3. INTERNE ZUSAMMENARBEIT, FORMEN UND METHODEN Hier finden sich unter anderem Antworten auf die Fragen: Wie wird intern zusammengearbeitet? Welche Möglichkeiten haben die Beschäftigten, um ihren Arbeitstag selbstständig zu gestalten? Welche Arbeitsformen/ -methoden gibt es im Ministerium und wann werden sie eingesetzt? 3.1. GRUNDSÄTZE DER INTERNEN ZUSAMMENARBEIT Die Organisationseinheiten arbeiten vertrauensvoll zusammen und nutzen alle verfügbaren Instrumente und moderne Methoden der Zusammenarbeit, um konstruktive und lösungsorientierte Ergebnisse zu erreichen. Im Rahmen der Zusammenarbeit über alle Hierarchieebenen und unter Einbeziehung aller Laufbahnen gilt der Grundsatz größtmöglicher Transparenz und wechselseitiger Information. Die Grundsätze für gute Zusammenarbeit und Führung sind zu beachten. Die Dienstvereinbarung zur flexiblen Arbeit in Raum und Zeit (DV Raum-Zeit) und die Dienstvereinbarung zum Einsatz von IT-Anwendungen, Hardware und Apps bilden die Grundlagen dafür, dass die Beschäftigten zeitlich und örtlich flexibel arbeiten können. Damit soll auch eine noch bessere Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Pflege bzw. individueller Belange erreicht werden. Unterschiedliche Meinungen und Konflikte werden entsprechend der Dienstvereinbarung zur Konfliktbewältigung am Arbeitsplatz offen angesprochen und möglichst zwischen den Beteiligten gelöst. Die Erreichbarkeit und die Bearbeitung innerhalb der Organisationseinheit sind sicherzustellen; die Regelungen der DV Raum-Zeit gelten. Dafür muss der Zugriff auf Daten und Informationen gewährleistet werden. Abwesenheiten sind kenntlich zu machen. Informationen zur Einrichtung der Abwesenheitsnotiz / Rufumleitung / Stellvertretung in elektronischer Kommunikation und Vorgangsbearbeitung werden zur Verfügung gestellt. 3.2. EIGENVERANTWORTUNG UND ENTSCHEIDUNGSBEFUGNISSE Alle Beschäftigten erhalten größtmöglichen Freiraum, damit sie eigenverantwortlich ihre Aufgaben wahrnehmen können. Die Führungskräfte fördern Eigeninitiative und selbständiges Arbeiten der Beschäftigten und delegieren Aufgaben zur eigenverantwortlichen Bearbeitung. Die Beschäftigten übernehmen Verantwortung für die sach- und termingerechte Bearbeitung und die Abstimmung mit den zu beteiligenden Organisationseinheiten. Sie können in einzelnen Bereichen Projektverantwortung übernehmen, eigenständig Vorhaben gestalten und Maßnahmen zu deren Umsetzung entwickeln. Die Gestaltung des Arbeitstages obliegt den Beschäftigten. Zeiten beispielsweise für persönliche Belange und zur Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben oder zur Förderung des kollegialen Zusammenhalts (gemeint sind alle unter Verteilzeiten gefassten Aktivitäten, Beispiele finden sich im Organisationshandbuch) werden eigenständig und verantwortlich gesetzt. Haben Beschäftigte Bedenken im Hinblick auf die Rechtmäßigkeit einer dienstlichen Anordnung / Entscheidung, müssen sie diese Bedenken unverzüglich bei der Führungskraft geltend machen. Die Eigenverantwortung der Beschäftigten findet ihre Grenzen in den übertragenen Aufgaben und Entscheidungsbefugnissen. Die Beschäftigten übernehmen Verantwortung durch Zeichnungsrechte in Form der Schluss- oder Mitzeichnung, soweit sie dazu befugt sind und diese nicht übergeordneten Leitungsebenen vorbehalten sind (siehe 4.5.1.). 7

3.3. FORMEN UND METHODEN DER ZUSAMMENARBEIT 3.3.1. GRUNDSATZ Die jeweils zuständige Organisationseinheit legt je nach Anforderung der Themen- und Aufgabenstellungen fest, in welcher Form und mit welchen Methoden bzw. Instrumenten die Aufgabenstellung bestmöglich bearbeitet werden kann. Dabei sind Form und Methoden / Instrumente grundsätzlich unabhängig voneinander wählbar. Bei der Wahl der Arbeitsform ist zu berücksichtigen, ob die Bearbeitung der Themen- und Aufgabenstellung vorübergehend oder dauerhaft neue oder veränderte Zuständigkeiten erforderlich macht. Die Arbeitsmethoden können für die Aufgabe insgesamt oder für einzelne Teilaufgaben kombiniert oder variiert werden. Bei Fragen zur Arbeitsform und Arbeitsmethoden berät das Organisationsreferat. Im Folgenden sind zentrale Arbeitsformen und Arbeitsmethoden beschrieben. 3.3.2. ARBEITSFORM PROJEKT Als Projekt wird ein befristetes Vorhaben bezeichnet, mit dem auf eine besondere Aufgabenstellung mit komplexen, themenübergreifend relevanten, einmaligen und / oder prototypischen Herausforderungen reagiert wird. Insbesondere wenn Abhängigkeiten und Wechselwirkungen zu berücksichtigen sind, die übergreifendes Wissen sowie integratives Denken erfordern, sollten projektbezogene ganzheitliche Herangehens- und Arbeitsweisen genutzt werden. Die Projektorganisation ist nach Umfang, Dauer und strategischer Bedeutung zu gestalten und festzulegen. Je nach Komplexität und Aufwand der Projekte / projektbezogenen Aufgaben kommen unterschiedliche Projektstrukturen sowie Verfahrensweisen in Betracht, die nachfolgend dargestellt sind. 3.3.3. PROJEKTGRUPPE / PROJEKTTEAM Für komplexe abteilungsübergreifende Projekte, die für einen Zeitraum von über sechs Monaten angelegt sind und einen übergreifenden Personaleinsatz sowie ggf. die Freistellung von Aufgaben erfordern, sollte die Organisation einer Projektgruppe (Verweis „Projektgruppeneinrichtung / Organisationsformen“) gewählt werden. Für abteilungsinterne Projekte mit einem Zeitrahmen von über drei Monaten bietet sich die Bildung eines Projektteams an. Nähere Informationen zur Einrichtung von Projektgruppen und Projektteams sind im Intranet verfügbar [siehe Z I 8]. 3.3.4. ARBEIT IN TEAMS Die Beschäftigten können innerhalb ihrer Organisationseinheit interdisziplinäre Teams zur Bearbeitung von Aufgaben bilden (referatsinterne Teams) und arbeiten innerhalb ihres Aufgabenbereichs auch projektbezogen. Die Team-Zusammensetzung erfolgt je nach Aufgaben-/Frage-/Problemstellung divers und kompetenzaufspannend. Organisation, iterative und / oder stringente Vorgehenswahl sowie Ergebnistauglichkeit werden in erster Instanz durch die jeweiligen Teams selbst bestimmt. Für einzelne bereichsübergreifende Themen- und Aufgabenstellungen können auch unterabteilungs- und abteilungsübergreifend crossdisziplinäre Teams gebildet werden (bereichsübergreifende Teams). Dadurch wird eine isolierte Betrachtung und Gestaltung vermieden. In den Teams werden Expertise und Fachkompetenz gebündelt und auf niederschwelliger Ebene genutzt. Die Teamarbeit wird mit den Führungskräften abgestimmt und Handlungs- und Entscheidungsfreiräume abgesprochen. Die Führungskräfte nutzen dabei Möglichkeiten zur Delegation von Handlungs- und Entscheidungsbefugnissen. Ist absehbar, dass eine abteilungsübergreifende Teamarbeit länger als sechs Monate dauert, erhebliche Arbeitszeitanteile von Beschäftigten bindet und einen insgesamt hohen Personalaufwand erfordert, sollte die Einrichtung einer Projektgruppe gewählt werden. 8

3.3.5. WEITERE ARBEITSFORMEN Bedarfs- und situationsbezogen bieten sich auch folgende Arbeitsformen an: Für bestimmte Themen- oder Aufgaben, die eine interdisziplinäre Zusammenarbeit und einen erhöhten Kommunikations- und Abstimmungsaufwand mit mehreren Beteiligten erfordern, können Arbeitskreise gebildet werden. Dies sind auf kollegialer Absprache beruhende Formate, die von der federführend zuständigen Organisationseinheit initiiert, geleitet und durchgeführt werden. Die mitwirkenden Beschäftigten werden von den zu beteiligenden Organisationseinheiten oder übergeordneten Leitungsebenen benannt, bringen ihre Fach- und/oder Methodenkompetenz ein und arbeiten gemeinsam an der Entwicklung von Lösungen. Die Teilnehmenden werden für die Mitarbeit im Arbeitskreis nicht freigestellt, sondern wirken in den Ihnen übertragenen Aufgabenbereichen für ihre Organisationseinheit mit. In Arbeitskreise können auch Personalvertretungen oder Beauftragte als Expert*innen eingebunden werden. Ein Steuerungskreis / Lenkungsausschuss wird gebildet, wenn es wegen der strategischen Bedeutung der Aufgabe zielführend ist, dass Führungskräfte als Entscheidungstragende den Prozess kontinuierlich steuern und begleiten. Informelle behördeninterne und behördenübergreifende Netzwerke können neue Impulse für die Arbeitsorganisation und Aufgabenerfüllung sowie Denkanstöße zu fachlichen Fragen geben und tragen zum internen oder externen Wissenstransfer sowie zum Erfahrungsaustausch bei. Informationen zu bestehenden Netzwerken sind im Intranet verfügbar. 3.3.6. ARBEITSMETHODE PROJEKTMANAGEMENT Projektmanagement bietet eine strukturierte Vorgehensweise zur Zielerreichung bei komplexen Aufgabenstellungen. Es soll sichergestellt werden, dass projektwürdige Vorhaben des Hauses erkannt, entsprechend definiert und durchgeführt werden, die Zusammenarbeit effektiv gestaltet und die Ergebnisorientierung und Problemlösungskompetenz erhöht wird. Beschäftigte können durch Projektarbeit zu Identifikation mit der Aufgabe und mehr Eigenverantwortung motiviert werden. Je nach Größe und Komplexität des Projekts kann zwischen klassischem „einfachem“ Projektmanagement oder Groß-, Programm- und Multiprojektmanagement gewählt werden. Zudem sollte die Nutzung agiler Arbeitsmethoden in Betracht gezogen werden, da sie neue Betrachtungs- und Herangehensweisen bieten (siehe 3.3.7.). Ein Großprojekt stellt aufgrund seiner Komplexität, seines Volumens oder seiner Laufzeit besondere Anforderungen an das Management. Großprojekte sind in der Regel mehr als große Einzelprojekte. Sie bestehen aus mehreren, teilweise parallel laufenden Projekten, die gemeinsam koordiniert und gesteuert werden müssen. Damit insbesondere bedeutende Einzelprojekte oder Großprojekte zeitgerecht und erfolgreich durchgeführt werden können, ist das Organisationsreferat frühzeitig zu informieren. Dieses unterstützt nach Prüfung bedarfsweise die Organisationseinheiten bei der Planung und Durchführung von Projekten insbesondere bei der Projektorganisation und der Anwendung von Arbeitsmethoden. Durch Entscheidung der Leitung der Zentralabteilung können Projektmanager*innen zeitweise für Projekte zur Verfügung gestellt werden. Die Projektmanager*innen beraten bei Konzeption und Methodik und coachen die Organisationseinheiten bei der praktischen Umsetzung. Informationen zum Projektmanagement, zu Konzepten, Methoden, Mustern, Empfehlungen für die Praxis enthält beispielsweise der Praxisleitfaden Projektmanagement der Bundesregierung [siehe Z I 8]. Informationen u.a. zur S-O-S-Methode© für Großprojekte mit umfangreichen Checklisten und Vorlagen stehen zum Download auf der Intranetseite des Bundesverwaltungsamtes bereit. 9

3.3.7. ARBEITSMETHODE AGILITÄT Für Projekte, die ein hohes Maß an interdisziplinärer, methodischer und kreativer Arbeit erfordern, weil sie komplex sind, vielfältige Anforderungen stellen und in der Perspektive für Adressat*innen, Bürger*innen oder Nutzer*innen von besonderer Bedeutung sind, bieten sich agile Arbeitsmethoden an. Die Anwendung agiler Arbeitsmethoden ermöglicht Beschäftigten, temporär mehr Verantwortung zu übernehmen und mit neuen Methoden und Arbeitsweisen Lösungen für komplexe Aufgabenstellungen zu finden. Agile Arbeitsmethoden zeichnen sich dadurch aus, dass Lösungswege und Arbeitsergebnisse nicht fest vorgegeben sind, sondern iterativ Entwürfe oder Prototypen in interdisziplinär zusammengesetzten Teams entwickelt werden; dies kann die frühzeitige Diskussion von Rohfassungen einschließen. Die Teams arbeiten selbstorganisiert über Hierarchie- und Organisationsgrenzen hinweg und legen Regeln, Verantwortlichkeiten und Prozesse für sich fest. Eine agile Mentalität überwindet Kästchen-Denken und schafft mit viel Kommunikation die Umsetzung von Zielen und Visionen. Informationen zur Anwendung agiler Arbeitsmethoden sind im Steckbrief agiles Arbeiten eingestellt. Die Anwendung agiler Arbeitsmethoden für geeignete Projekte ist mit den Führungskräften und den beteiligten Organisationseinheiten abzustimmen; der Rahmen für Handlungs- und Entscheidungs- kompetenzen ist mit ihnen abzusprechen. Die Arbeitsergebnisse sind im üblichen Verfahren der entscheidungsbefugten Funktionsebene im Hause vorzulegen (siehe 4.6.2.). Nutzen und Aufwand agiler Arbeitsmethoden sowie zukünftige Einsatzmöglichkeiten werden von den Teams bewertet. 3.3.8. TEAMCOACHING / KLAUSURTAGUNGEN / FACHWORKSHOPS Teamcoaching / Klausurtagungen können abseits des Arbeitsalltags zur Verbesserung der Zusammenarbeit, Neuausrichtung von Zielen und Strategien und Rollen beitragen [Leitfaden Arbeitsklausur/Teamcoaching]. Fachworkshops können zur Entwicklung und Kommunikation neuer Konzepte und Projektarbeit dienen; dabei können verschiedene Möglichkeiten und Methoden zur kollaborativen Zusammenarbeit genutzt werden (z. B. Team-Room, klassische Workshop-Methoden, Design-Thinking Workshop, Walt-Disney- Methode siehe Z I 8). Sie bieten die Möglichkeit, sich intensiver mit einem Thema auseinanderzusetzen und sollten (ggf. mit externer Unterstützung) moderiert werden. 3.3.9. BESPRECHUNGEN / RÜCKSPRACHEN Besprechungen dienen dem gegenseitigen Informations- und Meinungsaustausch sowie der Planung von Vorhaben und Aufgaben. Sie sollen regelmäßig und anlassbezogen auf Referats-, Unterabteilungs- und Abteilungsebene oder bereichsübergreifend stattfinden und aktuelle Themen, Herausforderungen sowie Termine erfassen. Zudem können sie zur Abstimmung und Überprüfung von Zielsetzungen und Maßnahmen dienen. Die Beschäftigten erhalten die Möglichkeit, ihre Fachkenntnisse und ihr Wissen einzubringen und zu teilen. Sie nehmen an Rücksprachen teil, wenn sie den Vorgang wesentlich bearbeitet haben. Besprechungsergebnisse werden bei Bedarf, z.B. um Absprachen, Standpunkte zu fachlichen Themen und Lösungsvorschläge festzuhalten und transparent zu machen, dokumentiert und den Beteiligten zugeleitet. Besprechungen können, soweit keine persönliche Anwesenheit geboten oder zweckmäßig ist, virtuell und auch hybrid, durchgeführt werden. Informationen über die vielfältigen Möglichkeiten der virtuellen Kommunikation sind im Intranet zusammengestellt. Besprechungen der*des Staatssekretär*in mit den Abteilungsleitungen finden in der Regel wöchentlich statt (ALB). Einmal im Quartal erfolgen Besprechungen der Hausleitung unter Teilnahme der Präsident*innen der Ämter des Geschäftsbereiches. Neben den fachlichen Schwerpunkten der Abteilungen sowie der Ämter werden hierbei die politisch relevanten Angelegenheiten des Ministeriums erörtert. 10

4. ARBEITSABLÄUFE, VORLAGEN, ZEICHNUNGSRECHTE, SCHRIFTVERKEHR Hier finden sich unter anderem Antworten auf die Fragen: Wie wird gearbeitet und welche Vorgaben gibt es für Aktenführung und Schriftverkehr? Welche Grundsätze gelten für Posteingänge und ihre Bearbeitung? Was bedeutet federführende Zuständigkeit? Was gehört zur Beteiligung? Was ist der Dienstweg? Wer darf Schreiben zeichnen und in welcher Form? Was ist bei Schreiben der Hausleitung und Vorlagen zu beachten? Was ist beim Postausgang zu beachten? 4.1. GRUNDSÄTZE ARBEITSABLAUF / AKTENFÜHRUNG In den Arbeitsabläufen sind grundsätzlich elektronische Verfahren zu nutzen. Von diesem Grundsatz kann abgewichen werden, wenn besondere rechtliche oder technische Gründe entgegenstehen (z.B. höher als VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestufte Verschlusssachen, Personalaktendaten). Für die ordnungsgemäße Aktenführung und Bearbeitung von Vorgängen ist die zuständige Organisationseinheit verantwortlich. Der aktuelle Bearbeitungsstand muss aus der Aktenführung nachvollziehbar und für die Beschäftigten einsehbar sein. 4.2. POSTEINGANG Zum Posteingang zählen alle elektronisch oder in Papierform im Ministerium eingehenden Dokumente. Eingehende Papierdokumente werden grundsätzlich durch die Scanstelle digitalisiert [LINK zur Scanrichtlinie] und über die Registratur den Organisationseinheiten zugeleitet. Verschlusssachen, die höher als VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestuft sind, werden der Verschlusssachenanweisung entsprechend unmittelbar der VS-Registratur, Personalakten der Personalregistratur übergeben. Werden Personalvertretungen, Beauftragte oder bestimmte Personen persönlich adressiert oder gelten für den Schriftverkehr wegen des Inhalts besondere Vorgaben (z.B. Bundeszentralregisterabfragen), leitet die Poststelle      die    Papierdokumente     ungeöffnet    an     die    adressierten     oder   zuständigen Organisationseinheiten/Personen weiter, es sei denn, es wurde für einzelne Bereiche eine gesonderte Vorgehensweise festgelegt. Weitere Informationen dazu sind im Intranet verfügbar [Negativliste]. Posteingänge, die über die allgemeine E-Mail-Adresse des Ministeriums (Poststelle@bmu.bund.de) eingehen, sind von der Poststelle entsprechend der geltenden Dienstanweisung zu bearbeiten und den Organisationseinheiten weiterzuleiten. Posteingänge, die unmittelbar an einzelne Organisationseinheiten oder Personen versandt werden, sind von diesen selbständig zu bearbeiten, erforderlichenfalls zu digitalisieren [Nachscannen] und zu verakten. Anfragen von Bürger*innen, die über die dafür eingerichteten Informationskanäle eingehen, werden vom Referat für Bürgerkommunikation an die zuständigen Organisationseinheiten zur Bearbeitung weitergeleitet oder auf Grund vorliegender Informationen vom Referat für Bürgerkommunikation beantwortet. Das Ministerium hat einen Zugang für De-Mails. Empfang und Versand von De-Mails erfolgen ausschließlich über die De-Mail-Zentrale in der Poststelle des Ministeriums. Einzelheiten zum Empfang und Versand von De-Mails sind im Einführungskonzept „De-Mail im BMU“, den Nutzungsanleitungen für die Beschäftigten und die De-Mail-Zentrale beschrieben und über das Intranet verfügbar. Das Ministerium verfügt zudem über einen Zugang zum besonderes Behördenpostfach (beBPo). Empfang und Versand von Nachrichten erfolgen ausschließlich über das Justiziariat. Einzelheiten hierzu sind im Intranet verfügbar. 11

Jede Organisationseinheit verfügt über ein elektronisches Funktionspostfach (Outlook) und einen elektronischen Eingangskorb (e-Akte-Posteingang). An dieses ist die Post grundsätzlich zu übermitteln, es sei denn aufgrund des Inhalts ist die Post nur an eine bestimmte Person persönlich gerichtet (z.B. in Personalangelegenheiten). Die Leitung der Organisationseinheiten ist dafür verantwortlich, dass die Eingänge der Dringlichkeit des Anliegens entsprechend den zuständigen Beschäftigten zur Bearbeitung zugeleitet werden. Die Beschäftigten halten ihre Posteingänge angemessen aktuell. Sie stellen die Bearbeitung ihrer Posteingänge (Outlook und E-Akte) entsprechend der Dringlichkeit und Wichtigkeit sicher. 4.3. BEARBEITUNG 4.3.1. FEDERFÜHRUNG / ZUSTÄNDIGKEIT /AKTENFÜHRUNG Die Federführung für einen Vorgang obliegt der sachlich überwiegend zuständigen Organisationseinheit. Diese führt die Akte und stellt die sach- und fristgerechte Bearbeitung und die Beteiligung der vom Vorgang betroffenen Organisationseinheiten und Beauftragten sicher. Ist eine andere Zuständigkeit gegeben, ist der Vorgang unverzüglich abzugeben. Bestehen im Einzelfall Zweifel an der Zuständigkeit, sind diese schnellstmöglich zu klären. Das Organisationsreferat berät und stellt bei Bedarf die Zuständigkeit fest. Bis zur Klärung bleibt die zuerst mit dem Vorgang befasste Organisationseinheit zuständig; die Bearbeitung zeitkritischer Vorgänge erfolgt bis zur Zuständigkeitsklärung in kollegialer Zusammenarbeit der in Betracht kommenden Organisationseinheiten (beispielsweise durch „Doppelkopf-Vorlage“). Soweit ein Vorgang an eine andere Behörde abgegeben wird, sind die davon betroffenen Stellen und Personen (z.B. Antragsteller*in) darüber zu informieren. Die federführende Organisationseinheit legt alle relevanten Dokumente einschließlich der Posteingänge/Postausgänge sowie der zugehörigen entscheidungserheblichen Bearbeitungsschritte in der E-Akte ab und ermöglicht den beteiligten Organisationseinheiten grundsätzlich den jederzeitigen und ortsunabhängigen Zugriff darauf. Damit werden das Wiederauffinden sämtlicher zur Entscheidungsfindung erforderlicher Informationen sowie die Nachvollziehbarkeit und Transparenz des Verwaltungshandelns sichergestellt. In besonderen Fällen ist die Aktenführung in hybrider Form zulässig. Weitergehende Informationen dazu enthält das WIKI. 4.3.2. SACH- UND FRISTGERECHTE BEARBEITUNG Vorgänge sind effizient und effektiv zu bearbeiten. So sind u.a. Anträge, Fragen und Beschwerden so schnell und einfach wie möglich zu erledigen (z.B. auch telefonisch). Zur Auskunft bei Anfragen von Bürger*innen siehe auch 10.3.1. Fristen und Prioritäten sind zu beachten. Ist absehbar, dass vorgegebene Fristen nicht eingehalten werden können, ist innerhalb der Frist um Terminverlängerung zu bitten und dies im Vorgang zu vermerken. Das weitere Vorgehen ist mit der Führungskraft abzustimmen. Können Anträge, Fragen und Beschwerden ohne Frist innerhalb eines Zeitraums von mehr als 4 Wochen nicht beantwortet werden, ist eine Zwischennachricht zu erteilen. VS-VERTRAULICH und höher eingestufte Verschlusssachen dürfen nur von Beschäftigten bearbeitet werden, die sicherheitsüberprüft und zum Zugang zu Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades ermächtigt sind. 4.3.3. FORM UND UMFANG DER BETEILIGUNG Die fachlich betroffenen Organisationseinheiten und Beauftragten sind im sachlich gebotenem Umfang zu beteiligen. Die Entscheidung ist im Einzelfall unter Beachtung bestehender besonderer Beteiligungsrechte zu treffen. Bei umfangreichen Dokumenten sind nach Möglichkeit die für die einzelnen Organisationseinheiten relevanten Abschnitte zu kennzeichnen. Vorgänge sind den beteiligten Organisationseinheiten so rechtzeitig zur Mitzeichnung zuzuleiten, dass diesen eine angemessene Zeit zur 12

Prüfung und ggf. zur Abgabe einer Stellungnahme verbleibt. Ausbleibende Rückmeldungen nach unangemessen kurzen Verschweigensfristen sind nicht als Zustimmung zu werten. Eine Beteiligung im Wege der Mitzeichnung ist geboten, wenn der sachliche Zuständigkeitsbereich anderer Organisationseinheiten oder Beauftragter betroffen ist und die Entscheidung in der Sache mitgetragen werden muss. Durch die Mitzeichnung übernehmen die beteiligten Organisationseinheiten und Beauftragten die fachliche Verantwortung für die ihren Zuständigkeitsbereich betreffenden Teile des Vorgangs. Änderungen sollten sich auf Inhalte beziehen. Die Änderungen müssen im jeweiligen Dokument kenntlich gemacht werden; sie sollen konstruktiv und möglichst konkret zum Fortgang des Vorgangs beitragen und sich nicht auf allgemeine Anmerkungen beschränken. Beteiligungen in Form der Kenntnisgabe / Information sind in einem angemessenen Umfang vorzunehmen. Die Beteiligung erfolgt grundsätzlich elektronisch, es sei denn besondere rechtliche (z.B. Verschlusssachen oberhalb VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH) oder wirtschaftliche Gründe (z.B. telefonische Abstimmung) stehen im Einzelfall entgegen. Beteiligungsvorgänge sind nachvollziehbar in der E-Akte zu dokumentieren. Für die Besetzung von Gremien ist das geordnete Gremienbesetzungsverfahren unter der Federführung von Referat Z I 7 zu beachten. Weitere Informationen dazu sind im Intranet verfügbar. Soweit die Beschäftigten des Hauses oder Netzwerke von einzelnen Vorhaben oder Maßnahmen besonders betroffen sind, empfiehlt es sich, sie z.B. in Form von Diskussionsrunden, Workshops oder Abfragen zur Berücksichtigung ihrer Interessen soweit möglich einzubinden. 4.3.4. BESONDERE BETEILIGUNGSRECHTE Die Gleichstellungsbeauftragte ist bei allen personellen, organisatorischen und sozialen Maßnahmen sowie Maßnahmen der Gremienbesetzung zu beteiligen (siehe 4.3.3. Gremienbesetzungsverfahren). Bei der Besetzung von wissenschaftlichen Gremien ist das Forschungsreferat vorab zu beteiligen. Die Interessenvertretungen (Personal-, Schwerbehinderten-, Jugend- und Auszubildendenvertretung) und Beauftragten sind nach den dafür geltenden rechtlichen Bestimmungen zu beteiligen. Zur Beteiligung der*s Beauftragten für den Haushalt, des Kabinett- und Bundesratsreferates, der Referate für Presse-, Öffentlichkeitsarbeit sowie Reden , des Datenschutzbeauftragten, der*s Sponsoringbeauftragten und der Ansprechperson für Korruptionsprävention sowie des Referats G I 3 bei UIG-/IFG-Anträgen und der Bürokratiekostenabschätzung sind die spezifischen Regelungen der jeweiligen Kapitel zu beachten. Die*Der Ressortkoordinator*in für Nachhaltigkeit ist bei der Nachhaltigkeitsprüfung nach § 44 Abs. 1 Satz 4 GGO (siehe 6.1.1.) und sonstigen Angelegenheiten mit Nachhaltigkeitsrelevanz [Intranet G III 3] zu beteiligen (siehe 6.1.2.). 4.3.5. VERFÜGUNGEN UND GESCHÄFTSGANGVERMERKE Die Beschäftigten beachten Verfügungen und Geschäftsgangvermerke zu Vorgängen. Weitere Ausführungen zur Verwendung und Bedeutung der einzelnen Verfügungen sind im Intranet verfügbar [WIKI]. 4.3.6. DIENSTW EG Bei Vorlagen an die Leitung ist grundsätzlich der Dienstweg einzuhalten. Dies bedeutet, dass Vorlagen über die Referatsleitung und, soweit erforderlich, über die nächsthöheren Leitungsebenen zuzuleiten sind. In besonderen Fällen kann eine Leitungsebene übersprungen werden; dies ist zuvor mit ihr abzustimmen. In eilbedürftigen Fällen ist sie darüber zu informieren. Eine Abweichung vom Dienstweg kann beispielsweise bei Projektgruppen durch Festlegungen in der Organisationsverfügung erfolgen oder indem für einen bestimmten Aufgabenbereich eine Führungskraft Handlungs- und Entscheidungsbefugnisse auf einzelne Beschäftigte      überträgt.   Die     Beschäftigten    können    Vorlagen    mit     dem     elektronischen 13

Vorgangsbearbeitungssystem oder per E-Mail zuleiten. Zur Notwendigkeit, Form und Inhalt von Leitungsvorlagen siehe 4.6. Es sind alle zum Verständnis erforderlichen Dokumente und Informationen beizufügen; alternativ ist der Zugriff auf diese zu eröffnen. Bei Bedarf können sie mit zusätzlichen Hinweisen wie etwa „Sofort“, „Kabinettsache“, „Frist“ gekennzeichnet werden. Für die Weiterleitung von Verschlusssachen sind die Vorgaben der Verschlusssachenanweisung zu beachten. 4.4. POSTAUSGANG Zum Postausgang zählen alle in elektronischer Form oder Papierform ausgehenden Dokumente. Die Beschäftigten kommunizieren elektronisch, es sei denn rechtliche oder besondere Gründe im Einzelfall stehen entgegen (z.B. bei Verschlusssachen). Für den elektronischen Postversand sind die zuständigen Beschäftigten zuständig. Diese stellen sicher, dass die Vorgaben zur Zeichnung und Zeichnungsvorbehalte beachtet werden. Der Versand über die Poststelle erfolgt entsprechend der Dienstanweisung Poststelle; weitere Informationen dazu finden sich im WIKI. De-Mails sind über die zuständige Stelle zu versenden. Einzelheiten zum Empfang- und Versand von De-Mails sind im Einführungskonzept „De-Mail im BMU“, den Nutzungsanleitungen für die Beschäftigten und die De-Mail-Zentrale beschrieben und über das Intranet verfügbar. Nachrichten, welche über das besondere Behördenpostfach (beBPo) versandt werden sollen, werden durch das Justiziariat versandt. Einzelheiten hierzu sind im Intranet verfügbar. Die Beschäftigten beachten die Empfehlungen zum behördenübergreifenden E-Mail-Verkehr [LINK AfO und siehe 4.6.1] sowie bei Verschlusssachen die Vorgaben der Verschlusssachenweisung. Die Absendung von Schreiben an die Präsident*innen und Vorsitzenden der Ausschüsse des Deutschen Bundestages und des Bundesrates erfolgt durch das Referat Kabinett und Parlament. Vorgaben zur Zeichnung der Schreiben finden sich unter 4.5. 4.5. ZEICHNUNGSRECHTE UND –FORMEN 4.5.1. ZEICHNUNGSRECHTE Das Zeichnungsrecht ist die Befugnis, Erklärungen in dienstlichen Angelegenheiten mit Wirkung für das Ministerium abzugeben und umfasst die abschließende Zeichnung im Schriftverkehr nach außen (Schlusszeichnung) sowie die Zeichnung im internen Schriftverkehr für die Organisationseinheit (Mitzeichnung). Mit der Schlusszeichnung wird die Verantwortung für den gesamten Inhalt der Erklärung übernommen, mit der Mitzeichnung nur für den jeweiligen Zuständigkeitsbereich betreffenden Teil. Die*der Minister*in hat kraft Amtes das Zeichnungsrecht. Die Beschäftigten haben in den ihnen übertragenen Aufgabenbereichen das Zeichnungsrecht, soweit nicht besondere Zeichnungsrechte oder Zeichnungsvorbehalte der übergeordneten Leitungsebenen bestehen. Schlusszeichnung / Mitzeichnung im Schriftverkehr nach außen Minister*in Die*der Minister*in zeichnet abschließend:    die Gegenzeichnung von Anordnungen und Verfügungen sowie Gesetzesausfertigungen der*des Bundespräsident*in    durch die Bundesregierung erlassene Rechtsverordnungen    Urkunden, die die*der Bundespräsident*in vollziehen soll    Schreiben an die*den Bundespräsidenten*in / -kanzler*in und andere Mitglieder der Bundesregierung    Schreiben an Mitglieder des Deutschen Bundestages, der Landtage und des Europäischen Parlaments (auch Antwortschreiben zu Schreiben von Abgeordneten, die diese an Beschäftigte des Ministeriums mit persönlicher Anschrift / zu deren Händen gerichtet haben, soweit sie*er deren Zeichnung nicht im Einzelfall auf die Adressat*innen oder andere Beschäftigte übertragen hat) 14

  Schreiben an die Präsidenten*innen und Vorsitzenden der Ausschüsse des Deutschen Bundestages und -rates   Mitteilungen von besonderer Bedeutung an die Medien Bei der Gegenzeichnung von Anordnungen und Verfügungen der*des Bundespräsident*in sowie von Gesetzesausfertigungen, der Unterzeichnung von Rechtsverordnungen, die von der Bundesregierung erlassen werden, sowie bei Urkunden, die die*der Bundespräsident*in vollziehen soll, ist im Falle der Verhinderung der*des Minister*in die Unterschrift der*des sie*ihn vertretende*n Bundesminister*in einzuholen (siehe auch § 58 Abs. 3 GGO, § 67 Abs. 2 GGO sowie § 14 Abs. 1 GOBReg). Die Zeichnung erfolgt ohne Zusatz. Staatssekretär*in Die*der zuständige Staatssekretär*in zeichnet alle Entwürfe mit, die der*dem Minister*in zur Zeichnung vorgelegt werden. Abschließend zeichnet sie*er mit dem Zusatz „In Vertretung“:   Schreiben / Erlasse von besonderer politischer oder grundsätzlicher fachlicher Bedeutung (z.B. solche, mit denen den Behörden des Geschäftsbereiches politisch wichtige oder fachlich besonders bedeutsame neue Aufgaben zugewiesen werden)   Antwortschreiben auf Dienstaufsichtsbeschwerden   Organisationsverfügungen Parlamentarische*r Staatssekretär*in In den Fällen der Vertretung der*des Ministers*in durch die*den Parlamentarische*n Staatsekretär*in zeichnet diese*r mit dem Zusatz „In Vertretung“. Bei parlamentarischen Anfragen erfolgt die Schlusszeichnung durch die*den zuständige*n Parlamentarische*n Staatssekretär*in. Abteilungsleitung Die Abteilungsleitung zeichnet alle Entwürfe mit, die der*dem Minister*in, der*dem Staatssekretär*in und der*dem Parlamentarischen Staatssekretär*in zur abschließenden Zeichnung zugeleitet werden. Die Abteilungsleitung zeichnet abschließend mit dem Zusatz „Im Auftrag“:   Schreiben / Erlasse von politischer und besonderer fachlicher Bedeutung (z.B. solche, mit denen den Ämtern des Geschäftsbereichs größere Aufträge erteilt oder neue Aufgaben übertragen werden)   Schreiben an oberste Bundes- und Landesbehörden, soweit nicht wegen der besonderen politischen Bedeutung die Zeichnung durch eine höhere Leitungsebene geboten ist   Schreiben an den Petitionsausschuss des Deutschen Bundestages, soweit nicht wegen der besonderen politischen Bedeutung die Zeichnung durch eine höhere Leitungsebene geboten ist   Schreiben an die Sekretariate der Ausschüsse des Deutschen Bundestages und an die Beschäftigten von Mitgliedern des Deutschen Bundestages   Entscheidungen über Beschwerden, Gegenvorstellungen und Rechtsmittel gegen Bescheide Unterabteilungsleitung Die Unterabteilungsleitung zeichnet alle Entwürfe mit, die der*dem Minister*in, der*dem Staatssekretär*in, der*dem Parlamentarischen Staatssekretär*in sowie der Abteilungsleitung zur abschließenden Zeichnung zugeleitet werden. Die Unterabteilungsleitung zeichnet abschließend mit dem Zusatz „Im Auftrag“ alle Schreiben / Erlasse, für die nicht die abschließende Zeichnung der Hausleitung, der Abteilungsleitung geboten ist (z.B. Erlasse, die die Erteilung von Arbeitsaufträgen zum Gegenstand haben). 15

Referatsleitung / Arbeitsgruppenleitung Die Referatsleitung zeichnet abschließend mit dem Zusatz „Im Auftrag“ Erlasse in Routineangelegenheiten sowie im Schriftverkehr nach außen, soweit deren Zeichnung nicht vorgesetzten Hierarchieebenen vorbehalten ist oder durch die Referatsleitung den Beschäftigten für bestimmte Aufgabenbereiche oder im Einzelfall übertragen wurde. Die Leitung des Haushaltsreferates zeichnet als Beauftragte*r für den Haushalt Schreiben an das Bundesministerium der Finanzen, den Bundesrechnungshof sowie alle sonstigen Schreiben / Erlasse in Haushaltsangelegenheiten abschließend mit dem Zusatz „Im Auftrag“, sofern sich nicht die*der Minister*in oder die*der Staatssekretär*in die Schlusszeichnung vorbehalten oder die Leitung des Haushaltsreferates nicht auf die Schlusszeichnung verzichtet hat. Die Arbeitsgruppenleitung zeichnet alle hausinternen Dokumente, die im Rahmen der Geschäftsführung für die Arbeitsgruppe gefertigt werden, ohne Zusatz abschließend. Beschäftigte Beschäftigte haben in den ihnen übertragenen Aufgabenbereichen grundsätzlich das Zeichnungsrecht. Die Referatsleitung kann das Zeichnungsrecht in den ersten sechs Monaten ihrer Tätigkeit in einem neuen Aufgabengebiet einschränken. Vor abschließender Zeichnung prüfen die Beschäftigten, ob wegen der politischen oder fachlichen Bedeutung eine Zeichnung durch übergeordnete Leitungsebenen und eine Vorlage geboten ist. Im Zweifelsfall stimmen sie sich mit ihrer Referatsleitung ab. Referent*innen oder Sachbearbeiter*innen, die die Referatsleitung vertreten, zeichnen Vorlagen und hausinterne Schreiben des Referates im Vertretungsfall mit dem Zusatz „In Vertretung“. Im Übrigen zeichnen die Beschäftigten „Im Auftrag“. Schlusszeichnung von internen Schreiben / Vorlagen Bei internen Vorgängen sind die*der Staatssekretär*in, die*der Parlamentarische*n Staatssekretär*innen, die Abteilungsleitungen, die Unterabteilungsleitungen sowie die Arbeitsgruppen- und die Referatsleitungen für ihren Zuständigkeitsbereich zur Schlusszeichnung ermächtigt. Die Referatsleitung kann Beschäftigten das Recht zur Schlusszeichnung übertragen. Sie zeichnen die von ihnen bearbeiteten Dokumente des Referates (z.B. Vorlagen/Schreiben). 4.5.2. ZEICHNUNGSFORM Im Schriftverkehr nach außen zeichnet die*der Minister*in ohne Zusatz. Die zur Vertretung der*des Ministers*in berechtigten Personen (Staatssekretär*innen) zeichnen „In Vertretung“, alle übrigen Beschäftigten „Im Auftrag“. Innerhalb des Ministeriums zeichnen Minister*in, Staatssekretär*in, Parlamentarische Staatssekretär*innen, Abteilungsleitungen, Unterabteilungsleitungen sowie Arbeitsgruppen- und Referatsleitungen die von ihrer Organisationseinheit verfassten Dokumente ohne Zusatz, deren Vertretung mit dem Zusatz „In Vertretung“ sowie die Beschäftigten der Organisationseinheit mit dem Zusatz „Im Auftrag“. Wenn keine besonderen Schriftformerfordernisse bestehen, erfolgt die Zeichnung im Schriftverkehr nach außen mit Namensangabe „gez. [Nachname]“ am Ende des elektronischen Dokuments (Textform) [siehe Information zur Zeichnung von Schreiben]. Zum elektronischen Schriftverkehr per E-Mail siehe die Regelungen unter 4.6.1. Ist ein Schriftformerfordernis durch eine Rechtsvorschrift oder durch eine vertragliche Vereinbarung vorgegeben, prüft die sachlich zuständige Organisationseinheit, ob die Schriftform elektronisch ersetzt werden kann. Für Schriftverkehr in verwaltungsrechtlichen Angelegenheiten sind die geltenden Vorschriften des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG), für Schriftverkehr in zivilrechtlichen Angelegenheiten die geltenden Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) zu beachten. Bei elektronischen 16