Neu angemeldete Vorhaben anderer Ressorts, für die eine Ministeriums-Beteiligung nicht vorgesehen ist, werden vom Kabinettreferat den federführenden Organisationseinheiten zur Prüfung übermittelt, wenn eine Beteiligung des Ministeriums sachlich geboten erscheint. 6.6.5. RESSORTFORSCHUNG & INTERMINISTERIELLE FORSCHUNGSKOORDINIERUNG Die     Funktion    der*des     Beauftragte*n    für    die   Forschungsplanung      und   -koordinierung (Forschungsbeauftragte*r) wird von der Leitung des Referats Forschung wahrgenommen [siehe Referat Forschung]. Diese*r soll an allen forschungsrelevanten Maßnahmen des Ministeriums einschließlich der Planung und des Vollzugs des Haushaltes beteiligt werden. Sie*Er ist nach innen und außen Ansprechperson für die Koordinierung der Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten (FuE), vertritt das Ministerium im Interministeriellen Ausschuss für Wissenschaft und Forschung (IMA) und ist verantwortlich für die Übermittlung der Forschungspläne des Ministeriums und der Forschungs- und Entwicklungsprogramme ihrer nachgeordneten Behörden. Bei der Planung und Durchführung der Ressortforschung sind die Regelungen der Arbeitsanweisung zum Ressortforschungsplan (AA-REFOPLAN) und das Merkblatt zur Vergabe und Begleitung von REFOPLAN- Vorhaben zu beachten [siehe Referat Forschung]. Die Beschäftigten des Ministeriums dürfen für ihre privaten Arbeiten Forschungsergebnisse und Gutachten nur mit Zustimmung der zuständigen Abteilungsleitung des Ministeriums verwenden. 6.6.6. INTERMINISTERIELLE FORSCHUNGSKOORDINIERUNG Alle FuE-Aktivitäten der Bundesministerien und der zu ihrem Geschäftsbereich gehörenden Einrichtungen werden in die Koordinierungsdatenbank des Bundes (KoDB) zur gegenseitigen Information eingestellt Das Forschungsreferat führt die Forschungskoordinierung durch. Nimmt die zuständige Organisationseinheit ihr Vetorecht wahr, ist das Forschungsreferat zu beteiligen. Die Koordinierungsregeln sowie die Schwellenwerte sind dem Koordinierungshandbuch „Koordinierung der Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten der Bundesregierung“ sowie dem „Leitfaden zur Nutzung der Koordinierungsdatenbank des Bundes (KoDB)“ zu entnehmen. 36

7. ZUSAMMENARBEIT MIT                 GESCHÄFTSBEREICH,             LÄNDERN,     INTER-/NATIONALEN BEHÖRDEN UND STELLEN Hier finden sich unter anderem Antworten auf die Fragen: Wie verläuft die externe Zusammenarbeit? Was bedeutet es, dass das Ministerium die Fachaufsicht wahrnimmt? Wann erfolgen Erlasse? Wie werden bundesbehördenübergreifende Aufgaben bearbeitet und was ist dabei zu beachten? Was besagt das Verwaltungsabkommen zwischen Bund und Ländern? Was ist bei der Zusammenarbeit mit der Justiz zu beachten? Wo ist die Zusammenarbeit mit ausländischen Behörden geregelt? Was muss bei der Zusammenarbeit mit ausländischen Behörden beachtet werden? 7.1. ZUSAMMENARBEIT MIT DEN GESCHÄFTSBEREICHSBEHÖRDEN Das Ministerium nimmt die Dienst- und Fachaufsicht über die Ämter seines Geschäftsbereichs sowie die Fachaufsicht über bestimmte Behörden anderer Geschäftsbereiche in vertrauensvoller Zusammenarbeit wahr. Basis des gemeinsamen Arbeitens sind Kommunikation und Kooperation. Die Dienstaufsicht bezieht sich auf den Aufbau, den Geschäftsablauf, die innere Ordnung und die Personalangelegenheiten der Ämter. Die Fachaufsicht erstreckt sich auf die recht- und zweckmäßige Wahrnehmung der Aufgaben der jeweiligen Behörde. Umfassende Informationen zur Ausübung der Fachaufsicht finden Sie in einem Leitfaden. Das Ministerium konzentriert seine Aufsicht über die Ämter seines Geschäftsbereichs auf die Abstimmung der Aufgabenplanung und Angelegenheiten von besonderer Bedeutung. Es unterstützt die eigenständige Aufgabenerfüllung durch die Behörden des Geschäftsbereichs. Steuernde Eingriffe im Wege von Erlassen erfolgen nur in wichtigen Fällen. Zur Delegation von Entscheidungsbefugnissen im Personalbereich siehe Delegierungserlass des BMU. 7.2. ZUSAMMENARBEIT MIT DEN LÄNDERN UND ANDEREN NATIONALEN STELLEN 7.2.1. ZUSAMMENARBEIT MIT DEN LÄNDERN Mit den für die Bereiche Umwelt, Naturschutz und nukleare Sicherheit zuständigen obersten Landesbehörden, die im Anschriftenverzeichnis aufgeführt sind, verkehrt das Ministerium unmittelbar. Bei der Zusammenarbeit mit obersten Landesbehörden anderer Fachrichtungen unterrichtet das Ministerium in grundsätzlichen Angelegenheiten das fachlich zuständige Bundesministerium. Der Verkehr mit nachgeordneten Landesbehörden oder mit öffentlichen Körperschaften und Anstalten des Landesrechts erfolgt grundsätzlich über die zuständigen obersten Landesbehörden. Schreiben von nachgeordneten Landesbehörden, Körperschaften und Anstalten des Landesrechts sowie von Gemeinden an das Ministerium sind den zuständigen obersten Landesbehörden zur Kenntnis zuzuleiten, soweit diese nicht bereits durch die*den Absender*in unterrichtet wurden. Die Antwortschreiben des Ministeriums sind den Adressat*innen über die zuständige oberste Landesbehörde zu übersenden. Bei der Abgabe von Posteingängen an die zuständige Landesbehörde sind die Regelungen unter 4.3.1. zu beachten. Zur Zusammenarbeit mit Landesbehörden siehe im Übrigen § 36 GGO. 7.2.2. VERWALTUNGSABKOMMEN ZWISCHEN BUND UND LÄNDERN Beim Abschluss von Verwaltungsabkommen zwischen Bund und Ländern ist folgendes zu beachten:     als Bezeichnung ist ausschließlich der Begriff „Verwaltungsabkommen" zu verwenden 37

   in der Überschrift sind die Vertragsparteien mit genauer Bezeichnung aufzuführen    in der Eingangsformel ist die Vertretung zum Ausdruck zu bringen Verwaltungsabkommen sind in Paragraphen (nicht in Artikeln) einzuteilen. Soweit es die Übersichtlichkeit erfordert, soll eine weitere Untergliederung z.B. in Kapitel und Abschnitte erfolgen. Die Verwaltungsabkommen sind im Bundesanzeiger zu veröffentlichen (§ 76 Abs. 3 Nr. 4 GGO). 7.2.3. ZUSAMMENARBEIT MIT DEN GERICHTEN UND STRAFVERFOLGUNGSBEHÖRDEN Der mündliche und schriftliche Verkehr mit Gerichten einschließlich der Vorlage und Rückforderung von Akten obliegt ausschließlich dem Justiziariat. Dieses bindet die fachlich zuständigen Organisationseinheiten ein. Alle eingehenden Klage-, Antrags- oder Rechtsmittelschriften und sonstigen Schreiben, die ein Gerichtsverfahren betreffen, sind umgehend dem Justiziariat zuzuleiten. Für die Inhalte der Kommunikation mit den Gerichten bleibt die fachlich zuständige Organisationseinheit verantwortlich. Abweichende Absprachen können zwischen ihr und dem Justiziariat zu jedem Zeitpunkt getroffen werden. Bei Ersuchen der Strafverfolgungsbehörden auf Vorlage oder Auslieferung von Schriftgut ist das Justiziariat zu beteiligen. 7.3.     ZUSAMMENARBEIT               MIT    FREMDEN          STAATEN        UND      INTERNATIONALEN ORGANISATIONEN 7.3.1. REGELUNG ZUR ZUSAMMENARBEIT Bei der Zusammenarbeit mit fremden Staaten und internationalen Organisationen ist § 38 GGO, bei der Zusammenarbeit mit der EU § 37 GGO zu beachten. Beim Verkehr mit ausländischen Behörden ist ferner die Richtlinie des Auswärtigen Amtes über den amtlichen Verkehr in das Ausland und mit ausländischen Dienststellen im Inland sowie die Liste der offiziellen Abkürzungen des Auswärtigen Amtes für alle Staaten zu beachten. Für die Zusammenarbeit mit der EU wird auf die Intranetseite des EU-Koordinierungsreferates verwiesen. Zur Umsetzung von Richtlinien der EU in deutsches Recht siehe im Übrigen 6.1. folgende. 7.3.2. KURIERW EG DES AUSWÄRTIGEN AMTES Durch den Kurierdienst des Auswärtigen Amtes sind Verschlusssachen sowie grundsätzliche, vertrauliche oder die*den Empfänger*in gefährdende Schriftstücke weiterzuleiten. Die Richtlinien zum Kurierdienst des Auswärtigen Amtes sind zu beachten. Für den Versand von Verschlusssachen sind zudem die Regelungen der Verschlusssachenanweisung zu beachten. Im Übrigen ist der Kurierdienst des Auswärtigen Amtes nur in Anspruch zu nehmen, wenn dies wegen der Unsicherheit der gewöhnlichen Beförderungswege unabweisbare ist. 38

8. HAUSHALTSANGELEGENHEITEN, AUFTRAGSVERGABE Hier finden sich unter anderem Antworten auf die Fragen: Was ist bei Maßnahmen mit finanzieller Bedeutung zu beachten? Was bedeutet BfdH? Was ist bei der Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln und Zuwendungen zu beachten? Was passiert bei Ausgaben im Rahmen von internationaler Zusammenarbeit (z.B. Reisekosten oder Speisen? Nach welchen Regelungen und Kriterien richtet sich die Vergabe von Aufträgen? Was ist bei Werkverträgen oder der Beauftragung ehemaliger Beschäftigter zu beachten? Wie wird mit der Rechnungsprüfung durch den Bundesrechnungshof umgegangen? 8.1. ZUSTÄNDIGKEIT UND BETEILIGUNG DER*DES BEAUFTRAGTEN FÜR DEN HAUSHALT Grundsätzliches Beauftragte*r für den Haushalt (BfdH) ist die*der Leiter*in des Haushaltsreferats (VV Nr. 1 zu § 9 Bundeshaushaltsordnung (BHO)). Sie*Er ist in dieser Funktion der* dem Staatssekretär*in unmittelbar unterstellt. Die Zuständigkeiten und Befugnisse der*des BfdH sind in § 9 BHO und den dazu erlassenen allgemeinen Verwaltungsvorschriften (VV) geregelt [siehe Z II 1, BHO, VV-BHO]. Die*Der BfdH zeichnet alle Maßnahmen von finanzieller Bedeutung mit und ist frühzeitig zu beteiligen (siehe VV zu § 9 BHO). Die Mitzeichnung des BfdH erfolgt erst nach Mitzeichnung durch die übrigen zu beteiligenden Organisationseinheiten. Widerspricht die*der BfdH einem Vorhaben, so darf dieses nur auf ausdrückliche Weisung der*des Staatssekretärs*in weiter verfolgt werden (VV Nr. 5.4.1 zu § 9 BHO). Die*Der BfdH ist auch in den Fällen zu beteiligen, in denen die federführende Organisationseinheit auf ausdrücklichen Wunsch oder Weisung der Hausleitung handelt. Soll nach Mitzeichnung der*des BfdH eine Ergänzung oder Änderung erfolgen, die finanzielle Bedeutung haben kann, ist sie*er erneut zu beteiligen. Dokumente und Informationen, die die*der BfdH zur Erfüllung ihrer*seiner Aufgaben für erforderlich hält, sind der*dem BfdH auf Verlangen zu übermitteln (VV Nr. 5.2 zu § 9 BHO). Zusätzlich zu beachten In Schreiben an die Geschäftsbereichsbehörden des Ministeriums ist die Beteiligung der*des BfdH durch den Zusatz „§ 9 BHO ist beachtet." deutlich zu machen. Schriftverkehr, Verhandlungen und Besprechungen mit dem Bundesministerium der Finanzen (BMF) und dem Bundesrechnungshof (BRH) sind durch die*den BfdH zu führen, soweit sie*er darauf nicht ausdrücklich verzichtet hat (VV Nr. 5.3 zu § 9 BHO). Im letzteren Fall ist die*der BfdH durch Mitzeichnung zu beteiligen und in Schreiben an das BMF und den BRH ist der Zusatz „§ 9 BHO ist beachtet." aufzunehmen. Soweit Schreiben des BMF und des BRH bei anderen Organisationseinheiten eingehen, sind sie der*dem BfdH zur Kenntnis zu geben. 8.2. HAUSHALTSAUFSTELLUNG Die*Der BfdH ist zuständig für die Haushaltsaufstellung (VV Nr. 2 zu § 9 BHO). Sie*Er gibt hierzu mit gesondertem Rundschreiben die entsprechenden Regelungen rechtzeitig bekannt. 39

Für die Aufstellung des Sachhaushalts ist das Haushaltsreferat zuständig, für die Aufstellung des Personalhaushaltes das Organisationsreferat. Diese erstellen die beim BMF einzureichenden Haushaltvoranschläge und beteiligen die Abteilungen bzw. Titelverwaltungen sowie die Geschäftsbereichsbehörden. Die*Der BfdH und das Organisationsreferat arbeiten in allen Phasen des Haushaltsaufstellungverfahrens eng zusammen. 8.3. HAUSHALTSAUSFÜHRUNG Zuständigkeiten Die Bewirtschaftung der Haushaltsmittel sowie Wirtschaftsplanmittel aus Sondervermögen (Einnahmen, Ausgaben, Verpflichtungsermächtigungen, Planstellen/Stellen) obliegt grundsätzlich der*dem BfdH (VV Nr. 3 zu § 9 BHO). Die Zuständigkeit ist auf andere Organisationseinheiten des Ministeriums (Bewirtschafter*innen bzw. titelverwaltende Organisationseinheiten) übertragbar (VV Nr. 3.1.1 zu § 9 BHO). Dies erfolgt in der Regel zu Beginn des jeweiligen Haushaltsjahres mittels Rundschreiben des Haushaltsreferates. Die Bewirtschaftung der Planstellen und Stellen erfolgt durch das Personalreferat. Für die Stellenzuordnung ist das Organisationsreferat zuständig. Regelungen zur Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln Die titelverwaltenden Organisationseinheiten sind für die bestimmungsgemäße und wirtschaftliche Verwendung der von ihnen bewirtschafteten Haushaltsmittel sowie Wirtschaftsplanmittel (Sondervermögen) verantwortlich. Sie beachten hierbei insbesondere die Bestimmungen    der jeweils einschlägigen Paragrafen der BHO (z. B. §§ 7, 34, 44) und der allgemeinen Verwaltungsvorschriften zu diesen,    der jährlich durch das Haushaltsreferat mit dem Haushaltsführungsschreiben getroffenen Regelungen,    die VV für Zahlung, Buchführung und Rechnungslegung (§§ 70 - 72 und 74 - 80 BHO) - VV-ZBR BHO (u.a. mit Bestimmungen zur Anordnungsbefugnis und zur Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit),    die Verfahrensrichtlinie für Mittelverteiler / Titelverwalter (VerfRib-MV/TV-HKR) sowie    bei der Beschaffung von Werbeartikeln die „Empfehlungen zum Einsatz von Mitteln der Öffentlichkeitsarbeit für die Beschaffung und den Vertrieb von Geschenken“ und die Leitlinien für die nachhaltige Beschaffung von Werbeartikeln.    Für die Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln sowie Wirtschaftsplanmitteln (Sondervermögen) mittels automatisierter Verfahren gelten die zum Verfahren gehörenden Regelungen.    Die Titelverwaltungen dürfen Haushaltsmittel nur mit Zustimmung der*des BfdH auf nachgeordnete Dienststellen, an Behörden anderer Ressorts oder auf Dienststellen der Länder verteilen (VV Nr. 3.2 zu § 9 BHO). Über die verteilten Haushaltsmittel ist ein Nachweis zu führen. Richtlinien für außergewöhnlichen Aufwand aus dienstlicher Veranlassung in besonderen Fällen Die Beschäftigten beachten die nachfolgenden Richtlinien für außergewöhnlichen Aufwand aus dienstlicher Veranlassung in besonderen Fällen. Die Richtlinien enthalten grundsätzliche Regelungen für die Bewirtschaftung der Haushaltsmittel in diesem Bereich. Dies betrifft Haushaltsmittel (ihre Veranschlagung, Anforderung, Bereitstellung und Abrechnung) für Zwecke der Repräsentation, Bewirtung, Betreuung von Besucher*innen, Delegationen und Gremien im Rahmen der internationalen Zusammenarbeit. Dabei müssen Grundsätze der Verwendung wie Zweckbestimmung, das 40

Vermeiden unzulässiger Verwendungen oder Spezialfälle wie inter-/nationales Reisekostenrecht, international übliche Gepflogenheiten und Betragsobergrenzen für Speisen, beachtet werden. Zweifelsfälle sind rechtzeitig mit dem Haushaltsreferat abzustimmen. Bestimmte Haushaltsmittel des Ministeriums können für Zwecke der Repräsentation, Bewirtung sowie für die Betreuung von Besucher*innen, Delegationen und Gremien im Rahmen der internationalen Zusammenarbeit verausgabt            werden.          Dabei           ist        zu        unterscheiden            zwischen    Titeln, die ausschließlich für außergewöhnlichen Aufwand aus dienstlicher Veranlassung in besonderen Fällen vorgesehen sind (Kap. 1611 Tit. 529 01, Kap. 6002 Tit. 529 03),    Titeln, aus denen aufgrund der Erläuterungen zur Zweckbestimmung unter bestimmten Voraussetzungen und in begrenztem Umfang Ausgaben für Bewirtung, Betreuung und – unter bestimmten Voraussetzungen – teilweise auch für Aufenthalt sowie Reisen geleistet werden können (z.B. Internationale Titel),    Titeln, aus denen Maßnahmen (z.B. Seminare, Workshops, Tagungen) finanziert werden, bei denen im Zusammenhang mit der Durchführung Ausgaben für Bewirtung in begrenztem Umfang erforderlich sind (z.B. Refoplan). Die Haushaltsmittel dürfen – entsprechend der Zweckbestimmung des jeweiligen Titels – nur für folgende Zwecke verausgabt werden:    Repräsentation, Bewirtung und Betreuung von in- und ausländischen Besucher*innen / Gästen, soweit diese als außergewöhnlicher Aufwand aus dienstlicher Veranlassung und im dienstlichen Verkehr mit anderen Staaten oder im Rahmen der internationalen Zusammenarbeit erforderlich sind,    Betreuung von Besuchergruppen im Ministerium sowie bei Diskussions- und Vortragsveranstaltungen außerhalb des Ministeriums im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit des Ministeriums,    Betreuung bei Informationsgesprächen und -reisen mit Journalist*innen und Persönlichkeiten des öffentlichen Lebens (Multiplikatoren) im Rahmen der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit des Ministeriums. Die Haushaltsmittel dürfen grundsätzlich nicht für folgende Zwecke verwendet werden:    Geschenke für Angehörige des Ministeriums und andere Bundesbeschäftigte mit Ausnahme bei besonderen dienstlichen Anlässen (z.B. Ausscheiden aus dem Dienst, Dienstjubiläum),    Mitgliedsbeiträge und Beiträge zu Sammlungen, sofern die Mitgliedschaft oder der Sammelzweck in keinem sachlichen Zusammenhang mit den Aufgaben des Ministeriums steht,    Stiftung von Preisen, sofern kein dienstlicher Anlass dazu besteht,    Trinkgelder und Bedienungsgelder, die über das übliche Maß hinausgehen. Anwendung des Reisekostenrechts bei Ausgaben im Rahmen der internationalen Zusammenarbeit Bei der Übernahme von Reisekosten Dritter für den Aufenthalt im Rahmen der internationalen Zusammenarbeit gelten grundsätzlich die Bestimmungen des Reisekostenrechts des Bundes. Dies bedeutet, dass    Ausgaben für Trink- und Bedienungsgelder, Telefon, Minibar, Reinigen und Bügeln von Kleidungsstücken, Toilettenartikel, Parkgebühren und Garagenmieten und die Ersatzbeschaffung verloren gegangener Sachen grundsätzlich nicht übernommen werden dürfen,    Tage- und Übernachtungsgelder bei der Bereitstellung unentgeltlicher Verpflegung bzw. Übernachtung in entsprechender Anwendung des Bundesreisekostenrechts zu kürzen sind (dies gilt auch, wenn von dritter Seite - z.B. an Bord von Linienflugzeugen - Verpflegung bereitgestellt wird und das Entgelt hierfür im Fahrpreis enthalten ist.), 41

  das Tagegeld zu kürzen ist, wenn die Übernachtungskosten die Kosten des Frühstücks einschließen. Betragsobergrenzen für Speisen, Getränke und Gastgeschenke Es gelten grundsätzlich folgende Betragsobergrenzen:   Speisen und Getränke je Sitzungstag und Person: bis zu 40 €   Getränke je Sitzungstag und Person: bis zu 10 € (bei halbtägigen Sitzungen bis zu 5 €)   Geschenke für den Gastgeber (je Person und Veranstaltung): höchstens 25 € Die Betragsobergrenzen sind Höchstsätze für den Regelfall. Die Notwendigkeit von Überschreitungen der Obergrenzen ist besonders zu begründen. Diese können sich insbesondere aus internationalen Gepflogenheiten oder aus der Teilnahme hochrangiger Vertreter*innen ergeben. Die Obergrenzen gelten für Einzelvereinbarungen über gastronomische            Bewirtungsleistungen. Soweit Tagungspauschalen oder Pauschalarrangements vereinbart werden,                  sind die Höchstsätze nur Anhaltspunkte für die Bewertung der Wirtschaftlichkeit. In diesen Fällen ist   die Angemessenheit aufgrund eines Preis-/Leistungsvergleichs unter Heranziehung weiterer Angebote          bzw. unter Berücksichtigung vorhandener Marktübersicht zu bewerten. Voraussetzung für die Übernahme von Ausgaben für Beschäftigte des Ministeriums und der Ämter seines Geschäftsbereichs ist die dienstliche Notwendigkeit für deren Teilnahme an einer Sitzung. Die Zahl der teilnehmenden Beschäftigten/Angehörigen des Ministeriums muss in einem angemessenen Verhältnis zu der Zahl der übrigen Teilnehmenden stehen. 8.4. ZUW ENDUNGEN, ZUWENDUNGSBESCHEIDE Bei der Gewährung von Zuwendungen sind die §§ 23 und 44 BHO und die dazu gehörigen Verwaltungsvorschriften zu beachten [siehe Z II 1]. Ein Zuwendungsbescheid muss die in den VV Nr. 4.2 und 7 zu § 44 BHO genannten Mindestregelungen bzw. -angaben enthalten (VV Nr. 4.1, 4.2, 7 zu § 44 BHO). Die Verwendung von Zuwendungen ist zu überwachen. Hierzu sind von der*dem Titelverwalter*in (siehe 8.3.) laufend die erforderlichen Daten in der standardisierten Zuwendungsdatenbank zu erfassen (VV Nr. 9.1 zu § 44 BHO). 8.5. AUFTRAGSVERGABE 8.5.1. REGELUNGEN FÜR DIE AUFTRAGSVERGABE Zuständig für die Vergabe von Aufträgen ist die Zentrale Vergabestelle des Ministeriums. In Ausnahmefällen genügt deren Mitzeichnung; Einzelheiten dazu werden im jeweils aktuellen Haushaltsführungsschreiben festgelegt. Die durch GVPl der Abteilung P zugewiesenen Zuständigkeiten bleiben hiervon unberührt. Im Zusammenhang mit dem Abschluss von Werkverträgen (siehe 8.6.) sowie mit Beauftragungen der ZUG gGmbH ist grundsätzlich auch das Organisationsreferat zu beteiligen. Die Vergabe von Aufträgen erfolgt unter Beachtung des § 55 BHO und der dazu erlassenen VV sowie folgender vergaberechtlicher Regelungen - in Abhängigkeit vom Auftragswert   Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)   Vergabeverordnung (VgV)   Verfahrensordnung für die Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge unterhalb der EU- Schwellenwerte (Unterschwellenvergabeordnung – UVgO). 42

Detaillierte Regelungen zu     Auftragswerten / Wertgrenzen, Vergabearten     Rollen, Aufgaben und Beteiligungserfordernissen sind im Leitfaden der Zentralen Vergabestelle zur Durchführung von Vergaben im Ministerium (Praxis- Leitfaden) geregelt. Sämtliche vergaberelevanten Formulare/ Musterverträge können im Intranet auf den Seiten der Zentralen Vergabestelle abgerufen werden. 8.5.2. BERÜCKSICHTIGUNG WEITERER KRITERIEN Bei der Vergabe öffentlicher Aufträge sind die Aspekte der Qualität der Leistung, der Innovation einer Leistung sowie soziale und umweltbezogene Belange zu berücksichtigen. Die hieran zu stellenden Anforderungen sind bereits in die Festlegung des Leistungsumfanges aufzunehmen. Umweltfreundlichen Produkten und Leistungen ist unter Berücksichtigung des Wirtschaftlichkeitsgrundsatzes Vorrang einzuräumen. Weiterführende Informationen und praktische Hinweise sind auf den Intranetseiten der Zentralen Vergabestelle hinterlegt. Neben diesen Regelungen hat das Referat Öffentlichkeitsarbeit in seinen Leitlinien weitere Vorgaben für die nachhaltige Beschaffung von Werbeartikeln sowie zur Produktkennzeichnung erarbeitet. Soweit zur Veröffentlichung im Internet vorgesehene Dokumente im Auftrag des Ministeriums von externen Stellen erarbeitet werden sollen, sind bei der Erstellung der Leistungsbeschreibung Vorgaben zur Barrierefreiheit von Dokumenten zu machen (siehe auch 10.3.4.). 8.6. ABSCHLUSS VON WERKVERTRÄGEN 8.6.1. VERGABE, VERTRAGSMUSTER, VERMERK, WERKVERTRÄGE Die Regelungen zur Auftragsvergabe (siehe 8.5.) gelten für den Abschluss von Werkverträgen entsprechend. Für Werkverträge ist das beigefügte Vertragsmuster [siehe Z II 2] zu verwenden, soweit nicht für einzelne Bereiche besondere, mit dem Haushaltsreferat abgestimmte Muster Anwendung finden. Bei REFOPLAN- Vorhaben (siehe 6.6.5.) findet § 7 des Mustervertrages keine Anwendung. Für REFOPLAN-Vorhaben gelten zusätzlich die „Allgemeinen Bedingungen für Forschungs- und Entwicklungsverträge des BMU (ABFE- BMU)". Falls erforderlich, können Änderungen und Ergänzungen im Einzelfall vorgenommen werden (z.B. Aufnahme einer Bestimmung für den Fall, dass die*der Auftragnehmer*in die Ausführungsfrist nicht einhalten kann oder eine Regelung für Teilzahlungen). Dem Entwurf des Werkvertrages ist ein Vermerk zu folgenden Punkten voranzustellen     Notwendigkeit des Vertrages, insbesondere warum das Vorhaben (Gutachten, Studie) nicht im Ministerium, einer nachgeordneten Behörde oder einer Einrichtung, die vom Ministerium finanziell gefördert wird, durchgeführt werden kann,     Verfügbarkeit von Haushaltsmitteln,     falls keine Ausschreibung durchgeführt wird, Gründe für die Vergabe mit einem Bieter. 43

8.6.2.     ANFORDERUNGEN              AN     DI E  ERBRINGUNG            VON      LEISTUNGEN      DURCH WERKVERTRAGSNEHMER*INNEN Soweit im Rahmen von Werkverträgen Auftragnehmer*innen Leistungen für das Ministerium erbringen sollen, sind die folgenden Anforderungen zu beachten. Die bestehenden Handlungsalternativen (z.B. Qualifizierung eigenen Personals durch Schulung/Coaching; Gewinnung von Personalressourcen durch Änderung von Prioritäten in der Aufgabenerledigung) müssen vor Vertragsschluss geprüft und dokumentiert werden. Es muss sichergestellt sein, dass die Erbringung der Leistung durch fachkundige Beschäftigte gesteuert bzw. kontrolliert wird. Werkvertragsnehmer*innen dürfen das Ministerium nicht vertreten und weder im externen noch im internen Schriftverkehr als Bearbeiter*innen des Ministeriums genannt werden (auch nicht mit dem Zusatz „extern“). Die Tätigkeit der Werkvertragsnehmer*innen muss sich auf die Zuarbeit / Unterstützung der zuständigen Organisationseinheiten beschränken; ein Zugriff auf Informationstechnik des Ministeriums ist nur im Ausnahmefall zulässig. In Vorlagen kann der Zusatz „Die Vorlage wurde unter Einbeziehung/Mitwirkung von Frau*Herrn (Name der*des beteiligten Werkvertragsnehmer*in) erstellt.“ aufgenommen werden. Werkvertragsnehmer*innen dürfen insbesondere in Vergabeverfahren des Ministeriums nicht unmittelbar mitwirken. Werkvertragsnehmer*innen, die Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten sollen, sind vorher durch die*den Datenschutzbeauftragte*n des Ministeriums auf die Vertraulichkeit der personenbezogenen Daten nach DSGVO zu verpflichten. 8.6.3. MITWIRKUNG, BETEILIGUNG BEIM ABSCHLUSS                                VON      WERKVERTRÄGEN, BEAUFTRAGUNG EHEMALIGER BESCHÄFTIGTER Vor dem Abschluss von Werkverträgen sind das Organisations- und das Haushaltsreferat zu beteiligen. Falls in Einzelfällen Leistungen, wie z.B. Büroräume oder Informationstechnik, beigestellt werden sollen, sind die jeweils dafür zuständigen Organisationseinheiten zusätzlich vorab zu beteiligen. Soweit es sich um den Abschluss von Forschungs- und Entwicklungsverträgen handelt, bei denen die Anwendung der ABFE-BMU vereinbart wird, sind nur die Mitzeichnungen des Haushalts- und Forschungsreferates erforderlich. Vor dem Abschluss von Werk- und ähnlichen Verträgen mit ehemaligen Bundesbeschäftigten (z.B. Beauftragung von Gutachten, Entsendung in Gremien), vor allem mit ausgeschiedenen Beamt*innen und Tarifbeschäftigten des Ministeriums, sind die Mitzeichnung des Personal-, Organisations- und Haushaltsreferats einzuholen. Ferner ist abschließend die Zustimmung der Hausleitung durch Leitungsvorlage unter Einbeziehung aller zu beteiligenden Organisationseinheiten erforderlich. 8.7. RECHNUNGSPRÜFUNG DURCH DEN BUNDESRECHNUNGSHOF Zuständig für die Koordinierung der Zusammenarbeit mit dem Bundesrechnungshof (BRH) ist die Koordinierungsstelle BRH (Referat Z II 2). Die Koordinierungsstelle ist dem BRH als erste Anlaufstelle („Briefkasten“) benannt und übernimmt die Verteilung der Schreiben des BRH innerhalb des Ministeriums. Nachfolgende Schriftwechsel mit dem BRH sind der Koordinierungsstelle zur Kenntnis zu geben. Prüfungsankündigungen des Bundesrechnungshofs sind der*dem Beauftragten für den Haushalt (BfdH) unverzüglich nach Eingang zur Kenntnis zu geben. Diese*r unterrichtet die Hausleitung. Prüfungsmitteilungen des Bundesrechnungshofs, die das Ministerium betreffen, beantwortet die*der BfdH, soweit sie*er die Beantwortung nicht den fachlich betroffenen Organisationseinheiten übertragen hat. Im letzteren Fall ist die*der BfdH durch Mitzeichnung zu beteiligen. In die Antwort an den Bundesrechnungshof ist der Zusatz „§ 9 BHO ist beachtet." aufzunehmen. 44

9. SERVICEANGELEGENHEITEN, DIENSTBETRIEB Hier finden sich unter anderem Antworten auf die Fragen: Wie ist die Arbeitszeit / der Urlaub / die Krankmeldung geregelt? Was ist bei Fortbildungen / Weiterqualifizierungen zu beachten? Wann werden Kooperationsgespräche geführt? Wonach richtet sich die Beurteilung / Leistungsfeststellung? Was haben neue Beschäftigte zu beachten? Wie werden Beschäftigte mit Behinderung unterstützt? Welche Regelungen gelten im Dienstgebäude? Was ist bei der Nutzung von MIZ / Bibliothek, Datenbank VV des Bundes, Sprachendienst und Informations- und Kommunikationstechnik (IKT) zu beachten? Was ist bei der Nutzung elektrischer Geräte / Energie zu beachten? Was ist bei Dienstreisen zu beachten? 9.1. ARBEITSZEIT – MOBILES, FLEXIBLES ARBEITEN; RUFBEREITSCHAFT Für die Arbeitszeit der Beschäftigten gelten die einschlägigen tarifvertraglichen sowie arbeits- und beamtenrechtlichen Bestimmungen. Die Regelungen der Verordnung über die Arbeitszeit der Beamtinnen und Beamten des Bundes (AZV) gelten auch für Tarifbeschäftigte, soweit tarifvertragliche oder arbeitsvertragliche Regelungen dem nicht entgegenstehen. Die Beschäftigten haben die Möglichkeit, ihre Arbeit mobil und/oder flexibel zu gestalten (siehe Dienstvereinbarung zur flexiblen Arbeit in Raum und Zeit). Zur Zeiterfassung steht den Beschäftigten das elektronische, automatisierte Zeiterfassungstool bzw. der Workflow online zur Verfügung (siehe Zeiterfassung online, weitere Informationen finden Sie im Intranet, siehe Z I 1 - Gleitzeitstelle). Im Ministerium besteht eine allgemeine ständige Rufbereitschaft. Die Beschäftigten machen sich mit der Dienstvereinbarung zur Einrichtung einer Rufbereitschaft im BMU vertraut. 9.2.     URLAUB Erholungsurlaub/Sonderurlaub wird vom Personalreferat auf Antrag bewilligt, nachdem die Zustimmung der unmittelbaren Führungskraft eingeholt wurde. Urlaubszeiten sind so abzustimmen, dass die dienstlichen Belange gewahrt sind und eine Vertretung sichergestellt ist. Für das elektronische Antragsverfahren können die Beschäftigten den Workflow Online nutzen (siehe Novatime - Eigene Buchungsdaten, weitere Informationen finden Sie im Intranet, siehe Z I 1 - Gleitzeitstelle). Kann genehmigter Urlaub aus dienstlichen Gründen nicht angetreten oder muss er unterbrochen werden und entstehen der*dem Beschäftigten dadurch Kosten, so ist ein vorheriger förmlicher Widerruf der Genehmigung durch das Personalreferat erforderlich. Tage einer Dienst-/Arbeitsunfähigkeit während des Erholungsurlaubs werden nicht auf den Urlaub angerechnet, wenn die*der Beschäftigte die Dienst-/ Arbeitsunfähigkeit unverzüglich der Führungskraft anzeigt. Dies gilt auch für Erkrankungen während eines Auslandsaufenthalts. Die Dienst-/Arbeitsunfähigkeit ist – auch bei einer Dienst-/ Arbeitsunfähigkeit von weniger als vier Tagen – durch eine am Tage der Erkrankung ausgestellte ärztliche Dienst-/Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nachzuweisen. Eine nachträglich ausgestellte ärztliche Bescheinigung genügt nicht. Ein wegen Krankheit unterbrochener Urlaub darf über den bewilligten Urlaubszeitraum hinaus mit Zustimmung der Führungskraft fortgesetzt werden. Die Führungskraft stimmt ihre Zustimmung vorher mit dem Personalreferat ab. Erscheint die*der Beschäftigte nicht zum Dienst, informiert die Führungskraft das Personalreferat. 45