Detaillierte Regelungen zu     Auftragswerten / Wertgrenzen, Vergabearten     Rollen, Aufgaben und Beteiligungserfordernissen sind im Leitfaden der Zentralen Vergabestelle zur Durchführung von Vergaben im Ministerium (Praxis- Leitfaden) geregelt. Sämtliche vergaberelevanten Formulare/ Musterverträge können im Intranet auf den Seiten der Zentralen Vergabestelle abgerufen werden. 8.5.2. BERÜCKSICHTIGUNG WEITERER KRITERIEN Bei der Vergabe öffentlicher Aufträge sind die Aspekte der Qualität der Leistung, der Innovation einer Leistung sowie soziale und umweltbezogene Belange zu berücksichtigen. Die hieran zu stellenden Anforderungen sind bereits in die Festlegung des Leistungsumfanges aufzunehmen. Umweltfreundlichen Produkten und Leistungen ist unter Berücksichtigung des Wirtschaftlichkeitsgrundsatzes Vorrang einzuräumen. Weiterführende Informationen und praktische Hinweise sind auf den Intranetseiten der Zentralen Vergabestelle hinterlegt. Neben diesen Regelungen hat das Referat Öffentlichkeitsarbeit in seinen Leitlinien weitere Vorgaben für die nachhaltige Beschaffung von Werbeartikeln sowie zur Produktkennzeichnung erarbeitet. Soweit zur Veröffentlichung im Internet vorgesehene Dokumente im Auftrag des Ministeriums von externen Stellen erarbeitet werden sollen, sind bei der Erstellung der Leistungsbeschreibung Vorgaben zur Barrierefreiheit von Dokumenten zu machen (siehe auch 10.3.4.). 8.6. ABSCHLUSS VON WERKVERTRÄGEN 8.6.1. VERGABE, VERTRAGSMUSTER, VERMERK, WERKVERTRÄGE Die Regelungen zur Auftragsvergabe (siehe 8.5.) gelten für den Abschluss von Werkverträgen entsprechend. Für Werkverträge ist das beigefügte Vertragsmuster [siehe Z II 2] zu verwenden, soweit nicht für einzelne Bereiche besondere, mit dem Haushaltsreferat abgestimmte Muster Anwendung finden. Bei REFOPLAN- Vorhaben (siehe 6.6.5.) findet § 7 des Mustervertrages keine Anwendung. Für REFOPLAN-Vorhaben gelten zusätzlich die „Allgemeinen Bedingungen für Forschungs- und Entwicklungsverträge des BMU (ABFE- BMU)". Falls erforderlich, können Änderungen und Ergänzungen im Einzelfall vorgenommen werden (z.B. Aufnahme einer Bestimmung für den Fall, dass die*der Auftragnehmer*in die Ausführungsfrist nicht einhalten kann oder eine Regelung für Teilzahlungen). Dem Entwurf des Werkvertrages ist ein Vermerk zu folgenden Punkten voranzustellen     Notwendigkeit des Vertrages, insbesondere warum das Vorhaben (Gutachten, Studie) nicht im Ministerium, einer nachgeordneten Behörde oder einer Einrichtung, die vom Ministerium finanziell gefördert wird, durchgeführt werden kann,     Verfügbarkeit von Haushaltsmitteln,     falls keine Ausschreibung durchgeführt wird, Gründe für die Vergabe mit einem Bieter. 43

8.6.2.     ANFORDERUNGEN              AN     DI E  ERBRINGUNG            VON      LEISTUNGEN      DURCH WERKVERTRAGSNEHMER*INNEN Soweit im Rahmen von Werkverträgen Auftragnehmer*innen Leistungen für das Ministerium erbringen sollen, sind die folgenden Anforderungen zu beachten. Die bestehenden Handlungsalternativen (z.B. Qualifizierung eigenen Personals durch Schulung/Coaching; Gewinnung von Personalressourcen durch Änderung von Prioritäten in der Aufgabenerledigung) müssen vor Vertragsschluss geprüft und dokumentiert werden. Es muss sichergestellt sein, dass die Erbringung der Leistung durch fachkundige Beschäftigte gesteuert bzw. kontrolliert wird. Werkvertragsnehmer*innen dürfen das Ministerium nicht vertreten und weder im externen noch im internen Schriftverkehr als Bearbeiter*innen des Ministeriums genannt werden (auch nicht mit dem Zusatz „extern“). Die Tätigkeit der Werkvertragsnehmer*innen muss sich auf die Zuarbeit / Unterstützung der zuständigen Organisationseinheiten beschränken; ein Zugriff auf Informationstechnik des Ministeriums ist nur im Ausnahmefall zulässig. In Vorlagen kann der Zusatz „Die Vorlage wurde unter Einbeziehung/Mitwirkung von Frau*Herrn (Name der*des beteiligten Werkvertragsnehmer*in) erstellt.“ aufgenommen werden. Werkvertragsnehmer*innen dürfen insbesondere in Vergabeverfahren des Ministeriums nicht unmittelbar mitwirken. Werkvertragsnehmer*innen, die Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten sollen, sind vorher durch die*den Datenschutzbeauftragte*n des Ministeriums auf die Vertraulichkeit der personenbezogenen Daten nach DSGVO zu verpflichten. 8.6.3. MITWIRKUNG, BETEILIGUNG BEIM ABSCHLUSS                                VON      WERKVERTRÄGEN, BEAUFTRAGUNG EHEMALIGER BESCHÄFTIGTER Vor dem Abschluss von Werkverträgen sind das Organisations- und das Haushaltsreferat zu beteiligen. Falls in Einzelfällen Leistungen, wie z.B. Büroräume oder Informationstechnik, beigestellt werden sollen, sind die jeweils dafür zuständigen Organisationseinheiten zusätzlich vorab zu beteiligen. Soweit es sich um den Abschluss von Forschungs- und Entwicklungsverträgen handelt, bei denen die Anwendung der ABFE-BMU vereinbart wird, sind nur die Mitzeichnungen des Haushalts- und Forschungsreferates erforderlich. Vor dem Abschluss von Werk- und ähnlichen Verträgen mit ehemaligen Bundesbeschäftigten (z.B. Beauftragung von Gutachten, Entsendung in Gremien), vor allem mit ausgeschiedenen Beamt*innen und Tarifbeschäftigten des Ministeriums, sind die Mitzeichnung des Personal-, Organisations- und Haushaltsreferats einzuholen. Ferner ist abschließend die Zustimmung der Hausleitung durch Leitungsvorlage unter Einbeziehung aller zu beteiligenden Organisationseinheiten erforderlich. 8.7. RECHNUNGSPRÜFUNG DURCH DEN BUNDESRECHNUNGSHOF Zuständig für die Koordinierung der Zusammenarbeit mit dem Bundesrechnungshof (BRH) ist die Koordinierungsstelle BRH (Referat Z II 2). Die Koordinierungsstelle ist dem BRH als erste Anlaufstelle („Briefkasten“) benannt und übernimmt die Verteilung der Schreiben des BRH innerhalb des Ministeriums. Nachfolgende Schriftwechsel mit dem BRH sind der Koordinierungsstelle zur Kenntnis zu geben. Prüfungsankündigungen des Bundesrechnungshofs sind der*dem Beauftragten für den Haushalt (BfdH) unverzüglich nach Eingang zur Kenntnis zu geben. Diese*r unterrichtet die Hausleitung. Prüfungsmitteilungen des Bundesrechnungshofs, die das Ministerium betreffen, beantwortet die*der BfdH, soweit sie*er die Beantwortung nicht den fachlich betroffenen Organisationseinheiten übertragen hat. Im letzteren Fall ist die*der BfdH durch Mitzeichnung zu beteiligen. In die Antwort an den Bundesrechnungshof ist der Zusatz „§ 9 BHO ist beachtet." aufzunehmen. 44

9. SERVICEANGELEGENHEITEN, DIENSTBETRIEB Hier finden sich unter anderem Antworten auf die Fragen: Wie ist die Arbeitszeit / der Urlaub / die Krankmeldung geregelt? Was ist bei Fortbildungen / Weiterqualifizierungen zu beachten? Wann werden Kooperationsgespräche geführt? Wonach richtet sich die Beurteilung / Leistungsfeststellung? Was haben neue Beschäftigte zu beachten? Wie werden Beschäftigte mit Behinderung unterstützt? Welche Regelungen gelten im Dienstgebäude? Was ist bei der Nutzung von MIZ / Bibliothek, Datenbank VV des Bundes, Sprachendienst und Informations- und Kommunikationstechnik (IKT) zu beachten? Was ist bei der Nutzung elektrischer Geräte / Energie zu beachten? Was ist bei Dienstreisen zu beachten? 9.1. ARBEITSZEIT – MOBILES, FLEXIBLES ARBEITEN; RUFBEREITSCHAFT Für die Arbeitszeit der Beschäftigten gelten die einschlägigen tarifvertraglichen sowie arbeits- und beamtenrechtlichen Bestimmungen. Die Regelungen der Verordnung über die Arbeitszeit der Beamtinnen und Beamten des Bundes (AZV) gelten auch für Tarifbeschäftigte, soweit tarifvertragliche oder arbeitsvertragliche Regelungen dem nicht entgegenstehen. Die Beschäftigten haben die Möglichkeit, ihre Arbeit mobil und/oder flexibel zu gestalten (siehe Dienstvereinbarung zur flexiblen Arbeit in Raum und Zeit). Zur Zeiterfassung steht den Beschäftigten das elektronische, automatisierte Zeiterfassungstool bzw. der Workflow online zur Verfügung (siehe Zeiterfassung online, weitere Informationen finden Sie im Intranet, siehe Z I 1 - Gleitzeitstelle). Im Ministerium besteht eine allgemeine ständige Rufbereitschaft. Die Beschäftigten machen sich mit der Dienstvereinbarung zur Einrichtung einer Rufbereitschaft im BMU vertraut. 9.2.     URLAUB Erholungsurlaub/Sonderurlaub wird vom Personalreferat auf Antrag bewilligt, nachdem die Zustimmung der unmittelbaren Führungskraft eingeholt wurde. Urlaubszeiten sind so abzustimmen, dass die dienstlichen Belange gewahrt sind und eine Vertretung sichergestellt ist. Für das elektronische Antragsverfahren können die Beschäftigten den Workflow Online nutzen (siehe Novatime - Eigene Buchungsdaten, weitere Informationen finden Sie im Intranet, siehe Z I 1 - Gleitzeitstelle). Kann genehmigter Urlaub aus dienstlichen Gründen nicht angetreten oder muss er unterbrochen werden und entstehen der*dem Beschäftigten dadurch Kosten, so ist ein vorheriger förmlicher Widerruf der Genehmigung durch das Personalreferat erforderlich. Tage einer Dienst-/Arbeitsunfähigkeit während des Erholungsurlaubs werden nicht auf den Urlaub angerechnet, wenn die*der Beschäftigte die Dienst-/ Arbeitsunfähigkeit unverzüglich der Führungskraft anzeigt. Dies gilt auch für Erkrankungen während eines Auslandsaufenthalts. Die Dienst-/Arbeitsunfähigkeit ist – auch bei einer Dienst-/ Arbeitsunfähigkeit von weniger als vier Tagen – durch eine am Tage der Erkrankung ausgestellte ärztliche Dienst-/Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nachzuweisen. Eine nachträglich ausgestellte ärztliche Bescheinigung genügt nicht. Ein wegen Krankheit unterbrochener Urlaub darf über den bewilligten Urlaubszeitraum hinaus mit Zustimmung der Führungskraft fortgesetzt werden. Die Führungskraft stimmt ihre Zustimmung vorher mit dem Personalreferat ab. Erscheint die*der Beschäftigte nicht zum Dienst, informiert die Führungskraft das Personalreferat. 45

9.3.    ERKRANKUNG / KUR / DIENST- ODER ARBEITSUNFALL Krankmeldung / ärztliche Bescheinigung Wer dem Dienst wegen Erkrankung oder Unfall fernbleiben muss, zeigt dies und die voraussichtliche Dauer seiner Führungskraft an. Diese*r informiert das Personalreferat. Eine ärztliche Dienst-/Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung mit Angabe der voraussichtlichen Dauer der Dienst- / Arbeitsunfähigkeit ist vorzulegen     von Beamt*innen bei einer Dienstunfähigkeit von mehr als drei Arbeitstagen     von Tarifbeschäftigten bei einer Arbeitsunfähigkeit von mehr als drei Kalendertagen Die ärztliche Bescheinigung ist der Gleitzeitstelle spätestens an dem auf den Ablauf der o.g. Fristen folgenden Arbeitstag zuzuleiten. In besonderen Fällen kann das Personalreferat von der*dem Beschäftigten bereits am ersten Fehltag eine ärztliche Bescheinigung verlangen. Bestehen Zweifel an der Dienst- /Arbeitsunfähigkeit, kann eine amts- oder betriebsärztliche Untersuchung bzw. eine Überprüfung der Arbeitsunfähigkeit durch den Medizinischen Dienst der Krankenkassen gefordert werden. Beschäftigte, die an einer meldepflichtigen übertragbaren Krankheit im Sinne des Infektionsschutzgesetzes erkrankt sind, bei denen der Verdacht einer solchen Erkrankung vorliegt oder die wegen einer solchen Krankheit in ihrer Familie oder näheren Umgebung eine Ansteckungsgefahr für die übrigen      Beschäftigten      des      Ministeriums     darstellen,    haben       dies unverzüglich dem Personalreferat anzuzeigen und dem Dienst fernzubleiben. Nach Wiederaufnahme des Dienstes führt die Führungskraft mit der*dem Beschäftigten nach krankheitsbedingten Fehlzeiten ein Rückkehrgespräch. Gegenstand des Gesprächs sind unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Regelungen ggf. auch die Ursachen der Abwesenheit. Beginn und Ende einer Rehabilitationsmaßnahme sind dem Personalreferat rechtzeitig anzuzeigen / zu beantragen. Entsprechende Unterlagen sind beizufügen. [LINK] Ist die Dienst-/Arbeitsunfähigkeit auf einen Freizeitunfall zurückzuführen und von einer*m Dritten zu vertreten, hat die*der Beschäftigte dies dem Personalreferat anzuzeigen. Dienst-/ Arbeitsunfälle [siehe Z I 1] sind, auch wenn die*der Verletzte dem Dienst nicht fernzubleiben braucht, unverzüglich der Führungskraft zu melden. Dem Personalreferat ist von der Führungskraft umgehend eine Unfallanzeige zuzuleiten. Für die Anerkennung als Dienst- /Arbeitsunfall ist eine ärztliche Bescheinigung mit genauer Angabe der erlittenen Verletzung vorzulegen. Bei weiteren Krankmeldungen nach zwischenzeitlicher Dienst-/Arbeitsfähigkeit ist das Personalreferat zu informieren, wenn möglicherweise ein Ursachenzusammenhang mit einem früher erlittenen Unfall besteht. 9.4.    FORTBILDUNG UND WEITERQUALIFIZIERUNG 9.4.1. FORTBILDUNGSKONZEPT / FORTBILDUNGSBEAUFTRAGTE Die Beschäftigten machen sich mit dem Fortbildungskonzept des Ministeriums und der Rahmenvereinbarung über die Personalentwicklung im BMU vertraut. Fortbildungsbeauftragte*r für das Ministerium ist die Referatsleitung des für Personalentwicklung zuständigen Referates. Zudem bestellt jede Abteilungsleitung eine*n Beschäftigte*n zur*zum Fortbildungsbeauftragten der Abteilung. Die Zuständigkeit für die Planung, Organisation und Durchführung hausinterner IT-Anwendungsschulungen liegt beim IT-Referat. 9.4.2. FORTBILDUNGSVERANTWORTUNG UND FORTBILDUNGSVERPFLICHTUNG Alle Beschäftigten sind verpflichtet, sich bedarfsgerecht und zielgerichtet fortzubilden. 46

Die Führungskräfte haben die Aufgabe, die Beschäftigten in ihrer Entwicklung zu fördern und sie auf der Basis der Anforderung des jeweiligen Aufgabengebietes bei der Auswahl und der Wahrnehmung von geeigneten Fortbildungsmaßnahmen zu unterstützen. Führungskräfte und ihre Beschäftigten tragen gemeinsam dafür Sorge, dass die Möglichkeiten der Fortbildung in einem angemessenen Umfang genutzt werden. Hierfür ermitteln die Führungskräfte mit ihren Beschäftigten den Fortbildungsbedarf und die Ziele, die mit der Fortbildung erreicht werden sollen. Die*Der jeweilige Fortbildungsbeauftragte der Abteilung und das Referat Personalentwicklung können beratend hinzugezogen werden. Das Referat Personalentwicklung kann die Führungskräfte zur Führung von Abstimmungsgesprächen zum Fortbildungsbedarf auffordern, wenn Hinweise für einen besonderen Bedarf vorliegen. 9.4.3. ANMELDEVERFAHREN Fortbildungen und Teamcoachings werden mit den jeweiligen Formularen beantragt. Die Anmeldung der Beschäftigten bei den Fortbildungsträgern erfolgt grundsätzlich durch das Referat Personalentwicklung. Dieses prüft und bewertet die Anmeldung und trifft die endgültige Entscheidung über die Teilnahme. Es stellt zudem die Beteiligung des Personalrates sowie der Gleichstellungsbeauftragten und der Vertrauensperson der Schwerbehinderten Menschen im Ministerium sicher. Für Fortbildungsmaßnahmen, an denen die Teilnahme der Beschäftigten unabdingbar ist (verbindliche Fortbildungen z.B. Einführungsfortbildung, Beurteilungsschulungen), ist kein Fortbildungsantrag erforderlich. 9.4.4. TEILNAHMEPFLICHT UND TEILNAHMEBESCHEINIGUNG Mit der Abordnung zu bzw. bei Anordnung einer Fortbildungsmaßnahme besteht für die Beschäftigten die Verpflichtung, an dieser Veranstaltung teilzunehmen. Für alle Führungskräfte besteht die Verpflichtung, den Beschäftigten die Teilnahme an der Fortbildungsmaßnahme zu ermöglichen. Diese Verpflichtung geht grundsätzlich anderen dienstlichen Pflichten vor. Soweit eine Teilnahme aus besonders gewichtigen Gründen nicht möglich ist, teilt die*der Beschäftigte dies unverzüglich dem Referat Personalentwicklung bzw. dem IT-Referat mit. Alle Beschäftigten erhalten eine Bescheinigung über die Teilnahme an der Fortbildungsveranstaltung. Sie leiten eine Kopie dieser Bescheinigung dem Referat Personalentwicklung zu. Die Kopie wird Bestandteil der Personalakte. 9.4.5. WEITERQUALIFIZIERUNG Weiterqualifizierungen werden von der Dienststelle bedarfsgerecht, leistungsabhängig und im Rahmen der stellenwirtschaftlichen Möglichkeiten angeboten (Aufstiegsverfahren für Beschäftigte des einfachen, mittleren und gehobenen Dienstes und Aufbaustudiengänge für Beschäftigte des höheren Dienstes). Näheres ist in Nr. 3.1.2 der Rahmenvereinbarung über die Personalentwicklung im BMU festgelegt. 9.5.    KOOPERATIONSGESPRÄCH / BEURTEILUNG / LEISTUNGSENTGELT 9.5.1. KOOPERATIONSGESPRÄCH Die Führungskräfte führen mit ihren Beschäftigten bei Bedarf (z.B. auf Wunsch des Beschäftigten), mindestens jedoch einmal im Kalenderjahr ein Kooperationsgespräch. Vor dem Gespräch machen sich die Führungskräfte und die Beschäftigten mit der Richtlinie für die Durchführung von Kooperationsgesprächen und den Hinweisen für das Kooperationsgespräch vertraut und leiten im Anschluss die Dokumentation über das Kooperationsgespräch dem Referat Personalentwicklung zu. 47

9.5.2. BEURTEILUNG, LEISTUNGSFESTSTELLUNG Die Beurteilung richtet sich nach der Dienstvereinbarung über die dienstliche Beurteilung der Beamtinnen und Beamten im Geschäftsbereich des BMU; die Beurteilung der Tarifbeschäftigten richtet sich zusätzlich nach der Dienstvereinbarung über die dienstliche Beurteilung für Tarifbeschäftigte. Bei der Beurteilung von Menschen mit Behinderung ist zusätzlich die Vereinbarung zur Integration von Menschen mit Behinderung und zum betrieblichen Eingliederungsmanagement im BMU und den Behörden seines Geschäftsbereiches zu beachten. Die jährlich bei Tarifbeschäftigten durchzuführende Leistungsfeststellung zur evtl. Vergabe eines leistungsorientierten Entgelts richtet       sich nach der         Dienstvereinbarung     zur Einführung eines leistungsorientierten Entgelts im Geschäftsbereich des BMU (Anlage 1, Anlage 2, Anlage 3, Anlage 4). Bei der Leistungsbewertung von Menschen mit Behinderung ist zusätzlich die Vereinbarung zur Integration von Menschen mit Behinderung und zum betrieblichen Eingliederungsmanagement im BMU und den Behörden seines Geschäftsbereiches zu beachten. Für Beamt*innen gilt die Regelung zur Vergabe von Leistungsprämien. 9.6.    EINFÜHRUNG NEUER BESCHÄFTIGTER Die Einführung neuer Beschäftigter erfolgt nach dem Konzept zur Einführung neuer Beschäftigter, für das das Referat Personalentwicklung zuständig ist. Die Führungskraft ist für die Einführung am Arbeitsplatz verantwortlich [Hinweise für Vorgesetzte] und bestimmt eine*n Beschäftigte*n des Referates, die*der die Betreuung übernimmt [Hinweise für Betreuer*in]. Die neuen Beschäftigten machen sich ebenfalls mit dem Konzept zur Einführung neuer Beschäftigter vertraut und nehmen an den verbindlichen Einführungsfortbildungen teil sowie bedarfsweise an ergänzenden Einführungsformaten. 9.7.    BESCHÄFTIGTE MIT BEHINDERUNG Die Beschäftigten begegnen Kolleg*innen mit Behinderung verständnisvoll, aufgeschlossen und unterstützen diese bei der Erfüllung ihrer Aufgaben / dienstlichen Verpflichtungen. Beschäftigte mit Personalverantwortung beachten die „Vereinbarung zur Integration von Menschen mit Behinderung und zum betrieblichen Eingliederungsmanagement im Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz und Reaktorsicherheit      und      den      Behörden       seines     Geschäftsbereiches"       sowie      das Behindertengleichstellungsgesetz und das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz. Maßnahmen zur Umsetzung der UN-Behindertenrechtskonvention sind im Aktionsplan des Ministeriums festgelegt. 9.8.    ARBEITSSCHUTZ, GEBÄUDE- UND GELÄNDEREGELUNGEN, HAUSORDNUNG Führungskräfte      und     Beschäftigte    haben      die    Arbeitsschutzvorschriften       Bonn      und Arbeitsschutzvorschriften Berlin zu beachten. Die Beschäftigten machen sich mit den Informationen zum Brandschutz Bonn und Brandschutz Berlin vertraut. Die Beschäftigten halten sich an die Hausordnung. Bei Zutritt zum Dienstgebäude berücksichtigen sie die Informationen zum Besucherverkehr. Die Beschäftigten berücksichtigen die Parkordnung. Zum Fahrzeugverkehr auf dem Gelände des Ministeriums am Dienstort Bonn siehe im Übrigen Information des Referats Innerer Dienst. 48

9.9.    ZENTRALE            DIENSTE,        NUTZUNG          VON       KOMMUNIKATIONS-              UND INFORMATIONSTECHNIK 9.9.1. ZENTRALE DIENSTE Medien- und Informationszentrum (MIZ) / Bibliothek Die Beschäftigten beachten die Regelungen der Bibliotheksordnung. Datenbank Verwaltungsvorschriften des Bundes Zu Aufgaben und Nutzung der Datenbank Verwaltungsvorschriften des Bundes siehe Information zur Datenbank Verwaltungsvorschriften des Bundes. Neue Verwaltungsvorschriften bzw. Änderungen von bereits in die Datenbank aufgenommenen Verwaltungsvorschriften müssen unverzüglich an die zentrale Erfassungsstelle im MIZ / bei der Bibliothek weitergeleitet werden. Die Aufnahme in die Datenbank ist Gültigkeitsvoraussetzung für die Verwaltungsvorschriften. Sprachendienst Die Beschäftigten beachten die Regelungen zur Inanspruchnahme des Sprachendienstes. 9.9.2. INFORMATIONS- UND KOMMUNIKATIONSTECHNIK (IUK) Informationen zur Informations- und Kommunikationstechnik sowie digitalen Lösungen finden sich im Intranet. Die Beschäftigten beachten die IKT-Dienstanweisung sowie die Dienstvereinbarung zur Nutzung von E-Mail und Internetdiensten sowie die Dienstvereinbarung zu IT-Anwendungen, Hardware und Apps im BMU. Der Internet-Zugang wird den Beschäftigten des Ministeriums als Arbeitsmittel zur Wahrnehmung ihrer dienstlichen Aufgaben zur Verfügung gestellt. Eine maßvolle Nutzung des Internetzugangs für private Zwecke ist zulässig, soweit dadurch dienstliche Belange sowie die Verfügbarkeit des IT-Systems für dienstliche Zwecke nicht beeinträchtigt werden. Wer den Internetzugang privat nutzen will, muss zuvor sein Einverständnis mit der Protokollierung von Daten erklären. 9.10. UMWELT- / ENERGIEMANAGEMENT, KLIMANEUTRALITÄT Das Ministerium organisiert seinen Dienstbetrieb klimaneutral sowie umwelt- und ressourcenschonend. Alle Beschäftigten wirken an dieser Gemeinschaftsaufgabe mit. Die Beschäftigten beachten die Regelungen des Umweltmanagementhandbuchs des BMU. Mit elektrischer Energie sowie Heiz- und Kühlenergie sowie Wasser ist sparsam umzugehen. Abfall ist zu vermeiden. Die Hinweise des Referats Innerer Dienst zur sparsamen Nutzung von Energie und Ressourcen sind zu beachten. Elektrische Geräte dürfen nur mit Genehmigung des Referats Innerer Dienst in den Diensträumen genutzt werden. Die Hinweise des Referats Innerer Dienst zur Nutzung privater elektrischer Geräte in den Diensträumen sind zu beachten. 9.11. DIENSTREISEN Dienstreisen sind nur durchzuführen, wenn das Dienstgeschäft nicht auf andere Weise, insbesondere durch Einsatz digitaler Kommunikationsmittel, erledigt werden kann. Beschäftigte und Führungskräfte achten auf eine möglichst wirtschaftliche, umwelt- und klimaschonende Gestaltung der Dienstreise und machen sich mit 49

den Hinweisen zu Dienstreisen im Intranet [siehe Reisestelle] vertraut. Der Nutzung klimafreundlicher Verkehrsmittel ist grundsätzlich der Vorzug zu geben. Dienstreisen zwischen den Dienstorten Bonn und Berlin mit der Bahn sind elektronisch oder schriftlich anzuzeigen. Alle weiteren Dienstreisen im Inland sind grundsätzlich vor Antritt elektronisch oder schriftlich zu beantragen und durch die unmittelbare Führungskraft zu genehmigen oder anzuordnen [siehe Reisestelle]. Bei einer Auslandsdienstreise erfolgt die Genehmigung durch die unmittelbare Führungskraft, den jeweiligen UAL und AL. Dies gilt nicht für Dienstreisen am Dienst- oder Wohnort. Reisen der Personalräte, Jugend- und Auszubildendenvertretungen und Schwerbehindertenvertretungen sind vor Reiseantritt gegenüber der Reisestelle anzuzeigen; eine Genehmigungspflicht besteht nur für Auslandsreisen oder Reisen zu Veranstaltungen von privaten Dritten. Dienstreisen von Parlamentarischen Staatssekretär*innen, der*des Staatssekretärs*in sowie Abteilungsleitungen bedürfen keiner Genehmigung. Diese zeigen ihre Dienstreisen vor Reiseantritt durch das Vorzimmer der Reisestelle an. Dienstreisen der Gleichstellungsbeauftragten und ihrer Vertretung sind vor Reiseantritt gegenüber der Reisestelle anzuzeigen. Eine Genehmigungspflicht besteht nur für Auslandsdienstreisen oder Dienstreisen zu Veranstaltungen von privaten Dritten. Nach Beendigung der Dienstreise ist die Reisekostenabrechnung elektronisch oder schriftlich so bald wie möglich, spätestens innerhalb der Ausschlussfrist von einem halben Jahr nach Ende der Dienstreise, der Reisestelle vorzulegen. Die Hinweise zu Dienstreisen im Intranet [siehe Reisestelle] sind zu beachten. Dienstwagen sind nur in Anspruch zu nehmen, wenn die Inanspruchnahme öffentlicher Verkehrsmittel aus terminlichen oder sonstigen Gründen nicht möglich oder sinnvoll ist. Anforderungen von Dienstwagen für Früh- und Nachtfahrten sind so früh wie möglich an die Fahrbereitschaft zu richten. Für kurze Dienstreisen z.B. am Dienstort können die Beschäftigten Dienstfahrräder nutzen. 9.12. SONSTIGE REGELUNGEN FÜR BESCHÄFTIGTE Aufgabe aller Führungskräfte ist, die Mitwirkung der Beschäftigten beim Vorschlagswesen zu fördern. Beschäftigte und Führungskräfte werden durch die Richtlinie über den Verfahrensablauf informiert und erhalten dazu Hilfestellungen für das Einreichen eines Verbesserungsvorschlags [siehe Z II 4]. Alle Beschäftigten des Ministeriums müssen während des Dienstes einen Dienstausweis mit sich führen. Der Dienstausweis wird vom Referat Innerer Dienst ausgestellt; der Verlust des Dienstausweises ist dem Referat Innerer Dienst unverzüglich anzuzeigen. Beim Ausscheiden aus dem Ministerium ist der Dienstausweis Bonn / Dienstausweis Berlin zurückzugeben. Die Beschäftigten machen sich mit der Information des Personalreferates zur Ausübung einer Nebentätigkeit vertraut. 50

10. BESONDERE REGELUNGEN Hier finden sich unter anderem Antworten auf die Fragen: Wie ist mit personenbezogenen Daten im Sinne des Datenschutzes umzugehen? Welche Konsequenzen folgen aus Verstößen gegen den Datenschutz? Welche Verantwortung tragen die Beschäftigten bei der Korruptionsvorsorge? Was ist bei der Annahme von Geschenken zu beachten? Welche Ziele verfolgt die Innenrevision und was ist beim Sponsoring zu beachten? Wer ist berechtigt Auskunft an Stellen außerhalb des Ministeriums zu erteilen? Wer beantwortet Anfragen nach Umweltinformationsgesetz und Informationsfreiheitsgesetz (UIG, IFG)? Was muss bei Veröffentlichungen im Ministerium / Internet beachtet werden? Welche Besonderheiten gelten bei Krisenfällen? 10.1. DATENSCHUTZ 10.1.1. ALLGEMEINES Ziel des Datenschutzes im Ministerium ist es, sorgsam, rechtssicher und vertraulich mit personenbezogenen Informationen umzugehen. Spezifische Regelungen zum Datenschutz enthält das Datenschutzkonzept des Ministeriums, das die Geschäftsordnung ergänzt und von allen Beschäftigten als Dienstanweisung zu beachten ist. Datenschutzbeauftragte*r Die*der Datenschutzbeauftragte (DSB) des Ministeriums wirkt auf die Einhaltung der gesetzlichen und hausinternen Datenschutzvorschriften hin und überwacht deren Einhaltung. Sie*Er ist bei allen ihren*seinen Aufgaben unmittelbar der*dem Staatssekretär*in unterstellt und hat jederzeit direktes Vortragsrecht. Weitere Informationen sind im Intranet zu finden. Administrativer Datenschutz Der administrative Datenschutz umfasst u.a. das Erstellen und Aktualisieren des Datenschutzkonzepts des BMUV, das Verwalten des Verzeichnisses des Verarbeitungstätigkeiten sowie die Mitwirkung und Beratung bei Auftragsverarbeitungen. Die hierfür zuständige Organisationseinheit sowie weitere Informationen sind im Intranet zu finden. 10.1.2. VERANTWORTUNG DER BESCHÄFTIGTEN Alle Beschäftigten sind im eigenen Zuständigkeitsbereich selbst dafür verantwortlich, die Datenschutzvorschriften einzuhalten. Soweit personenbezogene Daten verarbeitet werden, muss die federführende Organisationseinheit im Ministerium prüfen, ob die rechtlichen Voraussetzungen hierfür vorliegen (vgl. insb. Abschnitt V Datenschutzkonzept). Der Datenschutz gehört zu den beamtenrechtlichen bzw. arbeitsrechtlichen Dienstpflichten. Neben dienstrechtlichen Konsequenzen können Verstöße gegen das Datenschutzrecht sowie gegen das Fernmeldegeheimnis unter bestimmten Voraussetzungen als Straftat oder Ordnungswidrigkeit verfolgt werden. Für Fragen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit an die für den administrativen Datenschutz zuständige Organisationseinheit [siehe AG Z I 3] sowie an die*den DSB wenden. 51

10.1.3. BESONDERE PFLICHTEN BEI DER VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN Die federführende Organisationseinheit im Ministerium muss nachweisen können, dass die Datenschutzvorschriften eingehalten werden. Um dieser Rechenschaftspflicht zu genügen, sind insbesondere alle nachfolgend genannten Vorgänge im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten und jede Änderung der für den administrativen Datenschutz zuständigen Organisationseinheit anzuzeigen. Dieses beteiligt in jedem Fall die*den DSB ordnungsgemäß und frühzeitig. 10.1.4. VERZEICHNIS DER VERARBEITUNGSTÄTIGKEITEN Alle Verfahren im Ministerium, bei denen personenbezogene Daten (elektronisch oder in Papierform) verarbeitet werden, sind im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten zu erfassen. Zu den Einzelheiten siehe Abschnitt VI Datenschutzkonzept. 10.1.5. DATENSCHUTZ-FOLGEABSCHÄTZUNG BEI BESONDERS RISIKOBEHAFTETEN DATENVERARBEITUNGEN Bei besonders eingriffsintensiven Verfahren (z.B. Überwachungstechnik) oder besonders sensiblen Daten (z.B. Gesundheitsdaten, Daten zu Disziplinar- oder Strafverfahren) prüft die für den administrativen Datenschutz zuständige Organisationseinheit unter Einbindung der*des DSB, ob für das gemeldete Verfahren eine Datenschutz-Folgeabschätzung durchzuführen ist. Das neue Verfahren darf erst nach Zustimmung der für den administrativen Datenschutz zuständigen Organisationseinheit eingeführt werden. Zu den Einzelheiten siehe Abschnitt VII Datenschutzkonzept. 10.1.6. DATENVERARBEITUNG DURCH DRITTE IM AUFTRAG DES MINISTERIUMS Sollen personenbezogene Daten im Auftrag des Ministeriums durch Dritte verarbeitet werden, muss eine gesonderte Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen werden. Die federführende Organisationseinheit beteiligt die für den administrativen Datenschutz zuständige Organisationseinheit und die*den DSB frühzeitig vor Beginn des Vorhabens bzw. der Ausschreibung. Zu den Einzelheiten siehe Abschnitt VIII Datenschutzkonzept und Nr. 2.4.2 der Richtlinien für die Durchführung von Beschaffungen im Ministerium (LINK). Die federführende Organisationseinheit hat die datenschutzrechtlich Aufsichts- und Rechenschaftspflicht. 10.1.7. MELDUNG VON DATENPANNEN Verstöße gegen die Datensicherheit oder den Datenschutz, bei denen nicht berechtigte Personen Kenntnis von personenbezogenen Daten erlangen könnten (z.B. ein Hackerangriff, Verlust eines Dienstlaptops oder eines Mobiltelefons, bewusste oder unbewusste Weitergabe durch Beschäftigte) bergen ein großes Risiko für Betroffene. Bei Verdacht auf eine Datenpanne ist unverzüglich die für den administrativen Datenschutz zuständige Organisationseinheit sowie die*der DSB unter Benutzung des dafür erstellten Meldebogens [siehe Meldebogen bei Datenpannen] zu informieren. Zu den Einzelheiten siehe Abschnitt X Datenschutzkonzept. 52