Offen A-500/15                                      Anlagen Vollständigkeit:    Die Vollständigkeit von Dokumenten und Unterlagen im Rahmen der Aktenführung in der Bw ist stets zu gewährleistende Grundvoraussetzung für die Schaffung eines zutreffenden Gesamtbildes der Aktenlage/des Gangs der Bearbeitung. Ohne sie kann z. B. auch die geforderte Wahrheitstreue (s. u.) in der Aktenführung nicht ausreichend gewährleistet werden. Einheitlichkeit:    Durch Einheitlichkeit in der Aktenführung, werden die Voraussetzungen für effizientes   und    transparentes   Verwaltungshandeln    geschaffen.    Sie beschränkt sich dabei nicht nur auf Formate und Medien, sondern zeichnet sich auch durch die Wiederspiegelung der aufgelisteten Kriterien und Standards aus. Sorgfalt:           Korrekte Aktenführung ist sowohl durch inhaltliche als auch formale Sorgfalt im Umgang mit den Akten und den in ihnen enthaltenen Vorgängen und ! st en Dokumenten sicherzustellen. Äußere Indizien hierfür sind insbesondere die sd i formale Gestaltung und die innere Ordnung der Akten, die dem jeweiligen ng Inhaltsverzeichnis entsprechen und dieses widerspiegeln müssen. ru Aktenwahrheit: de Zur Sicherstellung der Wahrheitstreue hat die Aktenführung unverfälscht, Än authentisch und integer zu erfolgen. Aktenwahrheit wird auch dadurch m de gewährleistet, dass z. B. Vermerke, Protokolle u. Ä. zeitnah gefertigt werden, ht ic sodass das Risiko von Erinnerungslücken und/oder -verschiebungen tn minimiert wird.       eg E-Akte: rli Bei elektronischer Vorgangsbearbeitung ist sicherzustellen, dass die te un Dokumente, der Laufweg und die Aufzeichnungen aus der Bearbeitung in k Protokoll-   uc und    Bearbeitungsinformationen    nachgewiesen     und    der dr elektronischen Akte zugeordnet werden. us Löschung: rA Dokumente dürfen nicht aus der Akte entfernt oder bei elektronischer se Vorgangsbearbeitung gelöscht werden. ie D Zusammengefasste Dass aus der Bearbeitung eines Vorgangs entstehende Schriftgut muss in Mindeststandards:   der zutreffenden Akte auffindbar, vollständig, authentisch, übersichtlich, lesbar und verständlich sein. Seite 48 Stand: Juli 2021

Offen Anlagen                                      A-500/15 5.7       Rollen und Berechtigungen  IT-Zugriffe auf Daten, Akten, Vorgänge und Dokumente werden durch Rollen- und Berechtigungs- konzepte geregelt.  Die Art der Berechtigungen richtet sich sowohl nach den Aufgaben der Nutzenden als auch nach deren organisatorischer Verortung (Dienstposten). Einzelne Nutzerinnen und Nutzer werden in Nutzergruppen zusammengefasst, denen bestimmte Rollen mit den erforderlichen Berechtigungen zugewiesen werden. Eine konsistente Rollen- und Berechtigungsvergabe in den DSt ist eine wesentliche Voraussetzung für die elektronische Abbildung von Arbeitsabläufen (Workflows).  Für die Vergabe von Rollen und Berechtigungen ist eine Nutzeradministration in der DSt vorzusehen. Diese Aufgabe ist Fachadministratorinnen bzw. Fachadministratoren zuzuweisen. Die Rahmenbedingungen dafür legen die OrgBer sowie die dem BMVg unmittelbar unterstellten DSt ! fest.                                                                st en  Jede DSt erstellt in Abhängigkeit von den Aufgaben des jeweiligen Dienstpostens ein dienststellen- sd i ng spezifisches Rollen- und Berechtigungskonzept auf der Grundlage der vorhandenen Standardrollen ru de und -berechtigungen des jeweiligen IT-Systems. Das dienststellenspezifische Rollen- und Än Berechtigungskonzept ist zu dokumentieren sowie regelmäßig zu überprüfen und anzupassen. m  Grundsätzlich sind durch die DSt Vertretungsregelungen für Funktionsträgerinnen und Funktions- de träger vorzusehen. ht ic tn eg 5.7.1     Rollen                        rli te un  Eine (Einzel-)Rolle bildet eine oder mehrere typisierte Aufgaben einer Funktionsträgerin bzw. eines k uc Funktionsträgers ohne konkreten Organisationsbezug ab. Diese bzw. dieser kann daher eine oder dr mehrere Rollen innehaben. Die Rolle besitzt einen engen inhaltlichen Zusammenhang zur Definition us rA von Aufgaben, da Rollen üblicherweise die Zusammenfassung verschiedener Einzelaufgaben se abbilden. Sammelrollen dienen der Abbildung von häufig auftretenden Kombinationen mehrerer ie D Einzelrollen (z. B. „Dezernentin bzw. Dezernent“ im [DSt]). Ihre Verwendung erleichtert die Nutzeradministration und ist daher – wo sinnvoll – anzustreben. Bei der Vergabe von Einzel-oder Sammelrollen ist das Vier-Augenprinzip anzuwenden. Die Zuordnung der Rollen/Sammelrollen zu den grundsätzlich organisatorisch abgeleiteten Berechtigungen erfolgt durch die zuständigen Fachadministratorinnen bzw. Fachadministratoren über entsprechende Aufträge. Fehlende Rollen- oder Rechtekombinationen müssen zentral beantragt werden. Bei einem Dienstpostenwechsel oder Ausscheiden verlieren Beschäftigte die Nutzerrechte ihrer bisherigen Funktion. Auf dem neuen Dienstposten sind anschließend die dafür benötigten Rollen und Berechtigungen – der neuen Aufgabe entsprechend – wieder zuzuweisen.  Für den Bereich der Qualitätssicherung, für gesetzliche Kontrollaufgaben und zur Durchführung von Revisionen können bei Bedarf zusätzliche lesende Rollen (z. B. die Rolle Revisor) zeitlich begrenzt vergeben werden. Seite 49 Stand: Juli 2021

Offen A-500/15                                     Anlagen 5.7.2      Berechtigungen  Berechtigungen definieren die Zugriffs- und Bearbeitungsmöglichkeiten einer Rolle auf bestimmte Daten, Akten, Vorgänge und Dokumente.  Den Umfang der Berechtigungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter legt grundsätzlich die DStLtg im Rahmen des Direktionsrechts über die Mitarbeiterin bzw. den Mitarbeiter fest.  Nur in Kombination von Rollen und Berechtigungen ist ein Zugriff bzw. die Bearbeitung in einer IT- Anwendung möglich. ! st en sd i ng ru de Än m de ht ic tn eg rli te un k uc dr us rA se ie D Seite 50 Stand: Juli 2021

Offen Anlagen                                     A-500/15 5.8     Bezugsjournal (Nr.) Interne Nr.                                                        Titel Bezüge/Verweise 1.    A-1130/1 VS-NfD    Militärische Sicherheit in der Bundeswehr – Militärische Sicherheit 2.    A-1130/2 VS-NfD    Militärische Sicherheit in der Bundeswehr – Verschlusssachen 3.    A-1130/3           Militärische Sicherheit/Personeller Geheim- und Sabotageschutz 4.    A-1330/39          Schwerpunkteinsatz von zivilem Personal 5.    A-1400/12          Nebentätigkeiten 6.    A-1400/14          Arbeitszeitrechtliche Regelungen für zivile Beschäftigte ! Anwendung der Verordnung über die Arbeitszeit der Soldatinnen und 7.    A-1420/34                                                     st Soldaten                                  en sd i 8.    A-1442/1           Anwendung des Soldatinnen- und Soldatengleichstellungsgesetzes ng 9.    A-1473/3 ru Inklusion schwerbehinderter Menschen de Än Inanspruchnahme von externen Beratungs- und Unterstützungs- 10. A-1670/2 leistungen                  m de 11. A-2010/1             Arbeitsschutz und Prävention ht ic 12. A-2110/3                            tn Private Veröffentlichungen und Vorträge eg 13. A-2122/1                       rli Informationsfreiheitsgesetz – Bearbeitung von Anträgen – te un Datenschutz – Vorgaben zur Umsetzung der Europäischen 14. A-2122/4                  k Datenschutzgrundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes uc dr 15. A-2500/2             Militärseelsorge us rA 16. A-2600/2      se     Wehrbeauftragtenangelegenheiten ie D 17. A-2641/1 VS-NfD      Sozialdienst in der Bundeswehr 18. A-2641/6 VS-NfD      Datenschutz, Aktenführung und Berichtswesen für den Sozialdienst 19. A-2645/1             Telearbeit und mobiles Arbeiten 20. A-425/2              Terminologiearbeit 21. A-425/3              Abkürzungsmanagement Zusammenarbeit des BMVg mit Dienststellen des nachgeordneten 22. A-500/1 Bereiches 23. A-500/100            Fachaufsicht 24. A-500/3 VS-NfD       Behandlung und Archivierung von Unterlagen 25. A-500/50 VS-NfD      Grundsätze der Organisation Seite 51 Stand: Juli 2021

Offen A-500/15                                  Anlagen 26. A-600/1              Informationsarbeit 27. A-700/1              Revision 28. A-960/1              Informationssicherheit 29. A1-900/0-1 VS-NfD    Kurierdienst in der Bundeswehr 30. A2-500/0-0-10        Geschäftsverkehr 31. A2-500/0-0-2 VS-NfD Anwendung des Einheitsaktenplans 32. B-1441/1             Umsetzung des Bundesgleichstellungsgesetzes 33. B-2520/3             Militärseelsorge – Zusammenarbeit mit den Streitkräften 34. C1-2510/0-9104       Zeichnungsbefugnis ! st en sd i ng ru (Nr.) Externe                                        de Nr.                                                        Titel Bezüge/Verweise                                  Än Verordnung über die Arbeitszeit der Beamtinnen und Beamten des m 35.   AZV                                             de Bundes (Arbeitszeitverordnung) ht Gesetz über die Nutzung und Sicherung von Archivgut des Bundes 36.   BArchG                                   ic tn    (Bundesarchivgesetz) 37.   BBG                                eg Bundesbeamtengesetz rli te 38.   BDSG                          un Bundesdatenschutzgesetz k 39.   BGB                    uc Bürgerliches Gesetzbuch dr us Gesetz für die Gleichstellung von Frauen und Männern in der 40.   BGleiG            rABundesverwaltung und in den Unternehmen und Gerichten des se   Bundes (Bundesgleichstellungsgesetz) ie    Verordnung über die Nebentätigkeit der Bundesbeamten, D 41.   BNV                 Berufssoldaten und Soldaten auf Zeit (Bundesnebentätigkeitsverordnung) 42.   BPersVG             Bundespersonalvertretungsgesetz Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung (E-Government- 43.   EGovG Gesetz) 44.   GG                  Grundgesetz für die Bundesrepublik Deutschland 45.   GGO                 Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien 46.   GleiG               Gleichstellungsgesetz Gesetz zur Regelung des Zugangs zu Informationen des Bundes 47.   IFG (Informationsfreiheitsgesetz) 48.   OKeVa               Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit Seite 52 Stand: Juli 2021

Offen Anlagen                                         A-500/15 Handbuch für Organisationsuntersuchungen und 49.    OrgHandbuch BMI       Personalbedarfsermittlung des Bundesministeriums des Innern, für Bau und Heimat (BMI) sowie des Bundesverwaltungsamtes (BVA) Registraturrichtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut 50.    RegR (Akten und Dokumente) in Bundesministerien Verordnung über die Arbeitszeit der Soldatinnen und Soldaten 51.    SAZV (Soldatenarbeitszeitverordnung) 52.    SBG                   Soldatinnen- und Soldatenbeteiligungsgesetz 53.    SG                    Gesetz über die Rechtsstellung der Soldaten (Soldatengesetz) Sozialgesetzbuch Neuntes Buch – Rehabilitation und Teilhabe von 54.    SGB IX                Menschen mit Behinderungen – (Artikel 1 des Gesetzes v. 23. Dezember 2016, BGBl. I S. 3234) (Neuntes Buch Sozialgesetzbuch) Gesetz zur Gleichstellung von Soldatinnen und Soldaten der ! 55.    SGleiG                                                           st Bundeswehr (Soldatinnen- und Soldatengleichstellungsgesetz) en 56.    StGB                  Strafgesetzbuch                       sd i ng 57.    TVöD                                                   ru Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst de 58.    UIG                   Umweltinformationsgesetz Än m VSA vom                                     de 59.    31.03.2016/GMBl       Verschlusssachenanweisung ht 2010, S. 846                            ic tn 60.    VwVfg eg Verwaltungsverfahrensgesetz rli te un k uc dr 5.9       Änderungsjournalus rA Version se Gültig ab                                Geänderter Inhalt ie D 1         07.01.2021           Erstveröffentlichung  Teilweise Aktualisierung  Die Regelung wurde redaktionell überarbeitet und -unter Berücksichtigung der fortschreitenden Digitalisierung in der 1.1       01.07.2021 Verwaltung- sprachlich als auch in ihrer Gliederung angepasst.  Seite 53 Stand: Juli 2021