeit Federführung Mitwirkung Nur Information ressort- innerhalb der abteilungs- innerhalb der abteilungs- über- Behörde intern Behörde intern greifend 50) I Inhalt des Schriftguts 51 1. Rechtsvorschriften 30 20 10 10 ! 5 5 (Vorbereiten, st Fortschreiben) en sd i 2. Verwaltungsvorschriften 20 15 10 5 5 5 (Vorbereiten, ng Fortschreiben) ru de 3. Verwaltungsangelegen- 15 15 Än 10 5 5 5 heiten (Durchführung) m de ht ic II Art des Schriftguts tn eg 1. Sammelsachakten 10 rli 10 5 5 3 2 te 2. Sondersachakten mit un 10 10 5 5 3 2 geringerem Rückgriffswert k uc 52 dr 3. Fallakten us 20 15 5 10 5 - rA 4. Weglegesachen se 1 1 1 1 1 1 ie D Quelle: Anlage zu den Hinweisen des Bundesarchivs vom November 2007 49 Es handelt sich in der Regel um Höchstfristen, die im Einzelfall oft verkürzt werden können. 50 Die Fristen beziehen sich auf Einzelsachakten (Fallakten: siehe II 3). 51 Eine längere Frist ist nicht erforderlich, weil Schriftgut dieser Art – soweit es sich nicht um Sondersachakten geringeren Rückgriffwerts (vgl. II 2) handelt – archivwürdig ist und deshalb dauernd aufbewahrt wird. 52 Bei besonderen rechtlichen oder verwaltungsmäßigen Verpflichtungen kann ausnahmsweise eine Frist von 30 Jahren in Betracht kommen (vgl. Hinweise III A 2). Seite 43 Stand: Juli 2021
Offen A-500/15 Anlagen 5.5 Vorgaben zur Vorlagenerstellung Die Vorlage ist ein DSt-internes standardisiertes Format, das der Information über einen bestimmten Sachverhalt oder der Herbeiführung einer Entscheidung dient. Sie mündet dabei immer in einer konkreten Empfehlung. Die Erstellung von Vorlagen erfolgt entweder aufgrund eines Auftrags/einer Weisung oder eigeninitiativ durch das OrgElem, das ein entsprechendes dienstliches Erfordernis festgestellt hat. Der Umfang einer Vorlage sollte im Regelfall zwei DIN-A4-Seiten nicht überschreiten. Der bzw. die Schriftguterstellende nutzt Vorlagen als schriftliche Meldung entweder zur Information an Vorgesetze oder zur Herbeiführung einer Entscheidung durch Vorgesetzte oder zum Transport von Weisungen oder sonstigen Vorgängen, die zur Schlusszeichnung vorzulegen ! st oder weiterzuleiten sind. en sd Eine bessere Lesbarkeit ist durch Unterüberschriften und Hervorhebungen im Text zu erreichen. i ng Abkürzungen sind bei erstmaligem Gebrauch in Klammern dem ausgeschriebenen Begriff ru nachzusetzen. de Än Die Vorlage muss selbsterklärend und logisch aufgebaut sein. Es muss erkennbar sein, wer den m de Vorgesetzten bzw. die Vorgesetzte zu welchem Thema und mit welcher Absicht anschreibt. ht Die Kernaussage enthält die kurze Zusammenfassung der wesentlichen Inhalte der Vorlage. Der ic tn Hauptzweck der Vorlage („Information“ oder „Entscheidung“) ist hier klar zu formulieren. eg rli Die den Hauptabschnitten der Vorlage (Teile I bis III) nachgeordneten Unterabschnitte sind mit te un fortlaufenden, arabischen Zahlen (jeweils gefolgt von einem Bindestrich) zu versehen. k uc Der Sachverhalt umfasst eine kurze objektive und konkrete Darstellung des Sachstandes, wobei dr us mit den wesentlichen, aktuellen Entwicklungen begonnen wird. rA Die Bewertung beinhaltet eine kurze Darstellung der eigenen Position bzw. Meinung mit se ie entsprechender Begründung. Bei Vorlagen „zur Entscheidung“ ist in diesem Abschnitt der D unterbreitete Entscheidungsvorschlag zu begründen. Argumente für bzw. gegen die vorgeschlagene Entscheidung sind anzuführen und es ist auf die damit ggf. verbundenen Risiken hinzuweisen. In der Mitzeichnungsleiste ist anzugeben, welche Stellen beteiligt wurden bzw. mitgezeichnet oder abweichend Stellung genommen haben. Soweit von der Einholung einer eigentlich erforderlichen Mitzeichnung abgesehen wurde, ist dies in der Vorlage zu begründen. Angegebene Bezüge müssen sich im Text der Vorlage in der entsprechenden Reihenfolge der fortlaufenden Nummerierung wiederfinden. Vorlagen werden grundsätzlich elektronisch auf dem Dienstweg vorgelegt. Seite 44 Stand: Juli 2021
Offen Anlagen A-500/15 Anlagen sind auf das unabdingbar notwendige Maß zu beschränken und mit arabischen Zahlen durchzunummerieren. In der Vorlage aufgelistete Anlagen sind vollzählig beizufügen. Soweit Anlagen lediglich auszugsweise beigefügt werden, darf der Auszug nicht entstellend oder inhaltlich unvollständig sein. Die auslösende Information (z. B. Weisung) ist bei elektronischem Versand als Anhang beizufügen. Bei ausgedruckten Versionen ist diese in der Vorlagenmappe auf der linken Innenseite vorzuheften. Bearbeitungsverfügungen der Adressaten oder ihrer Zwischenvorgesetzten sind ebenfalls als Anlage beizufügen. Vorlagen werden grundsätzlich auf der Ebene gezeichnet, auf der die Bearbeitung erfolgt ist. Bei erforderlicher Abstimmung mehrerer beteiligter Stellen erfolgt die Zeichnung auf dieser Ebene. Vorgesetzte paraphieren die Vorlage auf dem Dienstweg und bestätigen damit den Sachverhalt, die ! st en Bewertung und den Entscheidungsvorschlag in Wahrnehmung ihrer Gesamtverantwortung für die sd i Arbeitsergebnisse der ihnen zugeordneten OrgElem. ng Vorgesetzte können sich die Zeichnung vorbehalten bzw. diese bei besonders bedeutsamen ru de Vorgängen übernehmen. Än Wird eine Vorlage nach bereits erfolgter Zeichnung der Bearbeitungsebene durch Vorgesetzte m de inhaltlich geändert oder ergänzt, ist dieses in der jeweils zugewiesenen GG-Farbe vorzunehmen. ht ic Soweit die Vorlage durch Vorgesetzte neu gefasst wird, sind die zuständigen, in ihrer Fachlichkeit tn eg betroffenen Stellen, nochmals zu beteiligen. rli te un k uc dr us rA se ie D Seite 45 Stand: Juli 2021
