Geschäftsordnung für den Aufsichtsrat der Deutsche Bahn AG

Stand: 147. AR-Sitzung DB AG am 09.12.2020

Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „Dokumente zur Deutschen Bahn und DB Energie sowie zur LuFV

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8 namentlich Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse, die ihnen durch ihre Tätigkeit im Aufsichtsrat bekannt werden, Stillschweigen zu bewahren. (2)     Will ein Mitglied des Aufsichtsrats Informationen an Dritte weitergeben, von denen nicht mit Sicherheit auszuschließen ist, dass sie vertraulich sind oder Geheimnisse der Gesellschaft            betreffen, so ist es verpflichtet, den Aufsichtsratsvorsitzenden vorher zu unterrichten und ihm Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben. §7 Ausschüsse (1)     Der Aufsichtsrat bildet fachlich qualifizierte Ausschüsse. Diese dienen der Steigerung der Effizienz der Aufsichtsratsarbeit und der Behandlung komplexer Sachverhalte. Der Aufsichtsrat kann vorsehen, dass Ausschüsse die Sitzungen des Aufsichtsrats vorbereiten und darüber hinaus bei einem entsprechenden Erfordernis ausnahmsweise auch anstelle des Aufsichtsrats entscheiden. Es werden folgende Ausschüsse gebildet: -    Präsidialausschuss -    Personalausschuss -    Prüfungs- und Compliance-Ausschuss -    Vermittlungsausschuss gem. § 27 Abs. 3 MitbestG Der Aufsichtsrat kann weitere geeignete Sachthemen zur Behandlung in einen oder mehrere Ausschüsse verweisen sowie bei Bedarf weitere Ausschüsse bilden. (2)     Die Ausschüsse erfüllen im Namen und in Vertretung des Aufsichtsrats die ihnen durch diese Geschäftsordnung und besondere Beschlüsse des Aufsichtsrats übertragenen Aufgaben. Stand: 147. AR-Sitzung DB AG am 09.12.2020
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9 (3)     Der Aufsichtsrat wählt die Mitglieder der Ausschüsse und bestellt für die jeweiligen Ausschüsse ein Ausschussmitglied zum Vorsitzenden, soweit diese nicht bereits durch Gesetz, Satzung oder diese Geschäftsordnung bestimmt sind. (4)     Die jeweiligen Ausschussvorsitzenden berichten regelmäßig in den Sitzungen des Aufsichtsrats über die Arbeit der Ausschüsse. (5)     Für die Ausschüsse des Aufsichtsrats gelten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften die den Aufsichtsrat betreffenden Bestimmungen der Satzung und dieser Geschäftsordnung sinngemäß; dies gilt insbesondere für die Vorschriften zur Einberufung und Beschlussfassung des Aufsichtsrats. § 10 Abs. 3 bleibt unberührt. §8 Präsidialausschuss des Aufsichtsrats (1)     Der Präsidialausschuss besteht aus dem Aufsichtsratsvorsitzenden, seinem Stellvertreter sowie je einem weiteren Aufsichtsratsmitglied der Aktionäre und der Arbeitnehmer. Der Aufsichtsratsvorsitzende ist der Vorsitzende des Präsidialausschusses. (2)     Der     Präsidialausschuss        berät  über    die wesentlichen   Themen  der Aufsichtsratssitzungen und bereitet die Beschlüsse des Aufsichtsrats vor. (3)     Der Präsidialausschuss kann, sofern bei eiligen Geschäften die Zustimmung des Aufsichtsrates nicht ohne erheblichen Nachteil für die Gesellschaft abgewartet         werden       kann,      anstelle  des     Aufsichtsrats über zustimmungspflichtige Geschäfte gem. Anlage 2 der Geschäftsordnung für den Vorstand entscheiden. Über getroffene Entscheidungen zu eilbedürftigen Geschäften wird der Präsidialausschuss die weiteren Mitglieder des Stand: 147. AR-Sitzung DB AG am 09.12.2020
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10 Aufsichtsrats unverzüglich und umfassend informieren und hierzu in der jeweils folgenden ordentlichen Sitzung berichten. §9 Personalausschuss des Aufsichtsrats (1)     Der Personalausschuss besteht aus dem Aufsichtsratsvorsitzenden, seinem Stellvertreter sowie je einem weiteren Aufsichtsratsmitglied der Aktionäre und der Arbeitnehmer. Der Aufsichtsratsvorsitzende ist der Vorsitzende des Personalausschusses. (2)     Der      Personalausschuss         bereitet  die   Personalentscheidungen     des Aufsichtsrats einschließlich der Vertragsangelegenheiten des Vorstands vor. Dazu gehören insbesondere a)      Abschluss, Änderung und Beendigung der Anstellungsverträge mit den Mitgliedern     des    Vorstandes   sowie   Festlegungen   zur  variablen Vergütung; b)      sonstige Rechtsgeschäfte gegenüber Vorstandsmitgliedern nach § 112 AktG; c)      die Einwilligung in anderweitige Tätigkeiten eines Vorstandsmitglieds nach § 88 AktG; d)      die Zustimmung zu Verträgen mit Aufsichtsratsmitgliedern nach § 114 AktG. (3)     Der Personalausschuss erteilt für den Aufsichtsrat nach pflichtgemäßem Ermessen die Zustimmung zur Übernahme von Nebentätigkeiten durch Mitglieder      des   Vorstandes,     insbesondere   von   Aufsichtsratsmandaten Stand: 147. AR-Sitzung DB AG am 09.12.2020
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11 außerhalb des Unternehmens, soweit es sich nicht um Tätigkeiten nach § 88 AktG handelt. § 10 Prüfungs- und Compliance-Ausschuss (1)     Der Prüfungs- und Compliance-Ausschuss besteht aus vier Mitgliedern, nämlich je zwei Aufsichtsratsmitgliedern der Aktionäre und der Arbeitnehmer. Mitglied des Prüfungs- und Compliance-Ausschusses kann nicht sein, wer in den letzten drei Jahren Mitglied des Vorstandes der Gesellschaft war. Der Vorsitzende des Prüfungs- und Compliance-Ausschusses wird auf Vorschlag der Anteilseignervertreter vom Aufsichtsrat gewählt, wobei weder der Vorsitzende des Aufsichtsrates noch ein ehemaliges Vorstandsmitglied der Gesellschaft zur Wahl vorgeschlagen werden darf. (2)     Der Prüfungs- und Compliance-Ausschuss befasst sich mit Fragen der Rechnungslegung, des Risikomanagements, der Compliance, der Einhaltung des Public Corporate Governance Kodex des Bundes, der erforderlichen Unabhängigkeit des Abschlussprüfers, der Erteilung des Prüfungsauftrags an den Abschlussprüfer, der Bestimmung von Prüfungsschwerpunkten und der Honorarvereinbarung. (3)     Der Aufsichtsrat kann für den Prüfungs- und Compliance-Ausschuss eine gesonderte Geschäftsordnung erlassen. Die Regelungen einer solchen Geschäftsordnung für den Prüfungs- und Compliance-Ausschuss in ihrer jeweils geltenden Fassung gehen den Regelungen dieser Geschäftsordnung im Falle von Widersprüchen vor. § 11 Vermittlungsausschuss gem. § 27 Abs. 3 MitbestG Stand: 147. AR-Sitzung DB AG am 09.12.2020
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12 Zur Wahrnehmung der in § 31 Abs. 3 Satz 1 MitbestG bezeichneten Aufgaben bildet der    Aufsichtsrat     einen    Ausschuss,  dem   der  Aufsichtsratsvorsitzende, sein Stellvertreter sowie je ein von den Aufsichtsratsmitgliedern der Arbeitnehmer und der Aktionäre mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen gewähltes Mitglied angehören. § 12 Interessenkonflikte, Amtszeitbegrenzung und Effizienzprüfung (1)     Jedes Mitglied des Aufsichtsrats ist dem Unternehmensinteresse verpflichtet. Es darf bei seinen Entscheidungen weder persönliche Interessen verfolgen noch Geschäftschancen, die dem Unternehmen zustehen, für sich nutzen. Es hat darauf zu achten, dass ihm für die Wahrnehmung seiner Mandate genügend Zeit zur Verfügung steht. (2)     Falls ein Mitglied des Aufsichtsrats in einem Geschäftsjahr an weniger als der Hälfte der Sitzungen des Aufsichtsrats in vollem Umfange teilgenommen hat, ist dies im Bericht des Aufsichtsrats zu vermerken. (3)     Aufsichtsratsmitglieder dürfen keine Organfunktionen oder Beratungsaufgaben bei wesentlichen Wettbewerbern des Unternehmens ausüben. (4)     Jedes Aufsichtsratsmitglied hat Interessenkonflikte, insbesondere solche, die auf Grund einer Beratung oder Organfunktion bei Kunden, Lieferanten, Kreditgebern und sonstigen Geschäftspartnern entstehen können, dem Aufsichtsrat gegenüber offen zu legen. (5)     Der Aufsichtsrat informiert in seinem Bericht an die Hauptversammlung über aufgetretene Interessenkonflikte und deren Behandlung. Bei wesentlichen, nicht nur vorübergehenden Interessenkonflikten schlägt der Aufsichtsrat der Hauptversammlung vor, das betreffende Mitglied des Aufsichtsrates vorzeitig abzuberufen. Stand: 147. AR-Sitzung DB AG am 09.12.2020
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13 (6)     Berater-       und    sonstige     Dienstleistungs- und   Werkverträge   eines Aufsichtsratsmitglieds mit der Gesellschaft sollen nicht abgeschlossen werden. (7)     Dem Aufsichtsrat sollen keine Mitglieder angehören, die das 75. Lebensjahr vollendet haben. (8)     Der Aufsichtsrat überprüft regelmäßig die Effizienz seiner Tätigkeit. Stand: 147. AR-Sitzung DB AG am 09.12.2020
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