Offen A-500/15                                       Organisation Buch (SGB IX) „Rehabilitation und Teilhabe von Menschen mit Behinderungen“ dann gewählt, wenn mindestens fünf schwerbehinderte Menschen in der DSt beschäftigt sind. 2.5       Funktionsträger und Funktionsträgerinnen 211.      Gemäß § 181 SGB IX ist in jeder DSt eine Inklusionsbeauftragte bzw. ein Inklusionsbeauf- tragter zu benennen, die bzw. der die DStLtg in Angelegenheiten schwerbehinderter Menschen verantwortlich vertritt. Sie oder er achtet darauf, dass die der DSt gegenüber schwerbehinderten Menschen obliegenden Verpflichtungen erfüllt werden. 212.      Bei jeder DSt, die Einnahmen oder Ausgaben bewirtschaftet, ist eine Beauftragte bzw. ein Beauftragter für den Haushalt (BfdH) zu bestellen, soweit die DStLtg diese Aufgabe nicht selbst wahrnimmt. Einzelregelungen hierzu werden im Rahmen der Erarbeitung der OrgGdlg für die DSt ! st getroffen. Die fachliche Zuständigkeit liegt bei der Abteilung Haushalt und Controlling im BMVg. Zur en Unterstützung der bzw. des BfdH können auf ihren oder seinen Vorschlag von der DStLtg Titelverwalter sd i oder   Titelverwalterinnen   zur   Haushaltsmittelbewirtschaftung      ng schriftlich   bestellt   werden.   Bei ru Kommandobehörden und Ämtern mit einer Abteilung Verwaltung ist der Leiter oder die Leiterin der de Än Abteilung Verwaltung BfdH und damit verantwortlich für die Haushaltsführung im Kommando- bzw. m Amtsbereich und auch für die Verteilung der dem Kommando- oder Amtsbereich bereitgestellten de ht Haushaltsmittel an die nachgeordneten mittelbewirtschaftenden DSt. ic tn 213.      Jede DStLtg hat für die religiösen Anliegen ihres militärischen Personals aufgeschlossen zu eg rli sein und ist für deren religiöse Betreuung mitverantwortlich. Sie hat sorgfältig darüber zu wachen, dass te un den Soldatinnen und Soldaten im Rahmen von Dienst und Freizeit hinreichend Gelegenheit zur freien k uc religiösen Betätigung gegeben wird. Die religiöse Betreuung innerhalb des GB BMVg wird von der dr Militärseelsorge im Auftrag der Religionsgemeinschaften wahrgenommen. Die Militärseelsorge ist ein us rA eigenständiger ziviler Organisationsbereich (OrgBer) im GB BMVg. Ihre Angehörigen unterstehen se hinsichtlich ihrer religiösen Tätigkeit ausschließlich der Aufsicht ihrer Religionsgemeinschaft und in ihrer ie D staatlichen Aufgabe den Leitungen ihrer Bundesoberbehörden. DStLtg, welche nicht nur ziviles Personal in ihrer DSt haben, sollen die Militärseelsorgerinnen und Militärseelsorger bei deren Dienstantritt in geeigneter Weise in der DSt vorstellen und ihnen somit Gelegenheit geben, über ihre Aufgaben in der Militärseelsorge zu sprechen. 214.      Weiterführend wird zur Zusammenarbeit mit Gleichstellungsbeauftragten, Institutionen und Gremien auf Abschnitt 4.2 „Zusammenarbeit in der Dienststelle“ dieser AR hingewiesen. Seite 8 Stand: Juli 2021

Offen Organisation                                       A-500/15 2.6      Geschäftsverteilung 215.     Die Verteilung aller Aufgaben bzw. Dienstgeschäfte regelt der Geschäftsverteilungsplan 6 (GVPl). Dieser wird auf Grundlage der Sollorganisation (SollOrg) von der DSt erstellt. Der GVPl ist ein dienststelleninternes Dokument, das keine Außenwirkung entfaltet und zur übersichtlichen Erfassung und Darstellung von Zuständigkeiten und Vertretungsregelungen dient. Zweck ist eine Tätigkeits- und Kompetenzabgrenzung, die klare Verantwortungsbereiche schafft. 216.     In militärischen DSt kann die Geschäftsverteilung auf Grundlage der SollOrg in einer Stabsdienstordnung der DSt abschließend festgelegt werden. In diesem Fall sind die nachfolgenden Regeln zum GVPl analog anzuwenden. Die Erstellung eines gesonderten GVPl ist in diesem Fall nicht erforderlich. 217. ! Der GVPl grenzt die Aufgabenbereiche so ab, dass Zuständigkeitsüberschneidungen st en vermieden und gleichartige oder verwandte Aufgaben grundsätzlich nur von einer Stelle bearbeitet sd i werden. In ihm sind die jedem Dienstposten zugeordneten wesentlichen und ständigen Aufgaben ng darzustellen. Vertreterregelungen obliegen der DStLtg.          ru de 218.                                                       Än Der GVPl bzw. die Stabsdienstordnung (Nr. 216) ist verbindliche Grundlage für die Auftrags- und Aufgabenerfüllung. m de ht 219.     Zuständigkeiten, die nicht im Detail im GVPl bzw. in der SollOrg eindeutig zugeordnet sind ic tn (neue Aufgaben oder Aufgaben, die fachlich mehrere OrgElem betreffen), werden durch das eg rli übergeordnete OrgElem wahrgenommen, soweit es hierzu keine anderen Regelungen gibt. Der te un Zuständigkeitsbereich dieses OrgElem ist somit weiter gefasst. k 220. uc Der GVPl ist anlassbezogen, jedoch mindestens einmal jährlich, zu prüfen und zu dr aktualisieren.              us rA 221.                   se Die Angehörigen der DSt haben sich mit dem Inhalt des GVPl vertraut zu machen. ie D 2.7      Neue Aufgaben/Projektorganisationen 222.     Zur Erfüllung von komplexen und umfangreichen neuen Aufgaben kann, soweit ihre Ausführung einen zeitlich begrenzten Ressourceneinsatz erfordert, die DStLtg eine Projektorganisation 7 einrichten und/oder durch Aufgabenkritik und Binnenoptimierung eine Schwerpunktbildung anweisen. 223.     Bei Verstetigung einer neuen Aufgabe im Sinne einer dauerhaften Aufgabenwahrnehmung ist durch die DSt zu einem frühestmöglichen Zeitpunkt ein SollOrg-Änderungsantrag unter Anwendung 6   Die SollOrg legt die planmäßige Ausstattung einer Organisationseinheit bezüglich Personal (Stärke und Zusammensetzung nach Funktionen und Aufgaben) und Material (z. B. Fahrzeuge, Ausrüstungen und Verbrauchsmaterialien) fest. 7   AR „Schwerpunkteinsatz von zivilem Personal“ A-1330/39. Seite 9 Stand: Juli 2021

Offen A-500/15                                   Geschäftsbetrieb 8 angemessener Methoden der Personalbedarfsermittlung in der Mittelfristigen Personalplanung bzw. im Rahmen des Integrierten Planungsprozesses einzuleiten. 2.8        Externe Beratungs- und Unterstützungsleistungen 224.       Soweit aufgrund mangelnder eigener Expertise eine externe Beratungs- und Unterstützungs- leistung in Anspruch genommen werden soll, sind die zentralen Vorgaben zur Inanspruchnahme von 9 externen Beratungs- und Unterstützungsleistungen zwingend zu beachten . 3          Geschäftsbetrieb 3.1        Grundsätze ! 301.                                                                          st Zur Durchführung des elektronischen Geschäftsverkehrs und zur Bearbeitung von en Geschäftsvorfällen (GV) ist ausschließlich die dienstlich bereitgestellte Informationstechnik (IT)- sd i ng Unterstützung/-Infrastruktur zu nutzen, soweit nicht ausdrücklich etwas anderes angeordnet ist. ru 302.                                                          de Die Berechtigung für IT-Zugriffe auf IT-Infrastruktur der Bw wird durch Rollen- und Än Berechtigungskonzepte geregelt. Näheres hierzu ist in der Anlage 5.7 enthalten. m de 303.       Die für den Sozialdienst der Bw geltenden Abweichungen von den nachfolgenden ht ic Grundsätzen ergeben sich aus der AR „Datenschutz, Aktenführung und Berichtswesen für den tn Sozialdienst“ A-2641/6 VS-NfD.               eg rli te 3.2        Führung                     un k uc 304.       Vorgesetzte haben Aufträge mit klaren, eindeutigen und präzisen Vorgaben und Auflagen zu dr us geben. Hierbei sind vorab Mittel und Ressourcen realistisch einzuschätzen, um eine Überforderung der rA anvertrauten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu vermeiden. se ie 305. D Führungsverantwortung erstreckt sich hier sowohl auf die Optimierung der Leistungs- erbringung der DSt als auch auf die Wahrnehmung der Fürsorgeverpflichtungen. Neben der erforderlichen Fach- und Sachkompetenz ist auch auf berechtigte Belange und Vorschläge der Angehörigen der DSt einzugehen. 306.       Personal der DSt ist zu fördern. Hierzu nutzen Vorgesetzte den gesamten Vorrat an Mitteln der Personalführung aus (Beurteilungswesen, Qualifizierungsgespräche, förmliche Anerkennung, leistungsbezogene Besoldung/leistungsbezogenes Entgelt, Teilnahme an Qualifizierungsmaßnahmen, Auszeichnungen, …). 8   Handbuch für Organisationsuntersuchungen und Personalbedarfsermittlung des Bundesministeriums des Innern, für Bau und Heimat (BMI) sowie des Bundesverwaltungsamtes (BVA) (OrgHandbuch BMI). 9   AR „Inanspruchnahme von externen Beratungs- und Unterstützungsleistungen“ A-1670/2. Seite 10 Stand: Juli 2021

Offen Geschäftsbetrieb                               A-500/15 307.       Die hierarchisch übergeordnete DSt übt Fachaufsicht über die ihr nachgeordneten DSt aus. Diese umfasst die Prüfung der Recht- und Zweckmäßigkeit des Verwaltungshandelns bzw. der 10 Aufgabenwahrnehmung in den zu beaufsichtigenden DSt . Bei Werkbankbeziehungen mit dem BMVg sind die Vorgaben der A-500/1 zu beachten. 308.       Daneben unterstützen Revisionen durch das BMVg oder Revisionen der Bw in allen 11 Organisationseinheiten und Zuständigkeitsbereichen das gesamte Verwaltungshandeln . Alle Angehörigen der Bw können mit Anregungen und Hinweisen unmittelbar und anonym an die Revision herantreten. 3.3        Arbeitsabläufe 3.3.1      Grundsätze                                                          ! st en 309.       Zur Bearbeitung regelmäßig auftretender GV sind durch die DStLtg standardisierte sd i ng Arbeitsabläufe/Verfahren festzulegen. Die Bearbeitungszuständigkeit für regelmäßig auftretende GV ru der DSt ergibt sich aus dem GVPl. Arbeitsabläufe haben sich an Rechtsnormen „(inklusive Regelungen de Än des GB BMVg), hierarchischen Strukturen und organisatorischen Einordnungen auszurichten. m 310.                                                      de Der Dienstweg ist einzuhalten. Der Dienstweg bezeichnet den vorgeschriebenen Weg für den ht Austausch von Informationen zwischen einzelnen Dienstposten, OrgElem und DSt. Neben schlichten ic tn Informationen sind damit auch Weisungen, Verfügungen, Berichte, Befehle und dergleichen gemeint. eg Bei der Einrichtung von Projektorganisationen ist der Dienstweg festzulegen. rli te 311.                                    un Die im Weiteren genannten Vorgaben zur Schriftguterstellung und Aktenführung sind in allen k Arbeitsabläufen zu beachten. Die rechtlichen Anforderungen für den Umgang mit Schriftgut gelten uc dr grundsätzlich sowohl für die elektronische Form, wie auch für die Papierform. us rA Dokumente, Vorgänge und Akten müssen in beiden Formen den Kriterien Vollständigkeit, Integrität und Authentizität, se Nachvollziehbarkeit    und    Rechtmäßigkeit    des   Verwaltungshandelns   und   den ie D Bestimmungen über die Sicherheit in der Informationstechnik genügen. 312.       Grundsätzlich sind für den elektronischen Schriftverkehr die Organisationsbriefkästen (OBK) der DSt zu nutzen. Bei Kenntnis der bzw. des zuständigen Bearbeitenden kann diese bzw. dieser zur Beschleunigung des Vorgangs in Kopie über ihren bzw. seinen persönlichen Briefkasten (PBK) beteiligt werden. Die Beteiligung in Kopie ist auf das notwendige Maß zu beschränken. 10   Nr. 401 der AR „Fachaufsicht“ A-500/100. 11   Näheres dazu in Nr. 402 der AR „Revision“ A-700/1. Seite 11 Stand: Juli 2021

Offen A-500/15                                         Geschäftsbetrieb 3.3.2      Notfallkonzepte der Dienststellen 12 313.       Für den Fall des Ausfalls der elektronischen Bürotechnik               sind durch die DSt vorsorglich Notfall-Planungen vorzunehmen und zum Erhalt der Führungsfähigkeit Regelungen und Verfahren festzulegen. Diese Planungen müssen insbesondere alle Geschäftsprozesse aufzeigen, die in diesem Fall noch weiterhin (ggf. eingeschränkt) auf anderem Wege zu leisten sind. Notwendige Regelungen und Verfahren zur Umsetzung dieser Planung legen die DSt eigenverantwortlich in ihrer GO-[DSt] oder Stabsdienstordnung fest. 3.3.3      Bearbeitung eingehender Dokumente 314.       Eingänge sind alle Dokumente, die der DSt zugeleitet werden. Sie sind analog der Gemeinsamen Geschäftsordnung der Bundesministerien (GGO Anlage 1) zu behandeln. Hierzu haben ! st die DSt ihre postalische Anschrift sowie die Bezeichnung ihres zentralen OBK/ihrer DE-Mail-Adresse                13 en 14 und ggf. des besonderen Behördenpostfachs in geeigneter Weise zu publizieren .    sd i ng 315.       Alle Eingänge sind auf ihre Relevanz hinsichtlich der Aufgabenwahrnehmung der DSt zu ru de prüfen. Die Entscheidung über die weitere Bearbeitung der Posteingänge ist grundsätzlich der Än DStLtg vorbehalten. Sie kann auf die Leitung eines nachgeordneten OrgElem delegiert werden. m de 316.       Liegt die Bearbeitung nicht in Zuständigkeit der eigenen DSt (Irrläufer), ist die zuständige DSt ht ic soweit möglich zu ermitteln und der Eingang unverzüglich an diese weiterzuleiten. Sofern dies nach tn eg Sachlage geboten ist, erhält der Absender eine Abgabenachricht. Kann die zuständige DSt nicht rli te                                          15 ermittelt werden, ist der Eingang unverzüglich an den Absender zurückzusenden . un 317.                                       k Zur Sicherstellung der verzugslosen Bearbeitung aller Eingänge ist in den DSt eine zentrale uc dr Posteingangsstelle für den Posteingang in Papierform sowie eine zentrale elektronische Posteingangs- us stelle (OBK) für elektronische Post oder De-Mail einzurichten. rA se 318.       Postfächer und OBK sind regelmäßig auf Eingänge zu überprüfen. Die Aktivierung des E-Mail- ie D Abwesenheitsagenten ist für OBK nicht statthaft. 319.       Sollten Eingänge von Relevanz für die DStLtg an die postalische Adresse oder den OBK eines der OrgElem der DSt gerichtet worden sein, sind diese durch das OrgElem an den zentralen Posteingang der DSt weiterzuleiten. 12   Digitale Infrastruktur wie Arbeitsplatzcomputer und Telefone können z. B. durch gezielte Angriffe (Hacker- angriffe, elektromagnetischer Impuls usw.) ggf. auch längerfristig ausfallen. Hierdurch dürfen DSt der Bw nicht komplett ausfallen. 13   Ab Verfügbarkeit für die DSt. 14   Vorzugsweise im IntranetBw und Internet. 15   Förmlich zugestellte Posteingänge (z. B. Einschreiben), die nicht eindeutig in der Zuständigkeit der empfangenen DSt liegen (z. B. Pfändungs- und Überweisungsbeschluss) sollen sofort an den Absender unter Hinweis auf die fehlerhafte Zustellung zurückgegeben werden. Seite 12 Stand: Juli 2021

Offen Geschäftsbetrieb                                A-500/15 320.    Empfangsbestätigungen/Fehlanzeigen sollten            nur im Ausnahmefall bei besonderem Dokumentationsinteresse angefordert werden. 3.3.4   Erstellung von Schriftgut 321.    Die Schriftguterstellung in der Bw richtet sich aufgabenorientiert nach den Erfordernissen transparenten StVwH und umfasst (medienunabhängig) die Produktion von Dokumenten, Vorgängen und Akten. Ihre Standards, Kriterien und Vorgaben gelten für sämtliche durch DSt der Bw geführte Kommunikation, unabhängig davon, ob Empfangende der Bw angehören oder nicht. 322.    Die Schriftguterstellung erfolgt grundsätzlich digital. 323.    Die AR „Geschäftsverkehr“ A2-500/0-0-10 enthält formale Vorgaben für die Erstellung von Schriftgut sowie Schriftgutvorlagen für den Geschäftsverkehr. Diese allgemeinen Vorlagen können ! st durch DSt-interne Vorlagen ergänzt werden und sind über die GO-[DSt] allen Angehörigen der DSt en sd zentral zur Verfügung zu stellen. Bei der Gestaltung sind die Vorgaben des „Corporate Design der Bw“ i einzuhalten. ng ru de 324.    Die AR „Anwendung des Einheitsaktenplans“ A2-500/0-0-2 VS-NfD enthält Vorgaben für Än die Verwendung von Aktenzeichen sowie den Einheitsaktenplan (EAPl), d. h. den jeweils im GB BMVg m de aktuell gültigen Vorrat an Aktenzeichen. Schriftgut ist grundsätzlich mit einem Aktenzeichen zu ht versehen.                                        ic tn 325. eg Die AR „Abkürzungsmanagement“ A-425/3 enthält Vorgaben zur Nutzung von rli te Abkürzungen in der Bw. Abkürzungen sind sparsam und nur zu nutzen, wenn die Verständlichkeit des un Schriftguts nicht beeinträchtigt wird. Sie sind bei ihrer ersten Erwähnung zu erläutern, indem die k uc Abkürzungen dem Wort/Begriff in Klammern angefügt werden. Die für die Bw standardisierten dr us Abkürzungen sind in der „Datenbank für Abkürzungen der Bundeswehr“ (DBAbkBw) aufgeführt. rA 326. se Die AR „Terminologiearbeit“ A-425/2 enthält Vorgaben zur Terminologiearbeit in der Bw und ie D den verbindlich zu nutzenden Fachwortschatz der Bw. Dieser wird über die „Datenbank für Terminologie der Bundeswehr“ (DBTermBw) bereitgestellt. 327.    Die AR „Behandlung und Archivierung von Unterlagen“ A-500/3 VS-NfD regelt die verbindlichen Vorgaben zur Behandlung und Archivierung von Unterlagen/Schriftgut. 328.    Texte sind in klarer, präziser und verständlicher Sprache zu formulieren. Inhaltlich haben sie sich grundsätzlich auf das Wesentliche (den „Kern“) eines darzustellenden Sachverhalts, einer Bewertung, Folgerung und/oder einer Empfehlung zu konzentrieren. Die Darstellung hat sachlich und objektiv zu erfolgen. Im Schriftverkehr ist die Gleichstellung von Frauen und Männern sprachlich zum Ausdruck zu bringen. Seite 13 Stand: Juli 2021

Offen A-500/15                                      Geschäftsbetrieb 329.        Für die Erstellung des Bw-spezifischen Schriftguts in Form von „Vorlagen“ (an hierarchisch übergeordnete Stelle innerhalb der eigenen DSt) und „Berichten“ (an hierarchisch übergeordnete DSt) 16 gelten die zusätzlichen inhaltlichen und formalen Verfahrensvorgaben . 330.        Entwürfe sind mit Datum und dem Zusatz „Entwurf“ im Dateinamen zu versehen. Zudem ist eine leicht wahrnehmbare Kennzeichnung als Entwurf im Dokument einzufügen. Dies kann beispiels- weise in einer Kopfzeile (mindestens Schriftgröße 16) oder als Wasserzeichen (quer in Seitenmitte) erfolgen. 331.        Dokumentvorlagen aus dem Formularmanagement der Bw und den Fachinformationsportalen (OrgBer, DSt im IntranetBw) sind hierbei zu nutzen. 332.        Bei der Vergabe von Dateinamen außerhalb eines Dokumentenmangementsystems sind unterschiedliche     Versionen    und    Bearbeitungsstände      zu   kennzeichnen. !   Zusatzinformationen st (Metadaten) in den Dokumenteneigenschaften dienen dazu, das konkrete Schriftgutobjekt in der en sd i Gesamtheit aller in einer DSt verwalteten Akten und Vorgänge eindeutig zu verorten und damit die ng Schriftgutverwaltung in einer DSt effektiver und effizienter zu gestalten (siehe Anlage 5.6). ru de 333.                                                             Än Im Rahmen der elektronischen Aktenführung kommt der Nutzung und Anwendung von m Dateinamen und Metadaten eine herausgehobene Bedeutung zu. Sie stellen ein zentrales Ordnungs- de mittel und ein wichtiges Hilfsmittel für das Auffinden und Bearbeiten von Vorgängen dar. ht ic 334. tn Die im Dokument zu führenden Metadaten sind in der A2-500/0-0-10 beschrieben. Mit Vorlage eg des Entwurfs zur Schlusszeichnung sind die notwendigen Metadaten zu vervollständigen, da sie für rli te Metadaten-Suchmaschinen (insbesondere dem Dokumentenmanagementsystem der Bundeswehr un k [DokMBw]) und im IntranetBw benötigt werden. uc dr Alle neu begonnenen aktenrelevanten Vorgänge sind nach Einführung des DokMBw soweit zulässig us rA nur noch im DokMBw zu bearbeiten.       17 se 335.        Schriftgut ist grundsätzlich zu verakten. Bei Nichtverfügbarkeit des DokMBw ist für die ie D kurzfristige Zwischenspeicherung auf die HERKULES-Netzlaufwerke zurückzugreifen. Hierfür ist für jeden GV ein eigener Ordner(-bereich) entlang der für die DSt festgelegten Ordnersystematik anzulegen. Es gilt dabei der Grundsatz der Vollständigkeit und Einheitlichkeit. Gleiches gilt analog für die Führung von Papierakten. Bis zur Einführung des DokMBw in der DSt ist Schriftgut weiterhin in Papierakten zu führen. 336.        Im DokMBw dürfen Daten bis einschließlich der Einstufung VS - NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH bearbeitet werden. Die zu bearbeitenden Informationen oder die aus diesen 16    Corporate Design der Bw. 17   Die Regelungen für DokMBw gelten analog für alle IT-Fachanwendungen, die für die Veraktung vorgesehene Bearbeitung freigegeben sind. Seite 14 Stand: Juli 2021

Offen Geschäftsbetrieb                                    A-500/15 Informationen insgesamt gebildete E-Akte dürfen nicht als Verschlusssache (VS) des Geheimhaltungs- grades VS - VERTRAULICH oder höher einzustufen sein. Sollten die in einem elektronischen Vorgang oder einer E-Akte zusammengeführten Informationen den Geheimhaltungsgrad VS - NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH übersteigen, sind diese Inhalte von der DSt unverzüglich aus dem DokMBw zu entfernen. 337.     Das DokMBw ist für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten bis einschließlich Schutzbereich 2 (PersDat SB 2) zugelassen. 338.     Vorgänge welche höher als VS - NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH oder höher als PersDat SB 2 eingestuft sind, dürfen nur in dafür bereitgestellten zertifizierten Systemen bearbeitet werden. Ohne ein zertifiziertes System hat die Aktenführung in Papierform zu erfolgen. Die Vorgaben der AR „Militärische Sicherheit in der Bundeswehr – Verschlusssachen“ A-1130/2 VS-NfD sind zu beachten. ! st 339.     Für Vorlagen und Berichte sowie in der externen Kommunikation werden E-Mails nur als en sd i Transportmedium genutzt. Dokumente, insbesondere ein elektronisch schlussgezeichnetes Dokument ng oder das eingescannte Abbild des schlussgezeichneten Papierdokuments, sind als Anhang einer E- ru Mail zu versenden. de Än 340.                                                     m Der Betreff von E-Mails muss zum Inhalt Aussagekraft besitzen (der Betreff soll Schlagwörter de beinhalten). Die Wiederholung des Betreffs im Text der E-Mail ist nicht erforderlich. Bei Weiterleitungen ht ic und Beantwortungen von E-Mails sollten automatisierte Ergänzungen in der Betreffzeile gestrichen tn eg werden. Die E-Mails müssen mit einem Aktenzeichen versehen sein; die herausgebende rli te Organisationseinheit muss ersichtlich sein. un k uc dr us rA se ie D Abb. 2: Verwendung von Aktenzeichen in E-Mails Seite 15 Stand: Juli 2021

Offen A-500/15                                     Geschäftsbetrieb 3.3.5       Besonderheiten des Umgangs mit papiergebundenem Schriftgut 3.3.5.1 Übergang von papiergebundener Vorgangsbearbeitung zu DokMBw 341.        Laufende, in Papierform vorliegende Vorgänge, die nicht kurzfristig zum Abschluss gebracht werden können, sind nach Einführung des DokMBw grundsätzlich in eine digitale Fassung zu überführen und digital weiterzubearbeiten. Die Entscheidung, ob eine bereits in Papierform angelegte Akte nachträglich digitalisiert wird, trifft der Aktenführer bzw. die Aktenführerin. 342.        Sofern fachrechtliche Vorgaben einer Übertragung der Papierdokumente in elektronische Dokumente entgegenstehen, die Übertragung unverhältnismäßigen Aufwand verursacht (siehe § 7 Absatz 1 Satz 3 E-Government-Gesetz (EGovG)) (z. B. gebundene Eingänge) oder die Aufbewahrung von Papierdokumenten aus rechtlichen Gründen oder zur Qualitätssicherung des Übertragungs- ! vorgangs weiterhin erforderlich ist (vgl. § 7 Absatz 2 EGovG), kann es erforderlich sein, dass bestimmte st en papierbasierte Originale in einer Papierrestakte geführt werden müssen.   sd i 343. ng Ausnahmen von der grundsätzlichen Vernichtung oder Zurückgabe des Papierdokumentes ru de (vgl. § 7 Absatz 2 EGovG) greifen, wenn es für das Verfahren auf die Originaleigenschaft des Än Dokumentes ankommt bzw. eine Vernichtung aus anderen Gründen ausgeschlossen ist. Als solche m Ausnahmetatbestände können in Betracht kommen:             de ht  Ausschluss der Vernichtung durch eine (spezialgesetzliche) Vorschrift, tn ic  eine nur für die Dauer der Bearbeitung vorübergehende Überlassung der Dokumente, die dann nicht eg rli in das Eigentum der Behörde übergehen und dem Absender entweder nach expliziter Erklärung te un oder aus den Umständen des Falles erkennbar zurückzugeben sind (z. B. bei Ausweispapieren, k Originalverträgen) sowie uc dr us  Urkunden, an denen die Verfahrensbeteiligten ein Beweisführungsrecht haben und bei denen es im rA Verfahren auf die Gewährung der Möglichkeit des Urkundsbeweises ankommen kann. se ie 344.                    D Eine Abweichung von der Soll-Vorschrift des § 7 Absatz 2 EGovG ist auch gerechtfertigt z. B.  bei kulturhistorisch wertvollen archivwürdigen Papierunterlagen oder  wenn die Abgabe des Verfahrens an eine Behörde notwendig ist, die ihre Akten nicht elektronisch führt. 345.        In Einzelfällen wird also das Führen einer Papierakte weiterhin möglich bzw. nötig sein und somit eine Akte aus elektronischen sowie Papieranteilen bestehen (sogenannte Hybrid-Akte). Um die Vollständigkeit der elektronischen Akte (E-Akte) im DokMBw zu gewährleisten, werden bei scanbaren papiernen Originalen elektronische Kopien der E-Akte zugeordnet. Zur Nachvollziehbarkeit der Beziehung zwischen Papierrestakte und vollständiger E-Akte werden beiderseitig Verweise angelegt. Auf diese Weise wird auch bei nicht scanbaren Unterlagen die Aktenvollständigkeit gewährleistet. Seite 16 Stand: Juli 2021

Offen Geschäftsbetrieb                                           A-500/15 3.3.5.2 Laufmappen 346.       Für die Weiterleitung von Vorgängen sind Laufmappen zu verwenden:  Grundsätzlich gilt für die Verwendung der verschiedenen Laufmappen: gelb mit Aufdruck „Sofort“                              Sofortsachen (sofort = unverzüglich) gelb                                                    Eilsachen (eilt = vor den übrigen) rot, verschließbar und nicht verschließbar mit          VS mit einem Geheimhaltungsgrad höher als oder ohne besondere VS-Kennzeichnung                    VS - NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH grün, verschließbar                                     Personalangelegenheiten, personenbezogene Daten ! orange st Zeitschriften und Zeitungen en sd i rot/gelb diagonal gestreift                             Fernschreiben, Telegramme und Schnellbriefe ng ru grau                                                    alle übrigen GV de Än  Verschließbare Laufmappen sind mit Verschlussstreifen zu verschließen, sofern sie nicht von Hand m zu Hand weitergegeben werden.                           de ht  Schnellbriefe, Telefaxe, Eingänge aus dem Military Message Handling System sowie mittels E-Mail ic                                                            18 tn übersandte Eilvorgänge sind sofort weiterzuleiten. eg rli te Der geplante Laufweg der Mappen ist auf den Außenseiten in den vorgesehenen Feldern zu ver- un merken.                                  k uc dr us 3.3.6                        rA Behandlung von Geschäftsvorfällen se ie 347.       Der GV ist die kleinste Bearbeitungseinheit in der Aufgabenwahrnehmung der DSt. Für die D Bearbeitung eines konkreten GV ist grundsätzlich eine federführende Stelle (FFSt) zu benennen. Die Bearbeitung selbst erfolgt in einem „Vorgang“, der als zentrale Ablage für das in Bearbeitung des GV angefallene Schriftgut dient. Die Bearbeitung erfolgt grundsätzlich elektronisch; einzelfallbezogen ist auch eine mündliche Bearbeitung zulässig. Soweit die GV-Bearbeitung mündlich erfolgt, ist sie 19 grundsätzlich schriftlich zu dokumentieren (Aktenvermerk, Aktennotiz). 348.       Soweit der GV von erheblicher Relevanz für eine andere Stelle erscheint, soll diese nachrichtlich beteiligt werden. Dies umfasst die Information über den zu bearbeitenden GV oder 18   Ist eine elektronische Weiterleitung von digital bereitgestellten Eilvorgängen nicht möglich, bzw. nicht gestattet, sind diese unverzüglich zu drucken und in Laufmappen weiterzuleiten. 19   Eine nachträgliche schriftliche Dokumentation kann bei nicht aktenrelevanten und bereits erledigten Vorgängen entbehrlich sein. Seite 17 Stand: Juli 2021